Постановление Волгоградского Горсовета народных депутатов от 22 октября 2002 г. N 45/821 "О Положении об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов" (утратило силу)

Постановление Волгоградского Горсовета народных депутатов от 22 октября 2002 г. N 45/821
"О Положении об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов"

ГАРАНТ:

Решением Волгоградской городской Думы от 27 ноября 2015 г. N 36/1135 настоящее постановление признано утратившим силу

На основании статьи 62 Регламента Волгоградского городского Совета народных депутатов, в соответствии с Постановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от 29.09.2001 N 30/468 "О проекте Положения об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов" Волгоградский городской Совет народных депутатов постановляет:

1. Утвердить Положение об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов (далее - Положение) (прилагается).

2. Настоящее Положение вступает в силу с 1 декабря 2002 года.

3. Считать утратившим силу Постановление Волгоградского городского Совета народных депутатов от 25.10.96 N 14/94 "О Положении об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов" с 1 декабря 2002 года.

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на И.Я.Ивахнова - первого заместителя председателя Волгоградского городского Совета народных депутатов.

Председатель Волгоградского городского Совета народных депутатов

С.Л.Михайлов

Положение
об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов
(утв. Постановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от 22 октября 2002 г. N 45/821)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации работы с документами в Волгоградском городском Совете народных депутатов (далее - Положение) разработано в целях совершенствования делопроизводства в Волгоградском городском Совете народных депутатов (далее - городской Совет), его структурных подразделениях, повышения эффективности работы городского Совета путем унификации состава и форм документов, технологии работы с ними и обеспечения контроля за исполнением документов.

Положение определяет систему ведения делопроизводства, устанавливает общие требования к функционированию органов и структурных подразделений городского Совета, занимающихся документационным обеспечением городского Совета и организацией работы с документами в городском Совете.

1.2. Положение разработано в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Устава города-героя Волгограда, Регламента городского Совета, другими правовыми актами городского Совета и устанавливает единые правила работы с документами в городском Совете.

1.3. Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя (бумажный или электронный).

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы работы с документами, методическое руководство, контроль и ответственность за соблюдением установленного порядка работы с документами, состоянием делопроизводства, правил и порядка работы со служебными документами и обращениями граждан осуществляются руководителями структурных подразделений городского Совета в соответствии с возложенными на них функциями по документационному обеспечению городского Совета.

1.5. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с письменного разрешения руководства городского Совета.

1.6. Передача материалов городского Совета в средства массовой информации осуществляется через пресс-службу городского Совета после принятия городским Советом соответствующего решения или по разрешению председателя городского Совета.

1.7. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении сотрудника от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении документы передаются другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения городского Совета.

1.8. Выполнение требований настоящего Положения обязательны для всех депутатов городского Совета, штатных сотрудников городского Совета и администрации Волгограда.

Депутаты, штатные сотрудники городского Совета независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Положения, сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

Штатные сотрудники городского Совета об утрате документов немедленно сообщают руководителю структурного подразделения и руководителю аппарата городского Совета, которые организуют проведение служебного расследования и письменно информируют председателя или первого заместителя председателя городского Совета о результатах служебного расследования.

1.9. Контроль за правильностью хранения, использования печатей и штампов городского Совета осуществляет общий отдел аппарата городского Совета (далее - общий отдел).

2. Основные понятия и термины

2.1. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

2.2. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2.3. Автор документа (разработчик) - юридическое или физическое лицо, создавшее документ.

2.4. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

2.5. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

2.6. Оригинал (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

2.7. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

2.8. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (кроме нотариально заверенной копии).

2.9. Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

2.10. Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

2.11. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

2.12. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

2.13. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

2.14. Подпись - реквизит документа, включающий в себя наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личную подпись и ее расшифровку.

2.15. Виза - реквизит документа, включающий в себя наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату.

2.16. Согласование - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

2.17. Резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

2.18. Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

2.19. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

2.20. Документооборот - движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

2.21. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

2.22. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

2.23. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившего его учреждения.

2.24. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

2.25. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

2.26. Срок исполнения документов - срок, установленный нормативным правовым, правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

3. Порядок прохождения проекта нормативного правового, правового акта городского Совета

3.1. Проекты нормативных правовых, правовых актов, поступающие в городской Совет извне и инициативно разработанные в городском Совете, принимаются, проходят первичную обработку и регистрируются в протокольном секторе аппарата городского Совета (далее - протокольный сектор).

При поступлении проекта нормативного правового, правового акта непосредственно председателю или в комитет городского Совета (далее - комитет) документ должен быть направлен в протокольный сектор для регистрации (на документе проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления и присваивается регистрационный индекс, которые заносятся в регистрационный журнал).

Регистрационный индекс состоит из номера протокольного сектора как подразделения городского Совета (01), буквенного обозначения типа документа как входящего (в), написанного через наклонную черту порядкового номера документа и написанного через дефис буквенного обозначения городского Совета как получателя документа (С), например: 08в/105-С.

3.2. Проект нормативного правового, правового акта вносится в городской Совет с приложением следующих материалов:

проекта нормативного правового, правового акта;

сопроводительного письма за подписью главы администрации Волгограда или первого заместителя главы администрации Волгограда, или лица, замещающего главу администрации Волгограда (в случае, если проект постановления вносит администрация Волгограда);

пояснительной записки или обоснования необходимости принятия нормативного правового, правового акта;

справочного и аналитического материала;

бланка согласования с заинтересованными организациями и должностными лицами;

справки о действующей правовой базе по данному проекту нормативного правового, правового акта;

иных документов, которые, по мнению автора проекта нормативного правового, правового акта, необходимы при рассмотрении проекта нормативного правового, правового акта.

3.3. При приеме проекта нормативного правового, правового акта обращается внимание на правильность оформления, наличие установленных реквизитов оформления, соответствие требованиям комплектности материалов к нему.

Проект нормативного правового, правового акта, выполненный с нарушением требований, установленных действующим законодательством и настоящим Положением, не принимается к рассмотрению городским Советом и возвращается отправителю за подписью председателя городского Совета.

3.4. Протокольным сектором на поступивший проект нормативного правового, правового акта готовится проект резолюции председателя городского Совета с указанием регистрационного индекса и даты поступления документа, к которому данная резолюция относится. Проект резолюции председателя городского Совета содержит поручения заместителю председателя, комитетам, правовому отделу, контрольно-счетной палате и другим структурным подразделениям и должностным лицам городского Совета, устанавливает сроки исполнения поручения.

3.5. Проект нормативного правового, правового акта с резолюцией, подписанной председателем городского Совета, возвращается в протокольный сектор, тиражируется в общем отделе. Оригинал проекта нормативного правового, правового акта остается в протокольном секторе, а копии проекта нормативного правового, правового акта под подпись передаются в организационный отдел аппарата городского Совета (далее - организационный отдел), который также под подпись доводит их до исполнителей согласно полученной резолюции.

3.6. Копии проекта нормативного правового, правового акта рассматриваются в установленные сроки в комитетах, структурных подразделениях городского Совета. Решения комитетов и заключения структурных подразделений городского Совета, оформленные в виде выписок из протоколов заседаний комитетов, заключений, представляются в профильный комитет.

3.7. Предложения и замечания, содержащиеся в решениях комитетов и заключениях, рассматриваются, обобщаются профильным комитетом в виде таблицы поправок.

Профильный комитет определяет, какие из поправок рекомендуются для принятия городским Советом, а какие - к отклонению.

Решение, принятое профильным комитетом по рассматриваемому вопросу, оформляется выпиской из протокола заседания комитета и направляется вместе с выписками из протоколов заседаний непрофильных комитетов, заключениями и таблицей поправок в протокольный сектор.

3.8. Оригинал проекта нормативного правового, правового акта с таблицей поправок направляется протокольным сектором председателю городского Совета, который налагает на него резолюцию о внесении на рассмотрение городскому Совету.

3.9. Оригинал проекта нормативного правового, правового акта (без прилагаемых материалов к нему), включенный в проект повестки дня заседания городского Совета, и таблица поправок к нему тиражируются общим отделом и рассылаются организационным отделом депутатам и другим заинтересованным органам и должностным лицам (по списку) не позднее чем за 3 дня до заседания городского Совета.

3.10. Маршрут движения проектов нормативных правовых, правовых актов со дня их поступления в городской Совет и до выхода в свет фиксируется протокольным сектором в соответствующем журнале (схема прохождения постановления городского Совета указана в приложении 22).

4. Порядок подготовки нормативных правовых, правовых актов городского Совета (постановления)

4.1. Основанием для подготовки проекта постановления может быть план работы городского Совета или его комитета, письменное либо устное указание (поручение) председателя городского Совета, инициативное решение заместителей председателя городского Совета, комитетов и депутатов городского Совета, администрации Волгограда.

4.2. Разработчиком проекта постановления городского Совета является комитет или депутат городского Совета, структурное подразделение администрации Волгограда и иной субъект нормотворческой инициативы.

4.3. Разработчик проекта постановления городского Совета обеспечивает:

составление и печатание текста постановления и приложений к нему;

составление и печатание текста утверждаемых документов, проектов писем и обращений в вышестоящие органы, если это предусмотрено постановляющей частью документа;

согласование и визирование вышеперечисленных текстов исполнителями, руководителями всех заинтересованных органов и структурных подразделений;

юридическую и, при необходимости, иную экспертную оценку документа;

список организаций и должностных лиц для его рассылки.

4.4. Проект постановления должен учитывать ранее принятые решения по рассматриваемому вопросу, содержать, при необходимости, пункты об отмене, изменении, дополнении этих решений.

4.5. В случае инициативной разработки проекта постановления в городском Совете визирование проекта постановления производится на последнем листе самого проекта следующими лицами:

ответственным исполнителем;

непосредственным руководителем структурного подразделения, в котором работает ответственный исполнитель;

заведующим протокольным сектором (начальником отдела);

руководителем аппарата городского Совета;

начальником правового отдела городского Совета или его сотрудниками;

председателем профильного комитета;

заместителем председателя городского Совета, курирующим профильный комитет;

руководителями иных заинтересованных организаций, структурных подразделений.

4.6. В случае, когда разработчиком проекта постановления является подразделение администрации Волгограда, визирование проекта постановления и приложений к нему производится на специальном бланке, где помещаются визы руководителя структурного подразделения администрации Волгограда, разработавшего документ, непосредственного исполнителя документа, руководителя протокольного отдела администрации Волгограда, руководителей других заинтересованных организаций, сотрудника правового управления администрации Волгограда, заместителя главы администрации Волгограда, курирующего структурное подразделение администрации Волгограда, разработавшее документ.

4.7. В случае несогласия визирующий делает отметку об этом и прикладывает обоснованное мнение на отдельном листе с подписью и датой.

4.8. Оформление проекта постановления и приложений к нему, сбор виз возлагается на ответственного исполнителя проекта постановления.

4.9. В городском Совете полноту согласования проекта постановления определяет заместитель председателя городского Совета, курирующий профильный комитет.

В администрации Волгограда полноту согласования определяет заместитель главы администрации Волгограда, курирующий структурное подразделение - разработчика проекта постановления.

4.10. Порядок подготовки и оформления проекта совместного постановления городского Совета и администрации Волгограда аналогичен порядку, изложенному в отношении постановлений городского Совета.

Совместному постановлению городского Совета и администрации Волгограда присваивается составной номер, включающий порядковые номера решений (постановлений) организаций, принимавших участие в их создании.

Датой совместного постановления городского Совета и администрации Волгограда является дата подписания его последней организацией.

4.11. Принятое городским Советом постановление в 3-дневный срок дорабатывается профильным комитетом и подлежит повторному визированию в соответствии с пунктом 4.5 настоящего Положения в случае, если в процессе принятия постановления в него были внесены изменения и уточнения, меняющие содержание документа.

4.12. Доработанное постановление передается в протокольный сектор на бумажном и электронном носителях.

4.13. Постановление городского Совета подписывается председателем городского Совета, в случае принятия нормативного правового, правового акта либо совместного постановления городского Совета и администрации Волгограда - председателем городского Совета и главой администрации Волгограда. Подписанному постановлению протокольным сектором присваивается регистрационный номер и проставляется дата принятия решения (согласно Регламенту городского Совета).

Подписанное и зарегистрированное постановление (если необходимо, и материалы к нему) передается в общий отдел для тиражирования.

Копии постановления протокольным сектором скрепляются печатью протокольного сектора и согласно рассылке через организационный отдел (канцелярию) (далее - канцелярия) доводятся по назначению.

Сроки выхода постановления в свет определяются Регламентом городского Совета.

5. Порядок подготовки распоряжений председателя городского Совета

5.1. Распоряжением председателя городского Совета (далее - распоряжение) является единоличный акт председателя городского Совета по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, отнесенным к его компетенции и имеющим обязательную силу в соответствии с Уставом города-героя Волгограда и Регламентом городского Совета.

5.2. Проект распоряжения изготавливается разработчиком в единственном экземпляре с соблюдением требований к оформлению документов действующего законодательства и настоящего Положения.

5.3. Рассылка определяется разработчиком и оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения, там же указываются фамилия разработчика и служебный телефон.

5.4. Визирование проекта распоряжения обеспечивается разработчиком на последнем листе проекта распоряжения под текстом ниже подписи председателя городского Совета.

Визирование производится должностными лицами, перечисленными в пункте 4.5 настоящего Положения.

5.5. Оригинал распоряжения подписывается председателем городского Совета.

5.6. Распоряжению протокольным сектором присваивается регистрационный номер, дата подписания председателем городского Совета, и документ тиражируется и рассылается в порядке, установленном в пункте 4.13 настоящего Положения (порядок прохождения распоряжения указан в приложении 21).

6. Организация работы с поступающей корреспонденцией

6.1. Вся корреспонденция, за исключением проектов нормативных правовых, правовых, организационно-распорядительных актов и обращений граждан, поступающая в городской Совет, принимается, проходит первичную обработку и регистрируется в канцелярии в день ее поступления.

Обращения граждан, адресованные в городской Совет, принимаются, проходят первичную обработку и регистрируются в организационном отделе (приемной граждан) (далее - приемная граждан).

6.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования, оформления и доставки, целостность упаковки и, после вскрытия, наличие вложенных в конверт документов. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов, отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров или другие нарушения, то в таких случаях составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой приобщается к поступившему документу.

Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция возвращается отправителю.

6.3. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте с последующей передачей адресатам.

6.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при получении корреспонденции из судебных и правоохранительных органов. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

6.5. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом.

6.6. Регистрации подлежит корреспонденция, имеющая установленные реквизиты (должно быть обязательно: наименование или бланк организации или должностного лица, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись или заменяющий ее оттиск печати и другие реквизиты), а также приложения, необходимые в соответствии с требованиями законодательных, правовых или нормативных правовых актов.

Документы, не зарегистрированные в канцелярии, обращения и заявления, носящие анонимный характер (без указания имени того, кто пишет, сообщает о чем-нибудь, без подписи), ксерокопии документов, документы с оттисками факсимиле к рассмотрению должностными лицами городского Совета не принимаются.

Канцелярия не регистрирует и возвращает авторам (юридическим и физическим лицам) документы, оформленные с нарушением правил, указанных в пункте 1.2 настоящего Положения.

6.7. При регистрации документа указывается дата поступления и присваивается регистрационный индекс, которые заносятся в регистрационный журнал и проставляются в регистрационном штампе.

Регистрационный индекс состоит из номера канцелярии как подразделения городского Совета (11), буквенного обозначения типа документа как входящего (в), написанного через наклонную черту порядкового номера документа и написанного через дефис буквенного обозначения городского Совета как получателя документа (С), например: 11в/105-С.

6.8. Регистрация писем, заявлений и жалоб граждан осуществляется приемной граждан в регистрационно-контрольных карточках, при этом указывается дата поступления и присваивается регистрационный индекс, состоящий из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения (например: П-241). Эти данные проставляются также в регистрационном штампе.

6.9. Корреспонденция предприятий, организаций, учреждений, поступившая лично к председателю городского Совета, передается в канцелярию для регистрации.

6.10. Зарегистрированная корреспонденция представляется на предварительное рассмотрение председателю городского Совета, его заместителям согласно функциональным обязанностям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения в комитетах и направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в городском Совете распределения функциональных обязанностей.

Корреспонденция, поступившая в городской Совет, должна рассматриваться, как правило, не позднее следующего дня с момента ее поступления.

6.11. Указания по исполнению документов даются должностными лицами городского Совета в форме письменных резолюций.

После рассмотрения и вынесения резолюций документы возвращаются в канцелярию, откуда передаются на исполнение или для ознакомления. Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, то ответственным за исполнение считается исполнитель, указанный первым, ему же передается подлинник документа. Остальным исполнителям передаются копии.

Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю необходимые письменные материалы в форме, устраивающей ответственного исполнителя. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

6.12. Документы по вопросам, относящимся к компетенции городского Совета, не должны пересылаться на исполнение в другие организации.

6.13. Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах, остальные - в течение срока, указанного в резолюции.

В тех случаях, когда в документе и резолюции не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не позднее чем в тридцатидневный срок со дня его поступления.

Председателем городского Совета могут быть установлены более длительные сроки для документов, сложных по характеру исполнения.

6.14. Вся исходящая корреспонденция и документы, кроме ответов на письма, жалобы и заявления граждан, регистрируются для отправки канцелярией. Ответы на обращения граждан регистрируются приемной граждан. Порядок индексации и учета исходящих документов и корреспонденции аналогичен порядку, установленному для входящих документов и корреспонденции. Рассылка всех исходящих документов и корреспонденции осуществляется канцелярией.

Корреспонденция и документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания либо не позднее следующего рабочего дня.

6.15. Договоры и соглашения, подписанные председателем городского Совета, подлежат регистрации путем присвоения регистрационного номера, который располагается под подписью председателя городского Совета. Книга регистрации договоров и соглашений, а также сами договоры или соглашения хранятся в отделе по бухгалтерскому учету городского Совета.

7. Порядок прохождения внутренних документов городского Совета

7.1. К внутренним документам городского Совета относятся:

переписка между структурными подразделениями городского Совета;

служебные записки депутатов и штатных сотрудников городского Совета;

выписки из протоколов заседаний комитетов, других органов городского Совета;

другие документы, имеющие внутреннее значение.

7.2. Передача документов между органами и структурными подразделениями городского Совета осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в соответствующих комитетах и структурных подразделениях городского Совета. Регистрация этих документов осуществляется в журнале, имеющемся в соответствующем структурном подразделении городского Совета.

8. Требования к составлению и оформлению документов

8.1. Основным нормативным документом, регламентирующим правила составления и оформления документов, является ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

8.2. К служебным документам относятся:

постановления городского Совета (правовые акты, регулирующие внутренние вопросы);

распоряжения;

служебные письма;

правовые заключения;

положения, инструкции;

договоры, контракты;

протоколы заседаний городского Совета.

8.3. Документы должны оформляться на бланках утвержденного образца. При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих стандартов. Макеты бланков документов разрабатываются в организационном отделе и представляются на утверждение руководителю аппарата городского Совета.

8.4. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А5 (148 х 210) или А4 (297 х 210) по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.

На бланках соблюдаются следующие параметры:

размер левого поля составляет 30 мм, верхнего и нижнего поля 20 мм, правого поля 10 мм;

шрифт "Times New Roman", размер шрифта 14.

8.5. Виды типовых бланков и расположение реквизитов на них приведены в приложениях 2-20.

Допускается использование утвержденных бланков в органах и структурных подразделениях городского Совета, воспроизводимых с помощью ПЭВМ непосредственно при изготовлении конкретного документа.

8.6. Документы городского Совета печатаются на ПЭВМ, а также на пишущей машинке с оформлением обязательных реквизитов документа:

герба города-героя Волгограда;

наименования органа (Волгоградский городской Совет народных депутатов);

наименования вида документа (постановление, распоряжение, протокол и т.д.);

справочных данных об организации (почтовый адрес, номер телефона и другие сведения на усмотрение организации);

заголовка (там, где он имеется);

номера документа, даты (в протоколе - место проведения);

подписей лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие документы;

отметки об исполнении документа и направлении его в дело (там, где это необходимо);

печати (там, где она необходима).

8.7. Объем документов, как правило, не должен превышать 4 страниц для постановления, 2 страниц для распоряжения.

8.8. Краткое изложение содержания нормативных правовых, правовых актов городского Совета, распоряжений указывают в заголовке к тексту. Заголовок должен носить нейтральный информационный характер, быть максимально кратким, емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием документа, например: постановление городского Совета (о чем?) "Об исполнении бюджета Волгограда". Допускается не указывать заголовок к распоряжениям, текст которых занимает менее двух третей страницы.

8.9. Текстовая часть нормативных правовых, правовых актов городского Совета, распоряжений состоит из двух частей: вступительной (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования законодательного акта, органа, который его издал, даты издания и точного заголовка. Например: "в соответствии с постановлением Волгоградской областной Думы от 15 декабря 1994 г. N 15/132 "О принятии Закона Волгоградской области "Об организации местного самоуправления в Волгоградской области", учитывая обращения жителей Волгограда, Волгоградский городской Совет народных депутатов постановляет...". Ссылки на положение нормативного характера в преамбуле не делаются. Преамбула может отсутствовать, если предусматриваемые распорядительные меры не нуждаются в разъяснении.

8.10. Постановляющая часть нормативных правовых, правовых актов городского Совета, распоряжений разбивается на пункты и подпункты, если ее текст содержит несколько решений и предписаний. Связанные между собою решения и предписания могут объединяться в один пункт, если они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Нумерация пунктов и подпунктов документа ведется арабскими цифрами.

8.11. В постановлениях городского Совета как коллегиального органа текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет").

8.12. В совместных постановлениях городского Совета и администрации Волгограда текст излагают от первого лица множественного числа ("постановляют").

8.13. Тексты протоколов излагаются от первого лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

8.14. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), изложение текста ведется от третьего лица единственного или множественного числа ("в состав комиссии входят", "комитет осуществляет функции", "комиссия установила").

8.15. В деловой переписке используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу информировать");

от третьего лица единственного числа ("комиссия считает возможным", "группа депутатов предлагает").

8.16. В приложениях к постановлениям (распоряжениям) при необходимости могут помещаться информационные данные (инструкции, таблицы и т.п.).

8.17. Если в тексте постановления (распоряжения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение

к постановлению

(распоряжению председателя)

Волгоградского городского

Совета народных депутатов

от ___________ N ________

8.18. При наличии нескольких приложений к постановлению (распоряжению) на них проставляется порядковый номер арабскими цифрами: "Приложение 1" и т.д.

8.19. При наличии нескольких листов в приложении листы нумеруются арабскими цифрами и, начиная со второго листа, делается пометка "Продолжение приложения 1" и т.д.

8.20. Приложение к постановлению (распоряжению) подписывается первым заместителем председателя городского Совета народных депутатов.

8.21. Если в тексте постановления (распоряжения) стоит формулировка "Утвердить" и дается ссылка "Прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу указывается:

Утвержден (-а,-о,-ы)

постановлением

Волгоградского городского

Совета народных депутатов

от ____________ N _______

Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: программа - утверждена, состав - утвержден и т.д.

На последнем листе утверждаемого документа в правом нижнем углу указывается полное официальное название органа, разработавшего документ.

8.22. Даты подписания, утверждения, согласования документа оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Например: 29.01.2002.

Даты и календарные сроки в текстах постановлений, распоряжений, актов, служебных писем и протоколов рекомендуется оформлять словесноцифровым способом: 29 января 2002 г., за 5 месяцев 1996 года, с 1990 по 1996 год, в 1992-1996 годах, во II квартале 2002 г., но: в первом полугодии 1996 г.

8.23. Образцы оформления постановлений городского Совета, постановлений городского Совета и администрации Волгограда, распоряжений приведены в приложении 1.

9. Порядок подготовки планов работы городского Совета, его комитетов

9.1. План работы городского Совета составляется один раз в полугодие на основе письменных предложений комитетов, которые вносятся на рассмотрение первому заместителю председателя городского Совета не позднее 10 числа месяца, предшествующего началу полугодия. Проект плана работы городского Совета согласовывается с председателями комитетов и подразделениями администрации Волгограда, участие которых необходимо при подготовке плановых вопросов.

9.2. Планы работы комитетов составляются ежеквартально и должны быть согласованы с планом работы городского Совета.

9.3. План работы городского Совета или план работы комитета оформляется в виде таблицы. План работы городского Совета утверждается постановлением городского Совета, план работы комитета - решением комитета после обсуждения на соответствующих заседаниях.

10. Положения, правила, инструкции

10.1. Положения принимаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к ведению органов местного самоуправления Российской Федерации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

10.2. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются председателем городского Совета, или как нормативные правовые, правовые акты, утверждаемые городским Советом путем принятия постановления.

10.3. Порядок подготовки проекта положений, правил, инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых, правовых актов.

11. Протокол

11.1. Протокол заседания городского Совета, комитета или совещания депутатов составляется на основании записей (стенограммы), произведенных во время заседания (совещания), подготовленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

11.2. Записи во время заседаний городского Совета, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на протокольный сектор. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня подписания постановлений, принятых на заседании городского Совета.

11.3. Записи во время заседаний комитетов, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на секретаря комитета либо лицо, которому поручено ведение протокола.

11.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;

повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ (докладчик по каждому пункту повестки дня) - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений прилагается к протоколу как материалы, при этом в тексте делается ссылка "Текст выступления прилагается".

Название постановления (решения) в тексте протокола печатается полностью с указание номера и даты принятия и итогов голосования по каждому обсуждаемому вопросу повестки дня.

11.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах работы созыва городского Совета.

Выписки из протокола заседания или совещания городского Совета при необходимости рассылаются заинтересованным организациям, органам и структурным подразделениям городского Совета, администрации Волгограда, должностным лицам по разрешению председателя городского Совета, выписки из заседания комитета - по разрешению председателя комитета.

12. Порядок подготовки и оформления депутатского запроса

12.1. Депутат, группа депутатов городского Совета имеют право внести на рассмотрение городскому Совету вопрос о признании депутатским запросом их обращения к председателю городского Совета, главе администрации Волгограда, а также к руководителям государственных и общественных предприятий, организаций, учреждений, расположенных на территории Волгограда, по вопросам, относящимся к компетенции городского Совета.

12.2. Депутат или группа депутатов готовят проект постановления о признании их обращения депутатским запросом. К проекту постановления прикладывается текст обращения. Эти документы должны быть оформлены в том же порядке, что и другие проекты постановлений городского Совета. При этом личное обращение подписывает сам депутат, обращение группы - все входящие в нее депутаты.

12.3. Порядок и сроки доработки проекта решения, текста депутатского запроса после признания таковым обращения депутатов на заседании городского Совета аналогичен порядку и срокам доработки постановлений городского Совета.

12.4. По результатам рассмотрения запроса городской Совет принимает постановление. Депутатский запрос, ответ на него, а также постановление городского Совета по результатам рассмотрения запроса подлежат опубликованию в средствах массовой информации.

13. Делопроизводство комитетов городского Совета

13.1. Комитет сосредотачивает документы, связанные с организацией его деятельности:

списки членов комитета;

списки актива комитета;

списки самодеятельных организаций населения, взаимодействующих с комитетом;

табель учета посещаемости заседаний комитета его членами;

нормативные правовые, правовые акты городского Совета, администрации Волгограда, выписки из них, имеющие отношение к работе комитета;

планы работы комитета;

протоколы заседаний комитета;

копии или образцы документов, рассылаемых комитетом различным предприятиям, организациям, учреждениям, должностным лицам, депутатам, гражданам;

поступающая в комитет корреспонденция;

журналы учета входящей и исходящей корреспонденции;

другие документы, необходимые для работы комитета.

13.2. Ведение делопроизводства возлагается на секретаря комитета либо лицо, которому поручено это, осуществляющее также регистрацию лиц, присутствующих на заседаниях комитета, и оформляющего протоколы его заседаний.

13.3. Делопроизводство комитета сосредотачивается в папках согласно принятой номенклатуре дел комитета. По окончании срока полномочия комитета материалы, отражающие его деятельность, сдаются в архив на хранение согласно номенклатуре дел городского Совета.

14. Порядок подготовки проекта повестки дня заседания городского Совета

14.1. Проект повестки дня заседания городского Совета формируется к каждому заседанию протокольным сектором на основании резолюций председателя городского Совета.

14.2. Для включения вопросов в проект повестки дня заседания городского Совета председатели комитетов, администрация Волгограда не позднее чем за 14 дней до заседания представляют в протокольный сектор согласованные проекты постановлений городского Совета; списки приглашенных по каждому конкретному вопросу с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности приглашенных лиц; сведения о том, кому поручается выступить с докладом, содокладом, информацией, предполагаемой продолжительности рассмотрения каждого вопроса.

14.3. Ответственность за своевременную подготовку документов по вопросам, выносимым на заседание городского Совета, возлагается на председателей комитетов, депутатов городского Совета, за правовую экспертизу - на правовой отдел городского Совета, за организационно-методическое обеспечение подготовки и проведение заседаний городского Совета - на руководителя аппарата городского Совета.

14.4. Проект повестки дня заседания городского Совета подписывается председателем городского Совета после обсуждения на совещании с депутатами и окончательно утверждается на заседании городского Совета в соответствии с Регламентом городского Совета.

15. Контроль за исполнением документов

15.1. Контроль за исполнением документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей городского Совета, председателей комитетов, депутатов городского Совета в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

15.2. Контроль за исполнением постановлений возлагается на председателя, заместителей председателя, председателей комитетов городского Совета в соответствии с их направлениями работы и поручениями, данными при принятии документа на заседании городского Совета.

15.3. Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения постановлений и распоряжений, информирование руководства городского Совета, председателей комитетов, депутатов городского Совета в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляет группа контроля консультационного отдела аппарата городского Совета (далее - группа контроля) через начальника консультационного отдела аппарата городского Совета.

15.4. Система контроля за исполнением документов осуществляется с помощью:

регистрационно-контрольной картотеки для служебных документов;

регистрационно-контрольной картотеки для писем, жалоб и заявлений граждан;

контрольных листов для постановлений городского Совета, взятых на контроль;

справок и других документов о ходе и результатах исполнения.

15.5. Контроль за исполнением нормативных правовых, правовых актов и других документов городского Совета проводится в следующие сроки:

один раз в год - со сроками выполнения несколько лет;

один раз в квартал - со сроками выполнения год;

один раз в месяц - со сроками выполнения несколько месяцев;

один раз в неделю - со сроком выполнения месяц.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются исходя из сроков, установленных законодательством.

15.6. Для ведения учета хода исполнения постановлений, поступивших на исполнение комитетам, администрации Волгограда и ее подразделениям, организации контроля за сроками выполнения соответствующими сотрудниками консультационного отдела аппарата городского Совета формируется накопительная папка, которая содержит:

текст постановления;

справки о ходе его реализации;

итоговую справку о выполнении постановления.

15.7. Группа контроля запрашивает у исполнителей информацию о ходе и качестве выполнения решений городского Совета для анализа и обобщения. Одновременно группа контроля готовит проект постановления о снятии с контроля или продлении сроков контроля документа.

Снять с контроля или продлить срок выполнения постановления может только городской Совет.

Группа контроля не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнения документов для информирования председателя и заместителей председателя городского Совета.

15.8. Исполнитель обязан не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока представить информацию по выполнению нормативных правовых, правовых актов и других документов городского Совета в виде служебной записки на имя председателя городского Совета.

15.9. При необходимости продления срока выполнения отдельного задания нормативного правового, правового акта в целом исполнителю необходимо не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока представить на имя председателя городского Совета мотивированную просьбу о продлении сроков выполнения и предложение об установлении нового срока выполнения задания.

15.10. Ответственность за исполнение требующих контроля распоряжений возлагается на руководителя аппарата городского Совета.

15.11. Ответственность за своевременное (в течение месяца со дня поступления) рассмотрение обращений граждан возлагается на депутатов городского Совета, которым поручено исполнение указанного документа, либо на комитет, если обращение требует рассмотрения на заседании комитета или городского Совета. Снять с контроля обращение граждан по итогам его рассмотрения имеет право городской Совет (если обращение рассматривалось на его заседании) или лицо, поставившее документ на контроль.

16. Машинописные и копировально-множительные работы, звуко- и видеозапись мероприятий

16.1. Печатание служебных документов выполняется в соответствующем подразделении городского Совета.

16.2. Для печатания принимаются только служебные документы. Печатание под диктовку не допускается.

16.3. Все документы для печатания должны быть тщательно отредактированы. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые.

Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом, к печатанию не принимаются.

16.4. Служебные документы, подлежащие тиражированию на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены, оригиналы печатаются на белой бумаге.

16.5. Тиражирование документов производится по заявке, подписанной начальником общего отдела либо лицом, его замещающим. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. В отдельных случаях при необходимости срочного тиражирования документов очередность определяется начальником организационного отдела. Учет копируемых документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

Тиражирование постановлений и распоряжений производится по заявке заведующего протокольным сектором (начальника отдела) в соответствии с рассылкой в срочном порядке.

Не допускается необоснованное тиражирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

16.6. Тиражирование бланков не разрешается.

16.7. Звуко- и видеозапись заседаний городского Совета, публичных слушаний, других мероприятий, проводимых городским Советом и его комитетами, осуществляется сотрудниками общего отдела.

16.8. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящего Положения.

16.9. Хранение документов, звуко- видеозаписей, стенограмм осуществляется в соответствии с Положением об архиве городского Совета.

Комитет Волгоградского городского

Совета народных депутатов

по местному самоуправлению,

этике, регламенту, законности

и правам граждан