Приложение 17. Порядок составления описи дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу в структурных подразделениях администрации Волгограда

Приложение 17
к Типовой инструкции по делопроизводству
для администрации Волгограда и ее
структурных подразделений,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда

ПОРЯДОК
составления описи дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу в структурных подразделениях администрации Волгограда

1. Описи дел составляются каждым структурным подразделением администрации Волгограда (далее - структурное подразделение) самостоятельно под методическим руководством ведомственного архива.

По описям документы сдаются в ведомственный архив.

2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания документов.

3. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

4. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел.

6. Ответственность за подготовку сводной описи возлагается на ведомственный архив.

По сводной описи документы сдаются в архивный отдел администрации Волгограда.

7. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в ведомственный архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

8. В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством.

9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации и порядком на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении подряд в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), например:

1.	01-04	Приказы руководителя департамента по основной деятельности N 1-56
2.	01-04	То же, N 57-112

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний";

в графе "Крайние даты" дата указывается цифровым способом, например:

1.	01-04	Приказы руководителя департамента по основной деятельности N 1-56	10.01.2011-15.01.2011
2.	01-04	То же, N 57-112	16.01.2011-10.02.2011

10. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал 6-12 пунктов.

11. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера), например:

"В данный раздел описи внесено 4 (четыре) единицы хранения с N 1 по N 83, в том числе:

литерные номера: нет

пропущенные номера: нет".

12. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем ведомственного архива и утверждается руководством структурного подразделения.

13. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.