Приложение N 1. Инструкция о порядке работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

Приложение N 1

к решению Волжского городского

Совета народных депутатов

от 14 октября 1998 г. N 80/2

Инструкция о порядке работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Волжском городском Совете народных депутатов и разработана в соответствии с требованиями ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", Уставом г.Волжского Волгоградской области и Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 года N 2534 "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".

1.2. Депутаты Волжского городского Совета народных депутатов рассматривают поступившие к ним предложения, заявления и жалобы, принимают меры к их правильному и своевременному рассмотрению и вносят свои предложения в Волжский городской Совет, администрацию города Волжского, предприятия, учреждения и организации.

1.3. Прием граждан должен проводиться в установленные и доведенные до сведения граждан дни и часы, в удобное для них время, по месту работы и жительства.

При рассмотрении предложений, заявлений и жалоб необходимо:

- внимательно разбираться в их существе, в случае необходимости истребовать нужные материалы, принимать необходимые меры для их объективного разрешения вопроса;

- принимать обоснованные решения по предложениям, заявлениям, жалобам, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

- сообщить гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по предложениям, заявлениям, жалобам, а в случае их отклонения указывать мотивы;

- систематически анализировать и обобщать предложения, заявления, жалобы, содержащиеся в них критические замечания, с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан.

1.4. Предложения, заявления и жалобы граждан, направленные в адрес городского Совета народных депутатов по вопросам, разрешение которых относится к компетенции других органов, незамедлительно направляются в эти органы, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

1.5. Ответственность за рассмотрение предложений, заявлений, жалоб граждан и организацию приема в Волжском городском Совете народных депутатов несут председатель Волжского городского Совета и его заместители.

1.6. Гражданин, не согласный с решением, принятым по его предложению, заявлению или жалобе, имеет право обжаловать это решение в установленном законом порядке.

1.7. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

1.8. Предложения, заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15-ти дней со дня поступления.

В тех случаях, когда для разрешения заявления, предложения или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения по мотивировочному заявлению депутата продлены председателем Волжского городского Совета народных депутатов, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

Если по заявлениям, поступающим неоднократно от одного и того же лица и по одним и тем же вопросам, проводились проверки и по ним были приняты обоснованные решения, о чем сообщалось заявителю, председателем Волжского городского Совета народных депутатов, может быть принято решение о прекращении в дальнейшем проверок по таким заявлениям.

Данные заявления приобщаются к соответствующим делам. О прекращении проверок и переписки сообщается заявителю.

1.9. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.

1.10. Депутаты Волжского городского Совета народных депутатов проверяют состояние дел по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, которые были направлены ими на предприятия, в учреждения и организации, расположенные на территории г.Волжского. Результаты проверок в необходимых случаях обсуждают на заседаниях Волжского городского Совета народных депутатов, заседаний постоянных комиссий.

2. Ведение делопроизводства по предложениям

2.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специалиста 1 категории (референта).

2.2. Все поступающие предложения, заявления и жалобы граждан должны быть зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (форма прилагается) в день их поступления.

Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат регистрации на регистрационно-контрольных карточках.

Регистрационный индекс предложения, заявления или жалобы указывается в регистрационном штампе. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера поступившего предложения, заявления или жалобы.

В случаях, обращения граждан к конкретному депутату согласно избирательных округов ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и обращениям граждан осуществляется депутатом самостоятельно.

2.3. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе ригистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления или жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб и на регистрационно-контрольных карточках делается пометка "повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

2.4. Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в городской Совет народных депутатов, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

2.5. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в письмах.

2.6. Контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан возлагается на председателя Волжского городского Совета народных депутатов, который обязан обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

В случае необходимости сообщения адресатам результатов рассмотрения предложений, заявлений и жалоб они ставятся на особый контроль, а на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях, жалобах проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, жалобы, заявления.

2.7. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан подписываются председателем Волжского городского Совета народных депутатов и его заместителями, в соответствии с распределением функциональных обязанностей городского Совета народных депутатов или депутатами, в случае, если жалоба, заявление граждан адресовано конкретному депутату, ответ может быть дан в письменной и устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке. Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

2.8. Два раза в год специалист (референт) аппарата Волжского городского Совета народных депутатов подготавливает материал для анализа и оформляет его в виде аналитических справок.

2.9. Предложения, заявления, жалобы граждан и экземпляры регистрационно-контрольных карточек должны быть возвращены после их разрешения специалисту 1 категории (референту), ведущим делопроизводство, для формирования дела и картотеки.

На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

2.10. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан 5 лет.

По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению в установленном законом порядке.

Председатель Волжского городского Совета народных депутатов

В.А.Кулиев