Приложение. Положение об архивном отделе администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области

Приложение

Положение
об архивном отделе администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области
(утв. Решением Калачевской районной Думы от 29 августа 2012 г. N 306)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области (далее именуется - Отдел) является структурным подразделением администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области, созданным для выполнения функций органов местного самоуправления в сфере архивного дела.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Волгоградской области в сфере архивного дела, приказами, инструкциями, методическими указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, Уставом Калачевского муниципального района Волгоградской области, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления Калачевского муниципального района и настоящим Положением.

1.3. Указания Отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории Калачевского муниципального района для предприятий, учреждений и организаций (далее именуется - "организаций") муниципальной формы собственности, в результате деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, их территориальными подразделениями, органами местного самоуправления Калачевского муниципального района, структурными подразделениями администрации Калачевского муниципального района, общественными объединениями и гражданами.

1.5. Отдел подотчетен Управляющему делами администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области.

2. Полномочия Отдела

2.1. Основными задачами Отдела являются:

2.1.1. Осуществление на территории Калачевского муниципального района полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.

2.1.2. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению.

2.1.3. Комплектование Отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое, экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения Калачевского муниципального района Волгоградской области.

2.1.4. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов органов местного самоуправления Калачевского муниципального района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

2.1.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Калачевского муниципального района, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования документов архива.

2.2. Задачи Отдела:

2.2.1. Осуществляет хранение:

- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления Калачевского муниципального района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий Калачевского муниципального района;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории Калачевского муниципального района, и отнесенных к федеральной собственности и собственности Волгоградской области;

- документов негосударственных организаций, общественных организаций, движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемых их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Отдел на договорной основе;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории Калачевского муниципального района;

- фотодокументов, а также, при наличии надлежащих условий, кино-, фото-, видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее Калачевского муниципального района;

- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности Отдела.

2.2.2. Осуществляет учет документов, принятых в Отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

2.2.3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

2.2.4. Разрабатывает списки организаций - источников комплектования Отдела, представляет их на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области и на утверждение администрации Калачевского муниципального района.

2.2.5. Организует отбор архивных документов организаций - источников комплектования Отдела для постоянного хранения и осуществляет их прием в Отдел в соответствии с законодательно установленными сроками.

2.2.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию Отдела записями воспоминаний, материалами фото-, кино- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий Калачевского муниципального района.

2.2.7. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в Отделе, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы с целью оперативного использования документальной информации.

2.2.8. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела.

2.2.9. Осуществляет организационно-методическое руководство работой организаций - источников комплектования Отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.

2.2.10. Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций - источников комплектования Отдела: Положение об экспертной комиссии, Положение об архиве, Инструкцию по делопроизводству, Номенклатуру дел.

2.2.11. Осуществляет в установленном порядке:

- рассмотрение и представление на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Комитета по Управлению архивами Администрации Волгоградской области поступившие от организаций - источников комплектования Отдела описи дел постоянного срока хранения;

- согласование описей документов по личному составу организаций - источников комплектования Отдела (а также описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел).

2.2.12. Информирует органы местного самоуправления Калачевского муниципального района, другие муниципальные организации о составе и содержании документов Отдела, исполняет их запросы на документную информацию.

2.2.13. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, выдачи архивных справок, заверенных копий архивных документов, выписок из них.

2.2.15. Использует документы Отдела в социально-экономических и культурных целях, организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, а так же для публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.

2.2.16. Проводит прием граждан, рассматривает жалобы, заявления, предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

2.2.17. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.

2.2.18. Разрабатывает проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела.

2.3. Права Отдела:

2.3.1. Представлять администрацию Калачевского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию работы Отдела.

2.3.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, о состоянии ведомственных архивов.

2.3.3. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках, проводимых администрацией Калачевского муниципального района и ее структурными подразделениями в пределах своей компетенции, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

2.3.4. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций.

2.3.5. Вносить на рассмотрение администрации Калачевского муниципального района предложения по развитию архивного дела, участвовать в их рассмотрении.

2.3.6. Выполнять иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации, Волгоградской области и нормативно-правовыми актами Калачевского муниципального района.

3. Организация деятельности Отдела

3.1. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области.

3.2. Начальник Отдела:

- руководит деятельностью Отдела, обеспечивая решение возложенных на Отдел функций и задач;

- распределяет обязанности между работниками Отдела и разрабатывает для них должностные инструкции;

- вносит Главе администрации Калачевского муниципального района предложения о назначении и освобождении от должности работников Отдела, их поощрении и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

- вносит в установленном порядке на рассмотрение главы администрации Калачевского муниципального района проекты правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

- несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на Отдел функций и задач.

- осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством РФ, нормативными правовыми актами Калачевского муниципального района, настоящим Положением и должностной инструкцией.

3.3. Начальник и работники Отдела назначаются на должности муниципальной службы в соответствии с квалификационными требованиями к уровню профессионального образования, стажу муниципальной (государственной) службы или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей, устанавливаемыми законодательством Волгоградской области и муниципальными правовыми актами.

3.4. В отсутствие начальника Отдела исполнение его обязанностей возлагается на ведущего специалиста Отдела.

3.5. При смене начальника Отдела прием-передача дел и материалов производится комиссией, созданной распоряжением Главы администрации Калачевского муниципального района.

3.6. Отдел имеет свой бланк и пользуется печатью администрации Калачевского муниципального района для удостоверения архивных справок, архивных копий, выписок, выполненных на основе архивного документа.

3.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет бюджета администрации Калачевского муниципального района.

Глава Калачевского муниципального района

А.Ф. Махин