Приложение. Положение о порядке обработки персональных данных работников Администрации города Вологда

Положение
о порядке обработки персональных данных работников Администрации города Вологда
(утв. постановлением Главы города Вологды от 18 марта 2009 г. N 1307)

С изменениями и дополнениями от:

1 августа 2016 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральными законами от 27 июля 2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 02 марта 2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

1.2. Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и доходы, другая информация.

1.3. Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

1.4. Конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного согласия.

1.5. Субъектами персональных данных являются работники Администрации города Вологды.

1.6. Оператор - структурное подразделение, орган Администрации города Вологды, организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных, а также определяющий цели и содержание обработки персональных данных.

II. Состав персональных данных

2.1. К персональным данным работника относятся: анкетно-биографические данные, данные, характеризующие трудовую деятельность работника, его личностные и деловые качества, сведения о частной жизни, составляющие личную и семейную тайну, сведения о доходах и об имуществе, сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, медицинские сведения, сведения о налогоплательщике, сведения о банковском счете и вкладе, сведения о мерах безопасности.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 1 августа 2016 г. N 928 в пункт 2.2 раздела II настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. В состав материалов, содержащих персональные данные работников, которые обрабатываются оператором, входят:

комплекс документов, сопровождающих процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д.);

комплекс материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;

подлинники и копии распоряжений, приказов по личному составу;

личные дела и трудовые книжки сотрудников;

дела, содержащие основания к распоряжениям по личному составу;

штатное расписание;

журналы табельного учета;

дела, содержащие материалы проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, прохождения испытательного срока, аттестации сотрудников, служебных расследований и т.д.;

справочно-информационный банк данных по персоналу - учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных, списки сотрудников и т.д.);

подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов по кадровым вопросам Отдела муниципальной службы и кадров Управления делами Администрации города Вологды, Отдела правовой и кадровой работы Управления по правовому и организационному обеспечению Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды (далее - кадровые службы), специалистов кадровых служб, осуществляющих прием и увольнение работников, передаваемых Мэру города Вологды, заместителям Мэра города Вологды, руководителям отраслевых и функциональных органов Администрации города Вологды;

копии отчетов по кадровым вопросам кадровых служб, специалистов, осуществляющих прием и увольнение работников, направляемых в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.

III. Требования к обработке персональных данных работников Администрации города Вологда

3.1. Оператор может получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

3.2. Все персональные данные следует получать у самого работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. В этом случае представитель нанимателя (работодатель) должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение от третьей стороны.

3.3. Обработка персональных данных работника должна осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве и продвижении их по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

3.4. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, оператор не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки.

3.5. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

3.6. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна обеспечиваться за счет средств Администрации города Вологды в порядке, установленном законодательством.

3.7. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами представителя нанимателя (работодателя), устанавливающими порядок обработки персональных данных работника, а также об их правах и обязанностях в этой области.

3.8. Отказ работников от своих прав на сохранение и защиту тайны ничтожен.

3.9. Кадровые службы Администрации города Вологды и органа Администрации города Вологды, осуществляющие обработку персональных данных при приеме и увольнении работников несут личную ответственность за сохранность и конфиденциальность сведений.

3.10. При приобщении к материалам личного дела дополнительных документов данные первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документы подшиваются.

3.11. Изменения и дополнения в персональные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров и учетную карточку формы Т-2 или Т-2-ГС (МС) на основании распоряжений и приказов по личному составу и документов, представляемых работниками. Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений.

3.12. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на его место. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника кадровой службы Администрации города Вологды, органа Администрации города Вологды соответственно, замена документов в личном деле неуполномоченными лицами запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми.

3.13. Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, прохождением конкурса кандидатами на должность, помещаются в специальное дело, имеющее пометку "Для служебного пользования".

К материалам личного дела работника, выигравшего конкурс, приобщается заявление об участии в конкурсе, копия протокола и копия распоряжения об итогах конкурса.

3.14. Материала с результатами прохождения испытательного срока работающих сотрудников формируются в отдельное дело, имеющее пометку "Для служебного пользования".

К материалам личного дела работника приобщается отчет работника, отзыв непосредственного руководителя и заключение представителя нанимателя (работодателя) о результатах испытательного срока.

3.15. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в отдельное дело, имеющее пометку "Для служебного пользования".

К материалам личного дела работника приобщается аттестационный лист, отзыв и выписка из распоряжения об итогах аттестации.

3.16. Личные дела, учетные карточки формы Т-2, Т-2 ГС (МС) хранятся в специальном помещении, обеспечивающим защиту от несанкционированного доступа; трудовые книжки хранятся в сейфах.

3.17. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.

IV. Порядок передачи персональных данных работников Администрации города Вологды

4.1. При передаче персональных данных работника представитель нанимателя (работодатель) должен соблюдать следующие требования:

не передавать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, установленных федеральным законом;

не передавать сведения, содержащие персональные данные, устно;

не передавать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

предупредить лиц, получающих персональные данные работника о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они переданы;

разрешать доступ к персональным данным только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, и ограничивать передачу этой информации только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 1 августа 2016 г. N 928 пункт 4.2 раздела IV настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Материалы кадровых служб, содержащие персональные данные работников, могут запрашивать и получать на рабочее место: Мэр города Вологды, первый заместитель Мэра города Вологды, заместители Мэра города Вологды, управляющий делами Администрации города Вологды.

4.3. Передаваемые из кадровых служб отчетные и справочные сведения документируются в виде сводок, списков, справок и т.п. На документах, выходящих за пределы кадровых служб, ставится гриф "Для служебного пользования".

4.4. Учет передачи персональных данных работников Администрации города Вологды третьим лицам осуществляется путем ведения соответствующего журнала.

V. Права работников Администрации города Вологды в целях обеспечения защиты персональных данных

В целях обеспечения защиты персональных данных работник имеет право:

5.1. Получать полную информацию о своих персональных данных, хранящихся в личном деле.

5.2. Получать свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

5.3. Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона. Работник при отказе представителя нанимателя (работодателя) или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные муниципального служащего имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя (работодателю) или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

5.4. Требовать об извещении представителем нанимателя (работодателем) всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

5.5. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействия представителя нанимателя (работодателя) при обработке и защите его персональных данных.

VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.