Правила делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях

Правила
делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях
(утв. постановлением администрации Волгограда от 15 сентября 2011 г. N 2758)

С изменениями и дополнениями от:

14 августа, 14 сентября 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях (далее - Правила) устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации Волгограда, отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделениях (органах) администрации Волгограда (далее - структурные подразделения).

1.2. Действие Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

2. Основные понятия

В Правилах используются следующие основные понятия:

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в администрации Волгограда, структурных подразделениях;

документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая администрацией Волгограда, структурными подразделениями в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности;

архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для администрации Волгограда, структурных подразделений;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации Волгограда, структурном подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора документа;

служба делопроизводства - подразделение или специально назначенное лицо администрации Волгограда, структурного подразделения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства;

ведомственный архив - подразделение или специально назначенное лицо администрации Волгограда, структурного подразделения, осуществляющее хранение архивных документов в течение периода, установленного нормативными документами;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда, структурного подразделения;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Архивный отдел

администрации Волгограда