Приказ министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 12 апреля 2013 г. N 83 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)

Приказ министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 12 апреля 2013 г. N 83
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области"

С изменениями и дополнениями от:

21 июня 2013 г., 7 августа 2014 г.

ГАРАНТ:

Приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 24 февраля 2016 г. N 30 настоящий приказ признан утратившим силу

Информация об изменениях:

Приказом министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 21 июня 2013 г. N 142 в преамбулу настоящего приказа внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного приказа и распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 19 мая 2013 г.

См. текст преамбулы в предыдущей редакции

В соответствии с Постановлением Губернатора Волгоградской области от 26.04.2012 N 224 "Об утверждении Положения о министерстве сельского хозяйства Волгоградской области", постановлением Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26.02.2013 N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области, согласованную с экспертно-проверочной и методической комиссией министерства культуры Волгоградской области.

2. Признать утратившим силу приказ комитета по сельскому хозяйству и продовольствию Администрации Волгоградской области от 29.03.2011 N 64 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по сельскому хозяйству и продовольствию Администрации Волгоградской области".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра - начальника департамента управления делами И.А. Ткаченко.

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.

Министр

В.В. Иванов

Инструкция
по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области
(утв. приказом министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 12 апреля 2013 г. N 83)

С изменениями и дополнениями от:

21 июня 2013 г., 7 августа 2014 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - министерство) документов, совершенствования делопроизводства министерства и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Постановление Губернатора Волгоградской области от 26.04.2012 N 224 "Об утверждении Положения о министерстве сельского хозяйства Волгоградской области", Постановление Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановление Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Делопроизводство министерства независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются специальными правовыми актами.

1.5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".

1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно- технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в министерстве осуществляет сектор делопроизводства и документооборота департамента управления делами (далее именуется сектор делопроизводства и документооборота).

1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства осуществляется сотрудником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

1.9. Сотрудники министерства несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения министерства, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения министерства.

1.11. При утрате документов проводится служебная проверка.

1.12. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены своим руководителем или службой делопроизводства с настоящей Инструкцией.

II. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

служба делопроизводства - структурное подразделение министерства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях министерства;

официальный документ (далее именуется - документ) - документ, созданный органами исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот министерства;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области;

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;

факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе и переданная по каналам факсимильной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

объем документооборота - количество документов, поступивших в министерство и созданных им за определенный период;

дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности министерства;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в министерстве, с указанием сроков их хранения;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам о предоставлении информации об их деятельности;

обращение гражданина - направленное в министерство или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в министерство;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.

III. Создание документов в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области

1. Бланки документов

1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 миллиметров), А5 (148х210 миллиметров), А6 (105х148 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

1.3. В министерстве используются следующие виды бланков:

бланк письма министерства с угловым расположением реквизитов;

бланк письма министерства с продольным расположением реквизитов;

бланк приказа министерства;

бланк Министра сельского хозяйства Волгоградской области для резолюций и поручений (образцы бланков приведены в приложении 1).

1.4. Типографским способом изготавливаются следующие виды бланков с воспроизведением герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки):

бланк письма министерства с угловым расположением реквизитов; бланк письма министерства с продольным расположением реквизитов; бланк приказа министерства;

бланк Министра сельского хозяйства Волгоградской области для резолюций и поручений;

На вышеперечисленных гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

1.5. Организация работы по изготовлению гербовых бланков типографским способом и выдача поступивших бланков возлагается на организационно-аналитический отдел.

1.6. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков, изготовленных типографским способом, ведется их учет как документов строгой отчетности. В министерстве ответственность за учет гербовых бланков возлагается на организационно-аналитический отдел. Учет гербовых бланков осуществляется в журнале учета поступления гербовых бланков (приложение 2).

Уполномоченные лица структурных подразделений министерства получают гербовые бланки в организационно-аналитическом отделе под роспись в журнале выдачи бланков.

1.7. Гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и за правильность их использования несут уполномоченные лица структурных подразделений министерства.

Испорченные и невостребованные гербовые бланки, изготовленные типографским способом, возвращаются в организационно-аналитический отдел для их списания и уничтожения по акту.

2. Оформление реквизитов документов

2.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

В министерстве устанавливаются следующие размеры полей на документе:

2,75 сантиметра - левое;

2,25 сантиметра - правое;

2 сантиметра - верхнее;

2 сантиметра - нижнее.

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта - от 12 до 14; диапазон используемых межстрочных интервалов - от одинарного до двойного.

При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и межстрочных интервалов.

2.2. Документы, создаваемые в министерстве, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов:

Герб Волгоградской области;

наименование министерства;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

наименование (заголовок) документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

виза;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о поступлении документа;

отметка о конфиденциальности.

Дополнительно при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например отметка о поступлении документа, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и другие.

2.3. Правила оформления реквизитов.

2.3.1. Герб Волгоградской области (реквизит 02)

Изображение Герба Волгоградской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

На бланках документов Герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, изображение Герба помещается на верхнем поле бланка документа. Реквизит помещается на бланк документа из файла электронной копии эталонного изображения Герба Волгоградской области.

На бланках, изготавливаемых типографским способом, Герб Волгоградской области изображается в многоцветном варианте. На бланках, изготавливаемых с помощью компьютерной техники, помещается одноцветное изображение Герба Волгоградской области.

Размеры изображения Герба для печати на бланках документов: высота - 17 миллиметров, ширина - 12,75 миллиметра.

2.3.2. Наименование министерства на бланках документов должно соответствовать наименованию, установленному Положением о министерстве сельского хозяйства Волгоградской области. (реквизит 08)

2.3.3. Справочные данные о министерстве (реквизит 09).

Справочные данные об министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению министерства, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

2.3.4. Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа (приказ, письмо, протокол, акт) может включаться в бланк соответствующего вида документа. Наименование вида документа не указывается в письмах.

2.3.5. Место составления (издания) документа указывается при оформлении протоколов (реквизит 14).

2.3.6. Дата документа (реквизит 11).

Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется сектором делопроизводства и документооборота департамента управления делами при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладной записки, заявления).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

Дата документа может оформляться двумя способами:

цифровым - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после цифр не ставится), например: 08.01.2010;

словесно-цифровым - день месяца указывается парой арабских цифр, наименование месяца пишется словом, год указывается четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

2.3.7. Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации различных видов документов, принятой в министерстве. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

2.3.8. Адресат (реквизит 15).

Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа в органы государственной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Администрация Котовского муниципального района Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Генеральному директору ООО "Программсервис" А.Г. Иванову

Почтовый адрес в составе реквизита, "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный реестр адресатов на рассылку документов.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральный районный отдел судебных приставов Пархоменко ул., д. 43, Волгоград, 400050

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Михайловка, Михайловский район, Волгоградская область, 403340

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций (нескольким должностным лицам), то они указываются обобщенно, например:

Администрации муниципальных районов и городским округам Волгоградской области

2.3.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата (реквизит 13).

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта может включаться в состав реквизитов бланка письма и проставляться исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита в бланке исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

В случае отсутствия реквизита в бланке ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта дается в начале текста письма, например:

"В министерстве сельского хозяйства Волгоградской области рассмотрено письмо ОАО "РусГидро" от 23.07.2012 N 2345/56 о взаимном сотрудничестве на территории Волгоградской области. По результатам рассмотрения сообщаем следующее.".

2.3.10. Наименование (заголовок) документа (реквизит 18).

Наименование (заголовок) документа - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок документа согласовывается с наименованием вида документа, например:

письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.

2.3.11. Текст документа (реквизит 20).

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Волгоградской области постановляет...; ...министерство сельского хозяйства Волгоградской области не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили...

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (структурного подразделения) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.3.12. Отметка о наличии приложений (реквизит 21).

Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:

1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 15 мая 2012 г. N 35-р

2.3.13. Гриф согласования (реквизит 23).

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель министра сельского хозяйства Волгоградской области
Подпись		И.О.Фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства финансов

Волгоградской области

от 26.01.2012 N 00-00/000

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в установленных сферах деятельности (при необходимости);

с иными организациями (при необходимости).

2.3.14. Виза (реквизит 24).

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

На проектах законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Правительства Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и других) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Заместитель министра сельского хозяйства Волгоградской области
Подпись		И.О.Фамилия
Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

2.3.15. Подпись должностного лица (реквизит 22).

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. Например:

Министр

Подпись

И.О.Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя. При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ним и руководителем, то в документе указывается его фактическая должность.

Например:

И.о. министра сельского хозяйства Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Заместитель министра сельского хозяйства Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии	Подпись		И.О.Фамилия
Секретарь комиссии	Подпись		И.О.Фамилия
Члены комиссии	Подпись		И.О.Фамилия
	Подпись		И.О.Фамилия

2.3.16. Гриф утверждения (реквизит 16).

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Министр сельского хозяйства Волгоградской области
	Подпись	И.О.Фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (постановлением), его даты и номера, например:

	УТВЕРЖДЕНО
	приказом министерства сельского хозяйства Волгоградской области
	от 15 апреля 2012 г. N 365

2.3.17. Оттиск печати (реквизит 25).

Оттиск печати является подтверждением подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

2.3.18. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно" ("Копия верна"), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ________ л.". Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно" в таком случае проставляется на лицевой или обратной стороне последнего листа копии документа.

2.3.19. Отметка об исполнителе (реквизит 27).

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.И. Иванов

(8442) 24-56-88

Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя.

2.3.20. Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке должностного лица (для резолюций и поручений).

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

	Н.И. Захарову, Т.В. Симаковой
	Прошу подготовить проект постановления к 25.12.2012
	Подпись	Дата

2.3.21. Отметка о контроле документа (реквизит 19).

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

2.3.22. Отметка об исполнении документа (реквизит 28).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения министерства и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется основным исполнителем документа или руководителем структурного подразделения министерства, в котором исполнен документ.

2.3.23. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).

Отметка о поступлении документа в министерство содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа.

2.3.24. Отметка о конфиденциальности (реквизит 32).

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 февраля 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области" отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.3.25. Схемы расположения реквизитов и границ зон на листе формата А4 приведены в приложении 3.

3. Подготовка и оформление проектов законов Волгоградской области

3.1. Процедура внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы определена Уставом Волгоградской области от 24.02.2012 N 1-ОД (принят Волгоградской областной Думой 14.02.2012), Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах", постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. N 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".

3.2. Проекты законов и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2 сантиметрам, левое поле - 2,75 сантиметра, правое - 2,25 сантиметра, нижнее - 2 сантиметрам.

3.3. Законопроекты имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза", пометки и могут содержать приложения.

3.4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля в две строки через один межстрочный интервал печатается пометка: "Внесен Губернатором Волгоградской области" ("Внесен Правительством Волгоградской области"), которая выравнивается по левой границе пометки.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается пометка "Проект".

3.5. Наименование вида документа - ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт. Слова "ЗАКОН" и "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" печатаются прописными буквами в две строки через один межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

3.6. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Волгоградской области в связи с приведением в соответствие с бюджетным процессом

или

О внесении изменений в статью 15 Закона Волгоградской области от 10 апреля 2007 г. N 1442-ОД "О социальной поддержке семей с детьми в Волгоградской области"

3.7. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через один межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей их издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы, исключая возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах могут даваться определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Основная часть законопроекта излагается в виде статей, имеющих порядковый номер. Статьи могут содержать пункты и подпункты. Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами. Например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово "Статья" печатается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится. Например:

Статья 15. Избирательное право

Текст отделяется от заголовка статьи двумя межстрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через 1 межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля, например:

Статья 1

Внести в Закон Волгоградской области от 06 декабря 1999 г. N 335-ОД "О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Волгоградской области" следующие изменения:

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись должностного лица отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Волгоградской области" и инициалов, фамилии Губернатора Волгоградской области. Слова "Губернатор" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернатора Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи должностного лица 4 межстрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизита и печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 миллиметров и ограничивается правым полем документа, например:

Подготовлен министерством сельского хозяйства Волгоградской области 05 сентября 2012 г.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.8. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица".

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в статью 1 Закона Волгоградской области от 13 ноября 2001 г. N 624-ОД "О почетном звании Волгоградской области "Почетный гражданин Волгоградской области"

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

Подпись должностного лица отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

4. Порядок оформления проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области и Правительства Волгоградской области

4.1. В министерстве могут разрабатываться проекты следующих правовых актов:

постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;

постановлений Правительства Волгоградской области.

4.2. Подготовка проектов правовых актов Правительства Волгоградской области, Губернатора Волгоградской области (далее именуются - правовые акты), в том числе перечень прилагаемых документов, порядок их согласования и подписания, осуществляется в порядке, устанавливаемом Губернатором Волгоградской области.

4.3. Правила оформления проектов правовых актов устанавливаются в Инструкции.

4.4. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

4.5. Верхнее поле проекта правового акта устанавливается равным 2 сантиметрам, левое поле - 2,75 сантиметра, правое - 2,25 сантиметра, нижнее - 2 сантиметрам.

4.6. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются в верхней части листа по центру.

4.7. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза" - и могут содержать приложения.

4.8. Наименование вида документа - постановление Губернатора Волгоградской области, распоряжение Губернатора Волгоградской области, постановление Правительства Волгоградской области, постановление вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области, распоряжение вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области.

Реквизит печатается шрифтом обычной насыщенности, прописными буквами центрованным способом. Первое слово реквизита (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатается без отступа от верхнего поля, слова "ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" ("ПРАВИТЕЛЬСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ") отделяются от первого слова реквизита одинарным межстрочным интервалом.

4.9. Наименование (заголовок) документа отвечает на вопрос "О чем?" ("О ком?") издан документ. В распоряжениях объемом менее 6 строк заголовок может отсутствовать.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 6 сантиметров от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пт.

Заголовок центрируется относительно границ текстового поля.

4.10. Текст документа отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области завершается словом "постановляю:", в постановлениях Правительства Волгоградской области - словами "Правительство Волгоградской области постановляет:". Слова "постановляю" и "постановляет" печатаются вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст постановления начинается со слов "Постановляю:", "Правительство Волгоградской области постановляет:", которые печатаются с абзаца.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Номер подпункта также может состоять из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора Волгоградской области, постановлению Правительства Волгоградской области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы, списки и другие), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения) и являются его неотъемлемой частью.

Проект правового акта по организации исполнения федерального закона, акта Президента Российской Федерации, закона Волгоградской области должен содержать ссылку на соответствующий закон или акт. В проектах правовых актов употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

4.11. Подпись должностного лица отделяется от текста 3-4 одинарными межстрочными интервалами и состоит:

в правовых актах Губернатора Волгоградской области - из слов "Губернатор Волгоградской области", инициалов и фамилии Губернатора Волгоградской области;

в правовых актах Правительства Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области - из слов "Вице-губернатор - председатель Правительства Волгоградской области", инициалов и фамилии вице-губернатора - председателя правительства Волгоградской области.

Наименование должности лица, подписывающего правовой акт, печатаются в две строки через межстрочный интервал 12 пт от границы левого поля. Инициалы и фамилия лица, подписывающего правовой акт, печатаются у правой границы текстового поля.

4.12. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице либо при необходимости оптимального размещения текста на двух и более листах.

4.13. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части.

4.14. Приложениями к проектам правовых актов могут быть положения, порядки, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и другое.

В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции какого-либо органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

В исключительных случаях при необходимости допускается печатать приложения шрифтом меньшего размера, чем основная часть правового акта, но не менее N 9.

4.15. Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Губернатора Волгоградской области, постановление Правительства Волгоградской области. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через межстрочный интервал 12 пт. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1" ("Продолжение приложения 2" и т.д.). Например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Губернатора Волгоградской области
	от	N

4.16. При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (порядок - УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, правила - УТВЕРЖДЕНЫ). Например:

	УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Волгоградской области
	от	N

4.17. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через межстрочный интервал 12 пт. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одним межстрочным интервалом.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта и от текста приложения 2-3 межстрочными интервалами.

4.18. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4.19. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы, нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

4.20. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства текстового редактора Word. Сетка таблицы делается невидимой, за исключением заголовочной части таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.

Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин". В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби - по запятой внутри числа, после запятой цифры, обозначающие десятые доли, ставятся под десятыми, сотые - под сотыми и так далее.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования и номера граф) повторяется на каждой странице.

4.21. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

4.22. При наличии примечаний они печатаются в конце приложения. Если примечание одно, после слова "Примечание" ставится точка, текст примечания печатается с прописной буквы. Если примечаний несколько, после слова "Примечания" ставится двоеточие, примечания нумеруются арабскими цифрами с точкой. Слово "Примечание" ("Примечания") печатается от левой границы текстового поля. Текст примечаний печатается через межстрочный интервал 12 пт.

4.23. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется как верхний индекс звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина черты - одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы шрифтом N 12 через межстрочный интервал 12 пт. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

4.24. В конце приложения оформляется реквизит подписи вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области. Наименование должности печатается в две строки от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт.

В приложениях к положениям, порядкам, правилам, инструкциям реквизит подписи вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области не оформляется.

4.25. Приложения визируются руководителем органа исполнительной власти или структурного подразделения аппарата, внесшего проект. Реквизит визы руководителя органа исполнительной власти (структурного подразделения аппарата) печатается ниже реквизита подписи лица первого заместителя председателя Правительства Волгоградской области, осуществляющего руководство аппаратом Губернатора и Правительства Волгоградской области, в правой части листа шрифтом N 12 и включает в себя наименование должности руководителя, его инициалы, фамилию и личную подпись. Кроме того, приложения визируются сотрудником государственно-правового управления аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуется - государственно-правовое управление).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов раздела 4 части III настоящей Инструкции приводится в соответствии с источником

4.27. Оформленные надлежащим образом проекты правовых актов согласовываются с заинтересованными органами, организациями и должностными лицами.

4.28. В случае вынесения проекта постановления Правительства Волгоградской области на заочное голосование оформляется лист заочного голосования.

5. Приказы министерства

5.1. В целях реализации полномочий министерства и организации его деятельности путем установления обязательных правовых предписаний, в министерстве издаются приказы.

Приказы министерства формируются в следующие номенклатурные дела:

приказы по основной (профильной) деятельности;

приказы по личному составу;

приказы по личному составу о премировании

приказы по личному составу о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением;

приказы по личному составу о командировании сотрудников.

5.2. Проекты приказов разрабатываются специалистами структурных подразделений министерства на основании поручений министра сельского хозяйства (далее министр), его заместителя, либо в инициативном порядке.

5.3. Подготовка приказа включает в себя:

изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

подготовка проекта приказа с использованием технических средств;

согласование проекта приказа;

подписание приказа;

регистрацию приказа;

доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства и содержанием приказа.

В установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и (или) министерства случаях и порядке, проект приказа до его подписания подлежит размещению в сети Интернет, в том числе для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

5.4. Проекты приказов печатаются на чистых листах бумаги формата А4.

В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке автор проекта приказа прилагает служебную записку на имя своего непосредственного руководителя с кратким обоснованием необходимости принятия приказа.

Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов подлежащих изменению или признанию утратившими силу.

В случае если после издания приказа возникнет необходимость рассылки его экземпляров или копий, или ознакомления с приказом, автор проекта приказа готовит реестр рассылки, который прилагается к проекту приказа.

5.5. Проекты приказа должны быть согласованы с заинтересованными структурными подразделениями министерства и (или) другими органами исполнительной власти.

Проекты приказов, вносимых на основании поручений министра или его заместителя, должны быть подготовлены исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.

5.6. Поручения, содержащиеся в приказах, должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки и увязываться с ранее принятыми решениями.

Ответственность за качество проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их оформление несут начальники структурных подразделений, руководители подведомственных учреждений, которые осуществляют подготовку проекта документа и вносят его на рассмотрение министру.

Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов осуществляет организационно-аналитический отдел департамента управления делами.

5.7. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования в следующем порядке:

исполнитель и начальник структурного подразделения (руководители), внесшие проект на рассмотрение;

начальники департаментов, руководители подведомственных учреждений (уполномоченные на то их заместители), если проект содержит в их адрес обязательства или поручения;

заместитель министра (в соответствии с распределением обязанностей);

сотрудник правового отдела,

заместитель министра - начальник департамента управления делами.

В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а так же финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником отдела бухгалтерского учета, ревизионной работы и контроля.

Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником отдела кадрового обеспечения.

5.8. Сотрудник правового отдела, отдела бухгалтерского учета, ревизионной работы и контроля или сотрудник отдела кадрового обеспечения осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трех рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).

Остальные сотрудники осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий один рабочий день (не считая дня поступления проекта приказа).

5.9. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект приказа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями.

Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа возражения или замечания излагаются на отдельном листе, подписываются начальником соответствующего департамента, руководителями подведомственных учреждений или уполномоченными на то их заместителями и прикладываются к указанному проекту.

При наличии разногласий по проекту документа вносящие его начальники департаментов, руководители подведомственных учреждений должны обеспечить обсуждение проекта заинтересованными сторонами на согласительном совещании у заместителя министра - начальника департамента управления делами с целью поиска взаимоприемлемого решения.

Проект документа может быть представлен на подпись министру с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания у заместителя министра - начальника департамента управления делами и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими начальниками департаментов, руководителями подведомственных учреждений, имеющими разногласия. Окончательное решение принимает министр.

5.10. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект вышеуказанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов раздела 5 части III настоящей Инструкции приводится в соответствии с источником

5.12. Проекты приказов могут быть возвращены внесшим их департаментам министерства, подведомственным учреждениям заместителем министра - начальника департамента управления делами для доработки либо в связи с отсутствием оснований для их издания.

5.13. Приказы подписывает министр, а в его отсутствие - должностное лицо, временно осуществляющее его полномочия. Подписанные приказы по основной деятельности министерства, а также по иным вопросам, находящимся в ведении министерства, регистрируются в установленном порядке в организационно-аналитическом отделе департамента управления делами, приказы по личному составу в отделе кадрового обеспечения.

Проекты приказов представляются на подпись министру только через департамент управления делами.

Внесение поправок в подписанный приказ не допускается.

5.14. Датой приказа является дата его регистрации.

5.15. Доведение приказов до сведения сотрудников министерства осуществляется в срок, не превышающий один рабочий день со дня регистрации приказа путем передачи копии приказа сотруднику с росписью последнего, на оборотной стороне последнего листа оригинала приказа, об ознакомлении и (или) получении копии приказа.

В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном выше порядке доводится до сведения непосредственного руководителя временно отсутствующего сотрудника.

Доведение приказов по основной (профильной) деятельности до сведения сотрудников министерства осуществляется сотрудником организационно-аналитического отдела.

Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников министерства осуществляется сотрудником отдела кадрового обеспечения.

Копии приказов при необходимости заверяются оттиском печати министерства.

5.16. Приказы оформляются на бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации;

Наименование министерства;

Наименование вида документа - приказ;

Дата и номер. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

Место составления приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и может выравниваться по левой границе или по центру текста. В случае если заголовок приказа выравнивается по левой границе текста, длина строки заголовка - 8 - 9 см от границы левого поля. Рекомендуемый размер заголовка - не более четырех строк, напечатанных через один межстрочный интервал (12 пт). Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

О конкурсе на звание "Лучший

бухгалтер агропромышленного комплекса"

Заголовок допускается располагать на расстоянии двух - четырех межстрочных интервалов (24-48 пт) от предшествующих реквизитов на бланке документа.

Текст отделяется от заголовка приказа двумя-тремя межстрочными интервалами (24-36 пт), печатается шрифтом размером N 14 через один межстрочный интервал (12 пт) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Поля устанавливаются в соответствии с пунктом 2.1. Инструкции. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

ГАРАНТ:

По-видимому, в пункте 5.16 раздела 5 части III настоящей Инструкции допущена опечатка, имеется в виду пункт 2.1 раздела 2 части III настоящей Инструкции

Текст приказа, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи", "в соответствии" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование издавшей организации, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты (в случае необходимости их допускается нумеровать арабскими цифрами или буквами с закрывающей скобкой).

Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений и содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение (в качестве исполнителей указываются департаменты, подведомственные учреждения или конкретные должностные лица) - срок выполнения поручения - суть поручения.

Структурным подразделениям министерства и должностным лицам министерства, а также подведомственным учреждениям (их должностным лицам) даются прямые поручения.

Заинтересованным, не находящимся в ведении министерства организациям (должностным лицам), даются рекомендации, например:

"1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2012 г. подготовить соответствующие материалы...".

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный аналогичный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

5.17. Последний пункт распорядительной части, содержит сведения о должностном лице или департаменте, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

Указанный пункт может отсутствовать, если приказ содержит только нижеследующие пункты:

о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;

об утверждении Правил (порядка, методики, нормативов, положений и т.п.);

об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативно-правовых актов, распорядительных документов или внесении в них изменений и дополнений.

При наличии других пунктов в приказе пункт о контроле за выполнением приказа должен быть в обязательном порядке.

5.18. В приказ не следует включать пункт о доведении его до сведения кого-либо. Организации, департаменты, должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

5.19. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра проекта приказа в нижней части. Допускается оформление виз в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта приказа, если текст проекта указанных документов занимает более половины последнего листа.

При визировании проекта приказа неукоснительно соблюдается правило: от одного департамента - одна виза - начальника департамента (или лица, замещающего его).

5.20. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности располагается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

5.21. Приложение к приказу оформляется аналогично приложениям к проектам правовых актов Губернатора Волгоградской области и Правительства Волгоградской области.

5.22. Совместный приказ органов исполнительной власти Волгоградской области печатается на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка. Количество подлинников приказа соответствует количеству органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько органов исполнительной власти участвует в издании приказа.

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа (приказ или распоряжение) располагается по центру;

дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти Волгоградской располагаются ниже текста на одном уровне.

6. Правила, положения, инструкции

6.1. Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.

6.2. Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.

6.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного правового акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).

6.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Министерства и могут являться нормативными правовыми актами.

6.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Министерства.

6.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.

6.7. Заголовок к тексту правил, положения, инструкции должен быть согласован с наименованием вида документа. Правила - "Чего?", положение - "О чем?", инструкция - "Кого?" (если это должностная инструкция).

6.8. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:

точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;

использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;

описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;

структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;

минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).

6.9. Текст проекта положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции - текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.

7. Протокол заседания (совещания)

7.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

7.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

7.3. В министерстве протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное наименование органа исполнительной власти Волгоградской области. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

вид документа - ПРОТОКОЛ. Реквизит печатается шрифтом Times New Roman N 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами и выравнивается по центру;

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 обычной насыщенности через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) - указывается при необходимости, печатается через два межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него линией и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания). Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

7.4. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал либо через интервал 12 пт.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

7.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
Первый заместитель министра сельского хозяйства Волгоградской области	-	И.О.Фамилия
Заместители министра сельского хозяйства Волгоградской области	-	И.О.Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Вопросы нумеруются римскими цифрами. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

7.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Подпись председательствующего отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично.

7.7. Копии протоколов совещаний рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает сотрудник структурного подразделения министерства, ответственного за оформление протокола.

7.8. Протоколы заседаний координационных и совещательных органов оформляются и регистрируются в соответствии с правовыми актами, регламентирующими их деятельность.

7.9. Образцы оформления полного и краткого протоколов представлены в приложении 4.

8. Служебные записки

8.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между сотрудниками Министерства в рамках внутреннего документооборота в Министерстве применяются служебные записки.

Служебные записки являются справочно-информационными документами.

Авторами служебных записок являются сотрудники Министерства.

8.2. Служебная записка может составляться по указанию министра, заместителя министра, руководителя структурного подразделения Министерства или по инициативе конкретного сотрудника.

8.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:

а) адресат;

б) дата документа;

в) регистрационный номер документа;

г) наименование вида документа;

д) наименование (заголовок) документа;

е) текст;

ж) отметка о наличии приложений;

з) подпись должностного лица;

и) виза.

Порядок напечатания и размещения реквизитов служебной записки аналогичен напечатанию реквизитов на бланке служебного письма Министерства.

8.4. Служебные записки регистрируются в системе электронного документооборота.

Структура текста записки зависит от цели ее создания. Реквизит "виза" оформляется, в случае если служебная записка пишется на имя руководителя структурного подразделения, не являющегося непосредственным руководителем автора служебной записки.

9. Служебная переписка

9.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области.

9.2. Служебные письма готовятся как:

отчеты об исполнении поручений Правительства Волгоградской области, Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области, первого заместителя председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области;

исполнение поручений Правительства Волгоградской области, Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области, первого заместителя председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области по обращениям граждан;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам правовых актов Правительства Волгоградской области, Губернатора Волгоградской области;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.

9.3. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

9.4. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.

9.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

9.6. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Текст служебного письма излагается: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("министерство сельского хозяйства Волгоградской области не считает возможным...", "Департамент предлагает рассмотреть возможность..."), на бланках письма должностного лица - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

9.7. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

9.8. К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, содержащий визы исполнителя письма и иных сотрудников структурных подразделений, участвовавших в согласовании проекта письма.

9.9. Право подписания служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях министерства и должностных регламентах с учетом особенностей, установленных Инструкцией. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

9.10. Право подписания служебных писем имеют министр, первый заместитель министра, заместители министра, руководители структурных подразделений министерства.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

9.11. Служебные письма за подписью министра, подготовленные сотрудниками структурных подразделений министерства, визируются руководителем соответствующего структурного подразделения, заместителем министра, курирующим соответствующую сферу деятельности, заместителем министра - начальником департамента управления делами.

Проекты документов, направляемые в адрес Волгоградской областной Думы, подлежат согласованию с заместителем председателя Правительства Волгоградской области, курирующим соответствующую сферу деятельности.

Информация об изменениях:

Приказом министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 7 августа 2014 г. N 190 пункт 9.12 подраздела 9 раздела III настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.12. Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Волгоградской областной Думы, государственным органам иностранных государств, международным организациям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, а так же письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, подготавливаются, согласовываются, оформляются и направляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области.

9.13. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления запроса, обращения в министерство.

9.14. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

10. Телеграммы

10.1. Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме (приложение 5).

10.2. Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование - телеграмма;

отметка о категории ("Люкс", "Срочная" и т.п.);

адресат - подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата;

текст;

исходящий номер и дата;

подпись;

отметка об исполнителе.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается через два интервала заглавным шрифтом без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресатов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм".

В нижней части телеграммы под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя (ул. Коммунистическая, 19, Волгоград, 400005), наименование организации (Минсельхоз Волгоградской области), исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя.

10.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

10.4. Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений министерства, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

10.5. Не рекомендуется дублирование поздравительных телеграмм в один адрес.

10.6. Срочные телеграммы отправляются немедленно. В рабочие дни после 17 ч 30 мин., а также в выходные и праздничные дни телеграммы отправляются специалистом (дежурным) министерства.

При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.

11. Факсограммы (факс)

11.1. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи.

11.2. Поступающие через факсимильную связь служебные письма и другие документы (факсы) приравниваются к аналогичным официальным документам. При необходимости запрашивается оригинал документа на бумажном носителе.

11.3. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

11.4. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией руководителя к поступившему ранее факсу.

11.5. Порядок оформления служебных писем, отправляемых структурными подразделениями министерства через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

11.6. Запрещается передавать посредством факсимильной связи текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

11.7. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения министерства.

IV. Организация документооборота

1. Общие принципы организации документооборота

1.1. Организация документооборота в министерстве основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

внесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

1.2. В документообороте министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая (входящая) документация, отправляемая (исходящая) документация, внутренняя документация.

1.3. В составе поступающей (входящей) документации выделяются:

обращения граждан;

обращения пользователей информацией;

документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, других органов власти и организаций Российской Федерации;

документы, поступившие из Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие из других органов государственной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации;

документы, поступившие от иностранных корреспондентов.

1.4. В министерстве доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочным).

2. Прием и первичная обработка поступающих документов

2.1. Вся корреспонденция, поступившая в министерство, принимается и учитывается централизованно в секторе делопроизводства и документооборота.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

2.3. При обнаружении некомплектности или повреждении документа составляется акт в трех экземплярах: первый остается в секторе делопроизводства и документооборота, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Все входящие документы проходят первичную сортировку на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы, коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов;

другие виды документов.

3. Регистрация поступающих (входящих) документов

3.1. Все входящие документы, подлежащие регистрации, после их предварительной обработки регистрируются сектором делопроизводства и документооборота в системе электронного документооборота. Регистрация документов проводится независимо от способа их доставки.

Передача документов министру, его первому заместителю, заместителям министра без регистрации в секторе делопроизводства и документооборота не допускается.

Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. В качестве отдельных регистрируемых массивов документов выделяются: документы, поступающие из вышестоящих органов власти, обращения граждан.

На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

3.2. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из:

индекса министерства в АСЭД (18);

порядкового номера поступающего (входящего) документа.

Например: 18/4490.

3.3. В целях учета и поиска документов при его регистрации в системе электронного документооборота вносится следующая информация:

регистрационный номер;

дата регистрации;

кому адресован документ;

номер документа;

дата документа;

вид доставки документа;

тип документа;

количество экземпляров;

количество листов;

состав приложения;

адресант;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

краткое содержание документа;

сведения о документах, связанных с ним;

индекс дела.

3.4. Зарегистрированные в системе электронного документооборота документы доставляются сотрудниками сектора делопроизводства и документооборота в приемные 15 ч 00 мин.

Документы с отметкой "Срок!" доставляются незамедлительно в отдельной папке под подпись в реестре с указанием даты и времени передачи.

Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления в сектор делопроизводства и документооборота до момента передачи его в приемную министра, первого заместителя, заместителей министров должно составлять не более одного часа.

Срочная корреспонденция, поступившая после 17 ч 30 мин., доставляется специалисту (дежурному) министерства.

Телеграммы, документы с пометкой "Для служебного пользования" доставляются под подпись.

4. Предварительное рассмотрение документов

4.1. Сектором делопроизводства и документооборота проводится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения министром, первым заместителем, заместителями министров.

4.2. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

4.3. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа на вынесение, резолюции [поручения (указания) по исполнению документа].

4.4. В ходе предварительного рассмотрения документов сектором делопроизводства и документооборота из общего потока документов выделяются документы с отметками "Срочно", "Оперативно" или документы, имеющие очень сжатые сроки исполнения. В верхней части первого листа такого документа ставится штамп красного цвета "Срок!".

5. Порядок рассмотрения документов и доведения их до исполнителей

5.1. Корреспонденция, поступившая в министерство, должна рассматриваться министром, первым заместителем, заместителями министра в день ее доставки.

Документы с отметкой "Срок!" передаются сотрудникам приемных на рассмотрение министром, первым заместителем, заместителями министра немедленно.

5.2. Указания по исполнению документов оформляются в виде резолюций. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.

Резолюция пишется на бланке поручения или на первом листе документа.

Указание об исполнении документа дается, одному должностному лицу. Если указание об исполнении дается нескольким лицам, то ответственным за исполнение документа в целом (головным исполнителем) является должностное лицо, указанное в резолюции первым, остальные лица - соисполнителями.

5.3. Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно. В случае невозможности немедленного подписания резолюции по документу у министра заместитель министра - начальник департамента управления делами согласовывает кандидатуру ответственного исполнителя в рабочем порядке (по телефону) либо определяет его самостоятельно.

5.4. Документы с отметкой "Срок!" доводятся департаментом управления делами до сведения ответственных исполнителей (посредством факса, электронной почты). Если исполнителями документов являются структурные подразделения министерства или органы исполнительной власти Волгоградской области, то сообщается о направлении данного документа в системе электронного документооборота.

Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления его в приемную до момента получения исполнителем в системе электронного документооборота, по факсу, электронной почте должно составлять не более одного часа.

5.5. Передача документов министру, первому заместителю, заместителям министра без регистрации в секторе делопроизводства и документооборота не допускается.

5.6. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями министерства, передаются им одновременно в копиях.

5.7. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения министерства в другое в случае переадресования производится только через сектор делопроизводства и документооборота с внесением соответствующих пометок в системе электронного документооборота по договоренности между руководителями структурных подразделений министерства с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ.

6. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

6.1. Все документы направляются для исполнения в структурные подразделения министерства и подведомственные учреждения области через сектор делопроизводства и документооборота.

6.2. Структурные подразделения Министерства или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день).

Руководители структурных подразделений министерства организуют исполнение поступивших документов. Рассмотрение документов производится, в день их поступления в структурное подразделение министерства.

6.3. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то головной исполнитель несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения в целом, согласно своей сфере ведения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

6.4. Сотрудники структурных подразделений министерства в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в министерстве;

согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа;

представление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителя;

регистрацию отправляемого (исходящего) документа в системе электронного документооборота.

6.5. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

6.6. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших в министерство несут руководители и сотрудники структурных подразделений министерства.

Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.

7. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

7.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на структурное подразделение министерства или должностное лицо - головного исполнителя документа.

7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

7.3. До представления на подпись руководителю головной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.

7.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.

Не допускается регистрация исходящих служебных писем с нарушением установленного порядка и при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.

7.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

7.6. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК.

Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения министерства.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов раздела 7 части IV настоящей Инструкции приводится в соответствии с источником

7.8. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет сектор делопроизводства и документооборота. При получении документов для отправки сотрудники сектора делопроизводства и документооборота проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

7.9. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.

7.10. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем отправляемого (исходящего) документа], проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в сектор делопроизводства и документооборота с распиской сотрудников почтового отделения связи.

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

7.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

8. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле)

8.1. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) может иметь министр и заместители министра.

8.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) министра и заместителей министра могут использоваться для заверения следующих документов:

Почетных грамот министерства сельского хозяйства Волгоградской области и Благодарственных писем министерства сельского хозяйства Волгоградской области;

поздравительных, приветственных писем;

приглашений;

информационных писем, извещений и уведомлений.

8.3. В целях оперативного рассмотрения документов штамп с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) министра могут использоваться при оформлении резолюции указанного должностного лица.

В этом случае руководитель департамента управления делами использует штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) министра, заместителей министра для заверения резолюции к документу после согласования (в том числе по телефону или путем использования иных средств связи) с указанными должностными лицами кандидатуры ответственного исполнителя и соисполнителей, содержания поручения и сроков его исполнения.

9. Учет и анализ объема документооборота

9.1. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в министерство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

9.2. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются сектором делопроизводства и документооборота департамента управления делами и представляются в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов).

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в министерство и созданных им за определенный период времени.

9.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в секторе делопроизводства и документооборота.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Информация об изменениях:

Приказом министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 21 июня 2013 г. N 142 в раздел V настоящей Инструкции внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного приказа и распространяющие свое действие на отношения, возникшие с 19 мая 2013 г.

См. текст раздела в предыдущей редакции

V. Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц

1. Работа по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в министерстве осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее именуется - Федеральный закон N 59-ФЗ).

2. Поступившие письменные обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее именуются - обращения), после проверки правильности доставки и целостности вложений регистрируются в секторе делопроизводства и документооборота и передаются для рассмотрения министром, первым заместителем, заместителями министра.

3. Обращения регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

Поступившие обращения регистрируются в журнале регистрации обращений граждан и создается карточка регистрации обращений граждан.

В штампе регистрации проставляется номер и дата поступления обращения.

Обращение подлежит обязательной регистрации в день их поступления в министерство.

4. Переадресация обращения исполнителю происходит в течение семи дней со дня его регистрации с обязательным уведомлением автора обращения.

5. Срок исполнения обращения гражданина может быть установлен в тексте поручения или в тексте резолюции должностного лица и не может превышать 30 дней со дня регистрации.

6. В исключительных случаях и в случаях проведения специальной проверки, истребления дополнительных материалов министр вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, с сообщением об этом заявителю.

Если обращение поступило из аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области исполнитель обязан уведомить гражданина, направившего обращение, о продлении срока его рассмотрения и копию уведомления представить в отдел по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.

7. Исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков и качество исполнения обращения.

Все движение контролируемого документа, передача его от одного исполнителя к следующему, срок исполнения, срок переноса рассмотрения обращения отмечается в карточке регистрации обращений граждан.

Текст ответа должен содержать исчерпывающую, четкую информацию на все поставленные в обращении вопросы (в случае необходимости со ссылкой на нормы закона).

8. Контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляет сектор делопроизводства и документооборота.

9. Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения, обеспечивает подготовку письменного ответа и его подписание у министра либо руководителя структурного подразделения министерства, которому обращение было направлено на рассмотрение.

10. Ответы в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, аппараты Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации на обращения, поступившие из вышеперечисленных организаций с контролем, готовятся ответственным исполнителем либо сотрудниками структурных подразделений министерства за подписью Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства, первых заместителей, заместителей председателя Правительства Волгоградской области.

11. Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения, подписанный ответ передает в сектор делопроизводства и документооборота для отправки.

12. Ответ заявителю может быть дан в устной форме с согласия заявителя при личной встрече с ним исполнителя, о чем указывается в справке по результатам рассмотрения обращения.

13. Ответ на письменное обращение не дается в случаях, указанных в статье 11 Федерального закона N 59-ФЗ.

14. Обращение считается исполненным после фактического выполнения поручения, направления ответа гражданину и, если требуется, организации, из которой поступило обращение, и снятия его с контроля руководителем.

Оригиналы рассмотренных обращений со всеми относящимися к ним материалами и копиями письменных ответов на обращения передаются в сектор делопроизводства и документооборота для снятия их с контроля и хранения.

15. Обращения, поступившие в министерство области по информационным системам общего пользования и переданные на личном приеме, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим разделом Инструкции.

VI. Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов включает в себя: постановку на контроль, учет, предварительную проверку хода исполнения, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

2. В секторе делопроизводства и документооборота на контрольный учет ставятся:

документы, поставленные на контроль министром;

обращения граждан;

поручения Губернатора или Правительства Волгоградской области, отданные министерству в соответствующих постановлениях и распоряжениях;

поручения Губернатора, Председателя Правительства, заместителей губернатора Волгоградской области, отданные во всех видах входящих документов;

документы, переадресованные в министерство на исполнение;

запросы, поступившие из федеральных органов власти и их территориальных подразделений, органов исполнительной власти Волгоградской области.

3. При постановке поручения на контроль на документе делается отметка о контроле. В системе электронного документооборота проставляется соответствующая отметка с указанием даты постановки на контроль, сроков исполнения, исполнителей поручения.

4. Контроль исполнения поручений осуществляется сектором делопроизводства и документооборота.

5. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления в министерство. Сроки исполнения поручений определяются министром исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

6. При постановке документа на контрольный учет, дата контроля исполнения наступает за пять календарных дней до установленного срока исполнения документа, либо в предпоследний рабочий день срока исполнения документа, в случае если документ подлежит срочному или оперативному рассмотрению.

7. При необходимости продления срока исполнения поручения Губернатора или Правительства Волгоградской области исполнитель представляет на имя Губернатора Волгоградской области справку о продлении срока исполнения по форме согласно (приложение 6) с мотивированной просьбой о его продлении не позднее 5 дней до истечения установленного срока.

Сроки исполнения срочных поручений, обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не продлеваются.

Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации не допускается.

8. Поручение Губернатора или Правительства Волгоградской области считается исполненным и снимается с контроля после фактического его исполнения в полном объеме, документированного подтверждения исполнения справкой об исполнении по форме согласно (приложение 7).

9. Снятие документа с контрольного учета осуществляет заведующий сектором делопроизводства и документооборота, после положительного результата проверки поступивших документов, в том числе отправляемых (исходящих) документов, подписанных уполномоченным лицом и свидетельствующих о полном исполнении контрольного документа в установленный срок.

VII. Документальный фонд министерства сельского хозяйства Волгоградской области

1. Разработка и ведение номенклатуры дел

1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

1.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда министерства.

Документальный фонд министерства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд министерства составляют документы, созданные в министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.

1.4. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о министерстве, регламента министерства, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность министерства, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности министерства.

1.5. В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений согласно приложению 8 и номенклатура дел министерства (сводная номенклатура дел) согласно приложению 9.

1.6. Номенклатура дел структурного подразделения министерства составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с лицом ответственным за архив, подписывается руководителем структурного подразделения и передается в сектор делопроизводства и документооборота.

Вновь созданное структурное подразделение министерства в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения, согласовывает ее с лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем структурного подразделения и передается в сектор делопроизводства и документооборота.

1.7. Сводная номенклатура дел министерства составляется сектором делопроизводства и документооборота на основе номенклатур дел структурных подразделений.

1.8. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения министерства оказывают, лицо, ответственное за архив и экспертная комиссия министерства (далее - ЭК).

1.9. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией министерства культуры Волгоградской области (далее - ЭПМК).

1.10. Сводная номенклатура дел министерства, подписанная заместителем министра - начальником департамента управления делами, утверждается министром после согласования с ЭК, не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

1.11. В случае изменения функций и структуры министерства сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК.

1.12. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й - направляется в ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области", источником комплектования которого является министерство; 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом - используются как рабочие экземпляры в службе делопроизводства и в архиве.

1.13. Номенклатура дел министерства составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного министерства цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы министерства по основной (профильной) деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); министерства, структурного подразделения министерства, (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с министерством по управлению государственным имуществом Волгоградской области по вопросам земельных отношений.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами муниципальных районов Волгоградской области по вопросам основной деятельности.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты о работе министерства.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК министерства культуры Волгоградской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и др.

Если в течение года в министерстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

2. Формирование дел и их текущее хранение

2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел министерства и систематизация документов внутри дела.

2.2. Формирование дел осуществляется децентрализовано - в структурных подразделениях министерства.

Местом текущего хранения дел являются структурные подразделения министерства.

Систематизация документов и их группировка в дела, в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет, осуществляется в министерстве в соответствии со сводной номенклатурой дел.

2.3. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело - 10 дней.

2.4. Лицо, ответственное за архив, осуществляет контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях министерства.

2.5. При формировании дел в структурных подразделениях министерства необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Волгоградской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела:

а) протоколы и решения коллегии;

б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной (профильной) деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы министерства, его подразделений, или подведомственных учреждений, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел министерства в системе электронного документооборота.

Дела со дня их заведения до передачи в архив министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки - регистраторы.

В каждом структурном подразделении назначаются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда министерства, находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Периодически, перед передачей в архив министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации министерства или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанном в графе 3, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

3. Оформление дел

3.1. Дела министерства сельского хозяйства Волгоградской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

3.2. Оформление дел в текущем производстве осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений министерства.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти Волгоградской области был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК министерства культуры Волгоградской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа - заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве органа исполнительной власти Волгоградской области чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК министерства культуры Волгоградской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 12).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти Волгоградской области.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции министра, первого заместителя министра, заместителей министра, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы органа исполнительной власти Волгоградской области являются собственностью Волгоградской области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГКУВО "Государственный архив Волгоградской области".

4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

4.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

4.2. Для проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая ЭК, действующая на основании положения, утверждаемая министром.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством лица, ответственного за архив.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив министерства;

- отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях министерства;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

4.3. По завершению делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела министерства подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел производится лицом, ответственным за архив, в структурных подразделениях министерства сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу.

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет) срока хранения.

Полное оформление дела предусматривает следующее:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела согласно приложениям 10-12.

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5. Составление описей дел

5.1. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

5.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5.3. Описи дел структурных подразделений министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел министерства, которую готовит и сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив лицо, ответственное за архив.

5.4. Описи дел структурных подразделений министерства составляются по установленной форме (приложение 13) и представляются в архив министерства не позднее чем через три года, после завершения дел в делопроизводстве.

5.5. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

5.6. Описательная статья описи дел министерства имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

5.7. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений, установленных правил формирования и оформления дел, они устраняются.

5.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом министерства

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

5.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера)

5.10. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК министерства, руководителем сектора делопроизводства и документооборота и утверждается руководителем структурного подразделения.

5.11. Опись дел структурного подразделения министерства составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

6. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

6.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли за соответствующий период времени, оформляются актом о выделении документов к уничтожению согласно приложение 14.

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года).

6.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего министерства (при этом дела каждого структурного подразделения министерства составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

6.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК министерства одновременно).

6.4. Согласованные ЭК министерства акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем министерства только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения.

6.5. После утверждения министром актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

6.6. После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

7. Передача дел на архивное хранение

7.1. В архив министерства передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

При этом передача в архив министерства личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровой службой министерства, в которой хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Волгоградской области.

Передача документов в архив министерства производится по утвержденным описям дел.

7.2. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив министерства, не подлежат и хранятся в структурных подразделениях министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.3. Передача дел в архив министерства осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за архив, и согласованному с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства.

7.4. Прием дел производится лицом, ответственным за архив в присутствии сотрудника структурного подразделения министерства с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив министерства и лица, передавшего дела).

7.5. Дела и описи на сдаваемые документы передаются в архив министерства руководителями структурных подразделений со справкой, в которой указывается количество дел и описей, передаваемых в архив министерства.

7.6. Ответственность за сохранность документов при сдаче их в архив министерства несет руководитель структурного подразделения, передающий документы.

7.7. При упразднении структурного подразделения министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение, являющееся правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения, или в архив министерства, независимо от сроков хранения.

При этом передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

7.8. При реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) министерства, лицо, ответственное за архив, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного министерства, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

7.9. При ликвидации министерства, лицо, ответственное за архив, в период проведения ликвидационных мероприятии формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает - по основной деятельности в ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области".

Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

VIII. Особенности работы с электронными документами

1. Общие положения работы с электронными документами

1.1. В министерстве сельского хозяйства создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота.

1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Герба Волгоградской области, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

1.3. Перечень управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности министерства, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается приказом министерства в соответствии с типовым перечнем управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утвержденным постановлением Правительства Волгоградской области.

При составлении номенклатуры дел для документов, входящих в названный перечень, указывается "Дело ведется в электронном виде".

1.4. В системе электронного документооборота обрабатываются все документы (в том числе внутренние) независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.

Исключение составляют:

документы, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;

приложения без основного документа или сопроводительного письма;

государственные контракты (договоры);

платежные документы;

формы статистической отчетности, приложенные органами статистики к сопроводительному письму;

копии лицензий;

судебные постановления;

документы исполнительного производства;

сброшюрованные приложения, книги, презентационные материалы.

1.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства министерства.

1.6. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование (заголовок) либо аннотация документа;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

1.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота.

1.8. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется в системе электронного документооборота как один документ. Все приложения вносятся в одну РКК.

2. Порядок работы с электронными документами

2.1. Участниками процесса электронного документооборота в министерстве являются:

министр;

первый заместитель и заместители министра;

руководители структурных подразделений министерства;

служба делопроизводства;

сотрудники министерства, являющиеся исполнителями электронных документов.

2.2. Министр осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

подписание электронных документов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов раздела 2 части VIII настоящей Инструкции приводится в соответствии с источником

2.4. Первый заместитель и заместители министра, руководители структурных подразделений министерства осуществляют в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

2.5. Служба делопроизводства осуществляет в системе электронного документооборота:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

проверку подлинности электронной подписи;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронных документов;

рассылку электронных документов адресатам;

направление исполненных электронных документов в дела.

2.6. Сотрудники министерства, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе электронного документооборота:

исполнение электронных документов;

доработку электронных документов;

создание электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

направление исполненных электронных документов в дело.

2.7. Типовые маршруты прохождения электронных документов в системе электронного документооборота с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) для поступающих (входящих) документов:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

рассмотрение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело;

2) для отправляемых (исходящих) документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверку правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

отправку электронного документа;

снятие с контроля электронного документа;

3) для внутренних электронных документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

подписание электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

регистрацию электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело;

4) для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

3. Порядок обработки электронных документов

3.1. Порядок работы с поступающими (входящими) электронными документами

3.1.1. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших в электронной форме

3.1.1.1. Документы, поступившие в министерство в электронной форме, проверяются службой делопроизводства на наличие в РКК следующих обязательных реквизитов:

регистрационного номера электронного документа;

даты электронного документа;

заголовка (краткого содержания) электронного документа;

вложений (электронного образа документа или вложенного файла, если электронный документ указан в сводной номенклатуре дел с отметкой "Дело ведется в электронном виде");

связанных документов;

электронной подписи.

Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

3.1.1.2. При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии в ней обязательных реквизитов документ возвращается автору электронного документа без регистрации с отметкой о причинах возврата.

3.1.1.3. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ регистрируется и направляется на рассмотрение.

3.1.2. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших на бумажном носителе

3.1.2.1. Документы, поступившие в министерство на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных образов документов (сканирования).

При сканировании документов для последующего вложения в системе электронного документооборота необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - ч/б (либо цветную для страниц, содержащих подпись и печать); разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

3.1.2.2. Документ, поступивший на бумажном носителе, после проведения предварительной обработки регистрируется службой делопроизводства в системе электронного документооборота путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа:

регистрационный номер электронного документа;

дата электронного документа;

заголовок (краткое содержание) электронного документа;

вложение (электронный образ документа);

связанный документ (если таковой указан в тексте и зарегистрирован в системе электронного документооборота).

3.1.2.3. После заполнения в РКК обязательных реквизитов формируется маршрут прохождения документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

3.1.3. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших по электронной почте

3.1.3.1. Документы могут поступать в министерство на официальный адрес электронной почты. Участниками обмена информацией по электронной почте являются: министр, юридические и физические лица.

3.1.3.2. Электронные документы, поступившие в министерство и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в системе электронного документооборота в установленном порядке.

3.1.3.3. В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения служба делопроизводства вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, документ на бумажном носителе.

3.1.3.4. В системе электронного документооборота производится предварительная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

3.1.3.5. После регистрации электронный документ, поступивший на официальный адрес электронной почты, направляется на рассмотрение.

3.1.4. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, подготовка резолюций (выдача поручений по его исполнению), постановка на контроль и направление электронного документа ответственному исполнителю (исполнителю)

3.1.4.1. Зарегистрированный в системе электронного документооборота электронный документ направляется на рассмотрение лицам, уполномоченным на рассмотрение электронного документа, и подготовку резолюций (выдачу поручений по его исполнению).

Резолюции должны быть подписаны электронной подписью.

3.1.4.2. Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем добавления поручения "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем и имеющем право снять исполненный электронный документ с контроля, сроках исполнения электронного документа.

3.1.4.3. Рассмотренный в системе электронного документооборота электронный документ направляется ответственному исполнителю (исполнителю) на исполнение в соответствии с резолюциями (выданными поручениями по его исполнению) и сформированным маршрутом прохождения электронного документа.

3.1.5. Исполнение поступившего (входящего) электронного документа

Исполнение поступившего (входящего) электронного документа включает в себя:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

сбор и обобщение информации от исполнителей поступившего (входящего) электронного документа (для ответственного исполнителя);

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа (для исполнителя);

создание файла (ответа на исполненный электронный документ);

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений.

3.2. Работа с отправляемыми (исходящими) электронными документами

3.2.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов включает в себя следующие этапы:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (создание файла с текстом электронного документа);

создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего) электронного документа, внесение сведений о связанных электронных документах);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправку отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

3.2.2. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в системе электронного документооборота включает в себя:

согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа заинтересованными лицами министерства;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на согласование повторно.

3.2.3. Проверка правильности оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

проверку соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильности их оформления);

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний по оформлению;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на проверку правильности оформления повторно.

3.2.4. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

ознакомление с содержанием отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при отсутствии замечаний;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на подписание повторно.

3.2.5. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственный исполнитель (исполнитель) обязан:

доработать электронный документ в соответствии с полученными замечаниями;

повторно сформировать маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

направить проект отправляемого (исходящего) электронного документа на согласование, проверку правильности оформления и подписание повторно.

3.2.6. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется на регистрацию.

Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

В РКК заполняется поле "Дело по номенклатуре" в соответствии с номенклатурой дел, регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа.

После регистрации в системе электронного документооборота документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки адресату.

3.2.7. Для бумажной версии отправляемого (исходящего) электронного документа на этапе регистрации производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись лицу, выполнившему процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.

После завершения процедуры регистрации и подписания отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование.

При сканировании осуществляется создание электронного образа отправляемого (исходящего) электронного документа и его прикрепление к РКК.

3.2.8. После завершения процедуры сканирования отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на отправку адресату.

В систему электронного документооборота, наряду с направлением отправляемого (исходящего) электронного документа, сформированного на бумажном носителе, направляется электронная версия документа.

3.3. Направление электронного документа в дело

3.3.1. Направление исполненного электронного документа в электронное дело (службой делопроизводства либо лицом, осуществляющим формирование дел в структурных подразделениях министерства) заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел министерства.

3.3.2. На этапе направления исполненного электронного документа в электронное дело в системе электронного документооборота заполняется поле "Дело по номенклатуре", а также происходит проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.

3.3.3. К исполненному документу, поступившему на бумажном носителе, ответственным исполнителем (исполнителем) распечатывается РКК, которая заверяется службой делопроизводства, проставляется отметка о его исполнении, и документ направляется в дело, формируемое на бумажном носителе.

3.4. Хранение электронных документов

3.4.1. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.4.2. Исполненные электронные документы формируются в системе электронного документооборота в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел министерства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

3.4.3. Место хранения электронных документов в системе электронного документооборота до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в министерстве программно-технических средств, нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Волгоградской области органа исполнительной власти в области архивного дела.

3.4.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

3.4.5. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота службой делопроизводства.

3.4.6. Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.

3.4.7. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства.

3.4.8. Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

3.5. Работа с внутренними документами

3.5.1. В министерстве могут создаваться внутренние документы. Участниками внутреннего электронного документооборота являются: министр, первый заместитель и заместители министра, руководители структурных подразделений министерства и иные сотрудники министерства.

3.5.2. Обработка внутренних документов осуществляется посредством системы электронного документооборота в порядке, предусмотренном подразделами 3.1.2, 3.1.4, 3.1.5, 3.3, 3.4 настоящего раздела Инструкции.

3.5.3. Прохождение внутренних электронных документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.

IX. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

2. В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 26.04.2012 N 224 "Об утверждении Положения о министерстве сельского хозяйства Волгоградской области", министерство имеет печать с изображением герба Волгоградской области.

3. Кроме печати с изображением герба Волгоградской области в министерстве используются печати и штампы структурных подразделений, используемые последними для осуществления установленных полномочий.

4. Печати и штампы министерства изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает начальник департамента управления делами.

5. Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях министерства и передаются руководителю организационно-аналитического отдела министерства.

6. Изготовленные печати и штампы учитываются сотрудником отдела защиты информации и мобилизационной работы в журнале учета печатей и штампов, форма журнала приведена в Приложении 15.

Выдача печатей и штампов сотрудникам осуществляется под подпись в данном журнале.

7. В структурных подразделениях министерства печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах.

Передача печатей и штампов лицам не являющимся сотрудниками министерства и (или) вынос печатей, штампов из помещений министерства (за исключением печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов возлагается на сотрудников, которым выданы данные печати, штампы.

8. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат передаче в отдел защиты информации и мобилизационной работы, с записью в журнале учета печатей и штампов, для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.

9. О фактах утраты печатей или штампов необходимо немедленно сообщить начальнику отдела защиты информации и мобилизационной работы для проведения служебной проверки.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК министерства

сельского хозяйства

Волгоградской области

от 25.03.2013 N 1

Протокол экспертно-проверочной

и методической комиссии Министерства

культуры Волгоградской области

от 05.04.2013 N 4

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образцы
оформления бланков, используемых в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области

1. Образец оформления бланка приказа министра сельского хозяйства Волгоградской области

Герб
Волгоградской
области

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

		N
	Волгоград

2. Образец оформления бланка письма Министра (угловое расположение реквизитов)

Герб Волгоградской области
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Коммунистическая ул., д. 19, Волгоград, 400005. Тел. (8442) 30-95-51. Факс (8442) 33-19-62 E-mail: mcx@agro.volganet.ru ОКПО 00088377, ОГРН 1023403456944, ИНН/КПП 3444049941/344401001
		N
На N

3. Образец оформления бланка письма Министра (продольное расположение реквизитов)

Герб

Волгоградской

области

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Коммунистическая ул., д. 19, Волгоград, 400005. Тел. (8442) 30-95-51. Факс (8442) 33-19-62.
E-mail: mcx@agro.volganet.ru

ОКПО 00088377, ОГРН 1023403456944, ИНН/КПП 3444049941/344401001

____________________ N ________________

На N ___________________ ______________

ГАРАНТ:

Нумерация разделов настоящего приложения приводится в соответствии с источником

15. Образец оформления бланка Министра для резолюций и поручений

Герб Волгоградской области
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
	N

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Формы журналов учета поступления и выдачи гербовых бланков

Форма журнала учета поступления гербовых бланков в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области

Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номера гербовых бланков

Форма журнала учета выдачи гербовых бланков органа исполнительной власти Волгоградской области

N п/п	Дата выдачи бланков	Наименование вида бланков	Получатель бланка (структурное подразделение)	Ф.И.О. получателя бланков	Должность получателя бланков	Кол-во бланков, серия и номера бланков	Подпись получателя бланков и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Схемы расположения реквизитов и границ зон на бланках документов

1. Схема расположения реквизитов и границ зон углового бланка на листе формата А4

     | 2,75 |        73        | |            88             |2,25|

     |----|----------------| |-------------------------|--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------\ /---------------------------\    | |

    |     |        02        | |                    32  19 |    | |

   | | 17 | |                  | |                           |    | |

   | |     |                  | |                           |    | |

51 | | -----+------------------| |---------------------------|    | |

   | |      |08  31  09  10    | | 15                 16     |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |11  12            | | 17                        |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

22 | |      |13                | |                           |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |14                | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |18                | |                           |    | |

18 | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21   22   25                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |23   24   26                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

   | |      |27                                              |    | |

40 | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28   30                                  29     |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----+------------------------------------------------------------+-+--

     |                           210                              | |

     |----------------------------------------------------------| 

2. Схема расположения реквизитов и границ зон продольного бланка на листе формата А4

     | 2,75 |                                                |2,25|

     |----|                                                |--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------------------------------------\    | |

    |     |02                                  32     19   |    | |

   | | 17 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |08  31  09  10                             16   |    | |

   | |    | |                                                |    | |

   | | 20 | |                                                |    | |

   | |    | |                                                |    | |

73 | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |11  12                   15                     |    | |

   | | 10 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |      |13  14                                          |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |18                       17                     |    | |

18 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | | 297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21   22   25                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |23   24   26                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

   | |      |27                                              |    | |

40 | |      |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28   30                                     29  |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----+------------------------------------------------------------+-+----

     |                           210                              | |

     |----------------------------------------------------------| 

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образцы оформления протоколов заседаний (совещаний)

1. Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ

совещания у министра сельского хозяйства Волгоградской области

Волгоград
20 марта 2011 г.						N
Присутствовали:
Наименование должности				-			И.О.Фамилия
Наименование должности				-			И.О.Фамилия
Наименование должности				-			И.О.Фамилия
				(Фамилии в алфавитном порядке)
I. О .......
	(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению... 2. Заместителю министра сельского хозяйства Волгоградской области...
II. О ......
	(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...

Министр сельского хозяйства Волгоградской области

И.О.Фамилия

ГАРАНТ:

Нумерация разделов настоящего приложения приводится в соответствии с источником

1. Образец оформления полного протокола

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

заседания межведомственной комиссии

Волгоград

15 марта 2011 г.

N __________

Председательствующий - И.О.Фамилия

Секретарь - И.О.Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ........................................

Докладчик

2. О ........................................

Докладчик

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

1.2....

Председательствующий	Подпись	И.О.Фамилия
Секретарь	Подпись	И.О.Фамилия

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец оформления телеграммы

ТЕЛЕГРАММА

	101000, МОСКВА, СРЕТЕНСКИЙ БУЛЬВАР, Д. 11
	ПРЕЗИДЕНТУ ОАО "ЛУКОЙЛ
	В.Ю.АЛЕКПЕРОВУ

ТЕКСТ ПИШЕТСЯ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ

МИНИСТР СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

И.О.ФАМИЛИЯ

_________________________________________________________________________

от ______________________ N __________________

Коммунистическая, д. 19

Волгоград, 400005

Минсельхоз Волгоградской области

Министр сельского хозяйства Волгоградской области

И.О.Фамилия

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец оформления справки о продлении срока исполнения документа

Реквизиты структурного подразделения, ответственного за исполнение документа от ____________________ N ____________

Министру с/х Волгоградской области ___________________ (инициалы, фамилия)

СПРАВКА
о продлении срока исполнения
_______________________________________________________
(наименование документа, его дата, номер, заголовок)

Во исполнение
	(наименование документа, его дата, номер, заголовок)
проделана следующая работа:
Указанный документ не может быть исполнен в полном объеме в установленный срок по следующим причинам:
(излагается аргументированное обоснование невыполнения в установленный
срок каждого пункта документа в последовательности, указанной в документе)
На основании вышеизложенного предлагаю продлить срок исполнения
(наименование документа, его дата, номер, заголовок)
до "___" ____________ 20__ г.

(наименование должности лица, составившего справку)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
СОГЛАСОВАНО
(наименование должности контролирующего руководителя)			(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец оформления справки об исполнении документа

Реквизиты структурного подразделения, ответственного за исполнение документа от ____________________ N ____________							Министру с/х Волгоградской области ___________________ (инициалы, фамилия)
СПРАВКА
об исполнении
	(наименование документа, его дата, номер, заголовок)
Во исполнение
		(наименование документа, его дата, номер, заголовок)
проделана следующая работа:
(излагается обобщенная информация о результатах исполнения каждого пункта
документа в последовательности, указанной в документе, а также делается вывод об исполнении документа в целом)
На основании вышеизложенного представляю к снятию с контроля
(наименование документа, его дата, номер, заголовок) как исполненное полностью.
(наименование должности лица, составившего справку)				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)
СОГЛАСОВАНО
[наименование должности контролирующего руководителя (заместителя Министра Волгоградской области)]				(подпись)		(инициалы, фамилия)
(дата)

Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец
оформления номенклатуры дел структурного подразделения министерства сельского хозяйства Волгоградской области

Министерство сельского хозяйства

Волгоградской области

Наименование структурного

подразделения

Министерства сельского хозяйства

Волгоградской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________ N _______

___________________

(место составления)

На ____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество ед. хранения	Срок хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения		Подпись		И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности руководителя Службы делопроизводства		Подпись		И.О.Фамилия
Дата
Лицо, ответственное за архив		Подпись		И.О.Фамилия
Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в структурном подразделении органа исполнительной власти Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности ответственного за делопроизводство		Подпись		И.О.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в службу делопроизводства
Наименование должности, передавшего сведения		Подпись		И.О.Фамилия
Дата

Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец оформления номенклатуры дел министерства сельского хозяйства Волгоградской области

Министерство сельского хозяйства Волгоградской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ N _____ ___________________ (место составления)	УТВЕРЖДАЮ Министр сельского хозяйства Волгоградской области
На ____________ год	Подпись	И.О.Фамилия
	Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя службы делопроизводства	Подпись	И.О.Фамилия
Дата
Виза заведующего архивом (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ______________ N _________	Протокол ЭПМК Министерства культуры Волгоградской области от _________ N ________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя Службы делопроизводства	Подпись	И.О.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности, передавшего сведения	Подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец оформления обложки дела

Код государственного архива Волгоградской области _______

Код органа исполнительной власти Волгоградской области ______

ГУ "Государственный архив Волгоградской области"

Ф. N __________ Оп. N _________ Д. N __________

Министерство сельского хозяйства Волгоградской области

Структурное подразделение министерства

ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На ________ листах

Хранить __________

Ф. N __________ Оп. N _________ Д. N __________

Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец оформления листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________

В деле подшито и пронумеровано		лист(ов),
	(цифрами и прописью)
с N __________ по N __________ в том числе: литерные номера листов
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности сотрудника	Подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец оформления внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N _____

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого					документов,
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи						.
		(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела			Подпись	И.О.Фамилия

Дата

Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец оформления описи дел структурного подразделения министерства сельского хозяйства Волгоградской области

Министерство сельского хозяйства Волгоградской области

(Наименование структурного подразделения)

	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	И.О.Фамилия
	Дата

ОПИСЬ N _______

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено				дел с N
			(цифрами и прописью)
по N _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи		Подпись	И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности руководителя Службы делопроизводства
Подпись	И.О.Фамилия
Дата

Передал				дел
		(цифрами и прописью)
и			регистрационно-контрольных картотек к документам
	(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника структурного подразделения	Подпись	И.О.Фамилия
Дата

Принял		дел и
	(цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности сотрудника архива	Подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Министерство сельского хозяйства Волгоградской области

АКТ
	N
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N
	(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого			дел за		годы
	(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК министерства культуры Волгоградской области (протокол от ________________ N ______________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов		Подпись		И.О. Фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ___________ N _______

Документы в количестве						дел,
		(цифрами и прописью)
весом				кг сданы в
					(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________ N ________

Наименование должности сотрудника, сдавшего документы	Подпись	И.О. Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности сотрудника архива (службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в министерстве сельского хозяйства
Волгоградской области

Форма журнала учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

Роспись специалиста	Дата возврата печати	Роспись специалиста	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11