Постановление Администрации Вологодской области от 12 декабря 1992 г. N 587 "Об утверждении временного регламента работы Администрации области" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Вологодской области
от 12 декабря 1992 г. N 587
"Об утверждении временного регламента работы Администрации
области"

С изменениями и дополнениями от:

25 января 1995 г., 23 июля 1996 г.

В целях повышения четкости и оперативности в деятельности администрации области постановляю:

1. Утвердить Временный регламент работы администрации Вологодской области (прилагается).

2. Заместителю главы администрации, управляющему Делами обеспечить выполнение утвержденного Временного регламента, исключить в практической деятельности факты проявления безответственности, формализма и волокиты.

3. Признать утратившим силу решение Вологодского облисполкома от 12.06.1986 N 349.

Глава администрации области

Н.М. Подгорнов

Временный регламент
Администрации Вологодской области
(утв. постановлением Администрации Вологодской области от 12 декабря 1992 г. N 587)

I. Общие положения

1. В соответствии с Законом Российской Федерации "О краевом, областном Совете народных депутатов и краевой, областной администрации" администрация Вологодской области является исполнительным органом государственной власти (органом государственного управления) области.

Администрация Вологодской области обеспечивает в пределах своей компетенции решение общих для области задач социально - экономического развития, выполнение на местах законов Российской Федерации, постановлений Верховного Совета РФ и его Президиума, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, связь между государственными органами Российской Федерации и органами местного самоуправления, привлечение населения, общественных формирований к управлению делами областного значения.

2. Администрация осуществляет полномочия на основании и во исполнение законов Российской Федерации, постановлений Верховного Совета РФ и его Президиума, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Вологодского областного Совета народных депутатов.

3. Глава администрации руководит деятельностью администрации на основе принципа единоначалия и несет ответственность за надлежащее осуществление задач и полномочий.

4. Структурные подразделения и органы государственного управления администрации Вологодской области по всем вопросам своей деятельности подчиняются главе администрации.

5. Взаимодействие подразделений областной администрации, организацию работы аппарата, юридическое, информационное, организационно-техническое обслуживание обеспечивает управление Делами администрации.

II. Работа коллегии при главе администрации

1. Коллегия при главе администрации (далее по тексту - коллегия) является постоянно действующим совещательным органом, координирующим деятельность областной и местных администраций в вопросах экономического, социального и культурного развития области.

Деятельностью коллегии руководит глава администрации.

2. В состав коллегии входят:

первые заместители и заместители главы администрации, управляющий Делами, заведующий отделом контрольно - организационной и кадровой работы;

главы администрации городов Вологды и Череповца;

начальник управления внутренних дел Вологодской области;

начальник управления Министерства безопасности РФ по области.

В работе коллегии участвуют прокурор области, председатель комитета по антимонопольной политике, председатель комитета экологии и природных ресурсов, заведующий юридическим отделом, помощники главы администрации, начальник управления Центрального банка по Вологодской области, начальник Государственной налоговой инспекции по области, начальник управления налоговых расследований.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Вологодской области от 23 июля 1996 г. N 547 в пункт II настоящего Временного регламента дополнен абзацем 3

3. Замечания заместителей Главы Администрации области, касающиеся использования бюджетных средств разрешаются Губернатором (Главой Администрации) области при предоставлении документа ему на подпись.

4. В своей работе коллегия руководствуется законами Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Верховного Совета, Президента и Правительства Российской Федерации, решениями областного Совета и областной администрации.

5. Коллегия осуществляет систематический анализ и вырабатывает общие направления решения задач экономического и социального развития области, перехода ее экономики к рыночным отношениям, расширения внешнеэкономических и межрегиональных связей, взаимодействия городов и районов области по этим вопросам.

6. Список приглашенных на заседание коллегии определяется управляющим Делами по согласованию с Главой администрации и его заместителями.

7. Ответственность за ведение протоколов заседаний коллегии, их подписание и хранение в архиве (в течение трех лет) возлагается на секретаря коллегии и заведующего протокольным сектором управления Делами.

III. Планирование работы администрации

1. Структурные подразделения аппарата главы администрации и органов администрации области организуют свою работу в соответствии с перспективными и текущими планами их деятельности.

Планы работы разрабатываются на основе документов государственных органов, решений областного Совета и его малого Совета народных депутатов, актов главы администрации области, предложений исполнительно - распорядительных органов области и включают в себя конкретные меры, обеспечивающие реализацию задач и предоставленных законом полномочий.

2. Перспективные и текущие планы, целевые программы разрабатываются в структурных подразделениях аппарата и органах областной администрации, подписываются их руководителями и утверждаются заместителями главы администрации.

3. Календарный план основных мероприятий, проводимых областной администрацией, составляется отделом контрольно - организационной и кадровой работы на каждый месяц в целях координации основных мероприятий по срокам.

Комитеты, управления и отделы администрации не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому, представляют в отдел контрольно - организационной и кадровой работы сведения о планируемых ими мероприятиях.

На основании представленных сведений отдел формирует, согласовывает с главой администрации и рассылает календарный план основных мероприятий для сведения должностных лиц и организаций в соответствии с утвержденным списком не позднее 30 числа месяца, предшествующего планируемому.

IV.

1. Все решения, принимаемые главой администрации Вологодской области в соответствии с возложенными на него Законом Российской Федерации "О краевом, областном Совете народных депутатов и краевой, областной администрации", Указом Президента РСФСР от 22.08.91 N 75 полномочиями, подлежат обязательному документированию и надлежащему оформлению.

2. Официальными документами главы администрации являются постановления, распоряжения, обращения (в том числе письма в адрес Президента Российской Федерации и т. п.); послания и заявления от имени главы администрации, договоры, соглашения, контракты.

3. В виде постановлений оформляются решения нормативного характера; решения, принимаемые по вопросам, затрагивающим интересы всей области и ее жителей; решения, принятые по результатам совещания глав администраций городов и районов; решения об отмене решений (постановлений), принятых ранее органами исполнительной власти области, и постановлений, принятых ранее главой администрации области.

4. В виде распоряжений оформляются решения, имеющие ограниченный срок действия и касающиеся узкого круга организаций, должностных лиц и граждан, либо характера разового исполнения; решения, принимаемые по отдельным направлениям деятельности областной и местных администраций; решения по оперативным вопросам деятельности областной и местных администраций.

5. Решения главы администрации, принимаемые по вопросам текущей деятельности или предусматривающие оперативно - организационные мероприятия, могут даваться в виде устных или письменных распоряжений. Контроль за исполнением письменных распоряжений осуществляется отделом контрольно-организационной и кадровой работы, устных - аппаратом главы администрации.

6. Право представлять проекты официальных документов (далее по тексту - проекты документов) на рассмотрение главы администрации имеют заместители главы администрации, управляющий Делами, руководители комитетов, управлений и отделов, областных ведомств и организаций, главы местных администраций.

7. Основанием для подготовки проекта документа может быть письменное либо устное указание главы администрации, нормативные документы республиканских органов власти и управления, инициативное решение руководителя комплекса, управления, комитета, отдела.

8. Устные поручения главы администрации по подготовке официальных документов фиксируются, передаются исполнителям и контролируются помощником главы администрации.

9. Проект распоряжения, постановления главы администрации должен соответствовать следующим требованиям:

должен быть исполнен в отпечатанном виде, содержать обоснование принятия документа, констатирующую часть с выводами, четко сформулированные поручения в распорядительной части с указанием исполнителей, сроков исполнения и форм отчета о результатах исполнения (документы, имеющие оперативный характер и не требующие пояснений, могут не иметь обоснований и констатирующей части);

не должен противоречить действующему законодательству, актам органов государственной власти и управления; должен быть по возможности кратким, четко и понятно сформулированным;

проект, подготавливаемый в соответствии или во исполнение законодательных или иных актов органов государственной власти и управления должен содержать ссылки на наименование вида акта, дату издания, его номер и заголовок;

при внесении проекта документа с приложением, содержащим необходимую дополнительную информацию, в тексте документа дается ссылка на приложение. Приложения визируются должностным лицом, ответственным за их содержание;

проект должен учитывать ранее принятые решения по рассматриваемому вопросу, содержать при необходимости пункты об отмене или изменении этих решений, снятии с контроля;

к проекту должен быть приложен лист согласования по форме: должность, фамилия, инициалы должностных лиц, с которыми проект согласован; дата согласования;

исполнителем к проекту должны прилагаться предложения по рассылке и опубликованию документов.

Проекты прочих документов печатаются в двух экземплярах и список должностных лиц для согласования приводится на обороте последнего листа второго экземпляра.

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации Вологодской области от 25 января 1995 г. N 58 в п. 9 раздела 4 Временного положения дополнен абзацем следующего содержания:

Проекты постановлений и распоряжений, отпечатанные на бланке, визируются заместителем главы администрации, представляющим проект, на обороте последнего листа документа.

10. Подготовка проекта документа главы администрации включает:

проработку вопроса о содержании документа в соответствующих подразделениях администрации, ведомствах и иных органах управления, райгорадминистрациях;

определение круга органов, организаций и должностных лиц, осуществляющих подготовку проекта, его экспертизу и согласование;

непосредственную подготовку проекта официального документа;

организацию сбора необходимых заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку проекта документа;

согласование (получение виз) разработанного проекта документа и приложений к нему с определенным кругом органов, организаций, должностных лиц и обязательное визирование доработанного проекта документа руководителем управления, отвечающего за соответствующее направление работы, заместителем главы администрации (руководителем комплекса), первым заместителем главы администрации, а затем заведующим юридическим отделом и управляющим Делами. Полноту согласования документов определяет управляющий Делами;

подготовку документа к рассмотрению главой администрации и регистрацию.

11. При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проект, особого мнения по проекту документа, оно излагается в виде отдельной записки, которая передается вместе с проектом и в обязательном порядке докладывается главе администрации. В этом случае лицом, визирующим проект, рядом с визой делается запись: "замечания прилагаются".

Разногласия по проекту должны быть урегулированы заместителями главы администрации или первым заместителем главы администрации до представления документа на подпись.

В случае выявления в проекте документа юридическим отделом противоречий с действующим законодательством, заведующий юридическим отделом не визирует проект документа и возвращает его исполнителю с соответствующим заключением. Проект без визы или заключения заведующего юридическим отделом на подпись не принимается.

Срок согласования проекта документа каждым из указанных в нем должностных лиц не должен превышать, как правило, одного дня. Ответственность за быстрейшее согласование проектов постановлений и распоряжений, представление их в юридический отдел несут должностные лица, подготовившие документ.

Для проведения экспертизы по проектам особо важных документов и составления заключения допускается согласование документа в юридическом отделе в течение трех дней.

Официальные документы докладываются главе администрации управляющим Делами.

12. Проекты документов по вопросам, затрагивающим интересы всей области и ее населения, проекты постановлений о назначении либо освобождении от занимаемой должности руководителей комплексов, а также глав администраций городов и районов подлежат, как правило, рассмотрению на заседании руководства администрации.

После представления проекта официального документа на рассмотрение глава администрации принимает одно из следующих решений:

а) подписывает официальный документ;

б) направляет проект документа на доработку; при этом главой администрации делается запись: "на доработку" с кратким указанием характера изменения проекта документа либо с иными поручениями.

В этом случае проект документа немедленно возвращается управлением Делами исполнителю для доработки в течение трех дней. При доработке необходимо провести повторное согласование документа и юридическую экспертизу;

в) отклоняет проект документа в целом в связи с нецелесообразностью (невозможностью его принятия. При этом глава администрации делает запись "отклонить".

13. Проекты документов, подготовленные с нарушением настоящего порядка, не должны представляться на рассмотрение главы администрации, за исключением чрезвычайных ситуаций, когда решение об ином порядке подготовки официального документа принимает непосредственно глава администрации (или лицо, его замещающее).

14. Принятые официальные документы главы администрации (постановления, распоряжения) регистрируются в протокольном секторе, тиражируются (копии заверяются печатью протокольного сектора) и в трехдневный срок рассылаются канцелярией на места для исполнения, принятия к сведению, а также для опубликования в газетах "Красный Север", "Русский Север" или по месту рассылки. Обязательному опубликованию подлежат постановления и распоряжения, затрагивающие интересы граждан.

Адресат рассылки документов определяет исполнитель, контроль за правильностью рассылки осуществляет управляющий Делами. При необходимости исполнитель по согласованию с управляющим Делами присваивает документу гриф "для служебного пользования" (ДСП), "не для печати".

Формирование в дела подлинников постановлений и распоряжений, сдача их в архив в соответствии с действующими правилами производится протокольным сектором.

Официальные документы, принятые в отсутствие главы администрации, докладываются ему управляющим Делами.

V. Участие аппарата администрации в подготовке сессий Вологодского областного Совета народных депутатов и заседаний малого Совета

1. Аппаратом администрации осуществляется материально-техническое, финансовое и хозяйственное обеспечение деятельности Вологодского областного Совета народных депутатов, подготовки и проведения сессий областного Совета, заседаний малого Совета.

2. Аппарат администрации оказывает народным депутатам областного Совета необходимую помощь в работе, по их просьбам информирует депутатов о конкретных вопросах деятельности администрации, о ходе реализации реформ, экономическом и социальном развитии области, о мерах, принятых по предложениям и критическим замечаниям депутатов.

По поручению главы администрации или лица, его замещающего, аппарат представляет необходимую информацию на сессии областного Совета, заседания малого Совета и постоянных комиссий.

3. Имеющиеся справочные и информационные материалы, необходимые депутатам для подготовки отчетов и выступлений, предоставляются народным депутатам для ознакомления по их просьбам соответствующими структурными подразделениями администрации области.

4. Поручения, предложения и замечания, высказанные на сессиях областного Совета в адрес должностных лиц, подразделений администрации, областных органов государственного управления и направленные в администрацию отделом Совета, рассматриваются главой администрации либо лицом, его замещающим, и передаются через отдел организационно - контрольной и кадровой работы исполнителю.

В соответствии с поручением главы администрации подразделения администрации, областные органы государственного управления, должностные лица обязаны не позднее чем в месячный срок рассмотреть эти поручения и замечания, и о результатах сообщить непосредственно лицу, внесшему предложение, а также через управление Делами руководству Совета.

Контроль за соблюдением сроков рассмотрения и ответа осуществляет отдел организационно - контрольной и кадровой работы.

5. Подразделения управления Делами администрации обеспечивают оформление стенографического отчета сессий, ведение, оформление и хранение протоколов сессий областного Совета и заседаний малого Совета, оформление решений и распоряжений областного и малого Совета, формирование и передачу в Совет материалов по вопросам, вносимым администрацией на рассмотрение сессий областного Совета и заседаний малого Совета, участвуют в материально - техническом, финансовом и хозяйственном обеспечении работы областного Совета по следующим направлениям:

Канцелярией осуществляется:

рассылка документов депутатам в день поступления из секретариата Совета приглашений и предварительных материалов сессии при условии, если документы поступили не позднее 15 часов текущего дня, а сообщение о предстоящей рассылке поступило не позднее чем за двое суток;

оперативная передача в секретариат Совета корреспонденции, поступившей в адрес сессии областного Совета и заседаний малого Совета;

рассылка решений и распоряжений областного Совета, решений малого Совета;

передача корреспонденции в постоянные и временные депутатские комиссии.

Протокольным сектором осуществляется:

оформление стенографического отчета сессий областного Совета;

ведение и оформление протоколов сессий областного Совета и заседаний малого Совета;

получение из секретариата Совета, проверка правильности оформления и укомплектованности доработанных решений областного Совета и малого Совета, распоряжений областного Совета, подготовка этих документов на подпись председателю областного Совета, регистрация в журналах подписанных решений и распоряжений, их выпуск и рассылка через канцелярию согласно представленным исполнителями спискам на рассылку;

своевременное направление в вышестоящие советские органы протоколов и решений Совета;

учет и хранение решений, распоряжений, стенограмм, протоколов, журналов регистрации документов;

формирование в дела подлинников решений и распоряжений, сдача их в архив в соответствии с действующими правилами.

Обеспечение взаимодействия протокольного сектора с секретариатом Совета поручается специально выделенным для этих целей сотрудникам сектора.

Общим отделом обеспечивается:

совместно с работниками аппарата Совета размещение депутатов в гостиницах и организация их питания;

функционирование средств звукозаписи и звуковоспроизведения в зале проведения сессии областного Совета и заседаний малого Совета;

установка кабин для голосования;

обеспечение работоспособности системы электронного голосования и ее обслуживание в период работы сессий областного Совета;

производство копировально - множительных работ.

Бухгалтерией управления Делами производятся:

предусмотренные действующим законодательством и надлежащим

образом оформленные отделом Совета денежные выплаты депутатам в дни проведения сессий;

выплаты по иным расходам на проведение сессий областного Совета и заседаний малого Совета по статьям расходов, предусмотренных на эти цели в бюджете областного Совета;

выплаты депонированного возмещения расходов по депутатской деятельности после сверки представленных заявок;

другие выплаты по решениям малого Совета и распоряжениям председателя областного Совета.

VI. Проведение совещаний, семинаров и других мероприятий

1. Еженедельно главой администрации (или по его поручению первым заместителем главы) проводятся совещания аппарата администрации (с приглашением руководителей комитетов, отделов и управлений), на которых рассматриваются наиболее важные текущие вопросы для области; подводятся итоги прошедшей недели, осуществляется координация деятельности подразделений аппарата администрации на предстоящий период.

2. Приглашение на проводимые совещания руководителей других подразделений осуществляется только с разрешения главы администрации (либо лица, его замещающего) через управление Делами.

3. Совещания с руководителями комитетов, управлений и отделов и их заместителями, а также руководителями подразделений по своим комплексам проводятся заместителями главы администрации и управляющим Делами.

4. Учеба работников аппарата администрации проводится в соответствии с планом, который разрабатывается на основании предложений подразделений администрации по своим направлениям.

5. Проведение мероприятий органами областной администрации с приглашением широкого круга работников подведомственных им служб области согласовывается с соответствующим заместителем главы администрации области, а проведение мероприятий с приглашением глав городских и районных администраций - с главой администрации области или в его отсутствие - с первым заместителем.

6. Выделение помещений и материально-техническое обеспечение проведения семинаров и совещаний возлагается на управление Делами администрации.

VII. Работа со служебными документами

1. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате администрации возлагается на управление Делами администрации. В каждом структурном подразделении администрации ответственным за организацию и правильное ведение делопроизводства является его руководитель.

2. Работа со служебными документами ведется в соответствии с требованиями единой государственной системы делопроизводства и на основании инструкции по делопроизводству.

3. Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.

4. Содержание служебных документов на подлежит разглашению. Использование служебных материалов в печати допускается только с разрешения руководителей администрации.

5. Служебные документы, поступающие в администрацию, принимаются, регистрируются и учитываются в канцелярии и в тот же день в зависимости от их характера и содержания направляются руководителям администрации и в структурные подразделения.

6. На каждый поступивший документ, подлежащий регистрации, канцелярия заполняет три регистрационные карточки, одна из которых остается в картотеке канцелярии, а две передаются вместе с документом в соответствующую приемную для записи резолюции. На отправляемый документ заполняются две карточки. Второй экземпляр карточки и документа передается из приемных в канцелярию.

7. Порядок рассмотрения документов отражается в резолюциях, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнении документов и исполнителях.

8. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы в том случае, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

9. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются в копиях.

Рассылка в копиях применяется только в том случае, когда документ подлежит исполнению несколькими соисполнителями или если с ним в короткий срок следует ознакомить ряд должностных лиц.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, или против фамилии которого есть отметка "отв.". Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок.

Соисполнители документа должны по его требованию представить все необходимые материалы.

10. Передача документов в пределах структурного подразделения областной администрации должна производиться через секретаря руководителя, который дает соответствующую пометку в регистрационной карточке или журнале.

11. Передача документа из одного структурного подразделения в другие в обязательном порядке производится через канцелярию.

12. Поступающие в областную администрацию документы рассматриваются исполнителями в сроки, указанные в резолюции руководства, но не более одного месяца. Срок исполнения считается со дня поступления документа в администрацию.

Ответы на корреспонденцию и служебные документы, содержащие запросы, обращения, отправляются в течение 30 дней.

13. Ответственность за своевременное исполнение документов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации области, которым был направлен документ.

14. Непосредственный контроль за сроками исполнения служебных документов осуществляется помощниками руководителей структурных подразделений.

15. Ответственность за оперативное прохождение документов, их сохранность и своевременный возврат в канцелярию возлагается на секретарей приемных руководителей администрации и ее структурных подразделений, которые лично получают и сдают документы и корреспонденцию. Срочная корреспонденция получается и отправляется немедленно.

16. На документы, исполненные на бланках администрации области и областного Совета, исходящие реквизиты даются только в канцелярии. На исполненном документе в левом нижнем углу указываются сведения об исполнителе: фамилия и номер телефона.

17. Служебные документы, направляемые в вышестоящие органы и организации, подписываются только главой администрации области, а в его отсутствие - первым заместителем главы.

18. Исполненные документы в обязательном порядке возвращаются в канцелярию.

19. Материалы объемом до двух листов машинописного текста печатаются секретарями приемных руководителей областной администрации и ее служб.

VIII. Организация контроля и проверки исполнения документов

1. Работа по контролю за выполнением документов областной администрации ведется в соответствии с Инструкцией по организации контроля за исполнением официальных документов вышестоящих органов, решений областного Совета народных депутатов, постановлений и распоряжений главы администрации области.

2. Контроль за исполнением постановлений вышестоящих государственных органов власти и управления, решений областного Совета и малого Совета, адресованных областной администрации, постановлений, распоряжений главы областной администрации и других документов, поставленных на контроль, осуществляют глава областной администрации, заместители главы областной администрации, управляющий Делами областной администрации в соответствии с распределением обязанностей и - по их поручению - руководители структурных подразделений областной администрации.

3. Глава областной администрации, заместители, управляющий Делами областной администрации определяют конкретных исполнителей заданий, сроки отчетов об их выполнении, утверждают планы организационных мероприятий по выполнению решений, реализация которых рассчитана на длительный период.

4. Оперативный контроль за исполнением постановлений вышестоящих государственных органов, решений областного Совета и малого Совета, постановлений, распоряжений и поручений главы администрации осуществляет отдел контрольно - организационной и кадровой работы с использованием автоматизированной системы контроля исполнения распорядительных документов.

Ответственные работники аппарата областной администрации, осуществляющие контроль должны:

по поручению главы областной администрации, его заместителей, управляющего Делами областной администрации разрабатывать организационные мероприятия по выполнению распорядительных документов и представлять их на утверждение;

проводить непосредственную проверку хода и качества выполнения распорядительных документов, обеспечивать предупредительный контроль;

своевременно готовить предложения и материалы о снятии решений с контроля.

5. На каждый контролируемый распорядительный документ в структурных подразделениях аппарата областной администрации оформляется дело, в которое подшивается копия документа, доклады, справки, отражающие ход подготовки выполнения и результаты проверок. Дело сдается в контрольно-организационный сектор после исполнения документа.

6. Поставленные на контроль постановления, распоряжения, поручения и другие документы снимаются с контроля главой администрации.

7. Сроки выполнения постановлений, распоряжений, поручений и другой документации устанавливаются непосредственно в тексте документа либо в резолюции руководителя на документе и могут изменяться только лицами, определившими данные сроки.

8. Поручения главы областной администрации по подготовке распорядительных документов во исполнение официальных документов вышестоящих органов снимаются с контроля после выпуска соответствующих документов.

9. Контрольно-организационный сектор представляет руководству областной администрации следующую информацию:

о ходе выполнения контрольных заданий с перечнем неисполненных документов и подлежащих исполнению в ближайшие сроки - ежемесячно;

о состоянии исполнительной дисциплины в аппарате областной администрации, в организациях и учреждениях области по контролируемым документам - ежемесячно;

о ходе выполнения решений областного Совета, малого Совета с перечнем неисполненных решений - по запросу.

10. Руководителям комитетов, управлений и отделов областной администрации контрольно-организационный сектор представляет информацию о ходе выполнения контрольных заданий с перечнем неисполненных документов и подлежащих исполнению в ближайшие сроки - два раза в месяц.

IX. Работа с письменными обращениями граждан к руководству администрации, областному Совету

1. Работа с обращениями граждан ведется в строгом соответствии с законодательством.

2. Учет и контроль за своевременным и правильным разрешением поставленных в письменных и устных обращениях граждан вопросов ведет сектор по личным обращениям граждан управления Делами администрации (общий отдел).

3. Письма, содержащие важные сообщения, предложения, просьбы, передаются для доклада руководителям администрации и ее структурных подразделений.

4. Указание об исполнении писем граждан дается в форме резолюции руководителя.

В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, и в письме содержится несколько вопросов, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для составления ответа не позднее пяти дней до истечения срока письма.

5. Письма рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

6. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен через сектор обращений граждан, но не более, чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

7. Сроки исполнения писем граждан, кроме того, могут быть установлены в тексте поручений директивных органов или в тексте резолюций руководителей.

Анонимные обращения не рассматриваются.

Копии обращений в иные инстанции докладываются руководителям администрации, как правило, для сведения.

8. Ответы на письма граждан дают руководители структурных подразделений или по их поручению другие уполномоченные должностные лица.

9. Текст письма должен излагаться четко, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы и содержать сведения о том, когда и кем сообщено автору письма о результатах его рассмотрения. Если письмо и документы к нему подлежат возврату, то в ответе делается ссылка о количестве возвращаемых листов (приложение на _______ листах).

10. Ответ заявителю может быть дан в устной форме, о чем указывается в справке по результатам рассмотрения письма.

11. Исполнитель, ответственный за рассмотрение письма и подготовку ответа, обеспечивает его печатание, подписание и отправку. При необходимости сообщение в вышестоящие органы о результатах рассмотрения письма ответ готовится аппаратом руководителя, по чьей резолюции письмо рассматривалось.

12. Исполненные письма граждан со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы по письмам передаются в сектор обращений граждан.

13. Сведения о работе с обращениями граждан готовятся ежемесячно сектором по обращениям граждан для информации руководителей администрации.

X. Организация приема граждан руководителями администрации

1. Прием граждан осуществляется руководителями администрации области ежедневно по графику.

2. Предварительная запись на прием граждан к руководителям администрации работниками сектора производится ежедневно, кроме выходных дней.

3. Руководители комитетов, управлений и отделов областной администрации принимают граждан в помещениях своих управлений и отделов.

4. Справка - информация о выездном приеме граждан и карточки личного приема граждан руководителями сдаются в сектор по личным обращениям граждан.

5. Контроль за выполнением указаний, данных во время приема граждан, осуществляется соответственно главой, заместителями главы областной администрации и управляющим Делами (их помощниками).

XI. Прием делегаций в администрации области

1. Областная администрация организует в установленном законодательством порядке международные и внешнеэкономические связи.

2. Координацию, планирование, организацию и проведение мероприятий по внутренним и зарубежным связям в областной администрации осуществляет отдел внешних связей.

3. Инициатива по налаживанию контактов и организации встреч с делегациями может принадлежать и иным подразделениям администрации. При этом подразделения обязаны представить информацию (отчеты) о проводимых встречах в отдел внешних связей, на который возложена ответственность за учет, систематизацию и анализ результатов проведенных мероприятий.

4. Организацию официальных приемов и встреч делегаций, их размещение, питание, обеспечение переводчиками, транспортное и иное обслуживание осуществляет отдел внешних связей совместно с общим отделом управления Делами областной администрации.

5. Ответственность за содержание подготавливаемых переговоров и договоров в части их экономических и политических результатов возлагается на заведующего отделом внешних связей областной администрации.

Наиболее важные проекты договоров представляются на рассмотрение главе администрации области.

6. Ответственность за организацию официальных встреч главы администрации и его заместителей с делегациями возлагается на заведующего отделом внешних связей либо лицо, его замещающее.

7. Подготовка официальных документов, соглашений и порядка проведения церемоний по их подписанию, определение круга лиц, присутствующих при этом, а также ответственность за соблюдение протокола встречи на уровне главы областной администрации или его заместителей возлагается на отдел внешних связей областной администрации.

8. Переговоры с делегациями проводятся в специально выделенных для этих целей помещениях или в кабинетах лиц, проводящих встречи. Заявку на использование помещений для переговоров подает отдел внешних связей в управление Делами не менее, чем за сутки до проведения встречи.

9. Финансирование затрат на внешнюю деятельность, на прием зарубежных делегаций и иностранных граждан осуществляется из средств, выделенных на эти цели в бюджете областной администрации.

Оплата расходов на прием делегаций и граждан производится бухгалтерией управления Делами по распоряжению главы администрации.

XII. Печатание и размножение документов

1. Печатание проектов решений областного Совета и малого Совета, проектов постановлений и распоряжений главы областной администрации, служебных документов в вышестоящие и иные органы за подписью главы администрации, председателя Совета, осуществляется в машинописном бюро управления Делами (общий отдел).

2. Остальные материалы (ответы на письма и служебные документы, инициативные письма в вышестоящие органы за подписью заместителей главы областной администрации и другие вспомогательные материалы) печатаются секретарями приемных руководителей областной администрации.

3. Материалы, предназначенные для печатания в машинописном бюро, передаются заведующей машинописным бюро, которая регистрирует их в специальном журнале.

4. Рукопись должна быть выполнена разборчиво, чернилами, без сокращения слов.

5. Размножению подлежат материалы и документы, непосредственно касающиеся деятельности областного Совета, аппарата администрации.

6. При необходимости размножения документов материал принимается копировально - множительным бюро только при наличии оформленного бланка - заказа установленной формы, подписанного руководителем отдела, управляющим Делами администрации, заведующим общим отделом или его заместителем.

7. Служебные документы, подлежащие копированию на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге четким черным шрифтом.

8. Документы, поступившие в копировально - множительное бюро, учитываются в специальном журнале с указанием в нем вида документа и краткого содержания, названия структурного подразделения, даты, количества страниц и снятых копий. Выдача размноженных документов производится только под роспись.

XIII. Работа с кадрами аппарата главы администрации области

1. Работа по подбору и расстановке кадров аппарата главы администрации области осуществляется главой администрации области на принципах единоначалия.

2. Перечень должностей, на которые назначение кадров и их освобождение от должности осуществляется главой администрации области, определяется номенклатурой должностей администрации, утвержденной главой администрации области. О назначении и освобождении от должности глава администрации области издает постановления.

3. На должности в аппарате главы администрации, не входящие в номенклатуру должностей, работники принимаются на работу и увольняются по распоряжению управляющего Делами администрации области.

4. Предложения по кандидатурам для назначения на должности и приема на работу в аппарат главы администрации области вносятся заместителями главы администрации области, руководителями подразделений и оформляются в виде справки с данными об образовании и трудовой деятельности работника.

5. Работа с кадрами в подразделениях аппарата главы администрации области осуществляется в соответствии с положениями о подразделениях, утвержденными главой администрации области, а также должностными обязанностями, утвержденными главой администрации области (по должностям, входящим в номенклатуру) или управляющим Делами администрации области (по другим должностям в аппарате главы администрации).

6. На каждого работника оформляется и ведется личное дело, основными документами которого являются: личный листок по учету кадров с фотографией, автобиография, копия документа об образовании, копия распоряжения главы или управляющего Делами администрации.

7. Ведение личных дел работников, а также учет состава кадров осуществляется:

по кадрам, входящим в номенклатуру должностей областной администрации, отделом контрольно - организационной и кадровой работы (сектор кадров);

по другим кадрам аппарата главы администрации области - общим отделом администрации области.

8. Ведение и хранение трудовых книжек работников аппарата главы администрации области осуществляется сектором кадров, по другим кадрам - общим отделом областной администрации.

9. Режим работы и другие требования по организации труда в аппарате главы администрации области определяются правилами трудового распорядка, утвержденными главой администрации области.

10. Работники аппарата главы администрации области несут дисциплинарную ответственность за надлежащее исполнение должностных обязанностей, достоверность и правильность подготавливаемой документации, соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в соответствии с требованиями трудового законодательства.

XIV. Работа приемной главы администрации

1. Секретари приемной главы администрации подчиняются своему непосредственному руководителю. Методическое руководство работой секретарей осуществляет управление Делами областной администрации.

2. Организация приема посетителей к главе администрации возлагается на его помощника.

3. В обязанности секретарей приемной главы администрации входит:

выполнение всех указаний и поручений главы администрации либо лица, его замещающего, управляющего Делами;

контроль за состоянием кабинета главы администрации, сохранностью и использованием установленных средств связи;

разъяснение гражданам и должностным лицам возникающих вопросов по местам в гостинице, транспорту, другим вопросам с указанием организаций и учреждений, где эти вопросы решаются;

оформление командировочных удостоверений главы администрации;

при обращении граждан с просьбами о личном приеме главы администрации направление их к заведующему сектором по обращениям граждан.

4. При поступлении в приемную главы администрации телефонограмм, корреспонденции или другой информации секретарь приемной:

принимает и передает корреспонденцию в канцелярию;

делает в журнале запись сообщения о проведении мероприятия, требующего участия главы администрации (его заместителей), отпечатывает его в двух экземплярах, первый передает главе администрации, второй - управляющему Делами;

обеспечивает оперативный возврат почты от руководителя в канцелярию и протокольный сектор;

печатает ответы на деловые и личные обращения за подписью руководителя объемом 1 - 2 листа машинописного текста;

передает руководителю только те документы, которые зарегистрированы в канцелярии;

принимает газеты, журналы.

5. В случае стихийных бедствий, аварий и других непредвиденных ситуаций секретарь приемной главы администрации:

делает запись в журнале и немедленно ставит в известность главу администрации или, в его отсутствие, первого заместителя главы администрации, а в нерабочее время - соответствующего заместителя главы администрации;

при необходимости вызывает дежурную машину;

в случае возникновения пожара или аварии в здании администрации немедленно сообщает заведующему общим отделом и управляющему Делами, службе пожарной охраны.

6. В неурочное время секретарь приемной главы администрации:

регистрирует в журнале поступающую корреспонденцию о поступлении срочной корреспонденции или информации;

сообщает заведующему общим отделом или его заместителю, а в особых случаях - главе администрации и по их поручению знакомит с содержанием документа руководителей соответствующих управлений, отделов, организаций.

7. Обязанности секретарей приемных заместителей главы администрации и управляющего Делами соответствуют вышеизложенным в п. 1-4.

XV. Использование помещений для проведения мероприятий в здании администрации

1. Мероприятия областной администрации проводятся в большом актовом зале, залах для совещаний на II и X этажах.

2. Выделение залов для проведения совещаний, заседаний, приема иностранных и других делегаций производится по письменным заявкам за подписью заместителей главы администрации, руководства областного Совета народных депутатов на имя заведующего общим отделом с указанием ответственного лица за проведение мероприятий.

3. Лицо, ответственное за проведение мероприятий, получает ключ и принимает помещение от управляющего по эксплуатации зданий в рабочие дни с 8.00 до 18.00, а в иные часы и в выходные дни - у сотрудника наряда милиции.

После проведения мероприятия ответственное лицо сдает помещение управляющего по эксплуатации зданий или сотруднику наряда милиции.

4. Ответственность за проведение инвентаризации служебных помещений, проверку наличия к ним ключей возлагается на общий отдел областной администрации.

В случае потери ключей должно быть организовано общим отделом их изготовление с возмещением с виновных лиц материальных расходов.