Постановление Администрации Волгоградской области от 19 мая 1994 г. N 236 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате главы администрации области"

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате главы администрации Волгоградской области (прилагается).

2. Администрациям районов и городов области, комитетам, отделам, управлениям и приравненным к ним другим органам управления осуществлять подготовку и оформление документов, направляемых в администрацию области, в соответствии с утвержденной Инструкцией.

3. Считать утратившим силу решение исполкома Волгоградского облсовета от 25.02.87 N 7/101.

Глава администрации

И.П.Шабунин

Инструкция
по делопроизводству в аппарате главы администрации области
(утв. постановлением главы администрации Волгоградской области
от 19 мая 1994 г. N 236)

ГАРАНТ:

Нумерация разделов и пунктов настоящей Инструкции приводится в соответствии с источником

     II.   Организация работы с поступающей корреспонденцией

     III.  Подготовка и издание служебных документов

     IV.   Требования к составлению всех видов служебных документов

     V.    Особенности работы с документами с грифом

           "Для служебного пользования"

     VI.   Использование печатей и штампов

     VII.  Копировально-множительные работы

     VIII. Составление номенклатуры дел, формирование дел,

           последующее хранение и использование документов

II. Организация работы с поступающей корреспонденцией

Порядок приема поступающей корреспонденции

5. Корреспонденция, поступившая в администрацию области, принимается и учитывается централизованно в канцелярии.

6. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее доставки, целостность конвертов и другой упаковки. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", а также адресованные другим организациям администрации области, вскрываются в канцелярии.

7. При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа, его отправителю направляется соответствующее письмо.

Конверты сохраняются при получении доплатной корреспонденции для представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов к расходам по оплате этой корреспонденции или когда требуется установить адрес отправителя или дату отправления. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

8. Все входящие документы сортируются: служебные документы - по приемным главы администрации области, его заместителей, управляющего делами и структурным подразделениям; письма, заявления и жалобы граждан - для передачи их в сектор писем и приема граждан.

Порядок регистрации поступающих документов

9. Поступившие в аппарат главы администрации области документы подлежат регистрации в день их поступления. По отдельным вопросам документы в журнале не регистрируются (приложение N 1). Документы, поступающие в приемные (минуя канцелярию), регистрируются в журнале регистрации специалистами приемных.

Корреспонденция, адресованная непосредственно отделу специальной документальной связи, может приниматься и регистрироваться в этом отделе самостоятельно.

10. На каждом поступившем документе (регистрируемом или нерегистрируемом) обязательно проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления, за исключением поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов и других документов, перечень которых определяется общим отделом. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.

11. Поступившие в администрацию области служебные документы (письма и телеграммы учреждений, организаций, предприятий) регистрируются в канцелярии в трех экземплярах регистрационных карточек (приложение N 2).

12. На регистрационном штампе служебного документа ставится индекс входящего документа, который состоит: из порядкового входящего номера и номера приемной руководителя или отдела, куда передается документ (номер приемной пишется после номера входящего документа через вертикальную черту, например: 4234/3).

13. Учетно-контрольные карточки (УКК) должны заполняться на пишущих машинках в соответствии с указанными в них реквизитами. В дальнейшем на регистрационных карточках в приемных и канцелярии отмечается весь ход прохождения документов.

14. Первый экземпляр УКК на служебные документы помещается в справочную картотеку канцелярии, два экземпляра вместе с документом передаются на исполнение в приемные.

15. Контроль за исполнением документов осуществляют специалисты, консультанты отраслевых отделов аппарата главы администрации, в которые документ направлен для исполнения. В случае передачи документа для исполнения из одной приемной заместителя главы администрации в другую или из одного отдела в другой контроль за его исполнением остается за той приемной или отделом, из которого документ был направлен.

Информация об исполненном документе или продлении его сроков исполнения направляется в ту приемную или отдел, из которого он был получен, и далее исполненный документ вместе с карточкой сдается в канцелярию для списания.

16. Регистрация писем, заявлений и жалоб граждан осуществляется в секторе писем и приема граждан.

17. Предложения и жалобы, поступающие по телефону в приемную главы администрации, специалистом (ответственным дежурным) записываются в журнал для дежурных. На вопросы, требующие решения, выписываются УКК в двух экземплярах. Один экземпляр карточки остается в приемной главы администрации для контроля, второй ее экземпляр передается исполнителю.

После исполнения УКК с соответствующей отметкой об исполнении сдается в приемную главы администрации. Одновременно отметка об исполнении переносится в журнал для дежурных специалистов приемной главы администрации.

18. Правительственные документы, поступающие в администрацию области, рассматриваются в день их поступления или до 10 часов утра следующего дня.

19. Канцелярия регистрирует все поступившие правительственные документы и на каждый заполняет 5 экземпляров учетно-контрольных карточек, один из которых оставляет себе, и передает эти документы с 4 карточками в приемную управляющего делами администрации области под роспись.

20. Управляющий делами администрации области готовит правительственный документ для рассмотрения и докладывает главе администрации или в его отсутствие первому заместителю.

Специалист приемной управляющего делами администрации области переносит поручение руководства администрации области на учетно-контрольные карточки, одну из которых передает в группу контроля. Сроком исполнения правительственного документа считается конкретная дата, а при ее отсутствии один месяц со дня поступления его в администрацию области.

При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Изменения вносятся в учетные карточки.

В отсутствие управляющего делами администрации области рассмотрение правительственных документов и доклад руководству администрации области производит заместитель управляющего делами - заведующий отделом по связям с местными администрациями.

21. Специалисты приемных главы администрации и его заместителей, начальники отделов, консультанты получают правительственные документы с двумя карточками для исполнения в приемной управляющего делами администрации области под роспись.

При нескольких исполнителях правительственного документа ответственным является исполнитель, указанный в поручении первым.

22. Специалист приемной помещает карточки в контрольную картотеку, построенную по календарному принципу. Карточки располагаются по датам исполнения документов для осуществления контроля за сроками исполнения.

23. Контроль за сроками исполнения документа и за фактическим исполнением заданий и поручений, содержащихся в документе, осуществляют консультанты и специалисты приемных.

24. Документы из одной приемной в другую передаются с обязательной отметкой об этом на УКК в приемных и канцелярии.

25. Указания по исполнению документов даются в форме резолюции. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись, дата резолюции.

26. Прохождение документов в аппарате главы администрации удостоверяется соответствующими отметками. Отметка о контроле документа обозначается буквой "К" или словом "Контроль" и помещается на левом поле первого листа документа возле заголовка.

27. Группа контроля по учетно-контрольной карточке осуществляет контроль за сроками исполнения правительственных документов и еженедельно представляет управляющему делами администрации области данные о состоянии исполнения правительственных документов.

28. Исполненный документ с одной карточкой передается в группу контроля, которая учитывает исполнение документа и передает его в юридическую группу.

Порядок и сроки рассмотрения документов

29. Корреспонденция, поступившая в администрацию области, должна рассматриваться, как правило, в день ее доставки.

Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппарата главы администрации, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации.

Если документ направляется на исполнение в подведомственную организацию, необходимо поставить в известность заявителя или учреждение, откуда он поступил.

30. Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах, служебные документы - в течение срока, указанного в резолюции руководством.

В тех случаях, когда в резолюции руководящего работника не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в десятидневный срок (в рабочих днях) со дня поступления его в администрацию области.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа и должна содержать слова: "В дело", индекс дела, в котором будет храниться документ, и краткие сведения об исполнении с датой и подписью исполнителя.

Прием и передача служебной информации по официальным
каналам факсимильной связи

31. Официальные номера факсимильных аппаратов (телефаксов) администрации области установлены: по обычной телефонной линии у помощника главы администрации, по линии "Искра-2" в отделе специальной документальной связи. Учет принимаемого и передаваемого материала производится в канцелярии.

При приеме и передаче служебной информации по этим номерам работники подразделений аппарата главы администрации руководствуются следующим порядком:

служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается официальным документом;

оборудование для приема и передачи информации должно находиться в помещениях, в которые не допускаются посторонние лица;

запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы без проставления штампа регистрации;

подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

В экстренных случаях поступившие в канцелярию телеграммы передаются для отправки по каналам специальной связи через отдел специальной документальной связи аппарата главы администрации.

Порядок ведения шифрованной переписки в аппарате главы администрации определяется Положением о работе с шифротелеграммами и обеспечивается отделом специальной документальной связи.

III. Подготовка и издание служебных документов

Перечень документов, оформляемых аппаратом
главы администрации области

32. Документами, оформляемыми аппаратом главы администрации, являются:

постановления главы администрации области (далее - постановления);

распоряжения главы администрации области (далее - распоряжения);

приказы заведующего общим отделом аппарата главы администрации области;

уставы, положения, инструкции;

договоры, контракты;

акты;

протоколы заседаний коллегии, совещаний и другие.

Порядок внесения проектов постановлений, распоряжений,
решений на рассмотрение главы администрации области,
коллегии администрации области

33. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, решений коллегии администрации области (далее - коллегии администрации) вносятся заместителями главы администрации, управляющим делами и руководителями отделов аппарата главы администрации, руководителями областных органов исполнительной власти, администраций районов и городов области.

Поступающие в администрацию области предложения граждан, организаций и предприятий о принятии постановлений и издании распоряжений главы администрации, решений коллегии администрации направляются для предварительного рассмотрения указанным органам исполнительной власти.

34. Проекты постановлений и распоряжений главы администрации, решений коллегии администрации подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами представительной и исполнительной власти, государственными, общественными и другими организациями, осуществляемому готовящими их организациями. Визирование постановлений и распоряжений главы администрации, решений коллегии администрации производится на специальном бланке согласования. В случае несогласия с содержанием проекта визирующий делает отметку на этом бланке согласования и прилагает обоснованное мнение, отпечатанное на машинке.

При наличии разногласий по проекту руководитель, готовящий проект, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту постановления, распоряжения, решения прилагаются подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями.

Подготовка проектов постановлений, распоряжений,
решений в аппарате главы администрации

35. Отдел аппарата главы администрации, которому поручена проработка внесенного на рассмотрение главы администрации, коллегии администрации проекта постановления, распоряжения, решения, проводит анализ и экспертизу проекта и обоснований к нему, редакторскую доработку текста, согласование с другими отделами аппарата главы администрации, визирование проекта у руководителей этих подразделений и юрисконсульта аппарата главы администрации. К проекту постановления, распоряжения прилагаются бланк согласования, справка с указанием учреждений, предприятий и организаций, которым должен быть направлен документ, в необходимых случаях аналитический, справочный материал и другие документы.

36. Неурегулированные разногласия между комитетами, управлениями и отделами, другими органами и организациями по проекту постановления, распоряжения рассматриваются управляющим делами и заместителем главы администрации, который в соответствии с распределением обязанностей принимает решение по этим разногласиям. При этом заместитель главы администрации, управляющий делами вправе принять решение о внесении на рассмотрение главы администрации или коллегии администрации проекта с разногласиями. В этом случае к проекту прилагаются справки с изложением мнения руководителей, юриста, имеющих возражения.

Если в процессе доработки в проект вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию руководителями комитетов, управлений и отделов, а также юрисконсультом. Повторное визирование не требуется, если при доработке внесены уточнения, не изменившие его содержания.

Подготовленный проект визируется заместителем главы администрации и передается управляющему делами для доклада главе администрации.

37. Срок на подготовку проекта постановления, распоряжения, решения устанавливается, как правило, в течение 10 рабочих дней.

38. При проработке постановлений, распоряжений работники аппарата главы администрации руководствуются актами действующего законодательства, Регламентом администрации Волгоградской области, Положением о коллегии администрации Волгоградской области, настоящей Инструкцией.

39. Заместители главы администрации обеспечивают строгое соблюдение установленного в настоящей Инструкции порядка и требований к экономической и правовой проработке вносимых на рассмотрение главы администрации и коллегии администрации проектов постановлений, распоряжений и решений.

40. Постановления и распоряжения подписываются главой администрации, а в его отсутствие - первым заместителем, либо лицом, исполняющим обязанности главы администрации. Решения коллегии и протоколы заседаний коллегии - председателем и секретарем коллегии, в их отсутствие - лицом, исполняющим обязанности председателя либо секретаря.

Приложения подписываются управляющим делами администрации области.

IV. Требования к составлению всех видов служебных документов

Реквизиты постановлений, распоряжений главы администрации,
решений и протоколов коллегии администрации

41. Постановление, распоряжение главы администрации, решение коллегии администрации имеют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование органа

(Администрация Волгоградской области)

(Администрация Волгоградской области

Коллегия)

наименование вида документа

(Постановление

Распоряжение

Решение

Протокол);

заголовок (там, где он имеется);

номер документа, дата (в протоколе - место проведения заседания);

подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие документы, печать.

Реквизиты документа позволяют выделить его из всех других, не отвлекаясь при этом на ознакомление с текстовой частью. Каждый реквизит имеет строго установленное место расположения.

42. Заголовок в краткой форме обозначает предмет, регулируемый документом. Он заключает в себе обычно ответ на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Иногда он обозначает вопросы, которые регулирует документ (Вопросы подготовки... Вопросы комитета... и т.д.) и которые свойственны документам, дополняющим ранее изданные и более широко охватывающие предмет регулирования. Заголовок должен быть точным и кратким. Заголовок отсутствует в распоряжениях главы администрации, текст которых занимает менее двух третей страницы.

43. Текстовая часть документов, в свою очередь, подразделяется на две: преамбулу (вступительную часть) и постановляющую часть.

Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также должны содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования закона или иного акта, даты, номера и заголовка. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжении преамбула может отсутствовать, если меры, предписываемые в распорядительной части, не нуждаются в разъяснении.

Преамбула в постановлении завершается словом "постановляю :", в решении коллегии - "решила:".

Структурные части постановлений, распоряжений, решений

44. Постановляющая часть постановлений, распоряжений, решений может разделяться на пункты, пункты - на подпункты, абзацы, а утверждаемые этими актами положения, уставы и т.п., - на разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.

Пункты, как правило, имеют единую (сквозную) нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой: а), б), в) или 1), 2), 3) - подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками.

В положениях, уставах и т.п. пункты могут подразделяться на подпункты, номера которых включают номер пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например: 1.1, 1.2, 1.3).

После цифровых перечислений с точкой абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками.

В наиболее крупных нормативных актах пункты могут объединяться в разделы, которые могут иметь наименования и оформляются в тексте следующим образом. Например: "Раздел 1. Промышленное оборудование". Разделы, в свою очередь, могут подразделяться на главы.

Заголовки разделов и глав, если они имеются, следует располагать в середине строки без точки в конце и записывать прописными буквами, не подчеркивая, или с прописной буквы в середине строки, выделив название шрифтом.

Разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга.

Особенности оформления постановлений, распоряжений,
решений, протоколов заседаний коллегии

45. При наличии в проекте постановления, распоряжения, обращения в вышестоящие организации (Правительство Российской Федерации, министерства и пр.) к проекту должны быть приложены исчерпывающая докладная записка или проект письма, адресованные вышестоящей организации, завизированные заместителем главы администрации области.

46. В приложениях к постановлению, распоряжению, решению помещаются перечни, положения, уставы, инструкции, таблицы, графики, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п., если они необходимы для надлежащего применения документа.

47. Если в тексте постановления, распоряжения, решения дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", "приложение", то приложение в верхнем правом углу первой страницы содержит название документа, его дату и номер по форме:

Приложение

к постановлению (распоряжению)

главы администрации

Волгоградской области

от_______________ N____

Если в тексте документа - "утвердить прилагаемое Положение (Устав, Порядок, Инструкцию или иной документ нормативного характера)", то в приложениях нормативного характера перед его заголовком помещается гриф "Утверждено" и печатается по форме:

Утверждено

постановлением (распоряжением)

главы администрации

Волгоградской области

от______________ N____

48. При наличии нескольких приложений к постановлению, распоряжению, решению на них проставляется порядковый номер арабскими цифрами: "Приложение N 1", "Приложение N 2" и т.д.

В этих случаях на последующих страницах приложения дается пометка "Продолжение приложения N 1", "Продолжение приложения N 2" и т.д. 49. Приложение к постановлению, распоряжению, решению печатается организацией, представляющей этот проект, и визируется ее руководителем или непосредственным исполнителем с четким указанием даты, фамилии, инициалов, должности.

50. В случае многократного упоминания в документе того или иного объекта (круга объектов), а равно неоднократного употребления того или иного понятия, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме - "далее именуется ... " или "далее ... ", а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

51. Наименование упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов должно быть в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, в решениях об их создании, переименовании и т.п.

52. В постановлениях главы администрации, решениях коллегии администрации следует избегать (по возможности) употребления сокращенных слов. В утверждаемых постановлениями, распоряжениями, решениями приложениях, а также в распоряжениях все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми.

53. Объем постановлений, решений не должен превышать трех страниц, распоряжений - двух.

54. Проекты постановлений и распоряжений, решений печатаются на одной стороне листа через 1,5 интервала, заголовок - от границы левого поля через 1 интервал.

55. Внесение исправлений в подлинники постановлений и распоряжений главы администрации, решений коллегии администрации не допускается, кроме орфографических, стилистических и других явных ошибок.

56. Постановления и распоряжения нумеруются в пределах календарного года арабскими цифрами, распоряжения - с добавлением к порядковому номеру буквы "р" через дефис. Решениям присваивается номер, состоящий из порядкового номера протокола заседания коллегии и через дробь - порядкового номера решения с начала года.

57. Размножение и рассылка принятых постановлений, распоряжений и решений осуществляется протокольным сектором аппарата главы администрации области (далее - протокольный сектор) по спискам, завизированным ответственными работниками соответствующих аппаратных отделов и только тем организациям и учреждениям, кого они непосредственно касаются. При этом приложения, содержащие сведения о распределении средств между районами, городами, организациями, предприятиями, имеющие поручения, рассылаются выписками для каждого района, организации, предприятия, учреждения.

Печатание (размножение) постановлений, распоряжений и решений в большем количестве, чем указана в списке, не разрешается.

Повторное размножение и рассылка, а также снятие копий ранее принятых постановлений, распоряжений и решений допускается только с разрешения управляющего делами.

Размножение и рассылка постановлений, распоряжений и решений, как правило, должны производиться протокольным сектором в течение трех дней с момента поступления их в протокольный сектор.

Особенности официально-делового стиля

58. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

краткости и компактности изложения официального материала;

точности, определенности формулировок, однозначности и единообразия терминов.

Для языка служебного документа характерно:

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление языковых конструкций повелительного наклонения (постановляю, приказываю, предлагаю);

употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: "поручить", "утвердить", "рекомендовать", "предложить" и т.д.;

единообразие в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений;

строгий лексический отбор.

Отбор лексики предполагает правильный выбор слов в соответствии с их лексическим значением. Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словопотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Требования к бланкам

59. Бланки документов должны заготавливаться на бумаге формата А5 (148 х 210) или А4 (297 х 210) и конструироваться в соответствии с формуляром-образцом.

Устанавливаются виды бланков для писем, постановлений, распоряжений главы администрации, выписок из распорядительных документов, решений коллегии и др.

Изготовление бланков конкретных видов допускается, если этих документов издается более 200 в год.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.

60. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

61. Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

62. Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом.

Бланки документов должны печататься единым шрифтом.

Примечание. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, должны выполняться чернилами или пастой черного цвета.

63. Бланки, используемые в делопроизводстве администрации, должны строго учитываться и выдаваться с разрешения управляющего делами под роспись в журнале с указанием количества их.

Требования к оформлению писем, телеграмм, докладных записок,
справок и других служебных документов

64. Оформление служебных документов должно производиться в точном соответствии с требованиями унифицированной системы документации ГОСТ-6.38.90 "Система организационно-распорядительной документации".

65. Служебные документы должны быть, как правило, только по одному вопросу.

66. В письмах делается ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ.

67. Передача текста служебного документа по телеграфу допускается в исключительных случаях, когда требуется его срочное исполнение.

68. Телеграммы пишутся в двух экземплярах: адресуются они также, как и письма. Отметка об особом виде телеграммы (срочная, правительственная) делается перед адресом.

Телеграммы должны излагаться кратко, без союзов, предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы. Телеграммы пишутся без переноса слов, без поправок и исправлений. Подпись пишется с новой строки.

Для оперативной передачи информации по телефону применяются телефонограммы.

69. Исходящие из администрации области служебные письма подписываются руководящими работниками администрации области. Письма, адресованные Правительству Российской Федерации, министрам Российской Федерации, должны готовиться за подписью главы администрации, а в его отсутствие - первого заместителя главы администрации или лица, исполняющего его обязанности.

Информация, направляемая в отделы и другие структурные подразделения Правительства Российской Федерации, подписывается заместителем главы администрации области.

Ответы на документы, поступающие из министерств и ведомств, могут подписываться руководящими работниками администрации области, если эти документы адресованы им.

Для изложения результатов проверки, описания, подтверждения или отрицания фактов и событий готовятся справки, которые подписываются, как правило, исполнителями, а направляемые в центральные органы - руководящими работниками администрации области.

70. Доклады, докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного, информационного и аналитического характера могут подписываться исполнителями, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы их полномочий.

71. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

72. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции главы администрации, его заместителей, управляющего делами или руководителя структурного подразделения.

В резолюции должны быть, как правило, указаны фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и сроки его исполнения, подпись руководителя и дата подписания.

73. Прохождение документа в аппарате главы администрации области удостоверяется соответствующими отметками. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна содержать следующие данные:

краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении);

слово "В дело" и номер папки, в которую должен быть подшит документ, в соответствии с индексом дел;

дату направления документа в дело;

подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

74. Каждый исходящий документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе и номере его служебного телефона.

75. В группу размножения документов должны сдаваться четко отпечатанные документы машинописного текста, чертежи и рукописные материалы, оформленные черными чернилами.

На материалы, сдаваемые в машинописное бюро и группу размножения документов, заполняются специальные бланки заказа (приложение N 3).

76. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или "стр" и знаков препинания.

Номера страниц печатаются в интервале 10 мм от верхнего края листа.

77. Документы адресуют организации, ее структурному подразделению (в именительном падеже) или конкретному должностному лицу (в дательном падеже).

78. Почтовый адрес корреспондента должен быть указан в полном соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи Российской Федерации. Например:

                                  Минмонтажспецстрой

                                  Объединение "Севкавказмонтаж"

                                  Начальнику лаборатории по качеству

                                  Артюховой А.Б. (*)

                                  400001 Волгоград,

                                  ул.Циолковского,6

Если документ адресуют руководителю организации или его заместителю, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:

                                  Директору ЦКБ холодильных машин

                                  доктору технических наук

                                  Карасеву М.А.

                                  103006 Москва, М-49,

                                  Ленинский проспект,11

Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы, например:

                                  327025 Николаев-25,

                                  Киевское шоссе, 65, кв.45

                                  Карпенко А.Е.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения или в учреждения своей системы.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не проставляется.

В проекте письма-ответа требуется сослаться на номер и дату, поставленные в письме-запросе учреждением-корреспондентом.

Если размер письма превышает 10-15 машинописных строк, печатается на бланке формата А4 по ГОСТу с обязательным указанием заголовка.

79. Дата издания документа оформляется цифровым способом арабскими цифрами, разделенными точками, со следующей последовательностью элементов: день, месяц, год. Например, дату 25 августа 1994 г. следует оформлять: 25.08.94.

Даты и календарные сроки в текстах постановлений, распоряжений главы администрации, решений коллегии администрации, актов, служебных писем, приказов, протоколов и других документов, содержащих сведения финансового характера, рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом: 19 июня 1993 г., в октябре 1994 г., в I квартале 1994 г.

80. При оформлении документа на бланке наименование администрации области, отдела, управления в реквизите "Подпись" не указывается, например:

     Начальник управления             подпись             А.П.Петров

81. В документах, оформленных не на бланке, наименование организации в реквизите "Подпись" включается в состав наименования должности, например:

     Председатель территориального

     строительного комитета админи-

     страции Волгоградской области    подпись             А.И.Иванов

82. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, или располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

     Председатель комиссии                               И.П.Ильин

     Члены комиссии                                      А.С.Сергеев

                                                         В.П.Сидоров

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность работника, подписывающего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом), например: "И.о.", "Зам.".

83. Документы, разрабатываемые на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них или иметь в конце приписку:

"Основание: ..." (с указанием наименования, даты и номера документа).

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

"Приложение: на _____ л.".

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

"Приложение: 1. Проект справки общего отдела "О работе с письмами и заявлениями граждан" на 5 л. в 1 экз.

2. Отзывы по проекту справки на 3 л. в 1 экз."

84. На исходящих документах следует обязательно указывать фамилию исполнителя (составителя документа) и номер его служебного телефона, инициалы машинистки, количество экземпляров и дату печатания, которые необходимо располагать в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, например:

Сидоров 7-45-18 ИН 5 15.03.94

85. Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита "Подпись" заверительной надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Копии распорядительных документов главы администрации, решений коллегии, выписок из названных документов заверяются печатью протокольного сектора.

Требования к документам, изготовляемым машинописным способом

86. В машинописном бюро и сотрудниками приемных печатаются документы только служебного характера в соответствии с заполненным заказом (приложение N 3). Все документы, передаваемые для печатания, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, для печатаний не принимаются. Перед сдачей в машинописное бюро исполнитель обязан проверить рукопись документа, тщательно отредактировать. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, географических названий, наименований организаций, цифр, дат, специальных терминов, иностранных слов. Сокращения слов применяются только общепринятые.

87. Документы должны быть отпечатаны без помарок с соблюдением ГОСТ-6.38.90 "Система организационно-распорядительной документации".

88. Текст документов должен печататься через полтора межстрочных интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документов формата А5 по ГОСТ-6.38.90.

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два межстрочных интервала.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, а также заголовки печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", отметку о наличии приложения следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты, а также подписи главы администрации области, на постановлениях и протоколах отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Название вида документа (акт, протокол и т.д.) печатается прописными буквами.

Если заголовок превышает 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.

Все реквизиты, в том числе наименование организации, структурного подразделения, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации должны печататься с новой строки от одного положения табулятора.

89. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" должна печататься на уровне последней строки наименования должности. При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют 2-4 межстрочными интервалами.

90. При печатании документов поля должны быть (мм): левое - 20, верхнее - не менее 10, правое и нижнее - не менее 8.

Примечание: При печатании документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть не менее 8 мм, правого - не менее 20 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.

Порядок регистрации и отправки документов

91. Корреспонденция, отправляемая из администрации области, подлежит регистрации. Ответы на служебные документы регистрируются специалистами приемных, а на письма граждан - сектором писем и приема граждан администрации области.

92. Исходящим номером ответного документа является индекс приемной руководителя администрации области, номер дела по номенклатуре и входящий номер документа-запроса.

Исходящий номер инициативного документа состоит из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа в пределах года.

Исходящие документы регистрируются на карточках.

При получении документов для отправки работник канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

При отправке корреспонденции через почту составляется реестр по форме, утвержденной органами связи.

Исходящая корреспонденция отправляется канцелярией аппарата главы администрации области в день ее получения. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

В целях правильной и своевременной отправки исходящей корреспонденции из приемных, протокольного сектора и других структурных подразделений аппарата главы администрации области она должна сдаваться в канцелярию для обработки не позднее 16.00 часов.

Доставка документов аппарата главы администрации области исполнителям не должна превышать 2 дней.

93. Учет объема исходящей корреспонденции производится на основании реестра, разносной книги и показателей маркировальной машины.

94. Доставка корреспонденции областным комитетам, отделам, управлениям осуществляется по утвержденным маршрутам, согласно которым часть корреспонденции доставляется канцелярией аппарата главы администрации области получателю под роспись в журнале регистрации, а остальная - отправляется почтой.

В отдельных случаях допускается вызов в администрацию области работников подведомственных организаций для вручения срочной корреспонденции.

Доставка входящей корреспонденции в приемные главы администрации и его заместителей, а также в другие структурные подразделения осуществляется в 10.00, 11.00 и 16.00 часов.

В 17 час. 30 мин. в приемную главы администрации области доставляется срочная корреспонденция и материалы для служебного пользования.

V. Особенности работы с документами с грифом
"Для служебного пользования"

95. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с грифом "Для служебного пользования".

Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

Документы (издания) с грифом "Для служебного пользования":

учитываются в специальных журналах или учетных карточках, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме документов с грифом "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП";

передаются работникам подразделений администрации области под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой;

размножаются (тиражируются) только через группу размножения документов и с письменного разрешения заведующего отделом специальной документальной связи аппарата главы администрации области. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Необходимость проставления грифа "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе в другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится канцелярией совместно с отделом специальной документальной связи аппарата главы администрации области.

VI. Использование печатей и штампов

96. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в подразделениях администрации области используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

97. Гербовые печати проставляются на удостоверениях должностных лиц, назначаемых главой администрации области, на финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях.

98. На платежных поручениях, рассылаемых копиях актов, распорядительных документов, подписанных главой администрации области, проставляется круглая (не гербовая) печать, с надписью соответственно:

"Администрация Волгоградской области. Управление делами".

"Администрация Волгоградской области. Протокольный сектор"

и "Администрация Волгоградской области. Канцелярия".

99. Все печати и штампы должны регистрироваться в канцелярии администрации области, учитываться в специальном журнале и выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляет работник, ответственный за вопросы делопроизводства аппарата главы администрации области.

100. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются работнику, ответственному за вопросы делопроизводства. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится с участием заведующего канцелярией и ответственного за вопросы делопроизводства аппарата главы администрации области.

VII. Копировально-множительные работы

101. Копировально-множительные работы (размножение документов) в администрации области осуществляются общим отделом главы администрации области. На размножение в группу размножения документов сдаются только служебные документы и материалы.

102. Размножение производится по заказу, подписанному ответственным работником, отвечающим за вопросы делопроизводства. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется на основании заказов (приложение N 3), бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

103. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры-подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

104. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

105. Размножение бланков не разрешается. Копирование (размножение) указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений главы администрации области производится только с разрешения управляющего делами администрации области.

VIII. Составление номенклатуры дел, формирование дел,
последующее хранение и использование документов

106. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Она разрабатывается заведующим архивом аппарата главы администрации области на основании номенклатур дел приемных, отделов, структурных подразделений, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета по управлению архивами администрации области и утверждается управляющим делами администрации области.

107. Номенклатура дел разрабатывается в последнем квартале предшествующего года.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия приемных, отделов, структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой.

Согласованная с комитетом по управлению архивами администрации области номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается управляющим делами и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с комитетом по управлению архивами администрации области не реже чем в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

После утверждения номенклатуры дел аппарата главы администрации области приемные, отделы, структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Индексация дел

108. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из цифрового обозначения приемной, отдела, структурного подразделения, общественной организации (профсоюз и др.) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах приемной, отдела, структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. (01-1. Приемная 01 - дело 1).

Систематизация заголовков

109. В графе 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень с указанием сроков хранения.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры; здесь же проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

110. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения.

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих деятельность общественных организаций (профсоюзной и т.д.).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП).

В номенклатуру дел включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

111. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускаются неконкретные формулировки: разные материалы, общая переписка и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностей документов (протоколы, приказы и т.д.);

название организации или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

даты, к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

112. В личных делах, содержащих документы, связанные с последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело". (Наряд дел).

113. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. (Документы к постановлениям администрации области за 1993 год (проекты постановлений, информации, справки и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

114. Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

115. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Запрещается группировать в дела черновые и дубликатные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются специалистами приемных, отделами, структурными подразделениями, также и заведующим архивом аппарата главы администрации области.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями нормативных актов;

группировать в дело документы одного календарного года, исключения составляют: переходящие дела (постоянные комиссии и др.), личные дела, которые формируются в течение созыва или периода работы данного лица в организации;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

116. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем в документе делается отметка.

117. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

118. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

119. Постановления, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от постановлений, распоряжений по личному составу.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

120. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

121. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.

В зависимости от специфики деятельности переписка может группироваться в пределах срока созыва.

Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

122. Дела хранятся в специальных шкафах. На обложках (папках) дел должны быть указаны их обозначения в соответствии с номенклатурой.

Дела выдаются для служебного пользования под расписку.

Выдавать дела для работы на дом запрещается.

123. В соответствии с ЕГСД документы хранятся в приемных, отделах, структурных подразделениях два делопроизводственных года, а затем сдаются в архив аппарата главы администрации области.

---------------------------------

(*) Приводимые здесь и далее фамилии являются условными.

Приложение N 1

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате главы

администрации области

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные в копии (для сведения)

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки и запросы

5. Сводки и информации, присланные для сведения, в том числе отчеты-информации депутатов

6. Программы и копии учебных планов

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

8. Копии прейскурантных цен

9. Нормы расходов материалов

10. Поздравительные письма и пригласительные билеты, корреспонденция с указанием "лично"

11. Документы материального и бухгалтерского учета

12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

13. Научные отчеты по темам

14. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты

15. Формы статистической отчетности

16. Решения райгорадминистраций по вопросам награждения (по наградной группе)

17. Протоколы вручения наград и акты, подтверждающие их получение

18. Переписка с гражданами и учреждениями, адресованная инспекторской группе ЗАГС

19. Извещения-письма о санаторно-курортных путевках

Примечания: Все вышеперечисленные документы, за исключением пп.1, 3, 10, подлежат специальному учету в соответствующих подразделениях администрации области.

Приложение N 2

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате главы администрации

Волгоградской области

 -----------------------------------------------------------------------

  Индекс           | Корреспондент N                | Индекс

 ------------------+--------------------------------+-------------------

  Вход. N          |                (шифр)          | Исход. N

 ------------------+--------------------------------+-------------------

  Дата             |                (наименование)  | Дата

 ------------------+--------------------------------+-------------------

                   | Дата           Исход. N        |

 ---------------------------------------------------+-------------------

  Содержание документа                              | Количество листов

 ---------------------------------------------------+-------------------

                                                    |

 ---------------------------------------------------+-------------------

                                                    | Отметка о контроле

 ---------------------------------------------------|

  Резолюция                                         |

 ---------------------------------------------------|

                                                    |

 ---------------------------------------------------|

                                                    |

 ---------------------------------------------------|

                                                    |

 -----------------------------------------------------------------------

   Дата передачи   |   Фамилия исполнителя   |  Отметка об исполнении

   на исполнение   |                         |

 ------------------+-------------------------+--------------------------

 ------------------+-------------------------+--------------------------

 ------------------+-------------------------+--------------------------

 ------------------+-------------------------+--------------------------

 ------------------+-------------------------+--------------------------

 -----------------------------------------------------------------------

 -----------------------------------------------------------------------

 -----------------------------------------------------------------------

        Дата       |      В каком состоянии решение вопроса

 ------------------+----------------------------------------------------

 ------------------+----------------------------------------------------

 ------------------+----------------------------------------------------

 ------------------+----------------------------------------------------

 ------------------+----------------------------------------------------

 ------------------+----------------------------------------------------

 ------------------+----------------------------------------------------

 ------------------+----------------------------------------------------

 ------------------+----------------------------------------------------

 -----------------------------------------------------------------------

 Содержание ответа _____________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 Снято с контроля ______________________________________________________

                               (дата)               (подпись)

 N дела _____________ Подразделение ____________________________________

                                             (приемная, отдел)

Приложение N 3

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате главы администрации

Волгоградской области

                                 Заказ

            в машинописное бюро, электрокопировальную группу

             ________________________________________________

             ________________________________________________

     Индекс структ. подразделения

     Фамилия заказчика _____________________________________________

     N телефона ____________________________________________________

     Вид документа _________________________________________________

     _______________________________________________________________

     Кол. листов ___________________________________________________

     Кол. экз. _____________________________________________________

     Код. маш. _____________________________________________________

     Дата и время сдачи ____________________________________________

     Подпись _______________________________________________________