Постановление главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Волгограда и должностных инструкций работников архивного отдела администрации Волгограда"

Руководствуясь статьей 36 Устава города-героя Волгограда, постановляю:

1. Утвердить:

1.1. Положение об архивном отделе администрации Волгограда (прилагается).

1.2. Должностные инструкции работников архивного отдела администрации Волгограда (прилагаются).

2. Внести изменения в постановление главы Волгограда от 24 марта 2006 г. N 728 "Об утверждении Положения об общем отделе администрации Волгограда и должностных инструкций работников общего отдела администрации Волгограда", исключив из Положения об общем отделе администрации Волгограда, утвержденного указанным постановлением, пункты 2.2, 2.16, 2.17, 2.18 раздела 2.

И.о. главы Волгограда

С.П. Бирюков

Положение
об архивном отделе администрации Волгограда
(утв. постановлением главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Волгограда (далее - отдел) является структурным подразделением администрации Волгограда, не обладающим правами юридического лица.

Отдел имеет бланки с наименованием, а также печать для удостоверения архивных справок, архивных копий, выписок, выполненных на основе архивных документов.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда, другими нормативными актами, относящимися к деятельности отдела, настоящим Положением.

1.3. Положение об отделе утверждается постановлением главы Волгограда.

1.4. Деятельность отдела курирует управляющий делами администрации Волгограда.

2. Полномочия отдела

2.1. Отдел осуществляет на территории города-героя Волгограда полномочия в сфере архивного дела в пределах своей компетенции:

2.1.1. Обеспечивает сохранность, комплектование и государственный учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению, относящихся к муниципальной собственности.

2.1.2. Осуществляет информационное обеспечение органов местного самоуправления Волгограда, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам.

2.1.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, принимаемых от организаций - источников комплектования отдела и иных владельцев архивных документов.

2.1.4. Осуществляет организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и деятельностью архивов органов местного самоуправления Волгограда, структурных подразделений администрации Волгограда, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, в деятельности которых образуются документы, относящиеся к муниципальной собственности.

2.1.5. Составляет списки организаций - источников комплектования отдела, представляет их на утверждение главе Волгограда, предварительно согласовав их с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - Комитет).

Определяет состав документов, подлежащих приему в отдел.

2.1.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию отдела записями воспоминаний, материалами фото-, кино- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий городского округа город-герой Волгоград.

2.1.7. Организует прием архивных документов в упорядоченном состоянии от организаций - источников комплектования отдела для постоянного хранения в соответствии со сроками, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

2.1.8. Обеспечивает пользователям архивных документов условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

2.1.9. Осуществляет учет документов, принятых в отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Комитет.

2.1.10. Осуществляет хранение:

архивных документов, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления Волгограда, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, находящихся на территории городского округа город-герой Волгоград;

архивных документов общественных организаций, движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел на договорной основе;

учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности отдела.

2.1.11. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы.

2.1.12. Использует документы отдела в социально-экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, проведения радио- и телепередач, публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.

2.1.13. Представляет государственным органам и органам местного самоуправления Волгограда необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикует и экспонирует архивные документы, готовит справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в отделе документов.

2.1.14. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, выдает архивные справки, заверенные копии архивных документов, выписки из них.

2.1.15. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций - источников комплектования отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.

2.1.16. Рассматривает и согласовывает документы организаций - источников комплектования отдела, относящиеся к ведению делопроизводства и архивного дела, такие как положение об экспертной комиссии, положение об архиве, инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел.

2.1.17. Разрабатывает для внесения в установленном порядке на рассмотрение органам местного самоуправления Волгограда проекты муниципальных правовых актов Волгограда в сфере архивного дела.

2.1.18. Проводит мероприятия по улучшению организации архивного хранения документов, повышению квалификации работников отдела.

2.1.19. Осуществляет подготовку материалов для участия в федеральных, областных, городских программах развития архивного дела.

2.1.20. Проводит проверки организации и ведения делопроизводства и архивного дела в организациях - источниках комплектования отдела.

2.1.21. Принимает участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвует в работе международных организаций, совещаний и конференций по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене.

2.1.22. Участвует в работе ликвидационных комиссий для обеспечения сохранности архивных документов, относящихся к муниципальной собственности, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций, в работе экспертных комиссий.

2.1.23. Проводит мероприятия, обеспечивающие сохранность архивного фонда Волгограда.

2.1.24. Представляет средствам массовой информации Волгограда сведения по истории и знаменательным событиям жизни Волгограда, а также информацию по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела.

2.2. Отдел для выполнения своих полномочий имеет право:

2.2.1. Представлять администрацию Волгограда по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

2.2.2. Вносить на рассмотрение администрации Волгограда предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы архивов организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Волгограда вопросов архивного дела, готовить по ним проекты муниципальных правовых актов Волгограда.

2.2.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования отдела независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности необходимые сведения о работе и состоянии архивов.

2.2.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, мероприятиях, проводимых администрацией Волгограда и ее структурными подразделениями, посвященных организации архивного дела.

3. Организация деятельности

3.1. Непосредственное руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности распоряжением главы Волгограда.

3.2. Начальник отдела в своей работе подчиняется непосредственно управляющему делами администрации Волгограда.

3.3. Начальник отдела:

3.3.1. Руководит деятельностью отдела в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, настоящим Положением и должностной инструкцией с целью обеспечения решения возложенных на отдел задач.

3.3.2. Распределяет обязанности между работниками отдела.

3.3.3. Вносит предложения об освобождении от занимаемой должности работников отдела, поощрении работников отдела и применении к ним дисциплинарного воздействия.

3.3.4. Несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел.

3.3.5. Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

3.4. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности распоряжением или приказом главы Волгограда.

3.5. Работники отдела подчиняются непосредственно начальнику отдела.

3.6. Круг должностных обязанностей работников отдела определяется должностной инструкцией, с которой каждый работник должен быть ознакомлен под роспись.

Архивный отдел администрации Волгограда

Должностная инструкция
начальника архивного отдела администрации Волгограда
(утв. постановлением главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218)

1. Общие положения

1.1. Начальник архивного отдела администрации Волгограда (далее - отдел) является муниципальным служащим муниципальной службы. Должность начальника отдела относится к главной группе должностей Реестра должностей муниципальной службы в Волгоградской области.

1.2. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Волгоградской области, Уставом города-героя Волгограда, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Волгограда, правилами внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, настоящей должностной инструкцией.

1.3. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности распоряжением главы Волгограда.

1.4. Начальник отдела подчиняется непосредственно управляющему делами администрации Волгограда.

2. Квалификационные требования

2.1. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела, должен иметь высшее профессиональное образование по специализации должностей муниципальной службы либо иное высшее профессиональное образование при наличии стажа работы муниципальной службы не менее 4 лет, по специальности не менее 5 лет.

2.2. Начальник отдела должен знать Конституцию Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда применительно к обязанностям начальника отдела.

2.3. Начальник отдела должен иметь навыки оперативного принятия реализации управленческих решений, ведения деловых переговоров, публичного выступления, планирования работы, составления отчетов о проделанной работе, работы на современной оргтехнике, разрешения проблемных ситуаций.

3. Должностные обязанности

Основной обязанностью начальника отдела является организация работы по реализации полномочий администрации Волгограда в сфере архивного дела.

Для выполнения обязанности начальник отдела:

3.1. Планирует деятельность отдела.

3.2. Разрабатывает текущие и перспективные планы работы отдела, осуществляет контроль за их выполнением.

3.3. Отчитывается о проделанной отделом работе перед администрацией Волгограда и Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

3.4. Осуществляет подготовку аналитического материала, заключений и рекомендаций по итогам проведения работ отделом.

3.5. Организует проведение предварительных проверок разрабатываемых инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел организаций - источников комплектования отдела.

3.6. Организует работу по ведению учета документов архивного фонда отдела, созданию и совершенствованию научно-справочной системы доступа к документам, хранящимся в отделе. Контролирует правильность ввода информации в компьютерную программу архивного дела.

3.7. Разрабатывает и организует мероприятия по комплектованию отдела записями воспоминаний, материалами фото-, кино- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий городского округа город-герой Волгоград.

3.8. Проводит экспертизу ценности документов.

3.9. Организует мероприятия по повышению квалификации сотрудников отдела.

3.10. Осуществляет методическое руководство работой по организации и ведению архивного дела в структурных подразделениях администрации Волгограда. Участвует в проведении плановых проверок организации делопроизводства и архивной работы в структурных подразделениях администрации Волгограда.

3.11. Организует участие отдела в проведении выставок, экскурсий, встреч с общественностью, радио- и телепередач, связанных с использованием документов отдела.

3.12. Организует и контролирует работу по составлению списков организаций - источников комплектования отдела. Представляет списки организаций - источников комплектования отдела на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области и на утверждение главе Волгограда.

4. Права

Начальник отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от структурных подразделений администрации Волгограда.

4.2. Принимать участие в разработке проектов муниципальных правовых актов Волгограда, регламентирующих вопросы делопроизводства и архивного дела.

4.3. Вносить предложения управляющему делами администрации Волгограда по вопросам совершенствования работы отдела и организации делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях.

4.4. Представлять администрацию Волгограда по вопросам, относящимся к его компетенции, в государственных органах, представительном органе местного самоуправления Волгограда, средствах массовой информации, учреждениях, организациях, на предприятиях.

5. Ответственность

Начальник отдела несет ответственность за исполнение своих должностных обязанностей, соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, порядка работы со служебной информацией и документацией в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Управляющий делами администрации Волгограда

С.П. Карпенко

Ознакомлен:

Должностная инструкция
консультанта архивного отдела администрации Волгограда
(утв. постановлением главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218)

1. Общие положения

1.1. Консультант архивного отдела администрации Волгограда (далее - отдел) является муниципальным служащим муниципальной службы. Должность консультанта отдела относится к ведущей группе должностей Реестра должностей муниципальной службы в Волгоградской области.

1.2. Консультант отдела в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Волгоградской области, Уставом города-героя Волгограда, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Волгограда, правилами внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, настоящей должностной инструкцией.

1.3. Консультант отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности распоряжением главы Волгограда.

1.4. Консультант отдела подчиняется непосредственно начальнику отдела.

2. Квалификационные требования

2.1. Муниципальный служащий, замещающий должность консультанта отдела, должен иметь высшее профессиональное образование по специализации должностей муниципальной службы либо иное высшее профессиональное образование при наличии стажа работы по специальности не менее 4 лет.

2.2. Консультант отдела должен знать Конституцию Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда применительно к обязанностям консультанта отдела.

2.3. Консультант отдела должен иметь навыки выполнения поставленных руководством задач, эффективного планирования служебного времени, ведения деловых переговоров, работы со служебной информацией, на современной оргтехнике.

3. Должностные обязанности

Основной обязанностью консультанта отдела является организация работы по реализации полномочий администрации Волгограда в сфере архивного дела.

Для выполнения обязанности консультант отдела:

3.1. Организует работу по комплектованию отдела документами, кино-, видео-, фотоматериалами.

3.2. Контролирует соблюдение порядка формирования списка организаций - источников комплектования отдела; комплектования и учета архивных документов в организациях - источниках комплектования отдела.

3.3. Организует учет документов отдела. Создает и совершенствует научно-справочную систему доступа к документам, хранящимся в отделе.

3.4. Выдает в установленном порядке учреждениям, предприятиям, организациям справки тематического характера, выписки из документов, заверенные копии документов.

3.5. Составляет ежемесячные и ежеквартальные отчеты о проделанной работе отдела.

3.6. Контролирует правильность ввода информации в компьютерную программу архивного дела.

3.7. Ведет предварительную проверку инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел организаций - источников комплектования отдела.

3.8. Обеспечивает соблюдение правил охранного режима, опечатывания помещений, доступа в архивохранилища. Обеспечивает соблюдение противопожарного режима в архивохранилищах.

3.9. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов, обеспечивает нормативное санитарно-гигиеническое состояние и порядок в архивохранилищах.

3.10. Проводит экспертизу ценности документов, организует отбор документов на хранение.

3.11. Организует и контролирует работу сектора комплектования ведомственных архивов и делопроизводства отдела. Организует и контролирует работу сектора использования и публикаций архивных материалов отдела.

3.12. Организует топографирование, картонирование, рациональное размещение документов в архивохранилищах.

3.13. Оказывает методическую помощь по вопросам делопроизводства и архивного дела структурным подразделениям администрации Волгограда.

3.14. Осуществляет подготовку аналитического материала, заключений и рекомендаций по итогам проведения плановых проверок организации, ведения делопроизводства и архивной работы в структурных подразделениях администрации Волгограда.

4. Права

Консультант отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от структурных подразделений администрации Волгограда.

4.2. Принимать участие в разработке проектов муниципальных правовых актов Волгограда, регламентирующих вопросы делопроизводства и архивного дела.

4.3. Участвовать в проведении плановых проверок организации и ведения делопроизводства и архивной работы в структурных подразделениях администрации Волгограда.

4.4. Вносить предложения начальнику отдела по вопросам совершенствования работы отдела.

5. Ответственность

Консультант отдела несет ответственность за исполнение своих должностных обязанностей, соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, порядка работы со служебной информацией и документацией в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Начальник архивного отдела администрации Волгограда

И.А. Алферова

Ознакомлен:

Должностная инструкция
ведущего специалиста архивного отдела администрации Волгограда
(утв. постановлением главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218)

1. Общие положения

1.1. Ведущий специалист архивного отдела администрации Волгограда (далее - отдел) является муниципальным служащим муниципальной службы. Должность ведущего специалиста отдела относится к старшей группе должностей Реестра должностей муниципальной службы в Волгоградской области.

1.2. Ведущий специалист отдела в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Волгоградской области, Уставом города-героя Волгограда, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Волгограда, правилами внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, настоящей должностной инструкцией.

1.3. Ведущий специалист отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности распоряжением главы Волгограда.

1.4. Ведущий специалист отдела подчиняется непосредственно начальнику отдела.

2. Квалификационные требования

2.1. Муниципальный служащий, замещающий должность ведущего специалиста отдела, должен иметь высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование при наличии стажа работы по специальности не менее трех лет.

2.2. Ведущий специалист отдела должен знать Конституцию Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда применительно к обязанностям ведущего специалиста отдела.

2.3. Ведущий специалист отдела должен иметь навыки использования опыта и мнения коллег в работе, подготовки деловой документации, ведения деловых переговоров, работы с современной оргтехникой, служебной информацией, выполнения поставленных руководством задач.

3. Должностные обязанности

Основными обязанностями ведущего специалиста отдела являются организация комплектования, учет, использование, рациональное размещение архивного фонда отдела, выполнение социально-правовых запросов на архивную документацию.

Для выполнения обязанностей ведущий специалист отдела:

3.1. Осуществляет работу по комплектованию отдела архивными документами.

3.2. Вводит в компьютерную программу архивного дела информацию об архивных фондах.

3.3. Ведет учет документов отдела, создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архивохранилищах отдела.

3.4. Выдает в установленном порядке учреждениям, предприятиям, организациям и гражданам Волгограда архивные справки, копии документов и выписки из документов.

3.5. Участвует в разработке планов работы отдела, обеспечивает их выполнение.

3.6. Принимает участие в проверках состояния архивов и порядка хранения документов длительного и постоянного хранения, организации делопроизводства предприятий и учреждений различных форм собственности.

3.7. Осуществляет полистовой просмотр документов в делах, комплектование дел, оформление описей дел.

3.8. Ведет работу по составлению исторической справки организаций - источников комплектования отдела.

3.9. Обеспечивает соблюдение правил охранного режима, опечатывания помещений, доступа в архивохранилища, соблюдение противопожарного режима в архивохранилищах.

3.10. Поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов, обеспечивает нормативное санитарно-гигиеническое состояние и порядок в архивохранилищах.

3.11. Осуществляет проверку наличия и состояния документов в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам. Устанавливает фактическое наличие документов, находящихся на хранении в отделе. Выявляет и устраняет недостатки в учете документов. Организует розыск отсутствующих документов.

4. Права

Ведущий специалист отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от структурных подразделений администрации Волгограда.

4.2. Проверять достоверность представляемых в отдел документов и материалов.

4.3. Вносить предложения начальнику отдела по вопросам совершенствования работы отдела.

5. Ответственность

Ведущий специалист отдела несет ответственность за исполнение своих должностных обязанностей, соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, порядка работы со служебной информацией и документацией в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Начальник архивного отдела администрации Волгограда

И.А. Алферова

Ознакомлен:

Должностная инструкция
ведущего специалиста архивного отдела администрации Волгограда
(утв. постановлением главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218)

1. Общие положения

1.1. Ведущий специалист архивного отдела администрации Волгограда (далее - отдел) является муниципальным служащим муниципальной службы. Должность ведущего специалиста отдела относится к старшей группе должностей Реестра должностей муниципальной службы в Волгоградской области.

1.2. Ведущий специалист отдела в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Волгоградской области, Уставом города-героя Волгограда, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Волгограда, правилами внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, настоящей должностной инструкцией.

1.3. Ведущий специалист отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности распоряжением главы Волгограда.

1.4. Ведущий специалист отдела подчиняется непосредственно начальнику отдела.

2. Квалификационные требования

2.1. Муниципальный служащий, замещающий должность ведущего специалиста отдела, должен иметь высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование при наличии стажа работы по специальности не менее трех лет.

2.2. Ведущий специалист отдела должен знать Конституцию Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда применительно к обязанностям ведущего специалиста отдела.

2.3. Ведущий специалист отдела должен иметь навыки использования опыта и мнения коллег в работе, подготовки деловой документации, ведения деловых переговоров, работы с современной оргтехникой, служебной информацией, выполнения поставленных руководством задач.

3. Должностные обязанности

Основными обязанностями ведущего специалиста отдела являются организация комплектования, учет, использование, рациональное размещение архивного фонда отдела, выполнение социально-правовых запросов на архивную документацию.

Для выполнения обязанностей ведущий специалист отдела:

3.1. Осуществляет работу по комплектованию отдела архивными документами.

3.2. Вводит в компьютерную программу архивного дела информацию об архивных фондах.

3.3. Ведет учет документов отдела, создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архивохранилищах отдела.

3.4. Выдает в установленном порядке учреждениям, предприятиям, организациям и гражданам Волгограда архивные справки, копии документов и выписки из документов.

3.5. Участвует в разработке планов работы отдела, обеспечивает их выполнение.

3.6. Принимает участие в проверках состояния архивов и порядка хранения документов длительного и постоянного хранения, организации делопроизводства предприятий и учреждений различных форм собственности.

3.7. Осуществляет полистовой просмотр документов в делах, комплектование дел, оформление описей дел.

3.8. Ведет работу по составлению паспорта архивного фонда отдела. Осуществляет паспортизацию архивов организаций - источников комплектования отдела.

3.9. Обеспечивает соблюдение правил охранного режима, опечатывания помещений, доступа в архивохранилища, соблюдение противопожарного режима в архивохранилищах.

3.10. Поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов, обеспечивает нормативное санитарно-гигиеническое состояние и порядок в архивохранилищах.

3.11. Осуществляет проверку наличия и состояния документов в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам. Устанавливает фактическое наличие документов, находящихся на хранении в отделе. Выявляет и устраняет недостатки в учете документов. Организует розыск отсутствующих документов.

3.12. Ведет работу по принятию архивных документов в упорядоченном состоянии от ликвидированных организаций в отдел.

4. Права

Ведущий специалист отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от структурных подразделений администрации Волгограда.

4.2. Проверять достоверность представляемых в отдел документов и материалов.

4.3. Вносить предложения начальнику отдела по вопросам совершенствования работы отдела.

5. Ответственность

Ведущий специалист отдела несет ответственность за исполнение своих должностных обязанностей, соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, порядка работы со служебной информацией и документацией в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Начальник архивного отдела администрации Волгограда

И.А. Алферова

Ознакомлен:

Должностная инструкция
старшего инспектора архивного отдела администрации Волгограда
(утв. постановлением главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218)

1. Общие положения

1.1. Старший инспектор архивного отдела администрации Волгограда (далее - отдел) является работником, не замещающим муниципальные должности муниципальной службы. Старший инспектор отдела осуществляет техническое обеспечение деятельности администрации Волгограда.

1.2. Старший инспектор отдела в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда, правилами внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, настоящей должностной инструкцией.

1.3. Старший инспектор отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом главы Волгограда.

1.4. Старший инспектор отдела подчиняется непосредственно начальнику отдела.

2. Квалификационные требования

2.1. На должность старшего инспектора отдела назначается лицо, имеющее среднее образование, знания по ведению делопроизводства, архивного дела.

2.2. Старший инспектор отдела должен знать Конституцию Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда применительно к обязанностям старшего инспектора отдела.

2.3. Старший инспектор отдела должен иметь навыки использования опыта и мнения коллег в работе, подготовки деловой документации, работы с современной оргтехникой, выполнения поставленных руководством задач, норм делового общения, эффективного планирования служебного времени.

3. Должностные обязанности

Основными обязанностями старшего инспектора отдела являются обеспечение комплектования, учета, использования, рациональное размещение архивного фонда отдела, выполнение социально-правовых запросов на архивную документацию.

Для выполнения обязанностей старший инспектор отдела:

3.1. Принимает документы, законченные делопроизводством и оформленные надлежащим образом, на хранение в архивный фонд отдела, организует их рациональное размещение. Организует и проводит проверку их наличия и состояния, ведет учет отсутствующих документов. Организует и проводит работу по розыску отсутствующих дел, оформляет результаты этой работы.

3.2. Осуществляет при необходимости имеющимися в отделе средствами ремонт и подшивку документов, проводит шифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел архивного фонда отдела. Осуществляет полистовой просмотр документов. Проверяет правильность оформления описей дел.

3.3. Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в отдел, проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий отдела.

3.4. Осуществляет исполнение тематических запросов организаций, ведет их учет.

3.5. Ведет делопроизводство отдела.

3.6. Осуществляет топографирование и картонирование документов архивного фонда отдела.

3.7. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста, документов, требующих технической обработки.

3.8. Принимает меры по улучшению физического состояния документов. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы отдела.

3.9. Обеспечивает соблюдение оптимального температурно-влажностного режима хранения документов. Обеспечивает нормативное санитарно-гигиеническое состояние и порядок в архивохранилищах, проведение санитарных дней.

3.10. Готовит документы и помещения архивохранилищ к дезинфекции, дезинсекции и дератизации.

4. Права

Старший инспектор отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от структурных подразделений администрации Волгограда, организаций - источников комплектования отдела.

4.2. Требовать правильного оформления документов, принимаемых на хранение в отдел.

4.3. Вносить предложения начальнику отдела по вопросам совершенствования работы отдела.

5. Ответственность

Старший инспектор отдела несет ответственность за исполнение своих должностных обязанностей, соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, порядка работы со служебной информацией и документацией в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Начальник архивного отдела администрации Волгограда

И.А. Алферова

Ознакомлен:

Должностная инструкция
старшего инспектора архивного отдела администрации Волгограда
(утв. постановлением главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218)

1. Общие положения

1.1. Старший инспектор архивного отдела администрации Волгограда (далее - отдел) является работником, не замещающим муниципальные должности муниципальной службы. Старший инспектор отдела осуществляет техническое обеспечение деятельности администрации Волгограда.

1.2. Старший инспектор отдела в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда, правилами внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, настоящей должностной инструкцией.

1.3. Старший инспектор отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом главы Волгограда.

1.4. Старший инспектор отдела подчиняется непосредственно начальнику отдела.

2. Квалификационные требования

2.1. На должность старшего инспектора отдела назначается лицо, имеющее среднее образование, знания по ведению делопроизводства, архивного дела.

2.2. Старший инспектор отдела должен знать Конституцию Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда применительно к обязанностям старшего инспектора отдела.

2.3. Старший инспектор отдела должен иметь навыки использования опыта и мнения коллег в работе, подготовки деловой документации, работы с современной оргтехникой, выполнения поставленных руководством задач, норм делового общения, эффективного планирования служебного времени.

3. Должностные обязанности

Основными обязанностями старшего инспектора отдела являются обеспечение комплектования, учета, использования, рациональное размещение архивного фонда отдела, выполнение социально-правовых запросов на архивную документацию.

Для выполнения обязанностей старший инспектор отдела:

3.1. Принимает документы, законченные делопроизводством и оформленные надлежащим образом, на хранение в архивный фонд отдела, организует их рациональное размещение. Организует и проводит проверку их наличия и состояния, ведет учет необнаруженных документов. Организует и проводит работу по розыску необнаруженных дел, оформляет результаты этой работы.

3.2. Осуществляет при необходимости имеющимися в отделе средствами ремонт и подшивку документов, проводит шифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел архивного фонда отдела. Осуществляет полистовой просмотр документов. Проверяет правильность оформления описей дел.

3.3. Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в отдел, проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий отдела.

3.4. Осуществляет исполнение тематических запросов организаций, ведет их учет.

3.5. Готовит материалы и документы отдела к проведению тематических выставок, экспозиций, экскурсий, встреч с общественностью.

3.6. Выдает в установленном порядке учреждениям, предприятиям, организациям и гражданам Волгограда архивные справки, копии документов и выписки из документов.

3.7. Осуществляет топографирование и картонирование документов архивного фонда отдела.

3.8. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста, документов, требующих технической обработки.

3.9. Принимает меры по улучшению физического состояния документов. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы отдела.

3.10. Обеспечивает соблюдение оптимального температурно-влажностного режима хранения документов. Обеспечивает нормативное санитарно-гигиеническое состояние и порядок в архивохранилищах, проведение санитарных дней.

3.11. Готовит документы и помещения архивохранилищ к дезинфекции, дезинсекции и дератизации.

4. Права

Старший инспектор отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от структурных подразделений администрации Волгограда, организаций - источников комплектования отдела.

4.2. Требовать правильного оформления документов, принимаемых на хранение в архивный фонд отдела.

4.3. Вносить предложения начальнику отдела по вопросам совершенствования работы отдела.

5. Ответственность

Старший инспектор отдела несет ответственность за исполнение своих должностных обязанностей, соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, порядка работы со служебной информацией и документацией в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Начальник архивного отдела администрации Волгограда

И.А. Алферова

Ознакомлен: