Приложение 2. Регламент организации работ по созданию комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" и ее внедрению в государственных органах исполнительной власти Волгоградской области

Приложение 2

к распоряжению Главы Администрации

Волгоградской области

от 26 февраля 2008 г. N 141-р

Регламент
организации работ по созданию комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" и ее внедрению в государственных органах исполнительной власти Волгоградской области

1. Общие сведения

Настоящий Регламент разработан для определения организационной структуры и обеспечения своевременного, качественного выполнения работ по созданию комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" и ее внедрению в государственных органах исполнительной власти Волгоградской области.

2. Сокращения и определения

В настоящем Регламенте приняты следующие сокращения:

АВО - Администрация Волгоградской области;

КИС ЭПВО - комплексная информационная система "Электронное правительство Волгоградской области";

ГУПр - группа управления Проектом;

ОПЭ - опытно-промышленная эксплуатация;

ТЗ - техническое задание;

ТП - технический проект;

ПД - проектная документация.

В настоящем Регламенте приняты следующие определения:

Заказчик - Комитет информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области, являющийся стороной по государственному контракту N 2 от 1 января 2008 г. на выполнение работ по созданию комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" и ее внедрению в государственных органах исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - Государственный контракт);

Исполнитель - общество с ограниченной ответственностью "Торус консалт", являющееся стороной по Государственному контракту;

Проект - работы по созданию и внедрению КИС ЭПВО Заказчиком, Исполнителем и сотрудниками государственных органов исполнительной власти Волгоградской области;

план Проекта - описание совокупности работ в рамках реализации Проекта с указанием сроков начала и окончания, исполнителей и последовательности исполнения.

3. Организационная структура Проекта

Организационную структуру Проекта составляют:

комиссия по управлению Проектом;

группа управления Проектом;

проектная команда;

эксперты.

Комиссия по управлению Проектом (далее именуется - Комиссия) создается для решения вопросов взаимодействия всех участников работ по созданию КИС ЭПВО. Комиссия также принимает решения по особо важным вопросам реализации мероприятий по созданию КИС ЭПВО.

Группа управления Проектом (далее именуется - ГУПр) формируется из сотрудников Заказчика и Исполнителя. В сферу деятельности ГУПр отнесено общее управление выполнением работ в соответствии с планом Проекта.

Проектная команда формируется для исполнения Государственного контракта. В ее состав входят сотрудники со стороны Заказчика и со стороны Исполнителя на время выполнения работ по Проекту.

Эксперты - сотрудники структурных подразделений АВО, которые входят в состав организационной структуры Проекта на временной основе. Основной задачей деятельности экспертов является оказание содействия проектной команде и ГУПр в решении задач по автоматизации процессов в структурных подразделениях АВО.

3.1. Комиссия по управлению Проектом.

Комиссия по управлению Проектом является главным управляющим органом Проекта. Она обеспечивает поддержку Проекта, своевременное принятие решений, касающихся Проекта. Комиссия устанавливает приоритеты внедрения, утверждает объем Проекта.

В сферу ответственности Комиссии входит:

согласование изменений объема, бюджета и плана Проекта;

утверждение объемов предоставляемых необходимых ресурсов для качественного и своевременного выполнения работ Проекта;

наблюдение за выполнением и организационными последствиями Проекта;

контроль за ходом работ по Проекту в соответствии с утвержденным планом Проекта;

обеспечение согласования интересов структурных подразделений Администрации Волгоградской области;

решение возникающих вопросов высокой категории важности, выносимых ГУПр на заседания Комиссии;

оказание поддержки ГУПр для достижения проектных целей;

проведение регулярных заседаний Комиссии для контроля исполнения Проекта;

принятие решений об изменении состава Комиссии;

решение спорных вопросов, возникающих при реализации Проекта;

согласование планов развития КИС ЭПВО на последующих этапах Проекта.

3.1.1. Состав Комиссии.

В состав Комиссии входят:

председатель Комиссии;

заместитель председателя Комиссии;

члены Комиссии;

руководитель группы экспертов;

руководитель Проекта со стороны Заказчика;

руководитель Проекта со стороны Исполнителя;

заместитель руководителя Проекта со стороны Заказчика;

заместитель руководителя Проекта со стороны Исполнителя.

По решению председателя Комиссии или лица, его замещающего, в работе Комиссии могут принимать участие лица, не являющиеся членами Комиссии, но обладающие специальными познаниями и навыками, необходимыми для решения проблемных вопросов, связанных с реализацией Проекта.

3.1.2. Председатель Комиссии.

Председатель Комиссии руководит работой Комиссии. В сферу деятельности председателя Комиссии входит:

личный контроль за ходом реализации Проекта в качестве руководителя высшего ранга;

контроль за соблюдением выполнения требований Регламента;

принятие решений по вопросам, которые выносят на рассмотрение ГУПр, и спорным вопросам;

утверждение планов развития на последующих этапах Проекта.

3.1.3. Заместитель председателя Комиссии.

Заместитель председателя Комиссии - должностное лицо со стороны Заказчика, обладающее правом подписи от имени Заказчика. В отсутствии председателя Комиссии заместитель председателя Комиссии исполняет его обязанности.

В сферу деятельности заместителя председателя Комиссии входит:

постоянный контроль за ходом реализации Проекта, постоянное взаимодействие с ГУПр;

принятие решений об изменении состава рабочих групп Проекта;

утверждение изменений объема, бюджета и плана Проекта;

принятие результатов работ, выполненных на текущей фазе плана Проекта;

принятие решения о досрочном переходе к следующей фазе плана Проекта;

утверждение от имени Заказчика документов по Проекту.

3.2. Группа управления Проектом.

В ГУПр входят:

руководитель группы экспертов;

руководитель Проекта со стороны Заказчика;

руководитель Проекта со стороны Исполнителя;

заместитель руководителя Проекта со стороны Заказчика;

заместитель руководителя Проекта со стороны Исполнителя.

ГУПр осуществляет непосредственное оперативное управление Проектом, являясь связующим звеном между рабочими группами и Комиссией.

В сферу ответственности ГУПр входит:

оперативное управление Проектом;

обеспечение устойчивой взаимосвязи между рабочими группами в рамках Проекта;

контроль за объемом Проекта и отслеживание работ по Проекту в соответствии с планом Проекта;

обеспечение своевременного решения возникших проблем в ходе реализации Проекта в соответствии с пунктом 8.2 настоящего Регламента;

анализ хода выполнения Проекта;

внесение предложений по изменениям и дополнениям в Проект и план Проекта;

внесение предложений по усовершенствованию автоматизируемых процессов АВО;

обеспечение своевременного создания документов Проекта, их согласование в соответствии со своей компетенцией и представление подготовленных документов на рассмотрение и утверждение ответственным должностным лицам и коллегиальным органам, участвующим в реализации Проекта, в соответствии с настоящим Регламентом;

регулярный (не реже одного раза в месяц) доклад о ходе исполнения Проекта председателю Комиссии или его заместителю.

3.2.1. Руководитель группы экспертов.

В сферу ответственности руководителя группы экспертов входит:

оперативное руководство деятельностью экспертов Проекта;

контроль за своевременным согласованием документов Проекта экспертами;

регулярный (не реже одного раза в месяц) доклад о ходе работ по Проекту председателю Комиссии (совместно с руководителем Проекта со стороны Заказчика и руководителем Проекта со стороны Исполнителя);

координация работы экспертов в соответствии с планом Проекта;

контроль за выделением необходимых специалистов для реализации Проекта структурными подразделениями АВО;

вопросы интеграции подсистем КИС ЭПВО с существующими информационными системами АВО.

3.2.2. Руководитель Проекта со стороны Заказчика.

Руководитель Проекта со стороны Заказчика осуществляет стратегическое управление Проектом. В сферу его ответственности входит:

согласование документов Проекта;

регулярный (не реже одного раза в месяц) доклад о ходе реализации Проекта председателю Комиссии (совместно с руководителем Проекта со стороны Исполнителя);

принятие решений по вопросам, возникающим в ходе реализации Проекта;

контроль за сроками и результатами реализации Проекта в соответствии с утвержденным планом Проекта;

обеспечение соблюдения правил передачи документов;

контроль за качеством процесса передачи знаний Заказчику со стороны Исполнителя.

3.2.3. Руководитель Проекта со стороны Исполнителя.

Руководитель Проекта со стороны Исполнителя является ответственным за качество и полноту предоставления Заказчику консультационных услуг, касающихся Проекта. При реализации Проекта руководитель Проекта со стороны Исполнителя разрабатывает проекты управленческих решений (распоряжений) и представляет их на согласование руководителю Проекта со стороны Заказчика. Управленческие решения по Проекту принимаются совместно руководителями Проекта со стороны Заказчика и со стороны Исполнителя и доводятся до экспертов по направлениям. В случае возникновения разногласий данное управленческое решение выносится на рассмотрение заместителя председателя Комиссии.

В сферу ответственности руководителя Проекта со стороны Исполнителя входит:

организация и координация ресурсов Проекта со стороны Исполнителя;

организация работ по Проекту со стороны Исполнителя и контроль за их исполнением в соответствии с планом Проекта;

контроль за соблюдением Исполнителем сроков реализации Проекта в соответствии с утвержденным планом Проекта;

контроль и регулирование отношений и любых вопросов в соответствии с Государственным контрактом между Заказчиком и Исполнителем;

представление Комиссии отчета о ходе реализации Проекта перед очередным заседанием Комиссии или по требованию членов Комиссии;

передача знаний и опыта в области методологии и инструментальных средств внедрения руководителю и заместителю руководителя Проекта со стороны Заказчика;

консультирование руководителя и заместителя руководителя Проекта со стороны Заказчика по техническим вопросам реализации Проекта;

консультирование членов Комиссии по вопросам, связанным со сроками, ресурсами и методикой реализации Проекта;

организация сопровождения КИС ЭПВО силами членов проектной команды со стороны Заказчика по окончании Проекта.

3.2.4. Заместитель руководителя Проекта со стороны Заказчика.

В сферу ответственности заместителя руководителя Проекта со стороны Заказчика входит:

исполнение обязанностей руководителя Проекта со стороны Заказчика в случае его отсутствия;

оперативное руководство деятельностью проектной команды Заказчика;

обеспечение своевременного создания выходных документов по Проекту;

координация работ проектной команды со стороны Заказчика в соответствии с планом Проекта;

своевременное информирование руководителей Проекта о возникающих проблемах в ходе реализации Проекта;

вопросы интеграции подсистем КИС ЭПВО с существующими информационными системами АВО;

контроль за использованием выделенных необходимых ресурсов для целей Проекта.

3.2.5. Заместитель руководителя Проекта со стороны Исполнителя.

В сферу ответственности заместителя руководителя Проекта со стороны Исполнителя входит:

исполнение обязанностей руководителя Проекта со стороны Исполнителя в случае его отсутствия;

оперативное руководство деятельностью проектной команды Исполнителя;

координация работы членов проектной команды со стороны Исполнителя в соответствии с планом Проекта;

своевременное информирование руководителей Проекта и заместителя руководителя Проекта со стороны Заказчика о возникающих проблемах в ходе реализации Проекта;

обеспечение своевременного создания выходных документов Проекта;

контроль за предоставлением необходимых ресурсов для целей Проекта;

вопросы интеграции подсистем КИС ЭПВО с существующими информационными системами АВО.

3.3. Проектная команда.

В состав проектной команды входят:

рабочие группы со стороны Исполнителя;

рабочие группы со стороны Заказчика;

рабочая группа "Разработка и администрирование";

администратор Проекта.

Персональный состав проектной команды со стороны Исполнителя определяется приказом по предприятию Исполнителя.

Руководители рабочих групп и члены рабочих групп проектной команды со стороны Заказчика назначаются председателем Комиссии по представлению заместителя председателя Комиссии.

3.3.1. Руководители рабочих групп со стороны Исполнителя.

Руководители рабочих групп назначаются руководителем Проекта со стороны Исполнителя. Руководители рабочих групп по направлениям отвечают за оперативное управление подконтрольными рабочими группами.

В сферу ответственности руководителей рабочих групп со стороны Исполнителя входит:

планирование деятельности рабочих групп, постановка задач, решаемых рабочими группами, и координация использования человеческих ресурсов рабочих групп Исполнителя;

оперативное управление деятельностью рабочих групп Исполнителя;

качественное выполнение работ в соответствии с планом Проекта, контроль объема Проекта;

своевременное информирование ГУПр по всем отклонениям в объеме Проекта и плане Проекта;

отчет перед ГУПр о ходе исполнения Проекта;

обеспечение своевременной разработки и своевременного создания выходных документов Проекта;

обеспечение проведения тестирования КИС ЭПВО;

обеспечение рассмотрения всех вопросов, касающихся интеграции КИС ЭПВО с внешними приложениями;

поддержка проведения контрольного тестирования;

подача предложений ГУПр относительно внесения изменений в план Проекта;

проведение анализа Проекта и конфигурации программного обеспечения с целью соответствия его требованиям Заказчика в своей функциональной области;

обеспечение своевременного решения возникших проблем при реализации Проекта в соответствии с пунктом 8.2 настоящего Регламента;

подготовка материалов для формирования всех ключевых документов, имеющих отношение к Проекту;

поддержка проектной команды по вопросам, касающимся документации для пользователей, подготовки конечных пользователей, контрольного тестирования и переноса данных;

организация работ по сбору и анализу требований, предъявляемых к отчетам, интерфейсам, формулярам, согласно плану Проекта;

ведение реестра возникших проблем.

3.3.2. Руководители рабочих групп со стороны Заказчика.

Руководители рабочих групп со стороны Заказчика отвечают за оперативное управление рабочими группами в части работ, исполнение которых возложено на членов проектной команды со стороны Заказчика.

В сферу ответственности руководителей рабочих групп со стороны Заказчика входит:

участие в постановке задач, решаемых рабочими группами, контроль за исполнением поставленных задач и координация использования человеческих ресурсов рабочих групп со стороны Заказчика;

контроль за выполнением рабочими группами работ в соответствии с планом Проекта;

своевременное информирование ГУПр по всем отклонениям в объеме Проекта и плане Проекта;

отчет перед ГУПр о ходе реализации Проекта совместно с руководителями рабочих групп со стороны Исполнителя по направлениям;

обеспечение своевременного представления документов Проекта;

обеспечение проведения тестирования КИС ЭПВО;

обеспечение рассмотрения всех вопросов, касающихся интеграции КИС ЭПВО с внешними приложениями;

обеспечение проведения контрольного тестирования КИС ЭПВО;

подача предложений ГУПр относительно внесения изменений и дополнений в план Проекта;

проведение анализа объема Проекта и конфигурации программного обеспечения КИС ЭПВО с целью соответствия его требованиям, предъявляемым Заказчиком;

участие в формировании проектных решений;

обеспечение своевременного решения возникших проблем при реализации Проекта в соответствии с пунктом 8.2 настоящего Регламента;

подготовка материалов для формирования ключевых документов, имеющих отношение к Проекту;

обеспечение решения вопросов, касающихся создания документации для пользователей, подготовки конечных пользователей, контрольного тестирования и переноса данных;

проведение работ по сбору и анализу требований, предъявляемых к отчетам, интерфейсам, формулярам, согласно плану Проекта.

3.3.3. Члены проектной команды со стороны Исполнителя.

В сферу ответственности членов проектной команды со стороны Исполнителя входит:

контроль за выполнением объема Проекта в соответствии с планом Проекта;

отчет перед непосредственным руководителем рабочей группы и руководителями Проекта о ходе выполнения работ по Проекту;

настройка и тестирование КИС ЭПВО;

обучение членов рабочих групп со стороны Заказчика ведению Проекта и конфигурированию КИС ЭПВО;

консультирование представителей Заказчика по вопросам подготовки и согласование сценария интеграционного теста;

своевременная разработка и создание документов Проекта;

подготовка перечня требуемых расширений функциональности и дополнительной отчетности КИС ЭПВО;

конфигурация КИС ЭПВО в соответствии с требованиями, предъявляемыми к курируемой функциональной области;

обеспечение проведения тестирования КИС ЭПВО;

подача предложений руководителям Проекта относительно внесения изменений и дополнений в план Проекта;

проведение работ по организации перехода к опытно-промышленной эксплуатации КИС ЭПВО;

сопровождение КИС ЭПВО с начала ее эксплуатации;

обеспечение своевременного решения возникших проблем при реализации Проекта в соответствии с пунктом 8.2 настоящего Регламента;

еженедельный отчет перед руководителем рабочей группы о проделанной работе.

3.3.4. Члены проектной команды со стороны Заказчика.

Проектная команда со стороны Заказчика состоит из сотрудников АВО, постоянно закрепленных за соответствующими проектными группами.

В сферу ответственности членов проектной команды со стороны Заказчика входит:

определение функциональных требований к КИС ЭПВО на основе анализа текущих и целевых процессов;

определение степени поддержки требуемых процессов текущей версией КИС ЭПВО;

участие в разработке сценария интеграционного теста и в проведении интеграционного теста;

участие в настройке и тестировании КИС ЭПВО;

участие в процессе создания концепции полномочий пользователей;

оказание содействия Исполнителю в процессе передачи знаний сотрудникам Заказчика, подготовки конечных пользователей к работе в КИС ЭПВО;

представление информации и документов, необходимых для Проекта;

участие в сопровождении КИС ЭПВО на этапе ОПЭ;

содействие в обеспечении своевременного решения возникших проблем при реализации Проекта в соответствии с пунктом 8.2 настоящего Регламента;

еженедельный отчет перед руководителем рабочей группы о проделанной работе.

3.3.5. Рабочая группа "Разработка и администрирование".

Рабочая группа "Разработка и администрирование" формируется в рамках проектной команды и выполняет задачи по разработке и администрированию КИС ЭПВО, создаваемой в рамках Проекта. Членами рабочей группы "Разработка и администрирование" являются представители Заказчика и Исполнителя.

3.3.6. Руководитель рабочей группы "Разработка и администрирование".

Руководитель рабочей группы "Разработка и администрирование" является специалистом Исполнителя, который выполняет определенные функции и решает конкретные задачи, а именно:

планирование деятельности, постановка задач для решения рабочей группой "Разработка и администрирование" и контроль за их исполнением;

оперативное управление рабочей группой "Разработка и администрирование" и координация работы входящих в рабочую группу специалистов;

качественное и своевременное выполнение работ по плану Проекта;

своевременное информирование ГУПр по всем отклонениям от плана Проекта и объема Проекта;

обеспечение своевременной разработки и создания документов Проекта;

выполнение настроек (разработок) в КИС ЭПВО с использованием встроенных средств разработки в соответствии с заявками на модификацию;

осуществление контроля за качеством выполненных модификаций в КИС ЭПВО;

описание настроек (разработок) в КИС ЭПВО, произведенных с использованием встроенных средств разработки;

выполнение цикла тестирования совместно с членами рабочих групп проектной команды и экспертами Проекта;

консультирование и передача опыта и знаний членам рабочей группы "Разработка и администрирование" со стороны Заказчика;

подготовка проведения контрольного тестирования;

формирование плана подготовки КИС ЭПВО к ОПЭ;

еженедельный отчет перед ГУПр о ходе выполнения Проекта;

своевременное решение членами рабочей группы "Разработка и администрирование" проблем, возникающих при реализации Проекта, и своевременное информирование о них ГУПр;

согласование планов работы рабочей группы "Разработка и администрирование" в течение всего срока исполнения Проекта;

формирование проектных решений;

постановка задач в части настройки КИС ЭПВО с использованием встроенных средств разработки и координация использования человеческих ресурсов рабочей группы "Разработка и администрирование".

3.3.7. Системный администратор.

Системный администратор рабочей группы "Разработка и администрирование" является специалистом со стороны Исполнителя, который выполняет определенные функции и решает конкретные задачи, а именно:

своевременное развертывание КИС ЭПВО на серверах и рабочих местах АВО в соответствии с планом Проекта;

администрирование программного и аппаратного обеспечения КИС ЭПВО;

поддержание в работоспособном состоянии технической инфраструктуры КИС ЭПВО;

подготовка графика развертывания КИС ЭПВО в сроки, установленные планом Проекта;

подготовка отчета о развертывании КИС ЭПВО в сроки, установленные планом Проекта;

заведение в КИС ЭПВО учетных записей пользователей на основании перечня ролей пользователей КИС ЭПВО в сроки, установленные планом Проекта;

осуществление настройки и корректировки прав и полномочий пользователей КИС ЭПВО в сроки, установленные планом Проекта;

еженедельное представление отчета о проделанной работе руководителю рабочей группы "Разработка и администрирование".

3.3.8. Разработчик.

Разработчики рабочей группы "Разработка и администрирование" являются специалистами со стороны Исполнителя, которые выполняют определенные функции и решают конкретные задачи, а именно:

проведение анализа Проекта и конфигурации программного обеспечения КИС ЭПВО с целью соответствия его предъявляемым требованиям;

проведение согласования разработок и оценки трудоемкости разработок всех планируемых модификаций в КИС ЭПВО;

участие в согласовании планов работ рабочей группы проектной команды в течение всего срока исполнения Проекта:

обеспечение рассмотрения всех вопросов, касающихся интеграции КИС ЭПВО с внешними приложениями;

поддержка проведения контрольного тестирования;

своевременное информирование руководителя рабочей группы проектной команды о всех отклонениях в объеме Проекта и плане Проекта;

ведение реестра возникших проблем;

обеспечение своевременной разработки и создания выходных документов Проекта совместно с руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование";

отслеживание работ по Проекту в соответствии с планом Проекта совместно с руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование";

формирование совместно с руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование" плана подготовки КИС ЭПВО к ОПЭ;

участие в подготовке отчета перед ГУПр о ходе реализации Проекта;

формирование совместно с руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование" проектных решений;

выполнение разработок в КИС ЭПВО с использованием встроенных средств разработки в соответствии с заявками на модификацию, в рамках сроков, установленных руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование";

выполнение цикла тестирования совместно с членами рабочих групп проектной команды и экспертов Проекта в рамках сроков, установленных руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование";

описание осуществленных разработок с использованием встроенных средств разработки в соответствии с требованиями руководителя рабочей группы "Разработка и администрирование", предъявляемыми к ПД, и в рамках сроков, установленных руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование";

выполнение настроек в КИС ЭПВО с использованием встроенных средств разработки в соответствии с заявками на модификацию в рамках сроков, установленных руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование";

выполнение цикла тестирования совместно с членами рабочих групп проектной команды и экспертами Проекта в рамках сроков, установленных руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование";

следование требованиям, предъявляемым к качеству выполнения работ по Проекту руководителем рабочей группы "Разработка и администрирование";

еженедельное представление отчета о проделанной работе руководителю рабочей группы "Разработка и администрирование".

3.3.9. Администратор Проекта.

Администратор Проекта является специалистом со стороны Исполнителя, обеспечивающим административную поддержку организационной структуры Проекта.

В сферу ответственности администратора Проекта входит:

организация планируемых командировок/визитов членов проектной команды со стороны Исполнителя;

организация рабочих встреч, заседаний;

ведение протоколов заседаний;

административная поддержка процесса согласования ПД;

контроль соблюдения сроков согласования ПД;

ведение протоколов изменений и дополнений выходных документов Проекта при их согласовании;

ведение архива ПД и выходных документов Проекта;

единообразное оформление ПД;

ведение графика подготовки пользователей;

прочие организационные мероприятия.

3.4. Эксперты Проекты#.

Эксперты Проекта - руководители и специалисты структурных подразделений АВО, привлекаемые для работы над Проектом на временной основе.

Общее руководство экспертами, привлекаемыми для работы над Проектом, осуществляет руководитель группы экспертов.

Эксперты Проекта назначаются членами Комиссии по представлению заместителя председателя Комиссии.

В сферу ответственности экспертов Проекта входит:

своевременное согласование документов Проекта;

личное участие в принятии решений по Проекту, касающихся отдела или подразделения, сотрудником которого является эксперт;

своевременное вынесение ГУПр предложений, касающихся деятельности его отдела или подразделения, затрагиваемых функциональным объемом Проекта;

своевременное выделение необходимых специалистов из отдела или подразделения, сотрудником которого является эксперт, для реализации Проекта;

своевременное представление всех необходимых материалов, информации и данных для реализации Проекта;

участие в разработке сценария и проведении тестирования в соответствии с методологией тестирования;

участие в определении лиц, ответственных за использование КИС ЭПВО, и работа с ними для обеспечения передачи знаний.

4. Управление объемом Проекта

Функциональный объем в терминах прикладных областей определяется в ТЗ на создаваемую КИС ЭПВО. Любые предложения, выходящие за рамки данного объема, могут представлять собой риск для сроков реализации, качества реализации и бюджета Проекта.

Все запросы на изменение объема Проекта представляются и обрабатываются в соответствии с процедурой управления изменениями согласно разделу 8 настоящего Регламента. По результатам рассмотрения изменений бюджет и план Проекта могут быть пересмотрены.

5. Управление рисками

Управление рисками необходимо для успешной реализации и завершения Проекта в установленные сроки. Для минимизации рисков должны быть обеспечены следующие условия:

оперативность принятия решений;

оперативность согласования документов и передачи замечаний;

оперативное выделение необходимых ресурсов.

6. Планирование и текущий контроль выполнения Проекта

Планирование работ Проекта и текущий контроль за выполнением Проекта осуществляется на основе регулярных заседаний:

заседания Комиссии - не реже 1 раза в месяц (по итогам составляется протокол заседания Комиссии);

заседания ГУПр с руководителями рабочих групп проектной команды - еженедельно (цель заседаний - определение и решение возникших проблем, влияющих на ход Проекта);

заседания рабочих групп проектной команды - еженедельно (рассматриваются вопросы о планах и статусе работ).

7. Документооборот Проекта

7.1. Документация Проекта состоит из документов следующих типов:

7.1.1. Общие документы:

информационные письма;

повестки заседаний Комиссии;

протоколы заседаний Комиссии;

решения Комиссии;

проектные решения;

документы по фазам Проекта.

7.1.2. Отчетные документы:

отчеты членов проектных рабочих групп;

отчеты руководителей рабочих групп;

отчеты руководителя Проекта со стороны Заказчика;

отчет руководителя Проекта со стороны Исполнителя.

7.2. Периодичность подготовки отчетной документации:

Форма документа	Ответственный исполнитель	Периодичность представления	Кому представляется
1	2	3	4
Отчет члена рабочей группы	член рабочей группы	еженедельно	ГУПр
Отчет руководителя рабочей группы	руководитель рабочей группы	еженедельно	ГУПр
Отчет руководителей Проекта	руководители Проекта со стороны Заказчика и со стороны Исполнителя	ежемесячно	председатель Комиссии

Вся прочая документация, подготавливаемая рабочими группами на фазах Проекта, представляется руководителю соответствующей рабочей группы. В зависимости от характера документации ГУПр определяет кому дополнительно представляется и с кем согласовывается прочая документация.

Для целей хранения и совместного использования проектной документации по созданию КИС ЭПВО выделяется серверное дисковое пространство с определенной структурой папок (далее именуется - хранилище ПД). Электронные версии общих, отчетных и прочих документов по Проекту хранятся в хранилище ПД. Резервное копирование хранилища ПД осуществляется не реже одного раза в сутки ответственным лицом со стороны Заказчика.

Организация документооборота Проекта осуществляется исключительно администратором Проекта.

7.3. План Проекта.

В случае выполнения работ с опережением плана Проекта календарный план может быть скорректирован ГУПр. Ответственность за поддержание календарного плана в актуальном состоянии возлагается на ГУПр.

При завершении каждой фазы плана Проекта и переходе на следующую фазу ГУПр подготавливает детализированный план работ на следующую фазу с указанием ресурсов и трудозатрат по каждой работе. Далее ГУПр передает детализированный план проектной команде на исполнение.

8. Процедуры Проекта

8.1. Процедура передачи знаний.

Во время внедрения Проекта Исполнитель осуществляет передачу знаний Заказчику.

Передача знаний будет проходить:

от ГУПр со стороны Исполнителя - ГУПр со стороны Заказчика;

от ответственных за внедрение по функциональным областям членов рабочих групп Исполнителя - членам рабочих групп Заказчика, а также руководителям и специалистам, ответственным за автоматизируемые процессы в АВО;

от технических консультантов и разработчиков со стороны Исполнителя системным администраторам и программистам со стороны Заказчика.

8.2. Процедура разрешения проблем/конфликтов.

Сотрудники со стороны Заказчика и со стороны Исполнителя, участвующие в реализации Проекта, должны прилагать все необходимые усилия для разрешения проблем и конфликтов, возникающих при выполнении Проекта, с наименьшими временными и иными затратами. Возникающие при выполнении Проекта проблемы и конфликты должны разрешаться на уровне проектной команды. При невозможности разрешения возникших препятствий в реализации Проекта на уровне проектной команды, решение конфликтной ситуации осуществляется ГУПр. В случае, если разрешение возникших препятствий в реализации Проекта не может быть осуществлено силами ГУПр, данный вопрос выносится на рассмотрение Комиссии.

8.3. Процедура заседаний и контроль выполнения Проекта.

Планом работ по Проекту предусмотрены следующие заседания:

заседание по началу Проекта;

очередные заседания Комиссии по завершении очередной фазы Проекта;

внеочередные заседания Комиссии в случае необходимости срочного решения возникших проблем/вопросов;

заседания ГУПр и руководителей рабочих групп еженедельно.

8.3.1. Заседание по началу Проекта.

Заседание по началу Проекта проводится один раз в начале Проекта. В заседании участвуют:

председатель Комиссии;

заместитель председателя Комиссии;

члены комиссии;

ГУПр.

На заседании по началу Проекта освещается план Проекта, методологические подходы, применяемые в ходе реализации Проекта, организационная структура Проекта, объем Проекта.

Администратор Проекта отвечает за подготовку протокола заседания по началу Проекта и за его распространение среди участников заседания.

Протокол заседания по началу Проекта утверждается председателем Комиссии.

8.3.2. Заседания Комиссии.

Очередные заседания Комиссии проводятся в ключевых временных точках Проекта: начало Проекта, окончание фаз плана-графика Проекта, окончание Проекта. Возможны также внеочередные заседания Комиссии для решения неотложных вопросов, возникающих в ходе реализации мероприятий Проекта. Процедура проведения заседаний Комиссии представлена в пункте 8.3 настоящего Регламента.

Инициаторами проведения заседаний Комиссии могут быть:

председатель Комиссии;

заместитель председателя Комиссии;

члены Комиссии;

руководитель Проекта со стороны Заказчика;

руководитель Проекта со стороны Исполнителя;

руководитель группы экспертов.

Повестка дня, время и место проведения заседания Комиссии формируется инициатором проведения заседания Комиссии и утверждается председателем Комиссии или заместителем председателя Комиссии.

Для проведения заседания Комиссии необходим кворум 50 процентов от общего состава Комиссии, а также личное присутствие:

председателя Комиссии или заместителя председателя Комиссии;

руководителя Проекта от Заказчика или его заместителя;

руководителя Проекта от Исполнителя или его заместителя.

Ход заседаний Комиссии, выступления, решения, принятые Комиссией, фиксируются в протоколе заседания Комиссии, который утверждается председателем Комиссии, а в случае его отсутствия - заместителем председателя Комиссии.

Администратор Проекта отвечает за подготовку протокола заседания Комиссии и за его распространение среди участников заседания Комиссии.

Решение Комиссии считается принятым при согласии всех присутствующих на заседании постоянных членов Комиссии. В случае возникновения разногласий решение принимает председатель Комиссии или, в случае его отсутствии, заместитель председателя Комиссии. Решение Комиссии должно соответствовать настоящему Регламенту и заключенному Государственному контракту.

Решения Комиссии являются обязательными для исполнения структурными подразделениями АВО и подведомственными им учреждениями.

8.3.3. Заседание ГУПр и руководителей рабочих групп.

Руководители рабочих групп к еженедельному заседанию подготавливают отчет руководителя рабочей группы о состоянии Проекта, который используется как основа для обсуждения на еженедельном заседании. В заседании должны участвовать:

ГУПр;

руководители рабочих групп.

Администратор Проекта отвечает за подготовку протокола результатов заседания по статусу Проекта и за его распространение среди участников заседания.

8.4. Процедура согласования выходных документов Проекта.

Процедура согласования выходных документов проекта должна осуществляться в следующем порядке:

8.4.1. ГУПр формирует график согласования для каждого выходного документа в соответствии с планом Проекта.

8.4.2. График согласования документа передается администратору Проекта.

8.4.3. В соответствии с графиком администратор Проекта выдает по одному экземпляру документа в печатном и электронном виде всем согласующим лицам с уведомлением их о сроках согласования. Получатель документа должен заверить подписью, что он получил документ и ознакомлен со сроком предоставления замечаний и дополнений.

8.4.4. В случае отсутствия замечаний, протокол замечаний и дополнений не заполняется. В случае наличия замечаний и дополнений согласующее лицо в срок, в соответствии с графиком согласования, заполняет протокол и согласует его с руководителем структурного подразделения/членом Комиссии.

8.4.5. В соответствии с графиком администратор Проекта собирает протоколы замечаний и дополнений к документу. В случае, если замечания к документу отсутствуют, согласующее лицо делает отметку в графике об отсутствии протокола замечаний и дополнений. Администратор Проекта подписывает и передает согласующему лицу копию протокола замечаний и дополнений. В случае, если замечания не поступили в течение периода согласования, указанного в графике согласования, документ считается согласованным без замечаний.

8.4.6. Администратор Проекта в течение одного рабочего дня с последней даты передачи замечаний и дополнений графика оформляет все собранные замечания и дополнения в виде сводного протокола замечаний и дополнений к документу и передает его ГУПр.

8.4.7. Проектная команда обрабатывает сводный протокол замечаний и дополнений, принимая или отклоняя замечания и дополнения, и передает новую версию документа с обработанным протоколом замечаний и дополнений в ГУПр. В случае, если в процессе согласования остались нерешенные разногласия, ГУПр подготавливает варианты решения по каждому из разногласий и заносит их в обработанный протокол замечаний и дополнений.

8.4.8. Администратор Проекта передает документ с приложением в виде обработанного протокола замечаний и дополнений заместителю председателя Комиссии. После этого документ утверждает заместитель председателя Комиссии.

Превышение сроков согласования документов может служить основанием для внесения Комиссией изменений в план Проекта.

8.5. Процедура управления изменениями.

Данная процедура касается всех изменений и дополнений в объеме работ по созданию и внедрению КИС ЭПВО, определенных в ТЗ и (или) ТП, принятие которых не противоречит действующему законодательству.

Процедура управления изменениями должна осуществляться в следующем порядке:

8.5.1. Член проектной команды Заказчика определяет необходимость внесения изменений в работу КИС ЭПВО на основании требований конечных пользователей или собственного мнения (далее именуется - заявитель).

8.5.2. Заявитель оформляет заявку на изменение, подписывает ее сам и у эксперта Проекта по направлению, затем передает администратору Проекта. В случае, если заявка касается разработки нового отчета, печатной формы или изменения их старых вариантов, к заявке в обязательном порядке должен прилагаться шаблон с описанием всех полей, которые должны заполняться.

8.5.3. Администратор Проекта присваивает заявке номер, оригинал заявки подшивает в папку ПД, копии заявки передаются в ГУПр.

8.5.4. Заявки на изменение регулярно рассматриваются ГУПр. При этом ГУПр определяет целесообразность реализации заявки, а также вопросы, касающиеся влияния реализации заявки на сроки и стоимость работ по Проекту. Руководитель Проекта со стороны Исполнителя принимает решение о возможности включения дополнения в план реализации.

8.5.5. В случае, если было принято решение о включении изменения в план разработки, для соответствующего изменения определяется ответственный член проектной команды, время описания заявки на модификацию, ориентировочное время разработки. При этом указываются срок описания заявки на модификацию и ориентировочный срок разработки модификации.

8.5.6. Ответственный член проектной команды формирует при необходимости заявку на модификацию и протокол дополнений и корректировок к ТЗ и (или) ТП, согласовывает протоколы дополнений и корректировок и заявку на модификацию с заявителем. В заявке на модификацию необходимо указать номер заявки на изменение.

8.5.7. В случае, когда исполнение заявки влияет на объем Проекта, заявка утверждается председателем Комиссии или заместителем председателя Комиссии, если изменение объема Проекта не противоречит действующему законодательству.

8.6. Процедура начального сопровождения.

В процессе эксплуатации, а также для обеспечения работоспособности КИС ЭПВО при возникновении вопросов или проблем, для решения которых необходимо участие специалистов со стороны Исполнителя, необходимо придерживаться следующего порядка действий:

8.6.1. Для оказания Исполнителем консультационных услуг Заказчику во время выполнения работ по созданию и внедрению КИС ЭПВО со стороны Заказчика и со стороны Исполнителя определяется по одному контактному лицу.

8.6.2. Специалист со стороны Заказчика, которому необходимо получить консультационную услугу от специалистов со стороны Исполнителя по определенной теме, в письменной форме информирует об этом контактное лицо со стороны Заказчика.

8.6.3. Контактное лицо со стороны Заказчика направляет по электронной почте контактному лицу со стороны Исполнителя запрос на получение консультационных услуг в форме запроса на сопровождение. При этом должны быть заполнены следующие поля формы: дата запроса (дата отправки запроса Исполнителю), контактное лицо (должностное лицо со стороны Заказчика, с которым необходимо контактировать Исполнителю для выяснения деталей запроса), краткое описание сути запроса и детальное описание сути проблемы.

8.6.4. Контактное лицо со стороны Исполнителя на основании полученного запроса (в случае, если запрос не касается реализации дополнительных требований) определяет специалиста, устанавливает сроки (в зависимости от сложности запроса) для выполнения запроса и сообщает об этом контактному лицу со стороны Заказчика. Контактное лицо со стороны Исполнителя присваивает уникальный номер каждому запросу и ведет реестр получаемых запросов. В случае, если запрос касается реализации дополнительных требований к КИС ЭПВО, необходимо руководствоваться пунктом 8.5 настоящего Регламента.

Заместитель Главы Администрации Волгоградской области - управляющий делами Администрации Волгоградской области

А.А. Федюнин