4. Требования к организации документооборота в администрации Волгограда, структурных подразделениях

4. Требования к организации документооборота в администрации Волгограда, структурных подразделениях

4.1. В документообороте администрации Волгограда, структурного подразделения выделяются следующие документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

4.2. В администрации Волгограда, структурных подразделениях доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и нарочным.

4.3. Документы, поступающие в администрацию Волгограда, структурные подразделения, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям и после исполнения помещение в дела.

4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4.5. Поступающие документы регистрируются в день их поступления до 16.00 час. - датой текущего дня, а с 16.00 час. - датой следующего дня, отправляемые документы - в день подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

4.6. Обращения граждан и документы по их рассмотрению регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации Волгограда, структурных подразделений.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 14 августа 2012 г. N 2502 в пункт 4.7 раздела 4 настоящих Правил внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение главе администрации Волгограда (заместителям главы администрации Волгограда, управляющему делами администрации Волгограда), руководителям структурных подразделений или по решению главы администрации Волгограда (заместителей главы администрации Волгограда, управляющего делами администрации Волгограда), руководителей структурных подразделений иным исполнителям. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 14 августа 2012 г. N 2502 в пункт 4.9 раздела 4 настоящих Правил внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.9. Отправляемые документы после их подписания главой администрации Волгограда (заместителями главы администрации Волгограда, управляющим делами администрации Волгограда), руководителем структурного подразделения передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

4.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

4.12. В администрации Волгограда, структурных подразделениях учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов ведется службой делопроизводства. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются и представляются управляющему делами администрации Волгограда, руководителю структурного подразделения.

4.13. Делопроизводство и документооборот при наличии технической возможности осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - САДД). В САДД администрации Волгограда, структурных подразделений вносятся обязательные реквизиты документов, предусмотренные перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска в системе автоматизации делопроизводства и документооборота администрации Волгограда, структурных подразделений согласно приложению к Правилам.

В САДД могут вноситься дополнительные сведения о документах.