Приложение 1. Правила оформления реквизитов документов

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
Думы городского округа "Город Чита"

Правила
оформления реквизитов документов

При подготовке правил использовались Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, и как дополнительные источники необходимых сведений о реквизитах и правилах их оформления - рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

В настоящих правилах используется нумерация реквизитов документов, используемая в ГОСТ Р 6.30-2003.

Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до двойного.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" отделяют друг от друга междустрочными интервалами - полуторным либо двойным.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: "Наименование (заголовок) документа", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

Герб муниципального образования (реквизит 03)

Изображение герба муниципального образования (при условии его наличия) размещается на официальных бланках представительного органа муниципального образования.

На бланках документов Думы городского округа герб муниципального образования может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах. Изображение герба помещается на нулевых границах верхнего и левого полей бланка документа.

Наименование представительного органа муниципального образования (реквизит 08)

Наименование Думы городского округа - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Уставом городского округа.

Справочные данные о Думе городского округа (реквизит 09)

Справочные данные о Думе городского округа указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес официального сайта.

Наименование вида документа (реквизит 10)

Наименование вида документа (РЕШЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов, издаваемых Думой городского округа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является:

1) дата принятия (решение);

2) дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо, записка, акт и др.),

3) дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.),

4) дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется работниками аппарата Думы при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.02.2016.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 февраля 2016 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Думе городского округа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13)

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

Место составления (издания) документа (реквизит 14)

Место составления или издания документа указывается в актах Думы городского округа.

Адресат (реквизит 15)

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и др.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа в орган государственной и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

                                          Законодательное Собрание

                                               Забайкальского края

или:

                                      Департамент по делам архивов

                                               Забайкальского края

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                               Руководителю

                                     Департамента по делам архивов

                                           Забайкальского края

                                               И.О. Фамилия

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Забайкальского края.

Если письмо адресовано организации или ее структурному подразделению, то сначала указывается наименование организации, ее структурной части в именительном падеже, а затем - почтовый адрес, например:

                                     ОАО "Читаавтотранс"

                                        Отдел кадров

                             ул. К-Григоровича, 7, г. Чита, 672076

Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                       ОАО "Читаавтотранс"

                                          Отдел кадров

                                     Инспектору А.И. Петрову

                             ул. К-Григоровича, 7, г. Чита, 672076

Если документ адресуется руководителю организации, то должность указывается в дательном падеже и наименование организации должно входить в состав наименования должности руководителя, например:

                                     Генеральному директору

                                       ОАО "Читаавтотранс"

                                           И.О. Фамилия

                             ул. К-Григоровича, 7, г. Чита, 672076

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то эти организации указываются обобщенно, например:

                                          Председателям комитетов,

                                            начальникам управлений

При направлении письма частному лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например:

                                          Образцовой О.И.

                                   ул. Майская, д. 32, кв. 10 г.

                                 Хилок Забайкальского края, 673210

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа. Длина строки ограничивается правым полем документа и не должна превышать 8 см. Допускается в реквизите "гриф утверждения" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым правовым актом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утвержден, Утверждены, Утверждена), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                              Утверждено

                                     распоряжением председателя

                                    Совета муниципального района

                                          "Акшинский район"

                                          от _______ N ____

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17)

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке должностного лица (для резолюций и поручений).

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                                                     Ивановой Н.И.

         Прошу подготовить проект решения к 01.03.2012

                                                      Подпись Дата

Наименование (заголовок) документа (реквизит 18)

Наименование (заголовок) документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:

Распоряжение (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных ".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законов края, проектах решений Думы, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

Отметка о контроле документа (реквизит 19)

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" или буквы "К" на верхнем поле документа справа.

Текст документа (реквизит 20)

Текст документа Думы городского округа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты муниципальных правовых актов излагаются от:

1) 1-го лица единственного числа- постановление, распоряжение (предлагаю подготовить и представить на рассмотрение);

2) 3-го лица единственного числа- решения представительного органа муниципального образования (СОВЕТ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА решил ...),решения коллегиальных органов (комиссия установила ...;комитет не считает возможным...);

3) 3-го лица множественного числа в протоколах заседаний (слушали, выступили, решили).

В письмах используют следующие формы изложения:

1) от 1-го лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

2) от 1-го лица единственного числа(считаю необходимым, прошу выделить);

3) от 3-го лица единственного числа (Дума городского округа не возражает, комиссия считает возможным).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа(приказываем, решил).

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с Федеральным законом от 11 июля 2001 года N 95-ФЗ "О политических партиях"...;

В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2....

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами.

Отметка о наличии приложений (реквизит 21)

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма с красной строки. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений, их нумеруют, например:

     Приложение: Закон Забайкальского края

                "О противодействии коррупции в Забайкальском крае"

                 на 6 л. в 1 экз.

                 Регламент Законодательного Собрания Забайкальского края

                 на 38л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к письму прилагается документ, имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Председателя Комитета Государственной Думы

      от 14.12.99 N 3-3.2-6/799 и приложение к нему, всего на 5 л.

На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам проставляется отметка о приложении.

Приложения должны оформляться с соблюдением следующих требований: на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" (без кавычек) с указанием наименования официального документа, его даты и регистрационного номера; длина строки ограничивается правым полем документа и не должна превышать 8 см. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется, например:

                                                        Приложение

                                              к постановлению Главы

                                    городского округа "Город Чита"

                                            от ___________ N______

Допускается слово "Приложение" печатать прописными буквами ("Приложение"), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Подпись (реквизит 22)

При оформлении подписи указываются: должность лица, подписавшего документ (полностью, если документ написан не на бланке, и сокращенно - на документах, оформленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка:

Заместитель Председателя

Думы городского округа        (личная подпись)        И.О. Фамилия

или

Глава городского

округа                        (личная подпись)     И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне; если документ подписывают несколько должностных лиц разных категорий, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документов, составленных комиссией, подписи располагаются не по должности, а по распределению обязанностей в составе комиссии.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности.

Если руководитель представительного органа временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей руководителя представительного органа), например:

И.о. Главы городского округа (личная подпись)         И.О. Фамилия

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

Гриф согласования документа (реквизит 23)

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется от левого поля документа под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель

Законодательного Собрания

Забайкальского края

(личная подпись) И.О. Фамилия

16.01.2011

Если согласование осуществляется документом (письмом, протоколом, решением и др.), то под словом СОГЛАСОВАНО указывается документ, которым оформлено согласование (в именительном падеже), его дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Совета

Законодательного Собрания

Забайкальского края

от 15.01.2011 N 1

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Визы согласования документа (реквизит 24)

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Думы городского округа оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку (с указанием инициалов и фамилии, наименования должности визирующего), дату визирования. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания(Согласен с учетом замечаний)

Должность                подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Оттиск печати (реквизит 25)

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Отметка о заверении копии (реквизит 26)

При заверении соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа ниже подписи проставляется штамп "Копия верна", заполняется наименование должности лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения, печать,

или оформляется заверительная надпись: Верно, наименование должности лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения, печать, например:

Верно

Руководитель

аппарата Думы ________________________  __________________________

                  личная подпись              И.О. Фамилия

_______________________

          дата

печать

Допускается заверять штампом "Копия верна" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.О. Фамилия

(83022) 267533

Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя.

Отметка об исполнении документа (реквизит 28)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Отметка о поступлении документа (реквизит 29)

Отметка о поступлении документа в Думу городского округа содержит очередной входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется с использованием штампа.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 (на основе рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003) приведены: для углового бланка на Рисунке 1, для продольного бланка - на Рисунке 2.

Схемы
расположения реквизитов документов

ГАРАНТ:

Изображение может быть предоставлено по запросу пользователя

Рисунок 1. Расположение реквизитов

и границы зон на формате А4 углового бланка

ГАРАНТ:

Изображение может быть предоставлено по запросу пользователя

Рисунок 2. Расположение реквизитов

и границы зон на формате А4 продольного бланка