Приказ Государственной жилищной инспекции Волгоградской области от 1 апреля 2011 г. N 40 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области" (утратил силу)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

Приказ Государственной жилищной инспекции Волгоградской области от 1 апреля 2011 г. N 40
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области"

Приказом инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 4 апреля 2013 г. N 50 настоящий приказ признан утратившим силу через 10 дней после официального опубликования названного приказа

На основании Выписки из протокола Заседания Экспертно-проверочной и методической комиссии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 25 марта 2011 г. N 3, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области.

2. Признать утратившим силу приказ Государственной жилищной инспекции Волгоградской области от 23 августа 2006 г. N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области".

3. Приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит опубликованию.

И.о. руководителя

А.П. Машлыкин

Инструкция
по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области
(утв. Приказом Государственной жилищной инспекции Волгоградской области от 1 апреля 2011 г. N 40)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству Государственной жилищной инспекции Волгоградской области (далее именуется Госжилинспекция) разработана в целях установления единых требований к подготовке документов, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Госжилинспекции, совершенствования делопроизводства Госжилинспекции и повышения ее эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными Постановлением Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 N 109-п, иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также положением о Госжилинспекции Волгоградской области, административных регламентов Госжилинспекции Волгоградской области.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству Госжилинспекции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Делопроизводство Госжилинспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее - АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. АСЭД должна обеспечивать требования Инструкции по делопроизводству.

Положения Инструкции по делопроизводству Госжилинспекции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну*.

Требования Инструкции по делопроизводству Госжилинспекции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Госжилинспекции осуществляет организационно-аналитический отдел.

Функции, задачи, права и ответственность организационно-аналитического отдела Госжилинспекции регламентируются положением о нем, должностные обязанности государственных гражданских служащих, работников организационно-аналитического отдела и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Госжилинспекции, устанавливаются должностными регламентами.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Госжилинспекции осуществляется руководителем подразделения.

1.5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна), подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".

1.6. Сотрудники Госжилинспекции несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.7. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники Госжилинспекции обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы руководителю структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения Госжилинспекции.

2. Основные понятия

В настоящей инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Госжилинспекции;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Госжилинспекции;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Госжилинспекции, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в Госжилинспекцию или его должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также обращение гражданина в Госжилинспекцию в электронном виде;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления;

должностными лицами Госжилинспекции являются руководитель, заместители руководителя;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Госжилинспекцию и созданных ею за определенный период;

официальный документ - документ, созданный Госжилинспекцией, другими органами исполнительной власти Волгоградской области, государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Госжилинспекции;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Создание документов в Госжилинспекции

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы Госжилинспекции Волгоградской области оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

3.1.2. Разработка и изготовление бланков документов Госжилинспекции с воспроизведением герба Волгоградской области осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области".

Бланки Госжилинспекции с воспроизведением одноцветного герба Волгоградской области изготавливаются в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области" по заказу Госжилинспекции типографским способом. Остальные бланки Госжилинспекции могут быть изготовлены с помощью компьютерной техники.

3.1.3. В Госжилинспекции применяются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк протокола;

бланк письма;

бланк руководителя Госжилинспекции (для резолюций и поручений);

общий бланк Госжилинспекции.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Госжилинспекцией используются бланки углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.4. Состав реквизитов для каждого вида бланков:

Для бланка приказа (распоряжения), протокола:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - Государственная жилищная инспекция Волгоградской области;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Для бланка письма Госжилинспекции:

Герб Волгоградской области;

справочные данные о Госжилинспекции (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка руководителя Госжилинспекции (для резолюций и поручений):

Герб Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

отметка для проставления даты;

отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.

Для общего бланка Госжилинспекции:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - Государственная жилищная инспекция Волгоградской области.

Образцы гербовых бланков документов Госжилинспекции приведены в приложениях 1-7.

3.1.5. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков в Госжилинспекции ведется их учет как документов строгой отчетности.

Гербовые бланки Госжилинспекции:

используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;

передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;

при поступлении гербовые бланки заносятся в журнал учета поступления гербовых бланков в Госжилинспекцию (приложение 8);

учет выдачи гербовых бланков ведется в журнале учета выдачи гербовых бланков Госжилинспекции в структурные подразделения (приложение 9);

ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несет специалист 1 категории организационно-аналитического отдела Госжилинспекции Волгоградской области;

испорченные и невостребованные гербовые бланки возвращаются специалисту 1 категории организационно-аналитического отдела Госжилинспекции. Специалист 1 категории организационно-аналитического отдела Госжилинспекции отчитывается перед финансово-хозяйственным отделом Госжилинспекции материальными отчетами;

организация работы по изготовлению гербовых бланков Госжилинспекции типографским способом возлагается на финансово-хозяйственный отдел Госжилинспекции, который получает заявки на изготовление типографским способом гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков уполномоченному лицу.

3.1.6. На документе устанавливаются следующие размеры полей:

3,00 см - левое;

1,00 см - правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см - нижнее.

Для проектов законодательных актов Волгоградской области, проектов постановлений Администрации Волгоградской области, проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области:

2,75 см - левое;

2,25 см - правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см - нижнее.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые Госжилинспекцией, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. Устанавливается следующий состав реквизитов документов Госжилинспекции:

1) Герб Волгоградской области;

2) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) наименование вида документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование (заголовок) документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.3. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: о поступлении документа в Госжилинспекцию "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.2.4. При подготовке документов сотрудники Госжилинспекции обязаны соблюдать правила оформления реквизитов документов.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 (на основе рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003) приведены: для углового бланка - в приложении 10, для продольного бланка - в приложении 11.

3.3. Правила оформления реквизитов документов

3.3.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до двойного.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" отделяют друг от друга междустрочными интервалами - полуторным либо двойным.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

3.3.2. Герб Волгоградской области (реквизит 02)

Изображение герба Волгоградской области помещается на бланках документов Госжилинспекции в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области".

На бланках документов Госжилинспекции герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк документа Госжилинспекции из файла электронной копии эталонного изображения герба Волгоградской области.

Размеры изображения герба для печати на бланках Госжилинспекции: высота - 17 мм, ширина - 12,75 мм.

3.3.3. Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08) - Государственная жилищная инспекция Волгоградской области.

Сокращенное наименование - Госжилинспекция.

3.3.4. Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31)

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках должностных лиц Госжилинспекции, имеющих право использовать должностные бланки.

Наименование должности лица, подписавшего документ - РУКОВОДИТЕЛЬ указывается под наименованием органа исполнительной власти Волгоградской области - Государственная жилищная инспекция Волгоградской области.

3.3.5. Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 09)

Справочные данные о Государственной жилищной инспекции Волгоградской области указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОГРН (Основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

3.3.6. Наименование вида документа (реквизит 10)

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов, издаваемых Госжилинспекцией.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.3.7. Место составления (издания) документа (реквизит 14)

Место составления или издания документа (Волгоград) указывается в бланках документов Госжилинспекции, за исключением бланков писем.

3.3.8. Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Организационно-аналитическим отделом при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

3.3.9. Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Госжилинспекции.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.

3.3.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13).

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

3.3.11. Адресат (реквизит 15)

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и др.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа в орган государственной и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Администрация

Волгоградской области

или:

Комитет по управлению

архивами Администрации

Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю Комитета

по управлению архивами

Администрации Волгоградской

области

Л.И. Будченко

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-

исследовательский

институт документоведения и

архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва,

117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

Михайловский район,

Волгоградская область, 403340

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:

Администрации муниципальных

районов Волгоградской области

или:

Структурные подразделения

аппарата Главы Администрации

Волгоградской области

3.3.12. Наименование (заголовок) документа (реквизит 18)

Наименование (заголовок) документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих и работников Государственной жилищной инспекции Волгоградской области".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

3.3.13. Текст документа (реквизит 20)

В Госжилинспекции документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении...;

3-го лица единственного числа: ...Госжилинспекция доводит до сведения...; Госжилинспекция не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о ...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя Госжилинспекции или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах власти исполнительной Волгоградской области";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2... ".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.3.14. Отметка о наличии приложений (реквизит 21)

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение:

1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам (распоряжениям), правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение 2

к приказу Государственной жилищной

инспекции Волгоградской области

от 15.03.2010 N 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

приказом Государственной жилищной

инспекции Волгоградской области

от 15.03.2009 N 36

3.3.15. Гриф согласования (реквизит 23)

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Государственной жилищной инспекции Волгоградской области

Подпись	В.А. Попов
Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Государственной жилищной

инспекции Волгоградской области

от 26.09.2010 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

3.3.16. Виза (реквизит 24)

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Госжилинспекции Волгоградской области оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Руководитель Государственной жилищной инспекции Волгоградской области

Подпись	В.А. Попов

Дата

На проектах законодательных актов Волгоградской области, правовых актах Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Госжилинспекции, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления, приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Госжилинспекции, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Руководитель Государственной жилищной инспекции Волгоградской области

Подпись	В.А. Попов

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.3.17. Подпись должностного лица (реквизит 22)

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Руководитель Государственной

жилищной инспекции

Волгоградской области

Подпись

В.А. Попов

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). В случае временного отсутствия руководителя Госжилинспекции (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области). Если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя Госжилинспекции, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ним и руководителем, то в документе указывается его фактическая должность. Например:

И.о. руководителя

Государственной жилищной инспекции

Волгоградской области

Подпись

И.О. Фамилия

Заместитель руководителя

Государственной жилищной инспекции

Волгоградской области

Подпись

И.О. Фамилия

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия

Члены комиссии	Подпись	И.О. Фамилия

	Подпись	И.О. Фамилия

3.3.18. Гриф утверждения (реквизит 16)

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ

	Руководитель Государственной жилищной инспекции Волгоградской области
	Подпись	В.А. Попов
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (приказом), его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Государственной

жилищной инспекции

Волгоградской области

от 15.04.2010 N 65

3.3.19. Оттиск печати (реквизит 25)

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.20. Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа, например:

Подлинник документа находится в деле Государственной жилищной инспекции Волгоградской области N ___ за ____ г.

Верно

Ведущий специалист	Подпись	И.О. Фамилия

Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.".

Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно", в таком случае проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа копии документа.

3.3.21. Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа шрифтом Times New Roman 10.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, например:

Гришина Ольга Валерьевна

(8442) 55-21-89

Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения Госжилинспекции.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе документа проставляется в соответствии со специальными требованиями, предусмотренными для оформления документов конфиденциального характера.

3.3.22. Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17)

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке должностного лица (для резолюций и поручений).

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

	Морозову Н.В., Федосеевой И.А.

	Прошу подготовить проект постановления к 05.12.2010

	Подпись	Дата

3.3.23. Отметка о контроле документа (реквизит 19)

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.3.24. Отметка об исполнении документа (реквизит 28)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения Госжилинспекции и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется основным исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Госжилинспекции, в котором исполнен документ.

3.3.25. Отметка о поступлении документа (реквизит 29)

Отметка о поступлении документа в Госжилинспекцию содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа.

3.3.26. Отметка о конфиденциальности (реквизит 32)

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации**. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года N 1233) и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 февраля 2003 г. N 221 "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области" отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.4. Подготовка проектов законов Волгоградской области

3.4.1. Процедура внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 17 июля 1996 г. N 73-ОД, Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах", постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. N 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".

3.4.2. Госжилинспекция разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области и соответствующих поручений Главы Администрации Волгоградской области, а также в порядке законодательной инициативы.

3.4.3. Необходимым условием внесения законопроекта в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы является представление:

проекта постановления Волгоградской областной Думы (к законопроекту);

текста законопроекта и иного нормативного правового акта;

пояснительной записки;

финансово-экономического обоснования законопроекта;

перечня нормативных правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого законопроекта, в том числе их отмены полностью или частично.

3.4.4. Правила оформления законопроектов Волгоградской области приведены в приложении 12.

3.5. Подготовка проектов постановлений Администрации Волгоградской области, постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области

3.5.1. В пределах своей компетенции Госжилинспекция разрабатывает проекты:

постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области;

постановлений Администрации Волгоградской области.

3.5.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области осуществляется в порядке, установленном Главой Администрации Волгоградской области.

3.5.3. Проекты постановлений (распоряжений) представляются в аппарат Главы Администрации Волгоградской области с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

3.5.4. В сопроводительном письме указываются: основание внесения проекта постановления (распоряжения), сведения о согласовании проекта постановления (распоряжения) или отсутствии согласования (с указанием причин) с заинтересованными лицами.

3.5.5. В пояснительной записке указываются: основание внесения проекта постановления (распоряжения), причины, обусловившие необходимость его разработки, краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений и социально-экономические последствия принятия проекта.

В случае, если принятие проекта постановления (распоряжения) влечет расходы бюджета, дополнительно оформляется финансово-экономическое обоснование.

3.5.6. Проект постановления (распоряжения) визируется руководителем Госжилинспекции.

3.5.7. Сопроводительное письмо, пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование к проекту подписываются руководителем Госжилинспекции или лицом, исполняющим его обязанности.

3.5.8. Оформленные соответствующим образом и согласованные в установленном порядке проекты постановлений (распоряжений) представляются в отдел редакционного и документационного обеспечения аппарата Главы Администрации Волгоградской области на бумажном и электронном носителях для корректирования и редактирования в соответствии с правилами русского языка.

3.5.9. В соответствии с установленным порядком, срок работы отдела редакционного и документационного обеспечения аппарата Главы Администрации Волгоградской области с проектами постановлений (распоряжений) составляет три рабочих дня и может быть продлен до пяти рабочих дней при необходимости обработки документа большого объема.

3.5.10. Проект постановления (распоряжения), подготовленный с нарушением установленных требований и в результате чего возвращенный для исправления, должен быть доработан в течение трех дней и передан в отдел редакционного и документационного обеспечения аппарата Главы Администрации Волгоградской области для проверки устранения нарушений и последующего оформления.

3.5.11. Правила оформления проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области представлены в приложениях 14-18.

3.6. Оформление нормативных правовых актов Госжилинспекции

3.6.1. Нормативные правовые акты Госжилинспекции издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, а также по инициативе органов исполнительной власти Волгоградской области в пределах их компетенции.

3.6.2. Нормативные правовые акты Госжилинспекции издаются в форме инструкций, положений, правил, а также в иных формах, установленных законодательством.

3.6.3. Подготовка нормативных правовых актов в Госжилинспекции осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 19 сентября 2002 г. N 736-ОД "О Законах и иных областных нормативных правовых актах" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 декабря 2007 г. N 2110 "О нормативных правовых актах структурных подразделений Администрации Волгоградской области".

По-видимому, в пункте 3.6.3 подраздела 3.6 раздела 3 настоящей Инструкции и далее по тексту допущены опечатки, дату названного Закона следует читать как 1 октября 2002 г.

3.6.4. Нормативные правовые акты, изданные Госжилинспекцией, утверждаются соответствующим приказом руководителя Госжилинспекции или лицом, исполняющим его обязанности.

3.6.5. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более органами исполнительной власти Волгоградской области.

Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти Волгоградской области.

3.7. Оформление отдельных видов документов в Госжилинспекции

3.7.1. Состав документов Госжилинспекции

3.7.1.1. В деятельности Госжилинспекции создается комплекс нормативных и организационно-распорядительных документов:

нормативные правовые акты Госжилинспекции в установленной сфере деятельности, утверждаемые приказами руководителя Госжилинспекции;

локальные нормативные акты, обязательные для исполнения всеми работниками Госжилинспекции;

приказы руководителя Госжилинспекции по основной деятельности, по личному составу;

распоряжения руководителя Госжилинспекции по проведению плановых и (или) внеплановых проверок;

акты;

записки (докладные, аналитические, пояснительные, объяснительные);

договоры, контракты, соглашения;

деловая (служебная) переписка и др.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Госжилинспекции создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

3.7.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Госжилинспекции, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

3.7.1.3. Взаимные обязательства Госжилинспекции с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.

3.7.1.4. В установленных законодательством случаях в Госжилинспекции могут издаваться акты совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ (распоряжение), соглашение, протокол и др.).

3.7.2. Нормативные правовые акты Госжилинспекции

Нормативный правовой акт Госжилинспекции - изданный в установленном порядке акт руководителя Госжилинспекции, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц.

Подготовка нормативных правовых актов Госжилинспекции осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 19 сентября 2002 г. N 736-ОД "О Законах и иных областных нормативных правовых актах" в порядке, определяемом Главой Администрации Волгоградской области.

Нормативные правовые акты издаются Госжилинспекцией в установленной сфере деятельности в пределах ее компетенции на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, а также по собственной инициативе.

Госжилинспекция может издавать нормативные правовые акты совместно с двумя или более органами исполнительной власти Волгоградской области. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти Волгоградской области.

Нормативные правовые акты Госжилинспекции издаются в форме инструкций, положений, правил, а также в иных формах, установленных законодательством и утверждаются приказами руководителя Госжилинспекции.

Нормативные правовые акты Госжилинспекции разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения сотрудников Госжилинспекции в порядке подготовки приказов руководителя Госжилинспекции.

Обязательными этапами согласования нормативного правового акта Госжилинспекции являются юридическая и антикоррупционная экспертизы, проводимые в порядке, установленном Главой Администрации Волгоградской области.

Юридическая и антикоррупционная экспертизы, а также определение нормативности правового акта проводится должностным лицом, назначенным приказом руководителя Госжилинспекции.

Нормативные правовые акты Госжилинспекции подлежат официальному опубликованию, в случае если они затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также в иных случаях, определяемых руководителем Госжилинспекции.

Официальное опубликование нормативных правовых актов производится в газете "Волгоградская правда".

В целях опубликования нормативный правовой акт направляется в газету "Волгоградская правда" с сопроводительным письмом на имя главного редактора, подписанным руководителем Госжилинспекции. В письме должно содержаться указание на нормативно-правовой характер акта и обоснование необходимости его опубликования. Проект письма готовится разработчиком нормативного правового акта.

Начальники структурных подразделений Госжилинспекции в день подписания приказа, утверждающего нормативный правовой акт, представляют копию подписанного документа начальнику организационно-аналитического отдела.

Начальник организационно-аналитического отдела, в пятидневный срок со дня подписания нормативного правового акта, направляет представленный ему нормативный правовой акт в прокуратуру Волгоградской области, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области, редакцию газеты "Волгоградская правда", информационным службам "Гарант", "Консультант", а так же два экземпляра - в Волгоградскую областную библиотеку им. М. Горького.

Рассылка документа остальным адресатам осуществляется разработчиком нормативного правового акта.

Копии нормативных правовых актов, изменяющих или отменяющих действующие акты, направляются организациям, которым они рассылались, или их правопреемникам.

3.7.3. Приказ (распоряжение)

3.7.3.1. Приказами оформляются решения вопросов государственной гражданской службы и кадров, а также решения по основной деятельности.

Распоряжениями оформляются решения по проведению плановых и (или) внеплановых проверок.

3.7.3.2. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения Госжилинспекции на основании поручений руководителя Госжилинспекции, его заместителей, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по вопросам государственной гражданской службы и кадрам готовит сектор кадровой работы Госжилинспекции, в том числе на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности Госжилинспекции и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Организационно-аналитический отдел Госжилинспекции контролирует правильность оформления проектов приказов (распоряжений).

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Госжилинспекции, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителями организационно-аналитического отдела и отдела правового обеспечения и административного делопроизводства.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю Госжилинспекции на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на гербовых бланках Госжилинспекции установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой регистрации приказа является дата его подписания.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Приказы и распоряжения по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрируются отдельно в организационно-аналитическом отделе Госжилинспекции по порядку номеров в пределах календарного года.

Приказы по личному составу регистрируются отдельно в секторе кадровой работы Госжилинспекции по порядку номеров в пределах календарного года.

К номерам приказов на предоставление отпуска, по личному составу и административно-хозяйственным вопросам прибавляется буквенное обозначение:

- О - приказы на отпуска;

- ЛС - приказы по личному составу;

- АХ - приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Копии приказов (распоряжений) направляются исполнителю и другим адресатам в соответствии с реестром рассылки, составляемым и подписываемым исполнителем.

Приказ печатается на бланке соответствующего вида документа Госжилинспекции.

Образец оформления бланка приказа Госжилинспекции приведен в приложении 20.

Распоряжения на проведение проверки готовятся по форме, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 24.05.2010 N 199.

Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа (распоряжения), оформляются следующие реквизиты: "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Визы". Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности. При необходимости приказ (распоряжение) может содержать приложения.

3.7.3.3. Наименование (заголовок) приказа (распоряжения).

Заголовок является обязательным реквизитом приказа (распоряжения) и составляется ко всем приказам (распоряжениям), содержащим текст объемом более 4-5 строк.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 1,5 см. от реквизита "Место составления (издания)" через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру.

3.7.3.4. Текст приказа (распоряжения).

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через 1,5 междустрочных интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или должностные лица Госжилинспекции Волгоградской области. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Структурные подразделения (должностные лица) Госжилинспекции, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в реестре рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Допускается уменьшение отступов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста приказа (распоряжения) на одной странице.

При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

3.7.3.5. Визы.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования с грифами согласования.

3.7.3.6. Подпись должностного лица.

Подпись должностного лица отделяется от текста 3-4 одинарными междустрочными интервалами и состоит из сокращенного наименования должности лица подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица подписывающего документ печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ, печатаются от правой границы текстового поля в одной строке с последней строкой наименования его должности.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Госжилинспекции, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

3.7.3.7. Оформление приложений.

Приложения к приказам (распоряжениям) Госжилинспекции оформляются аналогично приложениям к проектам постановлений (распоряжений) Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

3.7.3.8. Особенности оформления совместных приказов.

Совместные приказы органов исполнительной власти Волгоградской области печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти Волгоградской области, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти Волгоградской области, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются ниже текста на одном уровне.

3.7.4. Протокол заседания (совещания)

3.7.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов в Госжилинспекции.

3.7.4.2. Протокол заседаний (совещаний) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Госжилинспекции протоколы могут издаваться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Госжилинспекции, готовившего рассмотрение вопроса.

Протоколы печатаются: на бланке протокола, на общем бланке, на листе бумаги формата А4.

3.7.4.3. При оформлении протокола на стандартном листе бумаги формата А4 оформляются следующие реквизиты:

"Государственная жилищная инспекция власти Волгоградской области" - указывается полное официальное наименование. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;

Текст приводится в соответствии с источником

"Вид документа" - ПРОТОКОЛ, реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами и выравнивается по центру;

"Вид заседания, совещания" - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;

"Место проведения заседания (совещания)" - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два междустрочных интервала после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

"Дата и номер протокола" - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний экспертных советов, протоколы совещания Госжилинспекции.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

"Текст протокола" - состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

"Присутствовали: 25 человек (список прилагается)".

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
Первый заместитель руководителя Госжилинспекции	-	И.О. Фамилия
Заместители руководителя Госжилинспекции	-	И.О. Фамилия
	-	И.О. Фамилия
Начальники отделов Госжилинспекции	-	И.О. Фамилия
	-	И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 междустрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

"Подпись" - отделяется от текста тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным междустрочным интервалом и оформляется аналогично.

Образцы оформления на стандартном листе бумаги полного и краткого протоколов приведены в приложениях 21 и 22.

3.7.5. Служебная переписка

3.7.5.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Госжилинспекции.

3.7.5.2. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.

Факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

3.7.5.3. Служебные письма Госжилинспекции готовятся как:

доклады о выполнении поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области;

исполнение поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти Волгоградской области;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектов актов Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.

При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Госжилинспекции Волгоградской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Госжилинспекции, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования органов исполнительной власти Волгоградской области - авторов документа, указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

Сроки подготовки служебных писем-ответов устанавливаются правовыми актами или резолюциями руководства Госжилинспекции, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем Госжилинспекции.

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать отданным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства Госжилинспекции.

К служебным письмам составляется реквизит наименование (заголовок) документа, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма (перед подписью). Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию ...", "Направляем на заключение проект ..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Госжилинспекция не считает возможным ...", "Госжилинспекция предлагает рассмотреть возможность...");

Служебные письма, проходят установленную процедуру согласования (при необходимости визирования) с заинтересованными лицами Госжилинспекции.

Служебные письма подписываются руководителем Госжилинспекции или его заместителями.

3.7.5.4. Телеграммы

При оформлении телеграмм указывается полный телеграфный адрес организации, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дата.

Текст телеграмм излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, двтч), печатается на лицевой стороне без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Реквизит "Подпись" в телеграмме начинается с абзаца.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресов.

В телеграммах, подписанных руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

В нижней части телеграммы под чертой указываются: дата отправления телеграммы, исходящий номер, точный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона.

Срочные телеграммы отправляются немедленно.

При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.

3.7.5.5. Телефонограммы

Телефонограммы - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителя, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения.

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

В случае передачи телефонограммы нескольким организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5 или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.

В состав телефонограммы входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приема-передачи.

Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных организаций, то адресат указывается обобщенно.

При адресовании телефонограммы руководителю организации наименование организации включается в наименование его должности. Например:

Главе Котельниковского

городского поселения

Котельниковского муниципального района

Волгоградской области

А.Г. Бабикову

Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется прописными буквами центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.04.2003) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата.

Например:

12.04.2011 N 21

Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слова при составлении телефонограммы не должны применяться.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма (включающей наименование организации-автора), личной подписи и ее расшифровки.

Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.

Отметки о приеме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:

Передал - наименование должности

Тел. 55-21-45

(инициалы, фамилия)

Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В принимаемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его подписи, инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема-передачи (в часах и минутах). Например:

Принял - наименование должности

Тел. 55-21-45

11 ч. 10 мин.

(подпись)

(инициалы, фамилия)

Отметки о приеме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под реквизитами автора и адресата соответственно.

Пример оформления принимаемой телефонограммы представлен в приложении 19.

3.7.5.6. Передаваемые с помощью электронной почты (ЭП) официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные настоящей Инструкцией.

Не подлежат пересылке по электронной почте любые документы, имеющие грифы ограничения доступа.

Нормативные документы могут передаваться с использованием электронной почты только в качестве справочно-информационного материала, а при условии документирования информации в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - как документы, имеющие юридическую силу.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Подразделение-автор (отправитель) документа представляет в коммуникационную службу соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную электронную копию. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с реестром адресатов для рассылки документа.

Организационно-аналитический отдел производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и электронном варианте документа соответствующие реквизиты и отправляет документ по ЭП.

Оригинал документа после передачи информации возвращается отправителю с пометкой о времени отправки.

Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются.

На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий.

Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.

3.7.6. Записка (докладная, объяснительная)

Для информационного обмена между структурными подразделениями, работниками Госжилинспекции используются внутренние докладные и объяснительные записки. Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и непосредственными основаниями для издания распорядительных документов.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса и в случае необходимости - выводы и предложения составителя по его решению.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта.

Докладная или объяснительная записка может составляться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

В состав типового формуляра докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения Госжилинспекции - автора документа;

вид документа;

дата документа,

регистрационный номер;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

адресат (должностное лицо Госжилинспекции);

подпись;

визы заинтересованных должностных лиц Госжилинспекции при предоставлении записки.

Докладная или объяснительная записка может составляться как по указанию руководителя структурного подразделения, так и по инициативе конкретного работника, адресоваться руководителю данного структурного подразделения или вышестоящему руководителю.

Адресат оформляется в правом верхнем углу, адресование формируется в дательном падеже (кому?).

Название документа оформляется ниже адресата прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом от границы левого поля ниже названия вида документа. Дата докладной или объяснительной записки является датой ее подписания и проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней.

Заголовок к тексту докладной записки оформляется в левом верхнем углу поля под датой через 2-3 межстрочных интервала, от границы левого поля. Заголовок кротко отражает содержание документа, отвечает на вопрос "О чем?", начинается отглагольным существительным с предлогом "О" и не превышает 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал.

Если текст докладной или объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

Структура текста докладной и объяснительной записок похожи, и, как правило, состоит из двух логических смысловых частей.

В первой части содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений, а во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения.

Документы, служившие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке.

Подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.

Пример оформления докладной записки представлен в приложении 23.

3.8. Организация документооборота

3.8.1. Принципы организации документооборота

Организация документооборота содержит положения устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих (входящих) документов;

порядок рассмотрения документов руководством Госжилинспекции и доведения документов до исполнителей;

порядок работы с отправляемыми (исходящими) документами;

порядок регистрации отправляемых (исходящих) документов;

порядок отправки исходящих документов;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота;

организацию работы с документами в структурных подразделениях Госжилинспекции.

Госжилинспекция исходит из следующих принципов документооборота:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте Госжилинспекции выделяются документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации в соответствии с действующим законодательством выделяются:

обращения граждан.

В Госжилинспекции доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочно).

3.8.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих документов осуществляется работниками организационно-аналитического отдела Госжилинспекции.

Осуществляется проверка правильности доставки, целостность упаковки документов, конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично").

Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 24.

Документы, поступившие в Госжилинспекцию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию до 16-00 часов в день поступления, при поступлении после 16-00 часов и в нерабочее время - на следующий рабочий день.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в организационно-аналитическом отделе, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

Обязательно сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно.

3.8.3. Предварительное рассмотрение документов

В целях выделения из всего массива поступившей документации, требующей обязательного рассмотрения руководителем Госжилинспекции, документы проходят предварительное рассмотрение.

Документы, поступившие в Госжилинспекцию по вопросам, не требующим рассмотрения руководителем, направляются непосредственно курирующим заместителям.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа руководителю Госжилинспекции.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение руководителем Госжилинспекции или лицом его замещающим резолюции (поручения (указания) по исполнению документа) в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Госжилинспекции и его заместителями, установленными правовым актом Госжилинспекции.

3.8.4. Регистрация поступающих (входящих) документов

Поступившие (входящие) документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Все поступившие документы регистрируются работниками организационно-аналитического отдела Госжилинспекции.

Документы, поступившие в Госжилинспекцию в рабочее время, регистрируются до 16-00 часов в день поступления, при поступлении после 16-00 часов и в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы с отметками "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно.

Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся организационно-аналитическим отделом Госжилинспекции в АСЭД во вновь созданную регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК).

Сведения о поступившем (входящем) электронном документе по АСЭД вносятся в РКК, получившего электронный документ, автоматически, после подтверждения факта приема электронного документа.

Поступившие (входящие) документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Регистрация поступивших (входящих) документов производится в пределах, выделенных в Госжилинспекции Волгоградской области документопотоков. При регистрации обращений граждан ставится буква Ж и порядковый номер (например N Ж-0501).

На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

Регистрационный номер входящего документа в АСЭД имеет следующий вид:

Пример: 04/325,

Где:

04 - номер Госжилинспекции;

325 - порядковый номер входящего документа.

3.8.5. Порядок рассмотрения документов руководством Госжилинспекции и доведения документов до исполнителей

Порядок рассмотрения документов руководством Госжилинспекции устанавливается в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Госжилинспекции и его заместителями, а также с учетом результатов предварительного рассмотрения документов организационно-аналитическим отделом.

Документы передаются на рассмотрение должностным лицам только после их регистрации.

После рассмотрения руководством Госжилинспекции документы возвращаются в организационно-аналитический отдел для оформления резолюций (указаний (поручений) по исполнению документа);

В соответствии с резолюцией (указаниями (поручениями) по исполнению документа) руководства Госжилинспекции подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения или должностному лицу - основному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов.

Передача документов между структурными подразделениями или должностными лицами Госжилинспекции осуществляется через организационно-аналитический отдел.

В организационно-аналитический отдел подлежат возврату все подлинные экземпляры обращений (заявления, жалобы и т.д.), а также документы с отметкой "Подлежат возврату".

3.8.6. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа в Госжилинспекции возлагается на структурное подразделение или должностное лицо - основного исполнителя документа.

Проекты документов Госжилинспекции готовятся на бланках установленной формы.

В необходимых случаях осуществляется согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект отправляемого (исходящего) документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется расписка заинтересованного лица с отметкой "С замечаниями", а также в обязательном порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения).

Осуществляется доработка проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование).

В необходимых случаях осуществляется подготовка списка (указателя) рассылки отправляемого (исходящего) документа.

Проект отправляемого (исходящего) документа предоставляется на подпись (утверждение) руководителю Госжилинспекции.

Проекты отправляемых (исходящих) документов визируются основным исполнителем, а также руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем, при необходимости - работниками других структурных подразделений (визы проставляются на лицевой стороне в нижней его части последнего листа второго экземпляра (копии) документа или на листе согласования).

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До предоставления на подпись руководству Госжилинспекции основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки и т.д.

Подлинники отправляемого (исходящего) документа хранятся в организационно-аналитическом отделе.

3.8.7. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем Госжилинспекции или его заместителем, передаются на регистрацию в организационно-аналитический отдел.

Работник организационно-аналитического отдела осуществляет проверку правильности оформления отправляемого (исходящего) документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки (неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы возвращаются на доработку).

Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется работниками организационно-аналитического отдела в день их подписания или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК АСЭД, используемой для учета, поиска, хранения и использования электронных документов.

Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организационно-аналитического отдела Госжилинспекции.

Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой "Верно: должность, подпись, расшифровка подписи и дата ответственного лица" и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Госжилинспекции.

Регистрационный номер исходящего документа в АСЭД имеет следующий вид:

Пример: 04-05-09-02/856,

Где:

04 - номер Госжилинспекции;

05-09-02 - индекс дела по номенклатуре дел Госжилинспекции:

05 - номер организационно-аналитического отдела;

09 - номер группы по номенклатуре дел Госжилинспекции;

02 - порядковый номер по группе по номенклатуре дел Госжилинспекции;

856 - порядковый номер исходящего документа.

3.8.8. Отправка исходящих документов

Отправку исходящих документов производит организационно-аналитический отдел Госжилинспекции.

Проверяется правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производится их сортировка по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение или должностному лицу Госжилинспекции - основному исполнителю.

Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь.

В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.

Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется основным исполнителем отправляемого (исходящего) документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи.

Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.

На исходящие документы заказного характера, на документы с отметкой о конфиденциальности составляется реестр, который затем возвращается с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

Передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений осуществляется как организационно-аналитическим отделом, так и исполнителем документа с помощью средств электросвязи.

Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются как исполнителем документа, так и организационно-аналитическим отделом, при этом указывается номера телефона-факса адресата.

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется организационно-аналитическим отделом в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

3.8.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Проекты распорядительных документов (приказы, распоряжения), после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами, передаются в отдел правового обеспечения и административного делопроизводства для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в организационно-аналитический отдел Госжилинспекции, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководителю Госжилинспекции.

Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке передаются в структурные подразделения Госжилинспекции, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов производится организационно-аналитическим отделом согласно резолюций руководителя Госжилинспекции, его заместителей.

Информационный обмен между структурными подразделениями и движение документов внутри подразделения осуществляется по распоряжению и под контролем руководителя соответствующего подразделения.

Структурные подразделения согласно своим положениям осуществляют взаимодействие между собой для решения поставленных перед ними вопросов. Переписка между отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. Необходимая служебная переписка между отделами осуществляется по распоряжению и под контролем руководителя структурного подразделения Госжилинспекции.

Проект договора гражданско-правового характера разрабатывается отделом правового обеспечения и административного делопроизводства в соответствии с указанием руководителя Госжилинспекции или его заместителей на основании докладной записки руководителя структурного подразделения. В случае необходимости к проекту договора прикладываются акты выполненных работ и техническое задание на производство работ.

Затем проект договора согласовывается руководителем структурного подразделения, выступившего инициатором подготовки данного проекта и финансово-хозяйственным отделом, после чего направляется на рассмотрение руководителю Госжилинспекции.

После подписания руководителем Госжилинспекции договор поступает в финансово-хозяйственный отдел для регистрации в соответствующих программных продуктах ("1С: бухгалтерия", "АЦК Финансы", "Комита-курьер").

Хранение подлинников договоров осуществляется в финансово-хозяйственном отделе.

3.8.10. Учет и анализ объемов документооборота

Данные о количестве документов анализируются еженедельно, обобщаются организационно-аналитическим отделом и предоставляются руководству Госжилинспекции, в установленном порядке, в виде справок (сводок, отчетов).

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Госжилинспекцию и созданных им за определенный период времени.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.8.11. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

Организация работы с поступившими (входящими) документами в структурных подразделениях Госжилинспекции осуществляется на основании резолюций (поручений (указаний) по их исполнению) руководителя Госжилинспекции, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

Работники структурных подразделений в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Госжилинспекции.

Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, основной исполнитель имеет право:

созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

устанавливать сроки представления проектов документов соисполнителями основному исполнителю.

В случае временного отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) исполнителя (соисполнителя) документы передаются другому исполнителю (соисполнителю).

В случае увольнения исполнителя (соисполнителя) или перевода (перемещения) на иную должность документы передаются по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения или по его поручению (указанию) вновь назначенному работнику.

Контролируемые служебные документы должны исполняться в сроки, установленные действующим законодательством, если руководством Госжилинспекции Волгоградской области не указан конкретный срок исполнения документа.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Госжилинспекции Волгоградской области, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Сроки исполнения могут быть продлены только теми должностными лицами, которыми они установлены.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.8.12. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, сбор информации, предварительную проверку хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Постановке на контроль подлежат все поручения руководителя и заместителей руководителя Госжилинспекции, содержащие указания конкретным исполнителям и сроки исполнения.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "контроль". В учетно-контрольную карточку (УКК) проставляется соответствующая отметка с указанием даты постановки на контроль.

Контроль исполнения обеспечивают руководитель Госжилинспекции и его заместители, руководители структурных подразделений, организационно-аналитический отдел, который осуществляет учет документов, поставленных на контроль, а также ход, состояние их исполнения и снятие с контроля.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления к исполнителю.

Сроки исполнения документов определяются руководителем или его заместителями исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в УКК.

Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее пяти дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель информирует организационно-аналитический отдел для внесения изменений в УКК предоставлением докладной записки.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) за три дня до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в УКК.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель Госжилинспекции, его заместители, руководители структурных подразделений, поставившие документ на контроль, или организационно-аналитический отдел. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Снятый с контроля документ и его УКК должны иметь отметку об исполнении, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, в УКК ставится отметка "Исполнено" с указанием даты исполнения.

Организационно-аналитический отдел еженедельно или по требованию руководителя Госжилинспекции представляет оперативную информацию о ходе исполнения контролируемых документов.

3.8.13. Рассмотрение обращений граждан

Работа по рассмотрению обращений граждан (далее именуются - обращения), поступивших в Госжилинспекцию в письменной форме или в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с Федеральным Законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также в соответствии с "Административным регламентом исполнения Государственной жилищной инспекцией Волгоградской области государственной функции "рассмотрение обращений граждан", утвержденным приказом Государственной жилищной инспекции Волгоградской области от 25 июня 2010 г. N 30.

Основанием для начала рассмотрения обращений является поступление обращения в Госжилинспекцию.

Все принятые обращения регистрируются в течение трех дней с момента их поступления в Госжилинспекцию сотрудником организационно-аналитического отдела с проставлением штампа Госжилинспекции и даты поступления.

По каждому обращению должностное лицо Госжилинспекции пишет резолюцию по рассмотрению обращения.

Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, то оно незамедлительно направляется (одновременно информация передается по телефону, телефону-факсу или электронной почте) в территориальные федеральные органы государственной власти в соответствии с их компетенцией.

Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Госжилинспекции, ответственный исполнитель согласно резолюции должностного лица в течение семи дней со дня регистрации направляет его в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина о переадресации его обращения.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Обращения и прилагаемые к ним документы с резолюцией должностного лица Госжилинспекции направляются для рассмотрения исполнителям.

В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, назначенный должностным лицом Госжилинспекции, определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями, соблюдения ими установленных сроков и формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении. Если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена, в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный Госжилинспекцией, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

Ответ на обращение подписывается должностным лицом Госжилинспекции.

Сотрудник организационно-аналитического отдела, ответственный за контроль и сроки рассмотрения обращений граждан, не реже 1 раза в месяц проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, а при необходимости осуществляет напоминание по исполнению поручений должностного лица Госжилинспекции.

Ответ на обращение, подписанный должностным лицом Госжилинспекции или уполномоченным лицом, направляется гражданину.

Консультант организационно-аналитического отдела обеспечивает хранение обращения и всех материалов по рассмотрению его: поступивших ответов на запросы, принятых должностными лицами Госжилинспекции решений, иной информации о результатах рассмотрения обращения.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они, как правило, подшиваются с первичным обращением.

Хранение рассмотренных обращений обеспечивается структурными подразделениями Госжилинспекции в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения в текущем архиве Госжилинспекции соответствующие дела обращений в соответствии с заключением экспертной комиссии Госжилинспекции либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на хранение в государственный архив.

3.9. Документальный фонд Госжилинспекции

3.9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Госжилинспекции, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Госжилинспекции.

Ответственность за составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, обеспечение их учета лежит на организационно-аналитическом отделе.

Сводная номенклатура дел составляется на основании предложений структурных подразделений (приложение 25).

Начальник вновь созданного структурного подразделения Госжилинспекции в месячный срок представляет в организационно-аналитический отдел предложения по номенклатуре дел своего подразделения.

Методическую помощь при составлении сводной номенклатуры Госжилинспекции оказывает Экспертная комиссия Госжилинспекции (далее - ЭК).

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Госжилинспекции согласовывается с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - ЭПМК).

Сводная номенклатура дел Госжилинспекции подписывается начальником организационно-аналитического отдела, утверждается руководителем Госжилинспекции после согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры Госжилинспекции сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК.

Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело организационно-аналитического отдела, 2-й - направляется в государственный архив Волгоградской области); 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом - используются как рабочие экземпляры в организационно-аналитическом отделе и в архиве Госжилинспекции Волгоградской области).

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Госжилинспекции Волгоградской области цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-01, где 02 - код структурного подразделения, 01 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы Госжилинспекции по основной деятельности

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название органа исполнительной власти Волгоградской области или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам организации деятельности экспертных комиссий.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и др.

Если в течение года в Госжилинспекции возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

3.9.2. Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Госжилинспекции и систематизация документов внутри дела.

Организационно-аналитический отдел осуществляет контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях Госжилинспекции.

При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Администрации Волгоградской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Госжилинспекции средствами АСЭД.

Дела со дня их заведения до передачи в архив Госжилинспекции или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Сохранность документов обеспечивают руководители структурных подразделений.

Дела размещают в рабочих комнатах.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из сводной номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Госжилинспекции, находящиеся на текущем хранении подлежат учету.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанном в графе 3, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Госжилинспекции Волгоградской области или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Госжилинспекции Волгоградской области или его заместителей с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

3.9.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Для проведения экспертизы ценности документов в Госжилинспекции создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая действует на основании положения, утверждаемого руководителем Госжилинспекции.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно начальниками структурных подразделений Госжилинспекции совместно с ЭК и организационно-аналитическим отделом.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Госжилинспекции;

отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Госжилинспекции, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Госжилинспекции.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу (приложение 29), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 30).

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством лица, ответственного за архив. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти Волгоградской области.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Госжилинспекции, которую готовит лицо, ответственное за архив Госжилинспекции, и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 29) и представляются в архив органа исполнительной власти Волгоградской области не позднее чем через три года, после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом органа исполнительной власти Волгоградской области;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении органа исполнительной власти Волгоградской области ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Госжилинспекции, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

По завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела Госжилинспекции подлежат оформлению и подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел производится структурными подразделениями при методической помощи организационно-аналитического отдела.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти Волгоградской области был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника сектора кадровой работы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Госжилинспекции, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

По-видимому, в предыдущем абзаце подраздела 3.9.3 раздела 3 настоящей Инструкции пропущена часть текста, после "(свыше 10 лет)" следует читать "хранения"

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы Госжилинспекции являются собственностью Волгоградской области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив Волгоградской области, источником комплектования которого является Госжилинспекция, как часть архивного фонда Волгоградской области.

При формировании дел в структурных подразделениях Госжилинспекции необходимо соблюдать следующие правила:

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

По объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Сохранность документов обеспечивают руководители структурных подразделений Госжилинспекции.

Дела размещают в рабочих комнатах.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Госжилинспекции, находящиеся на текущем хранении подлежат учету.

Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанном в графе 3, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Госжилинспекции или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Госжилинспекции или его заместителей с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

3.9.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 30).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей Госжилинспекции (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Госжилинспекции одновременно).

Согласованные ЭК Госжилинспекции акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем Госжилинспекции только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения.

После утверждения руководителем Госжилинспекции актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Госжилинспекции проставляется отметка "Уничтожено" в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 30).

3.9.5. Передача дел на архивное хранение

В архив Госжилинспекции передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не ранее, чем через год и не позднее, чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение (передача в архив Госжилинспекции личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровой службой Госжилинспекции, в которой хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Волгоградской области).

Передача документов в архив Госжилинспекции производится по утвержденным описям дел.

Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив Госжилинспекции не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Госжилинспекции осуществляется по графику, составленному организационно-аналитическим отделом и согласованному с руководителями структурных подразделений Госжилинспекции.

Прием дел производится работником организационно-аналитического отдела, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника организационно-аналитического отдела и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы передаются в архив Госжилинспекции руководителями структурных подразделений со справкой, в которой указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Госжилинспекции (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдаче их в архив Госжилинспекции несет руководитель структурного подразделения, передающий документы).

При упразднении структурного подразделения Госжилинспекции руководитель структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение, являющееся правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения Госжилинспекции, или в архив Госжилинспекции, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

При реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) органа исполнительной власти Волгоградской области, организационно-аналитический отдел, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного органа исполнительной власти Волгоградской области, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при ликвидации Госжилинспекции, организационно-аналитический отдел, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ГУ "Государственный архив Волгоградской области", независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

3.10. Особенности работы с электронными документами

3.10.1. Общие положения работы с электронными документами

Прием электронных документов из других органов исполнительной власти Волгоградской области, юридических и физических лиц, а также отправка электронных документов осуществляются организационно-аналитическим отделом Госжилинспекции.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.

Документы, поступающие в Госжилинспекцию и создаваемые в нем, включаются и проходят обработку в АСЭД (верификацию (сравнение электронного образа документа с подлинником документа), сканирование, регистрацию и т.д.).

Подлежат регистрации в АСЭД, но без вложения в АСЭД, поступающие в Госжилинспекцию обращения граждан, письма-ответы на обращения граждан, созданные в Госжилинспекции.

Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области, поступающие в Госжилинспекцию подлежат регистрации в АСЭД, необходимость их вложения в АСЭД определяется Госжилинспекцией самостоятельно.

Правовые акты, созданные Госжилинспекцией, подлежат регистрации и вложению в АСЭД по Госжилинспекции.

Документы, поступающие в Госжилинспекцию и созданные в Госжилинспекции, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую федеральным законом тайну, не подлежат регистрации и вложению в АСЭД.

Примерный перечень документов, не подлежащих сканированию и внесению в АСЭД приведен в приложении 31.

При сканировании документов для последующего вложения в АСЭД необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - ч/б; разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией по делопроизводству в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Для подтверждения подлинности электронных документов в Госжилинспекции используются ЭЦП.

При получении электронных документов от органов исполнительной власти Волгоградской области, сотрудник организационно-аналитического отдела осуществляет проверку подлинности ЭЦП средствами АСЭД.

В целях учета и поиска электронных документов в АСЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в Госжилинспекции используются сведения об электронном документе, включаемые РКК в соответствии с таблицей (приложение 32).

Подробные правила заполнения РКК изложены в "Руководстве пользователя системы АСЭД".

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Если документ подписан в АСЭД руководителем Госжилинспекции или иным лицом, уполномоченным на проставление подписи в АСЭД, то организационно-аналитический отдел создает бумажную версию электронного документа, верифицирует электронный документ и передает его на подпись. После подписания документ на бумажном носителе отправляется адресату.

Исполненные электронные документы систематизируются средствами АСЭД в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Госжилинспекции.

3.10.2. Порядок работы с электронными документами с использованием системы АСЭД

Система АСЭД предназначена для осуществления процессов создания, обработки, регистрации, передачи, хранения и поиска документов, контроля исполнительской дисциплины, для организации межведомственного электронного документооборота Госжилинспекции.

Участниками процесса электронного документооборота являются:

руководитель и заместители руководителя Госжилинспекции;

руководители структурных подразделений Госжилинспекции;

организационно-аналитический отдел;

работники Госжилинспекции, являющиеся исполнителями электронных документов.

3.10.3. Функции пользователей системы АСЭД

Руководитель Госжилинспекции осуществляет в системе АСЭД следующие действия:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдача поручений;

постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов,

подписание отправляемых (исходящих) электронных документов.

Первый заместитель и заместители руководителя Госжилинспекции, руководители структурных подразделений Госжилинспекции осуществляют в системе АСЭД следующие действия:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдача поручений;

постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание отправляемых (исходящих) документов;

исполнение электронных документов.

Организационно-аналитический отдел осуществляет в системе АСЭД следующие действия:

регистрация поступающих и отправляемых (исходящих) электронных документов;

проверка оформления отправляемых (исходящих) электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении, ЭЦП;

сканирование электронных документов на бумажных носителях;

рассылка электронных документов внешним адресатам;

направление исполненных электронных документов в дело.

Работники Госжилинспекции, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе АСЭД следующие действия:

исполнение поступающих электронных документов;

доработка электронных документов;

создание отправляемых (исходящих) электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий).

Типовые маршруты прохождения электронных документов в АСЭД с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) для поступающих (входящих) электронных документов:

прием электронного документа;

предварительная обработка электронного документа;

сканирование электронного документа (для документов, поступивших на бумажном носителе);

регистрация электронного документа;

рассмотрение электронного документа руководством Госжилинспекции;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело.

2) для отправляемых (исходящих) электронных документов:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверка правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрация электронного документа;

сканирование электронного документа;

отправка электронного документа.

3) для внутренних электронных документов:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

рассмотрение электронного документа;

регистрация электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

4) для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием электронного документа;

предварительная обработка электронного документа;

регистрация электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление в дело.

5) для правовых актов Госжилинспекции:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрация электронного документа;

сканирование электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

6) для обращений граждан и писем-ответов на них:

прием электронного документа;

предварительная обработка поступившего электронного документа;

предварительное рассмотрение поступившего электронного документа;

регистрация поступившего электронного документа;

рассмотрение поступившего электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

подготовка проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (письма-ответа на обращение гражданина (граждан));

согласование отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа;

регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправка исходящего электронного документа;

снятие с контроля электронного документа;

направление в дело.

3.10.4. Порядок обработки электронных документов в АСЭД

3.10.4.1. Прием, первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по АСЭД

Документы из органов исполнительной власти Волгоградской области поступают по АСЭД в электронном виде в форме РКК с прикрепленным электронным образом документа, подписанным ЭЦП.

Организационно-аналитическим отделом проверяется правильность адресования документа, его комплектность, наличие электронного образа документа, ЭЦП и проверка ее подлинности.

При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии обязательных реквизитов, электронного образа документа, ЭЦП, электронный документ возвращается исполнителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.

В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ автоматически регистрируется. Одновременно орган исполнительной власти Волгоградской области, направивший документ, получает уведомление о доставке электронного документа и присвоении регистрационного номера.

На данном этапе в РКК поступившего электронного документа часть полей уже заполнена автоматически, а также вложен электронный образ документа, подписанный ЭЦП.

3.10.4.2. Прием, первичная обработка и регистрация документов в АСЭД, поступивших по электронной почте

Участниками обмена информацией по электронной почте являются: органы исполнительной власти Волгоградской области, юридические и физические лица.

Электронные сообщения, поступающие по электронной почте и являющиеся объектом обмена сведениями (информацией) между работниками органов исполнительной власти Волгоградской области регистрации в АСЭД и рассмотрению не подлежат.

Электронные сообщения, поступившие в Госжилинспекцию от иных внешних участников (юридических и физических лиц), и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в АСЭД в установленном порядке.

В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения Госжилинспекция, вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, оригинал документа на бумажном носителе.

В АСЭД производится первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

Первичная обработка электронного документа завершается регистрацией в РКК, в которой в соответствующих полях проставляется регистрационный номер и дата регистрации полученного электронного документа. После регистрации поступивший электронный документ пересылается на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.

3.10.4.3. Прием, первичная обработка и регистрация документов в АСЭД, поступивших на бумажном носителе

После проведения первичной обработки и предварительного рассмотрения документа, поступившего на бумажном носителе, организационно-аналитический отдел осуществляет его регистрацию в АСЭД путем создания РКК.

Документ, поступивший на бумажном носителе, сканируется, к РКК прикрепляется электронный образ документа, формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

3.10.4.4. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, выдача поручений, постановка на контроль и доведение электронного документа до исполнителя

Электронный документ направляется на рассмотрение руководителю Госжилинспекции, первому заместителю руководителя или заместителю руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями), и подготовку им резолюции (поручения (указания) по его исполнению).

Руководитель или заместитель руководителя формирует резолюцию (поручение (указание) по его исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.

Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи "На контроль" с указанием данных о работнике, его осуществляющем, и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа или иным способом, предусмотренным в АСЭД.

3.10.4.5. Исполнение поступившего (входящего) электронного документа

Исполнение входящего электронного документа, поступившего по АСЭД, заключается в следующем:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

перенаправление поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения электронного документа, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения электронного документа, внесения комментариев (осуществляется при необходимости);

назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) электронного документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения электронного документа с указанием информации о работнике, осуществляющем контроль, сроках исполнения электронного документа;

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении электронного документа в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа;

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач лицом имеющим право снять документ с контроля после его исполнения.

3.10.4.6. Направление электронного документа в дело

Направление исполненного электронного документа в дело заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел Госжилинспекции сотрудниками организационно-аналитического отдела.

На данном этапе в АСЭД заполняется поле "Индекс дела" и электронный документ автоматически направляется в электронное дело в соответствии со сводной номенклатурой дел.

3.10.4.7. Подготовка отправляемого (исходящего) электронного документа

Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя следующие этапы:

подготовка проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла документа к РКК);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа (внесение этапов согласования документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);

отправка исходящего электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

3.10.4.8. Согласование, проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа

Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с использованием средств АСЭД включает в себя:

выполнение процедуры согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с заинтересованными лицами Госжилинспекции (при отсутствии замечаний к проекту);

при наличии замечаний - выполнение согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с замечаниями;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю в случае, если в согласовании отказано.

Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа - проверка соответствия документа установленным требованиям делопроизводства. На этом этапе происходит проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильность их оформления.

Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с использованием средств АСЭД включает в себя:

выполнение процедуры проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа руководителем структурного подразделения Госжилинспекции (при отсутствии замечаний к оформлению проекта);

при наличии замечаний - выполнение проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с замечаниями;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю.

При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнитель может или доработать документ в соответствии с полученными замечаниями или создать новую версию проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.

После внесения необходимых изменений в проект отправляемого (исходящего) электронного документа:

он сохраняется с соблюдением версионности создаваемых документов;

повторно формируется маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (согласование, проверка оформления, подписание, сканирование, отправка);

проект отправляемого (исходящего) электронного документа направляется повторно на согласование (или проверку оформления) в зависимости от этапа обработки документа, с которого документ был возвращен на доработку.

После завершения процедуры согласования, проверки оформления проект отправляемого (исходящего) электронного документа автоматически направляется на подписание.

3.10.4.9. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа

Лицо, выполняющее процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа:

знакомится с содержанием документа;

формирует замечания (при их наличии) в примечании к документу и производит удаление последующих этапов маршрута документа с направлением документа на доработку исполнителю;

при отсутствии замечаний выполняет процедуру подписания документа.

После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется автоматически на регистрацию.

3.10.4.10. Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа

Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа осуществляется организационно-аналитическим отделом.

В РКК вносится индекс электронного дела в соответствии с номенклатурой дел. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа присваиваются автоматически.

На данном этапе производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа на бумажном носителе в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись руководителю.

После завершения процедуры регистрации документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование.

3.10.4.11. Сканирование документа, сформированного на бумажном носителе

Организационно-аналитический отдел осуществляет сканирование документа, сформированного на бумажном носителе, и осуществляет прикрепление электронного образа документа к РКК.

В случае наличия нескольких вложений прикрепленных к РКК электронных образов документа, определяется электронный документ, загружаемый автоматически средствами АСЭД в качестве основного.

После завершения процедуры сканирования, документ, сформированный на бумажном носителе, автоматически направляется на отправку.

3.10.4.12. Отправка электронного документа

В органы исполнительной власти Волгоградской области электронный документ направляется средствами АСЭД параллельно с отправкой документа, сформированного на бумажном носителе (документ направляется адресатам, указанным в РКК).

После завершения данной задачи документ автоматически направляется адресату и одновременно направляется в электронное дело Госжилинспекции - автора документа в соответствии с номенклатурой дел.

После предварительной обработки поступившего (входящего) электронного документа адресатом, отправитель получает уведомление о доставке отправляемого (исходящего) документа и присвоении входящего регистрационного номера.

3.10.4.13. Хранение электронных документов в архиве электронных документов АСЭД и в архиве Госжилинспекции

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения для аналогичных документов, сформированных на бумажных носителях.

До передачи в архив электронные документы хранятся в архиве электронных документов АСЭД.

Организационно-аналитический отдел Госжилинспекции проводит с использованием АСЭД экспертизу ценности электронных документов в порядке, установленном для документов, сформированных на бумажных носителях.

Архив электронных документов АСЭД и его копия формируются с использованием средств АСЭД организационно-аналитическим отделом.

Сформированный архив электронных документов АСЭД доступен пользователям АСЭД только для просмотра.

Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов АСЭД, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства.

Копия архива электронных документов АСЭД передается на хранение в архив Госжилинспекции Волгоградской области вместе с передачей документов на бумажных носителях.

Передача архива электронных документов АСЭД на государственное хранение, осуществляется в порядке, предусмотренном для передачи дел, сформированных на бумажных носителях.

3.11. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

3.11.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

3.11.2. Госжилинспекция является юридическим лицом, имеет печать со своим наименованием, иные печати, штампы и бланки установленного образца, счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Кроме того в Госжилинспекции используются:

1) печати:

для документов - 1 ед.;

для документов N 1 - 1 ед.;

для командировок - 1 ед.;

для удостоверений - 1 ед.;

по индивидуальным служебным спорам - 1 ед.;

"сектор кадровой работы" - 1 ед.;

2) штампы:

выдан вкладыш - 1 ед.;

копия верна - 1 ед.;

контроль - 1 ед.;

Государственная жилищная инспекция Волгоградской области Вх. N Ж___ - 1 ед.;

Государственная жилищная инспекция Волгоградской области - 1 ед.;

советник государственной гражданской службы Волгоградской области __ класса - 1 ед.;

референт государственной гражданской службы Волгоградской области __ класса - 1 ед.;

Госжилинспекция Волгоградской области вх. N ___ - 1 ед.

Учет печатей и штампов Госжилинспекции возложен на финансово-хозяйственный отдел.

3.11.3. Печати и штампы Госжилинспекции изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает руководитель Госжилинспекции.

3.11.4. Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях Госжилинспекции и передаются в финансово-хозяйственный отдел для размещения заказа на изготовление печатей и штампов.

3.11.5. В случае служебной необходимости по решению руководителя Госжилинспекции допускается изготовление дополнительных идентичных экземпляров печатей и штампов (с проставлением на них цифровой отметки "*1*, *2*, *3*" и т.д.).

3.11.6. Печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах.

Передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Госжилинспекцией (за исключением личных печатей) не допускается.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя Госжилинспекции, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений Госжилинспекции и других лиц Госжилинспекции, имеющих печати и штампы. Ответственность за хранение личных печатей возлагается на должностное лицо пользующееся личной печатью.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту их выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

______________________________

* Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными правовыми актами, утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области.

** Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23.09.2005).

Приложение 1

Образец общего бланка Госжилинспекции

Герб

Волгоградской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение 2

Образец бланка приказа Госжилинспекции

Герб

Волгоградской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

		N
	Волгоград

Приложение 3

Образец бланка распоряжения Госжилинспекции

Герб

Волгоградской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

		N
	Волгоград

Приложение 4

Образец бланка протокола Госжилинспекции

Герб

Волгоградской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

		N
	Волгоград

Приложение 5

Образец углового бланка письма Госжилинспекции

	Герб Волгоградской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Новороссийская ул., д. 15, Волгоград, 400131. Тел. (8442) 55-21-50. Факс (8442) 55-21-46. Е-mail: volga_gzhi@volganet.ru ОКПО 93527740, ОГРН 1063460031580, ИНН/КПП 3445079787/344401001
		N
На N		от

Приложение 6

Образец продольного бланка письма Госжилинспекции

Герб

Волгоградской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Новороссийская ул., д. 15, Волгоград, 400131. Тел. (8442) 55-21-50. Факс (8442) 55-21-46. Е-mail: volga_gzhi@volganet.ru ОКПО 93527740, ОГРН 1063460031580, ИНН/КПП 3445079787/344401001
		N
На N		от

Приложение 7

Образец бланка руководителя Госжилинспекции (для резолюций и поручений)


	Герб Волгоградской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

РУКОВОДИТЕЛЬ
"__" ___________ 20__ г.






(к N _____________ от ______________)

Приложение 8

Форма журнала учета поступления гербовых бланков в Госжилинспекцию

Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6

Приложение 9

Форма журнала учета выдачи гербовых бланков Госжилинспекции в структурные подразделения

N п/п	Дата выдачи бланков	Наименование вида бланков	Получатель бланка (структурное подразделение)	Ф.И.О. получателя бланков	Должность получателя бланков	Кол-во бланков, серия и номера бланков	Подпись получателя бланков и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение 10

Схема расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

     |  30  |        73        | |            88             | 10 |

     |----|----------------| |-------------------------|--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            |

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------\ /---------------------------\    | |

    |     |        02        | |                    32  19 |    | |

   | | 17 | |                  | |                           |    | |

   | |     |                  | |                           |    | |

51 | | -----+------------------| |---------------------------|    | |

   | |      |08  31  09  10    | | 15                 16     |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |11  12            | | 17                        |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

22 | |      |13                | |                           |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |14                | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |18                | |                           |    | |

18 | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |297

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21   22   25                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----| -----+------------------------------------------------|    | |

    |      |23   24   26                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |27                                              |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28   30                                  29     |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            |

-----+------------------------------------------------------------+----

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

Приложение 11

Схема расположения реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

     |  30  |                                                | 10 |

     |----|                                                |--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            |

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------------------------------------\    | |

    |     |02                                  32     19   |    | |

   | | 17 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |08  31  09  10                             16   |    | |

   | |    | |                                                |    | |

   | | 20 | |                                                |    | |

   | |    | |                                                |    | |

73 | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |11  12                   15                     |    | |

   | | 10 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |      |13  14                                          |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |18                       17                     |    | | 297

18 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21   22   25                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |23   24   26                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |27                                              |    | |

   | |      |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28   30                                     29  |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            |

-----+------------------------------------------------------------+------

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

Приложение 12

Правила оформления законопроектов Волгоградской области

1. Законопроекты и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

2. Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2,00 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, нижнее - 2,00 см.

3. Законопроекты имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза", пометки и могут содержать приложения.

4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля, в две строки через один междустрочный интервал печатается пометка: "Внесен главой администрации Волгоградской области" ("Внесен администрацией Волгоградской области"), которая выравнивается по левой границе пометки.

5. На расстоянии междустрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается пометка "Проект".

6. Наименование вида документа - ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова "Проект" междустрочным интервалом 42 пт. Слова "ЗАКОН" и "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" печатаются прописными буквами в две строки через 1 междустрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

7. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита междустрочным интервалом 36 пт, печатается через один междустрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Волгоградской области в связи с приведением в соответствие с бюджетным процессом

или

О внесении изменений в статью 15 Закона Волгоградской области от 10 апреля 2007 г. N 1442-ОД "О социальной поддержке семей с детьми в Волгоградской области"

8. Текст отделяется от заголовка междустрочными интервалами 36-48 пт и печатается через один междустрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей их издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы и исключена возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах даются определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Нормативные предписания излагаются в виде статей, имеющих порядковый номер. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты. Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами, например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово "Статья" печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после номера статьи ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Статья 15. Избирательное право

Текст отделяется от заголовка статьи двумя междустрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через один междустрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, например:

Статья 1

Внести в Закон Волгоградской области от 06 декабря 1999 г. N 335-ОД "О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Волгоградской области" следующие изменения:...

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

9. Подпись должностного лица отделяется от текста междустрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Глава администрации Волгоградской области" и инициалов, фамилии главы администрации Волгоградской области. Слова "Глава администрации" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через один междустрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Главы Администрации Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

10. Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи должностного лица четырьмя междустрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов и печатается через один междустрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем документа, например:

Подготовлен комитетом по

управлению архивами

администрации Волгоградской области

05 сентября 2009 г.

11. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

12. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица".

13. Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

14. Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита междустрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через один междустрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в статью 1 Закона Волгоградской области от 13 ноября 2001 г. N 624-ОД "О почетном звании Волгоградской области "Почетный гражданин Волгоградской области"

15. Текст пояснительной записки отделяется от заголовка междустрочным интервалом 24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

16. Подпись должностного лица отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

17. Образец оформления законопроекта приведен в приложении 13.

Приложение 13

Образец оформления проекта закона Волгоградской области

Внесен главой администрации

Волгоградской области

Проект

ЗАКОН
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об архивном деле в Волгоградской области

Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Волгоградской области в интересах граждан, общества и государства.

Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Законе

В настоящем Законе используются следующие основные понятия:

(Далее текст не приводится)

Глава администрации
Волгоградской области

И.О. Фамилия

Подготовлен комитетом

по управлению архивами

администрации Волгоградской области

05 сентября 2009 г.

Приложение 14

Правила
оформления проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области

1. Проекты постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

2. Верхнее поле проекта правового акта устанавливается равным 2,00 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, нижнее - 2,00 см.

3. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

4. Проекты правовых актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза" и могут содержать приложения.

5. Реквизит "Наименование вида документа" может принимать значения: "постановление Главы Администрации Волгоградской области", "распоряжение Главы Администрации Волгоградской области", "постановление Администрации Волгоградской области".

Реквизит печатается шрифтом обычной насыщенности, прописными буквами центрованным способом. Первое слово реквизита (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатается без отступа от верхнего поля, слова "ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" ("АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ") отделяются от первого слова реквизита одинарным междустрочным интервалом.

6. Реквизит "Наименование (заголовок) документа" отвечает на вопрос: - "О чем"? ("О ком?") издан документ. Заголовок является обязательным реквизитом проекта правового акта и составляется ко всем проектам содержащим текст объемом более 4-5 строк.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 6 см от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через междустрочный интервал 12 пт.

Заголовок центрируется относительно границ текстового поля.

7. Реквизит "Текст документа" отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами и печатается через одинарный междустрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях Главы Администрации Волгоградской области завершается словом "п о с т а н о в л я ю:", в постановлениях Администрации Волгоградской области - словами "Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:". Слова "постановляю" и "постановляет" печатаются в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст постановления начинается со слов "п о с т а н о в л я ю:", "Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:", которые печатаются с абзаца.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов актов Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Номер подпункта также может состоять из номера пункта и номера подпункта разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Главы Администрации Волгоградской области, постановлению Администрации Волгоградской области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения) и являются его неотъемлемой частью.

Проект правового акта Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области по организации исполнения федерального закона, акта Президента Российской Федерации, закона Волгоградской области должен содержать ссылку на соответствующий закон или акт. В проектах постановлений (распоряжений) употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

8. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3-4 одинарными междустрочными интервалами и состоит из слов "Глава Администрации Волгоградской области", инициалов и фамилии Главы Администрации Волгоградской области.

Слова "Глава Администрации" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через междустрочный интервал 12 пт от границы левого поля. Инициалы и фамилия Главы Администрации Волгоградской области печатаются у правой границы текстового поля.

9. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта правового акта Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области на одной странице.

10. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

11. Приложениями к проектам постановлений, распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области могут быть положения, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и другие виды документов, подготовленные согласно требованиям к их структуре и содержанию.

Приложения оформляются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).

12. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Главы Администрации Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через междустрочный интервал 12 пт. При наличии нескольких приложений, они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1" ("Продолжение приложения 2" и т.д.).

Например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ 1

	к постановлению Главы Администрации Волгоградской области

	от	N

При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий и т.п.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (Порядок - УТВЕРЖДЕН, Положение - УТВЕРЖДЕНО, Инструкция - УТВЕРЖДЕНА, Правила - УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

	УТВЕРЖДЕНО

	постановлением Администрации Волгоградской области
	от	N

13. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через междустрочный интервал 12 пт. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одним междустрочным интервалом.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта и от текста приложения двумя-тремя междустрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.

14. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

15. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства Word. Сетка таблицы делается невидимой за исключением заголовочной части таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.

В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин". В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби - по запятой внутри числа, после запятой десятичные знаки ставятся под десятичные, сотые - под сотые и т.д.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование и номера граф) повторяется на каждой странице.

16. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

17. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой как верхний индекс. Текст сноски печатается через междустрочный интервал 12 пт в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина черты - одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

18. В конце приложения оформляется реквизит подписи заместителя Главы Администрации Волгоградской области - управляющего делами Администрации Волгоградской области. Наименование должности печатается в три строки от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 12 пт.

19. Приложения визируются руководителем Госжилинспекции. Реквизит визы руководителя Госжилинспекции печатается ниже реквизита подписи заместителя Главы Администрации Волгоградской области - управляющего делами Администрации Волгоградской области в правой части листа, оформляется шрифтом N 12 и включает в себя наименование должности председателя Комитета, его инициалы, фамилию и личную подпись. Кроме того, приложения визируются сотрудником государственно-правового управления аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

20. Образцы оформления проектов правовых актов приведены в приложениях 15-18.

Приложение 15

Образец оформления проекта постановления Главы Администрации Волгоградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О некоторых вопросах в сфере делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. N 306 "О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области" п о с т а н о в л я ю:

(Далее текст не приводится)

Глава Администрации
Волгоградской области

А.Г. Бровко

Приложение 16

Образец оформления проекта распоряжения Главы Администрации Волгоградской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О разработке положений об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области, подведомственных органам исполнительной власти Волгоградской области

В соответствии со статьями 144 и 145 Трудового кодекса Российской Федерации, во исполнение Закона Волгоградской области от 6 марта 2009 г. N 1862-ОД "Об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области":

1. Органам исполнительной власти Волгоградской области до 20 июня 2009 г. разработать и представить на утверждение в Администрацию Волгоградской области положения об оплате труда работников подведомственных государственных бюджетных учреждений Волгоградской области, в которых предусмотреть базовые (минимальные) оклады (ставки) по профессиональным квалификационным группам, перечни и минимальные размеры выплат компенсационного и стимулирующего характера, порядок и условия оплаты труда руководителей государственных бюджетных учреждений, а также сроки, условия и порядок введения систем оплаты труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области в соответствии с методическими рекомендациями согласно приложению.

(Далее текст не приводится).

Глава Администрации
Волгоградской области

А.Г. Бровко

Приложение 17

Образец оформления проекта постановления Администрации Волгоградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об организационных мероприятиях по созданию единой информационной системы инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области

В соответствии с постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 22 февраля 2008 N 201 "Об утверждении концепции создания и развития инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области", а также для создания благоприятных условий реализации мероприятий соглашения N С-129/08 между Федеральным космическим агентством и администрацией Волгоградской области о взаимодействии в области развития и использования космических систем, средств и технологий от 28 июля 2008 г. Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:

Создать единую информационную систему инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области (далее именуется - ИС ИПД).

(Далее текст не приводится)

Глава Администрации
Волгоградской области

А.Г. Бровко

Приложение 18

Образец оформления приложения к постановлению Главы Администрации Волгоградской области

	ПРИЛОЖЕНИЕ

	к постановлению Главы Администрации Волгоградской области

	от	N

ПОРЯДОК

распределения квот на добычу (вылов) водных биологических ресурсов
между пользователями для осуществления промышленного рыболовства
в рыбохозяйственных водоемах Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Порядок распределения квот на добычу (вылов) водных биологических ресурсов между пользователями для осуществления промышленного рыболовства в рыбохозяйственных водоемах Волгоградской области (далее именуется - Порядок) разработан в соответствии с Федеральными законами от 24 апреля 1995 г. N 52-ФЗ "О животном мире" и от 20 декабря 2004 г. N 166-ФЗ "О рыболовстве и сохранении водных биологических ресурсов".

(Далее текст не приводится)

Заместитель Главы Администрации
Волгоградской области - управляющий делами
Администрации Волгоградской области

О.Н. Демченко

Начальник Управления охотничьего и рыбного
хозяйства Администрации Волгоградской
области - заведующий отделом рыбного хозяйства

И.О. Фамилия

Приложение 19

Образец оформления телефонограммы

Председателю Комитета по

образованию и науке

Администрации Волгоградской

области

Симоновой М.А.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

10 марта 2011 г.

N 11

10 марта 2011 г. в 14 ч. 00 мин. в кабинете N 618 Государственной жилищной инспекции Волгоградской области (ул. Новороссийская, 15) состоится совещание межведомственной комиссии по оценке соответствия помещений жилищного фонда Волгоградской области установленным требованиям, признанию помещений пригодными (непригодными) для проживания граждан и многоквартирных домов аварийными и подлежащими сносу или реконструкции по вопросу "Рассмотрение заключения Госжилинспекции о пригодности...".

Просим Вас присутствовать лично.

Руководитель Государственной жилищной

инспекции Волгоградской области,

заместитель председателя Комиссии

В.А.Попов

(подпись)

Передал
	(наименование должности)	(подпись)	(инициалы, фамилия)
тел. 00 00 00

Принял

(наименование должности)

(инициалы, фамилия)

тел. 00 00 00

___ ч. ___ мин.

Приложение 20

Образец оформления приказа Госжилинспекции

Герб

Волгоградской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

		N
	Волгоград

Об утверждении Положений о структурных подразделениях Государственной жилищной инспекции Волгоградской области

Во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 09 ноября 2009 года N 1357 "Об утверждении структуры и штатной численности Государственной жилищной инспекции Волгоградской области", п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемые:

Положение о финансово-хозяйственном отделе Государственной жилищной инспекции Волгоградской области;

Положение о....

(Далее текст не приводится).

Руководитель

Подпись

В.А. Попов

Приложение 21

Образец оформления полного протокола

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

Совещания у руководителя Государственной жилищной инспекции
Волгоградской области
В.А. Попова

Волгоград

Председательствующий - В.А. Попов

Секретарь - О.В. Гришина

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ...................................................................

Доклад начальника отдела...

2. О ...................................................................

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

Председательствующий				В.А. Попов
		(подпись)

Секретарь				О.В. Гришина
		(подпись)

Приложение 22

Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ
совещания у руководителя Государственной жилищной инспекции
Волгоградской области
В.А.Попова

Волгоград

Присутствовали:
Наименование должности	-	И.О. Фамилия
Наименование должности	-	И.О. Фамилия
Наименование должности	-	И.О. Фамилия
Наименование должности	-	И.О. Фамилия
(Фамилии в алфавитном порядке)

I. О выполнении плана деятельности структурного подразделения

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

2. Начальнику отдела...

II. О выполнении плана ....

(Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

Руководитель

В.А. Попов

Приложение 23

Образец оформления докладной записки

Руководителю

Государственной жилищной

инспекции

Волгоградской области

В.А. Попову

Докладная записка

Дата	N

Заголовок

	Текст

Начальник организационно-

аналитического отдела

подпись

Ю.Н.Моторнов

Приложение 24

Перечень документов, не подлежащих регистрации

1. Поздравительные письма и телеграммы.

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня, программы совещаний.

3. Пригласительные билеты

4. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, рекламные извещения, плакаты).

5. Графики, наряды, заявки, прейскуранты, нормы расхода материалов.

6. Документы материально-технического снабжения, статистического, бухгалтерского учета и отчетности (разнарядки, спецификации, фондовые извещения, планы прикрепления, платежные поручения).

7. Учебные планы, программы.

8. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).

Примечание: Если по вышеперечисленным документам даны поручения, или в них содержатся просьбы к Госжилинспекции, они подлежат регистрации.

Приложение 25

Форма номенклатуры дел

Наименование органа исполнительной

власти Волгоградской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______________ N __________

___________________________

(место составления)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя органа

исполнительной

Волгоградской области

На ____________________ год

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

По-видимому, в тексте настоящего приложения пропущена часть текста, после "исполнительной" следует читать "власти"

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя службы делопроизводства	Подпись	И.О. Фамилия

Дата

Виза заведующего архивом (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _________ N _______

Протокол ЭПМК Комитета

по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

от ____________ N _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в органе исполнительной власти Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя Службы делопроизводства	Подпись	И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности, передавшего сведения	Подпись	И.О. Фамилия

Дата

Приложение 26

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Госжилинспекции

(Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области)

(Наименование структурного подразделения)

	УТВЕРЖДАЮ

	Наименование должности руководителя структурного подразделения

	Подпись	И.О. Фамилия

	Дата

ОПИСЬ N _____

Наименование должности

составителя описи

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы делопроизводства

Подпись	И.О. Фамилия

Дата

Передал

дел

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам**

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Принял

дел и

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности сотрудника

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

______________________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

** Передаются вместе с делами канцелярии

Приложение 27

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код государственного архива Волгоградской области ________________

Код органа исполнительной власти Волгоградской области ___________


		Ф. N
		Оп. N
		Д. N

(Наименование государственного архива Волгоградской области)

(Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области и структурного подразделения)

ДЕЛО N _____ ТОМ N _____

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На _______ листах

Хранить _________

Ф. N _____________

Оп. N ____________

Д. N _____________

Приложение 28

Формат А4 (210х297 мм)

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________

В деле подшито и пронумеровано		лист(ов),
	(цифрами и прописью)
с N ________ по N _________ в том числе:
литерные номера листов
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

Наименование должности сотрудника	Подпись	И.О. Фамилия

Дата

Приложение 29

Формат А4 (210х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ______________________________________________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого			документов,
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи				.
		(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение 30

Формат А4 (210х297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области

АКТ

	N

(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании
	(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N
		(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого		дел за	годы
	(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (протокол от ________________ N ______________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ___________ N _______

Наименование должности сотрудника, сдавшего документы	Подпись	И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности сотрудника архива (Службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы	Подпись	И.О. Фамилия

Дата

Приложение 31

Примерный перечень документов, не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД

1. Документы, содержащие персональные данные.

2. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие финансовые документы: балансы, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, протоколы разногласий, акты сверки, акты приема-передачи, финансовые отчеты и прогнозы, договора, платежные поручения, справки об ассигнованиях, сметы доходов и расходов и т.п.

3. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие: формы статистической отчетности, обращения граждан, копии лицензий, судебные приказы, постановления (определения) и решения суда, листы исполнительного производства.

4. Приложения к исходящей корреспонденции, содержащие: копии документов, подготовленных по запросам правоохранительных органов, органов надзора и контроля.

5. Поступающая корреспонденция, содержащая сброшюрованные приложения, книги или презентационные материалы.

6. Приложения большого объема и иные приложения к поступающей или исходящей корреспонденции, для сканирования которых необходимы дополнительные технические устройства (например: сканер формата А3, фотоаппарат и т.п.).

Приложение 32

Перечень
сведений о документе с комментариями по заполнению РКК в АСЭД

N п/п

Наименование сведений об электронном документе

Комментарий по заполнению РКК

Входящий документ

Исходящий документ

Внутренний документ

НПА

Обращения граждан*

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Адресант

Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов. При получении входящего документа посредством системы межведомственного электронного документооборота поле Внутр. корреспондент уже заполнено автоматически. При регистрации исходящего и внутреннего документа поле заполнено автоматически в соответствии с организационной структурой органов исполнительной власти Волгоградской области, может быть откорректировано путем выбора из справочника Организационной структуры. При регистрации обращений граждан вводятся с клавиатуры - фамилия, имя, отчество, адрес гражданина, адрес электронной почты, поле Социальное положение заполняется путем выбора из выпадающего списка.

Обязательно

Наименование корреспондента

Обязательно

Структурное подразделение

Обязательно

Структурное подразделение

Отсутствует

Обязательно

ФИО заявителя

Адрес заявителя

Электронная почта

Внутренний корреспондент

Социальное положение

Адресат

Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента (получателя документа) (в соответствии с реквизитом "Адресат" на документе). Для входящиего документа, НПА - поле заполняется автоматически. Для исходящего документа заполняется из Справочника адресатов (для внешних корреспондентов - поле Адресаты) либо из справочника Организационной структуры органов исполнительной власти Волгоградской области и учреждений - пользователей АСЭД (при отправке документа посредством межведомственного электронного документооборота - поле Внутренние адресаты). Для внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа. Для обращения гражданина заполняется путем выбора из справочника Организационной структуры

Обязательно

Подразделение получатель

Обязательно

Адресаты

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Структурное подразделение

Дополнительно

Кому направлено

Внутренние адресаты

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

Заполняется в соответствии с реквизитом "Подпись должностного лица" на документе. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов (для документов, поступивших от внешних корреспондентов). При получении документа посредством межведомственного электронного документооборота поле уже заполнено в соответствии со структурой органа исполнительной власти или учреждения (пользователя АСЭД). Для исходящего, внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа (в этапе - На подписание путем выбора из справочника Организационной структуры). Для НПА - вводится с клавиатуры. Для обращения гражданина заполняется в поле ФИО заявителя.

Обязательно

Подписывающий

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Подписывающий

Обязательно

ФИО заявителя

Внутренний подписывающий

Вид документа

Заполняется в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа, соответствует реквизиту "Вид документа". Для всех видов документов заполняется путем выбора из выпадающего списка. При заполнении следующей РКК проставляется автоматически в соответствии с предыдущим выбором, при необходимости поле может быть откорректировано. Дополнительные поля в РКК обращения гражданина заполняются путем выбора из выпадающего списка.

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Вид обращения

Форма обращения

Дата документа

В РКК переносится дата, присвоенная автором документа, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует, соответствует реквизиту "Дата документа". Для входящего документа, НПА, обращения гражданина, направленного с сопроводительным письмом (поле Дата исходящего) вносится с клавиатуры или путем выбора даты из календаря. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически.

Обязательно

Дата документа

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата документа

Дополнительно

Дата исходящего

Номер документа

В РКК переносится регистрационный номер документа, присвоенный автором документа. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина заполняется путем набора на клавиатуре. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически при регистрации документа, после заполнения поля Индекс дела.

Обязательно

Исходящий рег. номер

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Номер документа

Дополнительно

Исходящий номер

Дата поступления документа

Заполняется в соответствии с отметкой о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина - поле уже заполнено автоматически, корректированию не подлежит.

Обязательно

Дата регистрации

Отсутствует

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата регистрации

Входящий номер документа

Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе). Для входящего документа, НПА, обращения гражданина проставляется автоматически после регистрации документа.

Обязательно

Регистрационный номер

Отсутствует

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Регистрационный номер

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Обязательно оформляется при подготовке писем-ответов. Сведения переносятся с инициативного документа и соответствуют регистрационному номеру документа и дате. В АСЭД формируется автоматически при подготовке ответного письма на документ-запрос (закладка Связанные документы).

Отсутствует

Дополнительно

Закладка (Связанные документы)

Отсутствует

10.

Наименование текста (заголовок к тексту документа)

Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии формулируется краткое содержание документа. Для всех видов документов вводится с клавиатуры.

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

11.

Индекс дела

Указывается Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, в которое помещен исполненный документ и ответ на него. Вносится с клавиатуры или путем выбора из справочника Номенклатура дел.

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

12.

Сведения о переадресации документа

Указываются на основании резолюции на документе. Информация представлена в маршруте прохождения документа в формате: задача - фамилия И.О. пользователя АСЭД - срок исполнения - текст поручения, комментарии.

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

13.

Количество листов основного документа

Указывается количество листов основного документа, вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Кол-во листов

14.

Количество приложений

Указывается количество приложений к документу. Значение вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

15.

Общее количество листов приложений

Указывается общее количество листов приложений, значение вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

16.

Указания по исполнению документа

Указания руководителя по исполнению документа, определяющие содержание поручения, срок его исполнения, автора и дату резолюции. Указывается в маршруте прохождения документа.

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отсутствует

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

17.

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

Вносится информация об исполнителе (исполнителях) - должность, фамилия и инициалы исполнителя. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина указывается в маршруте прохождения документа. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически.

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Автор

Обязательно

Автор

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

18.

Отметка об исполнении документа

Вносятся краткие сведения об исполнении документа с указанием даты или срока исполнения, регистрационный номер и дата подготовленного документа. Указывается в маршруте прохождения документа. Для обращения гражданина дополнительно указывается в специальном поле путем выбора из выпадающего списка

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отсутствует

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отметка об исполнении

* В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" РКК обращения гражданина содержит иные сведения, являющиеся обязательными для заполнения, а также дополнительные сведения - о повторности и причине обращения

Приложение 33

Форма журнала учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие - изготовитель, дата и номер сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Срок хранения

Примечание

Название раздела

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.