Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
5. Документальный фонд администрации Волгограда, структурных подразделений
5.1. Администрация Волгограда, структурные подразделения формируют свои документальные фонды из образующихся в процессе их деятельности документов.
5.2. Формирование документальных фондов администрации Волгограда, структурных подразделений осуществляется посредством составления номенклатур дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности и учета.
5.3. Сводная номенклатура дел администрации Волгограда, структурного подразделения:
составляется ведомственным архивом на основе номенклатур дел администрации Волгограда, структурного подразделения;
утверждается после ее согласования с экспертной комиссией администрации Волгограда, структурного подразделения не позднее 01 декабря текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года.
5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации Волгограда, структурного подразделения являются наименования подразделений. Очередность разделов в номенклатуре дел определяется утвержденной структурой администрации Волгограда, структурного подразделения.
5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.6. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу передаются в ведомственный архив администрации Волгограда, структурного подразделения не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
5.7. Передача дел в ведомственный архив администрации Волгограда, структурного подразделения производится на основании сдаточных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, сдаточных описей дел по личному составу, составляемых в администрации Волгограда, структурных подразделениях.
5.8. Архивные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения администрации Волгограда, структурных подразделений, включенных в Список организаций - источников комплектования архивного отдела администрации Волгограда, передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации Волгограда по истечении предельных сроков хранения в ведомственных архивах:
управленческие документы - через 5 лет;
проектные документы по капитальному строительству, технологические и конструкторские документы - через 20 лет;
научно-технические документы - через 15 лет;
кино- и фотодокументы - через 5 лет;
видео- и фонодокументы - через 3 года.
5.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами администрации Волгограда, руководителя структурного подразделения с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу является номенклатура дел.
5.11. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях не должны противоречить положениям Правил.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.