Распоряжение Главы г. Вологды от 26 мая 2005 г. N 249 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в Администрации города Вологды" (утратило силу)

Распоряжение Главы г. Вологды
от 26 мая 2005 г. N 249
"Об утверждении Порядка использования архивных документов в Администрации
города Вологды"

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации г. Вологды от 30 января 2015 г. N 376 настоящее распоряжение признано утратившим силу

В целях упорядочения работы с архивными документами в Администрации города Вологды, а также выдачи копий постановлений и распоряжений Главы города Вологды:

1. Утвердить прилагаемый Порядок использования архивных документов в Администрации города Вологды.

2. Установить, что заверенные копии постановлений и распоряжений Главы города Вологды выдаются работниками архивного сектора отдела делопроизводства и архива Управления муниципальной службы Администрации города Вологды: правоохранительным органам, судам, контролирующим органам по их письменному запросу; структурным подразделениям Администрации города Вологды по письменной заявке для использования в работе и для выдачи копий организациям и гражданам.

3. Установить, что в случае поступления запроса о выдаче копии постановления или распоряжения Главы города Вологды в адрес Администрации города Вологды, данный запрос направляется на согласование в соответствующее структурное подразделение; при положительном решении вопроса, заверенная копия выдается работником архивного сектора отдела делопроизводства и архива УМС заявителю.

4. Руководителям структурных подразделений обеспечить соблюдение Порядка использования архивных документов в Администрации города Вологды.

5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на начальника Управления муниципальной службы Администрации города Вологды Т.Б. Сучкову.

6. Настоящее распоряжение подлежит опубликованию в газете "Вологодские новости".

Глава города Вологды

А.С. Якуничев

Порядок использования архивных документов в Администрации города Вологды
(утв. распоряжением Главы г. Вологды от 26 мая 2005 г. N 249)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации, действующим в области информации, информационного обеспечения и обмена информацией, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", ГОСТом Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., а также Уставом города Вологды.

1.2. Порядок определяет систему представления архивных документов по запросам структурных подразделений Администрации города Вологды, организаций и граждан.

2. Основные понятия, используемые в Порядке

2.1. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Для использования предоставляются архивные документы, за исключением документов ограниченного доступа, в отношении которых в соответствии с законодательством установлен особый порядок доступа.

Основными формами использования архивных документов являются:

информирование руководства Администрации города и работников структурных подразделений Администрации города, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций;

выдача документов во временное пользование.

2.2. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

2.3. Информирование и исполнение запросов руководства Администрации города Вологды и работников структурных подразделений, а также других организаций осуществляется работниками архивного сектора отдела делопроизводства и архива Управления муниципальной службы, а также работниками отраслевых структурных подразделений Администрации города Вологды, имеющих собственные архивы (приложение N 1), в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Информирование руководителей может производиться в форме предоставления перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных, а также в форме тематической подборки копий документов.

3. Порядок выдачи архивных справок, выписок и копий

3.1. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании надлежащим образом оформленного письменного запроса структурного подразделения Администрации города Вологды, организации или гражданина, содержащего наименование и адрес организации, в которую они адресованы;

изложение существа запроса, фамилию, имя, отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Срок исполнения запросов социально-правового характера не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

3.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

Архивные справки составляются по установленной форме (приложение N 2) на бланке структурного подразделения Администрации города, имеющего в подчинении собственный архив, в двух экземплярах, один из которых выдается заявителю, другой вместе с заявлением подшивается в дело.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию используемых документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления справки (номера фондов, описей и дел, номера листов в деле).

Архивная справка подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации города, в составе которого имеется архив, и должностным лицом, ответственным за архив; первый экземпляр архивной справки заверяется печатью соответствующего структурного подразделения; второй экземпляр архивной справки заверяется должностным лицом, ответственным за архив и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

3.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросами организаций и граждан, идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя структурного подразделения или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Архивные копии и выписки, выдаваемые архивным сектором отдела делопроизводства и архива Управления муниципальной службы, заверяются печатью "Для заверения документов N 2", выдаваемые архивами других структурных подразделений Администрации города - гербовой печатью соответствующего структурного подразделения.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе", или "В тексте неразборчиво".

Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма соответствующего структурного подразделения с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении светокопий документа бланки структурных подразделений не используются.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа.

3.4. Архивные справки, копии и выписки, как правило, выдаются представителям организации и гражданам под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении доверенности, оформленной в соответствии с законодательством. Возможно направление архивных справок, копий и выписок из архивных документов заявителям по почте с сопроводительным письмом.

Получатель архивной справки, копии и выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

3.5. При соответствующем запросе допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам и их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений заявителям при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо могут быть высланы заявителю ценным письмом.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указывается номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче), или реестр почтового отправления.

3.6. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений соответствующий ответ составляется на бланке письма структурного подразделения. В письме указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и, при необходимости, даются рекомендации, куда следует обратиться за информацией.

3.7. Заверенные копии постановлений (распоряжений) Главы города Вологды выдаются работниками архивного сектора отдела делопроизводства и архива Управления муниципальной службы по письменным запросам структурных подразделений Администрации города Вологды, организаций и граждан под роспись в журнале регистрации выданных копий выписок, справок (приложение N 3).

Работники структурных подразделений Администрации города Вологды принимают от организаций и граждан заявки в письменном виде на выдачу копий постановлений и распоряжений Главы города Вологды по вопросам, касающихся их деятельности, и направляют запрос в Управление муниципальной службы.

3.8. Работники архивного сектора в листе использования документов (приложение N 4) делают отметку о выдаче копии, выписки.

4. Выдача архивных дел во временное пользование

4.1. Архивные дела, за исключением дел с первыми экземплярами постановлений и распоряжений Главы города Вологды, распоряжений Администрации города Вологды выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Администрации города Вологды по заявке структурного подразделения на срок, не превышающий 30 дней, с указанием цели использования документов, приобщенных в дело.

Использование работниками структурных подразделениях первых экземпляров правовых актов Главы города Вологды и Администрации города Вологды может быть только в присутствии работника архивного сектора отдела делопроизводства и архива Управления муниципальной службы.

В случае необходимости заверения копии правового акта Главы города Вологды нотариусом, дело с первыми экземплярами правовых актов не выдается; заверение осуществляется в присутствии работника архивного сектора.

4.2. Выдача архивных дел во временное пользование организациям по их письменному запросу оформляется актом (приложение N 5), который составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается получателю, а другой остается в архиве. Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

4.3. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из архивохранилища (приложение N 6), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение N 7). Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Приложение N 1
к Порядку использования архивных документов
в Администрации города Вологды

Перечень структурных подразделений Администрации города,
имеющих собственные архивы

1. Комитет жилищно-коммунального хозяйства и транспорта

2. Комитет по управлению муниципальным имуществом

3. Комитет по физической культуре и спорту

4. Финансовое управление

5. Управление образования

6. Управление по социальным вопросам

7. Управление здравоохранения

8. Отдел культуры

Приложение N 2
к Порядку использования архивных документов
в Администрации города Вологды

                                            П.И. Сидорову

Администрация города Вологды                ул. Жуковского,

                                            105/2, кв. 5

Наименование структурного                   г. Новосибирск, 630082

     подразделения

Архивная справка

     В документах архивного фонда "Администрация города Вологды", лицевых

счетах на заработную плату рабочим и служащим за ___________ год значится

Сидоров Петр Иванович в должности электрика.

     Основание: Ф-15, оп.4, д.105, л.14.

Наименование должности руководителя

структурного подразделения,

в состав которого входит архив             Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив)     Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать организации

                                 Формат А4 (210x297 мм) или А5 (148x210 мм)

                     Форма архивной справки (образец)

Приложение N 3
к Порядку использования архивных документов
в Администрации города Вологды

Администрация города Вологды

Наименование структурного

     подразделения

           Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок

N п/п	Автор запроса, исх. N, дата, адрес, телефон	Дата, регист- рацион- ный номер запроса	Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка)	Дата и регист- рацион- ный номер выдан- ного докуме- нта	Распис- ка в получе- нии или дата отправ- ки	Приме- чание

                                               Формат А4 (210x297 мм)

        Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок

Приложение N 4
к Порядку использования архивных документов
в Администрации города Вологды

Администрация города Вологды

Наименование структурного

     подразделения

Лист использования документов

Фонд N __________________ Опись N _________________ Дело N ______________

Заголовок дела __________________________________________________________

Дата исполь- зования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	N использо- ванных листов	Подпись лица, использовав- шего дело
1	2	3	4	5

                                               Формат А4 (210x297 мм)

                   Форма листа использования документов

Приложение N 5
к Порядку использования архивных документов
в Администрации города Вологды

Администрация города Вологды

Наименование структурного

     подразделения

                Акт

________________ N __________________

_____________________________________

       (место составления)

о выдаче дел во временное пользование

_____________________________________

(наименование  организации, ее адрес,

        почтовый индекс)

     Основание __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Для какой цели выдаются дела _______________________________________

     Выдаются следующие ед.хр. из фонда N _______________________________

                                                  (название фонда)

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед.хр.	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается __________________________________________________ ед.хр.,

                                (цифрами и прописью)

срок возвращения _______________________________________________________.

     Дела выданы, в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках,  с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

     Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных  во  временное

пользование, для занятий посторонним лицам, не  выдавать  по  ним  копий,

выписок и справок, не публиковать документы без  разрешения  организации,

выдавшей дела.

     Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный  в

акте срок.

     Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты

или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности                    Наименование должности

руководителя организации,                 руководителя организации-получателя

выдающего дела

Подпись      Расшифровка подписи          Подпись       Расшифровка подписи

Дата                                      Дата

Гербовая печать организации               Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства _____________________________________

                                          (наименование организации)

Руководитель архива организации

(лицо, ответственное за архив)            Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Принял дела по поручению руководства ____________________________________

                                          (наименование организации)

Руководитель архива организации

(лицо, ответственное за архив)            Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Руководитель архива организации

(лицо, ответственное за архив)            Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Руководитель архива организации

(лицо, ответственное за архив)            Подпись      Расшифровка подписи

Дата

                                                   Формат А4 (210x297 мм)

             Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Приложение N 6
к Порядку использования архивных документов
в Администрации города Вологды

Администрация города Вологды

Наименование структурного

     подразделения

                    Книга выдачи документов N_________

              Начата   _____________________________________

              Окончена _____________________________________

                                                   Формат А4 (210x297 мм)

              Форма титульного листа книги выдачи документов

--------------------------------------------------------------------------

N п/п	Дата выдачи	Фонд N	Опись N	Ед. хр. N	Кому выдано	Распис- ка в получе- нии дела	Дата возв- рата дела	Распи- ска в воз- враще- нии дела	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого в ______________ году выдано из хранилища N _______________________

                                                    (цифрами и прописью)

__________________________________________________________________ ед.хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись             Подпись      Расшифровка подписи

Дата

                                                   Формат А4 (210x297 мм)

                   Форма книги выдачи дел из хранилища

Приложение N 7
к Порядку использования архивных документов
в Администрации города Вологды

Администрация города Вологды

Наименование структурного

     подразделения

Карта-заместитель дела

Дело ____________________________________________________________________

                              (N и название)

Опись ___________________________________________________________________

                              (N и название)

Фонд ____________________________________________________________________

                              (N и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

N п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1	2	3	4

                                               Формат А4 (210x297 мм)

                       Форма карты-заместителя дела