Приложение 15. Порядок формирования, учета и хранения дел в структурных подразделениях

Приложение 15
к Типовой инструкции по делопроизводству
для администрации Волгограда и ее
структурных подразделений,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда

ПОРЯДОК
формирования, учета и хранения дел в структурных подразделениях

1. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующий порядок:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами, за исключением случаев, когда основной документ и приложения к нему имеют разные сроки хранения;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

относить дела к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в администрацию Волгограда, структурное подразделение администрации Волгограда;

относить планы, отчеты, сметы к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

относить дела, начатые производством в одном структурном подразделении администрации Волгограда и переданные для продолжения в другое структурное подразделение администрации Волгограда, к тому структурному подразделению администрации Волгограда, в котором они были закончены (при этом название первого структурного подразделения администрации Волгограда берется в скобки и пишется название последнего);

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, оформленный правильно и полностью (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных).

2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

3. Распорядительные документы группируются в дела с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (очередной отпуск, командирование и т.д.).

Документы в личных делах располагаются по дате их поступления.

4. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

5. Необходимо отделять обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан от другой переписки.

6. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

7. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

8. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится следующий комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

составление итоговой записи к номенклатуре дел по форме согласно приложению 21 к Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений, утвержденной постановлением администрации Волгограда от ________ N ________ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений".

8.1. Дела размещают в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

8.2. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.3. Перед передачей в ведомственный архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководства структурного подразделения, службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения администрации Волгограда.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

8.4. Выдача дел другим структурным подразделениям администрации Волгограда производится с разрешения руководства структурного подразделения администрации Волгограда.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации Волгограда под расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководства администрации Волгограда, структурного подразделения.

8.5. Итоговая запись к номенклатуре дел составляется и передается в ведомственный архив ежегодно до 31 января года, следующего за отчетным, каждым структурным подразделением администрации Волгограда.

Итоговая запись к номенклатуре дел служит учетным документом на дела, находящиеся на текущем хранении в структурных подразделениях администрации Волгограда.

При составлении описи дел структурного подразделения администрации Волгограда, ведомственный архив проверяет количество дел, включенных в опись.

При расхождении количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения администрации Волгограда и в итоговую запись к номенклатуре дел, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в установленном порядке.