Постановление Администрации города Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации города Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790
"Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда"

С изменениями и дополнениями от:

27 сентября 2010 г., 24 августа 2011 г., 29 августа 2012 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 настоящее постановление признано утратившим силу

Постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Волгограда (прилагается).

2. Считать утратившим силу Постановление главы администрации Волгограда от 28 мая 1995 г. N 160-п "Об Инструкции по делопроизводству для городской администрации", за исключением раздела "Составление номенклатуры дел. Формирование дел".

Глава администрации

Ю.В.Чехов

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 24 августа 2011 г. N 2403 в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в администрации Волгограда
(утв. Постановлением главы администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790)

С изменениями и дополнениями от:

27 сентября 2010 г., 24 августа 2011 г., 29 августа 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Волгограда (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы со служебной документацией (далее - документы) в администрации Волгограда (далее - администрация) и ее территориальных и отраслевых структурных подразделениях (далее - структурные подразделения) в процессе деятельности.

Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создание и оформление документов, порядок работы с документами и письмами граждан в администрации, контроль за их рассмотрением и исполнением, составление номенклатур и формирование дел, подготовку документов и писем граждан к их дальнейшему хранению и использованию.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Волгоградской области, основными положениями государственной системы документационного обеспечения управления, действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов, Уставом города-героя Волгограда, Регламентом администрации Волгограда.

1.3. Применение Инструкции должно способствовать формированию официально-делового стиля документов, подготавливаемых в администрации и ее структурных подразделениях, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.

Инструкция является обязательной для исполнения структурными подразделениями, работниками и лицами, осуществляющими подготовку и оформление документов.

1.4. Структурные подразделения могут организовывать и вести делопроизводство на основании инструкций и других нормативно-методических документов, самостоятельно разработанных и согласованных с соответствующими структурными подразделениями, если они не противоречат настоящей Инструкции. Указанные документы в структурных подразделениях утверждаются руководителями этих подразделений.

1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

1.6. Требования Инструкции распространяются на все документы несекретного характера.

Правила, определяющие порядок работы с секретными, конфиденциальными документами и документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", утверждаются соответствующими инструкциями.

Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, и с другими документами независимо от их носителей.

1.7. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Об утрате документов немедленно докладывается руководителю соответствующего структурного подразделения.

1.8. Передача документов (копий документов), в том числе их электронных версий, из структурных подразделений работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей этих структурных подразделений.

1.9. Нарушение требований Инструкции влечет дисциплинарную ответственность сотрудника администрации.

1.10. Контроль за ведением делопроизводства в администрации осуществляет управляющий делами администрации.

2. Общие требования к оформлению документов

2.1. Документы, подготавливаемые в администрации и фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с государственными стандартами, а также настоящей Инструкцией.

При подготовке и оформлении соответствующих документов используются следующие реквизиты:

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы, подготавливаемые в администрации, должны оформляться на бланках определенного образца.

2.2.2. Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков форматов АЗ и А6 по ГОСТу 9327.

2.2.3. Бланки документов должны иметь поля не менее:

- левое - 20 мм;

- правое - 10 мм;

- верхнее - 15 мм;

- нижнее - 20 мм.

2.2.4. В администрации используются следующие виды бланков документов:

- общий бланк (формат А4) (согласно приложениям 1, 2);

- бланк письма (форматы А4, А5);

- бланк резолюции (формат А6);

- бланк конкретного вида документа (формат А4).

На бланках писем реквизиты располагаются угловым способом, а на общих бланках, бланках резолюции и бланках конкретных видов документов - продольным.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов (в том числе и правовых актов), кроме писем. Общий бланк включает реквизиты 04.

Бланк письма включает реквизиты 04, 06, 07 и при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19.

Бланк резолюции и бланк конкретного вида документа, кроме письма, включают реквизиты 05, 06, 08, 12 и при необходимости - ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

2.2.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге.

Образцы бланков документов структурных подразделений разрабатываются в структурных подразделениях и утверждаются их руководителями.

При разработке образцов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.

Реквизиты 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать над реквизитом 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.2.6. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

2.3. Требования к оформлению реквизитов документов

2.3.1. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 2.3.1 пункта 2.3 раздела 2

2.3.2. Код организации - автора документа

Код организации - автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления.

2.3.3. Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

2.3.4. Наименование организации - автора документа

Наименование структурного подразделения, являющегося автором документа, должно соответствовать его наименованию, закрепленному в положении о данном структурном подразделении.

Сокращенное наименование структурного подразделения приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного структурного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в положении о данном структурном подразделении.

Над наименованием структурного подразделения указывают наименование вышестоящей организации - администрация Волгограда.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее администрацию, или соответствующее структурное подразделение.

2.3.5. Справочные данные об организации - авторе документа

Справочные данные о структурном подразделении включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сети Internet и др.).

2.3.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и располагается после наименования организации - автора документа.

Наименование вида документа:

а) печатается прописными буквами, размером шрифта не менее 16 пунктов;

б) выравнивается по центру;

в) выделяется полужирным шрифтом.

2.3.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько структурных подразделений, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день, месяц, год. Например: 15 января 2002 г.

Допускается оформление даты следующим образом: день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, а год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 15.02.2002.

2.3.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. По усмотрению структурного подразделения порядковый номер может быть дополнен буквой, характеризующей вид документа (например, порядковый номер приказа будет выглядеть как N 56-п, инструкции - N 56-и), или индексами:

- дела по номенклатуре дел;

- структурных подразделений или направлений деятельности;

- должностных лиц - авторов документа;

- корреспондентов или исполнителей;

- наименований видов документов и т.п. Например:

     N 1-3/115                      1 - номер структурного подразделения,

                                    3 - номер дела по номенклатуре,

                                    115 - порядковый номер документа;

     N ОК-3/115                     ОК - отдел кадров,

                                    3 - номер дела по номенклатуре,

                                    115 - порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих структурных подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

     На N ________ от _______

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.

2.3.10. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". В таком случае указывают, как правило, Волгоград.

2.3.11. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа и при необходимости дополняют данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне, или конфиденциальной информации.

2.3.12. Адресат

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Если документ изготавливается на гербовом бланке, реквизит "Адресат" размещают на одном уровне с реквизитом "Наименование организации" (ниже уровня расположения герба).

2.3.12.1. Адресатами могут быть: органы государственной власти, их структурные подразделения, органы местного самоуправления, их структурные подразделения, предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения, должностные лица, граждане.

2.3.12.2. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

2.3.12.3. Если документ является ответным, то первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

2.3.12.4. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.

2.3.12.5. Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

                                              Министерство юстиции России

                                              Управление систематизации

                                              законодательства

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

                                              ЗАО "Торговый мир"

                                              Бухгалтерия

                                              Главному бухгалтеру

                                              Л.П.Николаевой

2.3.12.6. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: администрации районов Волгограда.

2.3.12.7. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". В соответствии с ними установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

- наименование адресата;

- улица, N дома, N квартиры;

- населенный пункт;

- область (край), республика;

- страна (для международных писем);

- почтовый индекс.

Адрес получателя пишется в правой части конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес. Например:

                                              Комитет по делам молодежи

                                              администрации Волгограда

                                              ул.Караванная, д.9,

                                              Волгоград, 400011

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

                                              Р.О.Вербину

                                              ул.им.В.И.Ленина,123,

                                              Волгоград, 400122

Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующим образом:

                                              Директору ЗАО "Развитие"

                                              А.И.Федорову

                                              ф.(095)2354108

2.3.13. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

2.3.13.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

2.3.13.2. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Например:

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Председатель комитета по

                                              образованию администрации

                                              Волгограда

                                              Личная подпись П.П.Петров

                                              23 января 2002 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

2.3.13.3. При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

                                              УТВЕРЖДЕНО

                                              Постановлением главы

                                              администрации Волгограда

                                              от 17 мая 2002 г. N 12

2.3.14. Резолюция

2.3.14.1. В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6. Резолюция включает в себя:

- фамилию, имя, отчество исполнителя;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- дату резолюции;

- подпись руководителя.

Например:

Васильеву К.А.

Подготовить проект распоряжения к 26.01.2002

подпись, дата.

2.3.14.2. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

2.3.14.3. Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения.

2.3.15. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

а) о чем (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии;

б) чего (кого?), например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

2.3.16. Отметка о контроле

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле (буква "К") проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом, фломастером или специальным штампом "Контроль" и располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

2.3.17. Текст документа

2.3.17.1. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж).

2.3.17.2. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более, чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера граф, а в правом верхнем углу листа - "Продолжение таблицы". Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа печатается слово "Таблица" и указывается ее порядковый номер без знака N.

Например: Таблица 1.

Общими требованиями к связанному тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

При оформлении текста документа на двух и более страницах первая страница документа не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа без знака точки. Приложение к документу, состоящее из двух и более страниц, нумеруется как самостоятельный документ, и на каждой странице в правом верхнем углу пишется "Продолжение приложения ...".

2.3.17.3. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Например: год - г., тысяча - тыс., метр - м, улица - ул. и т.д.

В реквизитах "Адрес" и "Подпись" сокращения не допускаются. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в тексте, в реквизите "Подпись"). В протоколах и выписках из них при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно полностью соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций.

2.3.17.4. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

2.3.17.5. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

2.3.17.6. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1. Раздел.

1.1. Подраздел.

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. Подпункт.

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Перечисления внутри пунктов (подпунктов) пишутся после двоеточия со строчной буквы, начинаются с красной строки дефисом, заканчиваются точкой с запятой, кроме последнего, который заканчивается точкой.

2.3.17.7. В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили" и т.п.).

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав комитета входят", "комиссия установила", "комитет полагает").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");

- от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "администрация Волгограда направляет").

2.3.17.8. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.

2.3.17.9. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются в начале текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

2.3.17.10. Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги чернилами черного, синего или фиолетового цветов, не допускается писать карандашом, чернилами красного, зеленого или других цветов, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

2.3.18. Отметка о наличии приложения

2.3.18.1. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

2.3.18.2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Положение о городской комиссии по недвижимости при администрации Волгограда на 2 л. в 1 экз.

2. Состав городской комиссии по недвижимости при администрации Волгограда на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

2.3.18.3. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается слово Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

                                                 Приложение 2

                                                 к Распоряжению главы

                                                 администрации Волгограда

                                                 от 14 января 2002 г. N 8

2.3.18.4. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации Волгограда и приложения к ней, всего на 52 листах.

2.3.18.5. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

2.3.19. Подпись

2.3.19.1. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа.

2.3.19.2. Документы представляются на подпись соответствующим должностным лицам, исходя из их компетенции, полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

2.3.19.3. Подписываются экземпляр документа, отсылаемый адресату, и экземпляр документа, который остается в деле отправителя.

При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, но не более 4, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа.

При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются его размноженные и заверенные копии.

2.3.19.4. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При оформлении документа на бланке соответствующего органа или должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" указывается сокращенно, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности. Например:

     Председатель комитета                подпись          П.П.Петров

но

Председатель комитета по образованию

администрации Волгограда                  подпись          П.П.Петров

2.3.19.5. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

     Председатель комитета по финансам      подпись         Д.Н.Шилов

     Заместитель председателя

     комитета по финансам                   подпись        Е.Е.Ревина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Председатель комитета                 Председатель комитета

по внешним связям                     по имуществу

Личная подпись  Г.И.Козлов            Личная подпись  В.И.Петров

2.3.19.6. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением.

Например:

  Председатель комиссии          Личная подпись         Б.Д.Никольский

  Заместитель председателя

  комиссии                       Личная подпись         Т.Н.Кожевникова

  Секретарь комиссии             Личная подпись         И.Е.Листвина

  Члены комиссии:                Личная подпись         А.А.Алексеев

                                 Личная подпись         Б.Б.Бочкин

                                 Личная подпись         В.В.Вербина

2.3.19.7. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту.

2.3.19.8. В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.

2.3.20. Гриф согласования документа

2.3.20.1. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.

2.3.20.2. Согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания

     профкома

     от 14 февраля 2002 г.

     Согласовано

     Председатель комитета по торговле

     администрации Волгограда

     Подпись    Н.Д.Иванова

     16 марта 2002 г.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись    дата

2.3.20.3. Полученные при согласовании проекта документа замечания (дополнения) учитываются. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.

При внесении незначительных изменений (дополнений) технического характера (устранение опечаток, грамматических ошибок и т.д.) проект документа после перепечатки не подлежит согласованию вторично.

2.3.21. Визы согласования документа.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату, а также должность лица, визирующего документ, например:

     Председатель комитета по торговле

     Личная подпись               В.А.Петренко           25 марта 2002 г.

2.3.22. Печать

Печать ставится на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности и часть подписи.

В делопроизводстве администрации применяются круглая гербовая печать администрации, гербовая печать аппарата администрации, печать протокольного отдела администрации, печать особой части администрации.

Круглая гербовая печать администрации проставляется на документах, связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, и документах по личному составу (служебные удостоверения, трудовые книжки, справки о стаже работы и др.), подписанных главой администрации, его заместителями, подтверждая подлинность подписей. Круглая гербовая печать администрации хранится у управляющего делами администрации или у его заместителя.

Гербовая печать аппарата администрации проставляется на документах, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью аппарата администрации и подписанных управляющим делами администрации, главным бухгалтером администрации, подтверждая подлинность подписей. Печать аппарата администрации хранится в отделе по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности администрации.

Печать протокольного отдела администрации проставляется на копиях правовых актов главы администрации и хранится в протокольном отделе администрации.

Печать особой части администрации проставляется на документах секретного делопроизводства и хранится в отделе мобилизационной и секретной работы администрации.

2.3.23. Отметка о заверении копии

2.3.23.1. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись этого должностного лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Например:

Начальник отдела кадров                Подпись               С.С.Семенов

Верно

Инспектор личная подпись  О.В.Волкова

   26 марта 2002 г.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

2.3.23.2. Администрация и ее структурные подразделения могут выдавать копии только издаваемых ими документов.

2.3.24. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи с ним для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе документа включает его фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона. Отметка об исполнителе документа располагается в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

     Петров             или                Петров Василий Иванович

     34 13 14                              34 13 14

2.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении, слова "В дело N..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.3.26. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в администрацию (в структурное подразделение) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.3.27. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в соответствующем структурном подразделении.

3. Подготовка и оформление основных видов документов

3.1. Положение - документ, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения на его основе разрабатываются индивидуальные положения. Типовые положения разрабатываются для структурных подразделений.

Положения о структурных подразделениях включают следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе "Общие положения" указываются: полное официальное наименование структурного подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует структурное подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, наличие у структурного подразделения печати.

В разделе "Основные задачи" перечисляются основные проблемы, решаемые структурным подразделением и определяющие характер и направления деятельности структурного подразделения.

В разделе "Функции" указываются действия или виды работ, которые должно выполнять структурное подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности структурного подразделения.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются права, которыми наделяется структурное подразделение в лице его руководителя, и обязанности, выполняемые структурным подразделением.

В разделе "Ответственность" устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель структурного подразделения в случае невыполнения структурным подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки структурного подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими другими структурными подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет структурное подразделение, периодичность и сроки представления, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Обязательными реквизитами положения являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о структурных подразделениях подписываются руководителем структурного подразделения, утверждаются постановлением главы администрации.

3.2. Должностная инструкция - документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел "Общие положения" включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения, кому непосредственно подчиняется работник, порядок назначения на должность и освобождения от должности, перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий ("руководит", "подготавливает", "утверждает", "рассматривает", "выполняет", "обеспечивает" и т.п.).

В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, обращаться с предложениями к руководителю, представительствовать от имени структурного подразделения или администрации в других организациях и пределы представительства, право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В разделе "Ответственность" определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе "Взаимоотношения" указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, в какие сроки и какую информацию представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается постановлением главы администрации или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных структурных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

3.3. Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламент администрации утверждается постановлением главы администрации. В процессе подготовки регламент проходит обсуждение на заседании коллегиального или совещательного органа, а также согласование с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой.

3.4. Штатное расписание - документ, определяющий численность и должностной состав работников администрации с указанием должностных окладов (при необходимости - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением наименования организации, наименования вида документа, даты, номера документа, места составления, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад и месячный фонд заработной платы по должностным окладам.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на управляющем делами администрации. Проект штатного расписания визируется руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером, отделом кадров, правовым управлением, заместителями главы администрации.

Штатное расписание утверждается главой администрации.

Образец штатного расписания:

                                                 УТВЕРЖДЕНО

                                                 Распоряжением главы

                                                 администрации Волгограда

                                                 от ____________ N ______

                           Штатное расписание

Наименование должности

Количество единиц

Должностной оклад (минимальный - максимальный) (руб.)

Месячный фонд (минимальный - максимальный) (руб.)

                                         Аппарат администрации Волгограда

3.5. Инструкция - документ, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты, и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.

В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Например: "Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии".

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, правовым управлением, заместителем главы администрации, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Утверждаются инструкции постановлением главы администрации.

Документы инструктивного характера могут также называться "Правила", "Положение", "Порядок".

3.6. Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы, и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.

Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом. Программа, как правило, кроме текстовой части, содержит приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозначение самих приложений оформляются как в подпункте 2.3.18 Инструкции.

Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы) и утверждения.

Программа подписывается руководителем структурного подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждается программа руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом и т.п.). До утверждения программа проходит стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Согласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилагаемом к программе.

Программы, разрабатываемые органами исполнительной власти местного самоуправления, утверждаются представительными органами власти местного самоуправления.

3.7. План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, график финансирования (при необходимости), исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении (контроль). Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия может состоять из двух составных частей: наименования проблемы, темы или вопроса и отдельных этапов. Графа "Исполнитель" может состоять также из двух составных частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей или головной организации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания выполнения запланированного мероприятия.

Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или мероприятий подписываются руководителями структурных подразделений - разработчиков, утверждаются главой администрации или его заместителями.

Некоторые виды работ требуют составления календарных планов, графиков или смет (приложения 3-5).

Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируются инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов.

Образец оформления плана:

                           Текущий план работы

                  отраслевых структурных подразделений

             администрации Волгограда на IV квартал 2003 г.

/-----------------------------------------------------------------------\

| N |      Наименование мероприятий        |   Срок     |  Исполнители  |

|п/п|                                      | исполнения |               |

|---+--------------------------------------+------------+---------------|

\-1--------------------2--------------------------3-------------4-------/

  1.

  2.

                                            Комитет по организации работы

                                          органов местного самоуправления

                                                 администрации Волгограда

3.8. Постановление - правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и стратегических задач, а также по вопросам, затрагивающим права и законные интересы граждан и организаций Волгограда.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Герб города-героя Волгограда, наименования органа, издающего постановление, название вида документа, дату и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

При оформлении постановлений главы администрации необходимо руководствоваться Методическими указаниями по подготовке и оформлению правовых актов в аппарате администрации города, утвержденными Распоряжением главы администрации от 3 октября 1996 г. N 703-р.

3.9. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.

Решения оформляются в том же порядке, что и постановления (пункт 3.8 Инструкции).

3.10. Приказ - акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Приказы по личному составу администрации фиксируются в книге приказов по администрации. Книга приказов ведется отделом кадров администрации. Основанием для издания приказов является:

- заявление о приеме, увольнении, отпуске, и т.д. лиц, не замещающих муниципальные должности муниципальной службы и осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации;

- служебная записка о замещении, совмещении и т.д. лиц, не замещающих муниципальные должности муниципальной службы и осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации.

Копии приказов печатаются в машинописном бюро, на каждой копии проставляется заверительная надпись согласно подпункту 2.3.23.1 Инструкции. Копии приказов передаются в канцелярию администрации, общий отдел администрации, отдел по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности администрации, отдел кадров администрации и в структурные подразделения по принадлежности. Подписываются приказы управляющим делами администрации, а в его отсутствие - заместителем управляющего делами администрации.

По окончании книги приказов ее листы нумеруются, книга сшивается и сдается в архив.

3.11. Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях решения оперативных вопросов в отношениях с муниципальными предприятиями и учреждениями, а также деятельности администрации. Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и постановления (пункт 3.8 Инструкции).

3.12. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или помощнике руководителя. Они несут ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания; заголовок грамматически согласуется с названием вида документа. Например: Протокол заседания коллегии администрации.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка "Список участников прилагается"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должности и места работы, если их не более 15; если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Наряду с вопросом указываются фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ ... ВЫСТУПИЛИ ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... .

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах приводятся фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку "(текст доклада прилагается)".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению; в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" фиксируется принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретарем). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

3.13. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю структурного подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется главе администрации. Внешняя докладная записка подписывается главой администрации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

3.14. Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

3.15. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником администрации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

3.16. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявление адресуется главе администрации, его заместителю или руководителю самостоятельного структурного подразделения. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование структурного подразделения, название документа, дата, адресат, фамилия, имя, отчество и должность заявителя, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса ("Прошу перевести...", "Прошу предоставить..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Образец заявления:

                                                 Главе администрации

                                                 Волгограда

                                                 И.И.Ивановой

                                                 от ведущего специалиста

                                                 комитета по торговле

                                                 администрации Волгограда

                                                 Петровой Анны Ивановны

                                Заявление

     Прошу предоставить мне дополнительный оплачиваемый отпуск с 25 марта

2002 г.

                                                  Дата            Подпись

3.17. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности), оценка служебной деятельности, повышение профессионального уровня, оценка деловых и моральных качеств, участие в общественной работе, мотивы назначения, перемещения или поощрения, должность в структурном подразделении, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководителю организации.

3.18. Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках форматов А4 или А5 в зависимости от размера текста. Обязательными реквизитами писем являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе (в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений).

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (подпункт 2.3.17.7 Инструкции).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускается - до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, построенный по схеме "О чем?", например:

"О нарушении договорных обязательств";

"Об оказании научно-технической помощи".

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более, чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

Письмо визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего письмо, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем главы администрации, курирующим соответствующее направление, если письмо будет подписываться главой администрации. Визируется письмо на втором экземпляре, остающемся в канцелярии администрации на хранение.

Подписывать письма должны:

- в адрес руководства администрации Волгоградской области - глава администрации, а в его отсутствие - исполняющий обязанности главы администрации;

- в другие подразделения - глава администрации, его заместители или управляющий делами администрации в соответствии с распределением обязанностей.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Сопроводительные письма посылаются:

- с документами администрации, не имеющими адресующей части;

- если необходимо изложить дополнительные сведения (просьбу) по поводу высылаемого документа;

- при пересылке документа, составленного другим учреждением или частным лицом.

3.19. Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата простой телеграммы составляет до 6 часов, срочной - до 3 часов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

- точка - ТЧК;

- запятая - ЗПТ;

- двоеточие - ДВТЧ;

- кавычки - КВЧ;

- скобки - СКБ;

- номер - НР.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставится регистрационный номер телеграммы.

Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

3.20. Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации: точек (.) и запятых (,), и различных шрифтов.

Телекс передается латинским шрифтом; для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица.

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

Структура служебного заголовка может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной организации, стране.

Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обращения. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Знак "+?" в конце телекса - ожидание ответа или нового сообщения - исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.

3.21. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований к оформлению документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

3.22. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности; фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки или журналы.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

3.23. Электронное письмо - электронное сообщение (информационный поток), передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Электронное письмо состоит из заголовка (конверта), содержащего служебную информацию, и тела письма, содержащего передаваемую информацию.

3.24. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения. Это акты сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими на регулярной основе комиссиями.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт". Например: акт проверки финансово-хозяйственной деятельности муниципального учреждения, акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, может содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

3.25. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило вышестоящую организацию; справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке администрации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме "О чем?" и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются главой администрации или его заместителем, курирующим соответствующее направление. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, выдаваемые администрацией на основании документов администрации по просьбе заинтересованных лиц и содержащие сведения об их работе, занимаемой должности и другие, подписываются управляющим делами администрации и заверяются гербовой печатью аппарата администрации.

3.26. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем.

3.27. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.

3.28. Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

3.29. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Текст перечня оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

3.30. Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Тексты списков могут излагаться в табличной форме. Перечисление лиц в списках осуществляется в алфавитном порядке, инициалы ставятся после фамилий, указывается должность и место работы. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем организации.

3.31. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

- наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии...", "Отчет о работе отдела...");

- отчетный период (за 2002 год, за период с января по июнь 2001 года, за I квартал 2002 г.).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем структурного подразделения; отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку отчета; отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем. Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж

4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны, оформляются на гербовых бланках для писем главы администрации, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, структурных подразделений.

4.2. Текст документа, как правило, печатается на русском языке.

Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

4.3. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ; название учреждения или фирмы; затем адресные данные в следующей последовательности: дом, улица, город, почтовый индекс, страна.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ" писать "Германия").

4.4. Заголовок к тексту не составляется.

4.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в администрацию, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа".

4.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.

4.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата (согласно пункту 4.3 настоящей Инструкции) и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

5. Выполнение машинописных и множительных работ

5.1. Выполнение машинописных работ

5.1.1. Машинописные работы должны выполняться в строгом соответствии с Регламентом администрации Волгограда, утвержденным Постановлением главы администрации от 25 февраля 1999 г. N 223 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда", и настоящей Инструкцией.

5.1.2. Правила машинописного оформления документов

Оформление документов может осуществляться на персональных компьютерах и машинописными аппаратами.

Обязательными требованиями к оформлению документов на компьютерах являются:

- текстовый редактор MS Word для Windows;

- сохранение документов выполняется в форматах MS Word 6.0 или RTF;

- основной используемый шрифт - Times New Roman Cyrillic;

- размер шрифта - 14 пунктов.

При печатании документа поля должны быть не менее:

- левое - 20 мм;

- правое - 10 мм;

- верхнее - 15 мм;

- нижнее - 20 мм.

Допускается печатание через 1 межстрочный интервал текстов документов формата А5.

Первую строку каждого абзаца (красную строку) печатают, отступив 5 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" следует отделять друг от друга 1,5 или 2 межстрочными интервалами.

Реквизиты отделяют друг от друга 2 или 3 межстрочными интервалами.

Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Если заголовок превышает 5 строк (150 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.

Если документ оформляется на нескольких листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Во всех документах недопустимы нарушения следующих правил набора:

а) знаки препинания не отбиваются от предшествующего текста, допускается отбивать пробелом только вопросительный знак (?);

б) не отбиваются от цифр знаки "процент", "градус", "минута", "секунда", например: 45%;

в) одним пробелом цифра отбивается от N, §, но при вводе нужно использовать неразрывный пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;

г) дефис пробелами не отбивается, например: 10-процентный; отбивается пробелами тире, например: Иванов - главный специалист; кроме сочетаний, имеющих смысл "от" и "до", например: 1941-1945 гг.

Перенос осуществляется в строгом соответствии правилам орфографии; не переносятся на следующую строку:

- знак тире и все остальные знаки препинания;

- наращения к цифрам, например: 25-го;

- сокращенные обозначения, отделяя их переносом от стоящих перед ними числительных, например: 1939 г.;

- фамилии, если предыдущая строка заканчивается инициалами;

- сокращенные обозначения мер, отделяя эти обозначения от цифр, стоящих в предыдущей строке.

5.1.3. Машинописные работы выполняются в следующей последовательности (очередности):

- в первую очередь печатаются документы, имеющие пометку "срочно";

- во вторую - ответы, обращения, письма в вышестоящие организации за подписью главы администрации;

- в третью - правовые акты главы администрации и их проекты;

- затем - письма, обращения в вышестоящие организации за подписью заместителей главы администрации, управляющего делами;

- ответы на жалобы, обращения, письма, прочие документы.

5.1.4. Работники машинописного бюро ставят на отпечатанном документе под подписью или на обратной стороне свои коды, обозначающие начальные буквы фамилии и имени. Например: Новикова Дарья - нд или Варина Наталья - вн.

Считку напечатанного текста проводит машинистка, при необходимости - совместно с исполнителем.

Работники машинописного бюро несут ответственность за качественное оформление документа и соответствие его оригиналу.

5.2. Выполнение множительных работ

Копировально-множительные работы выполняются в множительном бюро общего отдела администрации только по заявке руководителя структурного подразделения при наличии разрешающей визы управляющего делами администрации, его заместителя или начальника общего отдела администрации. В заявке должны быть указаны количество экземпляров и объем сдаваемого материала в листах (приложение 6).

Заведующий множительным бюро общего отдела администрации:

- принимает материал на копирование и сдает выполненную работу под роспись;

- ведет журнал учета и регистрации сдаваемого материала;

- обеспечивает и отвечает за сохранность материала на период копирования;

- выдает выполненную работу лицам, сдававшим оригиналы. Выдача выполненной работы лицам, не сдававшим оригиналы, производится по согласованию с начальником общего отдела администрации.

6. Порядок подготовки правовых актов

Правовые акты готовятся в соответствии с Методическими указаниями по подготовке и оформлению правовых актов в аппарате администрации города, утвержденными Распоряжением главы администрации от 3 октября 1996 г. N 703-р.

7. Подготовка заседаний коллегии администрации

Планирование работы коллегии, порядок подготовки, проведения заседаний, оформления решений коллегии администрации осуществляется в соответствии с Положением о коллегии администрации Волгограда, утвержденным Постановлением главы администрации от 25 ноября 1997 г. N 1347 "Об утверждении Положения о коллегии администрации Волгограда", и Регламентом администрации Волгограда, утвержденным Постановлением главы администрации от 25 февраля 1999 г. N 223 "Об утверждении Регламента администрации Волгограда".

8. Документооборот

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки ответа заявителю (организации, учреждению) образует документооборот администрации. Прохождение и исполнение документов должно быть оперативным, все операции должны выполняться в порядке и последовательности, указанными в Инструкции.

8.1. Порядок работы с входящими документами

Документы, поступающие в администрацию на имя главы администрации и его заместителей, принимаются, регистрируются и учитываются только в канцелярии общего отдела администрации (далее - канцелярия) в регистрационных журналах и в автоматизированной базе данных "Канцелярия".

Основные этапы работы с входящими документами заключаются в следующем:

- прием и первоначальная обработка;

- регистрация;

- предварительное рассмотрение и распределение по руководителям и исполнителям;

- передача по назначению;

- рассмотрение руководством администрации;

- доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя;

- контроль за выполнением;

- исполнение или использование информации, содержащейся в документах;

- возврат документов с отметкой об исполнении;

- помещение в дело;

- передача дел в архив.

8.1.1. Прием и первоначальная обработка входящих документов состоят из следующих операций: проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, проверка целостности вложений.

При вскрытии конвертов с документами работниками канцелярии проверяются правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений составляется акт (приложение 7) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу и отправляется на рассмотрение адресату, третий возвращается отправителю.

Конверты после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда надо установить адрес отправителя или иметь доказательство о дате отправки и получения документа.

8.1.2. Регистрация документов осуществляется путем проставления индекса и даты с последующим занесением необходимых сведений о документе в регистрационный журнал и автоматизированную базу данных "Канцелярия".

Цель регистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля.

Канцелярия регистрирует документы до 16.00 часов датой текущего дня, а с 16.00 - датой следующего дня.

В регистрационные журналы и в автоматизированную базу данных "Канцелярия" заносятся сведения о документах:

- входящих, поступающих на имя главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации, его заместителя, начальника общего отдела администрации;

- исходящих, отправляемых за подписью главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации, его заместителя, начальника общего отдела администрации.

Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, передаются работниками канцелярии без регистрации в соответствующие структурные подразделения.

Корреспонденция на иностранных языках передается для перевода в комитет зарубежных, межрегиональных связей и внешнеэкономической деятельности администрации, затем вместе с текстом перевода направляется по назначению.

Регистрации не подлежат повестки, пригласительные билеты, поздравительные телеграммы и открытки, проспекты, счета, бланки, извещения, периодические издания.

На пакетах с пометкой "Лично" проставляется только дата получения, и они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.

Регистрация документов заключается в:

- занесении информации о документе в регистрационный журнал;

- проставлении на документе в правом нижнем углу штампа установленной формы с регистрационным номером и датой получения документа;

- занесении информации о документе в автоматизированную базу данных "Канцелярия".

Каждый документ должен регистрироваться только один раз; вся переписка по вопросам первичного документа ведется под одним регистрационным номером.

При регистрации используются следующие справочные материалы: номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; перечень документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением; классификатор учреждений, исполнителей.

Регистрацию писем и заявлений граждан ведет отдел обращений граждан администрации в соответствии с Законом Волгоградской области от 31 марта 1999 г. N 253-ОД "О порядке рассмотрения обращений граждан в Волгоградской области".

Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении заносится в автоматизированную базу данных "Канцелярия" и хранится не менее трех лет.

Документы, переданные в администрацию по факсу и электронной почтой, регистрируются при соблюдении правильности оформления документа. Документы без подписи должностного лица не подлежат регистрации, на таких документах проставляется дата получения документа и без регистрационного номера такой документ направляется на рассмотрение руководителю по принадлежности.

Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениями аппарата администрации ведется без регистрации документов в канцелярии.

При передаче в пределах администрации документа, числящегося за одним исполнителем, другому исполнитель должен сообщить об этом в канцелярию для занесения данных о передаче документа в регистрационный журнал и автоматизированную базу данных "Канцелярия".

8.1.3. Зарегистрированные документы передают в день их поступления на рассмотрение главе администрации, его заместителям, управляющему делами администрации, руководствуясь постановлениями главы администрации о распределении обязанностей между главой администрации, его заместителями, управляющим делами администрации. Результаты рассмотрения документов по существу содержащихся в них вопросов отражаются в резолюциях руководства (подпункт 2.3.14 Инструкции) и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам структурных подразделений. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в регистрационный журнал и автоматизированную базу данных "Канцелярия".

Одновременно с почтовой доставкой корреспонденции канцелярия получает документы от исполнителей для передачи их главе администрации и его заместителям, а также на отправку другим исполнителям.

Документы доставляются и забираются помощниками главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации, структурными подразделениями из канцелярии с 10.00 часов до 16.00 часов каждого дня. Срочные документы доставляются немедленно.

8.1.4. Главе администрации, как правило, передаются на рассмотрение документы, присланные вышестоящими органами, по перспективному планированию, по финансовым и бюджетным вопросам, письма о критических выступлениях в органах печати и другие документы по принципиальным вопросам деятельности администрации. Допускается в экстренных случаях передача документов непосредственно ответственным исполнителям (структурным подразделениям) с последующим докладом о них главе администрации.

Информационные сообщения о проведении семинаров, конференций, различных мероприятиях из других регионов, направленные на имя главы администрации, передаются ему в полном объеме через комитет зарубежных, межрегиональных связей и внешнеэкономической деятельности администрации.

Документ, исполнение которого должны осуществлять несколько исполнителей (структурных подразделений), копируется помощником главы администрации или помощниками его заместителей в количестве, равном количеству исполнителей.

Ответственному исполнителю передается оригинал документа, соисполнителям отправляются ксерокопии.

Состояние документов, находящихся на рассмотрении главы администрации, его заместителей, управляющего делами администрации, фиксируется работниками канцелярии (на подготовке, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело).

8.1.5. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены и списаны исполнителем "В дело" с расшифровкой своей подписи, отметкой о решении вопроса, указанием даты списания. В автоматизированную базу данных "Канцелярия" и регистрационный журнал вносится отметка о списании документа "В дело". Сам документ подшивается в папку с соответствующим номенклатурным кодом.

8.1.6. Документ должен помещаться в дело только после исполнения и снятия с контроля с соответствующими отметками о ходе исполнения.

8.1.7. Законченные делопроизводством дела в течение двух лет хранятся в канцелярии, затем передаются в архив по описи. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения его работники в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации структурного подразделения формируют все имеющиеся законченные делопроизводством документы в дела и передают их в архив независимо от сроков хранения. Документы, требующие исполнения, по согласованию с руководителями, передаются другим структурным подразделениям на доработку.

8.2. Порядок работы с исходящими документами

Основные этапы работы с исходящей корреспонденцией заключаются в следующем: проверка правильности адресования и наличия приложений, регистрация, сортировка, составление почтового реестра, вложение в конверт, заклеивание и маркирование, помещение копии документа в дело.

8.2.1. Ответственность за правильность оформления документа несет исполнитель, готовивший этот документ. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю для доработки.

8.2.2. Документ за подписью главы администрации визируется на втором экземпляре руководителем структурного подразделения, готовившего его.

Документ, отсылаемый по инициативе структурного подразделения за подписью главы администрации, должен быть завизирован руководителем соответствующего структурного подразделения и заместителем главы, курирующим работу данного структурного подразделения.

Проект письма зарубежному адресату подлежит согласованию с комитетом зарубежных, межрегиональных связей и внешнеэкономической деятельности администрации. Письма зарубежным адресатам (в том числе посольствам и представительствам иностранных государств) оформляются на бланках администрации.

8.2.3. В соответствии с распределением обязанностей между главой администрации, его заместителями, управляющим делами администрации документ подписывает тот из руководителей, который курирует вопросы, затронутые в документе. При этом письма в Правительство Российской Федерации, администрацию Волгоградской области подписывает только глава администрации или, в его отсутствие, исполняющий обязанности главы администрации.

Руководители структурных подразделений подписывают:

- письма-информации;

- отдельные письма-запросы в пределах своей компетенции;

- письма, составленные на основе уже утвержденных распорядительных документов.

8.2.4. Исходящие документы, подлежащие регистрации и отправлению, должны поступать в канцелярию правильно и полностью оформленными, иметь: сведения об исполнителе (фамилия, телефон); полный почтовый адрес (кроме документов, отправляемых постоянным адресатам); отметку о виде почтового отправления. Заказное отправление допускается только для отдельных документов в случае крайней необходимости.

Для регистрации и отправления в канцелярию предоставляется два экземпляра документа, подписанных руководителем: один - для отсылки адресату, второй, с подписью руководителя и визой исполнителя, остается в канцелярии и подшивается в дело.

8.2.5. При работе с исходящими документами работники канцелярии должны обрабатывать и отсылать документы не позднее 2 дней с момента их сдачи в канцелярию исполнителем.

Регистрация исходящих документов производится в регистрационном журнале исходящих документов и автоматизированной базе данных "Канцелярия". Все письма-ответы на исходящий документ регистрируются за одним номером. Адрес на конверте оформляется в соответствии с подпунктом 2.3.12.7 Инструкции.

В письмах одного содержания, отправляемых по нескольким адресам, работники канцелярии должны подчеркивать наименование того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма.

Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.

Для отсылки текстовых документов постоянным адресатам (например, администрациям районов) целесообразно использовать конверты с заранее отпечатанным адресом.

Для отсылки документов адресатам все конверты маркируются на маркировальной машине с оттиском адреса администрации.

На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляется реестр. В реестр на отправляемую корреспонденцию вносятся номера писем, подписанных главой администрации, его заместителями и управляющим делами администрации, а также номера писем-ответов заявителям, отправляемых отделом обращений граждан администрации.

Письма, отправляемые через канцелярию структурными подразделениями, вносятся в реестр количественным результатом. Например:

Дата                                             10.07.2002

Наименование структурного                Управление административных

подразделения                            органов

Количество писем                                    13 шт.

8.3. Порядок подготовки и прохождения внутренних документов

К внутренним документам условно относятся документы, оформляющие деятельность администрации, ее структурных подразделений и отдельных работников, не предназначенные к отправке другому учреждению.

Основную часть внутренних документов администрации составляют планы, бюллетени, справки, докладные записки, списки и т.д.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 29 августа 2012 г. N 2584 раздел 9 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

9. Порядок работы с обращениями граждан

9.1. Направление и регистрация обращений граждан:

9.1.1. Под обращениями граждан в настоящем разделе понимаются заявления, предложения и жалобы граждан, поступившие в администрацию Волгограда в письменной форме или в форме электронного документа, а также устные обращения граждан, полученные на личных приемах, проводимых должностными лицами администрации Волгограда, в соответствии с утвержденными графиками.

9.1.2. Обращения граждан, адресованные администрации Волгограда, главе администрации Волгограда, первым заместителям главы администрации Волгограда, заместителям главы администрации Волгограда, управляющему делами администрации Волгограда регистрируются в отделе обращений граждан контрольного управления администрации Волгограда (далее - отдел обращений граждан).

Обращения граждан, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) и территориальные структурные подразделения (органы) администрации Волгограда (далее - структурные подразделения), регистрируются в структурных подразделениях.

В случае если обращение представляется гражданином лично, по его желанию на втором экземпляре обращения делается отметка о принятии обращения с указанием даты представления обращения гражданином.

9.1.3. При наличии технической возможности работа с обращениями граждан в администрации Волгограда осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее - САДД). При отсутствии указанной возможности регистрация и учет обращений граждан осуществляется с использованием специальных журналов учета и регистрации обращений граждан.

9.1.4. Письменное обращение гражданина, имеющее все необходимые реквизиты в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, подлежит обязательной регистрации в течение трех рабочих дней со дня поступления в отдел обращений граждан или в структурные подразделения. Обращение, поступившее в администрацию Волгограда в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в общем порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

9.1.5. После проведения проверки обращения на предмет имеющейся переписки с гражданином исполнителем осуществляются следующие действия в САДД:

вносятся данные о корреспонденте: фамилия, имя, отчество, почтовый индекс, регион, населенный пункт, адрес регистрации, адрес проживания (в случае представления гражданином такой информации), электронный адрес (для направления ответа посредством электронной почты гражданину), льготный состав, пол;

в основную регистрационную карточку (РК) регистратор заносит следующие данные: корреспондент, кому направлено, краткое содержание, рубрика, рубрика (результат рассмотрения), состав обращения, способ доставки, номер письма, полученного заказной почтой, сопроводительный документ (организация, номер, дата документа, кем подписан, краткое содержание), прикрепленный файл письма. В дополнительную РК вносятся следующие данные: вид обращения (заявление, предложение, жалоба), поступило через (при наличии);

номер присваивается автоматически. При сохранении РК информация также автоматически попадает в кабинет главы администрации Волгограда, первых заместителей главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, управляющего делами администрации Волгограда согласно распределению обязанностей.

9.1.6. После регистрации обращения в САДД на первом листе обращения в нижнем правом углу ставится регистрационный штамп, где указывается номер, присвоенный автоматически в САДД, дата регистрации. При отсутствии возможности проставления в нижнем правом углу регистрационный штамп ставится на любом свободном месте первого листа обращения. При поступлении обращения из государственных органов, региональных органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных и иных организаций этот же номер проставляется в нижнем правом углу сопроводительного документа к обращению гражданина.

9.1.7. Для хранения обращения на бумажном носителе заводится учетное дело, на титульном листе которого в верхнем левом углу проставляется номер дела, год регистрации и заполняются следующие графы: фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес.

9.1.8. После регистрации обращение незамедлительно передается главе администрации Волгограда, первым заместителям главы администрации Волгограда, заместителям главы администрации Волгограда, управляющему делами администрации Волгограда согласно распределению обязанностей, руководителям структурных подразделений для рассмотрения и подготовки соответствующих поручений непосредственным исполнителям.

9.1.9. Поручения по рассмотрению обращений граждан отражаются в резолюциях. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, порядок и характер исполнения поручения, срок исполнения, формы контроля, подпись и дату.

9.1.10. Передача обращений граждан на исполнение без регистрации и резолюции главы администрации Волгограда, первых заместителей главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, управляющего делами администрации Волгограда, руководителей структурных подразделений не допускается.

9.1.11. Если поручение по рассмотрению обращения гражданина адресовано одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку и представление информации об исполнении несет должностное лицо, указанное в поручении первым.

9.1.12. Ввод резолюции в САДД осуществляется помощниками главы администрации Волгограда, первых заместителей главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда (далее - помощники), управляющим делами администрации Волгограда либо иными уполномоченными на то лицами не позднее трех дней со дня регистрации обращения в отделе обращений граждан. Направление обращений на рассмотрение исполнителям посредством САДД, а также текущий контроль за сроками исполнения поручений осуществляют указанные лица.

9.1.13. При необходимости направления поручения курьером или почтой России помощники или иные уполномоченные на то лица обязаны подготовить необходимое количество экземпляров письма, ксерокопии обращений гражданина, приложений к обращениям (по необходимости) по числу исполнителей с учетом одного экземпляра для хранения в учетном деле.

9.1.14. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации Волгограда, направляется в течение семи дней со дня регистрации в отделе обращений граждан или в структурном подразделении в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в подпункте 9.1.17 раздела 9 Инструкции.

9.1.15. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам, к компетенции которых относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов.

9.1.16. В случае необходимости в целях объективного рассмотрения обращения гражданина администрация Волгограда запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

9.1.17. Запрещается направлять жалобу гражданина на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае указанной невозможности направления жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

9.1.18. Глава администрации Волгограда, первые заместители главы администрации Волгограда, заместители главы администрации Волгограда, управляющий делами администрации Волгограда, руководители структурных подразделений, которым были направлены на рассмотрение обращения граждан, дают письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.

9.1.19. Исходящие ответы на обращения граждан, подписанные главой администрации Волгограда, первыми заместителями главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, управляющим делами администрации Волгограда, регистрируются в отделе обращений граждан с автоматическим присвоением номера в САДД и со всеми относящимися к ним материалами передаются в отдел документального контроля контрольного управления администрации Волгограда для отправки адресатам.

9.1.20. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в общем порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

9.1.21. Содержание устного обращения, полученного на личном приеме, заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации.

Устное обращение подлежит регистрации в САДД. В РК устного обращения регистратор вносит следующие реквизиты: в основную РК - данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество, город, почтовый индекс, адрес регистрации, адрес проживания, электронный адрес (при наличии), регион, льготный состав, пол, кому направлено, краткое содержание, рубрика, рубрика (результат рассмотрения), фактическая дата. В дополнительную РК вносятся следующие данные: вид обращения (заявление, предложение, жалоба), кем принят гражданин.

9.2. Сроки рассмотрения обращений граждан:

9.2.1. Письменное обращение, поступившее в администрацию Волгограда, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в отделе обращений граждан или в структурном подразделении. При этом структурными подразделениями в указанный срок рассматриваются обращения, непосредственно направленные гражданами в их адрес или в адрес должностных лиц этих структурных подразделений.

Срок рассмотрения обращения гражданина, поступившего в адрес администрации Волгограда или должностных лиц администрации Волгограда и направленного на исполнение в структурное подразделение, начинается с даты его регистрации в отделе обращений граждан.

9.2.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного подпунктом 9.1.16 раздела 9 Инструкции, глава администрации Волгограда либо иное уполномоченное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

9.2.3. Если окончание срока исполнения обращения приходится на выходной или праздничный день, ответ гражданину дается в день, предшествующий выходному или праздничному дню.

9.3. Порядок рассмотрения отдельных обращений граждан:

9.3.1. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

9.3.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

9.3.3. Администрация Волгограда, должностное лицо администрации Волгограда при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

9.3.4. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

9.3.5. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми им обращениями в администрацию Волгограда, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации Волгограда либо иное уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу с обязательным уведомлением гражданина о данном решении.

9.3.6. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

9.3.7. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в администрацию Волгограда или соответствующему должностному лицу администрации Волгограда.

9.4. Обращения граждан, ответы на обращения граждан и приложенные к ним документы хранятся в отделе обращений граждан и в структурных подразделениях в течение срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

9.5. Рассмотрение обращений граждан в части, не регламентированной настоящим разделом, осуществляется в администрации Волгограда в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

10. Контроль за исполнением муниципальных правовых актов Волгограда, документов администрации Волгограда и поручений главы Волгограда

Контроль за исполнением муниципальных правовых актов Волгограда, документов администрации Волгограда и поручений главы Волгограда осуществляется в соответствии с постановлением главы Волгограда от 07 сентября 2010 г. N 2276 "Об утверждении Положения о порядке организации контроля за исполнением муниципальных правовых актов Волгограда, документов администрации Волгограда и поручений главы Волгограда".

Аппарат администрации Волгограда

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 24 августа 2011 г. N 2403 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. N 790

Схема
расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4 продольным способом

С изменениями и дополнениями от:

24 августа 2011 г.

                                                           10    3|

                                                         |---|  

      /--------------------------------------------------------+-------

      |   -----------------------------------------------\     |----  

      |        |                                        |     |     |

      |   |     |                                        |     |17|   |

      |   |     |  03                                13  |     |     |

      |   |  ---+----------------------------------------|     |----  |

      |   |    | 06  07  04  05  08                     |     |     |

      |   | 20| |                                        |     |  |   |

      |   |    |                                        |     |30|   |

      | 77|  ---+----------------------------------------|     |  |   |

      |   |     | 09  10                         11   12 |     |     |

      |   |     |----------------------------------------|     |----  |

      |   |     |                      |      14   15    |     |      |

      |   |     |          73          |        78       |     |      |

      |        |-----------------|  |---------------|     |      |

      |/------\ |-------------------|  |                 |     |      |

      ||18   | |                   |  |                 |     |      |

      ||   |18| |                   |  |                 |     |      |

      ||     | |    17             |  |    16           |     |      |

      ||------| |----------------------------------------|     |      |

      ||  30  | |                                        |     |      |

      ||----| |                                        |     |      |

      |     ----+----------------------------------------|     |      |

      |        |19                                      |     |      |

      |       | |                                        |     |   297|

      |       | |                                        |     |      |

      |       | |                                        |     |      |

      |       | |                                        |     |      |

      |    120| |                                        |     |      |

      |       | |                                        |     |      |

      |       | |                                        |     |      |

      |       | |                                        |     |      |

      |       | |                                        |     |      |

      |        |                                        |     |      |

      |     ----+----------------------------------------|     |      |

      |        |                                        |     |      |

      |     20| | 20  21  24                             |     |      |

      |        |                                        |     |      |

      |     ----+----------------------------------------|     |      |

      |        | 22    23   25                          |     |      |

      |       | |    26                                  |     |      |

      |     40| |----------------------------------------|     |----  |

      |       | |                         |     |        |     |     |

      |       | |                         |     |        |     |16|   |

      |        |27                       | 28  | 29     |     |     |

      |     ---------------------------------------------/     |----  |

      |                                                        |10|   

      |--------------------------------------------------------+--------

      |   35    |            94           | 30  |              |  

      |-------|-----------------------|---|              |  |

      |                          210                           |

      |------------------------------------------------------|

Аппарат администрации Волгограда

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 24 августа 2011 г. N 2403 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. N 790

Схема
расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4 угловым способом

С изменениями и дополнениями от:

24 августа 2011 г.

                           73                   78         10    3|

                 |----------------|  |---------------|---|  

      /--------------------------------------------------------+-------

      |  ------------------------------------------------\     |---   

      |        |                  |  |                 |     |     |

      |    | 17| |                  |  |                 |     |  |   |

      |    |    |  03              |  |             13  |     |  |   |

      |    |  ---+------------------+--+-----------------|     |      |

      |  51|     | 06  07           |  |    14        15 |     |      |

      |    |     | 04  05           |  |                 |     |      |

      |    |     | 08               |  |                 |     |      |

      |         |                  |  |                 |     |      |

      |  --------+------------------|  |                 |     |      |

      |         | 09    10         |  |                 |     |      |

      |  22|     | 11    12         |  |                 |     |      |

      |         |                  |  |                 |     |      |

      |/-------\ |------------------|  |                 |     |      |

      ||18    | |                  |  |                 |     |      |

      ||   |18 | |                  |  |                 |     |      |

      ||      | |    17            |  |    16           |     |      |

      ||-------| |---------------------------------------|     |      |

      ||   30  | |                                       |     |      |

      ||-----| |                                       |     |      |

      |      ----+---------------------------------------|     |      |

      |         |19                                     |     |      |

      |        | |                                       |     |   297|

      |        | |                                       |     |      |

      |        | |                                       |     |      |

      |        | |                                       |     |      |

      |     120| |                                       |     |      |

      |        | |                                       |     |      |

      |        | |                                       |     |      |

      |        | |                                       |     |      |

      |        | |                                       |     |      |

      |         |                                       |     |      |

      |      ----+---------------------------------------|     |      |

      |         |                                       |     |      |

      |      20| | 20  21  24                            |     |      |

      |         |                                       |     |      |

      |      ----+---------------------------------------|     |      |

      |         | 22  23  25                            |     |      |

      |        | |   26                                  |     |      |

      |      40| |---------------------------------------|     |----  |

      |        | |                        |     |        |     |     |

      |        | |                        |     |        |     |16|   |

      |         |27                      | 28  | 29     |     |     |

      |      --------------------------------------------/     |----  |

      |                                                        |10|   

      |--------------------------------------------------------+--------

      |    35    |            94          | 30  |              |  

      |--------|----------------------|---|              |  |

      |                          210                           |

      |------------------------------------------------------|

Аппарат администрации Волгограда

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. N 790

Согласовано

Заместитель главы

администрации Волгограда

(по принадлежности)

"___" _________ 200_ г.

                                              Утверждаю

                                              в сумме 62 тыс. 213 рублей.

                                              Глава администрации

                                              Волгограда

                                                              И.И.Иванова

             Смета расходов от ________ N ______, связанных

        с направлением в город-партнер Киев официальной делегации

           администрации Волгограда на празднование Дня города

     Расходы произвести   за   счет  средств,  выделенных  на  проведение

мероприятий комитета     зарубежных,     межрегиональных     связей     и

внешнеэкономической деятельности администрации Волгограда на 2002 год.

 Состав делегации: 2 человека

 Сроки поездки: с 9 по 12 июля 2002 г.

 1. Проезд по маршруту Волгоград - Москва - Волгоград

    1 тыс. 700 руб. х 1 чел. х 2 раза                  3 тыс. 400 рублей

    2 тыс. 700 руб. х 1 чел. х 2 раза                  5 тыс. 400 рублей

 2. Проезд по маршруту Москва - Киев - Москва

    4 тыс. 264 руб. х 2 чел. х 2 раза                  17 тыс. 056 рублей

 3. Суточные на территории России

    55 руб. х 1 сутки х 2 чел.                         110 рублей

 4. Суточные на территории Украины

    20 дол. США х 29,1 руб. х 3 суток х 2 чел.         3 тыс. 492 рубля

 5. Официальный подарок городу Киеву

    3 тыс.руб. х 1 шт.                                 3 тыс. рублей

 6. Сувениры

    270 руб. х 1 чел.                                  270 рублей

    145 руб. х 1 чел.                                  145 рублей

    Итого                                              62 тыс. 213 рублей

     Председатель комитета зарубежных,

     межрегиональных связей

     и внешнеэкономической деятельности

     администрации Волгограда            Подпись   ______________________

                                                    (инициалы, фамилия)

     Руководитель департамента

     финансов администрации Волгограда   Подпись   ______________________

                                                    (инициалы, фамилия)

     Главный бухгалтер

     администрации Волгограда            Подпись   ______________________

                                                    (инициалы, фамилия)

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. N 790

                                              Утверждаю

                                              в сумме 62 тыс. 213 рублей.

                                              Глава администрации

                                              Волгограда

                                                              И.И.Иванова

                             Смета расходов,

        связанных с направлением в город-партнер Киев официальной

      делегации администрации Волгограда на празднование Дня города

 Состав делегации: 2 человека

 Сроки поездки: с 9 по 12 июля 2002 г.

 1. Проезд по маршруту Волгоград - Москва - Волгоград

    1 тыс. 700 руб. х 1 чел. х 2 раза                  3 тыс. 400 рублей

    2 тыс. 700 руб. х 1 чел. х 2 раза                  5 тыс. 400 рублей

 2. Проезд по маршруту Москва - Киев - Москва

    4 тыс. 264 руб. х 2 чел. х 2 раза                  17 тыс. 056 рублей

 3. Суточные на территории России

    55 руб. х 1 сутки х 2 чел.                         110 рублей

 4. Суточные на территории Украины

    20 дол. США х 29,1 руб. х 3 суток х 2 чел.         3 тыс. 492 рубля

 5. Официальный подарок городу Киеву

    3 тыс. руб. х 1 шт.                                3 тыс. рублей

 6. Сувениры

    270 руб. х 1 чел.                                  270 рублей

    145 руб. х 1 чел.                                  145 рублей

 Итого                                                 62 тыс. 213 рублей

   Председатель комитета зарубежных,

   межрегиональных связей

   и внешнеэкономической деятельности

   администрации Волгограда               Подпись   _____________________

                                                     (инициалы, фамилия)

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. N 790

                                           Утверждена

                                           распоряжением (постановлением)

                                           главы администрации Волгоград

                                           от              N

                             Смета расходов,

        связанных с направлением в город-партнер Киев официальной

      делегации администрации Волгограда на празднование Дня города

  Состав делегации: 2 человека

  Сроки поездки: с 9 по 12 июля 2002 г.

 1. Проезд по маршруту Волгоград - Москва - Волгоград

    1 тыс. 700 руб. х 1 чел. х 2 раза                  3 тыс. 400 рублей

    2 тыс. 700 руб. х 1 чел. х 2 раза                  5 тыс. 400 рублей

 2. Проезд по маршруту Москва - Киев - Москва

    4 тыс. 264 руб. х 2 чел. х 2 раза                  17 тыс. 056 рублей

 3. Суточные на территории России

    55 руб. х 1 сутки х 2 чел.                         110 рублей

 4. Суточные на территории Украины

    20 дол. США х 29,1 руб. х 3 суток х 2 чел.         3 тыс. 492 рубля

 5. Официальный подарок городу Киеву

    3 тыс. руб. х 1 шт.                                3 тыс. рублей

 6. Сувениры

    270 руб. х 1 чел.                                  270 рублей

    145 руб. х 1 чел.                                  145 рублей

    Итого                                              62 тыс. 213 рублей

                                      Комитет зарубежных, межрегиональных

                                             связей и внешнеэкономической

                                    деятельности администрации Волгограда

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. N 790

                                 Заявка

     на ксерокопирование документов от _____________________________

                                                (наименование

     _______________________________________________________________

          структурного подразделения администрации Волгограда)

     Прошу сделать ксерокопию ___ страниц в количестве _____ экземпляров.

     _____________________________________                      Подпись

        (фамилия, инициалы руководителя

          структурного подразделения)

     ________________________

              (дата)

Аппарат администрации Волгограда

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Волгограда,
утвержденной Постановлением
главы администрации Волгограда
от 15 июля 2002 г. N 790

                                                 Утверждаю

                                                 Управляющий делами

                                                 администрации Волгограда

                                                 ____________ С.С.Смирнов

                                                 ________________ 200_ г.

                                   АКТ

     "___" _________ 200_ г.                              Волгоград

     Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии,

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

составили настоящий акт о том, что "___" ___________ 200_ г. при вскрытии

пакета __________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Настоящий акт составлен в трех экземплярах:

     1. Канцелярии администрации Волгограда

     2. _________________________________________________________________

                        (адресату)

     3. _________________________________________________________________

                       (отправителю)

     Подписи:

             ___________________

             ___________________

Аппарат администрации Волгограда