Приложение 18. Порядок оформления дел и подготовки дел к передаче в ведомственный архив

Приложение 18
к Типовой инструкции по делопроизводству
для администрации Волгограда и ее
структурных подразделений,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда

ПОРЯДОК
оформления дел и подготовки дел к передаче в ведомственный архив

1. Оформление дел осуществляется структурными подразделениями администрации Волгограда (далее - структурные подразделения) самостоятельно под методическим руководством ведомственного архива.

2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление.

2.1. Полное оформление дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу предусматривает:

систематизацию документов;

подшивку дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

оформление обложек дел и внесение необходимых уточнений в реквизиты (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

2.2. Частичное оформление дел временного хранения (до 10 лет включительно) предусматривает:

формирование в мягкие папки (скоросшиватели);

оформление обложки дел по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

3. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется с использованием компьютерной и организационной техники по установленной форме.

3.1. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с архивным отделом администрации Волгограда.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.

3.2. Крайние даты дела - даты самого раннего и самого позднего документа.

Даты пишутся цифровым способом, например:

Крайние даты:

10.01.2011-30.12.2011

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

3.3. Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа-заверителя дела.

3.4. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов)

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

3.5. Архивный номер дела на обложках дел проставляется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных архивным отделом администрации Волгограда.

4. Листы дела нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (форматы A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение, например:

"На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение, например:

"Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

5. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

6. Внутренняя опись документов составляется по утвержденной форме:

для особо ценных, личных дел;

для объемных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы из документов различных видов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись в электронном виде сдается в архивный отдел администрации Волгограда одновременно с передачей дел постоянного хранения в качестве научно-справочного аппарата. Ответственность за идентичность внутренней описи в электронном виде и внутренней описи в бумажном виде, включенной в дело, несет ее составитель.

7. Документы в делах постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 1,5 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления; металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел должны быть изготовлены из твердого бескислотного картона. Толщина картона должна составлять 1,25-1,5 мм.

Не следует при оформлении дел применять мучной и крахмальный клей.

8. Дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством Российской Федерации, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Волгограда, источником комплектования которого является администрация Волгограда, структурное подразделение.