Приложение. Положение об организации работы с документами в Волжском городском Совете народных депутатов

Приложение

к решению городского Совета

народных депутатов

от 26 сентября 1997 г. N 23/5

Положение
об организации работы с документами в Волжском городском Совете народных депутатов

I. Общие положения

1. Настоящее положение определяет систему ведения делопроизводства и усиливает процедуру работы с документами в Волжском городском Совете народных депутатов в соответствии с временным регламентом городского Совета.

2. Порядок работы с документами, установленный настоящим Положением, обязателен для соблюдения депутатами городского Совета, сотрудниками его аппарата.

II. Прием и регистрация поступающей корреспонденции
и документов в городской Совет

1. Регистрация входящей служебной корреспонденции и документов осуществляется секретарем-референтом горсовета в соответствующем журнале в день поступления, при этом указывается дата поступления и присваивается регистрирующий индекс, которые заносятся в регистрационный журнал и проставляются в документе.

2. Регистрация исходящей корреспонденции и документов в горсовете осуществляется секретарем-референтом горсовета в соответствующих журналах. Порядок учета исходящих документов и корреспонденции аналогичен порядку, установленному для входящих документов и корреспонденции. Отправка всех исходящих документов и корреспонденции осуществляется секретарем-референтом горсовета по почте и через канцелярию администрации в адресные папки структурным подразделениям администрации.

III. Прием и регистрация документов городского Совета

Документы, подготовленные администрацией для рассмотрения Советом, передаются в орготдел, регистрируются в журнале и передаются в Совет (см.п.1.5 Приложения к распоряжению главы администрации N 619-р от 03.06.97 г.).

Документы, подготовленные для рассмотрения Советом, подлежат обязательному согласованию с заинтересованными службами администрации и с юридическим отделом.

IV. Требования к оформлению и текстам служебных документов

1. Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями основных положений Единой государственной системы делопроизводства ГОСТ 6.38-90 и Системы организационно-распорядительной документации, требовании к оформлению документов.

2. Документальная деятельность горсовета осуществляется в форме издания нормативно-информационных печатных материалов:

- решений горсовета;

- совместных постановлений горсовета и администрации;

- решений постоянных комиссий горсовета;

- поручений председателя горсовета, различных положений.

3. Документы, изданные на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием:

- наименование документа;

- даты;

- его номера и заголовка.

4. Ход обсуждения вопросов на заседании горсовета фиксируется в протоколах, в которых указываются:

- наименование обсуждаемых вопросов;

- фамилии выступающих;

- краткое изложение выступлений;

- результаты голосования;

- принятые решения.

Протоколы оформляются на основании записей хода заседания, а также других материалов (справки, проекты решений), подготовленных к заседанию.

В организационно-распорядительных документах горсовета как коллегиального органа текст излагается от третьего лица единственного числа прошедшего времени ("решил").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили").

Тексты протоколов излагаются от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности (положения, инструкции), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), изложение текста ведется от третьего лица, единственного или множественного числа ("в состав комиссии входят", "комитет осуществляет функции", "комиссия установила"). Если в тексте решений дается ссылка "Приложение прилагается" в правом углу страницы указывается:

Приложение N ___

к решению Волжского городского

Совета народных депутатов

от ____________ N _______

При наличии нескольких приложений к решению на них проставляется порядковый номер арабскими цифрами: Приложение N 1 и т.д. При наличии нескольких листов в приложении листы нумеруются арабскими цифрами и, начиная со второго листа, делается пометка: Продолжение приложения N 1 и т.д.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. На последнем листе утверждаемого документа в правом нижнем углу указывается полное официальное название органа, разработавшего документ.

Даты подписания, утверждения, согласования документа оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Например, 29.01.96 г.

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленное на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

5. Итоговый документ должен быть подписан исполнителем (членами комиссии). Особое внимание членов комиссии прилагается к итоговому документу в виде самостоятельного документа (особого мнения).

6. По итогам работы исполнитель (комиссия) готовит проект решения горсовета народных депутатов, определяет перечень лиц, чье мнение следует учитывать. Лица, чье мнение необходимо учитывать, выражают свое согласие с проектом, прилагая пояснительную записку.

7. Проект решения должен иметь:

- конкретные меры, обеспечивающие выполнение решения горсовета;

- сроки исполнения;

- список должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением решения.

8. При наличии в проекте решения обращения в вышестоящие органы (Областная Дума, Государственная Дума и др.) к проекту решения должна быть приложена пояснительная записка, проект обращения или письма, адресованное вышестоящему органу, завизированные руководителем, готовившим вопрос.

9. Решение должно иметь заголовок, а распоряжение - в тех случаях, когда текст занимает 2/3 страницы и более. Заголовок должен отражать основную мысль документа, быть точным, кратким и начинаться с предлога "о".

Проекты решения и приложения печатаются в 4 экземплярах, 2 из которых направляются в орготдел, один в комиссию, один со всеми необходимыми визами - секретарю-референту.

10. Утверждаемые решением планы мероприятий, задания следует оформлять отдельными приложениями.

11. Одновременно с проектом решения должны быть отпечатаны:

- в трех экземплярах списки лиц, приглашенных на заседание горсовета с указанием полностью фамилии, имени, отчества и занимаемой должности;

- справка к проекту решения горсовета;

- реестр на рассылку решения или распоряжения.

12. Орготдел вправе приостановить подготовку проектов документов не соответствующие настоящему порядку, с одновременным уведомлением о том исполнителей.

Проекты решений городского Совета народных депутатов печатаются на соответствующих бланках, визируются на последней странице в левом нижнем углу председателем соответствующей постоянной комиссии.

Юрист горсовета привлекается к работе над проектом решения на стадии его подготовки и визирует его до подписания председателем постоянной комиссии.

В предварительную повестку дня заседания горсовета включаются вопросы, по которым представлены полностью отработанные и согласованные проекты решений со всеми приложениями (не позже чем за 3 дня до заседания).

Депутатам горсовета материалы, подготовленные для рассмотрения Советом, представляются не позже, чем за 3 дня до заседания Совета.

13. Принятые горсоветом решения оформляются и подписываются не позже чем через 3 рабочих дня после заседания горсовета. В исключительных случаях доработка решений не должна превышать 5 дней. В указанный срок решение направляется главе администрации для организации исполнения.

14. Размножение, рассылка решений принятых и распоряжений осуществляется орготделом по спискам, завизированным председателем, кого они непосредственно касаются. При этом приложения, имеющие задания организациям, предприятиям рассылаются выписками для каждого из учреждений-исполнителей.

Повторное размножение, рассылка, а также снятие копий ранее принятых решений и распоряжений допускается по требованию депутата через орготдел; рассылка решений и распоряжений, как правило, должны производиться в течение не более 3 дней с момента поступления их в орготдел.

V. Порядок подготовки депутатского запроса

1. Депутат, группа депутатов, члены постоянной комиссии горсовета имеют право внести на рассмотрение горсовета вопрос о признании депутатским запросом их обращения к председателю горсовета, главе администрации города, а также к руководителям предприятий города по вопросам, относящимся к компетенции горсовета.

2. По результатам рассмотрения запроса горсовет принимает решение, проект которого готовится авторами запроса и согласовывается в ранее оговоренном порядке. Запрос, ответ на него, а также решение горсовета по результатам рассмотрения запроса, подлежит опубликованию в печати, ответственность за которое возлагается на заместителя председателя Совета.

Секретарю-референту всю корреспонденцию, адресованную конкретно депутату по их запросам направлять в адресные папки депутатов, после регистрации в журнале входящих документов.

VI. Делопроизводство постоянных комиссий городского
Совета народных депутатов

Постоянные комиссии горсовета сосредоточивают документы, связанные с организацией их деятельности:

- списки членов постоянных комиссий;

- списки актива постоянных комиссий;

- списки самодеятельных организаций населения, взаимодействующих с постоянной комиссией;

- табель учета посещаемости заседаний членами комиссий;

- планы работы администрации, ее отделов;

- постановления администрации, выписки из них, имеющие отношения к работе постоянных комиссий;

- планы работы постоянных комиссий;

- протоколы заседаний постоянных комиссий;

- копии или образцы документов, рассылаемых постоянными комиссиями различным организациям, учреждениям, должностным лицам, депутатам, гражданам;

- поступающую на имя постоянных комиссий корреспонденцию или копии;

- другие документы.

Постоянная комиссия, группа депутатов, специалисты горсовета, структурное подразделение администрации города должны составлять примерную памятку для изучения вопроса, в которой должны быть отражены следующие моменты:

- цель рассмотрения вопроса;

- положения, на которые необходимо обратить особое внимание;

- необходимый перечень документов, подтверждающий действительное состояние дел;

- перечень вопросов или направлений, по которым необходимо оказать методическую или практическую помощь на местах.

 Примечание: в случае, если подготавливаемый вопрос не требует изучения,

             примерная памятка не составляется.

Исполнитель определяет необходимый и достаточный состав рабочей комиссии или группы по подготовке вопроса, привлекает в состав комиссии специалистов, профессионально занимающихся работой по тематике вопроса, регулирует вопросы освобождения членов комиссии на необходимый срок по месту основной деятельности, определяет и согласовывает с вышестоящим руководителем срок работы комиссии и дату представления готового документа.

При оформлении текстов решений должны выполняться следующие требования:

- в констатирующей части проекта решения дается краткая характеристика состояния вопроса, анализ причин, мотивирующих рассмотрение данного документа.

Констатирующая часть решения может отсутствовать, если меры, предписываемые в распорядительной части, не нуждаются в разъяснении.

Проект решения городского Совета народных депутатов подлежит обязательному рассмотрению в соответствующей постоянной комиссии или в тех комиссиях, которые имеют к нему непосредственное отношение.

Все проекты решений, связанные с финансированием из горбюджета, в обязательном порядке подлежат согласованию в администрации города и рассмотрению на постоянной комиссии.

Список приглашенных и продолжительность по времени слушания вопроса, вносимого постоянной комиссией горсовета, определяет председатель комиссии, оглашается председателем комиссии на заседании горсовета.

Проекты решений, вносимые на рассмотрение горсовета администрацией города, - представляются председателем постоянной комиссии. В случае разногласий между постоянной комиссией и администрацией, юристами, председатель постоянной комиссии обязан провести необходимую работу и представить на рассмотрение Совета альтернативный документ.