Постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. N 306 "О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области"

Во исполнение распоряжения Главы Администрации Волгоградской области от 26 февраля 2008 г. N 141-р "Об организационных мероприятиях по созданию комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" и ее внедрению в государственных органах исполнительной власти Волгоградской области", а также в целях совершенствования делопроизводства и оптимизации работы с документами в органах исполнительной власти Волгоградской области на всех уровнях управления постановляю:

1. Внедрить с 31 марта 2009 г. единую автоматизированную систему электронного документооборота (далее именуется - АСЭД) в делопроизводство аппарата Главы Администрации Волгоградской области, Государственной жилищной инспекции Волгоградской области, Комитета информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области, Комитета по здравоохранению Администрации Волгоградской области, Комитета по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, Комитета по управлению государственным имуществом Волгоградской области, Комитета экономики Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области.

2. Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - временная инструкция).

3. Руководителям органов исполнительной власти Волгоградской области, указанных в пункте 1:

довести временную инструкцию до сведения подчиненных им сотрудников;

обеспечить осуществление электронного документооборота в возглавляемых органах исполнительной власти в соответствии с временной инструкцией одновременно с осуществлением документооборота на бумажных носителях в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Волгоградской области, утвержденной постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. N 463;

до 1 июля 2009 г. разработать и представить в Комитет информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области предложения по доработке АСЭД и временной инструкции.

4. Возложить на Комитет информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области обеспечение информационной безопасности при эксплуатации АСЭД.

5. Комитету информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области:

проводить программно-техническое сопровождение программного продукта и поддержку пользователей АСЭД, осуществлять дальнейшее развитие АСЭД;

не позднее 1 июня 2009 г. разработать и внедрить в АСЭД систему защиты информации от несанкционированного доступа и предотвращения специальных программно-технических воздействии;

не позднее 1 октября 2009 г. внедрить в АСЭД электронно-цифровую подпись.

6. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

7. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

Глава Администрации Волгоградской области

Н.К. Максюта

Временная инструкция
по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота
(утв. постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. N 306)

1. Общие положения

1.1. Временная инструкция по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - временная инструкция) разработана в целях внедрения единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД) и определяет порядок регистрации, исполнения и контроля исполнения документов с использованием средств АСЭД.

1.2. Временная инструкция регламентирует осуществление электронного документооборота в отношении следующих документов:

входящая корреспонденция, поступающая в адрес Главы Администрации Волгоградской области, первых заместителей Главы Администрации Волгоградской области, заместителей Главы Администрации Волгоградской области и в адрес органов исполнительной власти Волгоградской области;

исходящая корреспонденция, направляемая Главой Администрации Волгоградской области, первыми заместителями Главы Администрации Волгоградской области, заместителями Главы Администрации Волгоградской области и органами исполнительной власти Волгоградской области в адрес других организаций и граждан.

Действие положений временной инструкции не распространяется на обработку документов, содержащих информацию ограниченного доступа, обращений граждан Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, телеграмм, передаваемых по каналам специальной документальной связи, проектов правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области.

1.3. В сфере электронного документооборота временная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с электронными документами.

2. Участники процесса электронного документооборота

2.1. Участниками процесса электронного документооборота, осуществляемого с использованием АСЭД (далее именуются - пользователи АСЭД), являются:

Глава Администрации Волгоградской области;

первые заместители Главы Администрации Волгоградской области и заместители Главы Администрации Волгоградской области;

руководители органов исполнительной власти Волгоградской области;

руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области;

сотрудники органов исполнительной власти Волгоградской области, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее именуются - делопроизводители органов исполнительной власти Волгоградской области);

сотрудники органов исполнительной власти Волгоградской области, являющиеся исполнителями документов (далее именуются - исполнители).

3. Обработка документов с использованием средств АСЭД

3.1. Процесс обработки входящих документов с использованием АСЭД включает следующие этапы:

3.1.1. Регистрация входящего документа, в том числе:

создание регистрационно-контрольной карточки документа (далее именуется - РКК) и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов входящего документа);

сканирование входящего документа;

прикрепление электронного образа документа к РКК;

создание маршрута прохождения документа;

отправление документа на рассмотрение руководителю.

3.1.2. Рассмотрение входящего документа руководителем, выдача поручений, постановка на контроль, в том числе:

получение документа руководителем;

наложение резолюции - добавление задачи в существующий маршрут документа (изменение маршрута прохождения документа путем создания задачи, внесения текста резолюции, информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев);

выдача поручения - заполнение полей карточки "Создание нового поручения" с указанием краткого содержания поручения, вида контроля, даты исполнения и информации об исполнителе и лице, контролирующем исполнение поручения;

постановка документа на контроль (при необходимости) - изменение маршрута прохождения входящего документа, добавление задачи "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения документа, сроках исполнения документа или внесением информации о контроле в карточку "Создание нового поручения";

направление документа исполнителю.

3.1.3. Исполнение входящего документа, в том числе:

открытие задачи на исполнение;

ознакомление с поступившим документом;

при необходимости перенаправления документа на исполнение другим исполнителям - изменение маршрута прохождения документа путем добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения документа, внесения комментариев;

назначение ответственного за исполнение документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения документа с указанием информации о сотруднике, осуществляющем контроль, сроках исполнения документа;

непосредственное исполнение документа, осуществляемое внесением информации об исполнении документа в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки ответного документа;

снятие документа с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач;

направление исполненного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел (производится АСЭД автоматически).

3.2. Процесс обработки исходящих документов с использованием АСЭД включает следующие этапы:

3.2.1. Создание исходящего документа, в том числе:

создание РКК документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов исходящего документа);

создание вложения и прикрепление файла документа к РКК;

формирование маршрута прохождения документа (внесение этапов согласования документа, проверки оформления, подписания, сканирования и отправки).

Созданный документ отправляется по маршруту.

3.2.2. Согласование документа, в том числе:

выполнение процедуры согласования документа с сотрудниками заинтересованных подразделений;

при наличии замечаний - выполнение согласования документа с замечаниями;

доработка исполнителем документа, в согласовании которого отказано лицом (лицами), осуществляющим(и) согласование документа.

Согласованный документ отправляется исполнителем на проверку оформления.

3.2.3. Проверка оформления документа - проверка соответствия документа установленным требованиям (наличие всех необходимых реквизитов, правильность их оформления).

Документ, прошедший проверку оформления, отправляется на доработку (в случае наличия замечаний) или на подписание.

3.2.4. Работа с документом, возвращенным на доработку, в том числе:

просмотр поступивших замечаний;

удаление документа или доработка документа;

внесение изменений в ранее подготовленный документ, в согласовании которого было отказано;

сохранение документа с соблюдением версионности создаваемых документов;

повторное формирование маршрута прохождения документа (согласование, проверка оформления, подписание, сканирование, отправка);

направление документа в соответствии с маршрутом прохождения на согласование, проверку оформления или подписание в зависимости от этапа, с которого документ был возвращен на доработку.

3.2.5. Подписание документа, в том числе:

ознакомление с документом;

формирование замечаний (при их наличии) в примечании к документу, удаление последующих этапов маршрута документа и направление документа на доработку исполнителю;

выполнение процедуры подписания электронного документа;

отправка документа на этап распечатывания в соответствии с маршрутом прохождения документа (документ на бумажном носителе должен соответствовать требованиям, установленным Инструкцией по делопроизводству в Администрации Волгоградской области, утвержденной постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. N 463);

распечатывание документа на бумажном носителе;

подписание документа на бумажном носителе.

3.2.6. Сканирование документа, в том числе:

внесение индекса дела по номенклатуре дел в РКК (в случае его отсутствия);

формирование регистрационного номера и даты регистрации в РКК;

перенос исходящего номера с электронной версии на бумажную;

сканирование документа, подписанного соответствующим руководителем;

прикрепление электронного образа документа к РКК;

закрытие задачи на сканирование;

отправка документа по маршруту.

3.2.7. Рассылка исходящего документа внешним адресатам, в том числе:

заполнение форм получателей документа и их адресов в мастере отправки электронных сообщений (при отправке документа в электронном виде средствами АСЭД) и отправка электронного документа;

направление документа на бумажном носителе указанным в РКК адресатам или в соответствии со списком рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

закрытие задачи и подтверждение ее выполнения;

отправка документа в дело в соответствии с номенклатурой дел (производится АСЭД автоматически).

3.3. Хранение отсканированных документов в АСЭД осуществляется в файле формата, исключающего возможность редактирования.

4. Функции пользователей АСЭД

4.1. Глава Администрации Волгоградской области, первые заместители Главы Администрации Волгоградской области, заместители Главы Администрации Волгоградской, руководители органов исполнительной власти Волгоградской области, руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области осуществляют с использованием АСЭД следующие действия:

ГАРАНТ:

По-видимому, в пункте 4.1 раздела 4 настоящей Временной инструкции пропущена часть текста, вместо "заместители Главы Администрации Волгоградской," следует читать "заместители Главы Администрации Волгоградской области,"

рассмотрение входящих документов, выдача поручений, постановка на контроль;

снятие документов с контроля;

согласование документов;

подписание исходящих документов,

4.2. Делопроизводители органов исполнительной власти Волгоградской области осуществляют в АСЭД следующие функции:

регистрация входящих документов;

помещение исполненных документов в архив;

проверка оформления исходящих документов на наличие всех реквизитов, правильность их оформления;

сканирование документов на бумажных носителях;

рассылка исходящих документов внешним адресатам.

4.3. Исполнители осуществляют в АСЭД следующие функции:

исполнение входящих документов;

создание исходящих документов;

согласование документов.

4.4. Доступ к АСЭД осуществляется на основании уникального имени и пароля пользователя АСЭД. Пароль пользователя АСЭД должен составлять не менее 8 знаков и храниться пользователем АСЭД в тайне.

4.5. Пользователям АСЭД запрещается:

использовать компоненты программного и аппаратного обеспечения АСЭД в неслужебных целях;

подбирать и использовать чужие имена и пароли пользователей АСЭД;

предоставлять доступ к АСЭД третьим лицам;

осуществлять копирование документов, размещенных в АСЭД, на отчуждаемые электронные носители информации.

5. Администрирование АСЭД

Комитетом информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области обеспечивается выполнение следующих функций по администрированию АСЭД:

обеспечение функционирования программного обеспечения АСЭД;

обновление программного обеспечения, связанное с выходом новых версий АСЭД и корректировкой ошибок, выявленных в процессе работы;

обеспечение функционирования баз данных АСЭД;

формирование и ведение политики доступа к базам данных и документам АСЭД;

внесение изменений в АСЭД по номенклатуре дел органов исполнительной власти Волгоградской области и организационно-штатной структуры органов исполнительной власти Волгоградской области;

обеспечение доступа к руководству пользователя АСЭД;

обновление руководства пользователя АСЭД;

консультирование и оказание практической помощи по функциональным, технологическим и информационно-справочным вопросам, возникающим в процессе использования АСЭД.

6. Защита информации в АСЭД

6.1. Защита информации в АСЭД осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

6.2. Достоверность данных в АСЭД обеспечивается пользователями АСЭД при вводе информации.

6.3. Целостность данных обеспечивается путем администрирования программно-аппаратных средств комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области".