Постановление Главы Администрации Волгоградской области от 29 марта 2011 г. N 275 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Главы Администрации Волгоградской области"

С изменениями и дополнениями от:

2 марта 2012 г.

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Главы Администрации Волгоградской области.

2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 апреля 2011 г.

Глава Администрации Волгоградской области

А.Г. Бровко

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Главы Администрации Волгоградской области
(утв. постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 29 марта 2011 г. N 275)

С изменениями и дополнениями от:

2 марта 2012 г.

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности аппарата Главы Администрации Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства аппарата Главы Администрации Волгоградской области и повышения его эффективности.

2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Положение об аппарате Главы Администрации Волгоградской области, утвержденное постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 декабря 2006 г. N 1598, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденные приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 г. N 121.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Делопроизводство аппарата Главы Администрации Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием системы электронного документооборота, предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. Система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.

5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".

6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляет общий отдел аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - общий отдел).

Функции, задачи, права и ответственность общего отдела регламентируются положением о нем, должностные обязанности государственных гражданских служащих Волгоградской области, работников общего отдела и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях аппарата, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.

8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата осуществляется работником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

9. Работники аппарата Главы Администрации Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.

11. При утрате документов проводится служебная проверка.

12. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены своим руководителем или общим отделом с настоящей Инструкцией.

II. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

служба делопроизводства - структурное подразделение аппарата, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях аппарата;

официальный документ (далее именуется - документ) - документ, созданный органами исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в аппарат Главы Администрации Волгоградской области и созданных им за определенный период;

дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в аппарате Главы Администрации Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам о предоставлении информации об их деятельности;

обращение гражданина - направленное в аппарат Главы Администрации Волгоградской области или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в аппарат Главы Администрации Волгоградской области;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.

III. Создание документов в аппарате Главы Администрации Волгоградской области

1. Бланки документов

1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 миллиметров), А5 (148х210 миллиметров), А6 (105х148 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 2 марта 2012 г. N 208 в пункт 1.3 подраздела 1 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения, вступающие в силу с 11 марта 2012 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. В аппарате Главы Администрации Волгоградской области используются следующие виды бланков:

бланк постановления Администрации Волгоградской области;

бланк постановления Губернатора Волгоградской области;

бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;

бланк распоряжения аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

бланк письма Администрации Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Администрации Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма Губернатора Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Губернатора Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;

бланк письма первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;

бланк письма аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

бланки структурных подразделений аппарата;

бланк Губернатора Волгоградской области для резолюций и поручений;

бланк первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области для резолюций и поручений.

Образцы вышеперечисленных бланков приведены в приложении 1.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 2 марта 2012 г. N 208 в пункт 1.4 подраздела 1 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения, вступающие в силу с 11 марта 2012 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.4. Типографским способом изготавливаются следующие виды бланков с воспроизведением герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки):

бланк постановления Администрация Волгоградской области;

бланк постановления Губернатора Волгоградской области;

бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;

бланки письма Администрации Волгоградской области;

бланки письма Губернатора Волгоградской области;

бланки письма первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области.

На вышеперечисленных гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

Другие виды гербовых бланков, используемых в аппарате Главы Администрации Волгоградской области, изготавливаются с помощью компьютерной техники.

1.5. Организация работы по изготовлению гербовых бланков типографским способом возлагается на административно-хозяйственный отдел аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - административно-хозяйственный отдел), который получает от общего отдела заявки, образцы (макеты) бланков, оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков общему отделу.

1.6. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков, изготовленных типографским способом, ведется их учет как документов строгой отчетности. В аппарате Главы Администрации Волгоградской области ответственность за учет гербовых бланков возлагается на общий отдел. Учет гербовых бланков осуществляется в журнале учета поступления гербовых бланков.

Уполномоченные лица структурных подразделений аппарата получают гербовые бланки в машинописном бюро общего отдела под роспись в журнале выдачи бланков.

Формы журнала учета поступления гербовых бланков и журнала выдачи гербовых бланков приведены в приложении 2.

1.7. Гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и за правильность их использования несут уполномоченные лица структурных подразделений аппарата.

Испорченные и невостребованные гербовые бланки, изготовленные типографским способом, возвращаются в общий отдел для их списания и уничтожения по акту.

1.8. Документы, издаваемые от имени двух или более органов исполнительной власти, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2. Оформление реквизитов документов

2.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

В аппарате Главы Администрации Волгоградской области устанавливаются следующие размеры полей на документе:

2,75 сантиметра - левое;

2,25 сантиметра - правое;

2 сантиметра - верхнее;

2 сантиметра - нижнее.

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта - от 12 до 14; диапазон используемых межстрочных интервалов - от одинарного до двойного.

При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и межстрочных интервалов.

2.2. Документы, создаваемые в аппарате Главы Администрации Волгоградской области, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области, наименование структурного подразделения аппарата;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

наименование (заголовок) документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

виза;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о поступлении документа;

отметка о конфиденциальности.

Дополнительно при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа, отметка "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и другие.

2.3. Правила оформления реквизитов:

2.3.1. Герб Волгоградской области (реквизит 02*).

Изображение Герба Волгоградской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

На бланках документов Герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа. Реквизит помещается на бланк документа из файла электронной копии эталонного изображения герба Волгоградской области.

На бланках, изготавливаемых типографским способом, Герб Волгоградской области изображается в многоцветном варианте. На бланках, изготавливаемых с помощью компьютерной техники, помещается одноцветное изображение Герба Волгоградской области.

Размеры изображения Герба для печати на бланках документов: высота - 17 миллиметров, ширина - 12,75 миллиметра.

2.3.2. Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08) - Администрация Волгоградской области или аппарат Главы Администрации Волгоградской области. Наименования структурных подразделений аппарата на соответствующих бланках указываются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

2.3.3. Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31).

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием органа исполнительной власти Волгоградской области.

2.3.4. Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 09).

Справочные данные об Администрации Волгоградской области или аппарате Главы Администрации Волгоградской области указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти Волгоградской области, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

2.3.5. Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа (постановление, распоряжение, протокол, акт) может включаться в бланк соответствующего вида документа. Наименование вида документа не указывается в письмах.

2.3.6. Место составления (издания) документа (реквизит 14) указывается при оформлении протоколов.

2.3.7. Дата документа (реквизит 11).

Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладной записки, заявления, других документов).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

Дата документа может оформляться двумя способами:

цифровым - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после цифр не ставится), например: 08.01.2010;

словесно-цифровым - день месяца указывается парой арабских цифр, наименование месяца пишется словом, год указывается четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

2.3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации различных видов документов, принятой в аппарате Главы Администрации Волгоградской области. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

2.3.9. Адресат (реквизит 15).

Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа в органы государственной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Администрация Котовского муниципального района Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Генеральному директору ООО "Программсервис" А.Г. Иванову

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный реестр адресатов на рассылку документов.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

	Центральный районный отдел судебных приставов
	Пархоменко ул., д.43, Волгоград, 400050

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Михайловка, Михайловский район, Волгоградская область, 403340

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций (нескольким должностным лицам), то они указываются обобщенно, например:

Администрации муниципальных районов и городских округов Волгоградской области

или

Руководителям структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области

2.3.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13).

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта может включаться в состав реквизитов бланка письма и проставляться исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита в бланке исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

В случае отсутствия реквизита в бланке ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта дается в начале текста письма, например:

"В Администрации Волгоградской области рассмотрено письмо ОАО "РЭМ" от 23.07.2009 N 2345/56 о взаимном сотрудничестве по вопросу организации малоэтажного строительства на территории Волгоградской области. По результатам рассмотрения сообщаем следующее.".

2.3.11. Наименование (заголовок) документа (реквизит 18).

Наименование (заголовок) документа - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок документа согласовывается с наименованием вида документа, например:

письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.

2.3.12. Текст документа (реквизит 20).

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю...подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Администрация Волгоградской области постановляет...; ...аппарат Главы Администрации Волгоградской области не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили....

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.3.13. Отметка о наличии приложений (реквизит 21).

Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:

1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к постановлениям, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к распоряжению Главы Администрации Волгоградской области от 15 января 2010 г. N 35-р

2.3.14. Гриф согласования (реквизит 23).

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Главы Администрации

Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

от 26.01.2011 N 00-00/000

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в установленных сферах деятельности (при необходимости);

с иными организациями (при необходимости).

2.3.15. Виза (реквизит 24).

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:

Заместитель Главы Администрации

Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Дата

На проектах законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела аппарата Главы Администрации Волгоградской области, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и других) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Заместитель Главы Администрации

Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

2.3.16. Подпись должностного лица (реквизит 22).

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. Например:

Глава Администрации Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя. При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ним и руководителем, то в документе указывается его фактическая должность.

Например:

И.о. Главы Администрации Волгоградской области	Подпись	И.О.Фамилия
Заместитель Главы Администрации Волгоградской области по транспорту	Подпись	И.О.Фамилия

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Секретарь комиссии Члены комиссии

Подпись Подпись Подпись Подпись

И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия

2.3.17. Гриф утверждения (реквизит 16).

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Глава Администрации Волгоградской области
	Подпись	И.О.Фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (постановлением), его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 15 апреля 2010 г. N 365

2.3.18. Оттиск печати (реквизит 25).

Оттиск печати является подтверждением подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

2.3.19. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно" ("Копия верна"), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии _______ л.". Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно" в таком случае проставляется на лицевой или обратной стороне последнего листа копии документа.

2.3.20. Отметка об исполнителе (реквизит 27).

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.И. Иванов

(8442) 24-56-88

Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя.

2.3.21. Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке должностного лица (для резолюций и поручений).

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

	Морозову Н.В., Федосеевой И.А. Прошу подготовить проект постановления к 25.12.2010
	Подпись	Дата

2.3.22. Отметка о контроле документа (реквизит 19).

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

2.3.23. Отметка об исполнении документа (реквизит 28).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения аппарата и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется основным исполнителем документа или руководителем структурного подразделения аппарата, в котором исполнен документ.

2.3.24. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).

Отметка о поступлении документа в аппарат Главы Администрации Волгоградской области содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа.

2.3.25. Отметка о конфиденциальности (реквизит 32).

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233, и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 февраля 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области" отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.3.26. Схемы расположения реквизитов и границ зон на листе формата А4 приведены в приложении 3.

3. Подготовка и оформление проектов законов Волгоградской области

3.1. Процедура внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 17 июля 1996 г. N 73-ОД, Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах", постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. N 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".

3.2. Проекты законов и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2 сантиметрам, левое поле - 2,75 сантиметра, правое - 2,25 сантиметра, нижнее - 2 сантиметрам.

3.3. Законопроекты имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза", пометки и могут содержать приложения.

3.4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля в две строки через один межстрочный интервал печатается пометка: "Внесен главой администрации Волгоградской области" ("Внесен администрацией Волгоградской области"), которая выравнивается по левой границе пометки.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается пометка "Проект".

3.5. Наименование вида документа - ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт. Слова "ЗАКОН" и "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" печатаются прописными буквами в две строки через один межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

3.6. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Волгоградской области в связи с приведением в соответствие с бюджетным процессом

или

О внесении изменений в статью 15 Закона Волгоградской области от 10 апреля 2007 г. N 1442-ОД "О социальной поддержке семей с детьми в Волгоградской области"

3.7. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через один межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей их издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы, исключая возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах могут даваться определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Основная часть законопроекта излагается в виде статей, имеющих порядковый номер. Статьи могут содержать пункты и подпункты. Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами. Например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово "Статья" печатается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится. Например:

Статья 15. Избирательное право

Текст отделяется от заголовка статьи двумя межстрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через 1 межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля, например:

Статья 1

Внести в Закон Волгоградской области от 06 декабря 1999 г. N 335-ОД "О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Волгоградской области" следующие изменения:...

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись должностного лица отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Глава администрации Волгоградской области" и инициалов, фамилии Главы Администрации Волгоградской области. Слова "Глава администрации" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Главы Администрации Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи должностного лица 4 межстрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизита и печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 миллиметров и ограничивается правым полем документа, например:

Подготовлен комитетом по управлению архивами администрации Волгоградской области 05 сентября 2009 г.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.8. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица".

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в статью 1 Закона Волгоградской области от 13 ноября 2001 г. N 624-ОД "О почетном звании Волгоградской области "Почетный гражданин Волгоградской области"

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

Подпись должностного лица отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления проекта закона Волгоградской области приведен в приложении 4.

4. Порядок регистрации законов Волгоградской области

4.1. Подписанные Главой Администрации Волгоградской области законы Волгоградской области поступают в отдел редакционного и документационного обеспечения аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел редакционного и документационного обеспечения) для регистрации.

4.2. Регистрация законов Волгоградской области осуществляется в журнале регистрации и в электронной системе регистрации правовых актов.

4.3. При регистрации на лицевой стороне в нижнем левом углу последнего листа закона Волгоградской области проставляется дата подписания закона Волгоградской области и регистрационный номер.

4.4. Регистрационный номер закона Волгоградской области состоит из порядкового номера, присваиваемого в пределах календарного года, и буквенного индекса "ОД", проставляемого через дефис (например, 17-ОД).

5. Порядок оформления проектов правовых актов Администрации Волгоградской области, Главы Администрации Волгоградской области

5.1. В аппарате Главы Администрации Волгоградской области могут разрабатываться проекты следующих правовых актов:

постановлений Администрации Волгоградской области;

постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области.

5.2. Подготовка проектов правовых актов Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области (далее именуются - правовые акты), в том числе перечень прилагаемых документов, порядок их согласования и подписания осуществляется в порядке, устанавливаемом Главой Администрации Волгоградской области.

5.3. Правила оформления проектов правовых актов устанавливаются в Инструкции.

5.4. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

5.5. Верхнее поле проекта правового акта устанавливается равным 2 сантиметрам, левое поле - 2,75 сантиметра, правое - 2,25 сантиметра, нижнее - 2 сантиметрам.

5.6. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются в верхней части листа по центру.

5.7. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза" и могут содержать приложения.

5.8. Наименование вида документа - постановление Главы Администрации Волгоградской области, распоряжение Главы Администрации Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области.

Реквизит печатается шрифтом обычной насыщенности, прописными буквами центрованным способом. Первое слово реквизита (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатается без отступа от верхнего поля, слова "ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" ("АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ") отделяются от первого слова реквизита одинарным межстрочным интервалом.

5.9. Наименование (заголовок) документа отвечает на вопрос "О чем"? ("О ком?") издан документ. В распоряжениях объемом менее 4-5 строк заголовок может отсутствовать.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 6 сантиметров от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пт.

Заголовок центрируется относительно границ текстового поля.

5.10. Текст документа отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях Главы Администрации Волгоградской области завершается словом "п о с т а н о в л я ю:", в постановлениях Администрации Волгоградской области - словами "Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:". Слова "постановляю" и "постановляет" печатаются вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст постановления начинается со слов "П о с т а н о в л я ю:", "Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:", которые печатаются с абзаца.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Номер подпункта также может состоять из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Главы Администрации Волгоградской области, постановлению Администрации Волгоградской области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы, списки и другие), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения) и являются его неотъемлемой частью.

Проект правового акта по организации исполнения федерального закона, акта Президента Российской Федерации, закона Волгоградской области должен содержать ссылку на соответствующий закон или акт. В проектах правовых актов употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

5.11. Подпись должностного лица отделяется от текста 3-4 одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава Администрации Волгоградской области", инициалов и фамилии Главы Администрации Волгоградской области.

Слова "Глава Администрации" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через межстрочный интервал 12 пт от границы левого поля. Инициалы и фамилия Главы Администрации Волгоградской области печатаются у правой границы текстового поля.

5.12. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице либо при необходимости оптимального размещения текста на двух и более листах.

5.13. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части.

5.14. Приложениями к проектам правовых актов могут быть положения, порядки, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и другое.

В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции какого-либо органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

5.15. Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Главы Администрации Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через межстрочный интервал 12 пт. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1" ("Продолжение приложения 2" и т.д.). Например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Главы Администрации Волгоградской области
	от	N

5.16. При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (порядок - УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, правила - УТВЕРЖДЕНЫ). Например:

	УТВЕРЖДЕНО постановлением Администрации Волгоградской области
	от	N

5.17. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через межстрочный интервал 12 пт. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одним межстрочным интервалом.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта и от текста приложения 2-3 межстрочными интервалами.

5.18. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.

5.19. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы, как правило, нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

5.20. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства текстового редактора Word. Сетка таблицы делается невидимой за исключением заголовочной части таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.

Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин". В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби - по запятой внутри числа, после запятой цифры, обозначающие десятые доли, ставятся под десятыми, сотые - под сотыми и так далее.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования и номера граф) повторяется на каждой странице.

5.21. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

5.22. При наличии примечаний они печатаются в конце приложения. Если примечание одно после слова "Примечание" ставится точка, текст примечания печатается с прописной буквы. Если примечаний несколько, после слова "Примечания" ставится двоеточие, примечания нумеруются арабскими цифрами с точкой. Слово "Примечание" ("Примечания") печатается от левой границы текстового поля. Текст примечаний печатается через межстрочный интервал 12 пт.

5.23. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется как верхний индекс звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина черты - одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы шрифтом N 12 через межстрочный интервал 12 пт. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

5.24. В конце приложения оформляется реквизит подписи заместителя Главы Администрации Волгоградской области - управляющего делами Администрации Волгоградской области (далее именуется - управляющий делами). Наименование должности печатается в три строки от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт.

В приложениях к положениям, порядкам, правилам, инструкциям реквизит подписи управляющего делами не оформляется.

5.25. Приложения визируются руководителем органа исполнительной власти или структурного подразделения аппарата, внесшего проект. Реквизит визы руководителя органа исполнительной власти (структурного подразделения аппарата) печатается ниже реквизита подписи управляющего делами в правой части листа шрифтом N 12 и включает в себя наименование должности руководителя, его инициалы, фамилию и личную подпись. Кроме того, приложения визируются сотрудником государственно-правового управления аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - государственно-правовое управление).

5.26. Образцы оформления проектов правовых актов приведены в приложении 5.

6. Порядок подписания и издания постановлений Администрации Волгоградской области, постановлений, распоряжений Главы Администрации Волгоградской области

6.1. Оформленные соответствующим образом и согласованные в установленном порядке проекты правовых актов представляются в отдел редакционного и документационного обеспечения для корректирования и редактирования в соответствии с правилами русского языка.

6.2. Срок работы с проектами правовых актов в отделе редакционного и документационного обеспечения составляет три рабочих дня. При необходимости (большой объем документа) указанный срок может быть продлен до семи рабочих дней.

6.3. Проект правового акта, подготовленный с нарушением установленных требований и нуждающийся в доработке, возвращается отделом редакционного и документационного обеспечения исполнителю для исправления.

6.4. Проекты правовых актов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку также в случаях:

низкого качества компьютерного исполнения текста или несоответствия текстов на бумажном и электронном носителях;

отсутствия необходимых согласований;

несоответствия положениям настоящей Инструкции.

Срок доработки проекта исполнителем не должен превышать трех дней.

После доработки проект правового акта повторно передается в отдел редакционного и документационного обеспечения, который осуществляет проверку устранения нарушений и направляет его управляющему делами для ознакомления, визирования и представления документа на рассмотрение Администрации Волгоградской области или на подписание Главе Администрации Волгоградской области.

6.5. Постановления Администрации Волгоградской области, постановления, распоряжения Главы Администрации Волгоградской области подписываются Главой Администрации Волгоградской области, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Главы Администрации Волгоградской области. Приложения к правовым актам подписываются управляющим делами, в отсутствие управляющего делами - исполняющим обязанности управляющего делами.

6.6. Внесение исправлений в подлинники постановлений, распоряжений не допускается, кроме исправления орфографических и других явных ошибок.

6.7. Регистрация правовых актов после их подписания осуществляется отделом редакционного и документационного обеспечения в журналах регистрации, а также в электронной системе регистрации правовых актов.

Датой издания постановления, распоряжения Главы Администрации Волгоградской области считается дата подписания, датой издания постановления Администрации Волгоградской области - дата его принятия на заседании Администрации Волгоградской области.

Постановления и распоряжения нумеруются в пределах календарного года арабскими цифрами. Регистрационный номер распоряжения Главы Администрации Волгоградской области состоит из порядкового номера и строчной буквы "р", проставляемой через дефис. Регистрационный номер постановления Администрации Волгоградской области - из порядкового номера и проставляемой через дефис строчной буквы "п".

6.8. Копии правовых актов заверяются печатью отдела редакционного и документационного обеспечения и передаются в канцелярию общего отдела (далее именуется - канцелярия) и в отдел технического обеспечения мероприятий аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел технического обеспечения мероприятий) для направления адресатам согласно подписанному исполнителем реестру адресатов для рассылки документа.

В структурные подразделения аппарата, органы исполнительной власти, органы местного самоуправления копии правовых актов направляются в электронном виде.

На бумажных носителях копии правовых актов рассылаются федеральным органам государственной власти и их территориальным органам, иным организациям.

6.9. Тиражирование и рассылка копий подписанных правовых актов, как правило, производится в течение трех дней с даты поступления их в отдел редакционного и документационного обеспечения.

6.10. Изготовление копий правовых актов в большем количестве экземпляров, чем указано в реестре адресатов для рассылки документа, не разрешается.

6.11. Повторное тиражирование и рассылка копий документов, а также изготовление копий ранее принятых постановлений, распоряжений допускается только с разрешения управляющего делами.

6.12. Замена ранее разосланных копий правовых актов производится по указанию управляющего делами.

7. Порядок подготовки и издания распоряжений аппарата Главы Администрации Волгоградской области

7.1. Распоряжения аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуются - распоряжения аппарата) подписываются управляющим делами и заместителем Главы Администрации Волгоградской области по промышленности и торговле.

Управляющий делами подписывает распоряжения аппарата по вопросам деятельности аппарата Главы Администрации Волгоградской области в соответствии с Положением об аппарате Главы Администрации Волгоградской области, утвержденным постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 декабря 2006 г. N 1598.

Заместитель Главы Администрации Волгоградской области по промышленности и торговле подписывает распоряжения аппарата по вопросам проведения предлицензионного обследования готовности объектов к осуществлению розничной продажи алкогольной продукции, проведения проверок юридических лиц на соблюдение лицензионных требований и условий розничной продажи алкогольной продукции.

7.2. Требования к оформлению проектов распоряжений аппарата аналогичны требованиям к оформлению правовых актов Администрации Волгоградской области, Главы Администрации Волгоградской области.

7.3. Проекты распоряжений аппарата, подписываемые управляющим делами, разрабатываются в структурных подразделениях аппарата.

К указанным проектам распоряжений прилагаются обосновывающие материалы (пояснительные записки, заявления, ходатайства, расчеты, договоры, другие документы) и реестр рассылки распоряжения, подписанный исполнителем.

Проекты распоряжений аппарата, подписываемых управляющим делами, согласовываются с заинтересованными должностными лицами, визируются руководителем структурного подразделения аппарата, подготовившего проект. Проекты распоряжений аппарата по кадровым вопросам визируются работником государственно-правового управления, по иным вопросам - работником сектора правовой работы аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - сектор правовой работы).

Подготовленные и согласованные проекты распоряжений аппарата, подписываемых управляющим делами, с необходимыми сопроводительными материалами передаются в отдел редакционного и документационного обеспечения для редактирования и корректирования в соответствии с правилами русского языка и последующего направления для подписания управляющему делами.

7.4. Проекты распоряжений аппарата, подписываемых заместителем Главы Администрации Волгоградской области по промышленности и торговле, разрабатываются в отделе по торговле аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел по торговле). Проекты указанных распоряжений готовятся в двух экземплярах, визируются заведующим отделом по торговле и направляются на подписание заместителю Главы Администрации Волгоградской области по промышленности и торговле.

7.5. Подписанные распоряжения аппарата регистрируются в отделе редакционного и документационного обеспечения в журналах регистрации и в электронной системе регистрации правовых актов.

Распоряжения аппарата нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, обозначаемого арабскими цифрами, и проставляемого через дефис буквенного индекса, представляющего собой первые буквы фамилии и имени лица, подписавшего распоряжение аппарата (например 1-ДО, 2-БА).

Распоряжения аппарата по вопросам приема, увольнения, перевода работников аппарата Главы Администрации Волгоградской области, иным кадровым вопросам регистрируются в отдельном журнале. Регистрационный номер состоит из порядкового номера и проставляемой через дефис строчной буквы "к".

7.6. Подлинники распоряжений аппарата, подписанных управляющим делами, за текущий и два предыдущих года хранятся в отделе редакционного и документационного обеспечения. Копии указанных распоряжений аппарата заверяются печатью отдела редакционного и документационного обеспечения и передаются в канцелярию и отдел технического обеспечения мероприятий для рассылки.

7.7. Один экземпляр распоряжения аппарата, подписанного заместителем Главы Администрации Волгоградской области по промышленности и торговле, остается в отделе редакционного и документационного обеспечения для хранения в установленном порядке. Второй экземпляр передается в отдел по торговле для дальнейшей работы.

8. Оформление доверенностей Администрации Волгоградской области

Доверенности от имени Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области выдаются Главой Администрации Волгоградской области или лицом, исполняющим обязанности Главы Администрации Волгоградской области.

Порядок подготовки и выдачи доверенностей определяется Главой Администрации Волгоградской области.

9. Порядок подготовки и оформления договоров, соглашений, меморандумов и конвенций

Договоры, соглашения, меморандумы и конвенции от имени Волгоградской области или Администрации Волгоградской области подписываются Главой Администрации Волгоградской области, лицом, исполняющим обязанности Главы Администрации Волгоградской области, или лицом, которое вправе подписывать договор на основании доверенности, выданной Главой Администрации Волгоградской области.

Порядок подготовки, оформления и согласования договоров, соглашений, меморандумов, конвенций определяется Главой Администрации Волгоградской области.

10. Протокол заседания (совещания)

10.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

10.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопросов, и фиксируются только принятые по ним решения.

10.3. В аппарате Главы Администрации Волгоградской области протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное наименование органа исполнительной власти Волгоградской области. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

вид документа - ПРОТОКОЛ. Реквизит печатается шрифтом Times New Roman N 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами и выравнивается по центру;

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 обычной насыщенности через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) - указывается при необходимости, печатается через два межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него линией и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания). Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

10.4. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал либо через интервал 12 пт.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

10.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
Первый заместитель Главы Администрации Волгоградской области		-	И.О.Фамилия
Заместители Главы Администрации Волгоградской области		- -	И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Вопросы нумеруются римскими цифрами. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

10.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Подпись председательствующего отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично.

10.7. В аппарате Главы Администрации Волгоградской области оформляются следующие виды протоколов:

протоколы заседаний Администрации Волгоградской области (далее именуются - протоколы заседаний Администрации);

протоколы совещаний у Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области (далее именуются - протоколы совещаний);

протоколы заседаний различных координационных и совещательных органов (комиссий, советов, комитетов и других).

10.8. Протоколы заседаний Администрации оформляются и регистрируются отделом редакционного и документационного обеспечения. При регистрации протоколам заседаний Администрации присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Указанные протоколы рассылке не подлежат и хранятся в отделе редакционного и документационного обеспечения.

10.9. Протоколы совещаний оформляются работниками структурных подразделений аппарата, ответственных за проведение совещаний. Решение о необходимости оформления протокола по результатам проведения совещания у Главы Администрации Волгоградской области принимается руководителем секретариата Главы Администрации Волгоградской области, по результатам проведения совещаний у заместителей Главы Администрации Волгоградской области - соответствующим заместителем Главы Администрации Волгоградской области. Проекты протоколов по итогам совещания у Главы Администрации Волгоградской области перед представлением на подпись Главе Администрации Волгоградской области подлежат согласованию с заместителем Главы Администрации Волгоградской области согласно сфере ведения и управляющим делами. После подписания протокола его оригинал передается в общий отдел для регистрации и рассылки. Протоколы совещаний регистрируются в едином реестре в пределах календарного года. Номер протокола совещания состоит из порядкового номера и проставляемого через дефис буквенного кода, представляющего собой инициалы должностного лица, у которого проводилось совещание.

Копии протоколов совещаний рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает работник структурного подразделения аппарата, ответственного за оформление протокола.

10.10. Протоколы заседаний координационных и совещательных органов оформляются и регистрируются в соответствии с правовыми актами, регламентирующими их деятельность.

10.11. Образцы оформления полного и краткого протоколов представлены в приложении 6.

11. Служебная переписка

11.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.

Факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе и переданная по каналам факсимильной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

11.2. Служебные письма готовятся как:

отчеты об исполнении поручений Администрации Волгоградской области, Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области, заместителей Главы Администрации Волгоградской области;

исполнение поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области по обращениям граждан;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам правовых актов Администрации Волгоградской области, Главы Администрации Волгоградской области;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.

11.3. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

Вышеперечисленные реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 2 раздела III Инструкции.

11.4. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.

11.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

11.6. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Текст служебного письма излагается: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Аппарат Главы Администрации Волгоградской области не считает возможным...", "Управление предлагает рассмотреть возможность..."), на бланках письма должностного лица - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

11.7. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

11.8. К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, содержащий визы исполнителя письма и иных работников структурных подразделений, участвовавших в согласовании проекта письма.

11.9. Право подписания служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях аппарата и должностных регламентах с учетом особенностей, установленных Инструкцией. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

11.10. Право подписания служебных писем имеют Глава Администрации Волгоградской области, первый заместитель Главы Администрации Волгоградской области, заместители Главы Администрации Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

11.11. Служебные письма за подписью Главы Администрации Волгоградской области, подготовленные работниками структурных подразделений аппарата, визируются руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата, заместителем Главы Администрации Волгоградской области, курирующим соответствующую сферу деятельности, управляющим делами.

Проекты документов, направляемые в адрес Волгоградской областной Думы, подлежат согласованию с заместителем Главы Администрации Волгоградской области по внутренней и информационной политике.

11.12. Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Волгоградской областной Думы, в иностранные (международные) организации, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, могут подписываться Главой Администрации Волгоградской области, лицом, исполняющим обязанности Главы Администрации Волгоградской области, первым заместителем Главы Администрации Волгоградской области, заместителями Главы Администрации Волгоградской области.

11.13. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае, если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления запроса, обращения в аппарат Главы Администрации Волгоградской области. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

12. Телеграммы

12.1. Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме (приложение 7).

12.2. Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование - телеграмма;

отметка о категории ("Люкс", "Срочная" и т.п.);

адресат - подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата;

текст;

исходящий номер и дата;

подпись;

отметка об исполнителе.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается через два интервала заглавным шрифтом без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресатов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм".

В нижней части телеграммы под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя (просп. им. В.И. Ленина, д. 9, Волгоград, 400098), наименование организации (Администрация Волгоградской области), исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя.

12.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

12.4. Телеграммы для отправки принимаются канцелярией в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй с подписью должностного лица и визой исполнителя, подготовившего документ, остается в канцелярии.

12.5. Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

12.6. Не рекомендуется дублирование поздравительных телеграмм в один адрес.

12.7. Срочные телеграммы отправляются немедленно. В рабочие дни после 17 ч. 30 мин., а также в выходные и праздничные дни телеграммы отправляются специалистом (дежурным) секретариата Главы Администрации Волгоградской области.

При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.

IV. Организация документооборота

1. Общие принципы организации документооборота

1.1. Организация документооборота в аппарате Главы Администрации Волгоградской области основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

внесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

1.2. В документообороте аппарата Главы Администрации Волгоградской области в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая (входящая) документация, отправляемая (исходящая) документация, внутренняя документация.

1.3. В составе поступающей (входящей) документации выделяются:

обращения граждан;

обращения пользователей информацией;

документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, других органов власти и организаций Российской Федерации;

документы, поступившие из Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие из других органов государственной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации;

документы, поступившие от иностранных корреспондентов.

1.4. В аппарате Главы Администрации Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочным).

2. Прием и первичная обработка поступающих документов

2.1. Вся корреспонденция, поступившая в аппарат Главы Администрации Волгоградской области, принимается и учитывается централизованно в канцелярии.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

2.3. При обнаружении некомплектности или повреждении документа составляется акт в трех экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Все входящие документы проходят первичную сортировку на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы, коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов;

другие виды документов.

2.6. Из общего потока входящих документов выделяются:

письма, заявления и жалобы граждан - для передачи их в отдел по работе с обращениями граждан аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел по работе с обращениями граждан);

документы по вопросам, относящимся к компетенции комиссий, советов при Главе Администрации Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие комиссии, советы (их рабочие аппараты);

документы, поступившие в канцелярию, но адресованные органам исполнительной власти Администрации Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие органы исполнительной власти;

документы, требующие обязательного рассмотрения Главой Администрации Волгоградской области, первым заместителем, заместителями Главы Администрации Волгоградской области;

документы, не требующие обязательного рассмотрения Главой Администрации Волгоградской области, первым заместителем, заместителями Главы Администрации Волгоградской области и передаваемые непосредственно в структурные подразделения аппарата.

3. Предварительное рассмотрение документов

3.1. Канцелярией проводится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Главой Администрации Волгоградской области, первым заместителем, заместителями Главы Администрации Волгоградской области.

3.2. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

3.3. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа на вынесение, резолюции [поручения (указания) по исполнению документа].

3.4. Документы, требующие рассмотрения Главой Администрации Волгоградской области, первым заместителем, заместителями Главы Администрации Волгоградской области, направляются в соответствующие приемные согласно распределению обязанностей между Главой Администрации Волгоградской области, первым заместителем, заместителями Главы Администрации Волгоградской области, установленному правовым актом.

3.5. Документы по вопросам, не требующим рассмотрения Главой Администрации Волгоградской области, первым заместителем, заместителями Главы Администрации Волгоградской области, направляются непосредственно в структурные подразделения аппарата.

3.6. В ходе предварительного рассмотрения документов канцелярией выделяются из общего потока документов документы с отметками "Срочно", "Оперативно" или документы, имеющие очень сжатые сроки исполнения. В верхней части первого листа такого документа ставится штамп красного цвета "Срок!".

4. Регистрация поступающих (входящих) документов

4.1. Все входящие документы, подлежащие регистрации, после их предварительного рассмотрения регистрируются канцелярией в системе электронного документооборота. Регистрация документов проводится независимо от способа их доставки.

Передача документов Главе Администрации Волгоградской области, его первому заместителю, заместителям Главы Администрации Волгоградской области, без регистрации в канцелярии не допускается.

Документы регистрируются в день их поступления либо, в случае если документы поступили после 16 часов или в нерабочее время, - на следующий рабочий день. Документы с отметкой "Срок!" регистрируются незамедлительно.

Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. В качестве отдельных регистрируемых массивов документов выделяются: документы, поступающие из вышестоящих органов власти, от зарубежных корреспондентов, обращения граждан.

На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

4.2. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер формата ИА-ИП-ИД/ПП.

ИА - индекс аппарата Главы Администрации Волгоградской области, присваиваемый в соответствии с классификатором органов исполнительной власти Администрации Волгоградской области;

ИП - индекс структурного подразделения аппарата, определяемый при предварительном рассмотрении документа канцелярией и присваиваемый в соответствии с классификатором структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

ИД - индекс дела по номенклатуре дел канцелярии аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

ПП - порядковый номер документа в пределах календарного года.

Например: N 01-03-02/16023.

4.3. В целях учета и поиска документов при его регистрации в системе электронного документооборота вносится следующая информация:

регистрационный номер;

дата регистрации;

кому адресован документ;

номер документа;

дата документа;

вид доставки документа;

тип документа;

количество экземпляров;

количество листов;

состав приложения;

адресант;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

краткое содержание документа;

сведения о документах, связанных с ним;

индекс дела.

4.4. Зарегистрированные в системе электронного документооборота документы доставляются работниками канцелярии в приемные Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области и в структурные подразделения аппарата в 10 ч. 30 мин., 15 ч. 30 мин., 17 ч. 00 мин. Телеграммы, федеральные акты, документы с грифом "Для служебного пользования", проекты законов, представляемые Волгоградской областной Думой на подписание Главе Администрации Волгоградской области, а также документы отдела государственных наград аппарата Главы Администрации Волгоградской области и финансового управления аппарата Главы Администрации Волгоградской области, доставляются под подпись.

Документы с отметкой "Срок!" доставляются незамедлительно в отдельной папке под подпись в реестре с указанием даты и времени передачи.

Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления в канцелярию до момента передачи его в приемную Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителя Главы Администрации Волгоградской области должно составлять не более одного часа.

Срочная корреспонденция, поступившая после 17 ч. 30 мин., доставляется в секретариат Главы Администрации Волгоградской области специалисту (дежурному) секретариата Главы Администрации Волгоградской области.

5. Порядок рассмотрения документов и доведения их до исполнителей

5.1. Корреспонденция, поступившая в приемные, должна рассматриваться руководством, как правило, в день ее доставки.

Документы с отметкой "Срок!" передаются работниками приемных на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области, его первому заместителю, заместителям Главы Администрации Волгоградской области немедленно.

5.2. Указания по исполнению документов оформляются в виде резолюций. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.

Резолюция пишется на бланке поручения или на первом листе документа.

Указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу. Если указание об исполнении дается нескольким лицам, то ответственным за исполнение документа в целом (головным исполнителем) является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

5.3. Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно. В случае невозможности немедленного подписания резолюции по документу у Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителя Главы Администрации Волгоградской области руководитель соответствующего секретариата согласовывает кандидатуру ответственного исполнителя в рабочем порядке (по телефону) либо определяет его самостоятельно.

5.4. После рассмотрения документ передается специалисту приемной, который, в свою очередь, переносит поручение Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области в соответствии с резолюцией в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК). В первую очередь вносятся резолюции по документам с отметкой "Срок!".

5.5. Документы с отметками "Срок!" доводятся секретариатом до сведения ответственных исполнителей (посредством факса, электронной почты). Если исполнителями документов являются структурные подразделения аппарата или органы исполнительной власти Волгоградской области, то сообщается о направлении данного документа в системе электронного документооборота.

Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления его в приемную до момента получения исполнителем в системе электронного документооборота, по факсу, электронной почте должно составлять не более одного часа.

5.6. Передача документов Главе Администрации Волгоградской области, первому заместителю, заместителям Главы Администрации Волгоградской области, без регистрации в канцелярии не допускается.

5.7. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями аппарата, передаются им одновременно в копиях.

На оригиналах документов, направляемых в подведомственные организации, ставится штамп "Подлежит возврату".

5.8. Все документы, в том числе документы с поручениями Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата и в органы исполнительной власти Волгоградской области через канцелярию.

5.9. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения аппарата в другое в случае переадресования производится только через канцелярию с внесением соответствующих пометок в системе электронного документооборота по договоренности между руководителями структурных подразделений аппарата с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ.

5.10. Прием и учет поступивших в органы исполнительной власти Волгоградской области документов, зарегистрированных в канцелярии, осуществляется специалистами данных органов исполнительной власти Волгоградской области.

6. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

6.1. Все документы, в том числе документы с поручениями Главы Администрации Волгоградской области, его первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата и органы исполнительной власти Волгоградской области через канцелярию.

6.2. Структурные подразделения аппарата или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день).

Руководители структурных подразделений аппарата организуют исполнение поступивших документов. Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение аппарата.

6.3. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то головной исполнитель несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения в целом, согласно своей сфере ведения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

6.4. Работники структурных подразделений аппарата в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в аппарате Главы Администрации Волгоградской области;

согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа;

представление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителя;

регистрацию отправляемого (исходящего) документа в системе электронного документооборота.

6.5. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

6.6. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших на имя Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области, в аппарате Главы Администрации Волгоградской области несут помощники Главы Администрации Волгоградской области, руководители и сотрудники структурных подразделений аппарата.

6.7. Исполненные в установленный срок документы передаются в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.

7. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

7.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на структурное подразделение аппарата или должностное лицо - головного исполнителя документа.

7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

7.3. До представления на подпись руководителю головной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.

7.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.

Регистрация исходящих писем, подписанных Главой Администрации Волгоградской области, осуществляется работниками секретариата Главы Администрации Волгоградской области.

Регистрация исходящих писем, подписанных первым заместителем, заместителями Главы Администрации Волгоградской области, осуществляется работниками секретариатов первого заместителя, заместителя Главы Администрации Волгоградской области.

Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений аппарата, осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений аппарата.

Не допускается регистрация исходящих служебных писем с нарушением установленного порядка и при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.

7.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

7.6. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК.

Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения аппарата.

7.7. Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой "Верно: должность, подпись, расшифровка подписи лица, наделенного данными полномочиями, дата" и подшивается в дело (входящий документ передается в канцелярию на хранение в дело вместе с документом-ответом).

7.8. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет канцелярия. При получении документов для отправки работники канцелярии проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

7.9. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.

7.10. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем отправляемого (исходящего) документа], проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в канцелярию с распиской работников почтового отделения связи.

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

7.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

8. Переписка с иностранными корреспондентами, осуществляемая органами исполнительной власти Волгоградской области и структурными подразделениями аппарата

8.1. Переписка с дипломатическими и торговыми представительствами зарубежных стран, посольствами, торговыми представительствами Российской Федерации за рубежом и с другими иностранными корреспондентами осуществляется по согласованию с отделом протокола аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел протокола).

8.2. Проект обращения корреспондентам, перечисленным в пункте 8.1, разрабатывается органом исполнительной власти Волгоградской области или структурным подразделением аппарата, согласовывается с заместителем Главы Администрации Волгоградской области согласно сфере ведения и представляется на согласование в отдел протокола с приложением материалов, свидетельствующих о необходимости направления такого обращения.

8.3. Отдел протокола в течение трех дней рассматривает проект обращения и согласовывает его либо указывает на необходимость его доработки, либо отказывает в согласовании с указанием причин отказа.

8.4. В случае согласования проекта обращения отделом протокола исполнитель обеспечивает оформление обращения, его подписание и направление в установленном порядке адресату. Копия такого обращения направляется в отдел протокола одновременно с направлением обращения адресату.

8.5. В случае необходимости доработки проекта обращения исполнитель обеспечивает его доработку и представляет проект обращения на повторное рассмотрение в отдел протокола.

8.6. В случае отказа в согласовании проекта обращения вопрос о его направлении адресату может быть рассмотрен Главой Администрации Волгоградской области на основании обращения заместителя Главы Администрации Волгоградской области согласно сфере ведения с участием заведующего отделом протокола и при необходимости - руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области или структурного подразделения аппарата, подготовившего обращение.

8.7. Официальный перевод на иностранный язык документов, отправляемых иностранным корреспондентам, и перевод на русский язык документов, получаемых от иностранных корреспондентов, осуществляет уполномоченная в установленном порядке организация.

8.8. Корреспонденция, поступающая в аппарат Главы Администрации Волгоградской области на иностранном языке, передается для предварительной оценки в отдел протокола.

9. Учет и анализ объема документооборота

9.1. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в аппарат Главы Администрации Волгоградской области и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

9.2. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и представляются в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов).

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в аппарат Главы Администрации Волгоградской области и созданных им за определенный период времени.

9.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в канцелярии.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным группы размножения документации общего отдела (далее именуется - группа размножения документации) для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

V. Рассмотрение обращений граждан

1. Работа по рассмотрению обращений граждан в аппарате Главы Администрации Волгоградской области ведется отделом по работе с обращениями граждан и осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее именуется - Федеральный закон N 59-ФЗ).

2. Письменные обращения граждан (далее именуются - обращения), поступившие в аппарат Главы Администрацию Волгоградской области, передаются из канцелярии в день их поступления в раскрытом виде после проверки правильности доставки и целостности вложений в отдел по работе с обращениями граждан. В правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп.

3. Обращения регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

На каждое поступившее обращение составляется аннотация. Сведения об обращении вводятся в автоматизированную информационную систему, и распечатывается регистрационно-контрольная карточка обращения (далее именуется - РККО).

В штампе регистрации проставляется номер и дата поступления обращения.

Обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления в аппарат Главы Администрации Волгоградской области.

В течение года материалы по всем обращениям одного и того же автора формируются в одном деле.

4. Обращения вместе с РККО передаются в приемные Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области.

К обращениям, передаваемым в приемные первого заместителя и заместителей Главы Администрации Волгоградской области, могут прилагаться проекты сопроводительных писем, подготовленных в отделе по работе с обращениями граждан, для направления обращения в тот орган или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

Если обращение повторное, то к нему подбирается дело по истории предыдущей переписки.

5. Отдельные обращения, в зависимости от их содержания, исполняются в отделе по работе с обращениями граждан.

6. Поручение об исполнении обращения содержится в резолюции Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области либо в тексте сопроводительного письма (уведомления) о направлении обращения на рассмотрение.

7. Переадресация обращения исполнителю происходит в течение семи дней со дня его регистрации с обязательным уведомлением автора обращения.

8. Срок исполнения обращения гражданина может быть установлен в тексте поручения или в тексте резолюции должностного лица и не может превышать 30 дней со дня регистрации.

9. В исключительных случаях и в случаях направления запроса Глава Администрации Волгоградской области, первый заместитель, заместители Главы Администрации Волгоградской области вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней.

Исполнитель обязан уведомить гражданина, направившего обращение, о продлении срока его рассмотрения. Копия уведомления о продлении срока рассмотрения обращения представляется в отдел по работе с обращениями граждан.

10. Исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков и качество исполнения обращения.

Все движение контролируемого документа, передача его от одного исполнителя к следующему, срок исполнения, срок переноса рассмотрения обращения отмечается в РККО.

Текст ответа должен содержать исчерпывающую, четкую информацию на все поставленные в обращении вопросы (в случае необходимости со ссылкой на нормы закона).

11. Контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

12. Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения, обеспечивает подготовку письменного ответа и его подписание у Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области либо руководителя структурного подразделения аппарата, которому обращение было направлено на рассмотрение.

13. Ответы в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, аппараты Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации на обращения, поступившие из вышеперечисленных организаций с контролем, готовятся ответственным исполнителем либо сотрудниками секретариатов за подписью Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области.

14. Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения, на подписанном ответе проставляет дату отправки и регистрационный номер. Оформленный ответ передается в канцелярию для отправки.

15. Ответ заявителю может быть дан в устной форме с согласия заявителя при личной встрече с ним исполнителя, о чем указывается в справке по результатам рассмотрения обращения.

16. Ответ на письменное обращение не дается в случаях, указанных в статье 11 Федерального закона N 59-ФЗ.

17. Обращение считается исполненным после фактического выполнения поручения, направления ответа гражданину и, если требуется, организации, из которой поступило обращение, и снятия его с контроля руководителем.

Оригиналы рассмотренных обращений со всеми относящимися к ним материалами и копиями письменных ответов на обращения передаются в отдел по работе с обращениями граждан для снятия их с контроля в автоматизированной информационной системе и хранения.

18. Обращения, поступившие в Администрацию Волгоградской области по информационным системам общего пользования и переданные на личном приеме, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим разделом Инструкции.

VI. Контроль за исполнением документов

1. Организация контроля за исполнением документов

1.1. Контроль за исполнением документов включает в себя: постановку на контроль, учет, предварительную проверку хода исполнения, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

1.2. Контролю подлежат все поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, в том числе содержащиеся в указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях, распоряжениях Правительства Российской Федерации, поручения (решения) Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, в том числе содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Главы Администрации Волгоградской области, постановлениях Администрации Волгоградской области.

1.3. При постановке поручения на контроль на документе делается отметка о контроле. В системе электронного документооборота проставляется соответствующая отметка с указанием даты постановки на контроль, сроков исполнения, исполнителей поручения. Копии документов с резолюцией Главы Администрации Волгоградской области о постановке на контроль направляются в контрольный отдел аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - контрольный отдел) для организации контроля.

1.4. Контроль исполнения поручений осуществляется Главой Администрации Волгоградской области, первым заместителем, заместителями Главы Администрации Волгоградской области, руководителями органов исполнительной власти Волгоградской области, руководителями структурных подразделений аппарата, контрольным отделом.

1.5. Если исполнение поручения возлагается на нескольких должностных лиц, то ответственным исполнителем является должностное лицо, определенное Главой Администрации Волгоградской области или записанное в резолюции первым, на которое возлагается определение порядка исполнения поручения, созыв и отчетность. Ответственный исполнитель с целью исполнения поручения самостоятельно осуществляет взаимодействие с другими заинтересованными органами исполнительной власти Волгоградской области и структурными подразделениями аппарата. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов документа могут поручаться другим должностным лицам.

1.6. Первый заместитель, заместители Главы Администрации Волгоградской области или другие должностные лица, на которых Главой Администрации Волгоградской области возложено исполнение поручения, в течение двух дней определяют в резолюциях ответственных должностных лиц (головных исполнителей) в подчиненных органах исполнительной власти Волгоградской области, структурных подразделениях аппарата.

Секретариаты первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения поручений.

1.7. По каждому поручению, поставленному на контроль, контрольным отделом заводится дело организации и хода исполнения поручения органами исполнительной власти Волгоградской области, структурными подразделениями аппарата. Информация о постановке документа на контроль доводится до сведения соответствующих заместителей Главы Администрации Волгоградской области, руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области, руководителей структурных подразделений аппарата, на которых возложен контроль за исполнением поручения, по системе электронного документооборота, а также на бумажном носителе.

Контроль за исполнением поручений строится на базе электронных регистрационных данных, которая систематизируется по группам поручений, срокам исполнения и исполнителям поручений.

1.8. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления в аппарат Главы Администрации Волгоградской области. Сроки исполнения поручений определяются руководителем исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

1.9. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца, а имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок;

по обращениям депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Волгоградской областной Думы - не позднее чем через 30 дней с даты поступления в Администрацию Волгоградской области;

по депутатским запросам Волгоградской областной Думы - не позднее чем через 14 дней с даты поступления в Администрацию Волгоградской области.

1.10. При необходимости продления срока исполнения поручения исполнитель представляет на имя Главы Администрации Волгоградской области справку о продлении срока исполнения по форме согласно приложению 8 с мотивированной просьбой о его продлении не позднее 5 дней до истечения установленного срока.

Сроки исполнения срочных поручений, обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не продлеваются.

Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации не допускается.

1.11. Проверка хода исполнения поручений осуществляется в следующем порядке:

по поручениям, срок исполнения которых более одного года, - не реже одного раза в год;

по поручениям, срок исполнения которых более одного месяца, - не реже одного раза в месяц;

по поручениям, срок исполнения которых 30 дней, - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

1.12. Снятие поручения с контроля осуществляет Глава Администрации Волгоградской области, первый заместитель, заместители Главы Администрации Волгоградской области или по поручению Главы Администрации Волгоградской области контрольный отдел.

Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического его исполнения в полном объеме, документированного подтверждения исполнения справкой об исполнении по форме согласно приложению 9 и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись должностного лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

2. Контроль за исполнением документов, поступающих из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации

2.1. Документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации, рассматриваются безотлагательно.

Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется непосредственно Главой Администрации Волгоградской области либо по его поручению первым заместителем Главы Администрации Волгоградской области.

Названные документы подлежат обязательному учету в контрольном отделе.

2.2. Руководитель, которому передан на контроль документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения.

Срок исполнения поручений Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, если он не определен, устанавливается в один месяц и исчисляется с даты их поступления в аппарат Главы Администрации Волгоградской области.

2.3. По каждому документу, поступившему от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, направляется доклад об исполнении, подготовленный в установленном порядке в указанные сроки.

Доклад в адрес Президента Российской Федерации (Администрации Президента Российской Федерации), Правительства Российской Федерации направляется за подписью Главы Администрации Волгоградской области либо лица, исполняющего обязанности Главы Администрации Волгоградской области.

В исключительных случаях по согласованию с Главой Администрации Волгоградской области (лицом, исполняющим обязанности Главы Администрации Волгоградской области) доклад может быть направлен за подписью первого заместителя или заместителя Главы Администрации Волгоградской области.

Доклад в Аппарат Правительства Российской Федерации может быть представлен за подписью заместителя Главы Администрации Волгоградской области, за исключением случаев представления докладов во исполнение поручений Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

2.4. Информация об исполнении поручения, содержащегося в перечне поручений Президента Российской Федерации, представляется в адрес Администрации Президента Российской Федерации.

Информация об исполнении поручения, содержащегося в перечне поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, представляется в адрес соответствующего министерства либо в адрес Правительства Российской Федерации, если не указано министерство или ведомство в качестве головного исполнителя.

Если поручение Президента Российской Федерации адресовано для исполнения полномочному представителю Президента Российской Федерации совместно с высшими должностными лицами субъекта Российской Федерации, доклад об исполнении поручения направляется в адрес полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе.

2.5. Проект доклада Главы Администрации Волгоградской области в адрес Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации об исполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации должен отвечать следующим требованиям:

иметь краткие, ясные и четкие ответы по существу вопросов, содержащихся в поручении Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации;

отражать конкретные результаты работы по исполнению поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

Проект доклада готовит исполнитель, указанный в резолюции первым.

Ответственный работник структурного подразделения соответствующего органа исполнительной власти Волгоградской области или структурного подразделения аппарата, которому поручена подготовка доклада, проводит экспертизу проекта и сопроводительных материалов, редакторскую доработку текста проекта по установленной форме.

2.6. К проекту доклада Главы Администрации Волгоградской области в адрес Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации прилагаются: сопроводительное письмо за подписью автора проекта, содержащее краткое изложение существа вопроса, копии документов, на которые делается ссылка, и другие документы, необходимые для полного и всестороннего освещения вопроса.

Проект доклада Главы Администрации Волгоградской области в адрес Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации визируется заместителем Главы Администрации Волгоградской области, курирующим структурное подразделение аппарата, подготовившее проект доклада, и подлежит обязательному согласованию с руководителями заинтересованных органов государственной власти.

2.7. Передача на подпись Главе Администрации Волгоградской области подготовленного проекта доклада в адрес Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, минуя управляющего делами, не допускается.

Период работы над проектом доклада Главы Администрации Волгоградской области в адрес Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации не должен превышать пяти дней с учетом сроков, установленных в документах Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

Копия доклада Главы Администрации Волгоградской области в адрес Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации в обязательном порядке представляется в контрольный отдел.

VII. Техническое обеспечение работы с документами

1. Печатание документов

1.1. Печатание документов осуществляется работниками машинописного бюро общего отдела (далее именуется - машинописное бюро), структурных подразделений аппарата с использованием компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований Инструкции.

1.2. В первую очередь в машинописном бюро печатаются проекты правовых актов, материалы к совещаниям у Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Главы Администрации Волгоградской области.

1.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печати небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печати особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае если документ первоначально готовился в структурном подразделении аппарата с использованием компьютера и его объем превышает 3 печатных листа, сотрудник машинописного бюро вправе запросить у исполнителя копию готовящегося документа в электронном виде.

1.4. Документы в электронном виде принимаются в формате текстового редактора Word 6.0.

1.5. Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 10) и подписывается исполнителем.

1.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляются# наименование файла специалиста, печатавшего документ.

1.7. В машинописном бюро, других структурных подразделениях аппарата черновики и испорченные экземпляры отпечатанных документов уничтожаются.

2. Копирование (тиражирование) документов

2.1. Копировально-множительные работы в аппарате Главы Администрации Волгоградской области осуществляются группой размножения документации. В группу размножения документации сдаются только служебные документы и материалы.

2.2. Ответственность за размножение документов возложена на заведующего общим отделом. Заказы на размножение документов принимают и исполняют сотрудники группы размножения документации, которые несут персональную ответственность за копирование документов.

Учет копируемых документов ведется на основании заказов, оформляемых в соответствии с приложением 10, которые хранятся в группе размножения документации в течение года, после чего уничтожаются.

2.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Документы, материалы передаются на размножение в несброшюрованном виде.

2.4. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

2.5. Многотиражные либо многостраничные материалы размножаются, как правило, в уменьшенном виде и с оборотом.

2.6. Копированию подлежат, как правило, первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям. Они должны быть напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А4.

2.7. Сотрудники группы размножения документации несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Несрочные заказы выполняются в порядке их поступления.

2.8. Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется заведующим общим отделом.

3. Выполнение стенографических работ

3.1. Стенографические работы производятся стенографистами с использованием специальных тетрадей (блокнотов) или звукозаписывающей техники.

Общий отдел обеспечивает в первую очередь стенографирование мероприятий, проводимых Главой Администрации Волгоградской области, первым заместителем, заместителями Главы Администрации Волгоградской области.

Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографистами текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

3.2. Стенограммы мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области печатаются стенографистом в двух экземплярах, один из которых направляется Главе Администрации Волгоградской области или его заместителям, второй - в структурное подразделение аппарата, ответственное за проведение этого мероприятия.

3.3. Звукозапись мероприятий осуществляется специалистом отдела технического обеспечения мероприятий.

Подготовленная стенограмма передается исполнителю, расшифрованные стенографические записи заседаний Администрации Волгоградской области - в отдел редакционного и документационного обеспечения, совещаний Главы Администрации Волгоградской области с руководителями органов исполнительной власти Волгоградской области и структурных подразделений аппарата - в контрольный отдел, совещаний у Главы Администрации Волгоградской области, первого заместителя, заместителей Главы Администрации Волгоградской области - в структурные подразделения аппарата, ответственные за проведение мероприятий.

VIII. Документальный фонд аппарата Главы Администрации Волгоградской области

1. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в сектор архива общего отдела аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - сектор архива) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу, делопроизводству Федерального архивного агентства и Главой Администрации Волгоградской области.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

2. Разработка и ведение номенклатуры дел

2.1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

2.2. В аппарате Главы Администрации Волгоградской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата и номенклатура дел аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - номенклатура дел аппарата).

2.3. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата, согласовывается с сектором архива, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата и представляется в общий отдел.

Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения аппарата и представить ее в общий отдел.

2.4. Номенклатура дел аппарата составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата.

2.5. Номенклатура дел аппарата визируется заведующим сектором архива, подписывается заведующим общим отделом и после согласования экспертной комиссией аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - ЭК аппарата) направляется на согласование в экспертно-проверочную и методическую комиссию Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК), после чего утверждается управляющим делами.

2.6. Номенклатура дел аппарата согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры аппарата Главы Администрации Волгоградской области разрабатывается новая номенклатура дел аппарата, которая подлежит согласованию с ЭПМК в установленном порядке.

2.7. Номенклатура дел аппарата готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, 2-й направляется в государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области", 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом, используются как рабочие экземпляры в канцелярии и в секторе архива).

2.8. Номенклатура дел аппарата в конце каждого года уточняется и после согласования с ЭК аппарата утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Наименованиями разделов номенклатуры дел аппарата являются названия структурных подразделений аппарата. Разделы номенклатуры дел аппарата располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

2.9. В номенклатуру дел аппарата включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата Главы Администрации Волгоградской области. В пределах каждого раздела номенклатуры дел документы располагаются по тематическим группам, группы - по номинальному признаку в логической связи и последовательности.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

2.10. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата и номенклатура дел аппарата оформляются согласно приложениям 11 и 12 соответственно. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в аппарате Главы Администрации Волгоградской области цифрового обозначения структурного подразделения аппарата и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения аппарата. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел аппарата рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, отражающих основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал регистрации и т.д.) или разновидности документов (постановления, распоряжения и т.д.);

название структурного подразделения аппарата (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: "Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например: "Документы к постановлениям Главы Администрации Волгоградской области (проекты постановлений, законов, бланки согласования, стенограммы, заключения и др.)".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название автора документа указывается кратко или приводится его общее видовое название, например "Постановления Главы Администрации Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому(им) вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с органами местного самоуправления по основной деятельности".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, например: "Переписка по реализации Основных мероприятий по противодействию коррупции на территории Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку с конкретным корреспондентом или двумя, тремя разнородными корреспондентами, указываются конкретные корреспонденты, например: "Переписка с Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам работы с общественными объединениями" или "Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации по вопросам социально-экономической политики".

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Волгоградской области по вопросам социальной защиты населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчет аппарата Главы Администрации Волгоградской области".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, например: "Распоряжения аппарата Главы Администрации Волгоградской области. Копии".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года) о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и другие отметки.

Если в течение года в аппарате Главы Администрации Волгоградской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру соответствующего структурного подразделения аппарата и в номенклатуру дел аппарата. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

3. Формирование дел

3.1. Формирование документов в дела в структурных подразделениях аппарата осуществляется согласно выпискам из соответствующих разделов номенклатуры дел аппарата.

3.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании "В дело" и другое. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены (подшиты) в дело.

3.3. При формировании дел в структурных подразделениях аппарата необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

отдельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела телеграммы, телефонограммы, ксерокопии факсограмм (при необходимости включения факсограммы в дело);

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 сантиметров). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "T.l", "Т.2" и так далее.

3.4. Указы, законы, постановления и другие акты высших органов государственной власти Российской Федерации группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

3.5. Постановления Администрации Волгоградской области, постановления и распоряжения Главы Администрации Волгоградской области и распоряжения аппарата Главы Администрации Волгоградской области по основной деятельности группируются в дела отдельно от постановлений и распоряжений по личному составу.

3.6. Дела с подлинными постановлениями Администрации Волгоградской области, протоколами заседаний Администрации Волгоградской области, постановлениями, распоряжениями Главы Администрации Волгоградской области, распоряжениями аппарата Главы Администрации Волгоградской области формируются отделом редакционного и документационного обеспечения.

3.7. Дела с подлинными документами по подготовке и проведению поездок, встреч, официальных приемов и визитов Главы Администрации Волгоградской области формируются и сдаются в сектор архива структурными подразделениями аппарата, организовывавшими указанные мероприятия.

3.8. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние по времени поступления документы помещаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной (то есть более ранние документы помещаются в конце дела, а более поздние - в его начале).

3.9. В дела с перепиской документы подшиваются по дате поступающего (инициативного) документа, при этом отправляемый (ответный) документ помещается после поступающего (инициативного).

3.10. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от других документов. При этом каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются по возрастанию номеров отделом по работе с обращениями граждан.

4. Оформление дел

4.1. Дела аппарата Главы Администрации Волгоградской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

4.2. Оформление дел в текущем производстве осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений аппарата.

Обложка дела оформляется в соответствии с приложением 13.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование организации - аппарат Главы Администрации Волгоградской области; наименование структурного подразделения аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже - "Аппарат Главы Администрации Волгоградской области";

наименование структурного подразделения аппарата указывается в соответствии с утвержденной структурой аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел аппарата;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел аппарата, согласованной с ЭПМК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера постановлений, распоряжений, виды и формы отчетности и другое);

дата дела - указываются годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В качестве крайних дат для поступающих документов приняты даты поступающей регистрации, для отправляемых и внутренних - даты составления или подписания.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов, датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Крайней датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Планы, отчеты, сметы, штатные расписания имеют крайние даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания.

Крайними датами личного дела являются даты подписания постановлений, распоряжений о приеме и увольнении сотрудника, на которого оно заведено.

Для журналов регистрации, учета крайние даты определяются первой и последней записями.

Дату(ы) оформляют словесно-цифровым способом.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного срока хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет, нумерацию листов в делах, составление листа-заверителя, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление обложки дела. Полным оформлением дел постоянного срока хранения и по личному составу занимается сектор архива.

4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме внутренней описи и листа заверителя, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и другими документами) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

4.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью (без учета количества листов внутренней описи).

4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

4.6. Для учета документов определенных категорий постоянного хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного хранения и дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме согласно приложению 15 и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

4.7. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями, других изменениях) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

4.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 миллиметра. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

4.9. По окончании года на обложках дел постоянного хранения и по личному составу вносятся уточнения: уточняются даты дела, при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5. Организация оперативного хранения документов

5.1. С момента заведения и до передачи в сектор архива документы постоянного срока хранения и по личному составу хранятся в структурных подразделениях аппарата по месту их формирования в дела.

5.2. Руководители структурных подразделений аппарата и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

5.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

5.4. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре.

5.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и проводится с разрешения управляющего делами с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

6. Порядок передачи документов на хранение в архив, экспертиза ценности документов

6.1. Документы аппарата Главы Администрации Волгоградской области являются государственной собственностью Волгоградской области и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области" как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.

6.2. Подготовка документов к передаче в сектор архива включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

6.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Основные критерии: происхождение, содержание, внешние особенности документа.

6.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства Российской Федерации и Волгоградской области об архивном деле и документационном обеспечении;

нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

6.5. Экспертиза ценности документов в аппарате Главы Администрации Волгоградской области проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке к передаче дел в сектор архива;

в секторе архива - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

6.6. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно сотрудниками структурных подразделений аппарата совместно с ЭК аппарата под методическим и практическим руководством работников сектора архива.

6.7. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется:

отбор дел постоянного хранения и по личному составу для передачи в сектор архива;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурном подразделении аппарата;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

6.8. Экспертизу ценности документов с отметкой "ЭПК" осуществляет сектор архива.

6.9. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата составляются описи дел постоянного хранения, по личному составу, а также оформляется предложение о включении в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

6.10. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Главы Администрации Волгоградской области, которую готовит сектор архива и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области".

6.11. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются по форме согласно приложению 16 и представляются в сектор архива не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

6.12. Описательная статья описи дел структурного подразделения аппарата имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

6.13. Опись дел структурного подразделения аппарата подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата.

6.14. Опись дел структурного подразделения аппарата составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор архива, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении аппарата.

6.15. Дела постоянного хранения и по личному составу, принятые по описям дел в сектор архива, проходят научно-техническую обработку сотрудниками сектора архива, включаются в соответствующие описи дел аппарата (приложение 17).

Описи дел постоянного хранения и по личному составу рассматриваются на заседании ЭК аппарата, затем утверждаются (согласовываются) ЭПМК, а после этого утверждаются управляющим делами.

Указанные описи дел и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК аппарата одновременно.

Только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу ЭПМК разрешается уничтожать дела, включенные в данные акты.

6.16. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 18 на дела всего аппарата Главы Администрации Волгоградской области заведующим сектором архива с учетом предложений структурных подразделений аппарата.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений аппарата, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения аппарата.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

6.17. Выделенные к уничтожению документы уничтожаются путем сжигания, переработки, измельчения и другими установленными способами.

6.18. Согласно Положению о секторе архива общего отдела аппарата Главы Администрации Волгоградской области, утвержденному распоряжением аппарата Главы Администрации Волгоградской области от 18 февраля 2002 г. N 70, архив комплектуется делами с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям дел.

6.19. Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения аппарата, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения аппарата.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанным в графе 3 номенклатуры дел, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

6.20. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений аппарата для работы осуществляется с разрешения заведующего сектором архива под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение аппарата, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

6.21. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения управляющего делами или его заместителя по актам.

6.22. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении аппарата, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

6.23. Дела постоянного хранения и по личному составу передаются в сектор архива по истечении двух лет их хранения и использования в структурном подразделении аппарата.

6.24. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в сектор архива не подлежат, хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.25. Передача дел в сектор архива осуществляется по графику, составленному заведующим сектором архива, согласованному со структурными подразделениями аппарата и заведующим общим отделом.

6.26. После окончания календарного года исполненные документы в делах постоянного хранения и по личному составу переформировываются в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

6.27. В период подготовки дел к передаче из структурных подразделений аппарата в сектор архива сотрудниками сектора архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений аппарата обязаны устранить.

6.28. Прием каждого дела производится сотрудниками сектора архива в присутствии сотрудника структурного подразделения аппарата. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника сектора архива, принявшего дела, и сотрудника структурного подразделения аппарата, передавшего дела.

Вместе с делами в сектор архива передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

6.29. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата ответственный за делопроизводство в данном структурном подразделении аппарата в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в сектор архива независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

IX. Особенности работы с электронными документами

1. Общие положения работы с электронными документами

1.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся с использованием единой системы электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.

1.2. Прием электронных документов из других органов исполнительной власти Волгоградской области, от юридических и физических лиц, а также отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

1.3. Документы, поступающие в аппарат Главы Администрации Волгоградской области и создаваемые в нем, включаются в систему электронного документооборота и проходят соответствующую обработку [верификацию (сравнение электронного образа документа с подлинником документа), сканирование, регистрацию] в порядке, установленном Инструкцией.

1.4. Документы, поступающие в аппарат Главы Администрации Волгоградской области и созданные в аппарате Главы Администрации Волгоградской области, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую федеральным законом тайну, не подлежат регистрации и вложению в систему электронного документооборота. Документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, содержащие персональные данные, приложения большого объема и иные приложения, для сканирования которых необходимы дополнительные технические устройства, сканированию не подлежат.

В случае, если приложение не прикрепляется к электронному документу, в примечании указывается краткое обоснование причины отсутствия вложения.

При сканировании документов для последующего вложения в систему электронного документооборота необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - ч/б; разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

1.5. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

1.6. Для подтверждения подлинности электронных документов в аппарате Главы Администрации Волгоградской области используются электронно-цифровые подписи (далее именуется - ЭЦП).

Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

При получении электронных документов от органов исполнительной власти Волгоградской области служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности ЭЦП.

1.7. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п, используются сведения об электронном документе, включаемые в РКК. К таким сведениям относятся:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование (заголовок) документа;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

В систему электронного документооборота могут включаться дополнительные сведения о документах: наименование автора документа [если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа], отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие сведения.

1.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

1.9. Если документ подписан в системе электронного документооборота, то служба делопроизводства или исполнитель электронного документа создает бумажную версию электронного документа, верифицирует электронный документ и передает его на подпись. После подписания документ на бумажном носителе отправляется адресату.

1.10. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел аппарата.

2. Порядок работы с электронными документами

2.1. Система электронного документооборота предназначена для осуществления процессов создания, обработки, регистрации, передачи, хранения и поиска документов, контроля исполнительской дисциплины, для организации межведомственного электронного документооборота.

2.2. Участниками процесса электронного документооборота в аппарате Главы Администрации Волгоградской области являются:

Глава Администрации Волгоградской области;

первый заместитель и заместители Главы Администрации Волгоградской области;

руководители структурных подразделений аппарата;

служба делопроизводства;

работники аппарата Главы Администрации Волгоградской области, являющиеся исполнителями электронных документов.

2.3. Глава Администрации Волгоградской области осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание отправляемых (исходящих) электронных документов.

2.4. Первый заместитель и заместители Главы Администрации Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата осуществляют в системе электронного документооборота:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание отправляемых (исходящих) документов;

исполнение электронных документов.

2.5. Служба делопроизводства осуществляет в системе электронного документооборота:

регистрацию поступающих и отправляемых (исходящих) электронных документов;

проверку оформления отправляемых (исходящих) электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении, ЭЦП;

сканирование документов, поступивших на бумажных носителях;

рассылку электронных документов внешним адресатам;

направление исполненных электронных документов в дело.

2.6. Работники аппарата Главы Администрации Волгоградской области, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе электронного документооборота:

исполнение поступающих электронных документов;

доработку электронных документов;

создание отправляемых (исходящих) электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий).

2.7. Типовые маршруты прохождения электронных документов в системе электронного документооборота с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) для поступающих (входящих) документов:

прием документа;

предварительную обработку документа;

сканирование документа (для документов, поступивших на бумажном носителе);

регистрацию документа;

рассмотрение документа;

контроль исполнения документа;

исполнение документа;

направление документа в дело;

2) для отправляемых (исходящих) документов:

подготовку проекта документа;

согласование проекта документа;

проверку правильности оформления документа;

подписание документа;

регистрацию документа;

сканирование документа;

отправку документа;

снятие с контроля документа;

3) для внутренних документов:

подготовку проекта документа;

согласование проекта документа (в случае необходимости);

рассмотрение документа;

регистрацию документа;

исполнение документа;

контроль исполнения и снятие с контроля документа;

направление документа в дело;

4) для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием документа;

предварительную обработку документа;

регистрацию документа;

рассмотрение документа;

исполнение документа;

контроль исполнения и снятие с контроля документа;

направление в дело.

3. Порядок обработки электронных документов в системе электронного документооборота

3.1. Прием, первичная обработка и регистрация документов в системе электронного документооборота

3.1.1. Документы в системе электронного документооборота поступают в электронном виде в форме РКК с прикрепленным электронным образом документа, подписанным ЭЦП.

Канцелярией проверяется правильность заполнения основных реквизитов и адресования документа, его комплектность, наличие электронного образа документа, наличие ЭЦП и ее подлинность.

При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии обязательных реквизитов, электронного образа документа, ЭЦП электронный документ возвращается исполнителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.

В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ автоматически регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение. Одновременно орган исполнительной власти Волгоградской области, направивший документ, получает уведомление о доставке электронного документа и присвоении регистрационного номера.

На данном этапе в РКК поступившего электронного документа часть полей уже заполнена автоматически, а также вложен электронный образ документа, подписанный ЭЦП. В случае необходимости корректируется краткое содержание электронного документа, формируется дальнейший маршрут его прохождения.

3.1.2. Документы, поступившие на бумажных носителях, после проведения первичной обработки и предварительного рассмотрения регистрируются канцелярией в системе электронного документооборота путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа.

Если регистрация документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется лицом, не уполномоченным определять номенклатурное дело последующего хранения документа, то поле "Индекс дела" не заполняется.

Документ, поступивший на бумажном носителе, сканируется, к РКК прикрепляется электронный образ документа, формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

3.1.3. Документы могут поступать в аппарат Главы Администрации Волгоградской области по электронной почте. Участниками обмена информацией по электронной почте являются: аппарат Главы Администрации Волгоградской области, юридические и физические лица.

Электронные сообщения, поступающие по электронной почте и являющиеся объектом обмена сведениями (информацией) между работниками органов исполнительной власти Волгоградской области, регистрации и рассмотрению не подлежат.

Электронные сообщения, поступившие в аппарат Главы Администрации Волгоградской области от иных внешних участников (юридических и физических лиц) и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в системе электронного документооборота в установленном порядке.

В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения аппарат Главы Администрации Волгоградской области вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, оригинал документа на бумажном носителе.

В системе электронного документооборота производится первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

Первичная обработка электронного документа завершается регистрацией в РКК, в которой в соответствующих полях проставляется регистрационный номер и дата регистрации полученного электронного документа. После регистрации поступивший электронный документ пересылается на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.

3.2. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, выдача поручений, постановка на контроль и доведение электронного документа до исполнителя

3.2.1. Электронный документ направляется на рассмотрение лицу, уполномоченному на рассмотрение документов, и подготовку им резолюции [поручения (указания) по его исполнению]. Руководитель формирует резолюцию [поручение (указание) по его исполнению] путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции [поручения (указания) по его исполнению], информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.

3.2.2. Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи "На контроль" с указанием данных о работнике, его осуществляющем и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа.

3.3. Исполнение поступившего (входящего) электронного документа

Исполнение входящего электронного документа включает в себя:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

перенаправление поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения электронного документа, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения электронного документа, внесения комментариев (осуществляется при необходимости);

назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) электронного документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения электронного документа с указанием информации о работнике, осуществляющем контроль, сроках исполнения электронного документа;

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении электронного документа в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа;

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач лицом, имеющим право снять документ с контроля после его исполнения.

3.4. Направление электронного документа в дело

3.4.1. Направление исполненного электронного документа в дело заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел аппарата и направлении его в дело лицом, осуществляющим формирование дел в структурных подразделениях аппарата.

3.4.2. Направление исполненного электронного документа в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел осуществляется службой делопроизводства либо исполнителем документа.

На данном этапе в системе электронного документооборота заполняется поле "Индекс дела" и электронный документ автоматически направляется в электронное дело в соответствии со сводной номенклатурой дел аппарата.

3.4.3. Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

На этом этапе происходит проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.

3.5. Работа с отправляемыми (исходящими) электронными документами

3.5.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов включает в себя следующие этапы:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла документа к РКК);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа (внесение этапов согласования документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);

отправку исходящего электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

3.5.2. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в системе электронного документооборота включает в себя:

выполнение процедуры согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с заинтересованными лицами аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю при наличии замечаний.

3.5.3. Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа заключается в проверке соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильность их оформления).

Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

выполнение процедуры проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа службой делопроизводства;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю при наличии замечаний по оформлению.

3.5.4. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнитель может или доработать документ в соответствии с полученными замечаниями или создать новую версию проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.

3.5.5. После внесения необходимых изменений в проект отправляемого (исходящего) электронного документа:

он сохраняется с соблюдением версионности создаваемых документов;

повторно формируется маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (согласование, проверка оформления, подписание, сканирование, отправка);

проект отправляемого (исходящего) электронного документа направляется повторно на согласование (или проверку оформления) в зависимости от этапа обработки документа, с которого документ был возвращен на доработку.

3.5.6. После завершения процедуры согласования, проверки оформления проект отправляемого (исходящего) электронного документа автоматически направляется на подписание.

3.5.7. Лицо, выполняющее процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа:

знакомится с содержанием документа;

формирует замечания (при их наличии) в примечании к документу и производит удаление последующих этапов маршрута документа с направлением документа на доработку исполнителю;

при отсутствии замечаний выполняет процедуру подписания документа.

3.5.8. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется автоматически на регистрацию.

3.5.9. Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа осуществляется в соответствующем структурном подразделении аппарата. В РКК вносится индекс электронного дела в соответствии с номенклатурой дел. Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) электронного документа должна соответствовать требованиям, установленным Инструкцией. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа присваиваются автоматически.

3.5.10. На этапе регистрации производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись руководителю.

3.5.11. После завершения процедуры регистрации документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование.

3.5.12. Документ, сформированный на бумажном носителе, сканируется. При этом осуществляется прикрепление электронного образа документа к РКК.

3.5.13. В случае наличия нескольких вложений прикрепленных к РКК электронных образов документа определяется электронный документ, загружаемый автоматически в качестве основного.

3.5.14. После завершения процедуры сканирования документ, сформированный на бумажном носителе, автоматически направляется на отправку.

3.5.15. В органы исполнительной власти Волгоградской области, указанные в РКК, параллельно с отправкой документа, сформированного на бумажном носителе, направляется электронный документ.

3.5.16. После завершения данной задачи документ автоматически направляется адресату (в службу делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области) и одновременно - в электронное дело аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

3.5.17. После предварительной обработки поступившего (входящего) электронного документа адресатом отправитель получает уведомление о доставке отправляемого (исходящего) документа и присвоении входящего регистрационного номера.

3.5.18. В случае невозможности дальнейшей обработки электронного документа (отсутствие вложений, несоответствие РКК вложению, наличие ошибок в заполнении основных реквизитов, ошибочное адресование документа, повторная отправка) - поступивший (входящий) электронный документ возвращается отправителю и не подлежит регистрации.

3.5.19. Служба делопроизводства вносит соответствующие изменения в РКК, устраняет замечания и направляет документ адресату повторно или отменяет его отправку с разрешения исполнителя отправляемого (исходящего) электронного документа.

3.6. Хранение электронных документов в архиве электронных документов в системе электронного документооборота и в архиве аппарата Главы Администрации Волгоградской области

3.6.1. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел аппарата. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например: "Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".

3.6.2. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.6.3. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в аппарате Главы Администрации Волгоградской области программно-технических средств, нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.

3.6.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

3.6.5. Архив электронных документов и его копия формируются службой делопроизводства.

3.6.7. Сформированный архив электронных документов доступен только для просмотра.

3.6.8. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства и осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией.

3.6.9. Копия архива электронных документов передается на хранение в сектор архива аппарата вместе с передачей документов на бумажных носителях.

3.6.10. Передача архива электронных документов на государственное хранение осуществляется в порядке, предусмотренном для передачи дел, сформированных на бумажных носителях.

X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

1. В аппарате Главы Администрации Волгоградской области в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

2. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в аппарате Главы Администрации Волгоградской области могут использоваться печати структурных подразделений аппарата, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий" и другие), металлические печати для опечатывания помещений, сейфов и других хранилищ, а также штампы.

3. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает управляющий делами.

Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях аппарата и передаются в административно-хозяйственный отдел, который размещает заказ на изготовление печатей (гербовых печатей - в соответствии с действующим законодательством) и штампов.

В случае служебной необходимости по решению управляющего делами допускается изготовление дополнительных идентичных экземпляров печатей и штампов (с проставлением на них цифровой отметки "*1*, *2*, *3*" и так далее).

4. Изготовленные печати и штампы учитываются в отделе специальной документальной связи и защиты информации аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел специальной документальной связи и защиты информации) в журнале учета печатей и штампов (приложение 19), который должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью заведующего отделом специальной документальной связи и защиты информации. Выдача печатей работникам структурных подразделений аппарата осуществляется под роспись в данном журнале.

5. Печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах.

Передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений (за исключением металлических печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается.

6. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на управляющего делами и руководителей структурных подразделений аппарата, которым выданы данные печати, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений аппарата и других лиц аппарата Главы Администрации Волгоградской области, имеющих печати и штампы.

7. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату в отдел специальной документальной связи и защиты информации, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

8. О фактах утраты печатей или штампов необходимо немедленно сообщить заведующему отделом специальной документальной связи и защиты информации для проведения служебной проверки.

Руководителям структурных подразделений аппарата, имеющих печати и штампы, необходимо ежеквартально проводить проверки их наличия с последующим сообщением об этом заведующему отделом специальной документальной связи и защиты информации.

_____________________________

* Здесь и далее используется нумерация реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. Реквизит "Должность лица, подписавшего документ", пронумерован как 31, реквизит "Отметка о конфиденциальности" - как 32.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 2 марта 2012 г. N 208 в настоящее приложение внесены изменения, вступающие в силу с 11 марта 2012 г.

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образцы
оформления бланков, используемых в аппарате Главы Администрации Волгоградской области

С изменениями и дополнениями от:

2 марта 2012 г.

1. Образец оформления бланка постановления Администрации Волгоградской области

	Герб Волгоградской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
от _____________________ N __________

2. Образец оформления бланка постановления Губернатора Волгоградской области

Герб Волгоградской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

от __________________ N ________

3. Образец оформления бланка распоряжения Губернатора Волгоградской области

Герб Волгоградской области РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

от __________________ N ________

4. Образец оформления бланка распоряжения аппарата Главы Администрации Волгоградской области

	Герб Волгоградской области
АППАРАТ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _____________________ N __________

5. Образец оформления бланка письма Администрации Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области
АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) 30-70-06. Факс (8442) 30-73-24. E-mail: kancel@volganet.ru ОКПО 00021829, ОГРН 1023403444547, ИНН/КПП 3444051965/344401001 _____________________ N ___________________

6. Образец оформления бланка письма Администрации Волгоградской области (продольное расположение реквизитов)

	Герб Волгоградской области
АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) 30-70-00. Факс (8442) 30-73-24. E-mail: kancel@volganet.ru ОКПО 00021829, ОГРН 1023403444547, ИНН/КПП 3444051965/344401001
_____________________ N __________

7. Образец оформления бланка письма Губернатора Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области
ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) 30-70-00. Факс (8442) 30-73-24. E-mail: kancel@volganet.ru
	N

8. Образец оформления бланка письма Губернатора Волгоградской области (продольное расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области

ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) 30-70-00. Факс (8442) 30-73-24. E-mail: kancel@volganet.ru

_________________ N __________

9. Образец оформления бланка письма первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) 30-73-06. Факс (8442) 38-61-07. E-mail: 02s_priemn@volganet.ru _____________________ N ___________________

10. Образец оформления бланка письма первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области (продольное расположение реквизитов)

	Герб Волгоградской области
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) 30-73-00. Факс (8442) 38-61-07. E-mail: 02s_priemn@volganet.ru
_____________________ N __________

11. Образец оформления бланка письма аппарата Главы Администрации Волгоградской области (угловое расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области
АППАРАТ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) 30-75-06. Факс (8442) 33-19-68. E-mail: kancel@volganet.ru ОКПО 53568031, ОГРН 1023403444404, ИНН/КПП 3444081790/344401001 _____________________ N ___________________

12. Образец оформления бланка письма структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области

Герб Волгоградской области
АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АППАРАТА ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Ленина В.И. просп., д. 9, Волгоград, 400098. Тел. (8442) ......... E-mail: ....... _____________________ N ___________________

13. Образцы оформления бланков Губернатора Волгоградской области и первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области для резолюций и поручений

Герб Волгоградской области		Герб Волгоградской области
ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ		Администрация Волгоградской области ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
_______________ N ______		______________ N ______

Примечание.

Бланки заместителей Главы Администрации Волгоградской области для резолюций и поручений оформляются аналогично бланку первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области.

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Формы журналов учета поступления и выдачи гербовых бланков

1. Форма журнала учета поступления гербовых бланков

N п/п	Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6	7

2. Форма журнала выдачи гербовых бланков

N п/п	Дата выдачи бланков	Наименование вида бланков	Получатель бланка (структурное подразделение аппарата)	Фамилия, имя, отчество получателя бланков	Должность получателя бланков	Количество бланков, серия и номера бланков	Подпись получателя бланков и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Схемы
расположения реквизитов и границ зон на бланках документов

1. Схема расположения реквизитов и границ зон углового бланка на листе формата А4

     |  30  |        73        | |            88             | 10 |

     |----|----------------| |-------------------------|--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------\ /---------------------------\    | |

    |     |        02        | |                    32  19 |    | |

   | | 17 | |                  | |                           |    | |

   | |     |                  | |                           |    | |

51 | | -----+------------------| |---------------------------|    | |

   | |      |08  31  09  10    | | 15                 16     |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |11  12            | | 17                        |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

22 | |      |13                | |                           |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |14                | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |18                | |                           |    | |

18 | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21   22   25                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----| -----+------------------------------------------------|    | |

    |      |23   24   26                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |27                                              |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28   30                                  29     |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+----

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

2. Схема расположения реквизитов и границ зон продольного бланка на листе формата А4

     |  30  |                                                | 10 |

     |----|                                                |--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------------------------------------\    | |

    |     |02                                  32     19   |    | |

   | | 17 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |08  31  09  10                             16   |    | |

   | |    | |                                                |    | |

   | | 20 | |                                                |    | |

   | |    | |                                                |    | |

73 | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |11  12                   15                     |    | |

   | | 10 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |      |13  14                                          |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |18                       17                     |    | |

18 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | | 297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21   22   25                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----| -----+------------------------------------------------|    | |

    |      |23   24   26                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |27                                              |    | |

   | |      |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28   30                                     29  |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+------

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец
оформления проекта закона Волгоградской области

Внесен главой администрации Волгоградской области

Проект

ЗАКОН
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об архивном деле в Волгоградской области

Принят Волгоградской областной Думой

Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Волгоградской области в интересах граждан, общества и государства.

Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Законе

В настоящем Законе используются следующие основные понятия:

(Далее текст не приводится)

Глава администрации Волгоградской области

И.О.Фамилия

Подготовлен комитетом по управлению архивами администрации Волгоградской области 05 сентября 2009 г.

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образцы
оформления проектов правовых актов Администрации Волгоградской области, Главы Администрации Волгоградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об организационных мероприятиях по созданию единой информационной системы инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области

В соответствии с постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 22 февраля 2008 г. N 201 "Об утверждении концепции создания и развития инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области", а также для создания благоприятных условий реализации мероприятий соглашения N С-129/08 между Федеральным космическим агентством и Администрацией Волгоградской области о взаимодействии в области развития и использования космических систем, средств и технологий от 28 июля 2008 г. Администрация Волгоградской области постановляет:

Создать единую информационную систему инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области (далее именуется - ИС ИПД).

(Далее текст не приводится)

Глава Администрации Волгоградской области

И.О.Фамилия

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О некоторых вопросах в сфере делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. N 306 "О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области" п о с т а н о в л я ю:

(Далее текст не приводится)

Глава Администрации Волгоградской области

И.О.Фамилия

РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О разработке положений об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области, подведомственных органам исполнительной власти Волгоградской области

В соответствии со статьями 144 и 145 Трудового кодекса Российской Федерации, во исполнение Закона Волгоградской области от 6 марта 2009 г. N 1862-ОД "Об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области":

1. Органам исполнительной власти Волгоградской области до 20 июня 2009 г. разработать и представить на утверждение в Администрацию Волгоградской области положения об оплате труда работников подведомственных государственных бюджетных учреждений Волгоградской области, в которых предусмотреть базовые (минимальные) оклады (ставки) по профессиональным квалификационным группам, перечни и минимальные размеры выплат компенсационного и стимулирующего характера, порядок и условия оплаты труда руководителей государственных бюджетных учреждений, а также сроки, условия и порядок введения систем оплаты труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области в соответствии с методическими рекомендациями согласно приложению.

2. (Далее текст не приводится).

Глава Администрации Волгоградской области

И.О.Фамилия

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образцы
оформления протоколов заседаний (совещаний)

1. Образец оформления полного протокола

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

заседания межведомственной комиссии

Волгоград

15 марта 2011 г.		N
Председательствующий - И.О.Фамилия Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали:	30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. O ......................................................................... ...................................................

Докладчик

2. О ......................................................................... ...................................................

Докладчик

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

1.2....

Председательствующий	Подпись	И.О.Фамилия
Секретарь	Подпись	И.О.Фамилия

2. Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ

совещания у Главы Администрации Волгоградской области

Волгоград

20 марта 2011 г.			N
Присутствовали:
Наименование должности		-	И.О.Фамилия
Наименование должности		-	И.О.Фамилия
Наименование должности		-	И.О.Фамилия

(Фамилии в алфавитном порядке)

I. О ............

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

2. Заместителю Главы Администрации Волгоградской области ...

II. О .......

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению ....

Глава Администрации Волгоградской области

И.О.Фамилия

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец
оформления телеграммы

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА 101000, МОСКВА, СРЕТЕНСКИЙ БУЛЬВАР, Д. 11 ПРЕЗИДЕНТУ ОАО "ЛУКОЙЛ" В.Ю. АЛЕКПЕРОВУ

ТЕКСТ ПИШЕТСЯ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

И.О.ФАМИЛИЯ

от ________________________ N ________________

просп. им. В.И. Ленина, д. 9

Волгоград, 400098

Администрация Волгоградской области

Глава Администрации Волгоградской области

И.О.Фамилия

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец
оформления справки о продлении срока исполнения документа

Реквизиты структурного подразделения, ответственного за исполнение документа от ____________________ N ____________

Главе Администрации Волгоградской области _____________________ (инициалы, фамилия)

СПРАВКА
о продлении срока исполнения
_______________________________________________________
(наименование документа, его дата, номер, заголовок)

Во исполнение
		(наименование документа, его дата, номер, заголовок)
проделана следующая работа:
Указанный документ не может быть исполнен в полном объеме в установленный срок по следующим причинам:
(излагается аргументированное обоснование невыполнения в установленный
срок каждого пункта документа в последовательности,
указанной в документе)
На основании вышеизложенного предлагаю продлить срок исполнения
(наименование документа, его дата, номер, заголовок)
до "___" ____________ 20__ г.
(наименование должности лица, составившего справку)					(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
СОГЛАСОВАНО
[наименование должности контролирующего руководителя (заместителя Главы Администрации Волгоградской области)]					(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец
оформления справки об исполнении документа

Реквизиты структурного подразделения, ответственного за исполнение документа от ____________________ N ____________							Главе Администрации Волгоградской области _____________________ (инициалы, фамилия)
СПРАВКА
об исполнении
	(наименование документа, его дата, номер, заголовок)
Во исполнение
		(наименование документа, его дата, номер, заголовок)
проделана следующая работа:
(излагается обобщенная информация о результатах исполнения каждого пункта
документа в последовательности, указанной в документе, а также делается вывод об исполнении документа в целом)
На основании вышеизложенного представляю к снятию с контроля
(наименование документа, его дата, номер, заголовок) как исполненное полностью.
(наименование должности лица, составившего справку)				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
СОГЛАСОВАНО
[наименование должности контролирующего руководителя (заместителя Главы Администрации Волгоградской области)]				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

ЗАКАЗ
в машинописное бюро, группу размножения документов

Индекс структурного подразделения
Фамилия заказчика
N телефона:
Вид документа

Количество листов
Количество экземпляров

Дата и время сдачи ________________________________________________________________

Подпись заказчика _________________________________________________________________

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец
оформления номенклатуры дел структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области

Аппарат Главы Администрации

Волгоградской области

________________________________________

(наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

____________ N ______

Волгоград

на _________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

(наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
(наименование должности лица, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении аппарата)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Заведующий сектором архива общего отдела аппарата Главы Администрации Волгоградской области
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в структурном подразделении аппарата Главы Администрации Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Итоговые сведения переданы в сектор архива общего отдела аппарата Главы Администрации Волгоградской области

(наименование должности лица, передавшего сведения)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец
оформления номенклатуры дел аппарата Главы Администрации Волгоградской области

Аппарат Главы Администрации Волгоградской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ N __________ ___________________________ (место составления)		УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации Волгоградской области - управляющий делами Администрации Волгоградской области
на _______ год		(подпись)		(инициалы, фамилия)
		(дата)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Название раздела

Заведующий общим отделом аппарата Главы Администрации Волгоградской области
				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
Заведующий сектором архива общего отдела аппарата Главы Администрации Волгоградской области
				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
СОГЛАСОВАНО			СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК аппарата Главы Администрации Волгоградской области			Протокол ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области
от		N	от				N

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в органе исполнительной власти Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Заведующий общим отделом аппарата Главы Администрации Волгоградской области
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
Заведующий сектором архива общего отдела аппарата Главы Администрации Волгоградской области
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Итоговые сведения переданы в государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области".

(наименование должности лица, передавшего сведения)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец оформления обложки дела

Аппарат Главы Администрации Волгоградской области
________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области)

ДЕЛО N ______ ТОМ N _______

(заголовок дела)

_____________________ (крайние даты) на ___________ листах хранить _____________

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец оформления листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________

В деле подшито и пронумеровано						лист(ов),
				(цифрами и прописью)
с N		по N			, в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

(наименование должности лица, оформившего лист-заверитель)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец оформления внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N __________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого			документов.
	(количество документов цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи				.
		(цифрами и прописью)

(наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец
оформления описи дел структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области

Аппарат Главы Администрации Волгоградской области
_________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)

	УТВЕРЖДАЮ
	(наименование должности руководителя
	структурного подразделения аппарата Главы
	Администрации Волгоградской области)
	(подпись)		(инициалы, фамилия)
	(дата)

ОПИСЬ N _________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено		дел
	(цифрами и прописью)

с N _________________ по N ___________________

СОГЛАСОВАНО Заведующий сектором архива общего отдела аппарата Главы Администрации Волгоградской области
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Передал							дел
	(цифрами и прописью)
(наименование должности лица, передавшего дела)				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Принял							дел
	(цифрами и прописью)
(наименование должности лица, принявшего дела)				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец оформления описи дел постоянного хранения

Аппарат Главы Администрации Волгоградской области

	УТВЕРЖДАЮ
	Заместитель Главы Администрации Волгоградской области - управляющий делами Администрации Волгоградской области
	(подпись)		(инициалы, фамилия)
	(дата)

ОПИСЬ N _______________
дел постоянного хранения
за ______________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Название раздела

В данную опись внесено		дел
	(цифрами и прописью)

с N _________________ по N ___________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Заведующий сектором архива общего отдела аппарата Главы Администрации Волгоградской области
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

УТВЕРЖДЕНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области		Протокол ЭК аппарата Главы Администрации Волгоградской области
(дата)		(дата)

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

Образец
оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Аппарат Главы Администрации Волгоградской области
		УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации Волгоградской области - управляющий делами Администрации Волгоградской области
		(подпись)		(инициалы, фамилия)
		(дата)

АКТ
от ____________________ N _________________
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании
	(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N Р-2183 аппарата Главы Администрации Волгоградской области

N п/п	Заголовок дела	Крайние даты дел	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого		дел за		годы
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (протокол от ___________ N ___________)

(наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документа)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК аппарата Главы

Администрации Волгоградской области

от _____________________ N _______

Документы в количестве									дел,
				(цифрами и прописью)
весом			кг сданы в
				(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N __________
(наименование должности лица, сдавшего документы)						(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Изменения в учетные документы внесены.

(наименование должности лица, внесшего Изменения в учетные документы)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Главы Администрации

Волгоградской области

ФОРМА ЖУРНАЛА
учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печатей и штампов	Кому выдано			Дата возврата и расписка в приеме	Примечание
		наименование подразделения, где хранятся печати и штампы	фамилия и инициалы ответственного лица	дата и расписка в получении
1	2	3	4	5	6	7