Постановление Главы Администрации Волгоградской области от 4 февраля 2011 г. N 82 "Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области"

В целях повышения эффективности протокольного обеспечения мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава Администрации Волгоградской области

А.Г. Бровко

Регламент
подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области
(утв. постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 4 февраля 2011 г. N 82)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области, инициируемых органами исполнительной власти Волгоградской области, структурными подразделениями аппарата Главы Администрации Волгоградской области, а также государственными и негосударственными организациями (далее именуется - организатор).

1.2. Под протокольными мероприятиями понимаются мероприятия, проводимые в соответствии с общепринятыми правилами, традициями и условностями, соблюдаемыми государственными органами власти, официальными лицами и дипломатическими представительствами при осуществлении своей деятельности.

1.3. Протокольные мероприятия с участием Главы Администрации Волгоградской области (далее именуются - протокольные мероприятия) при осуществлении международных, межрегиональных и иных связей Администрации Волгоградской области осуществляются посредством:

приемов Главой Администрации Волгоградской области (далее именуется - Глава Администрации) делегаций федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, государственных и негосударственных организаций и иностранных делегаций;

визитов Главы Администрации за рубеж либо в субъект Российской Федерации;

переговоров с представителями федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, государственных и негосударственных организаций и иностранными делегациями с целью установления деловых, экономических и культурных контактов, развития сотрудничества и реализации достигнутых договоренностей;

церемоний подписания соглашений с федеральными органами государственной власти, субъектами Российской Федерации, государственными и негосударственными организациями и иностранными делегациями;

рабочих поездок Главы Администрации в муниципальные образования Волгоградской области;

иных мероприятий с участием Главы Администрации и по его поручению.

1.4. Координацию проведения протокольных мероприятий осуществляет отдел протокола аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел протокола).

1.5. Финансирование протокольных мероприятий осуществляется за счет средств организатора.

1.6. В случае, когда организатором протокольного мероприятия является структурное подразделение аппарата Главы Администрации Волгоградской области, финансирование протокольных мероприятий осуществляется за счет средств аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

2. Порядок подготовки и проведения протокольных мероприятий

2.1. Протокольные мероприятия могут быть инициированы Главой Администрации, первым заместителем Главы Администрации Волгоградской области, заместителями Главы Администрации Волгоградской области, заместителем Главы Администрации Волгоградской области - управляющим делами Администрации Волгоградской области (далее именуется - управляющий делами), структурными подразделениями аппарата Главы Администрации Волгоградской области, органами исполнительной власти Волгоградской области, а также государственными и негосударственными организациями.

2.2. На основании полученных от отдела планирования и организационного обеспечения мероприятий аппарата Главы Администрации Волгоградской области календарного плана мероприятий Администрации Волгоградской области и структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области на месяц, плана работы органов исполнительной власти Волгоградской области и структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области на квартал и неделю, перечня планируемых мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области отдел протокола в течение двух рабочих дней составляет план протокольных мероприятий на очередной месяц, в который еженедельно (каждый понедельник), а при необходимости и ежедневно вносит уточнения, согласованные с управляющим делами и руководителем секретариата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - руководитель секретариата Главы Администрации).

2.3. Отдел протокола в соответствии с согласованным с управляющим делами и руководителем секретариата Главы Администрации планом протокольных мероприятий на текущий месяц уведомляет организатора о проводимом мероприятии, перечне документов, необходимых для проведения протокольного мероприятия, и сроках их представления в отдел протокола.

2.4. Организатор не менее чем за пять рабочих дней до даты проведения планового протокольного мероприятия представляет в отдел протокола на бумажном и электронном носителях материалы, предусмотренные настоящим Регламентом. В случае если проведение протокольного мероприятия планируется в помещениях Администрации Волгоградской области, организатор дополнительно (без приложения документов) подает в отдел планирования и организационного обеспечения мероприятий аппарата Главы Администрации Волгоградской области заявку на проведение протокольного мероприятия по форме согласно приложению.

Заявка на проведение протокольного мероприятия и материалы, предусмотренные настоящим Регламентом, представляются также в случае, если протокольное мероприятие не было предусмотрено планом протокольных мероприятий.

2.5. В зависимости от проводимого протокольного мероприятия организатор представляет в отдел протокола следующие материалы:

а) копию документа о проведении протокольного мероприятия с резолюцией Главы Администрации;

б) программу, повестку или регламент проведения протокольного мероприятия (далее именуется - программа протокольного мероприятия).

Программа протокольного мероприятия должна содержать точное наименование протокольного мероприятия, дату, время, место его проведения, информацию о лице, открывающем и ведущем протокольное мероприятие, регламент его проведения, порядок выступления участников протокольного мероприятия, порядок награждения на протокольном мероприятии, время и место прибытия Главы Администрации на протокольное мероприятие, время убытия Главы Администрации с протокольного мероприятия, фамилию, имя, отчество и должность лица, встречающего (сопровождающего, провожающего) Главу Администрации, порядок посещения Главой Администрации объектов, фамилию, имя, отчество и должность лица, дающего пояснения по посещаемым объектам, а также иные сведения, характеризующие протокольное мероприятие. Программа протокольного мероприятия должна быть согласована с Главой Администрации;

в) сценарий проведения протокольного мероприятия.

Сценарий проведения протокольного мероприятия должен содержать описание действий, совершаемых участниками протокольного мероприятия, и событий, происходящих на протокольном мероприятии;

г) перечень организационно-технических мероприятий с указанием сроков их выполнения и лиц, ответственных за их выполнение (представляется в случае, если информация о необходимом техническом обеспечении протокольного мероприятия не может быть изложена в заявке в полном объеме).

Перечень организационно-технических мероприятий должен содержать мероприятия: по обеспечению безопасности его участников, обеспечению жильем, автотранспортом, протокольной атрибутикой, сувенирами; по подготовке места проведения протокольного мероприятия; по организации культурной программы; по освещению мероприятия в средствах массовой информации; по подготовке итогового документа (протокола, решения) и иные организационно-технические мероприятия;

д) список участников протокольного мероприятия.

В списках участников протокольного мероприятия должны быть точно и полностью указаны фамилия, имя, отчество, должность, место работы и даты рождения участников протокольного мероприятия, выступающих и награждаемых на протокольном мероприятии. (Дата рождения указывается в случае, если она совпадает с днем проведения протокольного мероприятия или отмечается за пять дней до или после даты проведения мероприятия.);

е) состав президиума протокольного мероприятия (при его наличии);

ж) схему размещения участников протокольного мероприятия (проект схемы рассадки за центральным столом - для залов до 30 посадочных мест, проект схемы рассадки за столом президиума - для залов более 40 посадочных мест);

з) состав делегации Волгоградской области, согласованный или утвержденный Главой Администрации;

и) перечень вопросов, которые предполагается обсудить в ходе беседы с Главой Администрации (при проведении официальных встреч);

к) список лиц, выступающих на протокольном мероприятии;

л) список лиц, награждаемых на протокольном мероприятии;

м) согласованный с отделом пресс-службы аппарата Главы Администрации Волгоградской области список средств массовой информации, привлекаемых для освещения протокольного мероприятия;

н) согласованные организатором в установленном порядке тексты соглашений, договоров и протоколов, планируемых к подписанию;

о) тезисы для проекта выступления Главы Администрации на протокольном мероприятии и материалы к выступлению.

В рамках одного мероприятия допускается только одно выступление Главы Администрации;

п) раздаточный и презентационный материал по вопросам, обсуждаемым на протокольном мероприятии;

р) информационные справки;

с) информацию о необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия (демонстрация видеоматериалов, слайдов);

т) проект итогового документа протокольного мероприятия (протокол, решение);

у) иные документы.

2.6. После согласования с отделом протокола всех материалов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента, они представляются организатором руководителю секретариата Главы Администрации, но не позднее, чем за два дня до даты проведения протокольного мероприятия.

2.7. Материалы, указанные в пункте 2.5 настоящего Регламента, должны быть завизированы заместителями Главы Администрации Волгоградской области, курирующими направление деятельности, касающейся содержания протокольного мероприятия, руководителями органов исполнительной власти Волгоградской области, структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области, государственных и негосударственных организаций, подготовивших эти материалы.

2.8. Документы, составленные с нарушением требований настоящего Регламента, возвращаются отделом протокола их организатору для доработки.

2.9. Отдел протокола для подготовки и проведения протокольного мероприятия может запрашивать у организатора дополнительные материалы, которые должны быть представлены не позднее, чем за три дня до даты проведения протокольного мероприятия. В случае непредставления материалов в срок отделом протокола по согласованию с Главой Администрации рассматривается вопрос об отмене протокольного мероприятия.

2.10. Оповещение участников протокольного мероприятия о дате, времени и месте его проведения, а также их регистрация, встреча, размещение и проводы осуществляются организатором.

Не позднее чем за час до начала протокольного мероприятия организатор обязан произвести телефонный опрос участников протокольного мероприятия для уточнения списков участников протокольного мероприятия.

2.11. В зависимости от протокольного мероприятия организатор обязан своевременно по согласованию с отделом протокола подготовить помещение, в котором планируется проведение этого мероприятия.

2.12. Оформление места Главы Администрации и участников протокольного мероприятия, расстановку табличек с именами участников протокольного мероприятия и государственной символики осуществляет организатор по согласованию с отделом протокола. Указанные подготовительные мероприятия должны быть завершены организатором не позднее чем за 30 минут до начала проведения протокольного мероприятия.

2.13. Организатор назначает работников, ответственных за соблюдение процедуры доступа в зал участников протокольного мероприятия во время его проведения. После входа в зал Главы Администрации вход опоздавших и выход присутствующих, за исключением экстренных случаев, не допускается.

2.14. По окончании протокольного мероприятия организатор оформляет итоговый документ протокольного мероприятия и представляет его в секретариат Главы Администрации Волгоградской области для подписания Главой Администрации с последующей передачей подписанного документа в общий отдел аппарата Главы Администрации Волгоградской области для регистрации и хранения в установленном порядке.

2.15. Приобретение и доставку сувенира, подготовку к его вручению Главой Администрации обеспечивает организатор.

2.16. Если организатором протокольного мероприятия является структурное подразделение аппарата Главы Администрации Волгоградской области, то обеспечение сувенирной продукцией по указанию управляющего делами и по согласованию с отделом протокола осуществляет организатор.

2.17. При проведении протокольного мероприятия в здании Администрации Волгоградской области по адресу: Волгоград, проспект имени В.И. Ленина, д. 9 технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия организатор согласовывает с отделом технического обеспечения мероприятий аппарата Главы Администрации Волгоградской области не позднее чем за три рабочих дня до даты его проведения.

2.18. Организатор обязан обеспечить присутствие своего представителя, ответственного за демонстрацию презентационных материалов, в месте проведения протокольного мероприятия.

2.19. В случае проведения протокольного мероприятия в здании Администрации Волгоградской области по адресу: Волгоград, проспект имени В.И. Ленина, д. 9 организатор не позднее чем за три дня до даты проведения протокольного мероприятия представляет согласованные с секретариатом Главы Администрации Волгоградской области список лиц, участвующих в протокольном мероприятии, для их прохода в здание Администрации Волгоградской области и список транспортных средств для организации их стоянки у здания Администрации Волгоградской области. В списке транспортных средств, проезд которых планируется к зданию Администрации Волгоградской области, указываются наименование, марка, государственный номер каждого транспортного средства, контактный телефон и фамилия водителя.

2.20. В организации посещения социальных, промышленных, спортивных и иных объектов в рамках проведения выездных протокольных мероприятий принимают участие заместители Главы Администрации Волгоградской области, курирующие соответствующее направление деятельности Администрации Волгоградской области.

2.21. Организация участия в протокольных мероприятиях средств массовой информации осуществляется отделом пресс-службы аппарата Главы Администрации Волгоградской области, а творческих коллективов - Комитетом по культуре Администрации Волгоградской области.

2.22. Для уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, работники отдела протокола и представители организатора осуществляют выезд на место проведения протокольного мероприятия.

2.23. После уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, программа протокольного мероприятия и программа участия в нем Главы Администрации могут быть изменены секретариатом Главы Администрации Волгоградской области или отделом протокола.

Приложение

к Регламенту подготовки и проведения

протокольных мероприятий с участием

Главы Администрации

Волгоградской области

                                  ЗАЯВКА

    на проведение мероприятия в _____________________________________    

                                   (указывается помещение и адрес

                                        его местонахождения)

N п/п	Наименование мероприятия	Дата, время, место проведения	Количество человек	Требуемое техническое обеспечение мероприятия (озвучивание, аудиозапись, демонстрация видеофильмов, видеоконференцсвязь и другое)	Требуемое материальное обеспечение мероприятия (изготовление кувертов, прохладительные напитки, дополнительная мебель, цветы, обеспечение регистрации участников мероприятия и другое)	Фамилия, имя, отчество, контактный телефон сотрудника, ответственного за проведение мероприятия
1	2	3	4	5	6	7

Руководитель _______________________________________ _________ __________

               (наименование органа исполнительной   (подпись) (инициалы,

                  власти Волгоградской области,                 фамилия)

               структурного подразделения аппарата

                Главы Администрации Волгоградской

                   области или государственной

                 и негосударственной организации)