Постановление Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. N 463 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Волгоградской области"

2.1.1. Законопроектная деятельность Администрации Волгоградской области:

заключается в подготовке проектов законов Волгоградской области и участии в разработке проектов федеральных законов;

осуществляется в соответствии с принимаемыми планами законопроектной деятельности.

2.1.2. Проект плана законопроектной деятельности готовится ежегодно в IV квартале отделом по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и СМИ) с учетом предложений структурных подразделений Администрации Волгоградской области и территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти.

Предложения по плану законопроектной деятельности направляются всеми заинтересованными сторонами в отдел по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и СМИ не позднее чем за два месяца до окончания календарного года.

2.1.3. План законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области, согласованный с государственно-правовым управлением аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется государственно-правовое управление), по представлению первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации утверждается Главой Администрации Волгоградской области.

2.2.1. Разработка проектов законов Волгоградской области (далее именуются - законопроекты) осуществляется в соответствии с планом законопроектной деятельности.

2.2.2. Глава Администрации дает поручения по разработке проектов законов Волгоградской области первым заместителям Главы Администрации Волгоградской области, заместителям Главы Администрации Волгоградской области (далее именуются - первые заместители, заместители), управляющему делами в соответствии с их компетенцией.

2.2.3. Первые заместители, заместители, управляющий делами определяют структурные подразделения, участвующие в разработке законопроектов, срок представления документов, состав исполнителей, головного исполнителя законопроекта. Контролирует ход подготовки законопроекта заместитель Главы Администрации Волгоградской области, курирующий соответствующую сферу.

2.2.4. Для организации разработки законопроекта, носящего комплексный межотраслевой характер, по предложению головного исполнителя могут создаваться комиссии, состав которых утверждается Главой Администрации Волгоградской области.

2.2.5. Головной исполнитель законопроекта:

координирует работу структурных подразделений, являющихся соисполнителями;

организует в необходимых случаях привлечение к работе над законопроектом представителей органов местного самоуправления, заинтересованных организаций;

представляет законопроект на согласование с заинтересованными организациями, структурными подразделениями Администрации Волгоградской области и аппарата Главы Администрации Волгоградской области (на специальном бланке согласования) и визирование в государственно-правовое управление.

2.2.6. Согласованный законопроект направляется в государственно-правовое управление для проведения юридической экспертизы, в ходе которой проверяется его соответствие федеральному законодательству, законодательству Волгоградской области и требованиям законодательной техники.

После проведения юридической экспертизы законопроект визируется начальником государственно-правового управления.

В случае выявления несоответствия законопроекта действующему законодательству Российской Федерации и Волгоградской области, требованиям законодательной техники сотрудник государственно-правового управления возвращает его для доработки с приложением в отдельных случаях письменного заключения.

Срок работы с законопроектом в государственно-правовом управлении 14 дней. При необходимости истребования и исследования дополнительных материалов, связанных с законопроектом, срок работы может быть продлен.

В случае возвращения законопроекта для доработки указанный выше срок исчисляется вновь с момента поступления в государственно-правовое управление доработанного законопроекта.

2.2.7. Подготовленный законопроект визируется соответствующим заместителем Главы Администрации Волгоградской области, а затем направляется первому заместителю Главы Администрации Волгоградской области по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации.

2.2.8. Специалист общего отдела, осуществляющий техническое обеспечение первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации, регистрирует поступившие проекты законов и заводит учетно-контрольные карточки (далее именуются - УКК).

2.2.9. Законопроект представляется первым заместителем Главы Администрации Волгоградской области по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области не позднее чем за 15 дней до направления законопроекта в Волгоградскую областную Думу.

2.2.10. Одобренный законопроект Глава Администрации Волгоградской области в соответствии с Регламентом Администрации Волгоградской области вносит на рассмотрение в Волгоградскую областную Думу.

2.2.11. Глава Администрации Волгоградской области назначает официальных представителей, которые будут участвовать в рассмотрении представленных законопроектов в Волгоградской областной Думе.

Официальные представители Администрации Волгоградской области в Волгоградской областной Думе:

представляют законопроекты, внесенные на рассмотрение Главой Администрации Волгоградской области;

обосновывают необходимость принятия законов;

разъясняют положения внесенных на рассмотрение законопроектов.

2.2.12. Перечень документов, прилагаемых к законопроектам, вносимым на рассмотрение Волгоградской областной Думы, определен Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N  736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах".

2.3.1. Законопроект печатается в программе Word  6.0 шрифтом Times New Roman размером N  14 на стандартных листах бумаги формата А4 через 1,5 межстрочных интервала (в программе компьютера интервал обозначен словом "одинарный").

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.3.2. Законопроект имеет следующие реквизиты:

герб Российской Федерации располагается в центре верхнего поля первой страницы документа;

наименование вида правового акта - Закон Волгоградской области отделяется от названного выше реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N  16 полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом размером N  16 строчными буквами, выравнивается по центру, пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: о чем издан закон. Например: О статусе депутата Волгоградской областной Думы или в нем приводится название закона (например: Устав (Основной закон) Волгоградской области). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Например:

О внесении изменения в статью 22 Устава (Основного закона) Волгоградской области от 17 июля 1996 г. N  73-ОД.

(Для сравнения - образец заголовка федерального законопроекта:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды).

Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается в программе Word  6.0 размером N  14 шрифта Times New Roman через 1,5 межстрочных интервала на расстоянии 2,75 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула служит для обоснования мотивов принятия документа. В ней указываются обстоятельства, послужившие причиной для издания документа, содержатся ссылки на законы и иные правовые акты, в соответствии с которыми принимается документ.

Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами шрифтом Times New Roman размером N  14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами, например:

"С т а т ь я 15. Избирательное право" (заголовок выравнивается по своей левой границе).

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку:

"Статья 1. Внести в закон Волгоградской области от 6 декабря 1999 г. N  335-ОД "О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Волгоградской области" (в редакции от 18 сентября 2000 г. N  433-ОД, от 2 ноября 2000 г. N  452-ОД) следующие изменения и дополнения:".

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из слов "Глава администрации Волгоградской области", печатается в 2 строки через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля.

Инициалы имени, отчества и фамилия Главы Администрации Волгоградской области указываются у правого поля на уровне последних слов наименования должности.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

2.3.3. Законопроект может иметь приложения (см. раздел 3.4 "Оформление приложений к правовым актам").

2.3.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например.

К проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в статью 3 Закона Волгоградской области от 21 декабря 2000 г. N  484-ОД "Об областном бюджете на 2001 год".

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N  14 через 1,5 интервала на расстоянии 2,75 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Наименование должности автора пояснительной записки, его подпись, инициалы и фамилия проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки.

2.4.1. Закон Волгоградской области, принятый Волгоградской областной Думой, редактируется отделом документального и технического обеспечения Волгоградской областной Думы, после чего передается Главе Администрации Волгоградской области для подписания и обнародования.

2.4.2. Поступивший в Администрацию Волгоградской области закон направляется в государственно-правовое управление для проведения юридической экспертизы. Глава Администрации Волгоградской области или лицо, исполняющее обязанности Главы Администрации Волгоградской области, не позднее 14 календарных дней с момента поступления закона подписывает либо отклоняет его.

2.4.3. В случае несогласия с принятым законом Глава Администрации Волгоградской области вправе вернуть его со своими замечаниями для повторного рассмотрения в срок, который не должен превышать 14 календарных дней со дня поступления указанного закона.

2.4.4. Закон Волгоградской области, подписанный Главой Администрации Волгоградской области, направляется отделом по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и СМИ в протокольный отдел аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - протокольный отдел) для регистрации и рассылки.

2.4.5. Закон Волгоградской области подлежит обязательному официальному опубликованию в течение 10 дней со дня подписания.

Официальным опубликованием закона Волгоградской области считается первая публикация его полного текста в газете "Волгоградская правда".

2.4.6. Закон Волгоградской области может быть также доведен до всеобщего сведения (обнародован) по телевидению и радио, разослан государственным органам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям, передан по каналам связи, распространен в машиночитаемой форме.

Закон Волгоградской области может быть опубликован в виде отдельного издания.

2.4.7. Закон Волгоградской области вступает в силу одновременно на всей территории Волгоградской области по истечении 10 дней после его официального опубликования, если самим законом не установлен другой порядок вступления его в силу.

2.4.8. Подлинный экземпляр закона Волгоградской области хранится в протокольном отделе в течение двух лет, затем передается в сектор архива общего отдела (далее именуется - сектор архива).

Копии законов Волгоградской области заверяются печатью протокольного отдела.

3.1.1. В пределах своих полномочий Глава Администрации Волгоградской области издает постановления и распоряжения. Нормативными правовыми актами являются акты, устанавливающие правила общего поведения, направленные на регулирование общественных отношений, адресованные неопределенному кругу лиц и рассчитанные на неоднократное применение.

Нормативные правовые акты издаются в форме постановлений.

Индивидуальным правовым актом Главы Администрации Волгоградской области является акт, направленный на реализацию норм права применительно к конкретным ситуациям. Индивидуальные правовые акты могут издаваться в форме постановлений и распоряжений.

Решения коллегии Администрации Волгоградской области (далее именуются - решения коллегии) принимаются по результатам коллегиального обсуждения актуальных вопросов, относящихся к компетенции Администрации Волгоградской области. Решения коллегии носят рекомендательный характер.

3.1.2. Проекты постановлений, распоряжений готовятся и представляются на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области, а решений коллегии - на рассмотрение коллегии Администрации Волгоградской области (далее именуется - коллегия) в соответствии с решениями федеральных органов государственной власти, планами работы Администрации Волгоградской области, поручениями Главы Администрации Волгоградской области, его заместителей, управляющего делами, а также по инициативе структурных подразделений Администрации Волгоградской области, глав администраций муниципальных образований, организаций и граждан.

3.1.3. Правом официального внесения проектов правовых актов на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области обладают первые заместители и заместители Главы Администрации Волгоградской области, управляющий делами, руководители структурных подразделений Администрации Волгоградской области, аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

3.2.1. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегии должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать федеральному и областному законодательству, Уставу Волгоградской области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям Главы Администрации Волгоградской области;

иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопросов, исключающее возможность двоякого толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения;

при необходимости в документах делается ссылка на соответствующие правовые акты;

если принимаемый документ исключает действие ранее принятых правовых актов, в нем должен быть пункт о признании их утратившими силу;

документы, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных органов власти, законов Волгоградской области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.

3.2.2. Проекты документов из структурных подразделений Администрации Волгоградской области должны представляться в соответствующие структурные подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области, в чью компетенцию входит указанный в проекте вопрос, на бумажных носителях и в электронном виде на дискетах 3,5 дюйма.

3.2.3. Ответственный работник структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области (управления, отдела, секретариата), которому поручена доработка поступившего проекта постановления, распоряжения, решения коллегии, проводит экспертизу проекта и сопроводительных материалов (включая проверку полноты согласования), редакторскую доработку текста проекта и писем в федеральные органы власти (при их наличии), оформляет справку к постановлению (решению коллегии) по установленной форме (образец первой страницы представлен в приложении 3) и реестр адресатов для рассылки постановления (распоряжения, решения коллегии), где указываются организации и должностные лица, которым документ должен быть разослан (образец представлен в приложении 4). Реестр адресатов для рассылки распоряжения заполняется в двух экземплярах.

3.2.4. К проекту постановления, распоряжения, решения коллегии прилагаются: сопроводительное письмо за подписью автора проекта (если объем проекта более трех страниц), содержащее краткое изложение существа вопроса, копии документов, на которые делается ссылка или в которые вносятся изменения и дополнения; заявления, ходатайства, представления, пояснительные записки, аналитические справки, сметы и расчеты расходов, бланк согласования (письмо о согласовании, протоколы согласования) и другие документы, необходимые для полного и всестороннего освещения вопроса. Если в проекте документа идет речь о необходимости обращения в федеральные органы власти, то должен быть приложен проект письма (в двух экземплярах), адресованный# названному органу власти.

3.2.5. Проект постановления, распоряжения, решения коллегии визируется первым заместителем, заместителем, курирующим структурное подразделение, подготовившее правовой акт, и подлежит обязательному согласованию с руководителями заинтересованных органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и контрольным управлением.

Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.

3.2.6. Проект постановления, распоряжения по вопросам передачи в иную собственность объектов, находящихся в государственной собственности Волгоградской области, подлежит обязательному согласованию со всеми первыми заместителями и заместителем Главы Администрации Волгоградской области - председателем Комитета по управлению государственным имуществом Волгоградской области.

Проект постановления, распоряжения, решения коллегии, содержащий вопросы формирования бюджета Волгоградской области, его исполнения и контроля за исполнением бюджета, отчетности об исполнении бюджета, подлежит обязательному согласованию с заместителем Главы Администрации Волгоградской области - начальником Главного финансово-казначейского управления Администрации Волгоградской области (далее именуется - Главное финансово-казначейское управление).

Проект постановления, распоряжения, вносящий изменения и дополнения в ранее принятый правовой акт, согласуется со всеми организациями и должностными лицами, которые согласовывали основной (первоначальный) документ.

Проект постановления, распоряжения об отмене ранее принятого постановления, распоряжения по решению суда, протесту прокурора Волгоградской области, заключению Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области, Территориального управления Министерства Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства по Волгоградской области и Республике Калмыкия готовит структурное подразделение, подготовившее отменяемое постановление, распоряжение, и согласует его только с государственно-правовым управлением.

3.2.7. Согласование проекта оформляется на бланке согласования и включает личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Срок согласования, как правило, составляет три дня.

3.2.8. Первый заместитель Главы Администрации Волгоградской области, заместитель Главы Администрации Волгоградской области, управляющий делами, сотрудники государственно-правового управления ставят свои визы внизу последней страницы проекта с лицевой стороны. Другие должностные лица расписываются на бланке согласования. Образец заполнения бланка согласования представлен в приложении 1.

3.2.9. Возможно оформление согласования письмом согласования, протоколом обсуждения проекта на совещании представителей соответствующих органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных организаций.

3.2.10. Отказ от согласования, а также внесение исправлений в проект документа не допускается. В случае несогласия с содержанием проекта на бланке согласования делается отметка "См. замечания", ставится подпись, и лист с изложением замечаний прилагается к бланку согласования. Замечания печатаются на пишущей машинке или на компьютере и подписываются.

После внесения в текст исправлений в соответствии с замечаниями исполнитель проекта представляет новый вариант текста автору замечаний, который на бланке согласования делает отметку "Замечания сняты" и расписывается повторно. Не допускается зачеркивание отметки "См. замечания" или ее удаление с использованием штриха для корректуры опечаток.

В случае, если исполнитель проекта не согласен с замечаниями и не учитывает их при подготовке текста, он прилагает к проекту пояснительную записку по замечаниям. Образец пояснительной записки представлен в приложении 2.

3.2.11. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, распоряжений, решений коллегии (достоверность сведений, целесообразность намеченных мер, полнота представленных материалов, согласование с заинтересованными сторонами) несут руководители структурных подразделений Администрации Волгоградской области и аппарата Главы Администрации Волгоградской области, вносящие проект на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области или коллегии, и заместитель Главы Администрации Волгоградской области, курирующий указанное структурное подразделение.

3.2.12. Согласованный проект постановления, распоряжения, решения коллегии передается в государственно-правовое управление для проведения юридической экспертизы и визирования.

При проведении юридической экспертизы государственно-правовое управление проверяет:

соответствие проекта постановления, распоряжения, решения коллегии законодательству Российской Федерации и Волгоградской области;

обоснованность внесения проектом постановления, распоряжения изменений и дополнений в ранее принятые правовые акты Главы Администрации Волгоградской области;

обоснованность признания правовых актов Главы Администрации Волгоградской области утратившими силу;

соответствие проекта постановления, распоряжения, решения коллегии требованиям законодательной техники.

Кроме того, государственно-правовое управление определяет статус правового акта.

После проведения юридической экспертизы проект постановления, распоряжения, решения коллегии визируется сотрудником государственно-правового управления.

В случае выявления несоответствия проекта постановления, распоряжения, решения коллегии действующему законодательству Российской Федерации и Волгоградской области, требованиям законодательной техники сотрудник государственно-правового управления возвращает его для доработки с приложением в отдельных случаях письменного заключения.

Срок работы с проектом постановления, распоряжения, решения коллегии в государственно-правовом управлении - семь дней. При необходимости истребования и исследования дополнительных материалов, связанных с проектом, срок работы может быть продлен.

В случае возвращения проекта постановления, распоряжения, решения коллегии для доработки указанный выше срок исчисляется вновь с момента поступления в государственно-правовое управление доработанного проекта постановления, распоряжения, решения коллегии.

3.2.13. Проект постановления, распоряжения, решения коллегии, возвращенный государственно-правовым управлением руководителю структурного подразделения, внесшему проект на рассмотрение, дорабатывается в трехдневный срок с момента поступления его в структурное подразделение.

3.2.14. Неурегулированные разногласия между структурными подразделениями и иными организациями и должностными лицами по проекту постановления, распоряжения, решения коллегии рассматриваются первым заместителем, заместителем Главы Администрации Волгоградской области или управляющим делами (в соответствии с распределением обязанностей), который принимает решение по разногласиям. При этом первый заместитель, заместитель Главы Администрации Волгоградской области (управляющий делами) вправе принять решение о внесении на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области или коллегии проекта с разногласиями.

3.2.15. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит повторному согласованию руководителями организаций, их подразделений, а также сотрудником государственно-правового управления. Повторное согласование не требуется, если при доработке внесены уточнения, не изменившие существа проекта.

Период работы над проектом с момента начала работы и до его представления на подпись Главе Администрации Волгоградской области не должен превышать трех месяцев. В случае продления указанного срока проект подлежит повторному согласованию.

3.2.16. Оформление проектов постановлений, распоряжений, решений коллегии в структурных подразделениях аппарата Главы Администрации Волгоградской области осуществляется, как правило, в течение 10 рабочих дней.

3.2.17. Подготовленный проект вместе с указанными сопроводительными материалами передается ответственным исполнителем структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области или структурного подразделения Администрации Волгоградской области, руководителем которого является заместитель Главы Администрации Волгоградской области, в протокольный отдел, в котором проект в трехдневный срок редактируется в соответствии с правилами русского языка.

3.2.18. Проект постановления, распоряжения, решения коллегии, подготовленный с нарушением установленных требований и нуждающийся в доработке, возвращается протокольным отделом для исправления.

Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку также в случаях:

низкого качества компьютерного исполнения текста или несоответствия печатного текста магнитному носителю;

отсутствия необходимых согласований должностных лиц, органов, организаций;

отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля;

несоответствия положениям настоящей Инструкции.

Срок доработки проекта в структурном подразделении не должен превышать трех дней.

3.2.19. После доработки проект постановления, распоряжения, решения коллегии повторно передается в протокольный отдел, который в течение двух рабочих дней осуществляет проверку устранения нарушений и направляет его управляющему делами для ознакомления, визирования и представления документа Главе Администрации Волгоградской области на подписание.

3.2.20. Передача на подпись Главе Администрации Волгоградской области подготовленных проектов постановлений, распоряжений, минуя управляющего делами, не допускается.

3.2.21. Копии документов рассылаются в обязательном порядке всем названным в них организациям и должностным лицам, Главе Администрации Волгоградской области, его первому заместителю, заместителю, курирующему данный вопрос, управляющему делами, исполнителю проекта, структурному подразделению аппарата Главы Администрации Волгоградской области, в котором производилась доработка проекта, контрольному управлению.

Копии нормативных правовых актов рассылаются также:

первым заместителям и заместителям Главы Администрации Волгоградской области, управляющему делами;

государственно-правовому управлению аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

Конституционному Суду Российской Федерации;

Главному государственно-правовому управлению Президента Российской Федерации;

главному федеральному инспектору аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе;

Волгоградской областной Думе;

Прокуратуре Волгоградской области;

Управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области;

отделу пресс-службы аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

Представительству Администрации Волгоградской области и Волгоградской областной Думы при Правительстве Российской Федерации;

организационному управлению аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

управлению по работе с территориями аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

отделам по работе с муниципальными образованиями аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

информационно-аналитическому отделу аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

информационным службам "Гарант" и "Консультант";

редакции газеты "Волгоградская правда";

администрациям всех муниципальных образований;

Волгоградской областной универсальной научной библиотеке им. М. Горького (два экземпляра).

Копии постановлений и распоряжений, изменяющих или дополняющих ранее принятые документы, направляются организациям, которым рассылались эти документы, или их правопреемникам.

3.3.1. Компьютерный набор текстов проектов постановлений, распоряжений, решений коллегии и приложений к ним осуществляется в машинописном бюро общего отдела (далее именуется - машинописное бюро) в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.

3.3.2. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегии и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman размером N  14 в формате Word for Windows, наименование файла должно содержать максимум 8 латинских символов, иметь расширение doc и указываться на бумажной копии в левом нижнем углу последнего листа шрифтом N  9.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое поле 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2,0 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.3.3. Постановления, распоряжения, решения коллегии имеют следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации;

код Администрации Волгоградской области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (00021829);

наименование органа;

дата документа;

регистрационный номер;

заголовок;

преамбула (не обязательно);

постановляющая (распорядительная) часть;

подпись Главы Администрации Волгоградской области или лица, исполняющего его обязанности.

Последний реквизит отсутствует на копиях документов. Достоверность копий заверяется печатью протокольного отдела.

Каждый реквизит имеет строго установленное место расположения.

3.3.4. Заголовок в краткой форме обозначает предмет, регулируемый документом, заключает в себе обычно ответ на вопрос: о чем (о ком) речь в документе? Иногда он обозначает вопросы, которые регулирует документ ("Вопросы подготовки...", "Вопросы комитета..."). Заголовок должен быть точным. Заголовок отсутствует в распоряжениях, текст которых занимает менее двух третей страницы.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов наименования правового акта.

3.3.5. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается без помарок и исправлений на одной стороне листа через 1,5 межстрочных интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

3.3.6. Преамбула служит для обоснования необходимости принятия документа. В ней указываются обстоятельства и мотивы, послужившие причиной для издания документа, сообщается о цели предписываемых действий. Цифровые данные приводятся только по основным показателям.

В констатирующей части должны содержаться ссылки на законы и иные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования акта, даты, номера и заголовка. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. В постановлении, распоряжении преамбула может отсутствовать, если меры, предписываемые в постановляющей (распорядительной) части, не нуждаются в разъяснении.

Преамбула завершается:

в постановлении - словом "постановляю:" (без переноса на новую строку, вразрядку);

в решении коллегии - словом "РЕШИЛА:" (от левой границы текстового поля).

В случае отсутствия преамбулы в постановлении текст начинается со слова "Постановляю:"

3.3.7. Постановляющая (распорядительная) часть постановления (распоряжения) должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информации, отчетов об исполнении.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Администрации Волгоградской области, другие организации. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия возлагается лично на него.

Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспеченными необходимыми материальными и финансовыми ресурсами.

При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы и не допускать повторений и противоречий с ними либо отменять ранее принятые документы или признавать утратившими силу.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного (первоначального) документа.

В последнем пункте постановляющей (распорядительной) части документа может быть указана организация (должностное лицо), на которую возлагается контроль за исполнением данного документа в целом.

Решения коллегии носят рекомендательный характер.

3.3.8. Постановляющая (распорядительная) часть документа излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов.

Каждый пункт акта содержит законченную мысль, объединяет действия одного характера и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга. Пункт может относиться к нескольким исполнителям, разделяться на подпункты, каждый из которых определяет отдельное конкретное действие.

Пункты имеют единую (сквозную) нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Подпункты нумеруются строчными буквами или арабскими цифрами со скобкой: а), б), в) или 1), 2), 3), начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев или предложений, то они отделяются друг от друга точками.

3.3.9. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит в постановлении, распоряжении из слов "Глава Администрации Волгоградской области", инициалов имени, отчества и фамилии Главы Администрации Волгоградской области. Слова "Глава Администрации" и "Волгоградской области" печатаются от границы левого поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия Главы Администрации Волгоградской области печатаются у правой границы текстового поля. Решения коллегии подписываются председателем коллегии и секретарем коллегии. Подпись секретаря коллегии располагается ниже.

3.3.10. Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом, печатается в левом верхнем углу первой страницы документа.

3.3.11. Индекс (номер) проставляется после подписания документа, печатается рядом с реквизитом "Дата".

3.3.12. Структура проекта должна быть логически обоснованной, текст изложен простым, доступным для понимания языком, исключающим возможность различного толкования.

Наименования упоминаемых в постановлении, распоряжении, решении коллегии организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, документах об их создании, переименовании, при этом в постановлениях и решениях коллегии используются полные официальные наименования, в распоряжениях могут использоваться сокращенные официальные наименования.

В постановлениях, распоряжениях, решениях коллегии следует по возможности избегать употребления сокращенных слов.

В случаях многократного упоминания в документе того или иного объекта (круга объектов), а равно неоднократного употребления того или иного понятия, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов), понятии приводится его полное, а затем в скобках сокращенное наименование [по форме: "(далее именуется - ...)"], в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование.

3.4.1. Законы, постановления, распоряжения, решения коллегии могут иметь приложения, которые являются составной частью правового акта. В приложениях указываются конкретные меры, объемы работ, сроки, исполнители и т.д.

При наличии приложения на него обязательно делается ссылка в тексте закона, постановления, распоряжения, решения коллегии.

В приложениях помещают перечни; положения, уставы, инструкции, программы, планы, таблицы, графики, карты, схемы, образцы документов, бланков и другие материалы, если они необходимы для надлежащего применения документа.

3.4.2. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений, решений коллегии.

Допускается при необходимости печатать приложения шрифтом меньшего размера, чем основная часть правового акта, но не менее N  9.

3.4.3. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", "(приложение)" или "(прилагается)", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1,5-2 межстрочных интервала дается ссылка на дату и номер постановления, распоряжения или решения коллегии. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:

                                                          ПРИЛОЖЕНИЕ

      1,5-2 интервала

                                                          к распоряжению Главы

                                                          Администрации

                                                          Волгоградской области

      1,5-2 интервала

                                                          от 4 апреля 2003 г. N 322-р

3.4.4. При наличии нескольких приложений к постановлению (распоряжению, решению коллегии) на них проставляются порядковые номера арабскими цифрами: "ПРИЛОЖЕНИЕ 1", "ПРИЛОЖЕНИЕ 2". При этом на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1", "Продолжение приложения 2".

3.4.5. При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, устав, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий, смету расходов) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (Устав - УТВЕРЖДЕН, Положение УТВЕРЖДЕНО, Инструкция - УТВЕРЖДЕНА, Временные правила - УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

                                                            УТВЕРЖДЕНА

                                                            постановлением Главы

                                                            Администрации

                                                            Волгоградской области

                                                            от 8 апреля 2003 г. N 315

                                    ПРОГРАММА

           взаимодействия Администрации Волгоградской области, территориальных

                 подразделений федеральных органов исполнительной власти,

               исполнительных органов местного самоуправления по пополнению

             доходной части бюджетов и экономии бюджетных средств в 2003 году

        .........................................................................

                                                            УТВЕРЖДЕН

                                                            постановлением Главы

                                                            Администрации

                                                            Волгоградской области

                                                            от 5 апреля 2003 г. N 277

                                       ОТЧЕТ

           об итогах эмиссии ценных бумаг Администрации Волгоградской области

                                   за 2002 год

3.4.6. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Первое слово заголовка выделяется прописными буквами, и может быть напечатано вразрядку, например: П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок не подчеркивается и точка в конце его не ставится.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

3.4.7. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.4.8. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом или печатать прописными буквами.

3.4.9. Нумерация разделов, глав, пунктов, подпунктов в положениях, уставах, договорах, инструкциях, правилах, программах и других подобных документах может осуществляться двояким способом:

разделы, главы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами, при этом номер подпункта включает номера раздела, главы, пункта, разделенные точками, например: 3.2.; 3.2.1.;

разделы (главы), пункты имеют сквозную нумерацию для всего текста.

После цифровых перечислений с точкой абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками.

Разделы, главы, пункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

3.4.10. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.4.11. Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок. Образцы примечания и сноски представлены в приложении 5.

Приложение к постановлению, распоряжению визирует на последней странице сотрудник государственно-правового управления и подписывают руководитель структурного подразделения Администрации или аппарата Главы Администрации Волгоградской области, подготовившего проект, и управляющий делами, при этом реквизит подписи управляющего делами печатается выше реквизита подписи руководителя структурного подразделения.

В состав реквизита "Подпись" входят: полное наименование должности лица, подписавшего приложение, его личная подпись (с расшифровкой).

Приложение к решению коллегии визирует на последней странице сотрудник государственно-правового управления и подписывают руководитель структурного подразделения Администрации или аппарата Главы Администрации Волгоградской области, подготовившего проект, и секретарь коллегии, при этом реквизит подписи секретаря коллегии печатается выше реквизита подписи руководителя структурного подразделения.

3.4.12. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица занимает более одной страницы, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице (при печатании на компьютере используется колонтитул).

3.4.13. При оформлении на компьютере табличных и списочных материалов должны использоваться средства Word. Обрамление снаружи не делается, а внутри - только на заголовочной части таблицы.

3.4.14. В табличных приложениях допускается употребление сокращенных слов и наименований, сокращения должны быть общепринятыми. Сокращение слов в заголовках граф не допускается. Заголовки граф следует писать в единственном числе (например: наименование технических средств, единица измерения, срок поставки, завод-изготовитель); наименование единиц измерения пишется в родительном падеже множественного числа и в скобках [(рублей), (метров)].

В заголовочной части таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено, знаки препинания не ставятся.

3.4.15. В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы (приложение 6, таблица 1).

Заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы (приложение 6, таблица 2).

3.4.16. В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин".

3.4.17. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

3.4.18. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика (приложение 6, таблицы 3, 4).

Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби - по запятой внутри числа, после запятой десятичные знаки ставятся под десятичные, сотые - под сотые и т.д.

3.5.1. Постановления, распоряжения подписываются Главой Администрации Волгоградской области, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности; приложения - управляющим делами, в отсутствие управляющего делами - исполняющим обязанности управляющего делами.

Решения коллегии и протоколы заседаний коллегии подписываются председателем и секретарем коллегии, в их отсутствие - лицами, исполняющими обязанности председателя и секретаря; приложения секретарем коллегии или лицом, исполняющим его обязанности.

3.5.2. Внесение исправлений в подлинники постановлений, распоряжений, решений коллегии не допускается, кроме исправления орфографических и других явных ошибок.

3.5.3. Регистрация постановлений, распоряжений и решений коллегии осуществляется протокольным отделом в журналах и электронной базе данных.

Датой постановления, распоряжения считается дата его подписания, датой решения коллегии - дата заседания коллегии.

Постановления и распоряжения нумеруются в пределах календарного года арабскими цифрами, распоряжения - с добавлением к порядковому номеру буквы "р" через дефис. Решениям коллегии присваивается номер, состоящий из порядкового номера протокола заседания коллегии и через косую черту порядкового номера решения с начала года.

3.5.4. Изготовление копий постановлений, распоряжений и решений коллегии в большем количестве экземпляров, чем указано в реестре адресатов для рассылки документа, не разрешается.

3.5.5. Копии постановлений, распоряжений, решений коллегии заверяются печатью протокольного отдела и передаются в канцелярию общего отдела (далее именуется - канцелярия) для направления адресатам согласно реестру адресатов для рассылки документа, подписанному исполнителем.

3.5.6. Размножение и рассылка копий подписанных постановлений, распоряжений и решений коллегии, как правило, производится в течение трех дней с момента поступления их в протокольный отдел.

3.5.7. Повторное размножение и рассылка копий документов, а также снятие копий ранее принятых постановлений, распоряжений, решений коллегии допускается только с разрешения управляющего делами.

3.5.8. Замена ранее разосланных копий постановлений, распоряжений, решений коллегии производится по указанию управляющего делами.

3.5.9. Ответственность за своевременное печатание постановлений, распоряжений, решений коллегии, их размножение и рассылку копий документов возлагается на общий отдел.

3.5.10. Нормативные правовые акты Главы Администрации Волгоградской области вступают в силу с момента их официального опубликования, если в самом нормативном правовом акте не установлен иной порядок вступления в силу.

Индивидуальные правовые акты Главы Администрации Волгоградской области вступают в силу со дня их подписания.

Нормативные правовые и индивидуальные правовые акты, вступившие в силу со дня подписания, подлежат официальному опубликованию, если это предусмотрено в самом акте.

3.5.11. Официальные тексты также могут распространяться в машиночитаемом виде в информационных системах.

Правовые акты Главы Администрации Волгоградской области могут быть опубликованы в иных печатных изданиях, а также доведены до всеобщего сведения по телевидению и радио, разосланы государственным органам, органам местного самоуправления, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям, переданы по каналам связи.

3.5.12. Контроль за правильностью и своевременностью опубликования правовых актов Главы Администрации Волгоградской области осуществляет отдел по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и СМИ.

6.1.1. Протокол встречи делегаций является документом о намерениях, вытекающих из соглашения о сотрудничестве сторон.

В протоколе определяются принципы сотрудничества, пути осуществления совместных программ и мероприятий в производственной, инвестиционной, культурной, коммерческой, финансово-кредитной и иных областях.

6.1.2. Организация проведения рабочих встреч у Главы Администрации Волгоградской области и его заместителей, оформление протокола возлагаются на департамент международного сотрудничества.

6.1.3. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

название вида документа (протокол рабочей встречи);

наименование сторон, принимающих участие в рабочей встрече;

дата и место подписания протокола;

срок, в который происходила рабочая встреча;

номер;

текст;

подписи;

печать.

6.1.4. Датой протокола является дата проведения итогового совещания, заседания.

6.1.5. Протоколы рабочих встреч нумеруются в нарастающем порядке с начала календарного года.

6.1.6. Протокол оформляется кратко. Текст протокола включает в себя вводную, основную и заверяющую части.

Во вводной части протокола указываются фамилии, инициалы и должности председательствующих и секретарей совещания с российской и иностранной сторон, а также участников рабочей встречи у Главы Администрации Волгоградской области или его первых заместителей, заместителей. При этом слева указывается должность, справа - инициалы, фамилия.

Должности и фамилии пишутся в именительном падеже. Фамилии приглашенных располагаются в алфавитном порядке. Фамилии приглашенных следует помещать в протокол в том случае, если их число не превышает 15. В случае большего количества приглашенных к протоколу прилагается список присутствующих.

6.1.7. В основной части протокола излагаемые вопросы располагаются по степени их важности. Текст основной части протокола по каждому рассматриваемому вопросу строится по схеме: ПРОВЕЛИ ПЕРЕГОВОРЫ ДОГОВОРИЛИСЬ.

Каждый вопрос должен иметь порядковый номер, оформленный арабскими цифрами, который проставляется перед словами "ПРОВЕЛИ ПЕРЕГОВОРЫ".

В подразделе "ПРОВЕЛИ ПЕРЕГОВОРЫ" после двоеточия указываются стороны, осуществившие переговоры, должности и фамилии представителей сторон после слов "в лице", формулировка рассматриваемого вопроса.

В подразделе "ДОГОВОРИЛИСЬ" протокольно записываются сроки исполнения с указанием лиц, ответственных за это.

6.1.8. Протокол должен быть подписан руководителями делегаций, принимавших участие в рабочей встрече. Руководителями делегаций, принимающих участие в рабочей встрече, как правило, являются:

со стороны Администрации Волгоградской области - Глава Администрации Волгоградской области или его заместитель;

с иностранной стороны - руководитель официальной делегации.

Протоколы рабочих встреч хранятся в департаменте международного сотрудничества.

6.1.9. Если встреча делегаций стенографируется, то стенограмма подписывается стенографисткой и Главой Администрации Волгоградской области или лицом, ответственным за проведение встречи, и прикладывается к протоколу.

6.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

6.2.2. Обязанности по сбору материалов, ведению записей во время совещания (заседания) и подготовке текста протокола совещания (заседания) возлагаются на секретаря совещания (заседания) или службу ДОУ и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола совещания (заседания) должен быть подготовлен не позднее чем через три дня после проведения совещания (заседания). Соответствующие пункты проекта протокола совещания (заседания) визируются руководителями структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

6.2.3. Протокол оформляется кратко. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

6.2.4. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на бланке органа исполнительной власти формата А4 и имеют во вводной части следующие реквизиты:

Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания (наименование коллегиального органа) отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания".

Дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Фамилии приглашенных располагаются в алфавитном порядке. Они помещаются в протокол в том случае, если количество приглашенных не превышает 15 человек. Если приглашенных больше, то список присутствующих прилагается к протоколу.

Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ:" печатают от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

6.2.5. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая проставляется перед словом "СЛУШАЛИ".

В подразделе "СЛУШАЛИ" после двоеточия в одной строке указывается формулировка рассматриваемого вопроса, начинающаяся с предлога "О..." ("Об"), строкой ниже - фамилия докладчика в именительном падеже. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.

Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире (также с прописной буквы) пишут: "Доклад прилагается".

В подразделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

В подразделе "РЕШИЛИ:" ("ПОСТАНОВИЛИ:") протокольно записывается решение, сроки исполнения, ответственные лица.

Протокольные решения (постановления) по каждому вопросу печатаются полностью и излагаются в повелительной форме, краткими, точными фразами. Если протокольное решение (постановление) состоит из нескольких пунктов или подпунктов, они должны нумероваться арабскими цифрами, каждый пункт должен начинаться с красной строки.

Протокол может фиксировать решение (постановление) об утверждении того или иного документа (приложения). В этом случае утвержденный документ должен прилагаться к протоколу с указанием его номера и даты.

В случае необходимости указываются результаты голосования: "за -", "против -", "воздержались -", "единогласно".

6.2.6. Протокол должен иметь две подписи: председателя и секретаря совещания (заседания).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

6.2.7. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

6.2.8. Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

6.2.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти.

6.2.10. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

6.2.11. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа, реестр составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

6.2.12. В некоторых случаях протокольные решения доводятся до сведения исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке "Выписка из протокола" и заверяются печатью службы ДОУ.

6.2.13. Стенограмма совещания (заседания) подписывается стенографистом.

6.2.14. Образец протокола представлен в приложении 7.

13.1.1. Не подлежат пересылке по электронной почте любые документы, имеющие грифы ограничения доступа.

13.1.2. Нормативные документы могут передаваться с использованием электронной почты только в качестве справочно-информационного материала, а при условии документирования информации в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N  24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - как документы, имеющие юридическую силу.

13.1.3. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

13.2.1. Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

13.2.2. Электронное письмо - электронное сообщение (информационный поток), передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Электронное письмо состоит из заголовка (конверта), содержащего служебную почтовую информацию, и тела письма, содержащего передаваемую информацию.

13.2.3. Электронная почта (далее именуется - ЭП) - передача информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

13.2.4. Коммуникационная служба - лицо или группа лиц, ответственных за прием и передачу корреспонденции с использованием электронной почты органа государственной власти.

13.3.1. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные Инструкцией.

13.3.2. Подразделение-автор (отправитель) документа представляет в коммуникационную службу соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную электронную копию. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с реестром адресатов для рассылки документа.

13.3.3. Коммуникационная служба производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и электронном варианте документа соответствующие реквизиты. Документ отправляется по ЭП в течение двух часов с момента его получения от отправителя.

13.3.4. Оригинал документа после передачи информации возвращается отправителю с пометкой о времени отправки.

13.3.5. Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются.

13.4.1. На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка по ЭП регистрируется коммуникационной службой подразделения органа государственной власти в специальном журнале. Для входящей почты обязательна регистрация времени и сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота.

13.4.2. При регистрации документа, посланного или принятого по ЭП, кроме прочего, делается пометка о способе получения (ЭП), указываются электронные адреса отправителя и получателя, даты отправления и получения документа.

13.4.3. Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.

13.5.1. На электронных письмах могут применяться специальные грифы, требующие особого порядка обработки документов при использовании ЭП: "Срочно" и "С уведомлением о вручении". Постановка указанных грифов на документах, отправляемых по ЭП, разрешена только руководителям структурных подразделений. Возможно раздельное или совместное применение этих грифов.

13.5.2. Гриф "Срочно" требует для исходящих документов немедленной регистрации и отправки по ЭП, для входящих - первоочередной распечатки и передачи адресату.

13.5.3. Гриф "С уведомлением о вручении" требует для входящих документов передачи их адресату с регистрацией фамилии и должности сотрудника, получившего документ, времени вручения. Полученные данные отправляются коммуникационной службой отдельным ответным электронным письмом в адрес отправителя и являются подтверждением о вручении. Данная операция не связана с возможной автоматической отправкой "подтверждения о доставке", применяемого в системе ЭП.

13.6.1. Официальный документ должен иметь обязательные реквизиты. Документы справочно-информационного характера могут не иметь части обязательных реквизитов.

13.6.2. Характер электронного письма (официальное, информационное или технологическое), а также особые случаи отправки (срочное, с уведомлением о вручении) обозначаются в начале заголовка соответствующими кодовыми обозначениями:

"О" - официальное;

"И" - информационное;

"Т" - технологическое;

"С" - срочное;

"У" - с уведомлением о вручении.

13.6.3. Кодовые обозначения или их сочетания отделяются от заголовка письма восклицательным знаком "!". Порядок следования обозначений в сочетаниях должен соответствовать указанному в приведенном списке. Например, официальное сообщение с грифами "Срочно" и "С уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке: "ОСУ! Заголовок письма". Информационное сообщение с грифом "С уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке: "ИУ! Заголовок письма".

13.6.4. При отсутствии кодовых обозначений считается, что это технологическое письмо без грифов.

14.5.1. В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

наименование автора документа (организации; может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);

название вида документа (докладная записка, объяснительная);

дата;

регистрационный номер;

адресат;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

подпись.

14.5.2. При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

14.5.3. Название вида документа (докладная записка, объяснительная записка) оформляется ниже наименования организации прописными буквами.

14.5.4. Дата оформляется цифровым способом (23.04.2003) от границы левого поля ниже названия вида документа или над ограничительной линией в общем бланке. Дата докладной или объяснительной записки является датой ее подписания. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.

14.5.5. Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер, например: N  25. Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый номер докладной записки: например, N  09-14/25.

14.5.6. Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями. Например, адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже:

                                                              Комитет по образованию

                                                              Администрации

                                                              Волгоградской области

Адресование первому руководителю (или его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?), причем в наименование должности включается полное наименование организации-адресата, а перед фамилией может указываться сокращенная форма от принятого вежливого обращения "господину", "госпоже".

                                                            Председателю

                                                            Контрольно-счетной палаты

                                                            Волгоградской области

                                                            г-ну И.И. Иванову

Адресование может быть оформлено иначе: выше указывается название организации в именительном падеже, ниже через 2 межстрочных интервала наименование должности, фамилия должностного лица в дательном падеже.

Например:

                                                        Территориальный орган России

                                                        по финансовому оздоровлению

                                                        и банкротству в Волгоградской

                                                        области

                                                        Руководителю

                                                        И.И. Иванову

14.5.7. Заголовок к тексту докладной записки оформляется в левом верхнем углу под датой через 2-3 межстрочных интервала, от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос "О чем?", начинается отглагольным существительным с предлогом "О" и обычно не превышает 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал (флаговым способом).

Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

14.5.8. Структура текста докладной или объяснительной записки зависит от цели ее создания. Текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей.

В одной содержится точная и объективная информация о событии или ситуации, их оценка составителем. В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы "предлагаю(ем)", "считаю(ем) необходимым", "прошу (просим)".

Две части выделяются в случае необходимости и в тексте объяснительной записки. В одной кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.

Информационные и отчетные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста - перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.

Пояснения к положениям, разделам и пунктам основного документа в объяснительной также могут быть оформлены как одна часть текста и располагаться по степени их значимости по пунктам. Они могут быть также пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, таблицы или сочетания этих форм в соответствии с установленными требованиями.

14.5.9. Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает, как правило, руководитель структурного подразделения, а в некоторых случаях - его заместители в пределах их компетенции.

Подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.

14.5.10. В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит "отметка о наличии приложений", которая располагается от границы левого поля ниже текста.

Приложения к докладным и объяснительным запискам оформляются согласно требованиям, изложенным в пункте 16.23 Инструкции.

14.6.1. Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов: наименование структурного подразделения-автора, название вида документа, дата, регистрационный номер (только в случае необходимости), заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

14.6.2. Наименование структурного подразделения-автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.

14.6.3. Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами.

14.6.4. Датой является дата составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (11.04.2003).

14.6.5. Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. При адресовании указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя. Например:

                                                         Председателю Комитета

                                                         по делам семьи Администрации

                                                         Волгоградской области

                                                         И.И. Иванову

При адресовании первому руководителю название организации, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращенно:

                                                            Начальнику

                                                            Волгоградоблгостехнадзора

                                                            И.И. Иванову

14.6.6. Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок похожи.

Внутренняя докладная записка также состоит, как правило, из двух логических смысловых частей.

В зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только предложения автора.

В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений, а во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Например:

"24 апреля 2003 г. я опоздал на работу на 30 минут, т.к. был нарушен график движения транспорта и троллейбус простоял на остановке "Дворец спорта" с 8 ч. 10 мин. до 8 ч. 45 мин.".

Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.

14.6.7. Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего докладную записку, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

18.1.1. Вся корреспонденция, поступившая в аппарат Главы Администрации Волгоградской области, принимается и учитывается централизованно в канцелярии.

18.1.2. Документы, поступившие из федеральных органов власти (далее именуются - федеральные акты), доставленные фельдъегерской службой, принимаются специалистом канцелярии под подпись с отметкой в реестре.

18.1.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность конвертов, другой упаковки и вложений. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются в канцелярии.

18.1.4. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (приложение 16) в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой посылается отправителю.

18.1.5. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится штамп или делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

18.1.6. Конверты, в которых поступили документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов.

18.1.7. Все входящие документы сортируются:

служебные документы - для передачи Главе Администрации Волгоградской области, его первым заместителям, заместителям, управляющему делами в соответствии с распределением обязанностей между Главой Администрации Волгоградской области, его первыми заместителями, заместителями и управляющим делами и в структурные подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

письма, заявления и жалобы граждан - для передачи в отдел писем и приема граждан аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

18.1.8. Документы по вопросам, относящимся к компетенции комиссий, советов при Главе Администрации Волгоградской области, направляются в соответствующие комиссии, советы (их рабочие аппараты).

18.1.9. Документы, поступившие в канцелярию, но адресованные структурным подразделениям Администрации Волгоградской области, направляются непосредственно руководителям соответствующих подразделений.

18.1.10. Документы, поступающие от граждан и организаций по вопросам выплаты денежных компенсаций за конфискованное имущество семьям, пострадавшим от политических репрессий, вскрываются, на них проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления, после чего документы передаются в областную комиссию по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий для регистрации (учета), рассмотрения и направления ответов заявителям.

18.1.11. Поступившие в канцелярию документы подлежат регистрации в день их поступления с вводом информации о них в электронную базу данных. По отдельным вопросам документы в канцелярии не регистрируются (приложение 17).

На каждом поступившем документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.

На регистрационном штампе служебного документа ставится индекс входящего документа, который состоит из индекса структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах календарного года. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой, например: 03-2/4234.

При регистрации поступившего документа в УКК вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, территория, а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложений к нему, сведения об исполнителе, которому направляется документ, сведения о документах, связанных с поступившим.

18.1.12. Федеральные акты рассматриваются и регистрируются в канцелярии в день их поступления.

Поступивший документ передается управляющему делами, а в его отсутствие - его заместителю для рассмотрения и доклада (передачи) Главе Администрации Волгоградской области.

Федеральные акты после исполнения указаний Главы Администрации Волгоградской области направляются исполнителем управляющему делами, после чего согласно номенклатуре дел передаются в государственно-правовое управление.

18.1.13. Зарегистрированные в УКК документы доставляются работником канцелярии в секретариат Главы Администрации Волгоградской области и специалистам общего отдела, осуществляющим техническое обеспечение первых заместителей, заместителей Главы Администрации Волгоградской области и управляющего делами (далее именуется - специалист): в 9 ч. 00 мин., 10 ч. 30 мин., 15 ч. 30 мин., 17 ч. 00 мин. Телеграммы, документы федеральных органов с грифом "Для служебного пользования" доставляются под подпись. С 17 ч. 30 мин. в секретариат Главы Администрации Волгоградской области доставляется срочная корреспонденция специалисту (дежурному) общего отдела.

После рассмотрения документ передается специалисту, который, в свою очередь, переносит поручение Главы Администрации Волгоградской области, его первых заместителей, заместителей, управляющего делами в соответствии с резолюцией в электронную базу данных. Не зарегистрированные в канцелярии документы, поступившие непосредственно Главе Администрации Волгоградской области, его первым заместителям, заместителям, управляющему делами, должны в обязательном порядке регистрироваться специалистом в электронной базе данных.

18.1.14. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им одновременно в копиях. При этом копии федеральных актов передаются для исполнения в структурные подразделения под подпись исполнителя на контрольном экземпляре документа. Копии остальных документов доводятся канцелярией до исполнителей путем рассылки.

На федеральных актах отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника (контрольного экземпляра) документа и включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, подлежащих возврату в канцелярию, ставится штамп или отметка "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ".

18.2.1. Все документы, в том числе документы с поручениями Главы Администрации Волгоградской области и его первых заместителей, заместителей, управляющего делами в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области и структурные подразделения Администрации Волгоградской области через канцелярию.

18.2.2. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое в случае переадресования производится только через канцелярию с внесением соответствующих пометок в электронную базу данных по договоренности между руководителями структурных подразделений с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ.

18.2.3. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов, зарегистрированных в канцелярии, осуществляется специалистами.

В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими высокую степень срочности ее исполнения или доставки.

18.2.4. Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших документов.

Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение.

Поступившие в подразделение федеральные акты с поручением Главы Администрации Волгоградской области, его первых заместителей, заместителей, управляющего делами рассматриваются руководителями структурных подразделений незамедлительно.

18.2.5. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших на имя Главы Администрации, первых заместителей, заместителей, управляющего делами в аппарате Главы Администрации несут их помощники, руководители структурных подразделений, консультанты отраслевых отделов и специалисты общего отдела, осуществляющие техническое обеспечение; в структурном подразделении Администрации - их руководители.

18.2.6. Специалисты не реже одного раза в месяц сверяют наличие документов, находящихся у сотрудников соответствующих подразделений, со сведениями, занесенными в электронную базу данных подразделений или канцелярии, и докладывают руководителям о состоянии работы с документами.

Сведения о документах, занесенных в электронную базу данных структурного подразделения, хранятся не более 5 лет.

18.2.7. Исполненные в установленный срок документы передаются в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

20.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, сбор информации, предварительную проверку хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

20.1.2. Постановке на контроль подлежат все поручения Главы Администрации Волгоградской области, содержащие указания конкретным исполнителям и сроки исполнения.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "контроль". В УКК проставляется соответствующая отметка с указанием даты постановки на контроль.

20.1.3. Контроль исполнения обеспечивает Глава Администрации Волгоградской области, первые заместители, заместители, управляющий делами, руководители структурных подразделений и по поручению Главы Администрации Волгоградской области контрольное управление, которое осуществляет учет документов, поставленных на контроль, а также ход, состояние их исполнения и снятие с контроля.

20.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Главы Администрации Волгоградской области, решения коллегии и др.).

20.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления к исполнителю.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через тридцать дней со дня получения.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в УКК.

20.1.6. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Глава Администрации Волгоградской области представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

При необходимости изменения срока исполнения другого документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее пяти дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель информирует контрольное управление для внесения изменений в УКК справкой о продлении срока исполнения (приложение 18).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган власти (организация) - автор документа.

20.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

20.1.8. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

20.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в УКК.

20.1.10. Снятие документа с контроля осуществляет Глава Администрации Волгоградской области, первые заместители, заместители, поставившие документ на контроль, или по поручению Главы Администрации Волгоградской области контрольное управление. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения справкой соответствующего первого заместителя, заместителя Главы Администрации Волгоградской области (приложение 19) по представлению начальника отдела (управления), на которого возложен контроль по исполнению данного поручения, и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

20.1.11. Снятый с контроля документ и его УКК должны иметь отметку об исполнении, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ (ответственного исполнителя), в УКК ставится отметка "Исполнено" с указанием даты исполнения.

20.1.12. Контрольное управление ежеквартально или по требованию Главы Администрации представляет оперативную информацию о ходе исполнения законов, постановлений, распоряжений, решений коллегии и целевых программ и о мерах, принимаемых по обеспечению их исполнения, Главе Администрации, первым заместителям, заместителям. На основании анализа информации об исполнении контролируемых документов контрольное управление ежеквартально представляет Главе Администрации аналитическую информацию об эффективности работы органов исполнительной власти Волгоградской области и их должностных лиц, вносит на его рассмотрение предложения по вопросам повышения эффективности деятельности указанных органов.

20.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.

В первую очередь рассматривают документы с отметками "Срочно".

20.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе со сроком исполнения до трех дней, осуществляется непосредственно Главой Администрации Волгоградской области либо по его поручению одним из его первых заместителей.

Названные документы подлежат обязательному учету в контрольном управлении.

Руководитель, которому передан на контроль документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.

20.2.3. Контрольное управление делает соответствующие отметки в УКК: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.

20.2.4. Начальник контрольного управления еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования Главы Администрации Волгоградской области о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.

20.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа Главе Администрации Волгоградской области представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.

Если поручение Главы Администрации Волгоградской области по исполнению документа Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.

20.2.6. Сведения о снятии документа с контроля вносятся в УКК, на УКК исполненных документов проставляется отметка "В дело".

20.3.1. На контроль ставятся постановления и распоряжения Главы Администрации Волгоградской области, носящие индивидуальный правовой характер, а также решения коллегии Администрации Волгоградской области.

20.3.2. Ответственный исполнитель, указанный в постановлении, распоряжении, решении коллегии координирует работу других исполнителей, конкретизирует сроки исполнения принятых решений, что фиксируется контрольным управлением в прилагаемом к документу реестре исполнителей и сроков представления информации.

20.3.3. Контрольное управление ведет учет сроков исполнения принятых решений и контролирует их фактическое выполнение.

20.3.4. Снятие с контроля постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, а также решений коллегии Администрации Волгоградской области производится в соответствии с порядком, изложенным в пункте 20.1.10 Инструкции.

21.1.1. Печатание документов осуществляется работниками машинописного бюро, структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области и структурных подразделений Администрации Волгоградской области с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований Инструкции.

21.1.2. В первую очередь печатаются проекты постановлений, распоряжений, материалы к совещаниям у Главы Администрации Волгоградской области и его первых заместителей, заместителей, управляющего делами, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Главы Администрации Волгоградской области.

21.1.3. Резолюции руководителей, служебные письма, не превышающие одной печатной страницы, печатаются специалистами.

21.1.4. Срочные документы печатаются в машинописном бюро в очередности, определяемой руководителем общего отдела по согласованию с исполнителями, сдавшими материал для печати.

21.1.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печати небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печати особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

21.1.6. В случае, если документ первоначально готовился в структурном подразделении с использованием компьютера и его объем превышает 3 машинописных листа, сотрудник машинописного бюро вправе запросить у исполнителя копию готовящегося документа на магнитном носителе (дискете 3,5 дюйма).

Для работы принимаются дискеты с записью документов в формате текстового редактора Word 6.0. В виде исключения могут быть приняты документы в формате ASCII для последующего преобразования их в формат Word 6.0. При необходимости изменения используемого в работе текстового редактора управление информатизации и специальной связи аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - управление информатизации и специальной связи) представляет предложение о внесении соответствующих изменений в Инструкцию.

21.1.7. Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 20) и подписывается исполнителем.

21.1.8. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, указанные в заказе, наименование файла специалиста, печатавшего документ.

21.1.9. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

21.1.10. В машинописном бюро, других структурных подразделениях черновики и испорченные экземпляры отпечатанных документов уничтожаются в машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаются в крафт-мешки для последующего уничтожения.

21.2.1. Копировально-множительные работы в аппарате Главы Администрации Волгоградской области осуществляются общим отделом. В группу размножения документации общего отдела (далее именуется - группа размножения документации) сдаются только служебные документы и материалы.

21.2.2. Ответственность за размножение документов возложена на заведующего общим отделом. Заказы на размножение документов принимает и исполняет консультант группы размножения документации, который несет персональную ответственность за копирование документов.

Учет копируемых документов ведется на основании заказов (приложение 20), которые хранятся в группе размножения документации в течение года, после чего уничтожаются.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

21.2.3. Документы, материалы передаются на размножение в несброшюрованном виде.

21.2.4. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

21.2.5. Копирование федеральных актов осуществляется с разрешения управляющего делами.

21.2.6. Копированию подлежат, как правило, первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям. Они должны быть напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

21.2.7. Сотрудники группы размножения документации несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Несрочные заказы выполняются в порядке их поступления.

Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется заведующим общим отделом.

21.2.8. Копирование бланков документов любого вида, используемых в Администрации Волгоградской области, запрещается.

21.3.1. Стенографические работы производятся стенографистами с использованием специальных тетрадей (блокнотов) или звукозаписывающей техники (магнитофонов, диктофонов).

21.3.2. Общий отдел обеспечивает в первую очередь стенографирование мероприятий, проводимых Главой Администрации Волгоградской области и его первыми заместителями, заместителями, управляющим делами.

21.3.3. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографистами текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

21.3.4. Стенограммы мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области или его первых заместителей, заместителей печатаются стенографистом в двух экземплярах (листы нумеруются), один из которых направляется Главе Администрации Волгоградской области или его заместителям, второй - в структурное подразделение, ответственное за проведение этого мероприятия.

21.3.5. Звукозапись мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области и его заместителей осуществляется специалистом, ответственным за звукозапись.

Звукозапись мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области выполняется, как правило, в диктофонном варианте.

Звукозаписи, не подлежащие расшифровке, передаются в архивный фонд фонодокументов Главы Администрации Волгоградской области.

21.3.6. Ознакомление работников аппарата Главы Администрации Волгоградской области с архивным фондом фонодокументов Главы Администрации Волгоградской области осуществляется только с письменного разрешения управляющего делами.

21.3.7. При расшифровке и печатании магнитной звукозаписи на лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "Диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.

21.3.8. Подготовленная стенограмма передается исполнителю: расшифрованные стенографические записи заседаний коллегии Администрации Волгоградской области - в протокольный отдел, совещаний у Главы Администрации Волгоградской области, его первых заместителей, заместителей, управляющего делами - в структурные подразделения, ответственные за проведение мероприятия.

21.4.1. Заявки подразделений на изготовление печатей и штампов направляются в общий отдел, который обеспечивает исполнение заказов.

21.4.2. Изготовленные печати и штампы учитываются в управлении информатизации и специальной связи в специальном журнале и выдаются под подпись. Этим же отделом осуществляется контроль за правильностью их хранения и использования.

21.4.3. Пришедшие в негодность и морально устаревшие печати и штампы возвращаются в управление информатизации и специальной связи и уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

22.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

22.2.2. Номенклатура дел (приложение 21) разрабатывается общим отделом на основании номенклатуры дел структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее именуется - экспертно-проверочная комиссия) и утверждается управляющим делами.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом (отделом), ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в сектор архива.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

22.2.3. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается управляющим делами и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

22.2.4. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в секторе архива. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий передается в Государственный архив Волгоградской области.

22.2.5. Номенклатура дел пересогласовывается с экспертно-проверочной комиссией один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

22.2.6. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации Волгоградской области.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти, включая деятельность общественных организаций (профсоюзной и т.д.), заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования".

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

22.2.7. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01 - 1. Приемная 01 - дело 1.

22.2.8. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

22.2.9. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

22.2.10. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

22.2.11. В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Издательство ВНИИДАД. Москва, 2000).

22.2.12. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры дел указываются названия перечней документов со сроками их хранения, использованных для определения сроков хранения дел при составлении номенклатуры; здесь же проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел.

22.2.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения.

22.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.

22.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно.

22.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется ЭК).

22.3.4. ЭК организует свою работу в соответствии с положением о ней, утверждаемым постановлением Главы Администрации Волгоградской области. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

22.3.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (издания ВНИИДАД, 2000) и номенклатуры дел.

22.3.6. Экспертиза ценности документов проводится работниками сектора архива совместно с ЭК при составлении номенклатуры дел, формировании дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов, подлежащих постоянному хранению, с временными сроками хранения и хранящихся "до минования надобности";

выделение к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

22.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов к уничтожению (приложение 22).

Документы, не подлежащие сдаче в Государственный архив Волгоградской области, и с истекшими сроками хранения сдаются на уничтожение по акту, который утверждается управляющим делами и хранится постоянно.

22.4.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

22.4.2. Дела формируются специалистами сектора архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

запрещается группировать в дела черновые и дубликатные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями нормативных актов;

в дело группируются документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела, личные дела;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

22.4.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные постановлениями и распоряжениями, являются приложениями к данным постановлениям (распоряжениям) и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем в деле делается отметка.

22.4.4. Постановления, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от постановлений, распоряжений по личному составу.

Нормативные правовые и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов.

Распоряжения по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

При большом количестве документов распоряжения по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командирование, премирование сотрудников), целесообразно группировать в самостоятельные дела.

22.4.5. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности Администрации Волгоградской области.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 мая 1999 г. N  366 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Волгоградской области, и лиц, замещающих государственные должности государственной службы Волгоградской области в порядке назначения".

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.

22.4.6. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций, учреждений и предприятий и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

22.4.7. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года, с указанием индекса дела предыдущего года.

22.5.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

22.5.2. Обложка дела оформляется по установленной форме. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (наименование организации и наименование вышестоящей организации), наименование структурного подразделения, заголовок дела, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов, архивный шифр дела.

Дела постоянного хранения нумеруются.

22.5.3. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дела.

Не допускаются неконкретные формулировки: "Разные материалы", "Общая переписка" и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностей документов (протоколы, распоряжения и т.д.);

название организации или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

даты, к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В личных делах, содержащих документы по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "Наряд".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. [Документы к постановлениям Главы Администрации Волгоградской области за 2002 год (проекты постановлений, информации, справки и т.д.)].

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

22.5.4. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - дата самого раннего документа и конечная дата - дата самого позднего документа в деле.

При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов). При выведении крайних дат не учитываются даты списания документов дела в архив, резолюций, отметок исполнителя, за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных. При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

22.5.5. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

22.5.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (приложение 23). Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

22.5.7. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (издание ВНИИДАД, 2000) и Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (издание ВНИИДАД, 1989).

На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

22.5.8. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 24).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного хранения и по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

22.5.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

22.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для учета и раскрытия его содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

22.6.2. Ежегодно работниками архива составляются описи на завершенные и оформленные дела: N  1-5 на документы постоянного хранения, N  1, 2 - на дела по личному составу.

По этим описям документы сдаются на постоянное хранение в Государственный архив Волгоградской области.

22.6.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого года делаются сноски на номера дел, содержащих материалы за данный год.

Описи печатаются на белой бумаге в четырех экземплярах и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии.

22.7.1. В сектор архива передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел (приложение 25).

22.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в сектор архива после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

22.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в сектор архива, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

22.7.4. Передача дел в сектор архива осуществляется по графику, составленному сектором архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заведующим общим отделом.

22.7.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в сектор архива сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

22.7.6. Прием каждого дела производится заведующим сектором архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего сектором архива и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в сектор архива передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

22.7.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в сектор архива, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

22.8.1. Обработка документов и поиск архивных документов осуществляется# работниками сектора архива.

22.8.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в секторе архива, предоставляются работникам структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области под расписку в учетной карточке выдачи документов (на срок не более одного месяца).

Сотрудники аппарата Главы Администрации Волгоградской области ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Не разрешается вносить правку в архивные документы, делать в них пометки, работать с ними вне служебных помещений.

22.8.3. Передача работниками структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

Копии документов из сектора архива предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения управляющего делами или его заместителя.

22.8.4. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях, производится с разрешения управляющего делами с обязательным изготовлением заверенной копии документа и составлением акта об изъятии подлинника.