5. Документальный фонд администрации Волгограда, структурных подразделений

5. Документальный фонд администрации Волгограда, структурных подразделений

5.1. Администрация Волгограда, структурные подразделения формируют свои документальные фонды из образующихся в процессе их деятельности документов.

5.2. Формирование документальных фондов администрации Волгограда, структурных подразделений осуществляется посредством составления номенклатур дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности и учета.

5.3. Сводная номенклатура дел администрации Волгограда, структурного подразделения:

составляется ведомственным архивом на основе номенклатур дел администрации Волгограда, структурного подразделения;

утверждается после ее согласования с экспертной комиссией администрации Волгограда, структурного подразделения не позднее 01 декабря текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года.

5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации Волгограда, структурного подразделения являются наименования подразделений. Очередность разделов в номенклатуре дел определяется утвержденной структурой администрации Волгограда, структурного подразделения.

5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.6. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу передаются в ведомственный архив администрации Волгограда, структурного подразделения не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

5.7. Передача дел в ведомственный архив администрации Волгограда, структурного подразделения производится на основании сдаточных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, сдаточных описей дел по личному составу, составляемых в администрации Волгограда, структурных подразделениях.

5.8. Архивные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения администрации Волгограда, структурных подразделений, включенных в Список организаций - источников комплектования архивного отдела администрации Волгограда, передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации Волгограда по истечении предельных сроков хранения в ведомственных архивах: