Приложение N 2. Инструкция об организации работы с документами в Волжском городском Совете народных депутатов

Приложение N 2

к решению Волжского городского

Совета народных депутатов

от 14 октября 1998 г. N 80/2

Инструкция
об организации работы с документами в Волжском
городском Совете народных депутатов

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему ведения делопроизводства и устанавливает процедуру работы с документами в Волжском городском Совете народных депутатов (далее - городской Совет), организацию документооборота, порядок учета, прохождения, подготовки и оформления документов.

Делопроизводство в городском Совете ведется на государственном языке РФ - русском языке.

1.2. Инструкция "Об организации работы с документами в Волжском городском Совете народных депутатов" обязательна для соблюдения депутатами городского Совета, специалистами его аппарата и администрации города Волжского, в части подготовки проектов решений Волжского городского Совета народных депутатов.

2. Прием и регистрация поступающей корреспонденции и документов

2.1. Вся корреспонденция и входящие документы, адресованные городскому Совету, поступают в приемную председателя городского Совета для регистрации, за исключением входящей корреспонденции, поступающей из администрации г.Волжского, которая поступает в организационный отдел аппарата городского Совета для регистрации.

2.2. Регистрация входящей служебной корреспонденции и документов осуществляется специалистом (референтом) аппарата городского Совета, в дальнейшем именуемый "референт", в соответствующем журнале в день поступления, при этом указывается дата поступления и присваивается регистрационный индекс, которые заносятся в регистрационный журнал и проставляются в регистрационном штампе. Регистрационный индекс состоит из буквенного обозначения типа документа как входящего "в" и вида документа (например: "ж" жалоба, "о" обращение и так далее).

2.3. Регистрация писем, заявлений, жалоб граждан осуществляется референтом в регистрационно-контрольных карточках, при этом указывается дата поступления и присваивается регистрационный индекс, состоящий из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения, например: П-214. Эти данные проставляются также в регистрационном штампе обращения.

3. Регистрация и отправка исходящей
корреспонденции и документов

3.1. Вся корреспонденция и исходящие документы, ответы на письма, жалобы и заявления граждан, регистрируется для отправки референтом, за исключением корреспонденции, направляемой в адрес администрации г.Волжского и ее структурных подразделений, которая регистрируется орготделом аппарата городского Совета.

Порядок индексации и учета исходящих документов и корреспонденции аналогичен порядку, установленному для входящих документов и корреспонденции.

Отправка всех исходящих документов и корреспонденции осуществляется референтом, за исключением корреспонденции, направляемой в адрес администрации г.Волжского, осуществляемой орготделом аппарата городского Совета.

4. Оформление и требования к распорядительным документам
городского Совета

4.1. По вопросам своей компетенции городской Совет принимает акты, имеющие нормативный характер в виде решений и акты по оперативным вопросам и другим текущим вопросам аппарата городского Совета в виде распоряжений.

Оформление решений и распоряжений городского Совета и иных актов, документов не имеющих правового характера должно производится в точном соответствии с требованиями ГОСТ-6.38.90 "Система организационно-распорядительной документации".

4.2. К документам городского Совета, которые являются официальными относятся:

- решения городского Совета (далее - решения);

- распоряжения городского Совета (далее - распоряжения);

- уставы, положения, инструкции;

- протоколы заседаний городского Совета и другие.

4.3. Служебные документы городского Совета имеют следующие реквизиты:

- герб г.Волжского Волгоградской области;

- наименование органа (Волжский городской Совет народных депутатов Волгоградской области);

- наименование вида документа (решение, распоряжение, протокол и т.д.);

- наименование решения, распоряжения;

- номер документа, дата (в протоколе - место проведения);

- подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие документы.

4.4. Объем документов, как правило, не должен превышать 2-4 страниц для решения, 1-2 страниц для распоряжения, для приложений к решению городского Совета количество листов может быть неограниченное.

4.5. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок должен быть максимально кратким и грамматически согласовываться с наименованием документа, например: решение Городского Совета "Об исполнении городского бюджета...".

Допускается не указывать заголовок к распоряжениям, текст которых занимает менее двух третей страницы.

4.6. Текстовая часть организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: вступительной (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования законодательского акта; органа, который его издал; даты издания.

4.7. Постановляющая часть документа разбивается на пункты и подпункты, если ее текст содержит несколько решений и предписаний.

Связанные между собою решения и предписания могут объединиться в один пункт, если они взаимно дополняют и обуславливают друг друга. Нумерация пунктов и подпунктов документов ведется арабскими цифрами.

Проект решения городского Совета, в том числе должен содержать:

- конкретные меры, обеспечивающие выполнение решения городского Совета;

- сроки исполнения поручений;

- указание должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением решения городского Совета, за исключением случаев, когда за исполнением решения не требуется контроля.

4.8. В организационно-распорядительных документах городского Совета как коллегиального органа текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил").

4.9. В решениях городского Совета указывается: городской Совет решил:

4.10. Тексты протоколов излагаются от первого лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

4.11. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), изложение текста ведется от третьего лица единственного или множественного числа ("в состав комиссии входят", "комитет осуществляет функции", "комиссия установила").

4.12. В деловой переписке используют формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу информировать");

- от третьего лица единственного числа ("комиссия считает возможным", "группа депутатов предлагает").

4.13. В приложениях к решениям, распоряжениям помещаются информационные данные (инструкции, таблицы и т.п.).

4.14. Если в тексте распоряжения, решения делается ссылка "согласно приложению", "приложение", "прилагается", то на странице приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение

к решению Волжского городского

Совета народных депутатов

N _____ от ______________

4.15. При наличии нескольких приложений к решению (распоряжению) на них проставляется порядковый номер арабскими цифрами:

"Приложение 1" и т.д.

4.16. При наличии нескольких листов в приложении, листы нумеруются арабскими цифрами, начиная со второго листа.

4.17. Приложение к решению (распоряжению) подписываются председателем городского Совета, в его отсутствие исполняющим его обязанности.

4.18. Гриф утверждения должен состоять из слова "Утверждено", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено

решением Волжского городского

Совета народных депутатов

(или распоряжением председателя

городского Совета)

от __________ N ________

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

На последнем листе утверждаемого документа в правом нижнем углу указывается полное официальное название органа, разработавшего документ.

4.19. Даты подписания, согласования документа оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год.

Даты и календарные сроки в текстах решений, распоряжений, актов, служебных писем и протоколов оформляются словесно-цифровым способом: 23 января 1998 г.

4.20. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

5. Требования к бланкам

5.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формате А5 (148 х 210) или А4 (298 х 210) по ГОСТ 9327.

6. Порядок подготовки планов работы городского Совета,
его постоянных комиссий

6.1. План работы городского Совета составляется один раз в полугодие на основе письменных предложений и планов работы его постоянных, комиссий, которые вносятся заместителями председателя городского Совета не позднее 10 числа месяца, предшествующего началу полугодия. Проект плана работы городского Совета согласовывается с председателями постоянных комиссий и структурными подразделениями администрации города Волжского, участие которых необходимо при подготовке плановых вопросов.

6.2. Планы работы постоянных комиссий составляются ежемесячно и должны соответствовать перспективному плану городского Совета.

6.3. План работы городского Совета утверждается его решением, план работы постоянных комиссий - зам.председателя городского Совета по направлениям после обсуждения на соответствующих заседаниях.

6.4. Тексты планов работы городского Совета и его постоянных комиссий оформляют в виде таблиц.

7. Порядок подготовки решений и распоряжений городского Совета

7.1. Проекты решений городского Совета готовятся в соответствии с планом работы, а также по заданию председателя городского Совета, исполняющим обязанности председателя городского Совета, по предложениям главы администрации города Волжского, депутатов городского Совета, постоянных комиссий городского Совета и граждан, проживающих на территории г.Волжского, в порядке осуществления права народной правотворческой инициативы.

Предложения о принятии решений городского Совета, поступающие от граждан, направляются для предварительного рассмотрения в администрацию г.Волжского.

Проект правового акта вносится в городской Совет в письменном виде с обоснованием необходимости его принятия.

7.2. Право инициативы в представлении проектов нормативных правовых актов в городской Совет имеют депутаты городского Совета, глава администрации города, граждане, проживающие на территории Волжского, в порядке осуществления права народной правотворческой инициативы, а также федеральные и областные законодательные и исполнительные органы власти.

7.3. Разработчик проекта решения обеспечивает:

- составление и печатание текста указанного документа;

- приложений к нему;

- утверждаемых документов;

- проектов писем и обращений в вышестоящие органы, если это предусмотрено постановляющей частью документа;

- согласование и визирование вышеперечисленных текстов исполнителями, руководителями всех заинтересованных служб;

- в обязательном порядке юридическую экспертизу в юридическом отделе городского Совета, в случае необходимости и иную экспертную оценку документа, список организаций и должностных лиц для его рассылки.

7.4. проекты решений, распоряжений городского Совета, до их внесения в городской Совет подлежат обязательному согласованию с заинтересованными службами, а при необходимости - с государственными и другими организациями. Согласованные проекты решений визируются руководителями указанных органов и организаций. Согласование проектов решений, распоряжений городского Совета с заинтересованными органами осуществляется на бланке (лист согласования проекта решения, распоряжения) путем визирования, которое включает в себя личную подпись и дату согласования. В бланке согласования необходимо указывать должность визирующего и расшифровку его подписи (инициалы, фамилия).

В случае несогласия визирующий делает отметку об этом и прикладывает к проекту решения городского Совета обоснованное мнение, с указанием даты и подписью.

Проекты решений городского Совета и других актов, после их согласования с заинтересованными органами и организациями и до внесения в городской Совет подлежат согласованию с юридическим отделом городского Совета. Юридический отдел согласовывает проекты указанных выше актов не более чем в 3-х дневный срок с момента их поступления в юридический отдел.

Проекты решений городского Совета, предусматривающие расходы из городского бюджета подлежат согласованию с Управлением финансов администрации г.Волжского, с планово-бюджетной комиссией городского Совета.

Проекты решений о введении или отмене местных налогов, предоставлении налоговых льгот и другие проекты решений городского Совета, влекущие расходы за счет бюджета города, рассматриваются городским Советом только при наличии заключения администрации г.Волжского.

Проекты решений и распоряжений городского Совета вносятся в городской Совет после проведения необходимой, в том числе юридической, экспертизы с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

Если подготавливаемое решение городского Совета влечет за собой изменения или дополнения других решений городского Совета, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого решения или представляются в виде отдельного решения одновременно с последним.

7.5. Проекты решений городского Совета, подготовленные в администрации города, с необходимыми документами, предусмотренными настоящей Инструкцией и с пояснительной запиской, подписанной главой администрации города Волжского, направляются в орготдел городского Совета, который производит их регистрацию и передает в постоянные комиссии городского Совета с учетом направленности их работы: пояснительная записка адресуется на имя председателя городского Совета и должна содержать обоснование необходимости принятия данного решения. Проекты решений городского Совета должны иметь сопровождение на электронных носителях.

7.6. При наличии разногласий по проекту решения главы администрации города, вносящий проект в городской Совет, должен обеспечить обсуждение его с заинтересованными органами, службами и с постоянными комиссиями городского Совета, с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае, если такое решение не найдено, проект может быть направлен в городской Совет главой администрации г.Волжского, с обязательным приложением к нему протокола согласительного совещания, перечня разногласий с их мотивировками и подлинников замечаний, подписанных руководителями соответствующих органов и служб.

Если такое решение не найдено, все особые мнения доводятся до сведения депутатов на заседании городского Совета при внесении проекта решения.

7.7. Проекты правовых актов подлежат рассмотрению городским Советом и администрацией г.Волжского в течение одного месяца после внесения, с участием инициаторов проекта. Результаты рассмотрения публикуются в печати администрацией г.Волжского.

7.8. Подготовленный проект решения вносится в повестку дня заседания городского Совета в порядке, предусмотренном пунктом 11 настоящей Инструкции.

7.9. Регистрация, размножение и рассылка решений городского Совета производятся орготделом в соответствии со списком рассылки в течение 7 дней после подписания председателем городского Совета.

Нормативный правовой акт, принятый городским Советом передается орготделом главе администрации г.Волжского в течение 7 дней после принятия последнего городским Советом. Нормативный правовой акт обнародуется главой администрации Волжского в течении 10 дней в средствах массовой информации, являющимся официальном источником публикации.

Повторная рассылка или выдача копий решений (распоряжений) допускается по разрешению председателя городского Совета, в его отсутствие исполняющим его обязанности.

8. Порядок подготовки распоряжений городского Совета

8.1. Распоряжения городского Совета готовятся по оперативным вопросам в соответствии с поручениями председателя городского Совета, предложениями депутатов, руководителей отделов, структурных подразделений аппарата городского Совета.

8.2. Порядок подготовки, согласования, рассылки распоряжений аналогичен порядку, установленному настоящей Инструкцией для решений городского Совета.

9. Порядок подготовки депутатского запроса

9.1. Депутат, группа депутатов городского Совета имеют право внести на рассмотрение городского Совета вопрос о признании депутатским запросом их обращения к руководителям расположенных на территории города государственных и общественных органов, предприятий всех форм собственности, учреждений и организаций, по вопросам, находящимся в ведении муниципального образования г.Волжского.

9.2. Запрос вносится на заседание городского Совета в письменной форме. Депутат или группа депутатов готовят проект решения о признании их обращения депутатским запросом. К проекту решения прикладывается текст обращения, содержащий аргументированную критику и доказательные требования. Эти документы должны быть оформлены в том же порядке, что и другие проекты решений городского Совета. При этом обращение депутата подписывает сам депутат, обращения группы, - все входящие в нее депутаты.

Обращение признается депутатским запросом в соответствие с Регламентом городского Совета.

9.3. Порядок и сроки доработки проекта решения, текста депутатского запроса после признания таковым обращения депутата или группы депутатов на заседании городского Совета те же, что и для других решений городского Совета.

9.4. По результатам рассмотрения запроса городской Совет принимает решение, порядок подготовки, согласования которого аналогичен установленному настоящей Инструкцией для решений городского Совета.

10. Делопроизводство постоянных комиссий городского Совета

10.1. Постоянные комиссии городского Совета формируют документы, связанные с организацией их деятельности:

- списки членов постоянных комиссий;

- табель учета посещаемости их членами;

- планы работы постоянных комиссий;

- постановления администрации города, выписки из них, имеющие отношение к работе постоянных комиссий;

- протоколы заседаний постоянных комиссий;

- копии или образцы документов, рассылаемых постоянными комиссиями организациям, учреждениям, должностным лицам, депутатам, гражданам;

- поступающую на имя постоянных комиссий корреспонденцию;

- другие, необходимые для работы постоянных комиссий документы.

10.2. Ведение делопроизводства постоянных комиссий возлагается на специалистов орготдела, аппарата городского Совета.

10.3. Проекты планов работ постоянных комиссий готовятся их председателями и утверждаются заместителями председателя городского Совета по направлениям после принятия такого решения на заседании постоянных комиссий.

10.4. Протоколы заседаний постоянных комиссий ведутся по установленной форме, оформляются на бланках, нумеруются в пределах календарного года и подписываются председателем постоянных комиссий.

10.5. Документы, регулирующие деятельность постоянных комиссиий, формируются в папках, согласно принятому перечню дел постоянных комиссий. После окончания срока полномочия постоянных комиссий материалы, отражающие их деятельность, сдаются в архив на постоянное хранение.

11. Порядок подготовки повестки дня заседания городского Совета

11.1. Повестка дня заседания городского Совета формируется к каждому заседанию городского Совета председателем городского Совета.

11.2. Для включения в повестку дня заседания городского Совета председатели постоянных комиссий, а также инициаторы внесения правовых актов на рассмотрение городского Совета не позднее, чем за 5 дней до заседания городского Совета предоставляют в орготдел отпечатанные и согласованные проекты решений в соответствии с настоящей Инструкцией; списки лиц, приглашенных по конкретному вопросу с указанием фамилии , имени, отчества и занимаемой должности; сведения о том, кому поручается выступить с докладом, информацией и о предполагаемой продолжительности рассмотрения каждого вопроса, другие необходимые документы для рассмотрения проекта решения городского Совета, а также сведения кому поручается представительствовать от имени администрации города Волжского на заседании городского Совета по конкретному вопросу с указанием должности, фамилии, имени и отчества.

В случае непредставления документов, указанных в пункте 11.2 настоящей Инструкции, орготдел вправе вернуть проект решения городского Совета для представления недостающих документов.

11.3. Ответственность за своевременную подготовку документов по вопросам, выносимым на заседание городского Совета, возлагается на председателей постоянных комиссий, депутатов; за соответствие проектов решений городского Совета законодательству - на юридический отдел городского Совета, за организационно-методическое обеспечение подготовки и проведение заседаний городского Совета - на орготдел.

11.4. Проекты решений, с необходимыми материалами, которые будут рассматриваться на заседании городского Совета предоставляются депутатам, лицам, приглашенным на заседание городского Совета, в том числе юридическому отделу городского Совета не позже, чем за 3 дня до предполагаемой даты заседания городского Совета.

Повестка дня заседания городского Совета подписывается председателем Волжского городского Совета после обсуждения на совещании с депутатами и окончательно утверждается на заседании городского Совета в соответствие с Регламентом городского Совета.

12. Контроль за исполнением документов

12.1. Система контроля за исполнением документов осуществляется с помощью:

- регистрационно-контрольной картотеки для служебных документов;

- регистрационно-контрольной картотеки для жалоб, писем и заявлений граждан;

- контрольных листов для решений городского Совета, взятых на контроль;

- справок и других документов о ходе и результатах исполнения.

12.2. Контроль за выполнением решений городского Совета возлагается на постоянные комиссии, зам. председателей городского Совета в соответствии с их направлениями работы и поручениями, данными при принятии документа на заседании.

При истечении сроков, определенных решением городского Совета, ответственные за исполнение предоставляют письменную информацию о проделанной работе и готовят проект решения городского Совета о снятии с контроля или, при необходимости, о продлении сроков контроля указанного документа. Снять с контроля или продлить срок выполнения решения городского Совета может только городской Совет.

12.3. Для ведения учета поступивших на исполнение постоянным комиссиям городского Совета, администрации города и ее подразделениям решений городского Совета, организации контроля за сроками выполнения орготделом формируется накопительная папка, которая содержит:

- текст решений городского Совета; справки о ходе его реализации;

- итоговую справку о выполнении решения.

12.4. Ответственность за исполнение требующих контроля распоряжений и решений городского Совета возлагается на председателя городского Совета и его заместителей в соответствии с функциональными обязанностями.

13. Контроль за исполнением Инструкции

13.1. Контроль за выполнением настоящей Инструкции возлагается на орготдел городского Совета.

Председатель Волжского городского

Совета народных депутатов

В.А.Кулиев