Приложение N 1. Положение о порядке работы с документами в Думе городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области

Приложение N 1

к решению Думы городского

поселения г. Новоаннинский

от 8 апреля 2011 г. N 2/12

Положение
о порядке работы с документами в Думе городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области

1. Общие положения.

Статья 1.1. Положение о порядке работы с документами в Думе городского поселения г. Новоаннинский (далее - Положение) определяет единый порядок ведения общего делопроизводства и организацию документооборота в Думе городского поселения г. Новоаннинский (далее - городская Дума) на стадии учета, прохождения, подготовки, оформления документов для последующего их использования и хранения.

Настоящее Положение устанавливает процедуру работы с поступающими и подготавливаемыми в городской Думе документами, основываясь на Конституции Российской Федерации, федеральных законах и иных нормативно-правовых актах Российской Федерации, законах Волгоградской области, основных положениях Государственной системы документационного обеспечения и управления, действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов, Уставе городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области.

Статья 1.2. Соблюдение процедур, предусмотренных настоящим Положением, обязательно для депутатов Думы городского поселения г. Новоаннинский, структурных подразделений администрации городского поселения г. Новоаннинский, граждан.

Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя (бумажный или электронный).

ГАРАНТ:

Нумерация статей раздела 1 настоящего приложения приводится в соответствии с источником

Статья 1.4. Контроль за правильностью хранения, использования печатей и штампов городской Думы осуществляет председатель городской Думы.

Статья 1.5. Основные понятия и термины:

1) Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2) Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

3) Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

4) Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

5) Подпись - реквизит документа, включающий в себя наименование должности подписывающего должностного лица, личную подпись и ее расшифровку.

6) Согласование - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

7) Резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

8) Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

9) Автор документа (разработчик) - юридическое или физическое лицо, создавшее документ.

10) Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

11) Оригинал (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

12) Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

13) Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

14) Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

15) Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов статьи 1.5 раздела 1 настоящего приложения приводится в соответствии с источником

15) Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

17) Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности городской Думы.

18) Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

19) Входящий документ - документ, поступивший в городскую Думу.

20) Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из городской Думы.

21) Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившего его учреждения.

22) Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

23) Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

2. Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, документов в Думе городского поселения г. Новоаннинский

Статья 2.1. Все входящие документы сортируются на служебные документы и на письма, заявления и жалобы граждан.

Статья 2.2. Поступившие в городскую Думу служебные документы, а также письма, заявления и жалобы граждан регистрируются с указанием на них номера входящего и даты поступления, в специальном журнале: "Журнал регистрации входящей документации".

Письма, заявления и жалобы граждан принимаются, регистрируются и рассматриваются в соответствии с законодательством Российской Федерации о порядке рассмотрения обращений граждан.

Статья 2.3. Вся исходящая корреспонденция, документы, ответы на письма, жалобы и заявления граждан регистрируются для отправки в специальном журнале: "Журнал регистрации исходящей документации".

3. Требования к бланкам Думы городского поселения г. Новоаннинский

Статья 3.1. Документы должны оформляться на бланках утвержденного образца. При разработке бланков должны быть соблюдены следующие требования:

- бланки документов городской Думы должны оформляться на бумаге формата А4 (297х210);

- размер левого поля составляет 30 мм., верхнего и нижнего поля - 15 мм., правого поля - 10 мм;

- шрифт "Times New Roman", размер - 14.

Документы городской Думы печатаются на персональной электронно-вычислительной машине с оформлением обязательных реквизитов:

- наименование органа (Дума городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области);

- наименование вида документа (решение, постановление, распоряжение, письмо и т.д.);

- справочных данных об организации (почтовый адрес, номер телефона, факса и т.д.);

- заголовка (там, где он имеется);

- даты и номера документа (в протоколе - место проведения);

- подписей лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие документы.

Статья 3.2. Устанавливаются следующие виды бланков:

- для решений городской Думы - Образец N 1;

- для постановлений председателя городской Думы - Образец N 2;

- для распоряжений председателя городской Думы - Образец N 3;

- для писем - Образец N 4.

Бланки каждого вида документов оформляются на основе продольного расположения реквизитов.

4. Требования к составлению и оформлению служебных документов Думы городского поселения г. Новоаннинский

Статья 4.1. Оформление служебных документов должно производиться в точном соответствии с требованиями настоящего Положения.

Статья 4.2. В документах оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "Страница" или "Стр". Номера страниц печатаются в интервале 10 мм от верхнего края листа.

Статья 4.3. Если документ адресован организации, то наименование организации пишется в именительном падеже,

например:

Дума городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном,

например:

Дума городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области Председателю Думы городского поселения г. Новоаннинский С.А. Чупахину

Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес.

Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не проставляется.

В письме-ответе требуется сослаться на номер и дату, поставленные в письме-запросе учреждением-корреспондентом.

Письмо или распоряжение, напечатанное на бланке городской Думы, подписывается председателем городской Думы,

например:

Председатель Думы городского поселения г. Новоаннинский

С.А. Чупахин

Статья 4.4. Дата издания документа оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, разделенными точками, со следующей последовательностью элементов: день, месяц, год.

Например, дату 10 января 2009 года, следует оформить: 10.01.2009 г.

Даты и календарные сроки в текстах решений, постановлений, распоряжений и протоколов городской Думы оформляются словесно-цифровым способом: 10 января 2009 г., в январе 2006 г., но: за 4 месяца 2006 года, с 2002 по 2004 год, в 2002-2004 годах, план на 2006 год, в I квартале 2006 г., но: в первом полугодии 2005 г., в 2005 году.

5. Подготовка проекта решения Думы городского поселения г. Новоаннинский

Статья 5.1. Основанием для подготовки проекта решения может быть план работы городской Думы или ее постоянных комиссий, письменное либо устное указание (поручение) председателя городской Думы, инициативное решение постоянных комиссий и депутатов городской Думы, Главы городского поселения г. Новоаннинский, Администрации городского поселения г. Новоаннинский

Статья 5.2. Разработчиком проекта решения городской Думы могут быть постоянная комиссия городской Думы, депутат городской Думы, структурное подразделение Администрации городского поселения г. Новоаннинский и иной субъект нормотворческой инициативы.

Статья 5.3. Разработчик проекта решения городской Думы обеспечивает:

- составление и печатание текста решения и приложений к нему;

- составление и печатание текста утверждаемых документов, проектов писем и обращений в вышестоящие органы, если это предусмотрено постановляющей частью документа;

- согласование и визирование вышеперечисленных текстов исполнителями, руководителями всех заинтересованных органов и структурных подразделений;

- юридическую и, при необходимости, иную экспертную оценку документа;

- список организаций и должностных лиц для его рассылки.

Проект решения городской Думы оформляется с использованием бланка установленного образца.

Статья 5.4. В верхней части титульного листа помещается слово "Проект" и указывается, кто и когда вносит документ на рассмотрение городской Думы

например: проект внесен депутатом городской Думы А.В. Блошкиным.

В нижней части титульного листа (или на последней странице проекта решения) - кем и когда подготовлен данный проект решения,

например:

"Проект подготовлен постоянной комиссией городской Думы по бюджетной, налоговой и финансовой политике А.В. Александрин 10.11.09 г.

Статья 5.5. Текстовая часть решения подразделяется на две части: преамбулу и решающую часть.

Преамбула служит для обоснования принятия документа, в ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие поводом для издания документа, а также должны содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием даты, номера и наименования нормативно-правового акта.

Преамбула в решении завершается словами: "Дума городского поселения г. Новоаннинский решила:".

Решающая часть решений может подразделяться, как правило, на пункты, пункты - на подпункты, абзацы, а утверждаемые этими решениями, положения, уставы и т.п. - на разделы, главы, пункты, подпункты абзацы.

Пункты, как правило, имеют единую нумерацию для всего документа, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

После строчных буквенных обозначений со скобкой: а), б) - знак препинания не ставится, подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками.

В положениях, уставах, программах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) следует нумеровать арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 1.1.).

После цифровых перечислений с точкой абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками. Абзацы нумерации не имеют.

Статья 5.6. Если в тексте решения дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице в приложениях пишется:

"Приложение N 1 к решению Думы городского поселения г. Новоаннинский от __ ________ 200_ г. N __/__"

Статья 5.7. В случае многократного упоминания в документе того или иного понятия, при первом упоминании о таком понятии приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме ("далее - _"), и в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Статья 5.8. Внесение исправлений в оригиналы решений после их подписания и регистрации не допускается, кроме орфографических, синтаксических или технических ошибок.

Статья 5.9. Утвержденному решению городской Думы присваивается номер, состоящий из порядкового номера протокола заседания городской Думы и через дробь - порядкового номера решения. Нумерация продолжается в течение всего созыва депутатов, например: 2/12.

Статья 5.10. Подписанное Главой городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области решение городской Думы скрепляется печатью, копии решений городской Думы, согласно рассылки доводятся по назначению.

6. Требования к оформлению сопутствующих бланков к проектам решений.

Статья 6.1. Согласование проектов решений с заинтересованными органами осуществляется готовящими их должностными лицами на специальном листе согласования путем визирования (Образец N 6). Несогласие выражается либо отметкой в бланке листа согласования, либо прилагаемым обоснованным письменным мнением, снабженным подписью и датой.

ГАРАНТ:

По-видимому, в статье 6.1 раздела 6 настоящего приложения допущена опечатка, вместо "Образец N 6 следует читать "Образец N 5"

7. Регистрация проектов решений Думы городского поселения г. Новоаннинский

Статья 7.1. Проекты решений городской Думы поступающие в городскую Думу и разработанные в городской Думе регистрируются в специальном журнале: "Журнал регистрации проектов решений Думы городского поселения г. Новоаннинский". Регистрационный номер и дата внесения проекта решения проставляются в верхней части титульного листа,

например:

"Проект"

N 22, 10.11.2009 г.

Статья 7.2. Проект решения вносится в городскую Думу с приложением следующих материалов:

- нормативно-правового акта, в соответствии с которым подготовлен проект решения;

- пояснительной записки или обоснования необходимости принятия нормативного правового, правового акта;

- справочного и аналитического материала;

- заключения о проведении антикоррупционной экспертизы;

- бланка согласования с заинтересованными организациями и должностными лицами;

- иных документов, которые, по мнению автора проекта решения необходимы при рассмотрении.

Статья 7.3. При приеме проекта решения обращается внимание на правильность оформления, наличие установленных реквизитов оформления, соответствие требованиям комплектности материалов к нему.

Проект решения, выполненный с нарушением требований, установленных действующим законодательством и настоящим Положением, не принимается к рассмотрению городской Думой и возвращается разработчику.

8. Формирование проекта повестки дня заседания Думы городского поселения г. Новоаннинский

8.1. Предварительные предложения по формированию повестки дня, вместе с проектами решений, вносятся в повестку дня заседания Думы городского поселения в письменном виде председателем Думы городского поселения, главой, комиссиями, депутатскими объединениями, депутатами Думы городского поселения, в срок не позднее четырнадцати дней до начала очередного заседания и не позднее семи дней до начала внеочередного заседания Думы городского поселения.

Председатель Думы городского поселения определяет сроки вынесения поступающих предложений на заседание Думы городского поселения, перечень, порядок и сроки предоставления инициаторами проектов решений и других материалов по соответствующим вопросам, либо дает задание на разработку таких проектов.

По итогам обсуждения проекта решения постоянная комиссия дает мотивированное заключение с одной из следующих рекомендаций:

- принять проект решения за основу;

- принять проект решения в целом;

- вернуть проект решения на доработку в профильную комиссию или инициатору проекта решения;

- отклонить проект решения.

Проект повестки дня определяется не позднее, чем за семь дней до очередного заседания Думы городского поселения.

С проектом повестки дня, проектами решений Думы городского поселения и всеми другими необходимыми материалами депутаты имеют право ознакомиться не позднее, чем за три дня до их рассмотрения на заседании Думы городского поселения.

8.2. Депутаты вправе внести дополнения в повестку заседания Думы городского поселения при наличии проекта решения Думы городского поселения, подготовленного в соответствии с настоящим Регламентом.

Вопросы, включенные в повестку предыдущего заседания, но по каким-либо причинам перенесенные на текущее заседание, включаются в повестку дня первыми.

Окончательная повестка заседания и порядок рассмотрения вопросов формируются и утверждаются непосредственно на заседании Думы городского поселения.

8.3. После открытия заседания и оглашения вопросов, предварительно внесенных в проект повестки дня заседания Думы городского поселения, могут быть поданы и другие предложения и замечания к повестке дня, порядку рассмотрения вопросов и ведения заседания, которые подаются в письменном виде, либо излагаются устно в выступлении депутатов Думы городского поселения.

Предложения, поступившие в письменном виде, оглашаются председательствующим в порядке их поступления.

На голосование по утверждению повестки дня заседания Думы городского поселения ставится каждое предложение в порядке поступления. По каждому вопросу возможно обсуждение о необходимости его включения в повестку дня заседания.

Решение о включении в повестку дня вопросов, не терпящих отлагательства, принимается простым большинством от числа депутатов Думы городского поселения, участвующих в заседании, при условии наличия письменного проекта документа.

8.4. На проектах решений Думы городского поселения указываются органы и лица, их разработавшие. Проекты решений должны быть обсуждены в соответствующих комиссиях Думы городского поселения.

9. Требования к оформлению постановлений председателя и распоряжений председателя Думы городского поселения г. Новоаннинский

Статья 9.1. Председатель Думы городского поселения г. Новоаннинский издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности Думы городского поселения г. Новоаннинский.

Постановления и распоряжения нумеруются в пределах календарного года - с добавлением к порядковому номеру букв "п" и "р" соответственно, через дефис, например: "N 15-п", "N 30-р".

10. Оформление протоколов Думы городского поселения г. Новоаннинский

Статья 10.1. Заседание городской Думы, совещание депутатов городской Думы, заседания постоянных комиссий городской Думы оформляются протоколом.

Статья 10.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- список присутствующих депутатов и список приглашенных;

- повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих вопросам повестки дня, текст каждого раздела строится по следующей схеме:

Слушали:
Докладчики:
Содокладчик:
Выступили:
Голосовали:
Решили:

Статья 10.3. Стенограмма на заседаниях городской Думы и заседаниях постоянных комиссий городской Думы не ведется. Основное содержание докладов и выступлений к протоколам не прилагается.

Статья 10.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах работы созыва городской Думы.

Выписки из протокола заседания или совещания городской Думы при необходимости рассылаются заинтересованным организациям, органам и структурным подразделениям Администрации городского поселения г. Новоаннинский, должностным лицам по разрешению председателя городской Думы, выписки из протокола заседания постоянной комиссии городской Думы - по разрешению председателя постоянной комиссии городской Думы.

11. Контроль за исполнением решений Думы городского поселения г. Новоаннинский

Статья 11.1. Контроль исполнения решений городской Думы возлагается на председателя, заместителя председателя и председателей постоянных комиссий городской Думы в соответствии с их направлениями работы и поручениями, данными при принятии документа на заседании городской Думы.

12. Хранение документации Думы городского поселения г. Новоаннинский

Статья 12.1. Важнейшим завершающим этапом процесса делопроизводства в Думе городского поселения г. Новоаннинский является работа по подготовке исполненных документов к последующему хранению.

Порядок хранения и передачи в архив документации определяется председателем Думы городского поселения г. Новоаннинский по согласованию с архивным отделом Администрации Новоаннинского муниципального района в соответствии с основными правилами работы архивов организаций и номенклатурой дел Думы городского поселения г. Новоаннинский.

Статья 12.2. Протоколы заседаний Думы городского поселения г. Новоаннинский и принятые по ним решения, а также постановления и распоряжения председателя городской Думы по личному составу хранят в надежно запираемых металлических шкафах.

Статья 12.3. Протоколы заседаний Думы городского поселения г. Новоаннинский и принятые по ним решения хранятся не менее пяти лет в городской Думе со дня вступления их в законную силу, а затем передаются в архивный отдел Администрации Новоаннинского муниципального района Волгоградской области.

Распоряжения председателя городской Думы по личному составу хранятся постоянно, распоряжения текущего характера в течение 1 года, а затем уничтожаются по Акту.

Образец 1

Проект

ДУМА городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области
РЕШЕНИЕ
от ___ ___________ 200__ г.	N ___/___

Председатель Думы городского поселения г. Новоаннинский

С.А. Чупахин

Проект подготовлен: ___ ______ 20__ г.

Образец 2

ДУМА городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от ___ ___________ 20__ г. N 21-п

Председатель Думы городского поселения г. Новоаннинский

С.А. Чупахин

Образец 3

ДУМА городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от ___ ___________ 20__ г. N 34-р

Председатель Думы городского поселения г. Новоаннинский

С.А. Чупахин

Образец 4

ДУМА городского поселения г. Новоаннинский Новоаннинского муниципального района Волгоградской области

403958 Волгоградская область г. Новоаннинский ул. Ленина 81 тел., факс: 8 (8447) 3-15-34 e-mail: duma_nanna@mail.ru

Исх. N ___ от __.__.200_ г.

Председатель Думы городского поселения г. Новоаннинский

С.А. Чупахин

Образец 5

Лист согласования по проекту решения Думы городского поселения г. Новоаннинский
(наименование проекта решения)
(Ф.И.О., подготовившего проект решения, занимаемая должность)
____ ___________ 200__ г.
	(подпись)
Проект решения согласован: Заинтересованные лица

(фамилия, имя, отчество)		(занимаемая должность)		(дата)		(подпись)
(фамилия, имя, отчество)		(занимаемая должность)		(дата)		(подпись)
(фамилия, имя, отчество)		(занимаемая должность)		(дата)		(подпись)
Зам. главы администрации городского поселения г. Новоаннинский
		(фамилия, имя, отчество)		(дата)		(подпись)
Ведущий специалист юрисконсульт
		(фамилия, имя, отчество)		(дата)		(подпись)
Главный специалист (главный экономист)
		(фамилия, имя, отчество)		(дата)		(подпись)
Проект решения сдан в Думу городского поселения г. Новоаннинский
		(фамилия, имя, отчество работника Думы городского поселения г. Новоаннинский)		(дата)		(подпись)

Примечание: Документы предоставляются работнику Думы городского поселения г. Новоаннинский за 7 дней до даты заседания Думы городского поселения г. Новоаннинский.

Рассылка
решения Думы городского поселения г. Новоаннинский

N п/п	Фамилия, инициалы, занимаемая должность получателя или наименование учреждения, организации	Кол-во экземпляров

Примечание: раздел "Рассылка" заполняется автором проекта решения Думы городского поселения г. Новоаннинский