Постановление Администрации Волгограда от 5 сентября 2011 г. N 2584 "Об утверждении должностных инструкций консультанта архивного отдела администрации Волгограда, специалиста 1 категории архивного отдела администрации Волгограда" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Волгограда от 5 сентября 2011 г. N 2584
"Об утверждении должностных инструкций консультанта архивного отдела администрации Волгограда, специалиста 1 категории архивного отдела администрации Волгограда"

С изменениями и дополнениями от:

20 февраля 2013 г.

Постановляю:

1. Утвердить должностные инструкции консультанта архивного отдела администрации Волгограда, специалиста 1 категории архивного отдела администрации Волгограда (прилагаются).

2. Признать утратившими силу:

2.1. Должностную инструкцию консультанта архивного отдела администрации Волгограда, утвержденную постановлением главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Волгограда и должностных инструкций работников архивного отдела администрации Волгограда".

2.2. Должностную инструкцию специалиста 1 категории архивного отдела администрации Волгограда, утвержденную постановлением главы Волгограда от 30 марта 2010 г. N 717 "Об утверждении должностных инструкций старшего инспектора архивного отдела администрации Волгограда, специалиста 1 категории архивного отдела администрации Волгограда".

Временно исполняющий полномочия главы Волгограда

С.Н. Соколов

Должностная инструкция
консультанта архивного отдела администрации Волгограда
(утв. постановлением администрации Волгограда от 5 сентября 2011 г. N 2584)

С изменениями и дополнениями от:

20 февраля 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Консультант архивного отдела администрации Волгограда (далее - отдел) является муниципальным служащим муниципальной службы. Должность консультанта отдела относится к ведущей группе должностей Реестра должностей муниципальной службы в Волгоградской области.

1.2. Консультант отдела в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Волгоградской области, Уставом города-героя Волгограда, правовыми актами органов местного самоуправления Волгограда, правилами внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, настоящей должностной инструкцией.

1.3. Консультант отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности распоряжением администрации Волгограда.

1.4. Консультант отдела подчиняется непосредственно начальнику отдела.

2. Квалификационные требования

2.1. Муниципальный служащий, замещающий должность консультанта отдела, должен иметь высшее профессиональное образование по специализации должностей муниципальной службы либо иное высшее профессиональное образование при наличии стажа работы по специальности не менее четырех лет.

2.2. Консультант отдела должен знать Конституцию Российской Федерации, федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, законы Волгоградской области, муниципальные правовые акты Волгограда, в соответствии с которыми регулируются отношения, связанные с муниципальной службой в Российской Федерации, архивное законодательство Российской Федерации, задачи и функции органов местного самоуправления Волгограда, передовой отечественный и зарубежный опыт по осуществлению местного самоуправления, методы управления коллективом, основы ведения деловых переговоров, правила делового этикета, порядок работы со служебной информацией, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2.3. Консультант отдела должен иметь навыки работы в коллективе, предупреждения и разрешения конфликтов, взаимодействия с государственными и иными органами, ведомствами, организациями, гражданами, разработки предложений для последующего принятия управленческих решений по профилю деятельности, ведения служебного документооборота, исполнения служебных документов, подготовки делового письма, проведения организационно-аналитической работы, подготовки и проведения мероприятий в соответствующей сфере деятельности, планирования профессиональной деятельности, реализации основных форм работы служебной переписки, ведения переговоров, рационального применения имеющихся профессиональных знаний и опыта, владения компьютерной техникой, оргтехникой, средствами коммуникации, необходимыми программными продуктами; проявлять активность и инициативу.

3. Должностные обязанности

Основной обязанностью консультанта отдела является организация работы по реализации полномочий администрации Волгограда в сфере архивного дела.

Для выполнения обязанности консультант отдела:

3.1. Организует работу по комплектованию отдела документами, кино-, видео-, фотоматериалами.

3.2. Контролирует соблюдение порядка формирования списка организаций - источников комплектования отдела, комплектования и учета архивных документов в организациях - источниках комплектования отдела.

3.3. Организует учет документов отдела, создает и совершенствует научно-справочную систему доступа к документам, хранящимся в отделе.

3.4. Выдает в установленном порядке учреждениям, предприятиям, организациям Волгограда справки тематического характера, выписки из документов, заверенные копии документов.

3.5. Составляет ежемесячные и ежеквартальные отчеты о проделанной работе отдела.

3.6. Контролирует правильность ввода информации в компьютерную программу архивного дела.

3.7. Рассматривает и принимает решение о готовности к согласованию инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела.

3.8. Обеспечивает соблюдение правил охранного режима, опечатывания помещений, доступа в архивохранилища, противопожарного режима в архивохранилищах.

3.9. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов, обеспечивает нормативное санитарно-гигиеническое состояние и порядок в архивохранилищах.

3.10. Проводит экспертизу ценности документов, организует отбор документов на хранение.

3.11. Организует и контролирует работу сектора комплектования ведомственных архивов и делопроизводства отдела. Организует и контролирует работу сектора использования и публикаций архивных материалов отдела.

3.12. Организует топографирование, картонирование, рациональное размещение документов в архивохранилищах.

3.13. Оказывает методическую помощь по вопросам делопроизводства и архивного дела структурным подразделениям администрации Волгограда.

3.14. Осуществляет подготовку аналитических материалов, заключений и рекомендаций по итогам проведения плановых проверок организации и ведения делопроизводства и архивной работы в организациях - источниках комплектования отдела.

3.15. Размещает, редактирует сведения о предоставлении отделом муниципальных услуг в реестре муниципальных услуг Волгограда.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Волгограда от 20 февраля 2013 г. N 454 раздел 3 настоящей Должностной инструкции дополнен пунктом 3.16

3.16. Осуществляет прием заявлений в электронном виде на предоставление муниципальной услуги, осуществляемой отделом. Обладает правом электронной подписи при получении данных заявлений на автоматизированном рабочем месте (АРМ), подключенном к единому порталу государственных и муниципальных услуг и введения информации об исполнении запроса заявителя на предоставление муниципальной услуги, осуществляемой отделом.

4. Права

Консультант отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от организаций - источников комплектования отдела.

4.2. Принимать участие в разработке проектов муниципальных правовых актов Волгограда, регламентирующих вопросы делопроизводства и архивного дела.

4.3. Участвовать в проведении плановых проверок организации и ведения делопроизводства и архивной работы в организациях - источниках комплектования отдела.

4.4. Вносить предложения начальнику отдела по вопросам совершенствования работы отдела.

5. Ответственность

Консультант отдела несет ответственность за исполнение своих должностных обязанностей, соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, порядка работы со служебной информацией и документацией в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Начальник архивного отдела администрации Волгограда

И.А. Алферова

Ознакомлен:

Должностная инструкция
специалиста 1 категории архивного отдела администрации Волгограда
(утв. постановлением администрации Волгограда от 5 сентября 2011 г. N 2584)

1. Общие положения

1.1. Специалист 1 категории архивного отдела администрации Волгограда (далее - отдел) является муниципальным служащим муниципальной службы. Должность специалиста 1 категории отдела относится к младшей группе должностей Реестра должностей муниципальной службы в Волгоградской области.

1.2. Специалист 1 категории отдела в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Волгоградской области, Уставом города-героя Волгограда, правовыми актами органов местного самоуправления Волгограда, правилами внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, настоящей должностной инструкцией.

1.3. Специалист 1 категории отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности распоряжением администрации Волгограда.

1.4. Специалист 1 категории отдела подчиняется непосредственно начальнику отдела.

2. Квалификационные требования

2.1. Муниципальный служащий, замещающий должность специалиста 1 категории отдела, должен иметь среднее профессиональное образование.

2.2. Специалист 1 категории отдела должен знать Конституцию Российской Федерации, федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, законы Волгоградской области, муниципальные правовые акты Волгограда, в соответствии с которыми регулируются отношения, связанные с муниципальной службой в Российской Федерации, архивное законодательство Российской Федерации, задачи и функции органов местного самоуправления Волгограда, деловой этикет, порядок работы со служебной информацией, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2.3. Специалист 1 категории отдела должен иметь навыки эффективной организации рабочего времени, умения избегать конфликтных ситуаций, владения компьютерной техникой, оргтехникой, средствами коммуникации; проявлять исполнительскую дисциплину.

3. Должностные обязанности

Основными обязанностями специалиста 1 категории отдела являются обеспечение комплектования, учета, использования, рациональное размещение архивного фонда отдела, выполнение социально-правовых запросов на архивную документацию.

Для выполнения обязанностей специалист 1 категории отдела:

3.1. Принимает документы, законченные делопроизводством и оформленные надлежащим образом, на хранение в архивный фонд отдела, организует их рациональное размещение. Организует и проводит проверку их наличия и состояния, ведет учет необнаруженных документов. Организует и проводит работу по розыску необнаруженных дел, оформляет результаты этой работы.

3.2. Осуществляет при необходимости ремонт и подшивку документов, проводит шифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел архивного фонда отдела. Осуществляет полистовой просмотр документов. Проверяет правильность оформления описей дел.

3.3. Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в отдел, проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов (копий) в отдел.

3.4. Осуществляет исполнение тематических запросов организаций Волгограда, ведет их учет.

3.5. Готовит материалы и документы отдела к проведению тематических выставок, экспозиций, экскурсий, встреч с общественностью.

3.6. Участвует в проведении тематических выставок, экскурсий, встреч с общественностью.

3.7. Выдает в установленном порядке учреждениям, предприятиям, организациям и гражданам Волгограда архивные справки, копии документов и выписки из документов.

3.8. Создает и поддерживает научно-справочный аппарат по документам отдела.

3.9. Осуществляет топографирование и картонирование документов архивного фонда отдела.

3.10. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста, документов, требующих технической обработки.

3.11. Обеспечивает соблюдение оптимального температурно-влажностного режима хранения документов. Обеспечивает нормативное санитарно-гигиеническое состояние и порядок в архивохранилищах, проведение санитарных дней.

3.12. Готовит документы и помещения архивохранилищ к дезинфекции, дезинсекции и дератизации.

3.13. Размещает, редактирует сведения о предоставлении отделом муниципальных услуг в реестре муниципальных услуг Волгограда.

4. Права

Специалист 1 категории отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от организаций - источников комплектования отдела.

4.2. Требовать правильного оформления документов, принимаемых на хранение в архивный фонд отдела.

4.3. Вносить предложения начальнику отдела по вопросам совершенствования работы отдела.

5. Ответственность

Специалист 1 категории отдела несет ответственность за исполнение своих должностных обязанностей, соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка администрации Волгограда, порядка работы со служебной информацией и документацией в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Начальник архивного отдела администрации Волгограда

И.А. Алферова

Ознакомлен: