Постановление Главы Тарногского муниципального района Вологодской области от 9 февраля 2006 г. N 75 "Об утверждении Регламента администрации Тарногского муниципального района"

1.1. Регламент администрации Тарногского муниципального района (далее - Регламент) определяет порядок правового, организационного, протокольного, документационного и материально-технического обеспечения деятельности главы района, администрации Тарногского муниципального района (далее - администрации

1.2. Порядок формирования, полномочия и организация работы структурных подразделений определяются положениями, утверждаемыми постановлениями главы района.

1.3. Руководители структурных подразделений администрации района несут ответственность за деятельность руководимых ими подразделений

1.4. Взаимодействие структурных подразделений и организацию работы аппарата администрации района, правовое, документационное, протокольное, организационное и материально-техническое обеспечение осуществляют заместители главы администрации района, управляющий делами, организационный отдел и правовой отдел.

1.5. Общее руководство делопроизводством и документационным обеспечением администрации района осуществляет управляющий делами.

1.6. За нарушение либо ненадлежащее исполнение регламента работники администрации привлекаются к дисциплинарной ответственности по представлению управляющего делами.

2.1. Планы работы и основных мероприятий структурных подразделений администрации района на квартал, месяц, формируются организационным отделом на основании предложений заместителей главы администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района.

Предложения должны содержать наименования и сроки рассмотрения вопросов, список лиц, ответственных за их подготовку.

Подписанные материалы и проект плана на квартал передаются в отдел не позднее 5 дней до начала планируемого периода.

Подготовленный отделом и согласованный с заместителями главы администрации района и управляющим делами проект плана передается на утверждение главе района.

2.2. На основании квартального плана отделом формируются ежемесячные планы. Предложения, структурных подразделений и заместителей главы администрации района не позднее 5 дней до начала планируемого месяца передаются в отдел для составления плана на месяц.

План работы утверждается главой района.

2.3. Квартальные, месячные планы направляются в структурные подразделения администрации района в соответствии со списком, утвержденным заведующим организационным отделом для сведения и использования в практической работе.

Месячные планы направляются в Правительство Вологодской области.

2.4. Структурные подразделения руководствуются в своей деятельности квартальным и месячным планом работы администрации района.

2.5. Отчеты о проделанной работе за год представляются структурными подразделениями администрации района в организационный отдел в срок до 15 февраля следующего за отчетным года.

В годовом отчете отражаются итоги работы структурного подразделения.

Отчет утверждается главой района, первым заместителем, заместителями главы администрации района, управляющим делами, координирующими деятельность данного структурного подразделения.

2.6. Ответственность за своевременное представление материалов для формирования планов и дальнейшее их выполнение возлагается в соответствии с распределением обязанностей на заместителей главы администрации района и руководителей структурных подразделений.

2.7. Контроль за выполнением планов работы осуществляют руководители структурных подразделений.

3.1. Совещания, общие планерки с главами сельских поселений и работниками структурных подразделений, а также учебы проводятся в соответствии с календарными планами на месяц.

В случае необходимости глава района может назначить мероприятие в другое время.

Вопросы для рассмотрения на совещании, общей планерке и учебе вносятся заместителями главы района, управляющим делами, руководителями структурных подразделений не позднее чем за пять дней до мероприятия в организационный отдел.

Проекты повестки дня и порядка проведения готовятся организационным отделом.

Порядок проведения совещаний, общих планерок и учеб, список участников утверждается главой района.

Оповещение участников о времени, месте и повестке дня осуществляется организационным отделом.

Протокол совещания, общей планерки и учебы ведет организационный отдел. Заведующий отделом контролирует выполнение данных поручений.

3.2. Еженедельно, в понедельник с 8 часов проводятся оперативные совещания у главы района с участием руководителей федеральных структур и приглашением лиц, определенных главой района.

Отчет на оперативном совещании начинается с информации о выполнении заданий главы района.

При необходимости протокол совещания и контроль за данными поручениями ведет ведущий специалист приемной главы района.

В ходе других совещаний при главе района структурные подразделения по соответствующим их компетенции вопросам ведут протокол, который оформляется в течение 2-3 дней, составляют выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения. На следующий день после подписания протокола эти выписки направляются исполнителям, а протокол - в организационный отдел док контроля.

3.3. Еженедельно, в понедельник проводятся оперативные совещания у заместителей главы администрации района, управляющего делами, на которые приглашаются руководители курируемых ими структурных подразделений.

При необходимости ведение протокола и контроль за исполнением поручений осуществляют работники структурных подразделений по решению соответствующего заместителя, управляющего делами.

3.4. Письменные отчеты о работе структурных подразделений администрации района, заместителей главы администрации района и управляющего делами предоставляются по решению главы района.

3.5. Общие планерки и учеба работников администрации района проводится ежемесячно по отдельному плану.

Общая планерка проводится с участием руководителей структурных подразделений администрации района, глав сельских поселений, руководителей муниципальных учреждений и предприятий, представителей федеральных и областных структур, руководителей обслуживающих предприятий и организаций, от которых зависит жизнедеятельность района, для решения текущих вопросов, выработки и координации действий по отдельным направлениям работы.

Явка на общую планерку и учебу является обязательной для всех муниципальных служащих. Ответственность за явку работников структурных подразделений несут их руководители.

4.1. Работа по организации и прохождению муниципальной службы, приему на работу в администрацию района осуществляется управляющим делами, организационным отделом и руководителями структурных подразделений администрации района в соответствии с законодательством о труде и муниципальной службе

4.2. Назначение на должность и освобождение от должности оформляется распоряжением главы района или распоряжением (приказом) руководителя структурного подразделения со статусом юридического лица.

4.3. Предложения по кандидатурам для назначения на должность в администрацию района вносятся заместителями главы администрации района, управляющим делами, руководителями структурных подразделений и оформляются в вид справки с данными об образовании и трудовой деятельности работника.

По решению главы района проводится конкурс на замещение вакантной муниципальной должности.

4.4. Работа с кадрами в структурных подразделениях администрации района осуществляется в соответствии с положениями, утвержденными постановлениями главы района.

4.5. На каждого муниципального служащего оформляется и ведется личное дело, основными документами которого являются: анкета с фотографией, автобиография, копия документа о профессиональном образовании, копии распоряжений главы района, медицинское заключение о состоянии здоровья, справка из орган государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении.

4.6. Ведение личных дел муниципальных служащих, учет состава кадров аппарата администрации района, ведение и хранение трудовых книжек осуществляется:

- по кадрам аппарата управления, и кадрам структурных подразделений администрации района, не имеющих статуса юридического лица - организационным 01 делом;

- по кадрам структурных подразделений, имеющих статус юридического лица руководителями или кадровой службой структурных подразделений.

4.7. Режим работы и другие требования по организации труда в администрации района определяются Правилами внутреннего трудового распорядка, утверждаемыми постановлением главы района.

4.8. Муниципальные служащие администрации района несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение либо неисполнение должностных обязанностей, несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в соответствии с требованиями законодательства о труде и о муниципальной службе.

4.9. Организация прохождения наградных документов в администрации района, контроль за качеством их оформления осуществляется управляющим делами в соответствии с действующим федеральным законодательством, постановлениями Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Вологодской области Губернатора Вологодской области, главы района.

4.10. Присвоение звания "Почетный гражданин Тарногского района" производится в соответствии с положением, утвержденным представительным органом местного самоуправления.

4.11. Награждение Почетной грамотой и Благодарностью главы района производится в соответствии с положениями, утвержденными постановлением главы района.

4.12. Неправильно оформленные наградные документы возвращаются управляющим делами в структурные подразделения администрации района, организациям, учреждениям и предприятиям, их направившим.

5.1. Официальными документами главы района являются постановления, распоряжения, заявления, обращения, соглашения, договоры, контракты, послания.

5.2. Официальные документы, принимаемые главой района в соответствии с возложенными на него полномочиями, подлежат обязательному документированию и надлежащему оформлению.

5.3. В виде постановлений оформляются правовые акты, содержащие правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

5.4. В виде распоряжений оформляются правовые акты, устанавливающие, изменяющие, отменяющие права и обязанности конкретных лиц (органов) по текущим вопросам оперативного, организационного характера, утверждение технико-экономических показателей по проектам объектов строительства, утверждение объектов строительства, утверждение составов комиссий, рабочих групп, порядок организации и проведения разовых мероприятий, по личному составу, по премированию и материальной помощи.

5.5. Решения главы района по вопросам текущей деятельности или предусматривающие оперативно-организационные мероприятия могут даваться в виде устных или письменных, поручений. Контроль за их исполнением осуществляется организационным отделом.

5.6. Проекты постановлений и распоряжений главы района (далее - Проекты), вносятся заместителями главы района, управляющим делами, руководителями Органов местного самоуправления, руководителями структурных подразделений администрации района, руководителями федеральных органов государственной власти (в дальнейшем - Исполнители).

5.7. Основанием для подготовки Проекта постановления, распоряжения может быть указание главы района, его заместителей, управляющего делами, нормативные акты Правительства и Губернатора Вологодской области, инициативное решение Исполнителей.

При подготовке Проектов по отдельным вопросам могут создаваться рабочие группы из числа работников администрации района, органов местного самоуправления и других заинтересованных организаций.

5.8. Проект должен соответствовать следующим требованиям:

- заголовок к Проекту (в левом верхнем углу) должен быть предельно кратким и отражать содержание текста;

- текст Проекта должен содержать, как правило, констатирующую (преамбулу) и распорядительную часть.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства или мотивы послужившие основанием для его издания, а также ссылка на законодательный или иной акт органов государственной власти (наименование документа, дата, регистрационный номер, его название, наименование органа, выпустившего документ).

Констатирующая часть Проекта постановления может отсутствовать, если принимаемое постановление не требует разъяснений. В этом случае текст постановления начинается со слова "постановляю".

Распорядительная часть Проекта в постановлениях начинается словами "постановляю:". Текст данной части должен быть лаконичным и исключать возможность его двоякого толкования; в нем должна быть четко и кратко изложена суть вопроса, содержаться конкретные поручения и указания на механизмы реализации и источники финансирования, сроки проведения отдельных мероприятий, полные наименования упоминаемых нормативных актов с указанием их дат и номеров, организаций - исполнителей и ответственных должностных лиц, осуществляющих исполнение отдельных пунктов документа и отвечающих за контроль и исполнение Проекта в целом.

При внесении Проекта документа с приложением, содержащим необходимую дополнительную информацию, в тексте документа дается ссылка на приложение. Приложения визируются должностным лицом, ответственным за их содержание, поправки в приложениях визируются дополнительно.

В Проекте указывается точные официальные наименования структурных подразделений администрации района, органов местного самоуправления, организаций или их сокращенные официальные наименования, наименование должностей, сведения о необходимости опубликования, о признании утратившими силу ранее принятых нормативных правовых актов либо их отдельных пунктов, об их отмене или изменениях, о постановке на контроль и снятии с контроля.

К Проекту должен быть приложен лист согласования с указанием должности, фамилии, инициалов должностных лиц, с которыми Проект согласован, даты поступления документа на согласование и окончания его согласования, предложений Исполнителя по рассылке и опубликованию документа (приложение 1).

Проект не должен противоречить действующему законодательству.

Проекты в обязательном порядке согласовываются:

- первым заместителем, заместителями главы администрации района, управляющим делами, курирующими соответствующие вопросы;

- руководителями заинтересованных органов местного самоуправления и структурных подразделений администрации района;

- начальником финансового управления, если в Проектах предусматриваются расходы из бюджета района, а также если они связаны с обеспечением исполнения бюджета района;

- заведующим правовым отделом.

Проекты документов по кадровым вопросам, об изменении структуры, штатного расписания администрации района, структурных подразделений, а также предполагающие затраты за счет сметы администрации района согласовываются первоначально с управляющим делами.

5.9. Подготовка Проекта официального документа главы района включает:

- проработку вопроса в соответствующих структурных подразделениях администрации района и при необходимости в органах местного самоуправления;

- определение круга органов, организаций и должностных лиц, осуществляющих его подготовку, экспертизу и согласование;

- непосредственную подготовку официального документа;

- организацию сбора необходимых заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку Проекта документа;

- согласование (получение виз) разработанного Проекта документа и приложений к нему с определенным кругом органов, организаций, должностных лиц. Правовая экспертиза обязательна для всех Проектов документов. Полноту согласования документов определяет управляющий делами.

5.10. Ответственность за качество подготовки вносимых Проектов, согласование Проектов несут Исполнители, вносящие Проекты.

5.11. При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется Проект, особого мнения либо дополнительных предложений по Проекту документа, они излагаются в письменном виде для приложения к Проекту, при этом в листе согласования рядом с визой делается запись "замечания прилагаются".

5.12. При наличии разногласий по проекту со стороны должностных лиц, согласующих Проект, руководитель, готовивший проект, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагается перечень разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями и документы направляются главе района для принятия окончательного решения.

При внесении в первоначальный текст Проекта дополнений и изменений после проведения соответствующих согласований, исполнителем оформляется окончательный текст Проекта с грифом "Проект, доработанный с учетом замечаний и предложений". При этом тексты первоначального Проекта и заключений по нему не изымаются, а прилагаются к материалам Проекта.

Замечания заведующего правовым отделом, а также замечания, касающиеся и пользования бюджетных средств, разрешаются главой района при представлена документа ему на подпись.

Если в процессе доработки в Проект вносятся изменения, меняющие содержание документа, какой-либо его части, то он подлежит повторному визированию руководителями заинтересованных органов, организаций, должностными лицами.

5.13. В случае выявления заведующим правовым отделом в Проекте документ противоречий с действующим законодательством, он не визирует Проект и возвращает его Исполнителю с соответствующим заключением.

Проекты официальных документов, завизированные главой района, также проходят процедуру согласования.

5.14. Срок согласования по Проектам:

постановлений и распоряжений главы района не должен превышать 2-х рабочих дней в каждом подразделении, органе, организации, каждым из указанных в нем должностных лиц.

При повторном согласовании Проектов срок согласования не должен превышать 2-х дней.

Контроль за соблюдением срока согласования проектов постановлений и распоряжений несут Исполнители, подготовившие документ.

Должностные лица, виновные в нарушении установленного срока рассмотрения Проекта документа при его согласовании привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством и другими нормативными правовыми актами.

Для проведения экспертизы по Проектам особо важных либо объемных документов (свыше 3-х листов) и составления заключения допускается согласование документа в финансовом управлении и в правовом отделе в течение не более 5 рабочих дней.

5.15. Проекты документов, подготовленных с нарушением настоящего порядка, не должны представляться на рассмотрение главы района, за исключением чрезвычайных ситуаций, когда решение об ином порядке подготовки официального документа принимает непосредственно глава района (или лицо, его замещающее).

5.16. Принятые официальные документы главы района (постановления, распоряжения) регистрируются управляющим делами, тиражируются и в 3-дневный срок рассылаются ведущим специалистом приемной по списку рассылки, составленному Исполнителем.

Рассылка нормативных правовых актов главы района основным пользователя осуществляется по списку, утверждаемому управляющим делами.

Нормативные правовые акты главы района подлежат официальному опубликованию в районной газете "Кокшеньга".

При необходимости Исполнитель или управляющий делами присваивает документу гриф "для служебного пользования" (ДСП), "не для печати".

Формирование в дела подлинников постановлений и распоряжений осуществляется ведущим специалистом приемной главы района.

Подготовка и сдача документов в архив, их уничтожение в соответствии с действующими правилами осуществляется управляющим делами.

5.17. Копии официальных документов главы района и выписки из них заверяются управляющим делами.

6.1. Работа со служебными документами в администрации района осуществляется согласно Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству), утверждаемой главой района.

6.2. Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.

6.3. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование служебных документов в печати допускается только с разрешения главы района, его заместителей или управляющего делами.

6.4. Все документы, поступившие в администрацию района, принимаются, регистрируются и учитываются ведущим специалистом приемной и в тот же день передаются главе района.

На каждый поступивший документ, подлежащий регистрации, заполняется регистрационная карточка.

6.5. Зарегистрированные документы в день поступления направляются:

- адресованные главе района - через приемную - главе района;

- адресованные заместителям главы администрации района, руководителям структурных подразделений - по принадлежности;

- поступившие без указания конкретного адреса - заместителям главы районного самоуправления, руководителям структурных подразделений в соответствии с их должностными обязанностями.

6.6. Порядок рассмотрения документов отражается в резолюциях, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнении документов по существу, срокам и исполнителям.

В соответствии с наложенной резолюцией и поручениями документы доводятся ведущим специалистом приемной до ответственных Исполнителей.

6.7. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются в копиях.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым или против фамилии которого есть отметка "ответственный". Подлинник документа передается ответственному Исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок. Соисполнители документа должны по его требованию представить все необходимые материалы.

6.8. Срок исполнении документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок) со дня регистрации документа.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок.

6.9. Передача документов из одного структурного подразделения администрации района в другое, а также отправка деловой корреспонденции производится только через приемную главы района.

Документы, направляемые в вышестоящие органы и организации, подписываются только главой района, а в его отсутствие - первым заместителем главы администрации района.

6.10. На документы, исполненные на бланках администрации, исходящие реквизиты даются только в приемной.

На исполненном документе в левом нижнем углу указываются сведения об исполнителе: фамилия, номер рабочего телефона.

Неправильно оформленные документы возвращаются ведущим специалистом приемной Исполнителям на доработку.

6.11. Документы, предназначенные к отправке, отправляются ведущим специалистом приемной. Учет исходящей корреспонденции ведется в журнале установленной формы.

6.12. Исполненные документы возвращаются в приемную главы района.

6.13. Ответы (а также их копии) из организаций, учреждений и предприятий по запросам, письмам и другим документам администрации района, зарегистрированным в приемной главы района, должны также направляться ведущему специалисту приемной в целях осуществления контроля за прохождением документов.

6.14. Контроль за сроками прохождения документов осуществляет ведущий специалист приемной.

6.15. Работа по контролю за порядком и сроками прохождения документов вышестоящих организаций в администрации района осуществляется с использованием регистрационных карточек. В карточку заносятся: резолюция или поручение Исполнителям, сведения о прохождении, постановка на контроль и снятие с контроля документа.

6.16. Ответственность за оперативное прохождение документов, их сохранность и своевременный возврат в приемную возлагается на лиц, ответственных за исполнение документов.

7.1. Договоры (соглашения), заключаемые от имени администрации района, подписываются главой района. Глава района вправе уполномочить соответствующего заместителя, управляющего делами либо ответственное должностное лицо на подписание конкретного договора или определенного вида договоров.

В случае отсутствия главы района договоры подписываются первым заместителем главы администрации района по вопросам народнохозяйственного комплекса.

Подписание договоров заместителями главы района, управляющим делами осуществляется на основании постановления (распоряжения) главы района о возложении таких полномочий, а также по доверенности, выданной главой района.

7.2. Структурные подразделения администрации района, обладающие статусом юридического лица и содержащие в своем Положении нормы о предоставлении им права заключения договоров, заключают их от своего имени. Договоры подписываются руководителем структурного подразделения, после согласования в правовом отделе администрации района.

7.3. Договоры, предусматривающие расходы из средств бюджета района, подлежат согласованию с финансовым управлением с целью определения конкретного источника финансирования.

7.4. Договоры, подлежащие подписанию главой района либо лицом, им уполномоченным, в обязательном порядке проходят согласование с соответствующими структурными подразделениями администрации района и заинтересованными органами путем оформления листа согласования (приложение 2).

Все договоры, заключаемые администрацией района, проходят согласование в правовом отделе дважды: в изначально подготовленной (примерной) форме и в окончательном варианте.

7.5. При наличии у должностных лиц, с которыми согласовывается проект договора, предложений и замечаний, они излагаются в виде отдельной записки, которая прилагается к проекту договора. В листе согласования делается отметка "замечания прилагаются".

7.6. В случае выявления в проекте договора правовым отделом противоречий действующему законодательству, документ не визируется и возвращается его исполнителю с соответствующим заключением.

7.7. Срок согласования договора каждым из заинтересованных должностных лиц не должен превышать, как правило, одного дня.

Для проведения экспертизы по особо важным и сложным договорам либо составления заключения допускается согласование договора в течение 3-х дней в правовом отделе и в финансовом управлении.

7.8. Договоры подписываются главой района и другими уполномоченными должностными лицами только после окончательного согласования правовым отделом.

7.9. Все договоры, поступившие в администрацию района, должны пройти первоначальную регистрацию в приемной главы района.

С даты регистрации начинается течение срока, необходимого для рассмотрения договора и подготовки ответа о принятии предложения о его заключении или отклонении.

7.10. Контроль за заключением и надлежащим исполнением договоров возлагается на заместителей главы района, курирующих соответствующие отрасли.

7.11. Финансирование расходов по оплате работ и услуг по договорам производится в пределах средств, утвержденных на эти цели в бюджете района.

7.12. Договоры, заключаемые от имени администрации района хранятся у Исполнителей либо у управляющего делами.

8.1. Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с действующим законодательством и Положением об обращениях граждан, утверждаемым представительным органом местного самоуправления

Централизованный учет, организация работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан, делопроизводство ведутся ведущим специалистом приемной главы района в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству) администрации района.

8.2. Поступающие в администрацию района письма граждан регистрируются на карточках и в этот же день докладываются главе района.

Письма с резолюцией главы района, оформленной на регистрационной карточке, ставятся на контроль. Ведущий специалист приемной следит за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных в письмах.

Анонимные обращения не рассматриваются.

8.3. Указание об исполнении писем граждан дается в форме резолюции главы района.

В случае, если в резолюции указано несколько Исполнителей, подготовку ответа осуществляет и несет ответственность за соблюдение сроков рассмотрения Исполнитель, указанный в резолюции первым.

Соисполнители представляют ответственному Исполнителю все необходимые для подготовки ответа материалы не позднее пяти дней до истечения срока исполнения.

8.4. Обращения рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен главой района по представлению заместителей главы администрации, управляющего делами, но не более, чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

8.5. Ответы на обращения граждан дают глава района, его заместители, или по их поручению руководители структурных подразделений администрации района По поручению главы района ответ может быть дан управляющим делами.

8.6. Текст письменного ответа должен излагаться четко, кратко, исчерпывают давать ответ на все поставленные в обращении вопросы и содержать сведения о том, когда и кем сообщено автору письма о результатах его рассмотрения.

8.7. Ответ заявителю направляется в письменной форме.

8.8. Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения и подготовку ответа, обеспечивает его подготовку и отправку.

8.9. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы передаются в приемную главы района для снятия с контроля и оформления дела.

8.10. Сведения о работе с обращениями граждан обобщаются ведущим специалистом приемной один раз в квартал для информирования главы района, его заместителей и управляющего делами.

Отчеты и информации по работе с обращениями граждан готовятся и направляются ведущим специалистом приемной главы района.

8.11. Личный прием граждан главой района, заместителями главы администрации района и руководителями структурных подразделений осуществляется по графику, утверждаемому главой района.

8.12. Предварительная запись граждан на прием производится ведущим специалистом приемной ежедневно.

8.13. На выездном приеме граждан составляются справки-информации и карточки личного приема граждан, которые сдаются в приемную главы района.

8.14. Контроль за выполнением указаний, данных во время приема, осуществляется ведущим специалистом приемной главы района.

9.1. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений главы района осуществляют заместители главы администрации района.

Оперативный контроль за сроками исполнения осуществляет организационный отдел.

9.2. Контролю подлежат документы, содержащие контрольные вопросы (конкретные по времени, исполнителям и форме поручения).

9.3. Руководители органов местного самоуправления, структурных подразделений администрации района, на которых возлагается организаторская работа по исполнению документов, обязаны принять меры для безусловного, своевременного и качественного их исполнения.

9.4. Организационный отдел обеспечивает:

- проверки исполнения постановлений и распоряжений главы района;

- подготовку информации о состоянии выполнения постановлений и распоряжений главы района;

- внесение представлений главе района о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении либо в неисполнении документов, к дисциплинарной ответственности.

9.5. Организационный отдел в 3-дневный срок оформляет контрольное дело на постановление (распоряжение) главы района и вместе с документом направляет Исполнителю.

9.6. Исполнители, получившие контрольное дело, обязаны:

- в случае необходимости в 5-дневный срок разработать план организационных мероприятий по выполнению документа, представить его на утверждение главе района или заместителям главы администрации района, давшим поручение по контролю;

- организовать исполнение и непосредственную проверку реализации документе

- обеспечить приложение в формируемое контрольное дело всех материалов по исполнению документа до снятия его с контроля (документ с регистрационной и контрольной карточкой; план организационных мероприятий по его исполнение

- для наиболее важных документов; решения, принятые во исполнение документ протоколы совещаний и комиссий; справочные материалы, информации; справка, на основании которой документ снимается с контроля);

- систематически контролировать ход выполнения документа;

- постоянно владеть информацией о ходе выполнения контролируемого документа;

- своевременно представлять справку о выполнении постановлений (распоряжений) и снятии их с контроля или ходатайство о продлении срока исполнения контролируемого документа.

В справке отражаются:

организация работы по выполнению постановления (распоряжения) - планы мероприятий, совещания, выезды на место, рассмотрение у руководителя структурного подразделения, заместителей главы администрации района и т.д.;

сведения о продлении срока исполнения (когда, кем и по какой причине продлевался документ);

сведения о промежуточных контрольных действиях (представлялась ли информация о ходе выполнения, кем, когда и какие меры по информации были приняты

сведения о снятии с контроля отдельных пунктов постановления (распоряжения) в ходе выполнения (когда и кем сняты);

краткая информация о выполнении каждого пункта постановления (распоряжения) и оценка эффективности выполненных мероприятий;

общий вывод о выполнении постановления (распоряжения) и предложение ответственного исполнителя о снятии с контроля.

В ходатайстве указываются:

какой первоначальный общий срок выполнения постановления (распоряжения) был установлен. Если по пунктам были установлены различные сроки, то указывается каждый срок, должность и Ф.И.О. непосредственного Исполнителя;

меры, принятые для выполнения поручений (подробно);

причины, послужившие препятствием для своевременного выполнения;

новый срок выполнения постановления (распоряжения).

Решение о продлении срока исполнения документа принимается главой района.

9.7. Документы подлежат исполнению в указанные в тексте сроки. Постановления и распоряжения, содержащие в тексте ссылку на определенные мероприятия исполняются в соответствии со сроком их проведения.

Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений, на которых возложен контроль, организационным отделом устанавливается примерный срок: месяц, квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручений документе.

9.8. Документы снимаются с контроля постановлением главы района, проект которого готовит организационный отдел по предложению заместителей главы администрации района, руководителей структурных подразделений на основании представленных справок.

10.1. Организация исполнения поручений главы района и заместителей главы администрации района осуществляется должностными лицами, которым адресованы поручения.

10.2. Доведение поручений до Исполнителей обеспечивается ведущим специалистом приемной главы района.

10.3. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок их исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца.

В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, Исполнители должны представить мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем за 2-3 дня до истечения даты выполнения поручения.

Сроки исполнения срочных (3-дневные) и оперативных (10-дневные) поручений не продлеваются.

10.4. Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет ведущий специалист приемной главы района, специалисты структурных подразделений в соответствии с должностными инструкциями.

10.5. Поручения снимаются с контроля главой района, заместителями главы администрации района на основании документов, свидетельствующих об их исполнении после доклада соответствующего Исполнителя.

10.6. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений главы района возлагается на заместителей главы администрации района, Исполнителей.

11.1. К официальным документам органов государственной власти Российской Федерации и Вологодской области относятся:

- федеральные конституционные законы и федеральные законы;

- указы, распоряжения, поручения и другие официальные документы Президент Российской Федерации, предписания и поручений Главного контрольного управления Президента Российской Федерации, распоряжения и поручения Администрации президента Российской Федерации, и ее подразделений, протоколы и поручения советов, комиссий, созданных при Президенте Российской Федерации;

- постановления и поручения палат Федерального Собрания, распоряжения Председателей палат, поручения Комитетов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания;

- постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;

- документы полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

- документы полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе и главного федерального инспектора аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе по Вологодской области;

- документы министерств, государственных комитетов, федеральных служб и других федеральных органов;

- постановления и поручения Центральной избирательной комиссии;

- законы Вологодской области, постановления и иные документы Законодательного Собрания Вологодской области;

- постановления, распоряжения Губернатора и Правительства Вологодской области.

11.2. Учет и организацию работы по рассмотрению официальных документов осуществляет ведущий специалист приемной главы района.

11.3. Зарегистрированные ведущим специалистом приемной главы района официальные документы с регистрационными карточками (за исключением постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства области) передаются на резолюцию управляющему делами.

Постановления, распоряжения Губернатора и Правительства области передаются на резолюцию главе района.

Срок наложения резолюции не должен превышать трех дней с момента регистрации документа.

11.4. Официальные документы с резолюцией возвращаются ведущему специалисту приемной главы района и направляются им в организационный отдел, где они ставятся на контроль.

Организационный отдел направляет поставленные на контроль официальные документы Исполнителям, оставшиеся возвращает ведущему специалисту приемной главы района.

11.5. Контролю подлежат резолюции главы района и управляющего делами по исполнению официальных документов, содержащие поручения и конкретные сроки исполнения.

11.6. На документе, резолюция которого содержит указание о контроле, ставится слово или штамп "Контроль".

11.7. Контроль за исполнением официальных документов осуществляется организационным отделом.

11.8. Ведущий специалист приемной главы района организует ознакомление с документами лиц, указанных в резолюции.

11.9. Резолюции главы района и управляющего делами исполняются в указанные в них сроки, если он не определен, документ исполняется в течение одного месяца.

Поручения с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, за исключением выходных и праздничных дней, а требующие оперативного исполнения - в течение 10 дней.

Срок исполнения резолюции исчисляется в календарных днях со дня ее подписания.

При наличии определенной даты или срока проведения мероприятия в самом документе, срок исполнения поручения по нему устанавливается с учетом этой даты или мероприятия.

11.10. Продление срока исполнения по документам и поручениям Губернатора, Правительства области допускается в исключительных случаях, когда исполнение невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Исполнитель представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.

11.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения резолюции главы района или управляющего делами, представления в организационный отдел итоговой справки и направления информации о выполнении документа в вышестоящий орган.

12.1. Бланки документов, применяемые в администрации района, используются строго по назначению и без соответствующего разрешения управляющего делами не могут передаваться другим организациям или лицам.

12.2. Введение и обращение новых бланков организационно-распорядительных документов администрации района осуществляется по разрешению управляющего делами. Соответствующие представления вносятся руководителями структурных подразделений администрации района.

Бланки организационно-распорядительных документов могут изготавливаться на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

12.3. Управляющий делами оформляет заявки на изготовление печатно-бланочной продукции и обеспечивает контроль за ее исполнением и правильностью использования бланков документов.

12.4. Изготовление гербовой печати и других печатей и штампов для структурных подразделений администрации района производится по заявкам руководителей структурных подразделений. К заявке прилагается образец (макет) печати или штампа, согласованный с правовым отделом.

Изготовленные печати и штампы выдаются под расписку руководителям структурных подразделений администрации района, хранятся в металлических шкафах или сейфах.

В случае утери печати или штампа руководитель структурного подразделения немедленно ставит в известность управляющего делами.

При ликвидации или реорганизации структурного подразделения печати и штампы сдаются управляющему делами под расписку.

12.5. Контроль за правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов в структурных подразделениях осуществляет управляющий делами.

Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются управляющему делами и уничтожаются по акту.

12.6. Руководители структурных подразделений администрации района несут ответственность за правильное использование бланков документов, соблюдение порядка использования и хранения имеющихся печатей и штампов.

При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы сдаются управляющему делами.

12.7. Удостоверения изготавливаются, выписываются и выдаются управляющим делами. Срок их изготовления 2-3 дня при наличии фотографии.

Оформленные удостоверения являются документами строгой отчетности. За их сохранность должностные лица несут персональную ответственность. При увольнении владелец обязан сдать удостоверение по месту его получения.

В случае повреждения или утраты удостоверения лицо подает на имя управляющего делами заявление с объяснением причин и обстоятельств повреждения или утраты. По данному факту проводится служебное расследование и принимается соответствующее решение.

13.1. Печатание документов осуществляется специалистом 1 категории администрации района, а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием машинописной и компьютерной техники с соблюдением требований документов по делопроизводству.

13.2. Специалистом 1 категории администрации района печатаются только служебные документы. Печатание под диктовку может производится только с разрешения управляющего делами.

13.3. Рукописи документов, подлежащих печатанию, принимаются управляющим делами от работников аппарата только с визой руководителя структурного подразделения, заместителей главы администрации района или главы района.

13.4. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета.

Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, или исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

13.5. Печатание производится на бланках установленной формы или бумаге стандартных размеров. Корректорские работы машинисткой не производятся.

13.6. На лицевой стороне последнего листа документа внизу слева печатается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

13.7. Для размножения принимаются только документы и материалы, непосредственно касающиеся деятельности администрации района, с визой (разрешением) управляющего делами.

13.8. В первоочередном порядке копируются постановления, распоряжения главы района, документы вышестоящих органов.

13.9. Изготовление копий документов производится в очередности их сдачи управляющему делами.

Срочное изготовление копий документов производится с разрешения управляющего делами.

Срок изготовления копий документов с пометкой "срочно" - один час, остальных - в течение дня, если иное не указано в резолюции управляющего делами.

13.10. Изготовление копий документов с грифом "секретно" производится в строгом соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными документами.

13.11. Произведенные работы по изготовлению копий фиксируются на оборотной стороне учетной карточки документа с указанием фамилии руководителя, заказавшего копию и даты изготовления.

13.12. Служебные документы, подлежащие копированию на множительной технике, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге четким черным шрифтом.

Размноженные документы учитываются в специальном журнале с указанием в нем вида документа, наименования, названия структурного подразделения, даты, количества страниц и снятых копий.

Выдача размноженных документов производится только под роспись.

13.13. Изготовление единичных копий документов, как правило, производится в структурных подразделениях, в которых имеется множительный аппарат.

Ответственность за изготовление копий и учет выполняемых копировальных работ несет руководитель структурного подразделения.

14.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу в течение одного года хранятся в структурных подразделениях администрации района. Затем после подготовки и оформления в соответствии с требованиями документов по делопроизводству, сдаются управляющему делами.

14.2. Дела пятилетнего, трехлетнего и годичного срока хранения управляющему делами не сдаются, а уничтожаются по акту установленной формы, утверждаемому руководителем структурного подразделения.

14.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района, ответственный за ведение делопроизводства или руководитель в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их управляющему делами (по акту или описи), независимо от сроков хранения.

14.4. При увольнении или переводе на другую работу руководитель структурного подразделения или ответственный за ведение делопроизводства передает дела и документы по акту приема-передачи работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся у управляющего делами.

14.5. Дела, переданные на хранение, предоставляются работникам администрации района для работы в кабинете управляющего делами или под расписку во временное пользование (не более 10 дней).

14.6. Изъятие документов из архивных дел запрещается, копии документов снимаются по разрешению управляющего делами.

15.1. Право законодательной инициативы в Представительном Собрании от имени администрации района принадлежит главе района.

15.2. Документы, поступающие из Представительного Собрания, подлежат рассмотрению должностными лицами администрации района только при наличии поручений главы района.

Направление информации, ответов и заключений в Представительное Собрание без ведома и подписи главы района запрещается.

15.3. Документооборот между Представительным Собранием и администрацией района осуществляется непосредственно через приемную главы района.

15.4. Проекты решений Представительного Собрания, подготовленные в администрации района, подлежат согласованию в соответствии с настоящим Регламентом.

Проекты решений Представительного Собрания оформляются в соответствии с требованиями регламента Представительного Собрания.

15.5. Подлинники подписанных главой района решений Представительного Собрания возвращаются в Представительное Собрание.

15.6. Копии решений Представительного Собрания направляются ведущим специалистом приемной главы района при необходимости должностным лицам, организациям, предприятиям, учреждениям и для официального опубликования.

16.1. Администрация района организует в установленном законодательством порядке прием иностранных делегаций, делегаций, рабочих групп и отдельных лиц, прибывающих к главе района и в администрацию района с официальным или деловым визитом.

16.2. Основанием для приема отдельных лиц и делегаций является поручение главы района.

К поручению может прилагаться список членов делегации или отдельных лиц с указанием места работы, должности и смета расходов на прием и обслуживание.

16.3. После получения соответствующего поручения управляющий делами, организационный отдел, структурное подразделение, ответственное за прием или ведущий специалист приемной проводят подготовку приема делегации или отдельного лица, которая включает:

- подготовку и отправку приглашений;

- составление графика официальных встреч, переговоров, экскурсионного обслуживания;

- осуществление ведения протокола переговоров;

- обеспечение перевода во время официальных переговоров и встреч.

16.4. Организацию официальных приемов и встреч делегаций, их размещение, питание, транспортное и иное обслуживание осуществляет управляющий делами, организационный отдел и руководитель структурного подразделения, ответственного за прием (программа пребывания, организация официальных встреч, совещаний, переговоров, взаимодействие со средствами массовой информации).

16.5. Протокольное обеспечение официальных встреч главы района и его заместителей с делегациями и отдельными лицами осуществляется организационным отделом и руководителями структурных подразделений, ответственными за прием.

16.6. За подготовку и прием официальных делегаций или отдельных лиц заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений ответственность несут руководители, а расходы осуществляются за счет соответствующих смет.

17.1. Мероприятия в администрации района проводятся в зале заседаний.

17.2. Выделение и подготовка зала для проведения мероприятий производится по решению управляющего делами.

После окончания мероприятия ответственный за его проведение сдает помещение управляющему делами или коменданту.