Постановление Волгоградского Горсовета народных депутатов от 25 октября 1996 г. N 14/94 "О Положении об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов" (утратило силу)

Постановление Волгоградского Горсовета народных депутатов от 25 октября 1996 г. N 14/94
"О Положении об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов"

ГАРАНТ:

Постановлением Волгоградского Горсовета народных депутатов от 22 октября 2002 г. N 45/821 настоящее постановление признано утратившим силу с 1 декабря 2002 г.

Волгоградский городской Совет народных депутатов постановляет:

1. Утвердить Положение об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов. (Прилагается).

2. Поручить постоянной комиссии по связям с общественностью и средствам массовой информации до 15 ноября 1996 года разработать Положения о Почетной грамоте Волгоградского городского Совета народных депутатов; Благодарственном письме председателя Волгоградского городского Совета народных депутатов; о Почетной грамоте Волгоградского городского Совета народных депутатов и администрации города; Благодарственном письме председателя Волгоградского городского Совета народных депутатов и главы администрации Волгограда и представить их на рассмотрение городского Совета.

ГАРАНТ:

См. постановление Волгоградской областной Думы от 25 марта 2004 г. N 5/102 "О Положении о видах награждения Волгоградской областной Думой граждан, трудовых коллективов и организаций"

Председатель Волгоградского городского Совета народных депутатов

Н.К. Максюта

Глава администрации Волгограда

Ю.В. Чехов

Положение
об организации работы с документами
в Волгоградском городском Совете народных депутатов
(утв. Постановлением Волгоградского горсовета народных депутатов
от 25 октября 1996 г. N 14/94)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет систему ведения делопроизводства и устанавливает процедуру работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов (далее - городской Совет), исходя из положений Устава города-героя Волгограда, Регламента Волгоградского городского Совета и других действующих нормативных актов.

1.2. Порядок работы с документами, установленный настоящим Положением, обязателен для соблюдения депутатами городского Совета, сотрудниками его аппарата и администрации города.

2. Прием и регистрация поступающей корреспонденции и документов

2.1. Вся корреспонденция и входящие документы, адресованные городскому Совету, сортируются канцелярией администрации города (далее - канцелярия). Служебные документы регистрируются канцелярией. Обращения граждан передаются для регистрации в приемную граждан администрации города (далее - приемная граждан). После регистрации входящие документы и корреспонденция направляются в приемную председателя городского Совета.

2.2. Регистрация входящей служебной корреспонденции и документов осуществляется канцелярией в соответствующем журнале в день поступления, при этом указывается дата поступления и присваивается регистрационный индекс, которые заносятся в регистрационный журнал и проставляются в регистрационном штампе. Регистрационный индекс состоит из номера канцелярии как подразделения администрации (05), буквенного обозначения типа документа как входящего (в); написанного через наклонную черту порядкового номера документа и написанного через дефис буквенного обозначения городского Совета как получателя документа (С); например: 05в/105-С.

2.3. Регистрация писем, заявлений и жалоб граждан осуществляется приемной граждан в регистрационно-контрольных карточках, при этом указывается дата поступления и присваивается регистрационный индекс, состоящий из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения, например: П-241. Эти данные проставляются также в регистрационном штампе обращения.

3. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции и документов

Вся корреспонденция и исходящие документы, кроме ответов на письма, жалобы и заявления граждан, регистрируются для отправки канцелярией. Ответы на обращения граждан регистрируются приемной граждан. Порядок индексации и учета исходящих документов и корреспонденции аналогичен порядку, установленному для входящих документов и корреспонденции. Отправка всех исходящих документов и корреспонденции осуществляется канцелярией.

4. Требования к оформлению и текстам служебных документов

4.1. Оформление служебных документов должно производиться в точном соответствии с требованиями ГОСТ-6.38.90 "Система организационно-распорядительной документации".

4.2. К служебным документам, оформляемым на официальных бланках городского Совета, относятся:

постановления городского Совета (далее - постановления);

распоряжения городского Совета (далее - распоряжения);

приказы руководителя аппарата городского Совета;

уставы, положения, инструкции;

договоры, контракты;

протоколы заседаний городского Совета и другие.

4.3. Служебные документы городского Совета имеют следующие реквизиты:

герб города-героя Волгограда;

наименование органа (Волгоградский городской Совет народных депутатов);

наименование вида документа (постановление, распоряжение, протокол);

заголовок (там, где он имеется);

номер документа, дата (в протоколе - место проведения);

подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие документы;

печать.

4.4. Объем документов, как правило, не должен превышать 2-4 страниц для постановления, 1-2 страниц для распоряжения.

4.5. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок должен быть максимально кратким и грамматически согласовываться с наименованием документа, например: постановление городского Совета (о чем?) "Об исполнении городского бюджета ...". Допускается не указывать заголовок к распоряжениям, текст которых занимает менее двух третей страницы.

4.6. Текстовая часть организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: вступительной (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования законодательского акта; органа, который его издал; даты издания и точного заголовка. Например: "в соответствии с постановлением Волгоградской областной Думы от 15.12.94 N 15/132 "О принятии Закона Волгоградской области "Об организации местного самоуправления в Волгоградской области" и, учитывая обращения жителей Волгограда, Волгоградский городской Совет народных депутатов постановляет ...". Ссылки на положение нормативного характера в преамбуле не делаются. В распоряжении преамбула может отсутствовать, если предусматриваемые распорядительные меры не нуждаются в разъяснении.

4.7. Постановляющая часть документа разбивается на пункты и подпункты, если ее текст содержит несколько решений и предписаний. Связанные между собою решения и предписания могут объединяться в один пункт, если они взаимно дополняют и обуславливают друг друга. Нумерация пунктов и подпунктов постановления ведется арабскими цифрами.

4.8. В организационно-распорядительных документах городского Совета как коллегиального органа текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет").

4.9. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановили").

4.10. Тексты протоколов излагаются от первого лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

4.11. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), изложение текста ведется от третьего лица единственного или множественного числа ("в состав комиссии входят", "комитет осуществляет функции", "комиссия установила").

4.12. В деловой переписке используют формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу информировать");

- от третьего лица единственного числа ("комиссия считает возможным", "группа депутатов предлагает").

4.13. В приложениях к постановлениям (распоряжениям) помещаются информационные данные (инструкции, таблицы и т.п.).

4.14. Если в тексте постановления (распоряжения) дается ссылка "согласно приложению", "приложение", "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу указывается:

                                                   Приложение

                                         к постановлению (распоряжению)

                                        Волгоградского городского Совета

                                                народных депутатов

                                        от _________________ N _________

4.15. При наличии нескольких приложений к постановлению (распоряжению) на них проставляется порядковый номер арабскими цифрами: "Приложение 1" и т.д.

4.16. При наличии нескольких листов в приложении листы нумеруются арабскими цифрами и, начиная со второго листа, делается пометка "Продолжение приложения 1" и т.д.

4.17. Приложение к постановлению (распоряжению) подписывается первым заместителем председателя городского Совета народных депутатов и визируется исполнителем с четким указанием даты, фамилии, инициалов, должности.

4.18. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

                                                      Утверждено

                                            Постановление Волгоградского

                                             городского Совета народных

                                                      депутатов

                                                  20.04.96  N 8/70

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

На последнем листе утверждаемого документа в правом нижнем углу указывается полное официальное название органа, разработавшего документ.

4.19. Даты подписания, утверждения, согласования документа оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Например: 29.01.96.

Даты и календарные сроки в текстах постановлений, распоряжений, актов, служебных писем и протоколов рекомендуется оформлять словестно-цифровым способом: 29 января 1996 г., за 5 месяцев 1996 года, с 1990 по 1996 год, в 1992 - 1996 годах, во II квартале, но: в первом полугодии 1996 года.

4.20. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

5. Требования к бланкам

5.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А5 (148 х 210) или А4 (297 х 210) по ГОСТ 9327.

5.2. Виды бланков и расположение реквизитов на них приведены в приложениях 1-16.

5.3. Бланкам городского Совета присваиваются условные номера, соответствующие номеру приложения к данному Положению. Условные номера используются для составления кратких резолюций об оформлении документов. Например: при передаче проекта постановления городского Совета для окончательного оформления после доработки резолюция должна состоять из слов: "На бланк N 1"; при передаче проекта совместного постановления - "На бланк N 2" и т.д.

6. Порядок подготовки планов работы городского совета,
его постоянных комиссий

6.1. План работы городского Совета составляется один раз в полугодие на основе письменных предложений и планов работы его постоянных комиссий, которые вносятся первому заместителю председателя городского Совета не позднее 10 числа месяца, предшествующего началу полугодия. Проект плана работы городского Совета согласовывается с председателями постоянных комиссий и подразделениями администрации города, участие которых необходимо при подготовке плановых вопросов.

6.2. Планы работы постоянных комиссий составляются ежемесячно и должны соответствовать перспективному плану работы городского Совета.

6.3. План работы городского Совета утверждается его постановлением, план работы постоянной комиссии - ее председателем после обсуждения на соответствующих заседаниях.

6.4. Тексты планов работы городского Совета и его постоянных комиссий оформляют в виде таблиц, приведенных в приложениях 17, 18.

7. Порядок подготовки постановлений городского Совета

7.1. Проекты постановлений городского Совета готовятся в соответствии с планом работы, а также по заданию председателя городского Совета, его заместителей, по предложениям администрации города, председателей постоянных комиссий и депутатов городского Совета.

7.2. Разработчиком проекта постановления городского Совета является то подразделение администрации города или та постоянная комиссия городского Совета, которые вносят его на рассмотрение городского Совета.

7.3. Разработчик проекта постановления городского Совета обеспечивает: составление и печатание текста указанного документа; приложений к нему; утверждаемых документов; проектов писем и обращений в вышестоящие органы, если это предусмотрено постановляющей частью документа; согласование и визирование вышеперечисленных текстов исполнителями, руководителями всех заинтересованных органов; юридическую и, при необходимости, иную экспертную оценку документа; определяет список организаций и должностных лиц для его рассылки.

7.4. Согласование проектов постановлений с заинтересованными органами осуществляется на бланке (приложение 19) путем визирования, которое включает в себя личную подпись и дату согласования. В бланке согласования необходимо указывать должность визирующего и расшифровку его подписи (инициалы, фамилия).

На самом бланке проекта постановления и приложениях к нему помещаются визы руководителя подразделения, являющегося разработчиком документа; председателя комитета по организации работы органов местного самоуправления; в случаях, когда разработчиком является подразделение администрации, визы председателей заинтересованных постоянных комиссий и юриста городского Совета. В случае несогласия визирующий делает отметку об этом и прикладывает обоснованное мнение, снабженное подписью и датой.

7.5. Проекты постановлений городского Совета, подготовленные в администрации города, поступают в постоянные комиссии городского Совета с учетом направленности их работы, оформленные и согласованные в соответствии с требованиями настоящего Положения.

7.6. При наличии разногласий поиск взаимоприемлемого решения осуществляется при обсуждении документа на заседании постоянной комиссии. Если такое решение не найдено, все особые мнения доводятся до сведения депутатов на заседании городского Совета при внесении проекта постановления.

7.7. Принятые городским Советом проекты постановлений в 3-дневный срок дорабатываются постоянной комиссией и подлежат повторному визированию, если в процессе доработки внесены изменения и уточнения, меняющие содержание документа.

7.8. Подготовленный проект постановления визируется первым заместителем председателя городского Совета и с резолюцией "На бланк" передается в протокольный отдел администрации города (далее - протокольный отдел).

7.9. Регистрация, размножение и рассылка постановлений городского Совета производятся протокольным отделом в трехдневный срок после подписания председателем Совета.

Повторная рассылка или выдача копий постановлений (распоряжений) допускается по разрешению первого заместителя председателя городского Совета.

7.10. Порядок подготовки совместных постановлений с другими органами аналогичен изложенному в отношении постановлений городского Совета.

Совместным постановлениям присваиваются составные номера, включающие порядковые номера решений (постановлений) организаций, принимавших участие в их создании.

Датой совместного постановления является дата подписания его последней организацией.

8. Порядок подготовки распоряжений городского Совета

8.1. Распоряжения городского Совета готовятся по оперативным вопросам в соответствии с поручениями председателя городского Совета, предложениями депутатов, руководителя аппарата городского Совета.

8.2. Порядок подготовки, согласования, рассылки распоряжений аналогичен порядку, установленному для постановлений городского Совета.

9. Порядок подготовки депутатского запроса

9.1. Депутат, группа депутатов, члены постоянной комиссии городского Совета имеют право внести на рассмотрение городского Совета вопрос о признании депутатским запросом их обращения к председателю городского Совета, главе администрации города, а также к руководителям государственных и общественных предприятий, организаций, учреждений, расположенных на территории города, по вопросам, относящимся к компетенции городского Совета.

9.2. Депутат или группы депутатов готовят проект постановления о признании их обращения депутатским запросом. К проекту постановления прикладывается текст обращения, содержащий аргументированную критику и доказательные требования. Эти документы должны быть оформлены в том же порядке, что и другие проекты постановления городского Совета. При этом личное обращение подписывает сам депутат, обращение группы - все входящие в нее депутаты, обращение постоянной комиссии - ее председатель после обсуждения и положительного решения на заседании комиссии.

9.3. Порядок и сроки доработки проекта решения, текста депутатского запроса после признания таковым обращения депутатов на заседании городского Совета те же, что и для других постановлений городского Совета.

9.4. По результатам рассмотрения запроса городской Совет принимает постановление, проект которого готовится авторами запроса и согласовывается в ранее оговоренном порядке. Запрос, ответ на него, а также постановление городского Совета по результатам рассмотрения запроса, подлежат опубликованию в печати, ответственность за которое возлагается на пресссекретаря городского Совета.

10. Делопроизводство постоянных комиссий городского Совета

10.1. Постоянные комиссии городского Совета сосредотачивают документы, связанные с организацией их деятельности:

списки членов постоянных комиссий;

списки актива постоянных комиссий;

списки самодеятельных организаций населения, взаимодействующих с постоянной комиссией;

табель учета посещаемости их членами;

планы работы администрации, ее отделов;

постановления администрации, выписки из них, имеющие отношение к работе постоянных комиссий;

планы работы постоянных комиссий;

протоколы заседаний постоянных комиссий;

копии или образцы документов, рассылаемых постоянными комиссиями различным организациям, учреждениям, должностным лицам, депутатам, гражданам;

поступающую на имя постоянных комиссий корреспонденцию или копии;

другие документы.

10.2. Ведение делопроизводства возлагается на секретарей постоянных комиссий городского Совета, которые осуществляют также регистрацию лиц, присутствующих на заседаниях комиссий и оформляют протоколы их заседаний.

10.3. Проекты планов работ постоянных комиссий готовятся их председателями и утверждаются ими после принятия такого решения на заседании.

10.4. Протоколы заседаний постоянных комиссий ведутся по установленной форме, оформляются на бланках, нумеруются в пределах календарного года и подписываются председателями и секретарями комиссий.

10.5. Делопроизводство постоянных комиссий сосредотачивается в папках, согласно принятому перечню дел комиссий. После окончания срока полномочия постоянных комиссий материалы, отражающие их деятельность, сдаются в архив на постоянное хранение.

11. Порядок подготовки повестки дня заседания городского Совета

11.1. Повестка дня заседания городского Совета формируется к каждому заседанию городского Совета комитетом по организации работы органов местного самоуправления (далее - комитет).

11.2. Для включения вопросов в повестку дня заседания городского Совета председатели постоянных комиссий не позднее чем за 5 дней до заседания предоставляют в комитет отпечатанные и согласованные проекты постановлений городского Совета; списки приглашенных по каждому конкретному вопросу с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности приглашенных лиц; сведения о том, кому поручается выступить с докладом, содокладом, информацией и о предполагаемой продолжительности рассмотрения каждого вопроса.

11.3. Ответственность за своевременную подготовку документов по вопросам, выносимым на заседание городского Совета, возлагается на председателей постоянных комиссий, депутатов, за соответствие с законодательством - на юриста-консультанта городского Совета, за организационно-методическое обеспечение подготовки и проведение заседаний городского Совета - на работников комитета.

11.4. Повестка дня заседания городского Совета подписывается председателем после обсуждения на совещании с депутатами и окончательно утверждается на заседании городского Совета до начала обсуждения включенных в нее вопросов.

12. Контроль за исполнением документов

12.1. Система контроля за исполнением документов осуществляется с помощью:

регистрационно-контрольной картотеки для служебных документов;

регистрационно-контрольной картотеки для писем, жалоб и заявлений граждан;

контрольных листов для постановлений городского Совета, взятых на контроль;

справок и других документов о ходе и результатах исполнения.

12.2. Контроль за выполнением постановлений городского Совета возлагается на постоянные комиссии, депутатов городского Совета в соответствии с их направлениями работы и поручениями, данными при принятии документа на заседании.

При истечении сроков, определенных постановлением городского Совета, ответственные за исполнение предоставляют письменную информацию о проделанной работе и готовят проект постановления городского Совета о снятии с контроля или, при необходимости, о продлении сроков контроля указанного документа. Снять с контроля или продлить срок выполнения своего постановления может только городской Совет.

12.3. Для ведения учета поступивших на исполнение постоянным комиссиям городского Совета, администрации города и ее подразделениям постановлений городского Совета, организации контроля за сроками выполнения группой контроля администрации города (далее - группа контроля) формируется накопительная папка, которая содержит: текст постановления городского Совета; справки о ходе его реализации; итоговую справку о выполнении постановления.

12.4. Ответственность за исполнение требующих контроля распоряжений городского Совета возлагается на помощника председателя городского Совета. Снять с контроля распоряжение имеет право только председатель городского Совета.

12.5. Ответственность за своевременное (в течение месяца со дня поступления) рассмотрение обращений граждан возлагается на постоянную комиссию, депутатов, которым поручено исполнение указанного документа. Снять с контроля обращение граждан по итогам его рассмотрения имеет право городской Совет (если обращение рассматривалось на его заседании) или лицо, поставившее документ на контроль.

Постоянная комиссия мандатная, по

вопросам этики, нормотворческим

предположениям и работе с

избирателями Волгоградского городского

Совета народных депутатов

ГАРАНТ:

---------------------

Текст приложений 1-16 не приводится