Приказ Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области от 12 марта 2012 г. N 51 "О внесении изменений в приказ Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области от 03 марта 2011 г. N 42 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству" (утратил силу)

Приказ Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области от 12 марта 2012 г. N 51
"О внесении изменений в приказ Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области от 03 марта 2011 г. N 42 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству"

ГАРАНТ:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 21 октября 2013 г. N 341 настоящий приказ признан утратившим силу

Приказываю:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области, утвержденную приказом Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской от 03 марта 2011 г. N 42 следующие изменения и дополнения:

ГАРАНТ:

По-видимому, в пункте 1 настоящего приказа пропущена часть текста, после "Администрации Волгоградской" следует читать "области"

1.1. В разделе 2:

а) абзац пятый изложить в следующей редакции:

"дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности Комитета";

б) дополнить в алфавитном порядке следующими понятиями:

"документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Комитета;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе";

1.2. В разделе 3:

а) в подразделе 3.1:

в пункте 3.1.1 слова "в виде электронных документов" заменить словами "используются электронные шаблоны бланков документов";

в пункте 3.1.4:

абзац двенадцатый изложить в следующей редакции:

"Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Комитета утверждаются приказом Комитета.".

б) в подразделе 3.2:

в пункте 3.2.1:

подпункт 3 изложить в следующей редакции:

"3) должность лица - автора документа;";

подпункт 11 изложить в следующей редакции:

"11) наименование (заголовок) либо аннотация документа;";

дополнить подпунктом 25 следующего содержания:

"25) отметка о поступлении документа.";

в пункте 3.2.2:

подпункт 3.2.2.4 изложить в следующей редакции:

"3.2.2.4. Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31).

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается:

в бланках должностного лица Комитета, предназначенного для резолюций и поручений;

в реквизите "подпись должностного лица", если документ подготовлен на бланке письма Комитета и подписан председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.".

1.3. В разделе 4:

а) в подразделе 4.4:

в абзаце девятом после слов "Приказы (распоряжения) регистрируются" дополнить словами "в день подписания";

б) в подразделе 4.5:

в пункте 4.5.6:

абзац девятнадцатый после слов "приказы по личному составу регистрируются" дополнить словами "в день подписания".

в) в подразделе 4.6:

в пункте 4.6.6:

абзац первый дополнить словами "и регистрируется в день подписания в секторе делопроизводства и архива";

г) в подразделе 4.7:

в пункте 4.7.7 после слов "договор регистрируется" дополнить словами "в день подписания или на следующий рабочий день";

д) в подразделе 4.8:

в абзаце седьмом после слов "Доверенность регистрируется" дополнить словами "в день подписания";

е) в подразделе 4.9.1:

в пункте 4.9.1.1:

абзац восьмой после слов "регистрация протоколов производится" дополнить словами "в день подписания или на следующий рабочий день";

ж) в подразделе 4.9.2:

абзац пятый дополнить словами "в день подписания или на следующий рабочий день";

з) в подразделе 4.9.4:

в абзацах восьмидесятом и девяносто первом после слов "или лицом, исполняющим его обязанности" в соответствующих падежах дополнить словами "первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними" в соответствующих падежах;

1.4. В разделе 5:

а) в подразделе 5.3:

в абзаце первом слова "в соответствии с распределением обязанностей." заменить словами "в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.";

в абзацах втором и четвертом после слов "или лицом, исполняющим его обязанности" в соответствующих падежах дополнить словами "первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними" в соответствующих падежах.

б) в подразделе 5.4:

абзац второй изложить в следующей редакции:

"Документы, поступившие в сектор делопроизводства и архива, регистрируются в день поступления".

в) в подразделе 5.5:

Наименование подраздела изложить в следующей редакции:

"5.5. Порядок рассмотрения документов председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета".

в абзацах первом, третьем, шестом, восьмом после слов "или лицом, исполняющим его обязанности" в соответствующих падежах дополнить словами "первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними" в соответствующих падежах.

абзац пятый изложить в следующей редакции:

"После рассмотрения поступающих документов, они возвращаются в сектор делопроизводства и архива для оформления резолюции (указаний (поручений) по исполнению документа в журнале регистрации поступающих (входящих) документов и в подсистеме АСЭД.".

г) в подразделе 5.8:

в абзаце первом после слов "или лицом, исполняющим его обязанности" дополнить словами "первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними".

1.5. В разделе 7:

абзац восьмой изложить в следующей редакции:

"Обращения граждан подлежат обязательной регистрации отдельно от других документов Комитета в день их поступления";

в абзаце двадцать шестом после слов "формирования в дела" дополнить словами "отдельно от других документов Комитета".

1.6. В разделе 10:

подраздел 10.1 изложить в следующей редакции:

"Прием электронных документов из других органов исполнительной власти Волгоградской области, юридических и физических лиц, а также отправка электронных документов осуществляются сектором делопроизводства и архива.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Комитета, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Комитета.

В Комитете создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Состав электронных документов Комитета, обращающихся в системе электронного документооборота Комитета, определяется председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, на основе рекомендаций Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

Документы, создаваемые в Комитете и (или) поступившие в Комитет на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. При сканировании документов для последующего вложения в АСЭД необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - ч/б; разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота Комитета возможно после его сравнения с подлинником документа.

Регистрации в АСЭД, но без вложения в АСЭД, подлежат поступающие в Комитет обращения граждан, письма-ответы на обращения граждан, созданные в Комитете.

Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области, поступающие в Комитет, подлежат регистрации в АСЭД, необходимость их вложения в АСЭД определяется Комитетом самостоятельно.

Правовые акты, созданные Комитетом, подлежат регистрации и вложению в АСЭД по усмотрению Комитета.

Документы, поступающие в Комитет и созданные в Комитете, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую федеральным законом тайну, не подлежат регистрации и вложению в АСЭД.

Примерный перечень документов, не подлежащих сканированию и внесению в АСЭД, приведен в приложении 41.

Комитет самостоятельно определяет виды приложений к документам, не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД. В случае, если приложение не прикрепляется к электронному документу, то в примечании указывается краткое обоснование причины отсутствия вложения.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Волгоградской области.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, первого заместителя председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной подписи".

Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю Комитета, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Комитета, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.

В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота Комитета используются обязательные сведения о документах (приложение 42). В системе электронного документооборота Комитета могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Если документ подписан в АСЭД председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, уполномоченным на проставление подписи в АСЭД, то исполнитель электронного документа создает бумажную версию электронного документа, верифицирует электронный документ и передает его на подпись. После подписания документ на бумажном носителе отправляется адресату.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Комитета могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Комитете, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Исполненные электронные документы систематизируются средствами АСЭД в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Комитета.".

1.7. В разделе 11:

а) в подразделе 11.6:

абзац третий дополнить предложениями следующего содержания:

"Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.".

б) в подразделе 11.13:

абзац первый изложить в следующей редакции:

"Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Комитете в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.";

абзац седьмой дополнить предложением следующего содержания:

"После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.".

1.8. В приложении 42:

а) наименование приложения изложить в следующей редакции:

"Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Комитета".

б) наименование номера по порядку 10 в графе первой изложить в следующей редакции:

"Наименование (заголовок) либо аннотация документа".

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета по оперативной работе и организации взаимодействия В.В. Шустова.

3. Вступает в силу с момента подписания и подлежит официальному опубликованию.

Председатель Комитета

А.И. Патер