Приложение N 3. Положение об отделе по работе с обращениями граждан управления по организационной работе администрации городского округа - г. Волжский Волгоградской области

Приложение N 3

к постановлению главы

городского округа - г. Волжский

от 10 апреля 2006 г. N 119-ГО

Положение
об отделе по работе с обращениями граждан управления по организационной работе администрации городского округа - г. Волжский Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Положение об отделе по работе с обращениями граждан (далее - Положение) разработано с целью регламентации деятельности отдела по работе с обращениями граждан (далее - Отдела).

1.2. Отдел является структурным подразделением управления по организационной работе администрации городского округа - г. Волжский Волгоградской области и призван обеспечивать деятельность администрации по работе с письмами и обращениями граждан.

1.3. Правовой основой деятельности отдела является Конституция Российской Федерации, федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, законодательные акты Российской Федерации, законы Волгоградской области; нормативные правовые акты органов городского самоуправления, Устав городского округа - г. Волжский Волгоградской области и настоящее Положение.#

1.4. Отдел подчиняется непосредственно начальнику управления по организационной работе администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области.

1.5. Отдел не является юридическим лицом, имеет штампы со своим наименованием.

2. Задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Содействие гражданам в осуществлении их законных прав и интересов.

2.2. Собеседование и консультирование граждан по вопросам, отнесенным к компетенции органов местного самоуправления.

2.3. Организация работы с письмами и обращениями граждан, их учет, контроль и анализ.

2.4. Организационно-техническое обеспечение приемов граждан главой городского округа и его заместителями.

2.5. Информационно-аналитическое обеспечение главы городского округа по вопросам устных и письменных обращений граждан.

2.6. Систематическое информирование населения через средства массовой информации по вопросам рассмотрения обращений граждан.

3. Структура

3.1. Структура и штатная численность отдела утверждается главой городского округа - город Волжский Волгоградской области по представлению начальника управления по организационной работе.#

4. Функции

В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет следующие функции:

4.1. Организация работы по ежедневному приему граждан:

4.1.1. Первичное собеседование, консультации, рекомендации.

4.1.2. Принятие оперативных мер.

4.2. Организация работы с письменными обращениями граждан:

- первичная обработка обращений (ознакомление с содержанием);

- регистрация обращений (заполнение алфавитной, регистрационное контрольной карточек и сопроводительного письма) передача документов на подпись главе городского округа и заместителям главы администрации для наложения резолюции и постановке задач конкретным исполнителям;#

- обеспечение доставки документов исполнителям;

- контроль за сроками исполнения документов;

- разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

- информационно-справочное обслуживание;

- отправка документов по почте, факсу, электронной почте;

- формирование дел;

- подготовка дел для сдачи в архив;

- методическое руководство организацией приема посетителей и работы с письменными обращениями граждан в структурных подразделениях администрации.

4.3. Организация личного приема граждан руководителями администрации:

4.3.1. Организация и проведение предварительной записи граждан на прием к главе городского округа и заместителям главы администрации.

4.3.2. Проработка документов, запрос, получение и подготовка необходимой информации по вопросам, зафиксированным в результате предварительной записи.

4.3.3. Непосредственное участие в приеме граждан главой городского округа и его заместителями.

4.3.4. Оформление и передача исполнителям поручений главы администрации по результатам личного приема.

4.3.5. Организация контроля за исполнением поручений.

4.3.6. Комплектование и подготовка дел по личным приемам главы городского округа и заместителей главы администрации для сдачи в архив.

4.3.7. Подготовка распоряжений главы городского округа и графиков приема граждан в администрации городского округа.

4.4. Организация информационно-аналитической работы:

4.4.1. Анализ полученной в ходе контроля информации и статистических материалов.

4.4.2. Составление ежемесячных аналитических обзоров письменных и устных обращений граждан.

4.4.3. Выявление доминирующих, проблемных вопросов по устным и письменным обращениям граждан и подготовка предложений главе городского округа и его заместителям по их разрешению.

4.4.4. Оказание консультативно-методической помощи структурным подразделениям администрации по вопросам систематизации и анализа обращений граждан.

4.4.5. Организация и проведение тематических (горячих линий), обработка материалов, подготовка аналитических справок по результатам работы.

4.4.6. Систематизация и обобщение предложений и инициатив граждан по вопросам улучшения социально-экономического развития города, по совершенствованию работы отдельных служб, ведомств, организаций, учреждений.

4.4.7. Подготовка аналитических материалов для средств массовой информации о мерах, принятых по обращениям граждан.

4.5. Организация работы по контролю.

4.5.1. Ведение базы данных по срокам исполнения письменных обращений граждан.

4.5.2. Ведение базы данных по обращениям граждан, стоящим на "Особом контроле" (обращения поступившие из Администрации Президента РФ, Государственной Думы ФС РФ, областной Администрации, областной Думы и др.).

4.5.3. Контроль исполнения поручений главы городского округа по результатам личного приема граждан.

4.5.4. Направление предупреждений руководителям структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и др. учреждений по исполнению письменных обращений граждан в установленные сроки.

4.5.5. Подготовка данных по нарушению сроков рассмотрения письменных обращений граждан руководителями структурным подразделениям администрации, муниципальных предприятий и других учреждений.#

4.6. Ведение деловой переписки, относящейся к компетенции отдела.

4.7. Подготовка и проведение учебы руководителей и специалистов структурных подразделений администрации по вопросам учета, контроля и подготовки ответов на письменные обращения граждан, направленные им на рассмотрение.

4.8. Организация взаимодействия между структурными подразделениями администрации по вопросам, связанным с рассмотрением письменных обращений граждан.

4.9. Изучение практики и опыта работы по рассмотрению писем и обращений граждан в учреждениях, организациях, ведомствах других регионов в целях усовершенствования ее форм и методов.

6. Права отдела

Отдел для выполнения возложенных на него задач имеет право:

6.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые для его работы сведения от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий.

6.2. Вносит# на рассмотрение главы городского округа предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

6.3. Проводит# совещания с руководителями и специалистами администрации и ее структурных подразделений по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

6.4. Участвовать в разработке нормативно-правовых актов по вопросам организации работы с письменными обращениями граждан и приема граждан.

6.5. Осуществлять иные полномочия в рамках компетенции отдела.

7. Критерии эффективности работы

Критериями эффективности работы отдела являются:

7.1. Обеспечение своевременного и качественного рассмотрения обращений граждан и соблюдения сроков их исполнения.

7.2. Обеспечение руководителей администрации городского округа информационным и аналитическим материалом по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

7.3. Оперативность и мобильность в период подготовки и проведения приемов граждан главой городского округа и его заместителями.

8. Руководство отделом

8.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности главой городского округа по представлению начальника управления по организационной работе.

8.2. Начальник отдела осуществляет свою деятельность по руководству отделом на основе единоначалия в пределах компетенции начальника отдела.

8.2.1. Отдает распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками отдела.

8.2.2. Организует работу отдела.

8.2.3. Определяет должностные обязанности и составляет проекты должностных инструкций на сотрудников отдела.

8.2.4. Готовит свои предложения начальнику управления по организационной работе по структуре и штатному расписанию отдела.

8.2.5. Обеспечивает организованность и слаженность в работе, трудовую дисциплину в отделе.

8.2.6. Готовить# предложения о поощрении и мерах персональной ответственности работников отдела начальнику организационного управления.

8.2.7. Вносит предложения и участвует в мероприятиях, направленных на совершенствование форм и методов работы с обращениями граждан, оптимизацию системы документооборота.

Заместитель главы администрации

И.А. Битиева