Постановление Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. N 463 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Волгоградской области"

С изменениями и дополнениями от:

11 мая 2007 г., 31 декабря 2009 г.

Постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Волгоградской области.

2. Признать утратившими силу:

пункты 1, 2 постановления Администрации Волгоградской области от 19 мая 1994 г. N  236 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Главы Администрации области";

постановление Администрации Волгоградской области от 11 июня 1996 г. N  318 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Главы Администрации Волгоградской области" (с изменениями от 27 августа 1999 г. N  591).

3. Рекомендовать исполнительным органам местного самоуправления при разработке инструкций по делопроизводству в администрациях муниципальных образований руководствоваться положениями настоящей Инструкции.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами Администрации Волгоградской области А.А. Федюнина.

Глава Администрации Волгоградской области

Н.К. Максюта

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 31 декабря 2009 г. N 1611 в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция по делопроизводству в Администрации Волгоградской области
(утв. постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. N 463)

С изменениями и дополнениями от:

11 мая 2007 г., 31 декабря 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Деятельность органов исполнительной власти Волгоградской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа власти, порядком разрешения вопросов (единоначальным или коллегиальным), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти Волгоградской области, другими органами управления и организациями.

1.2. Инструкция по делопроизводству в Администрации Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля за исполнением документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации Волгоградской области.

Правила работы с документами ограниченного распространения устанавливаются специальными инструкциями.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями к оформлению документов ГОСТ Р  6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N  68 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", законами Волгоградской области, постановлениями и распоряжениями Главы Администрации Волгоградской области.

1.4. Структурные подразделения Администрации Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения) могут разрабатывать индивидуальные инструкции, дополняющие и конкретизирующие настоящую Инструкцию в соответствии с особенностями организации работы с документами в структурном подразделении, не противоречащие законодательству Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями структурных подразделений после согласования с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением органами исполнительной власти действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов, как составной части Архивного фонда Волгоградской области.

1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за исполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация работы с документами осуществляется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - АСЭД) подсистемы комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области".

Работа с документами в АСЭД осуществляется в установленном порядке.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляются подразделением органа исполнительной власти, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ). В аппарате Главы Администрации Волгоградской области эти функции осуществляет общий отдел аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - общий отдел).

1.7. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 (далее именуется - Word  6.0) и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N  12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

1.8. Не допускается работа с документами Администрации Волгоградской области вне служебных помещений.

1.9. Служебная информация, содержащаяся в документах, не подлежит разглашению (распространению).

Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с документами.

1.10. Сотрудники Администрации Волгоградской области несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов.

1.11. При утрате документов руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует управляющего делами Администрации Волгоградской области (далее именуется

- управляющий делами).

1.12. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен передать числящиеся за ним документы своему руководителю.

1.13. Вновь принятые сотрудники, работа которых связана с документооборотом, должны быть ознакомлены своим руководителем или службой ДОУ с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

2. Законопроектная деятельность

2.1. План законопроектной деятельности

2.1.1. Законопроектная деятельность Администрации Волгоградской области:

заключается в подготовке проектов законов Волгоградской области и участии в разработке проектов федеральных законов;

осуществляется в соответствии с принимаемыми планами законопроектной деятельности.

2.1.2. Проект плана законопроектной деятельности готовится ежегодно в IV квартале отделом по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и СМИ) с учетом предложений структурных подразделений Администрации Волгоградской области и территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти.

Предложения по плану законопроектной деятельности направляются всеми заинтересованными сторонами в отдел по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и СМИ не позднее чем за два месяца до окончания календарного года.

2.1.3. План законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области, согласованный с государственно-правовым управлением аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется государственно-правовое управление), по представлению первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации утверждается Главой Администрации Волгоградской области.

2.2. Порядок подготовки законопроектов

2.2.1. Разработка проектов законов Волгоградской области (далее именуются - законопроекты) осуществляется в соответствии с планом законопроектной деятельности.

2.2.2. Глава Администрации дает поручения по разработке проектов законов Волгоградской области первым заместителям Главы Администрации Волгоградской области, заместителям Главы Администрации Волгоградской области (далее именуются - первые заместители, заместители), управляющему делами в соответствии с их компетенцией.

2.2.3. Первые заместители, заместители, управляющий делами определяют структурные подразделения, участвующие в разработке законопроектов, срок представления документов, состав исполнителей, головного исполнителя законопроекта. Контролирует ход подготовки законопроекта заместитель Главы Администрации Волгоградской области, курирующий соответствующую сферу.

2.2.4. Для организации разработки законопроекта, носящего комплексный межотраслевой характер, по предложению головного исполнителя могут создаваться комиссии, состав которых утверждается Главой Администрации Волгоградской области.

2.2.5. Головной исполнитель законопроекта:

координирует работу структурных подразделений, являющихся соисполнителями;

организует в необходимых случаях привлечение к работе над законопроектом представителей органов местного самоуправления, заинтересованных организаций;

представляет законопроект на согласование с заинтересованными организациями, структурными подразделениями Администрации Волгоградской области и аппарата Главы Администрации Волгоградской области (на специальном бланке согласования) и визирование в государственно-правовое управление.

2.2.6. Согласованный законопроект направляется в государственно-правовое управление для проведения юридической экспертизы, в ходе которой проверяется его соответствие федеральному законодательству, законодательству Волгоградской области и требованиям законодательной техники.

После проведения юридической экспертизы законопроект визируется начальником государственно-правового управления.

В случае выявления несоответствия законопроекта действующему законодательству Российской Федерации и Волгоградской области, требованиям законодательной техники сотрудник государственно-правового управления возвращает его для доработки с приложением в отдельных случаях письменного заключения.

Срок работы с законопроектом в государственно-правовом управлении 14 дней. При необходимости истребования и исследования дополнительных материалов, связанных с законопроектом, срок работы может быть продлен.

В случае возвращения законопроекта для доработки указанный выше срок исчисляется вновь с момента поступления в государственно-правовое управление доработанного законопроекта.

2.2.7. Подготовленный законопроект визируется соответствующим заместителем Главы Администрации Волгоградской области, а затем направляется первому заместителю Главы Администрации Волгоградской области по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации.

2.2.8. Специалист общего отдела, осуществляющий техническое обеспечение первого заместителя Главы Администрации Волгоградской области по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации, регистрирует поступившие проекты законов и заводит учетно-контрольные карточки (далее именуются - УКК).

2.2.9. Законопроект представляется первым заместителем Главы Администрации Волгоградской области по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и средствами массовой информации на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области не позднее чем за 15 дней до направления законопроекта в Волгоградскую областную Думу.

2.2.10. Одобренный законопроект Глава Администрации Волгоградской области в соответствии с Регламентом Администрации Волгоградской области вносит на рассмотрение в Волгоградскую областную Думу.

2.2.11. Глава Администрации Волгоградской области назначает официальных представителей, которые будут участвовать в рассмотрении представленных законопроектов в Волгоградской областной Думе.

Официальные представители Администрации Волгоградской области в Волгоградской областной Думе:

представляют законопроекты, внесенные на рассмотрение Главой Администрации Волгоградской области;

обосновывают необходимость принятия законов;

разъясняют положения внесенных на рассмотрение законопроектов.

2.2.12. Перечень документов, прилагаемых к законопроектам, вносимым на рассмотрение Волгоградской областной Думы, определен Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N  736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах".

2.3. Основные требования к оформлению законопроектов

2.3.1. Законопроект печатается в программе Word  6.0 шрифтом Times New Roman размером N  14 на стандартных листах бумаги формата А4 через 1,5 межстрочных интервала (в программе компьютера интервал обозначен словом "одинарный").

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.3.2. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области располагается в центре верхнего поля первой страницы документа;

наименование вида правового акта - Закон Волгоградской области отделяется от названного выше реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N  16 полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом размером N  16 строчными буквами, выравнивается по центру, пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: о чем издан закон. Например: О статусе депутата Волгоградской областной Думы или в нем приводится название закона (например: Устав (Основной закон) Волгоградской области). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Например:

О внесении изменения в статью 22 Устава (Основного закона) Волгоградской области от 17 июля 1996 г. N  73-ОД.

(Для сравнения - образец заголовка федерального законопроекта:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды).

Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается в программе Word  6.0 размером N  14 шрифта Times New Roman через 1,5 межстрочных интервала на расстоянии 2,75 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула служит для обоснования мотивов принятия документа. В ней указываются обстоятельства, послужившие причиной для издания документа, содержатся ссылки на законы и иные правовые акты, в соответствии с которыми принимается документ.

Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами шрифтом Times New Roman размером N  14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами, например:

"С т а т ь я 15. Избирательное право" (заголовок выравнивается по своей левой границе).

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку:

"Статья 1. Внести в закон Волгоградской области от 6 декабря 1999 г. N  335-ОД "О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Волгоградской области" (в редакции от 18 сентября 2000 г. N  433-ОД, от 2 ноября 2000 г. N  452-ОД) следующие изменения и дополнения:".

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из слов "Глава администрации Волгоградской области", печатается в 2 строки через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля.

Инициалы имени, отчества и фамилия Главы Администрации Волгоградской области указываются у правого поля на уровне последних слов наименования должности.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

2.3.3. Законопроект может иметь приложения (см. раздел 3.4 "Оформление приложений к правовым актам").

2.3.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например.

К проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в статью 3 Закона Волгоградской области от 21 декабря 2000 г. N  484-ОД "Об областном бюджете на 2001 год".

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N  14 через 1,5 интервала на расстоянии 2,75 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Наименование должности автора пояснительной записки, его подпись, инициалы и фамилия проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки.

2.4. Порядок подписания и опубликования законов Волгоградской области

2.4.1. Закон Волгоградской области, принятый Волгоградской областной Думой, редактируется отделом документального и технического обеспечения Волгоградской областной Думы, после чего передается Главе Администрации Волгоградской области для подписания и обнародования.

2.4.2. Поступивший в Администрацию Волгоградской области закон направляется в государственно-правовое управление для проведения юридической экспертизы. Глава Администрации Волгоградской области или лицо, исполняющее обязанности Главы Администрации Волгоградской области, не позднее 14 календарных дней с момента поступления закона подписывает либо отклоняет его.

2.4.3. В случае несогласия с принятым законом Глава Администрации Волгоградской области вправе вернуть его со своими замечаниями для повторного рассмотрения в срок, который не должен превышать 14 календарных дней со дня поступления указанного закона.

2.4.4. Закон Волгоградской области, подписанный Главой Администрации Волгоградской области, направляется отделом по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и СМИ в протокольный отдел аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - протокольный отдел) для регистрации и рассылки.

2.4.5. Закон Волгоградской области подлежит обязательному официальному опубликованию в течение 10 дней со дня подписания.

Официальным опубликованием закона Волгоградской области считается первая публикация его полного текста в газете "Волгоградская правда".

2.4.6. Закон Волгоградской области может быть также доведен до всеобщего сведения (обнародован) по телевидению и радио, разослан государственным органам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям, передан по каналам связи, распространен в машиночитаемой форме.

Закон Волгоградской области может быть опубликован в виде отдельного издания.

2.4.7. Закон Волгоградской области вступает в силу одновременно на всей территории Волгоградской области по истечении 10 дней после его официального опубликования, если самим законом не установлен другой порядок вступления его в силу.

2.4.8. Подлинный экземпляр закона Волгоградской области хранится в протокольном отделе в течение двух лет, затем передается в сектор архива общего отдела (далее именуется - сектор архива).

Копии законов Волгоградской области заверяются печатью протокольного отдела.

3. Порядок подготовки, согласования, представления и рассмотрения
проектов правовых актов и решений коллегии
Администрации Волгоградской области

3.1. Общие положения

3.1.1. В пределах своих полномочий Глава Администрации Волгоградской области издает постановления и распоряжения. Нормативными правовыми актами являются акты, устанавливающие правила общего поведения, направленные на регулирование общественных отношений, адресованные неопределенному кругу лиц и рассчитанные на неоднократное применение.

Нормативные правовые акты издаются в форме постановлений.

Индивидуальным правовым актом Главы Администрации Волгоградской области является акт, направленный на реализацию норм права применительно к конкретным ситуациям. Индивидуальные правовые акты могут издаваться в форме постановлений и распоряжений.

Решения коллегии Администрации Волгоградской области (далее именуются - решения коллегии) принимаются по результатам коллегиального обсуждения актуальных вопросов, относящихся к компетенции Администрации Волгоградской области. Решения коллегии носят рекомендательный характер.

3.1.2. Проекты постановлений, распоряжений готовятся и представляются на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области, а решений коллегии - на рассмотрение коллегии Администрации Волгоградской области (далее именуется - коллегия) в соответствии с решениями федеральных органов государственной власти, планами работы Администрации Волгоградской области, поручениями Главы Администрации Волгоградской области, его заместителей, управляющего делами, а также по инициативе структурных подразделений Администрации Волгоградской области, глав администраций муниципальных образований, организаций и граждан.

3.1.3. Правом официального внесения проектов правовых актов на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области обладают первые заместители и заместители Главы Администрации Волгоградской области, управляющий делами, руководители структурных подразделений Администрации Волгоградской области, аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

3.2. Порядок подготовки проектов постановлений, распоряжений,
решений коллегии

3.2.1. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегии должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать федеральному и областному законодательству, Уставу Волгоградской области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям Главы Администрации Волгоградской области;

иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопросов, исключающее возможность двоякого толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения;

при необходимости в документах делается ссылка на соответствующие правовые акты;

если принимаемый документ исключает действие ранее принятых правовых актов, в нем должен быть пункт о признании их утратившими силу;

документы, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных органов власти, законов Волгоградской области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.

3.2.2. Проекты документов из структурных подразделений Администрации Волгоградской области должны представляться в соответствующие структурные подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области, в чью компетенцию входит указанный в проекте вопрос, на бумажных носителях и в электронном виде на дискетах 3,5 дюйма.

3.2.3. Ответственный работник структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области (управления, отдела, секретариата), которому поручена доработка поступившего проекта постановления, распоряжения, решения коллегии, проводит экспертизу проекта и сопроводительных материалов (включая проверку полноты согласования), редакторскую доработку текста проекта и писем в федеральные органы власти (при их наличии), оформляет справку к постановлению (решению коллегии) по установленной форме (образец первой страницы представлен в приложении 3) и реестр адресатов для рассылки постановления (распоряжения, решения коллегии), где указываются организации и должностные лица, которым документ должен быть разослан (образец представлен в приложении 4). Реестр адресатов для рассылки распоряжения заполняется в двух экземплярах.

3.2.4. К проекту постановления, распоряжения, решения коллегии прилагаются: сопроводительное письмо за подписью автора проекта (если объем проекта более трех страниц), содержащее краткое изложение существа вопроса, копии документов, на которые делается ссылка или в которые вносятся изменения и дополнения; заявления, ходатайства, представления, пояснительные записки, аналитические справки, сметы и расчеты расходов, бланк согласования (письмо о согласовании, протоколы согласования) и другие документы, необходимые для полного и всестороннего освещения вопроса. Если в проекте документа идет речь о необходимости обращения в федеральные органы власти, то должен быть приложен проект письма (в двух экземплярах), адресованный# названному органу власти.

3.2.5. Проект постановления, распоряжения, решения коллегии визируется первым заместителем, заместителем, курирующим структурное подразделение, подготовившее правовой акт, и подлежит обязательному согласованию с руководителями заинтересованных органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и контрольным управлением.

Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.

3.2.6. Проект постановления, распоряжения по вопросам передачи в иную собственность объектов, находящихся в государственной собственности Волгоградской области, подлежит обязательному согласованию со всеми первыми заместителями и заместителем Главы Администрации Волгоградской области - председателем Комитета по управлению государственным имуществом Волгоградской области.

Проект постановления, распоряжения, решения коллегии, содержащий вопросы формирования бюджета Волгоградской области, его исполнения и контроля за исполнением бюджета, отчетности об исполнении бюджета, подлежит обязательному согласованию с заместителем Главы Администрации Волгоградской области - начальником Главного финансово-казначейского управления Администрации Волгоградской области (далее именуется - Главное финансово-казначейское управление).

Проект постановления, распоряжения, вносящий изменения и дополнения в ранее принятый правовой акт, согласуется со всеми организациями и должностными лицами, которые согласовывали основной (первоначальный) документ.

Проект постановления, распоряжения об отмене ранее принятого постановления, распоряжения по решению суда, протесту прокурора Волгоградской области, заключению Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области, Территориального управления Министерства Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства по Волгоградской области и Республике Калмыкия готовит структурное подразделение, подготовившее отменяемое постановление, распоряжение, и согласует его только с государственно-правовым управлением.

3.2.7. Согласование проекта оформляется на бланке согласования и включает личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Срок согласования, как правило, составляет три дня.

3.2.8. Первый заместитель Главы Администрации Волгоградской области, заместитель Главы Администрации Волгоградской области, управляющий делами, сотрудники государственно-правового управления ставят свои визы внизу последней страницы проекта с лицевой стороны. Другие должностные лица расписываются на бланке согласования. Образец заполнения бланка согласования представлен в приложении 1.

3.2.9. Возможно оформление согласования письмом согласования, протоколом обсуждения проекта на совещании представителей соответствующих органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных организаций.

3.2.10. Отказ от согласования, а также внесение исправлений в проект документа не допускается. В случае несогласия с содержанием проекта на бланке согласования делается отметка "См. замечания", ставится подпись, и лист с изложением замечаний прилагается к бланку согласования. Замечания печатаются на пишущей машинке или на компьютере и подписываются.

После внесения в текст исправлений в соответствии с замечаниями исполнитель проекта представляет новый вариант текста автору замечаний, который на бланке согласования делает отметку "Замечания сняты" и расписывается повторно. Не допускается зачеркивание отметки "См. замечания" или ее удаление с использованием штриха для корректуры опечаток.

В случае, если исполнитель проекта не согласен с замечаниями и не учитывает их при подготовке текста, он прилагает к проекту пояснительную записку по замечаниям. Образец пояснительной записки представлен в приложении 2.

3.2.11. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, распоряжений, решений коллегии (достоверность сведений, целесообразность намеченных мер, полнота представленных материалов, согласование с заинтересованными сторонами) несут руководители структурных подразделений Администрации Волгоградской области и аппарата Главы Администрации Волгоградской области, вносящие проект на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области или коллегии, и заместитель Главы Администрации Волгоградской области, курирующий указанное структурное подразделение.

3.2.12. Согласованный проект постановления, распоряжения, решения коллегии передается в государственно-правовое управление для проведения юридической экспертизы и визирования.

При проведении юридической экспертизы государственно-правовое управление проверяет:

соответствие проекта постановления, распоряжения, решения коллегии законодательству Российской Федерации и Волгоградской области;

обоснованность внесения проектом постановления, распоряжения изменений и дополнений в ранее принятые правовые акты Главы Администрации Волгоградской области;

обоснованность признания правовых актов Главы Администрации Волгоградской области утратившими силу;

соответствие проекта постановления, распоряжения, решения коллегии требованиям законодательной техники.

Кроме того, государственно-правовое управление определяет статус правового акта.

После проведения юридической экспертизы проект постановления, распоряжения, решения коллегии визируется сотрудником государственно-правового управления.

В случае выявления несоответствия проекта постановления, распоряжения, решения коллегии действующему законодательству Российской Федерации и Волгоградской области, требованиям законодательной техники сотрудник государственно-правового управления возвращает его для доработки с приложением в отдельных случаях письменного заключения.

Срок работы с проектом постановления, распоряжения, решения коллегии в государственно-правовом управлении - семь дней. При необходимости истребования и исследования дополнительных материалов, связанных с проектом, срок работы может быть продлен.

В случае возвращения проекта постановления, распоряжения, решения коллегии для доработки указанный выше срок исчисляется вновь с момента поступления в государственно-правовое управление доработанного проекта постановления, распоряжения, решения коллегии.

3.2.13. Проект постановления, распоряжения, решения коллегии, возвращенный государственно-правовым управлением руководителю структурного подразделения, внесшему проект на рассмотрение, дорабатывается в трехдневный срок с момента поступления его в структурное подразделение.

3.2.14. Неурегулированные разногласия между структурными подразделениями и иными организациями и должностными лицами по проекту постановления, распоряжения, решения коллегии рассматриваются первым заместителем, заместителем Главы Администрации Волгоградской области или управляющим делами (в соответствии с распределением обязанностей), который принимает решение по разногласиям. При этом первый заместитель, заместитель Главы Администрации Волгоградской области (управляющий делами) вправе принять решение о внесении на рассмотрение Главе Администрации Волгоградской области или коллегии проекта с разногласиями.

3.2.15. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит повторному согласованию руководителями организаций, их подразделений, а также сотрудником государственно-правового управления. Повторное согласование не требуется, если при доработке внесены уточнения, не изменившие существа проекта.

Период работы над проектом с момента начала работы и до его представления на подпись Главе Администрации Волгоградской области не должен превышать трех месяцев. В случае продления указанного срока проект подлежит повторному согласованию.

3.2.16. Оформление проектов постановлений, распоряжений, решений коллегии в структурных подразделениях аппарата Главы Администрации Волгоградской области осуществляется, как правило, в течение 10 рабочих дней.

3.2.17. Подготовленный проект вместе с указанными сопроводительными материалами передается ответственным исполнителем структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области или структурного подразделения Администрации Волгоградской области, руководителем которого является заместитель Главы Администрации Волгоградской области, в протокольный отдел, в котором проект в трехдневный срок редактируется в соответствии с правилами русского языка.

3.2.18. Проект постановления, распоряжения, решения коллегии, подготовленный с нарушением установленных требований и нуждающийся в доработке, возвращается протокольным отделом для исправления.

Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку также в случаях:

низкого качества компьютерного исполнения текста или несоответствия печатного текста магнитному носителю;

отсутствия необходимых согласований должностных лиц, органов, организаций;

отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля;

несоответствия положениям настоящей Инструкции.

Срок доработки проекта в структурном подразделении не должен превышать трех дней.

3.2.19. После доработки проект постановления, распоряжения, решения коллегии повторно передается в протокольный отдел, который в течение двух рабочих дней осуществляет проверку устранения нарушений и направляет его управляющему делами для ознакомления, визирования и представления документа Главе Администрации Волгоградской области на подписание.

3.2.20. Передача на подпись Главе Администрации Волгоградской области подготовленных проектов постановлений, распоряжений, минуя управляющего делами, не допускается.

3.2.21. Копии документов рассылаются в обязательном порядке всем названным в них организациям и должностным лицам, Главе Администрации Волгоградской области, его первому заместителю, заместителю, курирующему данный вопрос, управляющему делами, исполнителю проекта, структурному подразделению аппарата Главы Администрации Волгоградской области, в котором производилась доработка проекта, контрольному управлению.

Копии нормативных правовых актов рассылаются также:

первым заместителям и заместителям Главы Администрации Волгоградской области, управляющему делами;

государственно-правовому управлению аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

Конституционному Суду Российской Федерации;

Главному государственно-правовому управлению Президента Российской Федерации;

главному федеральному инспектору аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе;

Волгоградской областной Думе;

Прокуратуре Волгоградской области;

Управлению Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области;

отделу пресс-службы аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

Представительству Администрации Волгоградской области и Волгоградской областной Думы при Правительстве Российской Федерации;

организационному управлению аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

управлению по работе с территориями аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

отделам по работе с муниципальными образованиями аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

информационно-аналитическому отделу аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

информационным службам "Гарант" и "Консультант";

редакции газеты "Волгоградская правда";

администрациям всех муниципальных образований;

Волгоградской областной универсальной научной библиотеке им. М. Горького (два экземпляра).

Копии постановлений и распоряжений, изменяющих или дополняющих ранее принятые документы, направляются организациям, которым рассылались эти документы, или их правопреемникам.

3.3. Основные требования к оформлению постановлений, распоряжений,
решений коллегии

3.3.1. Компьютерный набор текстов проектов постановлений, распоряжений, решений коллегии и приложений к ним осуществляется в машинописном бюро общего отдела (далее именуется - машинописное бюро) в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.

3.3.2. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегии и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman размером N  14 в формате Word for Windows, наименование файла должно содержать максимум 8 латинских символов, иметь расширение doc и указываться на бумажной копии в левом нижнем углу последнего листа шрифтом N  9.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое поле 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2,0 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в пункт 3.3.3 подраздела 3.3 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.3. Постановления, распоряжения, решения коллегии имеют следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

код Администрации Волгоградской области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (00021829);

наименование органа;

дата документа;

регистрационный номер;

заголовок;

преамбула (не обязательно);

постановляющая (распорядительная) часть;

подпись Главы Администрации Волгоградской области или лица, исполняющего его обязанности.

Последний реквизит отсутствует на копиях документов. Достоверность копий заверяется печатью протокольного отдела.

Каждый реквизит имеет строго установленное место расположения.

3.3.4. Заголовок в краткой форме обозначает предмет, регулируемый документом, заключает в себе обычно ответ на вопрос: о чем (о ком) речь в документе? Иногда он обозначает вопросы, которые регулирует документ ("Вопросы подготовки...", "Вопросы комитета..."). Заголовок должен быть точным. Заголовок отсутствует в распоряжениях, текст которых занимает менее двух третей страницы.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов наименования правового акта.

3.3.5. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается без помарок и исправлений на одной стороне листа через 1,5 межстрочных интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

3.3.6. Преамбула служит для обоснования необходимости принятия документа. В ней указываются обстоятельства и мотивы, послужившие причиной для издания документа, сообщается о цели предписываемых действий. Цифровые данные приводятся только по основным показателям.

В констатирующей части должны содержаться ссылки на законы и иные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования акта, даты, номера и заголовка. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. В постановлении, распоряжении преамбула может отсутствовать, если меры, предписываемые в постановляющей (распорядительной) части, не нуждаются в разъяснении.

Преамбула завершается:

в постановлении - словом "постановляю:" (без переноса на новую строку, вразрядку);

в решении коллегии - словом "РЕШИЛА:" (от левой границы текстового поля).

В случае отсутствия преамбулы в постановлении текст начинается со слова "Постановляю:"

3.3.7. Постановляющая (распорядительная) часть постановления (распоряжения) должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информации, отчетов об исполнении.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Администрации Волгоградской области, другие организации. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия возлагается лично на него.

Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспеченными необходимыми материальными и финансовыми ресурсами.

При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы и не допускать повторений и противоречий с ними либо отменять ранее принятые документы или признавать утратившими силу.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного (первоначального) документа.

В последнем пункте постановляющей (распорядительной) части документа может быть указана организация (должностное лицо), на которую возлагается контроль за исполнением данного документа в целом.

Решения коллегии носят рекомендательный характер.

3.3.8. Постановляющая (распорядительная) часть документа излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов.

Каждый пункт акта содержит законченную мысль, объединяет действия одного характера и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга. Пункт может относиться к нескольким исполнителям, разделяться на подпункты, каждый из которых определяет отдельное конкретное действие.

Пункты имеют единую (сквозную) нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Подпункты нумеруются строчными буквами или арабскими цифрами со скобкой: а), б), в) или 1), 2), 3), начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев или предложений, то они отделяются друг от друга точками.

3.3.9. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит в постановлении, распоряжении из слов "Глава Администрации Волгоградской области", инициалов имени, отчества и фамилии Главы Администрации Волгоградской области. Слова "Глава Администрации" и "Волгоградской области" печатаются от границы левого поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия Главы Администрации Волгоградской области печатаются у правой границы текстового поля. Решения коллегии подписываются председателем коллегии и секретарем коллегии. Подпись секретаря коллегии располагается ниже.

3.3.10. Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом, печатается в левом верхнем углу первой страницы документа.

3.3.11. Индекс (номер) проставляется после подписания документа, печатается рядом с реквизитом "Дата".

3.3.12. Структура проекта должна быть логически обоснованной, текст изложен простым, доступным для понимания языком, исключающим возможность различного толкования.

Наименования упоминаемых в постановлении, распоряжении, решении коллегии организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, документах об их создании, переименовании, при этом в постановлениях и решениях коллегии используются полные официальные наименования, в распоряжениях могут использоваться сокращенные официальные наименования.

В постановлениях, распоряжениях, решениях коллегии следует по возможности избегать употребления сокращенных слов.

В случаях многократного упоминания в документе того или иного объекта (круга объектов), а равно неоднократного употребления того или иного понятия, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов), понятии приводится его полное, а затем в скобках сокращенное наименование [по форме: "(далее именуется - ...)"], в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование.

3.4. Оформление приложений к правовым актам

3.4.1. Законы, постановления, распоряжения, решения коллегии могут иметь приложения, которые являются составной частью правового акта. В приложениях указываются конкретные меры, объемы работ, сроки, исполнители и т.д.

При наличии приложения на него обязательно делается ссылка в тексте закона, постановления, распоряжения, решения коллегии.

В приложениях помещают перечни; положения, уставы, инструкции, программы, планы, таблицы, графики, карты, схемы, образцы документов, бланков и другие материалы, если они необходимы для надлежащего применения документа.

3.4.2. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений, решений коллегии.

Допускается при необходимости печатать приложения шрифтом меньшего размера, чем основная часть правового акта, но не менее N  9.

3.4.3. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", "(приложение)" или "(прилагается)", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1,5-2 межстрочных интервала дается ссылка на дату и номер постановления, распоряжения или решения коллегии. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:

                                                          ПРИЛОЖЕНИЕ

      1,5-2 интервала

                                                          к распоряжению Главы

                                                          Администрации

                                                          Волгоградской области

      1,5-2 интервала

                                                          от 4 апреля 2003 г. N 322-р

3.4.4. При наличии нескольких приложений к постановлению (распоряжению, решению коллегии) на них проставляются порядковые номера арабскими цифрами: "ПРИЛОЖЕНИЕ 1", "ПРИЛОЖЕНИЕ 2". При этом на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1", "Продолжение приложения 2".

3.4.5. При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, устав, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий, смету расходов) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (Устав - УТВЕРЖДЕН, Положение УТВЕРЖДЕНО, Инструкция - УТВЕРЖДЕНА, Временные правила - УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

                                                            УТВЕРЖДЕНА

                                                            постановлением Главы

                                                            Администрации

                                                            Волгоградской области

                                                            от 8 апреля 2003 г. N 315

                                    ПРОГРАММА

           взаимодействия Администрации Волгоградской области, территориальных

                 подразделений федеральных органов исполнительной власти,

               исполнительных органов местного самоуправления по пополнению

             доходной части бюджетов и экономии бюджетных средств в 2003 году

        .........................................................................

                                                            УТВЕРЖДЕН

                                                            постановлением Главы

                                                            Администрации

                                                            Волгоградской области

                                                            от 5 апреля 2003 г. N 277

                                       ОТЧЕТ

           об итогах эмиссии ценных бумаг Администрации Волгоградской области

                                   за 2002 год

3.4.6. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Первое слово заголовка выделяется прописными буквами, и может быть напечатано вразрядку, например: П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок не подчеркивается и точка в конце его не ставится.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

3.4.7. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.4.8. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом или печатать прописными буквами.

3.4.9. Нумерация разделов, глав, пунктов, подпунктов в положениях, уставах, договорах, инструкциях, правилах, программах и других подобных документах может осуществляться двояким способом:

разделы, главы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами, при этом номер подпункта включает номера раздела, главы, пункта, разделенные точками, например: 3.2.; 3.2.1.;

разделы (главы), пункты имеют сквозную нумерацию для всего текста.

После цифровых перечислений с точкой абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками.

Разделы, главы, пункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

3.4.10. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.4.11. Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок. Образцы примечания и сноски представлены в приложении 5.

Приложение к постановлению, распоряжению визирует на последней странице сотрудник государственно-правового управления и подписывают руководитель структурного подразделения Администрации или аппарата Главы Администрации Волгоградской области, подготовившего проект, и управляющий делами, при этом реквизит подписи управляющего делами печатается выше реквизита подписи руководителя структурного подразделения.

В состав реквизита "Подпись" входят: полное наименование должности лица, подписавшего приложение, его личная подпись (с расшифровкой).

Приложение к решению коллегии визирует на последней странице сотрудник государственно-правового управления и подписывают руководитель структурного подразделения Администрации или аппарата Главы Администрации Волгоградской области, подготовившего проект, и секретарь коллегии, при этом реквизит подписи секретаря коллегии печатается выше реквизита подписи руководителя структурного подразделения.

3.4.12. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица занимает более одной страницы, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице (при печатании на компьютере используется колонтитул).

3.4.13. При оформлении на компьютере табличных и списочных материалов должны использоваться средства Word. Обрамление снаружи не делается, а внутри - только на заголовочной части таблицы.

3.4.14. В табличных приложениях допускается употребление сокращенных слов и наименований, сокращения должны быть общепринятыми. Сокращение слов в заголовках граф не допускается. Заголовки граф следует писать в единственном числе (например: наименование технических средств, единица измерения, срок поставки, завод-изготовитель); наименование единиц измерения пишется в родительном падеже множественного числа и в скобках [(рублей), (метров)].

В заголовочной части таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено, знаки препинания не ставятся.

3.4.15. В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы (приложение 6, таблица 1).

Заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы (приложение 6, таблица 2).

3.4.16. В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин".

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце пункта 3.4.16 подраздела 3.4 раздела 3 настоящей Инструкции имеется в виду Межгосударственный стандарт ГОСТ 8.417-2002 "Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин"

3.4.17. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

3.4.18. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика (приложение 6, таблицы 3, 4).

Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби - по запятой внутри числа, после запятой десятичные знаки ставятся под десятичные, сотые - под сотые и т.д.

3.5. Порядок подписания и издания постановлений, распоряжений,
решений коллегии

3.5.1. Постановления, распоряжения подписываются Главой Администрации Волгоградской области, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности; приложения - управляющим делами, в отсутствие управляющего делами - исполняющим обязанности управляющего делами.

Решения коллегии и протоколы заседаний коллегии подписываются председателем и секретарем коллегии, в их отсутствие - лицами, исполняющими обязанности председателя и секретаря; приложения секретарем коллегии или лицом, исполняющим его обязанности.

3.5.2. Внесение исправлений в подлинники постановлений, распоряжений, решений коллегии не допускается, кроме исправления орфографических и других явных ошибок.

3.5.3. Регистрация постановлений, распоряжений и решений коллегии осуществляется протокольным отделом в журналах и АСЭД.

Датой постановления, распоряжения считается дата его подписания, датой решения коллегии - дата заседания коллегии.

Постановления и распоряжения нумеруются в пределах календарного года арабскими цифрами, распоряжения - с добавлением к порядковому номеру буквы "р" через дефис. Решениям коллегии присваивается номер, состоящий из порядкового номера протокола заседания коллегии и через косую черту порядкового номера решения с начала года.

3.5.4. Изготовление копий постановлений, распоряжений и решений коллегии в большем количестве экземпляров, чем указано в реестре адресатов для рассылки документа, не разрешается.

3.5.5. Копии постановлений, распоряжений, решений коллегии заверяются печатью протокольного отдела и передаются в канцелярию общего отдела (далее именуется - канцелярия) для направления адресатам согласно реестру адресатов для рассылки документа, подписанному исполнителем.

3.5.6. Размножение и рассылка копий подписанных постановлений, распоряжений и решений коллегии, как правило, производится в течение трех дней с момента поступления их в протокольный отдел.

3.5.7. Повторное размножение и рассылка копий документов, а также снятие копий ранее принятых постановлений, распоряжений, решений коллегии допускается только с разрешения управляющего делами.

3.5.8. Замена ранее разосланных копий постановлений, распоряжений, решений коллегии производится по указанию управляющего делами.

3.5.9. Ответственность за своевременное печатание постановлений, распоряжений, решений коллегии, их размножение и рассылку копий документов возлагается на общий отдел.

3.5.10. Нормативные правовые акты Главы Администрации Волгоградской области вступают в силу с момента их официального опубликования, если в самом нормативном правовом акте не установлен иной порядок вступления в силу.

Индивидуальные правовые акты Главы Администрации Волгоградской области вступают в силу со дня их подписания.

Нормативные правовые и индивидуальные правовые акты, вступившие в силу со дня подписания, подлежат официальному опубликованию, если это предусмотрено в самом акте.

3.5.11. Официальные тексты также могут распространяться в машиночитаемом виде в информационных системах.

Правовые акты Главы Администрации Волгоградской области могут быть опубликованы в иных печатных изданиях, а также доведены до всеобщего сведения по телевидению и радио, разосланы государственным органам, органам местного самоуправления, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям, переданы по каналам связи.

3.5.12. Контроль за правильностью и своевременностью опубликования правовых актов Главы Администрации Волгоградской области осуществляет отдел по взаимодействию с областной Думой, общественными объединениями и СМИ.

4. Порядок подготовки и оформления договоров, соглашений, протоколов,
меморандумов и конвенций, подписываемых Главой Администрации
Волгоградской области

4.1. Договор, соглашение, протокол, меморандум, конвенция (далее именуется - договор) от имени Волгоградской области или с участием Администрации Волгоградской области подписывается Главой Администрации Волгоградской области.

В случае отсутствия Главы Администрации Волгоградской области договор подписывается лицом, исполняющим обязанности Главы Администрации Волгоградской области.

Иные должностные лица, в том числе первые заместители, заместители Главы Администрации Волгоградской области, управляющий делами Администрации Волгоградской области, вправе подписывать договоры только на основании доверенности, выданной Главой Администрации Волгоградской области.

4.2. Проект договора готовится структурным подразделением Администрации Волгоградской области или аппарата Главы Администрации Волгоградской области по поручению Главы Администрации Волгоградской области.

Проекты договоров с субъектами международного права, административно-территориальными образованиями иностранных государств готовятся департаментом международного сотрудничества Комитета экономики Администрации Волгоградской области (далее именуется - департамент международного сотрудничества).

Ответственность за качество подготовки договора несет руководитель структурного подразделения, которому поручена подготовка проекта договора, и первый заместитель, заместитель Главы Администрации Волгоградской области, курирующий данное структурное подразделение.

4.3. При подготовке договора обязательной является проверка полномочий лиц, подписывающих договор, которая осуществляется структурным подразделением, готовящим проект договора.

4.4. Проект договора подлежит согласованию с заинтересованными органами. При наличии в проекте договора финансовых обязательств Волгоградской области либо Администрации Волгоградской области он подлежит обязательному согласованию с Главным финансово-казначейским управлением.

4.5. Согласованный проект договора представляется в государственно-правовое управление.

Сотрудник государственно-правового управления проводит экспертизу проекта договора на соответствие законодательству Российской Федерации и Волгоградской области, а также повторно проверяет полномочия лиц, подписывающих данный договор.

В случае соответствия проекта договора всем предъявляемым к договору требованиям сотрудник государственно-правового управления визирует каждый лист проекта договора. В случае несоответствия проекта договора законодательству Российской Федерации и Волгоградской области и обнаружения недостатков в его оформлении дается мотивированное заключение. При этом проект договора визированию не подлежит.

Проект договора, не завизированный в государственно-правовом управлении, на подпись Главе Администрации Волгоградской области не представляется.

4.6. Копия проекта договора, завизированного в государственно-правовом управлении, хранится в государственно-правовом управлении до представления в соответствии с пунктом  4.9 на хранение копии договора, подписанного всеми сторонами.

4.7. Завизированный в государственно-правовом управлении проект договора направляется структурным подразделением, подготовившим данный проект договора, управляющему делами Администрации Волгоградской области, который представляет его на подпись Главе Администрации Волгоградской области.

4.8. Подписанный Главой Администрации Волгоградской области договор регистрируется в государственно-правовом управлении.

Канцелярия не вправе проставлять гербовую печать Администрации Волгоградской области на договор, не завизированный и не зарегистрированный в государственно-правовом управлении.

4.9. После подписания договора всеми сторонами структурное подразделение, подготовившее проект данного договора, обязано представить в государственно-правовое управление для хранения копию договора вместе со всеми сопроводительными документами (представлениями, письмами, ходатайствами). Подлинный экземпляр договора находится на хранении в структурном подразделении, подготовившем договор.

5. Оформление доверенности Администрации Волгоградской области

5.1. Доверенность для представления интересов Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области перед третьими лицами (далее именуется - доверенность) выдается за подписью Главы Администрации Волгоградской области, которая заверяется круглой гербовой печатью Администрации Волгоградской области.

5.2. В случае отсутствия Главы Администрации Волгоградской области доверенность выдается его первым заместителем, исполняющим обязанности Главы Администрации Волгоградской области.

Иные должностные лица Администрации Волгоградской области вправе подписывать и выдавать доверенность в случае, если такие полномочия указаны в доверенности, полученной должностным лицом от Главы Администрации Волгоградской области.

5.3. Лица, имеющие доверенность, имеют право использовать официальные бланки Администрации Волгоградской области.

5.4. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

5.5. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

5.6. Доверенность, выдаваемая в соответствии с изложенным порядком, обязательному нотариальному удостоверению не подлежит.

5.7. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

5.8. Действие доверенности прекращается вследствие:

истечения срока доверенности;

отмены доверенности лицом, выдавшим ее;

отказа лица, которому выдана доверенность;

других причин, указанных в Гражданском кодексе Российской Федерации.

5.9. Должностное лицо, выдавшее доверенность, может в любое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, - отказаться от нее.

5.10. С прекращением действия доверенности теряет силу передоверие.

5.11. При прекращении действия доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность.

6. Оформление протоколов

6.1. Оформление протоколов рабочих встреч представителей иностранных
государств и Администрации Волгоградской области

6.1.1. Протокол встречи делегаций является документом о намерениях, вытекающих из соглашения о сотрудничестве сторон.

В протоколе определяются принципы сотрудничества, пути осуществления совместных программ и мероприятий в производственной, инвестиционной, культурной, коммерческой, финансово-кредитной и иных областях.

6.1.2. Организация проведения рабочих встреч у Главы Администрации Волгоградской области и его заместителей, оформление протокола возлагаются на департамент международного сотрудничества.

6.1.3. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

название вида документа (протокол рабочей встречи);

наименование сторон, принимающих участие в рабочей встрече;

дата и место подписания протокола;

срок, в который происходила рабочая встреча;

номер;

текст;

подписи;

печать.

6.1.4. Датой протокола является дата проведения итогового совещания, заседания.

6.1.5. Протоколы рабочих встреч нумеруются в нарастающем порядке с начала календарного года.

6.1.6. Протокол оформляется кратко. Текст протокола включает в себя вводную, основную и заверяющую части.

Во вводной части протокола указываются фамилии, инициалы и должности председательствующих и секретарей совещания с российской и иностранной сторон, а также участников рабочей встречи у Главы Администрации Волгоградской области или его первых заместителей, заместителей. При этом слева указывается должность, справа - инициалы, фамилия.

Должности и фамилии пишутся в именительном падеже. Фамилии приглашенных располагаются в алфавитном порядке. Фамилии приглашенных следует помещать в протокол в том случае, если их число не превышает 15. В случае большего количества приглашенных к протоколу прилагается список присутствующих.

6.1.7. В основной части протокола излагаемые вопросы располагаются по степени их важности. Текст основной части протокола по каждому рассматриваемому вопросу строится по схеме: ПРОВЕЛИ ПЕРЕГОВОРЫ ДОГОВОРИЛИСЬ.

Каждый вопрос должен иметь порядковый номер, оформленный арабскими цифрами, который проставляется перед словами "ПРОВЕЛИ ПЕРЕГОВОРЫ".

В подразделе "ПРОВЕЛИ ПЕРЕГОВОРЫ" после двоеточия указываются стороны, осуществившие переговоры, должности и фамилии представителей сторон после слов "в лице", формулировка рассматриваемого вопроса.

В подразделе "ДОГОВОРИЛИСЬ" протокольно записываются сроки исполнения с указанием лиц, ответственных за это.

6.1.8. Протокол должен быть подписан руководителями делегаций, принимавших участие в рабочей встрече. Руководителями делегаций, принимающих участие в рабочей встрече, как правило, являются:

со стороны Администрации Волгоградской области - Глава Администрации Волгоградской области или его заместитель;

с иностранной стороны - руководитель официальной делегации.

Протоколы рабочих встреч хранятся в департаменте международного сотрудничества.

6.1.9. Если встреча делегаций стенографируется, то стенограмма подписывается стенографисткой и Главой Администрации Волгоградской области или лицом, ответственным за проведение встречи, и прикладывается к протоколу.

6.2. Протокол совещания, заседания

6.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

6.2.2. Обязанности по сбору материалов, ведению записей во время совещания (заседания) и подготовке текста протокола совещания (заседания) возлагаются на секретаря совещания (заседания) или службу ДОУ и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола совещания (заседания) должен быть подготовлен не позднее чем через три дня после проведения совещания (заседания). Соответствующие пункты проекта протокола совещания (заседания) визируются руководителями структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

6.2.3. Протокол оформляется кратко. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

6.2.4. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на бланке органа исполнительной власти формата А4 и имеют во вводной части следующие реквизиты:

Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания (наименование коллегиального органа) отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания".

Дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Фамилии приглашенных располагаются в алфавитном порядке. Они помещаются в протокол в том случае, если количество приглашенных не превышает 15 человек. Если приглашенных больше, то список присутствующих прилагается к протоколу.

Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ:" печатают от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

6.2.5. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая проставляется перед словом "СЛУШАЛИ".

В подразделе "СЛУШАЛИ" после двоеточия в одной строке указывается формулировка рассматриваемого вопроса, начинающаяся с предлога "О..." ("Об"), строкой ниже - фамилия докладчика в именительном падеже. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.

Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире (также с прописной буквы) пишут: "Доклад прилагается".

В подразделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

В подразделе "РЕШИЛИ:" ("ПОСТАНОВИЛИ:") протокольно записывается решение, сроки исполнения, ответственные лица.

Протокольные решения (постановления) по каждому вопросу печатаются полностью и излагаются в повелительной форме, краткими, точными фразами. Если протокольное решение (постановление) состоит из нескольких пунктов или подпунктов, они должны нумероваться арабскими цифрами, каждый пункт должен начинаться с красной строки.

Протокол может фиксировать решение (постановление) об утверждении того или иного документа (приложения). В этом случае утвержденный документ должен прилагаться к протоколу с указанием его номера и даты.

В случае необходимости указываются результаты голосования: "за -", "против -", "воздержались -", "единогласно".

6.2.6. Протокол должен иметь две подписи: председателя и секретаря совещания (заседания).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

6.2.7. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

6.2.8. Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

6.2.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти.

6.2.10. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

6.2.11. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа, реестр составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

6.2.12. В некоторых случаях протокольные решения доводятся до сведения исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке "Выписка из протокола" и заверяются печатью службы ДОУ.

6.2.13. Стенограмма совещания (заседания) подписывается стенографистом.

6.2.14. Образец протокола представлен в приложении 7.

7. Приказы и распоряжения руководителей структурных подразделений
администрации Волгоградской области

7.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы структурных подразделений.

Проекты приказов (распоряжений) готовят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти, его первых заместителей, заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем структурного подразделения Администрации Волгоградской области или исполняющим его обязанности.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.

7.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

7.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно; приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

7.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

7.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение правового акта вышестоящего органа власти должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

7.6. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N  14.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа - приказ (распоряжение);

дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения), например:

15 апреля 2003 г. N  21; 03.04.2003 N  44.

Дата располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией на бланке. Дата подписания приказа является датой вступления его в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте).

Регистрационный номер приказа по основной деятельности оформляется на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведенной для даты и номера в заголовочной части документа. Регистрационный номер представляет собой порядковый номер приказа в пределах календарного года (N  25; N  30). Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О командировании работников Комитета

в Москву...

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

7.7. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N  14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

7.8. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Если цель издания документа ясна, преамбула может отсутствовать. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку. В случае отсутствия преамбулы приказ начинается со слова "П р и к а з ы в а ю".

7.9. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения по примерной речевой модели: кому что делать (сделать) с какого срока (к какому сроку). Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу..." или "Отменить...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в реестре адресатов для рассылки документа, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

7.10. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на постановлениях (распоряжениях) Главы Администрации Волгоградской области.

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

7.11. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центрованно;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются ниже текста на одном уровне.

7.12. Обязательными являются отметки об ознакомлении с приказом всех названных в нем лиц.

7.13. Образцы приказа и распоряжения представлены в приложении 8.

8. Положение, правила, инструкция

8.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов исполнительной власти Волгоградской области.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

8.2. Положение, правила, инструкция применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются руководителем структурного подразделения или как акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органа исполнительной власти.

8.3. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

8.4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке органа исполнительной власти.

8.5. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту).

8.6. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

8.7. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация в положении (правилах, инструкциях) осуществляется в соответствии с разделом 3 Инструкции.

8.8. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

9. Телеграммы

9.1. Телеграммы печатаются на листе бумаги.

9.2. При оформлении телеграмм указывается полный телеграфный адрес организации, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дата.

9.3. Текст телеграмм излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, двтч), печатается на лицевой стороне без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

9.4. Реквизит "Подпись" в телеграмме начинается с абзаца.

9.5. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм".

В телеграммах, подписанных руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

9.6. В нижней части телеграммы под чертой указываются: дата отправления телеграммы, исходящий номер, который состоит из индекса структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера, точный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона.

9.7. Телеграммы для отправки принимаются канцелярией в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй с подписью должностного лица и визой работника, подготовившего документ, остается в канцелярии.

9.8. Документы для отправки принимаются канцелярией полностью оформленными, подписанными, с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

9.9. Срочные телеграммы отправляются немедленно. В рабочие дни после 17 ч. 30 мин., а также в выходные и праздничные дни телеграммы отправляются специалистом (дежурным) общего отдела.

9.10. При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.

9.11. Образец телеграммы представлен в приложении 9.

10. Служебные письма

10.1. Служебные письма органов исполнительной власти готовятся:

как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов власти;

как исполнение полученных поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции данных органов исполнительной власти;

как сопроводительные письма к законопроектам, проектам правовых актов Главы Администрации Волгоградской области;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

10.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями Администрации Волгоградской области, ее структурных подразделений.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в пункт 10.3 раздела 10 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Герба Волгоградской области средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

10.4. Отвечая на поступивший документ, необходимо указывать его номер и дату.

10.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо органа исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

10.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Главное финансово-казначейское управление считает...", "Комитет по управлению государственным имуществом Волгоградской области рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

10.7. Датой письма является дата его подписания.

10.8. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

10.9. Копии исходящих писем, отправляемых из структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области, остаются в этих подразделениях.

Исходящий номер документа состоит из:

индекса аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

индекса структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области, готовившего документ;

индекса дела по номенклатуре дел;

порядкового номера документа в пределах календарного года.

Информация о документах вводится в АСЭД.

10.10. В целях своевременного отправления исходящей корреспонденции ее необходимо сдавать в канцелярию для обработки не позднее 16 часов.

В отдельных случаях допускается вызов в Администрацию Волгоградской области работников подведомственных организаций для вручения срочной корреспонденции.

10.11. Образец служебного письма представлен в приложении 10.

11. Порядок подготовки и оформления поручений Главы Администрации
Волгоградской области, его первых заместителей, заместителей,
управляющего делами

11.1. Оформление поручений Главы Администрации Волгоградской области, его первых заместителей, заместителей и управляющего делами осуществляется в следующем порядке:

подготовка проектов поручений, данных Главой Администрации Волгоградской области, его первыми заместителями, заместителями, управляющим делами, осуществляется их помощниками или сотрудниками структурных подразделений;

поручение излагается на бланке руководителя, рассматривающего инициативный документ, или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому поручение относится;

поручение излагается лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, и сроков исполнения. В состав поручения (резолюции) входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата;

если в проекте поручения предусматривается несколько исполнителей, равных по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным;

если поручения направляются организациям, не входящим в утвержденные реестры адресатов для рассылки документа, то должны быть указаны их почтовые адреса;

не допускаются правки (изменения и добавления) в текстах поручений после их подписания.

11.2. Информация, содержащаяся в поручении Главы Администрации Волгоградской области, его первого заместителя, заместителя или управляющего делами, заносится в АСЭД под номером инициативного документа (по единой нумерации с начала года).

11.3. Подписанное поручение Главы Администрации Волгоградской области, его первого заместителя, заместителя или управляющего делами вместе с документом, по которому оно дано, передается в канцелярию.

11.4. Работники канцелярии производят рассылку поручений адресатам.

Документ (ответ) о выполнении поручения представляется Главе Администрации Волгоградской области, его первым заместителям, заместителям или управляющему делами в установленные сроки.

Копия ответа в обязательном порядке посылается в организацию или должностному лицу, на письмо которого были даны соответствующие поручения, а если поручение дано по обращению гражданина - в отдел писем и приема граждан аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - отдел писем и приема граждан).

12. Телефонограммы

12.1. Телефонограммы - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

12.2. Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителя, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления.

12.3. Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

12.4. Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.

12.5. В случае передачи телефонограммы нескольким организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

12.6. Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5 или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.

12.7. В состав телефонограммы входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приема-передачи.

12.8. Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных организаций, то адресат указывается обобщенно.

Например:

                                                        Руководителям государственных

                                                        учреждений культуры

                                                        Волгоградской области

При адресовании телефонограммы руководителю организации наименование организации включается в наименование его должности. Например:

                                                                Главе Администрации

                                                                ______________ района

                                                                Волгоградской области

                                                                П.П. Петрову

12.9. Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется прописными буквами центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.04.2003) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата.

Например:

      12.04.2003 N  49

12.10. Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.

12.11. Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слова при составлении телефонограммы не должны применяться.

12.12. Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма (включающей наименование организации-автора), личной подписи и ее расшифровки. Например:

Заместитель Главы Администрации

Волгоградской области - начальник

Главного финансово-казначейского

управления Администрации

Волгоградской области               _____________   _____________________

                                      (подпись)      (инициалы, фамилия)

12.13. На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.

Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.

12.14. Отметки о приеме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:

Передал - наименование должности                    _____________________

Тел.  94-19-35                                        (инициалы, фамилия)

Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.

12.15. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В принимаемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его подписи, инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема-передачи (в часах и минутах). Например:

Принял - наименование должности     _____________   _____________________

Тел.  92-28-22                         (подпись)      (инициалы, фамилия)

11 ч. 10 мин.

Отметки о приеме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под реквизитами автора и адресата соответственно.

12.16. Пример оформления принимаемой телефонограммы представлен в приложении 11.

13. Прием и передача текстов служебных документов по официальным
каналам электронной связи

13.1. Общие положения

13.1.1. Не подлежат пересылке по электронной почте любые документы, имеющие грифы ограничения доступа.

13.1.2. Нормативные документы могут передаваться с использованием электронной почты только в качестве справочно-информационного материала, а при условии документирования информации в соответствии со статьей 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" и статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" - как документы, имеющие юридическую силу.

13.1.3. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

13.2. Применяемые термины

13.2.1. Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

13.2.2. Электронное письмо - электронное сообщение (информационный поток), передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Электронное письмо состоит из заголовка (конверта), содержащего служебную почтовую информацию, и тела письма, содержащего передаваемую информацию.

13.2.3. Электронная почта (далее именуется - ЭП) - передача информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

13.2.4. Коммуникационная служба - лицо или группа лиц, ответственных за прием и передачу корреспонденции с использованием электронной почты органа государственной власти.

13.3. Передача корреспонденции

13.3.1. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные Инструкцией.

13.3.2. Подразделение-автор (отправитель) документа представляет в коммуникационную службу соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную электронную копию. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с реестром адресатов для рассылки документа.

13.3.3. Коммуникационная служба производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и электронном варианте документа соответствующие реквизиты. Документ отправляется по ЭП в течение двух часов с момента его получения от отправителя.

13.3.4. Оригинал документа после передачи информации возвращается отправителю с пометкой о времени отправки.

13.3.5. Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются.

13.4. Прием корреспонденции

13.4.1. На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка по ЭП регистрируется коммуникационной службой подразделения органа государственной власти в специальном журнале. Для входящей почты обязательна регистрация времени и сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота.

13.4.2. При регистрации документа, посланного или принятого по ЭП, кроме прочего, делается пометка о способе получения (ЭП), указываются электронные адреса отправителя и получателя, даты отправления и получения документа.

13.4.3. Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.

13.5. Особые случаи при использовании ЭП

13.5.1. На электронных письмах могут применяться специальные грифы, требующие особого порядка обработки документов при использовании ЭП: "Срочно" и "С уведомлением о вручении". Постановка указанных грифов на документах, отправляемых по ЭП, разрешена только руководителям структурных подразделений. Возможно раздельное или совместное применение этих грифов.

13.5.2. Гриф "Срочно" требует для исходящих документов немедленной регистрации и отправки по ЭП, для входящих - первоочередной распечатки и передачи адресату.

13.5.3. Гриф "С уведомлением о вручении" требует для входящих документов передачи их адресату с регистрацией фамилии и должности сотрудника, получившего документ, времени вручения. Полученные данные отправляются коммуникационной службой отдельным ответным электронным письмом в адрес отправителя и являются подтверждением о вручении. Данная операция не связана с возможной автоматической отправкой "подтверждения о доставке", применяемого в системе ЭП.

13.6. Обязательные реквизиты и кодовые обозначения

13.6.1. Официальный документ должен иметь обязательные реквизиты. Документы справочно-информационного характера могут не иметь части обязательных реквизитов.

13.6.2. Характер электронного письма (официальное, информационное или технологическое), а также особые случаи отправки (срочное, с уведомлением о вручении) обозначаются в начале заголовка соответствующими кодовыми обозначениями:

"О" - официальное;

"И" - информационное;

"Т" - технологическое;

"С" - срочное;

"У" - с уведомлением о вручении.

13.6.3. Кодовые обозначения или их сочетания отделяются от заголовка письма восклицательным знаком "!". Порядок следования обозначений в сочетаниях должен соответствовать указанному в приведенном списке. Например, официальное сообщение с грифами "Срочно" и "С уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке: "ОСУ! Заголовок письма". Информационное сообщение с грифом "С уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке: "ИУ! Заголовок письма".

13.6.4. При отсутствии кодовых обозначений считается, что это технологическое письмо без грифов.

14. Докладные и объяснительные записки

14.1. Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса и в случае необходимости - выводы и предложения составителя по его решению.

14.2. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта.

14.3. Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и непосредственными основаниями для издания распорядительных документов.

14.4. Докладная или объяснительная записка может составляться как по указанию руководителя структурного подразделения, так и по инициативе конкретного работника, адресоваться руководителю данного структурного подразделения или вышестоящему руководителю.

14.5. Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы организации, называются внешними. Составляются они по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности организации, оформляются на общем бланке.

14.5.1. В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

наименование автора документа (организации; может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);

название вида документа (докладная записка, объяснительная);

дата;

регистрационный номер;

адресат;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

подпись.

14.5.2. При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

14.5.3. Название вида документа (докладная записка, объяснительная записка) оформляется ниже наименования организации прописными буквами.

14.5.4. Дата оформляется цифровым способом (23.04.2003) от границы левого поля ниже названия вида документа или над ограничительной линией в общем бланке. Дата докладной или объяснительной записки является датой ее подписания. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.

14.5.5. Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер, например: N  25. Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый номер докладной записки: например, N  09-14/25.

14.5.6. Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями. Например, адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже:

                                                              Комитет по образованию

                                                              Администрации

                                                              Волгоградской области

Адресование первому руководителю (или его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?), причем в наименование должности включается полное наименование организации-адресата, а перед фамилией может указываться сокращенная форма от принятого вежливого обращения "господину", "госпоже".

                                                            Председателю

                                                            Контрольно-счетной палаты

                                                            Волгоградской области

                                                            г-ну И.И. Иванову

Адресование может быть оформлено иначе: выше указывается название организации в именительном падеже, ниже через 2 межстрочных интервала наименование должности, фамилия должностного лица в дательном падеже.

Например:

                                                        Территориальный орган России

                                                        по финансовому оздоровлению

                                                        и банкротству в Волгоградской

                                                        области

                                                        Руководителю

                                                        И.И. Иванову

14.5.7. Заголовок к тексту докладной записки оформляется в левом верхнем углу под датой через 2-3 межстрочных интервала, от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос "О чем?", начинается отглагольным существительным с предлогом "О" и обычно не превышает 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал (флаговым способом).

Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

14.5.8. Структура текста докладной или объяснительной записки зависит от цели ее создания. Текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей.

В одной содержится точная и объективная информация о событии или ситуации, их оценка составителем. В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы "предлагаю(ем)", "считаю(ем) необходимым", "прошу (просим)".

Две части выделяются в случае необходимости и в тексте объяснительной записки. В одной кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.

Информационные и отчетные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста - перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.

Пояснения к положениям, разделам и пунктам основного документа в объяснительной также могут быть оформлены как одна часть текста и располагаться по степени их значимости по пунктам. Они могут быть также пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, таблицы или сочетания этих форм в соответствии с установленными требованиями.

14.5.9. Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает, как правило, руководитель структурного подразделения, а в некоторых случаях - его заместители в пределах их компетенции.

Подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.

14.5.10. В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит "отметка о наличии приложений", которая располагается от границы левого поля ниже текста.

Приложения к докладным и объяснительным запискам оформляются согласно требованиям, изложенным в пункте 16.23 Инструкции.

14.6. Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю структурного подразделения, как правило, являются непосредственными основаниями для издания распоряжений, а также приказов по основной деятельности, по личному составу.

14.6.1. Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов: наименование структурного подразделения-автора, название вида документа, дата, регистрационный номер (только в случае необходимости), заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

14.6.2. Наименование структурного подразделения-автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.

14.6.3. Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами.

14.6.4. Датой является дата составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (11.04.2003).

14.6.5. Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. При адресовании указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя. Например:

                                                         Председателю Комитета

                                                         по делам семьи Администрации

                                                         Волгоградской области

                                                         И.И. Иванову

При адресовании первому руководителю название организации, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращенно:

                                                            Начальнику

                                                            Волгоградоблгостехнадзора

                                                            И.И. Иванову

14.6.6. Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок похожи.

Внутренняя докладная записка также состоит, как правило, из двух логических смысловых частей.

В зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только предложения автора.

В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений, а во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Например:

"24 апреля 2003 г. я опоздал на работу на 30 минут, т.к. был нарушен график движения транспорта и троллейбус простоял на остановке "Дворец спорта" с 8 ч. 10 мин. до 8 ч. 45 мин.".

Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.

14.6.7. Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего докладную записку, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

14.7. Пример оформления докладной записки представлен в приложении 12.

15. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
факсимильной связи

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

16. Общие требования к оформлению документов

16.1. Документы органа исполнительной власти должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения 13-15).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 и А5.

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органа исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р  6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

16.2. В органах исполнительной власти применяются следующие бланки:

бланки с указанием наименования органа исполнительной власти;

бланки с указанием должности руководителя органа исполнительной власти и его заместителей;

бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право в соответствии с Положением о данном структурном подразделении, осуществлять переписку на собственных бланках.

Состав видов бланков, применяемых в органе исполнительной власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в пункт 16.3 раздела 16 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

16.3. Бланки с воспроизведением Герба Волгоградской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам органов исполнительной власти.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в пункт 16.4 раздела 16 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

16.4. Бланки документов органа исполнительной власти подлежат учету. Изготовление бланков без изображения Герба Волгоградской области на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя службы ДОУ.

16.5. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименования организации-автора, названия вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), даты, регистрационного номера, виз, подписи.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

16.6. Бланки документов должны разрабатываться в соответствии с формуляром-образцом.

Устанавливаются виды бланков для писем, постановлений, распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, решений коллегии Администрации Волгоградской области, выписок из нормативных правовых и распорядительных документов, решений коллегии и других.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в пункт 16.7 раздела 16 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

16.7. Бланки изготовляются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способами.

Изображение Герба Волгоградской области на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

16.8. На всех используемых в Администрации Волгоградской области бланках проставляется идентификационный код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (код Администрации Волгоградской области 00021829). Идентификационный код определяется Волгоградским областным комитетом государственной статистики.

16.9. Бланки документов должны печататься единым шрифтом.

16.10. Бланки, используемые в делопроизводстве, должны строго учитываться и выдаваться в машинописном бюро по указанию заведующего общим отделом под подпись в журнале с указанием их количества.

16.11. В документы, предназначенные для размножения, внесение рукописным способом реквизитов или их частей должно производиться чернилами или пастой черного цвета.

16.12. Заголовок - краткое изложение содержания документа составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на бумаге формата А5).

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

16.13. При компьютерном наборе документов в формате Word 6.0 используются следующие нормативы:

     Машинописный вариант                  Компьютерный вариант

     2 межстрочных интервала               1,5 строки

     1,5 межстрочных интервала             одинарный межстрочный интервал

     1 межстрочный интервал                точно 12 пт

16.14. Документ адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный реестр адресатов на рассылку документа.

При направлении документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:

                    Администрация

     1 интервал     Котовского района

                    Волгоградской области

При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

                    Волгоградская

     1 интервал     областная Дума

     1,5 интервала

                    Комитет по экономической

                    политике и природопользованию

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

                                                               Генеральному директору

                                                               предприятия "Альянс"

                                                               И.Г. Андрееву

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:

                                                               Главам администраций

                                                               районов и городов

                                        или

                                                               Руководителям

                                                               учреждений, организаций

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:

                                                           И.П. Калинину

                                                           ул. Садовая, д.  5, кв.  12

                                                           Киреевский р-н, г. Липки

                                                           Тульской  обл., 301264

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения.

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" на втором, третьем и четвертом экземплярах не указывается - каждый из них должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр адресатов для рассылки документа, и на каждом документе проставляется только один адрес.

16.15. Удостоверение документа.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем органа исполнительной власти или по его поручению первым заместителем руководителя.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании служебных документов не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Заместитель Главы

Администрации          1 интервал

Волгоградской области               _____________   _____________________

                                      (подпись)      (инициалы, фамилия)

                       2 интервала

Председатель Комитета

по физической культуре и спорту

Администрации Волгоградской

области                             _____________   _____________________

                                      (подпись)      (инициалы, фамилия)

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, их подписи располагают на одном уровне, например:

Глава Администрации                         Глава Администрации

Волгограда                     1 интервал   г. Волжского

                               2 интервала

_________ ___________________               _________ ___________________

(подпись) (инициалы, фамилия)               (подпись) (инициалы, фамилия)

Все экземпляры таких документов, оставшиеся в делах, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи.

16.16. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

Например:

                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                        Управляющий делами

                                                        Администрации

                                                        Волгоградской области

                                                        _________ ___________________

                                                        (подпись) (инициалы, фамилия)

                                                        10.04.2003

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом (распоряжением) органа исполнительной власти.

                                                            УТВЕРЖДЕНО

                                                            приказом

                                                            Волгоградоблгостехнадзора

                                                            от 16.04.2003 N  150

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф одобрения", слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего текстового поля без кавычек прописными буквами.

16.17. Согласование документа может быть оформлено визой на документе, грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представленным протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

На проекте законодательного акта, постановления, распоряжения, решения коллегии и на копии исходящего документа визы проставляются внизу последней страницы проекта с лицевой стороны.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

      Замечания прилагаются.

      Начальник юридического отдела

      Личная подпись А.С. Иванов

      28.03.2003

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:

      СОГЛАСОВАНО

      Председатель Комитета по культуре

      Администрации Волгоградской области

      ---------  -------------------

      (подпись) (инициалы, фамилия)

      Дата

Гриф согласования может располагаться в левом верхнем углу текстового поля или ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа. В тех случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

16.18. Заголовок реквизита - слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДАЮ, ОДОБРЕНО, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ) - отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочных интервала.

Остальные строки многострочного реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизитов ограничиваются правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется:

с должностными лицами органа исполнительной власти;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

16.19. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Даты и календарные сроки в текстах постановлений, распоряжений, решений коллегии, актов, служебных писем, приказов, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характера, рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом: 3 мая 2003 г.; в мае 2003 г.; в первом полугодии 2002 г.; в первом квартале 2003 г.; но: за 11 месяцев 2002 года, в 2002 году, бюджет на 2003 год, с 1999 по 2001 год, в 2001-2002 годах.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюции, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 10.05.03).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Требуется опускать слово "год" при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

16.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

      Максимова Нина Сергеевна

      34-56-32

или

      Максимова

      34-56-32

16.21. Индекс (номер) документа.

На документе, оформленном на бланке, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатается документ.

16.22. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, а также для проставления отметок в подлинниках о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов в структурных подразделениях используются гербовая и другие печати, штампы.

Печать с изображением Герба Российской Федерации (гербовая печать) проставляется в канцелярии.

На представлениях и ходатайствах о награждении, Почетных грамотах и Благодарственных письмах Главы Администрации Волгоградской области гербовая печать проставляется в секторе наград аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

На рассылаемых копиях законов Волгоградской области, постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, решений коллегии Администрации Волгоградской области в протокольном отделе ставится круглая печать с надписью "Администрация Волгоградской области. Протокольный отдел".

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

16.23. Приложение к документу.

Правила оформления приложений к законам, постановлениям, распоряжениям, решениям коллегии изложены в разделе 3.4.

В документе информационно-справочного характера (письме, справке, пояснительной записке, заключении), имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например:

      Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если в документе информационно-справочного характера приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

      Приложения: 1. Областная целевая программа "Охрана здоровья детей"

                  на 17 л. в 2 экз.

                  2. Мероприятия по реализации областной целевой

                  программы на 9 л. в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

      Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

      Приложение: брошюра в 1 экз.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через 1 межстрочный интервал.

16.24. Для языка служебного документа характерны:

лаконичность;

точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление языковых конструкций повелительного наклонения ("ПОСТАНОВЛЯЮ:", "ПРИКАЗЫВАЮ:", "ПРЕДЛАГАЮ:");

употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: "поручить", "утвердить", "рекомендовать", "предложить" и т.д.;

единообразие в написании имен, географических названий, наименовании должностей, учреждений;

строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка.

17. Документационное обеспечение мероприятий, проводимых с участием
руководителей Администрации Волгоградской области

17.1. Обязанности по организации совещаний, заседаний, других мероприятий, проводимых Главой Администрации Волгоградской области, его первыми заместителями, заместителями, управляющим делами, заседаний коллегии, их документационному обеспечению возлагаются на соответствующие структурные подразделения Администрации Волгоградской области.

17.2. Структурные подразделения Администрации Волгоградской области, ответственные за содержательную часть мероприятия, обеспечивают:

подготовку проекта распоряжения Главы Администрации Волгоградской области о проведении мероприятия;

подготовку регламента проведения мероприятия (в том числе необходимое согласование с заинтересованными сторонами), документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных;

оповещение телеграммами, телефонограммами, приглашениями участников мероприятия;

формирование рабочих папок с документами и материалами для участников мероприятий;

направление управляющему делами заявок на обслуживание участников мероприятия и размещение иногородних участников в гостиницах. Информация о количестве иногородних участников направляется управляющему делами не позднее чем за три дня до даты проведения мероприятия;

при необходимости - оформление протокола (решения) проведенного мероприятия;

контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведенного мероприятия.

17.3. Общий отдел обеспечивает:

совместно с соответствующими структурными подразделениями Администрации Волгоградской области и аппарата Главы Администрации Волгоградской области регистрацию участников мероприятия и выдачу им необходимых документов;

тиражирование по заявкам структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области документов и материалов для комплектования на их основе рабочих папок для участников мероприятия;

выполнение оперативных машинописных и копировально-множительных работ во время проведения мероприятий;

стенографирование и звукозапись мероприятий, подготовку стенограмм.

18. Организация документооборота в аппарате Главы Администрации
Волгоградской области и структурных подразделениях
Администрации Волгоградской области

18.1. Прием, регистрация и распределение (направление)
поступающих документов

18.1.1. Вся корреспонденция, поступившая в аппарат Главы Администрации Волгоградской области, принимается и учитывается централизованно в канцелярии.

18.1.2. Документы, поступившие из федеральных органов власти (далее именуются - федеральные акты), доставленные фельдъегерской службой, принимаются специалистом канцелярии под подпись с отметкой в реестре.

18.1.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность конвертов, другой упаковки и вложений. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются в канцелярии.

18.1.4. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (приложение 16) в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой посылается отправителю.

18.1.5. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится штамп или делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

18.1.6. Конверты, в которых поступили документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов.

18.1.7. Все входящие документы сортируются:

служебные документы - для передачи Главе Администрации Волгоградской области, его первым заместителям, заместителям, управляющему делами в соответствии с распределением обязанностей между Главой Администрации Волгоградской области, его первыми заместителями, заместителями и управляющим делами и в структурные подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области;

письма, заявления и жалобы граждан - для передачи в отдел писем и приема граждан аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

18.1.8. Документы по вопросам, относящимся к компетенции комиссий, советов при Главе Администрации Волгоградской области, направляются в соответствующие комиссии, советы (их рабочие аппараты).

18.1.9. Документы, поступившие в канцелярию, но адресованные структурным подразделениям Администрации Волгоградской области, направляются непосредственно руководителям соответствующих подразделений.

18.1.10. Документы, поступающие от граждан и организаций по вопросам выплаты денежных компенсаций за конфискованное имущество семьям, пострадавшим от политических репрессий, вскрываются, на них проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления, после чего документы передаются в областную комиссию по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий для регистрации (учета), рассмотрения и направления ответов заявителям.

18.1.11. Поступившие в канцелярию документы подлежат регистрации в день их поступления с вводом информации о них в АСЭД. По отдельным вопросам документы в канцелярии не регистрируются (приложение 17).

На каждом поступившем документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.

На регистрационном штампе служебного документа ставится регистрационный номер документа, который состоит из индекса аппарата Главы Администрации Волгоградской области, индекса структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах календарного года. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой, например: 03-2/4234.

При регистрации поступившего документа в регистрационно-контрольную карточку электронного документа (далее именуется - РКК) вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложений к нему, сведения об исполнителе, которому направляется документ, сведения о документах, связанных с поступившим.

18.1.12. Федеральные акты рассматриваются и регистрируются в канцелярии в день их поступления.

Поступивший документ передается управляющему делами, а в его отсутствие - его заместителю для рассмотрения и доклада (передачи) Главе Администрации Волгоградской области.

Федеральные акты после исполнения указаний Главы Администрации Волгоградской области направляются исполнителем управляющему делами, после чего согласно номенклатуре дел передаются в государственно-правовое управление.

18.1.13. Зарегистрированные в РКК документы доставляются работником канцелярии в секретариат Главы Администрации Волгоградской области и специалистам общего отдела, осуществляющим техническое обеспечение первых заместителей, заместителей Главы Администрации Волгоградской области и управляющего делами (далее именуется - специалист): в 9 ч. 00 мин., 10 ч. 30 мин., 15 ч. 30 мин., 17 ч. 00 мин. Телеграммы, документы федеральных органов с грифом "Для служебного пользования" доставляются под подпись. С 17 ч. 30 мин. в секретариат Главы Администрации Волгоградской области доставляется срочная корреспонденция специалисту (дежурному) общего отдела.

После рассмотрения документ передается специалисту, который, в свою очередь, переносит поручение Главы Администрации Волгоградской области, его первых заместителей, заместителей, управляющего делами в соответствии с резолюцией в АСЭД. Не зарегистрированные в канцелярии документы, поступившие непосредственно Главе Администрации Волгоградской области, его первым заместителям, заместителям, управляющему делами, должны в обязательном порядке регистрироваться специалистом в АСЭД.

18.1.14. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им одновременно в копиях. При этом копии федеральных актов передаются для исполнения в структурные подразделения под подпись исполнителя на контрольном экземпляре документа. Копии остальных документов доводятся канцелярией до исполнителей путем рассылки.

На федеральных актах отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника (контрольного экземпляра) документа и включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, подлежащих возврату в канцелярию, ставится штамп или отметка "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ".

18.2. Организация работы с документами

18.2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и передаются в АСЭД.

Для подписания электронных документов органов исполнительной власти Волгоградской области используется электронная цифровая подпись (далее именуется - ЭЦП).

Обмен электронными документами, подписанными ЭЦП, (ведение служебной переписки в электронном виде) между органами исполнительной власти Волгоградской области, зарегистрированными в АСЭД, осуществляется в установленном порядке.

18.2.2. Все документы, в том числе документы с поручениями Главы Администрации Волгоградской области и его первых заместителей, заместителей, управляющего делами в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области и структурные подразделения Администрации Волгоградской области через канцелярию.

18.2.3. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое в случае переадресования производится только через канцелярию с внесением соответствующих пометок в АСЭД по договоренности между руководителями структурных подразделений с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ.

18.2.4. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов, зарегистрированных в канцелярии, осуществляется специалистами.

В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими высокую степень срочности ее исполнения или доставки.

18.2.5. Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших документов.

Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение.

Поступившие в подразделение федеральные акты с поручением Главы Администрации Волгоградской области, его первых заместителей, заместителей, управляющего делами рассматриваются руководителями структурных подразделений незамедлительно.

18.2.6. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших на имя Главы Администрации, первых заместителей, заместителей, управляющего делами в аппарате Главы Администрации несут их помощники, руководители структурных подразделений, консультанты отраслевых отделов и специалисты общего отдела, осуществляющие техническое обеспечение; в структурном подразделении Администрации - их руководители.

18.2.7. Специалисты не реже одного раза в месяц сверяют наличие документов, находящихся у сотрудников соответствующих подразделений, со сведениями, занесенными в АСЭД подразделений или канцелярии, и докладывают руководителям о состоянии работы с документами.

18.2.8. Исполненные в установленный срок документы передаются в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Хранение, уничтожение электронных документов в АСЭД осуществляется в соответствии с законодательством.

19. Рассмотрение обращений, писем, заявлений граждан

19.1. Письма граждан, поступившие в Администрацию Волгоградской области, передаются в отдел писем и приема граждан из канцелярии в день их поступления в раскрытом виде после проверки правильности доставки и целостности вложений.

19.2. Работник отдела писем и приема граждан, получив корреспонденцию в канцелярии, проверяет, не является ли письмо повторным, а в случае установления факта повторного обращения подбирает дело по предыдущей переписке. В правом нижнем углу первого листа проставляется штамп регистрации (указывается дата и номер регистрации).

19.3. Если в письме ставятся несколько вопросов, то оно размножается в количестве экземпляров, соответствующем количеству вопросов, и направляется для исполнения должностным лицам, в компетенции которых находится решение указанных вопросов.

19.4. Коллективным считается обращение, которое подписано двумя или более авторами, в том числе подписанное членами одной семьи.

19.5. Письма без подписи и без точного адреса согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. N  2534-VII "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (с дополнениями от 2 февраля 1988 г. N  8422-XI) рассмотрению не подлежат.

Прочитанная почта с пометками заведующего отделом писем и приема граждан обрабатывается на компьютере, заполняется РКК. На каждого автора заводится дело, в котором накапливаются материалы переписки с ним в течение года.

19.6. Депутатским письмом является обращение, оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата.

19.7. Обращения депутатов всех уровней, которые рассматриваются в отделе, берутся на контроль. Сопроводительные письма к ним и уведомления депутатам подписывает заведующий отделом писем и приема граждан.

При регистрации обращения депутата с приложением к нему писем заявителя в графе "Фамилия, инициалы" пишутся данные заявителя, а в графе "Откуда поступило" - фамилия, имя, отчество депутата.

19.8. Письма, переданные Главе Администрации Волгоградской области во время его командировок, регистрируются и, как правило, ставятся на контроль. На РКК в правом верхнем углу ставится индекс "К".

Повторными письмами считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Повторные письма граждан, как правило, ставятся на контроль. При работе с ними сотрудники отдела писем и приема граждан подбирают исполнителю имеющиеся в отделе документы по предыдущим обращениям данного заявителя. Не считаются повторными: письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения; письма одного и того же автора, но по разным вопросам; письма, по которым принято решение в дальнейшем их не рассматривать.

19.9. Письма, бессмысленные по содержанию, а также некорректные по тону, списываются "В дело" без рассмотрения с последующим уничтожением. Аннотация такого письма в РКК должна содержать обоснование принятого решения.

19.10. Указание об исполнении писем граждан дается, как правило, в форме резолюции Главы Администрации Волгоградской области или его заместителя, управляющего делами. Если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, и в письме содержится несколько вопросов, то контроль за сроками рассмотрения и подготовку# ответа автору письма осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для составления ответа не позднее пяти дней до истечения срока исполнения письма.

19.11. Письма рассматриваются в срок не более одного месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно, либо не позднее 15 дней со дня регистрации.

В тех случаях, когда необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, срок рассмотрения заявления или жалобы может быть продлен Главой Администрации Волгоградской области или его заместителями, управляющим делами, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

19.12. Письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются безотлагательно, либо не позднее 7 дней со дня их поступления.

В тех случаях, когда необходимо проведение специальной проверки, срок рассмотрения заявления или жалобы может быть продлен, но не более чем на 15 дней.

19.13. Обращения депутатов всех уровней рассматриваются в соответствии с федеральными законами и законами Волгоградской области.

19.14. Сроки исполнения писем граждан, кроме того, могут быть установлены в тексте поручений или в тексте резолюций должностных лиц.

19.15. Ответы на письма подписываются Главой Администрации Волгоградской области, его первыми заместителями, заместителями, управляющим делами либо руководителями структурных подразделений, которым они были направлены на рассмотрение.

Текст ответа должен излагаться четко и кратко, содержать исчерпывающие ответы на все поставленные в письме вопросы, а также сведения о том, когда и кем сообщено автору письма о результатах его рассмотрения.

Если письмо и документы к нему подлежат возврату в отдел писем и приема граждан, то в ответе делается ссылка на количество возвращаемых листов "(Приложение на ___ листах)".

19.16. Ответ заявителю может быть дан как в письменной, так и в устной форме, о чем указывается в справке по результатам рассмотрения письма. Исполнитель, ответственный за рассмотрение письма и подготовку ответа, обеспечивает печатание и подписание ответа у Главы Администрации Волгоградской области, его первых заместителей, заместителей и управляющего делами.

19.17. Контроль за своевременным документооборотом осуществляет заместитель заведующего и консультант отдела писем и приема граждан.

Исполнитель несет ответственность за соблюдение срока и качество исполнения письма.

Все движение контролируемого документа, передача его от одного исполнителя к следующему, срок исполнения, срок переноса рассмотрения письма отмечается в РКК.

19.18. Письмо снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения.

Рассмотренные письма граждан со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы на письма передаются в отдел писем и приема граждан, где проставляется дата отправки и регистрационный номер, затем документ передается в канцелярию для отправки.

Исполнитель на копии ответа ставит пометку "В дело", заверяет запись личной подписью, проставляет дату принятого решения; на копиях промежуточных ответов указывает: "В дело, на контроль до _______ (срок)", заверяет подписью и проставляет дату принятого решения.

19.19. Обращения граждан, поступившие через Интернет-приемную портала органов исполнительной власти Волгоградской области, распечатываются, и дальнейшая работа с ними осуществляется как с письменными обращениями граждан.

19.20. Прием граждан ведут: Глава Администрации Волгоградской области, его первые заместители, заместители, управляющий делами, начальники управлений, заведующие отделами аппарата Главы Администрации Волгоградской области в строгом соответствии с графиком приема, утверждаемым ежемесячно Главой Администрации Волгоградской области.

Запись на прием осуществляет заведующий, заместитель заведующего или консультант отдела писем и приема граждан с 9 ч. 00 мин. до 12 ч. 00 мин. за один день до приема, в исключительных случаях - главный специалист.

Во время записи устанавливается кратность устного или письменного обращения гражданина, при повторном обращении подбирается весь материал по предыдущему обращению.

По окончании собеседования посетителю разъясняется порядок работы с его просьбой. В учетной карточке приема посетителей в строке "Отметка о принятых мерах" записывается поручение либо окончательный ответ словами "Разъяснено", "Удовлетворено", "Отказано" с полной мотивировкой.

19.21. При наличии поручения руководителя, проводившего личный прием, работа в связи с личным обращением гражданина проводится в таком же порядке, как и в связи с письменным обращением. Исполненное письменное или устное обращение снимается с контроля тем должностным лицом, который осуществлял прием.#

20. Контроль за исполнением принятых решений

20.1. Организация контроля исполнения документов

20.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, сбор информации, предварительную проверку хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

20.1.2. Постановке на контроль подлежат все поручения Главы Администрации Волгоградской области, содержащие указания конкретным исполнителям и сроки исполнения.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "контроль". В УКК проставляется соответствующая отметка с указанием даты постановки на контроль.

20.1.3. Контроль исполнения обеспечивает Глава Администрации Волгоградской области, первые заместители, заместители, управляющий делами, руководители структурных подразделений и по поручению Главы Администрации Волгоградской области контрольное управление, которое осуществляет учет документов, поставленных на контроль, а также ход, состояние их исполнения и снятие с контроля.

20.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Главы Администрации Волгоградской области, решения коллегии и др.).

20.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления к исполнителю.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через тридцать дней со дня получения.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в УКК.

20.1.6. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Глава Администрации Волгоградской области представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

При необходимости изменения срока исполнения другого документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее пяти дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель информирует контрольное управление для внесения изменений в УКК справкой о продлении срока исполнения (приложение 18).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган власти (организация) - автор документа.

20.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

20.1.8. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

20.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в УКК.

20.1.10. Снятие документа с контроля осуществляет Глава Администрации Волгоградской области, первые заместители, заместители, поставившие документ на контроль, или по поручению Главы Администрации Волгоградской области контрольное управление. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения справкой соответствующего первого заместителя, заместителя Главы Администрации Волгоградской области (приложение 19) по представлению начальника отдела (управления), на которого возложен контроль по исполнению данного поручения, и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

20.1.11. Снятый с контроля документ и его УКК должны иметь отметку об исполнении, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ (ответственного исполнителя), в УКК ставится отметка "Исполнено" с указанием даты исполнения.

20.1.12. Контрольное управление ежеквартально или по требованию Главы Администрации представляет оперативную информацию о ходе исполнения законов, постановлений, распоряжений, решений коллегии и целевых программ и о мерах, принимаемых по обеспечению их исполнения, Главе Администрации, первым заместителям, заместителям. На основании анализа информации об исполнении контролируемых документов контрольное управление ежеквартально представляет Главе Администрации аналитическую информацию об эффективности работы органов исполнительной власти Волгоградской области и их должностных лиц, вносит на его рассмотрение предложения по вопросам повышения эффективности деятельности указанных органов.

20.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента
Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации
и Правительства Российской Федерации

20.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.

В первую очередь рассматривают документы с отметками "Срочно".

20.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе со сроком исполнения до трех дней, осуществляется непосредственно Главой Администрации Волгоградской области либо по его поручению одним из его первых заместителей.

Названные документы подлежат обязательному учету в контрольном управлении.

Руководитель, которому передан на контроль документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.

20.2.3. Контрольное управление делает соответствующие отметки в УКК: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.

20.2.4. Начальник контрольного управления еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования Главы Администрации Волгоградской области о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.

20.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа Главе Администрации Волгоградской области представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.

Если поручение Главы Администрации Волгоградской области по исполнению документа Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.

20.2.6. Сведения о снятии документа с контроля вносятся в УКК, на УКК исполненных документов проставляется отметка "В дело".

20.3. Контроль исполнения постановлений и распоряжений
Главы Администрации Волгоградской области и решений коллегии
Администрации Волгоградской области

20.3.1. На контроль ставятся постановления и распоряжения Главы Администрации Волгоградской области, носящие индивидуальный правовой характер, а также решения коллегии Администрации Волгоградской области.

20.3.2. Ответственный исполнитель, указанный в постановлении, распоряжении, решении коллегии координирует работу других исполнителей, конкретизирует сроки исполнения принятых решений, что фиксируется контрольным управлением в прилагаемом к документу реестре исполнителей и сроков представления информации.

20.3.3. Контрольное управление ведет учет сроков исполнения принятых решений и контролирует их фактическое выполнение.

20.3.4. Снятие с контроля постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, а также решений коллегии Администрации Волгоградской области производится в соответствии с порядком, изложенным в пункте 20.1.10 Инструкции.

21. Техническое обеспечение работы с документами

21.1. Печатание документов

21.1.1. Печатание документов осуществляется работниками машинописного бюро, структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области и структурных подразделений Администрации Волгоградской области с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований Инструкции.

21.1.2. В первую очередь печатаются проекты постановлений, распоряжений, материалы к совещаниям у Главы Администрации Волгоградской области и его первых заместителей, заместителей, управляющего делами, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Главы Администрации Волгоградской области.

21.1.3. Резолюции руководителей, служебные письма, не превышающие одной печатной страницы, печатаются специалистами.

21.1.4. Срочные документы печатаются в машинописном бюро в очередности, определяемой руководителем общего отдела по согласованию с исполнителями, сдавшими материал для печати.

21.1.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печати небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печати особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

21.1.6. В случае, если документ первоначально готовился в структурном подразделении с использованием компьютера и его объем превышает 3 машинописных листа, сотрудник машинописного бюро вправе запросить у исполнителя копию готовящегося документа на магнитном носителе (дискете 3,5 дюйма).

Для работы принимаются дискеты с записью документов в формате текстового редактора Word 6.0. В виде исключения могут быть приняты документы в формате ASCII для последующего преобразования их в формат Word 6.0. При необходимости изменения используемого в работе текстового редактора управление информатизации и специальной связи аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - управление информатизации и специальной связи) представляет предложение о внесении соответствующих изменений в Инструкцию.

21.1.7. Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 20) и подписывается исполнителем.

21.1.8. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, указанные в заказе, наименование файла специалиста, печатавшего документ.

21.1.9. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

21.1.10. В машинописном бюро, других структурных подразделениях черновики и испорченные экземпляры отпечатанных документов уничтожаются в машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаются в крафт-мешки для последующего уничтожения.

21.2. Копирование (тиражирование) документов

21.2.1. Копировально-множительные работы в аппарате Главы Администрации Волгоградской области осуществляются общим отделом. В группу размножения документации общего отдела (далее именуется - группа размножения документации) сдаются только служебные документы и материалы.

21.2.2. Ответственность за размножение документов возложена на заведующего общим отделом. Заказы на размножение документов принимает и исполняет консультант группы размножения документации, который несет персональную ответственность за копирование документов.

Учет копируемых документов ведется на основании заказов (приложение 20), которые хранятся в группе размножения документации в течение года, после чего уничтожаются.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

21.2.3. Документы, материалы передаются на размножение в несброшюрованном виде.

21.2.4. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

21.2.5. Копирование федеральных актов осуществляется с разрешения управляющего делами.

21.2.6. Копированию подлежат, как правило, первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям. Они должны быть напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

21.2.7. Сотрудники группы размножения документации несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Несрочные заказы выполняются в порядке их поступления.

Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется заведующим общим отделом.

21.2.8. Копирование бланков документов любого вида, используемых в Администрации Волгоградской области, запрещается.

21.3. Выполнение стенографических работ

21.3.1. Стенографические работы производятся стенографистами с использованием специальных тетрадей (блокнотов) или звукозаписывающей техники (магнитофонов, диктофонов).

21.3.2. Общий отдел обеспечивает в первую очередь стенографирование мероприятий, проводимых Главой Администрации Волгоградской области и его первыми заместителями, заместителями, управляющим делами.

21.3.3. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографистами текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

21.3.4. Стенограммы мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области или его первых заместителей, заместителей печатаются стенографистом в двух экземплярах (листы нумеруются), один из которых направляется Главе Администрации Волгоградской области или его заместителям, второй - в структурное подразделение, ответственное за проведение этого мероприятия.

21.3.5. Звукозапись мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области и его заместителей осуществляется специалистом, ответственным за звукозапись.

Звукозапись мероприятий с участием Главы Администрации Волгоградской области выполняется, как правило, в диктофонном варианте.

Звукозаписи, не подлежащие расшифровке, передаются в архивный фонд фонодокументов Главы Администрации Волгоградской области.

21.3.6. Ознакомление работников аппарата Главы Администрации Волгоградской области с архивным фондом фонодокументов Главы Администрации Волгоградской области осуществляется только с письменного разрешения управляющего делами.

21.3.7. При расшифровке и печатании магнитной звукозаписи на лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "Диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.

21.3.8. Подготовленная стенограмма передается исполнителю: расшифрованные стенографические записи заседаний коллегии Администрации Волгоградской области - в протокольный отдел, совещаний у Главы Администрации Волгоградской области, его первых заместителей, заместителей, управляющего делами - в структурные подразделения, ответственные за проведение мероприятия.

21.4. Изготовление и использование печатей и штампов

21.4.1. Заявки подразделений на изготовление печатей и штампов направляются в общий отдел, который обеспечивает исполнение заказов.

21.4.2. Изготовленные печати и штампы учитываются в управлении информатизации и специальной связи в специальном журнале и выдаются под подпись. Этим же отделом осуществляется контроль за правильностью их хранения и использования.

21.4.3. Пришедшие в негодность и морально устаревшие печати и штампы возвращаются в управление информатизации и специальной связи и уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

22. Организация документов в делопроизводстве.
Правила работы архива

22.1. Общие положения

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Государственный архив Волгоградской области в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству органов исполнительной власти.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

22.2. Составление номенклатуры дел

22.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

22.2.2. Номенклатура дел (приложение 21) разрабатывается общим отделом на основании номенклатуры дел структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее именуется - экспертно-проверочная комиссия) и утверждается управляющим делами.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом (отделом), ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в сектор архива.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

22.2.3. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается управляющим делами и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

22.2.4. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в секторе архива. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий передается в Государственный архив Волгоградской области.

22.2.5. Номенклатура дел пересогласовывается с экспертно-проверочной комиссией один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

22.2.6. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации Волгоградской области.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти, включая деятельность общественных организаций (профсоюзной и т.д.), заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования".

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

22.2.7. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения аппарата Главы Администрации Волгоградской области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01 - 1. Приемная 01 - дело 1.

22.2.8. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

22.2.9. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

22.2.10. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

22.2.11. В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Издательство ВНИИДАД. Москва, 2000).

22.2.12. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры дел указываются названия перечней документов со сроками их хранения, использованных для определения сроков хранения дел при составлении номенклатуры; здесь же проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел.

22.2.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения.

22.3. Экспертиза ценности документов

22.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.

22.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно.

22.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется ЭК).

22.3.4. ЭК организует свою работу в соответствии с положением о ней, утверждаемым постановлением Главы Администрации Волгоградской области. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

22.3.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (издания ВНИИДАД, 2000) и номенклатуры дел.

22.3.6. Экспертиза ценности документов проводится работниками сектора архива совместно с ЭК при составлении номенклатуры дел, формировании дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов, подлежащих постоянному хранению, с временными сроками хранения и хранящихся "до минования надобности";

выделение к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

22.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов к уничтожению (приложение 22).

Документы, не подлежащие сдаче в Государственный архив Волгоградской области, и с истекшими сроками хранения сдаются на уничтожение по акту, который утверждается управляющим делами и хранится постоянно.

22.4. Формирование дел

22.4.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

22.4.2. Дела формируются специалистами сектора архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

запрещается группировать в дела черновые и дубликатные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями нормативных актов;

в дело группируются документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела, личные дела;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

22.4.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные постановлениями и распоряжениями, являются приложениями к данным постановлениям (распоряжениям) и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем в деле делается отметка.

22.4.4. Постановления, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от постановлений, распоряжений по личному составу.

Нормативные правовые и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов.

Распоряжения по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

При большом количестве документов распоряжения по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командирование, премирование сотрудников), целесообразно группировать в самостоятельные дела.

22.4.5. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности Администрации Волгоградской области.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 мая 1999 г. N  366 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Волгоградской области, и лиц, замещающих государственные должности государственной службы Волгоградской области в порядке назначения".

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.

22.4.6. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций, учреждений и предприятий и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

22.4.7. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года, с указанием индекса дела предыдущего года.

22.5. Оформление дел

22.5.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

22.5.2. Обложка дела оформляется по установленной форме. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (наименование организации и наименование вышестоящей организации), наименование структурного подразделения, заголовок дела, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов, архивный шифр дела.

Дела постоянного хранения нумеруются.

22.5.3. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дела.

Не допускаются неконкретные формулировки: "Разные материалы", "Общая переписка" и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностей документов (протоколы, распоряжения и т.д.);

название организации или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

даты, к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В личных делах, содержащих документы по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "Наряд".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. [Документы к постановлениям Главы Администрации Волгоградской области за 2002 год (проекты постановлений, информации, справки и т.д.)].

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

22.5.4. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - дата самого раннего документа и конечная дата - дата самого позднего документа в деле.

При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов). При выведении крайних дат не учитываются даты списания документов дела в архив, резолюций, отметок исполнителя, за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных. При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

22.5.5. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

22.5.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (приложение 23). Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

22.5.7. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (издание ВНИИДАД, 2000) и Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (издание ВНИИДАД, 1989).

На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

22.5.8. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 24).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного хранения и по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

22.5.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

22.6. Составление описей дел

22.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для учета и раскрытия его содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

22.6.2. Ежегодно работниками архива составляются описи на завершенные и оформленные дела: N  1-5 на документы постоянного хранения, N  1, 2 - на дела по личному составу.

По этим описям документы сдаются на постоянное хранение в Государственный архив Волгоградской области.

22.6.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого года делаются сноски на номера дел, содержащих материалы за данный год.

Описи печатаются на белой бумаге в четырех экземплярах и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии.

22.7. Подготовка и передача документов в сектор архива

22.7.1. В сектор архива передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел (приложение 25).

22.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в сектор архива после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

22.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в сектор архива, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

22.7.4. Передача дел в сектор архива осуществляется по графику, составленному сектором архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заведующим общим отделом.

22.7.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в сектор архива сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

22.7.6. Прием каждого дела производится заведующим сектором архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего сектором архива и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в сектор архива передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

22.7.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в сектор архива, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

22.8. Хранение и использование документов в секторе архива

22.8.1. Обработка документов и поиск архивных документов осуществляется# работниками сектора архива.

22.8.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в секторе архива, предоставляются работникам структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области под расписку в учетной карточке выдачи документов (на срок не более одного месяца).

Сотрудники аппарата Главы Администрации Волгоградской области ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Не разрешается вносить правку в архивные документы, делать в них пометки, работать с ними вне служебных помещений.

22.8.3. Передача работниками структурных подразделений аппарата Главы Администрации Волгоградской области архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

Копии документов из сектора архива предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения управляющего делами или его заместителя.

22.8.4. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях, производится с разрешения управляющего делами с обязательным изготовлением заверенной копии документа и составлением акта об изъятии подлинника.

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

БЛАНК
согласования проекта постановления (распоряжения) Главы Администрации
Волгоградской области, решения коллегии Администрации
Волгоградской области

          О внесении   изменений   в   постановление  Главы  Администрации

          ________________________________________________________________

 Волгоградской   области   от   26  июля  2000 г.  N 461  "Об  организации

 _________________________________________________________________________

 производства   минеральных  удобрений   на  базе  освоения  месторождений

 _________________________________________________________________________

 горно-химического сырья Волгоградской области"

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

 внесено комитетом, управлением, отделом

 _________________________________________________________________________

 Комитетом экономики Администрации Волгоградской области

 _________________________________________________________________________

Наименование организации	Занимаемая должность	Фамилия, инициалы	Замечание по проекту постановления, распоряжения	Дата и подпись
Комитет экономики Администрации Волгоградской области Главное финансово-казначейское управление адми- нистрации Волгоградской области ЗАО "Фосфорит"	председатель первый за- меститель начальника директор		нет см. замечания замечания сняты нет	16.03.2003 подпись 17.03.2003 подпись 21.03.2003 подпись 17.03.2003 подпись

Примечание. Если визирующий не согласен с проектом, то об этом указывается в графе четвертой, а подробные замечания излагаются на отдельном листе, который прилагается к проекту постановления (распоряжения), решения коллегии

Консультант                       _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

_____________ (дата)

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

С изменениями и дополнениями от:

11 мая 2007 г.

                              /-------------\

                              |     Герб    |

                              |Волгоградской|

                              |   области   |

                              \-------------/

                    АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

              КОМИТЕТ ПО СЕЛЬСКОМУ ХОЗЯЙСТВУ И ПРОДОВОЛЬСТВИЮ

                400131, Волгоград, ул. Коммунистическая, 19

                      от ________________ N ________

                          ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

             по замечаниям Управления по мелиорации земель

       и сельскохозяйственному водоснабжению Волгоградской области

              к проекту постановления Главы Администрации

                      Волгоградской области "..."

Пункты 1, 4 замечаний не учтены по следующим причинам:

1. ...

2. ...

Заместитель председателя          _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                                    СПРАВКА

             к постановлению Главы Администрации Волгоградской области

               (решению коллегии Администрации Волгоградской области)

      НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА О внесении дополнений и изменения в постановление

                         _________________________________________________

 Главы  Администрации  Волгоградской области  от 11 июля 2000 г.  N 511 "О

 _________________________________________________________________________

 наделении  полномочиями  по  согласованию  получения  юридическими лицами

 _________________________________________________________________________

 лицензий   на   производство,   хранение  и  поставки  этилового  спирта,

 _________________________________________________________________________

 алкогольной и спиртосодержащей продукции"

 _________________________________________________________________________

      ПРОЕКТ ВНЕСЕН Комитетом   экономики    Администрации   Волгоградской

                    ______________________________________________________

 области

 _________________________________________________________________________

             (первым заместителем, заместителем Главы Администрации

 _________________________________________________________________________

   Волгоградской области, управляющим делами Администрации Волгоградской

         области, управлением, отделом аппарата Главы Администрации

                       Волгоградской области)

      СОГЛАСОВАНИЕ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ: Управление   Министерства   Российской

                                    ______________________________________

 Федерации по налогам и сборам по Волгоградской области,

 _________________________________________________________________________

     (наименования организаций; если их больше пяти, делается ссылка

                      "см. лист согласования")

 Комитет   по   сельскому   хозяйству   и   продовольствию   Администрации

 _________________________________________________________________________

 Волгоградской области

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

      РАЗНОГЛАСИЯ                          нет

                  ________________________________________________________

                                 (наименования организаций)

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

      ВИЗИРУЮТ ПОСТАНОВЛЕНИЕ:  Чумаков П.П. - первый   заместитель   Главы

                               ___________________________________________

(фамилия, инициалы, занимаемая должност

 Администрации Волгоградской области по агропромышленному комплексу

 _________________________________________________________________________

     первого заместителя, заместителя Главы Администрации Волгоградской

 Чмовш В.В.  - консультант   правового   отдела   государственно-правового

 _________________________________________________________________________

  области, сотрудника управления по правовому обеспечению и общественной

 управления аппарата Главы Администрации Волгоградской области

 _________________________________________________________________________

      безопасности аппарата Главы Администрации Волгоградской области)

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                                   РЕЕСТР

              адресатов для рассылки постановления (распоряжения)

          Главы Администрации Волгоградской области, решения коллегии

                     Администрации Волгоградской области

                     от ____________________ N _________

Количество экземпляров	Наименование адресата	Примечание
1	2	3
-----------	------------------------------------------	----------------

Исполнитель документа             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Итого экземпляров ___________

Консультант (главный специалист)

протокольного отдела аппарата

Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                                 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ

                                Сноски и примечания

                                                          (тыс. штук)

 -----------------------------------------------------------------------

           Наименование тракторов         |   2001 год   |    2002 год

 -----------------------------------------+--------------+--------------

                     1                    |       2      |        3

 -----------------------------------------+--------------+--------------

 Тракторы - всего                         |     60,00    |      65,00*

 Из них:                                  |              |

 гусеничные тракторы Т-74                 |     42,00    |      35,00

 тракторы Т-150 - всего                   |     18,00    |      30,00

 В том числе колесные тракторы:           |              |

 Т-150К                                   |     17,71    |      20,29

 Т-150                                    |      0,29    |       0,15

------------------------------

* Включая производство по кооперации.

Примечания: 1. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством.

            2. Объем поставок тракторов при необходимости уточняется.

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                    Заголовок таблицы и заголовки граф

                                                                Таблица 1

Наименование заводов	Объем капитальных вложений (млн. рублей)				Генеральный подрядчик
	2001 год (всего)	в том числе объем строитель- но-монтажных работ	2002 год (всего)	в том числе объем строитель- но-монтаж- ных работ
1	2	3	4	5	6

                                                                Таблица 2

Наименование автоматических манипуляторов	Исполнитель и срок выполнения работ
	Разработка технической документации	Производство первой промышленной серии
1	2	3

                Однострочные и многострочные элементы таблиц

                                                                Таблица 3

N п/п	Наименование механизмов	Инвентарный номер	Год ввода в экс- плуа- тацию	Балансовая стоимость на 1 июля 2002 г. (рублей)	Остаточная стоимость на 1 июля 2002 г. (рублей)
1	2	3	4	5	6
1. 2.	Скрепер ДЗ-172 Поливочная машина ПМ-15 на базе К-701	843-844 827-842	1994 1993	313375 263339	37605 56668

                                                                Таблица 4

N п/п	Наименование заказа	Параметры, размеры (мм)	Тираж (экземпляров)	Примечание
1	2	3	4	5
1. 2.	Расписка на пакеты Мягкие обложки	130x110 230x315	2000 50	по 200 листов, сброшюрованных в блокноты с перфорацией с трехразовой биговкой, текстом на обложке синего цвета

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                                  Наименование организации

                                         ПРОТОКОЛ

                                производственного совещания

      Дата          Наименование населенного пункта         N ______

      Председатель (инициалы, фамилия)

      Секретарь (инициалы, фамилия)

      ПРИСУТСТВОВАЛИ: инициалы, фамилия участников совещания (в алфавитном порядке)

      ПОВЕСТКА ДНЯ:

      1. О ... ___________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

      Доклад заместителя руководителя И.И. Иванова

      2. Об ... __________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

      Сообщение главного бухгалтера П.П. Петровой

      1. СЛУШАЛИ:

      О ... ______________________________________________________________

 _________________________________________________________________________

      И.И. Иванов - изложение содержания доклада.

      ВЫСТУПИЛИ:

      Инициалы, фамилия, должность - содержание выступления.

      Инициалы, фамилия, должность - содержание выступления.

      ПОСТАНОВИЛИ:

      1.1. Утвердить ... _________________________________________________

 _________________________________________________________________________

      1.2. Представить ... _______________________________________________

 _________________________________________________________________________

      2. СЛУШАЛИ:

      П.П. Петрова - изложение содержания сообщения.

      ВЫСТУПИЛИ:

      Инициалы, фамилия, должность - содержание выступления.

      Инициалы, фамилия, должность - содержание выступления.

      ПОСТАНОВИЛИ:

      2.1. Одобрить ... __________________________________________________

      2.2. Разработать ... _______________________________________________

Председатель                      _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Секретарь                         _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                              Наименование организации

                                       ПРИКАЗ

      Дата                                                       N _______

                     Об объявлении благодарности П.С. Иванову

      За многолетний   добросовестный    труд и в связи с 50-летием со дня

рождения п р и к а з ы в а ю:

      Объявить   благодарность   Петру  Сидоровичу  Иванову,   специалисту

экономического отдела.

Начальник                         _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Заведующий отделом кадров         _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

С приказом ознакомлен             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

                              Наименование организации

                                    РАСПОРЯЖЕНИЕ

Дата                 Наименование населенного пункта         N ___________

                           О проведении ремонтных работ

      В связи с аварийным состоянием отопительной системы в бухгалтерии

О Б Я З Ы В А Ю:

      1. Провести   ремонтные    работы.   Ответственный  -   руководитель

 хозяйственного отдела Н.Н. Макаров. Срок исполнения - 26 января 2003 г.

      2. Контроль за  проведением  ремонтных  работ  возложить на главного

 бухгалтера А.А. Антонову.

Руководитель организации          _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Визы

Иванова тел. 00 00 00

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                                                       Главе Администрации

                                                       ______________ района

                                                       Волгоградской области

                                   ТЕЛЕГРАММА

      АДМИНИСТРАЦИЯ  ВОЛГОГРАДСКОЙ  ОБЛАСТИ  ПРИГЛАШАЕТ  ВАС ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ

РАБОТЕ   СОВЕЩАНИЯ   ПОДГОТОВКЕ  ПРОВЕДЕНИЯ  ОБЛАСТНОЙ  СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ

ЯРМАРКИ   СОВЕЩАНИЕ   СОСТОИТСЯ  28  АПРЕЛЯ  2003   10  ЧАСОВ  АКТОВОМ  ЗАЛЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

И.О. ФАМИЛИЯ _______________________________________________________________

26  апреля  2003 г.   400098,   г. Волгоград,   пр.  им.  В.И.  Ленина,   9,

Администрация Волгоградской области.

Исх. N 01-21/86

Глава Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

С изменениями и дополнениями от:

11 мая 2007 г.

                              /-------------\

                              |     Герб    |

                              |Волгоградской|

                              |   области   |

                              \-------------/

          АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ          Главе Администрации

                                                       ______________ района

      400098, г. Волгоград, пр. им. В.И. Ленина, 9,    Волгоградской области

         тел.: 33-66-88, факс: (8-8442) 93-62-12

                    ОКПО 00021829

             от 11.02.2003 N 09-10/145

             _____________ ___________

      Администрация Волгоградской области  просит командировать  заместителя

главы  администрации  Вашего  района  для  участия  в  расширенном заседании

коллегии  Комитета  по  культуре   Администрации  Волгоградской  области  по

итогам работы отрасли "Культура" за 2002 год.

      Заседание коллегии состоится   21 февраля 2003 г.   в 11 ч. 00 мин.  в

помещении   Волгоградской  областной  филармонии   (бывший ДПП)   по адресу:

Волгоград, пр. В.И. Ленина, 53а.

Заместитель Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Максимова 34-56-32

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                                           Начальнику управления образования

                                           Администрации ___________________

                                           района Волгоградской области

                                ТЕЛЕФОНОГРАММА

20 апреля 2003 г.                                              N 40

      22 апреля 2003 г.   в 10 ч. 00 мин.   в зале   заседаний   Комитета по

образованию    Администрации    Волгоградской    области    (ул. Огарева, 6)

состоится  совещание  по  вопросу  "О порядке финансирования образовательных

учреждений в 2003/2004 учебном году".

      Явка начальника управления образования обязательна.

Заместитель председателя

Комитета по образованию Администрации

Волгоградской области                      ______________________________

                                                (инициалы, фамилия)

Передал специалист                         ______________________________

                                                (инициалы, фамилия)

тел. 00 00 00

Принял

заведующий канцелярией            _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

тел. 00 00 00

11 ч. 10 мин.

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

Наименование                                 Руководителю

структурного                                 _______________________________

подразделения                               (наименование организации,

                                             инициалы, фамилия руководителя)

                               ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Дата                                    N

                   О необходимости приобретения оборудования

      В связи с  выходом  из  строя  оборудования прошу выделить средства на

его приобретение.

Приложение: заявка на приобретение оборудования на 1 л. в 1 экз.

Заведующий         ____________________      ____________________________

                        (подпись)                 (инициалы, фамилия)

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

С изменениями и дополнениями от:

11 мая 2007 г.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

С изменениями и дополнениями от:

11 мая 2007 г.

                                       СХЕМА

                 бланка документа с угловым расположением реквизитов

                              на бумаге формата А4

                                 (ГОСТ-6.30-97)

                            73                                  78                10        |

             |-----------------------------|  |----------------------------|------|-  3

 /------------------------------------------------------------------------------------+-----+------

 |    --------- - - - - - - - - - - - - - - --- /- - - - - - - - - - - - - - - \      |-----+-   

 |                                                                                  |         |

 |     | 17| |                               |  |                              |      |     |    |

 |     |               02       03                                      13           |          |

 |     |  ---+- - - - - - - - - - - - - - - -+ -+- - - - - - - - - - - - - - - |      |          |

 |   51|       06       07                                 14              15         |          |

 |     |     | 04       05                   |  |                              |      |          |

 |            08                                                                     |          |

 |    -------+- - - - - - - - - - - - - - - -|                                        |          |

 |          | 09             10             |  |                              |      |          |

 |   22|       11             12                                                      |          |

 |          |                               |  |                              |      |          |

 | /- --- -\ |- - - - - - - - - - - - - - - -|                                        |          |

 |  18                                      |  |                              |      |          |

 | |   |18 | | 17                                                                     |          |

 |                                          |  |          16                  |      |          |

 | |- --- -| |--- - - - - - - - - - - - - - --- -- - - - - - - - - - - - - - - |      |          |

 | |   30  |                                                                   |      |          |

 | |-----| |                                                                 |      |          |

 |        ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|      |          |

 |            19                                                              |      |          |

 |         | |                                                                        |       297|

 |         |                                                                   |      |          |

 |         |                                                                   |      |          |

 |      120| |                                                                        |          |

 |         |                                                                   |      |          |

 |         | |                                                                        |          |

 |         |                                                                   |      |          |

 |                                                                            |      |          |

 |        ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|      |          |

 |                                                                                   |          |

 |       20| | 20       21       24                                            |      |          |

 |                                                                                   |          |

 |        ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|      |          |

 |          | 22       23       25                                                   |          |

 |         |         26                                                        |      |          |

 |       40| +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - ----- - - --- - - - - - - -|      |-------   |

 |         |                                                                          |         |

 |         | | 27                                     |   28   |  29           |      |   16|    |

 |                                                                                   |         |

 |        ----- - - - - - - - - - - - - - - - - - - ----- - - --- - - - - - - -/      |-----+-   |

 |                                                                                    |   10|    

 |------------------------------------------------------------------------------------+-----+------

 |     35    |                    94                  |   30   |                      |     

 |---------|--------------------------------------|------|                      |     |

 |                                       210                                          |

 |----------------------------------------------------------------------------------|

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 мая 2007 г. N 782 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

С изменениями и дополнениями от:

11 мая 2007 г.

                                       СХЕМА

                 бланка документа с продольным расположением реквизитов

                              на бумаге формата А4

                                 (ГОСТ-6.30-97)

                                                                                  10         3|

                                                                               |----|       

 /------------------------------------------------------------------------------------+-------------

 |    --------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -\      |---------  

 |                                                                                   |          |

 |     |     |       02    03                                            13    |      |     17|   |

 |     |                                                                              |          |

 |     |  ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|      |---------  |

 |     |      06   07  04  05     08                                                 |          |

 |     | 20| |                                                                 |      |       |   |

 |     |                                                                             |     30|   |

 |   77|  ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|      |       |   |

 |     |     | 09   10                                            11     12           |          |

 |     |     |- - - - - - - - - - - - - - - - --- - - - - - - - - - - - - - - -|      |---------  |

 |     |     |                                  |             14      15              |           |

 |     |                     73                 |              78              |      |           |

 |          |-----------------------------|  |----------------------------|      |           |

 | /-------\ |- - - - - - - - - - - - - - - -|  |                                     |           |

 | |   18 |                                 |  |                              |      |           |

 | |18 |-- | | 17                            |  | 16                                  |           |

 | |      |                                 |  |                              |      |           |

 | |-------| |- - - - - - - - - - - - - - - - - --- - - - - - - - - - - - - - -|      |           |

 | |  30   | |                                                                        |           |

 | |-----|                                                                   |      |           |

 |        ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|      |           |

 |            19                                                                     |           |

 |         | |                                                                 |      |        297|

 |         |                                                                          |           |

 |         | |                                                                 |      |           |

 |         |                                                                          |           |

 |      120| |                                                                 |      |           |

 |         |                                                                          |           |

 |         | |                                                                 |      |           |

 |         |                                                                          |           |

 |         | |                                                                 |      |           |

 |                                                                                   |           |

 |        ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|      |           |

 |                                                                                   |           |

 |       20| | 20       21   24                                                |      |           |

 |                                                                                   |           |

 |        ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|      |           |

 |            22         23    25                                             |      |           |

 |         | |      26                                                                |           |

 |       40| |- - - - - - - - - - - - - - - - - - - --- - - - --- - - - - - - -|      |---------  |

 |         |                                                                          |          |

 |         | | 27                                     |28      |29             |      |     16|   |

 |                                                                                   |          |

 |       ------ - - - - - - - - - - - - - - - - - - --- - - - --- - - - - - - -/      |---------  |

 |                                                                                    |     10|   

 |------------------------------------------------------------------------------------+-------------

 |     35    |                    94                  |   30   |                      |       

 |---------|--------------------------------------|------|                      |       |

 |                                       210                                          |

 |----------------------------------------------------------------------------------|

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                                   АКТ

      Мы, нижеподписавшиеся работники  общего    отдела    аппарата Главы

Администрации Волгоградской области _____________________________________

_________________________________________________________________________

составили акт о том, что "_____" __________________ 200__ г. при вскрытии

пакета __________________________________________________________________

в нем оказалось _________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

      Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи:                                    _____________________________

                                            _____________________________

                                            _____________________________

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

ПЕРЕЧЕНЬ
входящих документов, не подлежащих регистрации в канцелярии

1. Письма, присланные в копии (для сведения).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки и запросы.

5. Сводки и информации, присланные для сведения, в том числе отчеты-информации депутатов.

6. Программы и копии учебных планов.

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

8. Копии документов, переданных по линии факсимильной связи.

9. Нормы расходов материалов.

10. Поздравительные письма и пригласительные билеты, корреспонденция с указанием "лично".

11. Документы материального и бухгалтерского учета.

12. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).

13. Научные отчеты по темам.

14. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

15. Формы статистической отчетности.

16. Решения районных и городских администраций по вопросам награждения (для сектора наград).

17. Протоколы вручения наград и акты, подтверждающие их получение.

18. Переписка с гражданами и учреждениями, адресованная отделу записи актов гражданского состояния аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

19. Извещения-письма о санаторно-курортных путевках.

Примечание. Все вышеперечисленные документы, за исключением указанных в пунктах 1, 3, 10, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

Реквизиты структурного подразделения,              Главе Администрации

ответственного за исполнение документа             Волгоградской области

                                                   _________________________

                                                      (инициалы, фамилия)

                                                   Начальнику контрольного

                                                   управления аппарата Главы

                                                   Администрации

                                                   Волгоградской области

                                                   _________________________

                                                      (инициалы, фамилия)

от "___" ______________ 200__ г. N ___

                                 СПРАВКА

     о продлении срока исполнения _______________________________________

                                   (наименование документа)

_________________________________________________________________________

Главы Администрации Волгоградской области от "___" _______ 200__ г. N ___

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       (название документа)

     __________________________________ Главы Администрации Волгоградской

         (наименование документа)

области   не может быть исполнено в полном объеме в установленный срок по

следующим причинам:

1. _________________________________________________________________

        (излагается аргументированное обоснование невыполнения

            в установленный срок каждого пункта документа

            в последовательности, указанной в документе)

2. _________________________________________________________________

     На основании     вышеизложенного     предлагаю     продлить     срок

исполнения __________________________________________ Главы Администрации

                   (наименование документа)

Волгоградской области N ______ от "_____" ___________________ 200__ г. до

"_____" ___________ 200__ г.

  (новый срок исполнения).

Наименование должности сотрудника

аппарата Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

заместителя Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

"____" ___________ 200__ г.

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

Реквизиты структурного подразделения,

ответственного за исполнение документа          Главе Администрации

                                                Волгоградской области

                                                _________________________

                                                   (инициалы, фамилия)

                                                Начальнику контрольного

                                                управления аппарата

                                                Главы Администрации

                                                Волгоградской области

                                                _________________________

                                                  (инициалы, фамилия)

от "___" ______________ 200__ г. N _____

                                  СПРАВКА

     об исполнении ______________________________________________________

                                 (наименование документа)

Главе Администрации Волгоградской области от "___" ________ 200__ г. N __

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                         (название документа)

Во исполнение __________________________________ Главы Администрации

                  (наименование документа)

Волгоградской области проделана следующая работа:

По пункту 1. _______________________________________________________

                  (излагается обобщенная информация о результатах

                       исполнения каждого пункта документа

                 в последовательности, указанной в документе, а также

                    делается вывод об исполнении документа в целом)

     По пункту 2. _______________________________________________________

     По пункту 3. _______________________________________________________

     На основании вышеизложенного представляю к снятию с контроля

_______________________________________ Главы Администрации Волгоградской

(наименование документа)

области N ____ от "____" ___________ 200__ г., как исполненный полностью.

Наименование должности сотрудника

аппарата Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

заместителя Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

"____" ___________ 200__ г.

Приложение 20

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                                      ЗАКАЗ

               в машинописное бюро, группу размножения документации

                                                     /------------------\

     Индекс структурного подразделения               |                  |

                                                     \------------------/

Фамилия заказчика __________________________________________________

N телефонов (городского и местного): _______________________________

Вид документа ______________________________________________________

Количество листов
Количество экземпляров

Дата и время сдачи ______________________________________________________

Подпись заказчика ______________________________________________________

Приложение 21

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

   Администрация                           УТВЕРЖДАЮ

Волгоградской области

Управляющий делами

  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                         Администрации

____________ N ______                      Волгоградской области

_____________________                      _________  ___________________

 (место составления)                       (подпись)  (инициалы, фамилия)

на ______________ год                                          Дата

_________________________________________________________________________

(название раздела)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Заведующий общим отделом

аппарата Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

Заведующий сектором архива

общего отдела аппарата

Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

ОДОБРЕНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной               Протокол экспертно-проверочной комиссии

комиссии                          Комитета по управлению архивами

                                  Администрации Волгоградской области

от _______________ N ____         от _______________ N ____

                  Итоговая запись о категориях и количестве дел,

          заведенных в ___________ году в аппарате Главы Администрации

                            Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		перехо- дящих	с отметкой эксперт- но-провероч- ной комиссии
Постоянного хранения Временного хранения (свыше 10 лет) Временного хранения (до 10 лет включительно) Итого

Заведующий общим отделом

аппарата Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

     Итоговые  сведения  переданы  в  Государственный архив Волгоградской

области.

Заведующий сектором архива

общего отдела аппарата

Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Приложение 22

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

Администрация

Волгоградской области                      УТВЕРЖДАЮ

        АКТ                                Управляющий делами

_______________ N ___                      Администрации

_____________________                      Волгоградской области

 (место составления)                       _________  ___________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

      о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

     На основании _______________________________________________________

                     (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                      с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

_________________________________________________________________________

                         (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дела	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за ___ год(ы)	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7

     Итого ___________________________ дел за ______________________ годы

(цифрами и прописью)

     Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы

утверждены,  а по  личному  составу  согласованы  с экспертно-проверочной

комиссией  Комитета  по  управлению  архивами Администрации Волгоградской

области (протокол от _____________ N ___)

Заведующий сектором

архива общего отдела

аппарата Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол экспертной комиссии

от _________________ N _____

Документы в количестве __________________________________ дел, весом

                               (цифрами и прописью)

___________________________ кг сданы в __________________________________

                                           (наименование организации)

на переработку по приемосдаточной накладной от __________________________

N _____________________

Заведующий сектором

архива общего отдела

аппарата Главы Администрации

Волгоградской области             _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение 23

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                          ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N

     В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________

                                                 (цифрами и прописью)

______________________________________________________________ листа(ов),

в том числе: литерные листы _____________________________________________

пропущенные номера _____________________________________________ + листов

внутренней описи ________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                         _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение 24

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

                  ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N _______

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номер листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

     Итого документов ___________________________________________________

                                    (цифрами и прописью)

     Количество листов внутренней описи _________________________________

                                               (цифрами и прописью)

_________________________________________________________________________

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                   _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение 25

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Волгоградской области

_________________________________________________________________________

              (наименование органа исполнительной власти)

_________________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                             Наименование должности

                                             руководителя структурного

                                             подразделения

                                             _________ ___________________

                                             (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

                            ОПИСЬ N ____________

_________________________________________________________________________

                            (название раздела)

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6

     В данную опись внесено _______________________________ дел с N _____

                           (цифрами и прописью)

по N _______________________, в том числе:

      (цифрами и прописью)

     литерные номера:

     пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                 _________  ____________________________

                                  (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

Передал _______________________________________ дел в сектор архива.

(цифрами и прописью)