Регламент работы Волгоградского городского Совета народных депутатов, структурных отраслевых и территориальных подразделений администрации Волгограда с электронной почтой

Регламент
работы Волгоградского городского Совета народных депутатов, структурных отраслевых и территориальных подразделений администрации Волгограда с электронной почтой
(утв. Постановлением главы администрации Волгограда от 11 ноября 1999 г. N 1478)

Структурные отраслевые и территориальные подразделения администрации Волгограда должны обеспечить бесперебойное функционирование электронной почты Internet с выходом на связь не реже двух раз в день.

Документ, предназначенный для отправки по электронной почте, оформляется в соответствии с методическими указаниями по подготовке и оформлению правовых актов в аппарате администрации Волгограда, утвержденными распоряжением администрации Волгограда от 03.10.96 г. N 703-р. Затем точный электронный образ документа вместе с его бумажным оригиналом, подписанным главой администрации Волгограда или его заместителями и зарегистрированным в канцелярии администрации Волгограда, направляется исполнителем сотруднику соответствующего подразделения, ответственному за работу с электронной почтой.

Электронный образ документа, не соответствующий вышеуказанным методическим указаниям, к отправке не принимается и возвращается исполнителю для доработки.

Сотрудник, ответственный за работу с электронной почтой, присваивает файлу уникальное имя, которое содержит дату и порядковый номер в формате "ггммдд-ннн" (где "гг" - две последние цифры года, "мм" - номер месяца, "дд" - число месяца, "ннн" - порядковый номер документа в течение дня). После этого ставит на обороте бумажного оригинала документа дату, время отправки и имя архивного файла за своей подписью. Бумажный оригинал документа направляется исполнителем в канцелярию администрации Волгограда для последующей передачи в архив администрации Волгограда.

При отправке письма в поле "Тема" может быть указана краткая информация о документе (название документа).

Электронный образ документа рассылается адресатам и сохраняется в электронном архиве исходящих документов. Адресат, при получении документа, распечатывает его, ставит на обороте дату, время приема и имя архивного файла за своей подписью и сдает его в канцелярию администрации Волгограда для регистрации (или непосредственно получателю, если он указан в письме). Если у непосредственного получателя имеется компьютерная техника, то документ передается ему в виде файла без пометок.

Волгоградский городской Совет народных депутатов и структурные отраслевые и территориальные подразделения администрации Волгограда, имеющие собственный адрес электронной почты, имеют право самостоятельно рассылать электронную корреспонденцию.

Муниципальное учреждение

"Городской информационный центр"