Постановление мэрии г. Череповца Вологодской области от 27 октября 2010 г. N 4112 "Об утверждении Положения об отделе по делам архивов мэрии города" (утратило силу)

Постановление мэрии г. Череповца Вологодской области
от 27 октября 2010 г. N 4112
"Об утверждении Положения об отделе по делам архивов мэрии города"

ГАРАНТ:

Постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 16 мая 2013 г. N 2120 настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" постановляю:

1. Утвердить Положение об отделе по делам архивов мэрии города (прилагается).

2. Признать утратившими силу постановления мэрии города от 30.06.2009 N 2284 "Об утверждении Положения об архивном отделе мэрии", за исключением пункта 2, 05.10.2009 N 3472 "О внесении изменения в постановление мэрии города от 30.06.2009 N 2284".

3. Постановление подлежит опубликованию и размещению на официальном интернет-сайте мэрии города Череповца.

Мэр города

О.А. Кувшинников

Положение
об отделе по делам архивов мэрии города
(далее - Положение)
(утв. постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 27 октября 2010 г. N 4112)

1. Общие Положения

1.1. Отдел по делам архивов мэрии города (далее - отдел) является органом мэрии города без прав юридического лица.

1.2. Отдел создан в целях организации и координации архивного дела на территории городского округа, обеспечения сохранности его ретроспективных информационных ресурсов и доступа к ним.

1.3. Отдел входит в систему архивных органов и учреждений Вологодской области.

1.4. Координацию деятельности отдела осуществляет заместитель мэра города в соответствии со структурой мэрии города.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, правовыми актами Российской Федерации и Вологодской области, в том числе Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", законом Вологодской области "Об архивном деле в Вологодской области", муниципальными правовыми актами, в том числе Уставом города Череповца, Регламентом мэрии города Череповца, постановлениями и распоряжениями мэрии города, настоящим Положением.

1.6. Отдел имеет официальные бланки писем утвержденного образца.

1.7. Для заверения документов и их копий отдел использует простую круглую печать, на которой по внешней окружности располагается надпись следующего содержания: "Мэрия города Череповца Вологодской области. Отдел по делам архивов", в центре - "Для документов".

1.8. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции отдел использует простые штампы с полным наименованием "Отдел по делам архивов мэрии города".

1.9. Местонахождение отдела: ул. Гоголя, 42, г. Череповец, 162600.

2. Основные задачи

2.1. Управление архивным делом на территории городского округа в целях обеспечения сохранности ретроспективных информационных ресурсов города и обеспечения доступа к ним.

2.2. Формирование единых принципов организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

2.3. Координация процесса информатизации архивного дела.

3. Функции

3.1. Взаимодействие по вопросам своей компетенции с органами государственной власти Российской Федерации, Вологодской области, городского самоуправления, мэрии города, предприятиями, учреждениями, организациями.

3.2. Организация и координация архивного дела на территории городского округа в пределах предоставленных ему полномочий.

3.3. Подготовка проектов постановлений и распоряжений мэрии города по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

3.4. Обеспечение в пределах своей компетенции выполнения федеральных и областных программ, а также участие в разработке городских программ развития архивного дела.

3.5. Участие в процессе планирования развития города:

разработка и корректировка карты стратегии и системы сбалансированных целевых показателей отдела в соответствии с картой стратегии и системой сбалансированных целевых показателей города;

подготовка планово-отчетных документов, предусмотренных Положением о планировании развития города;

реализация стратегии развития города в сфере архивного дела.

3.6. Организация работы Совета по делам архивов согласно утвержденному положению о нем.

3.7. Мониторинг состояния сохранности архивных документов, находящихся на территории городского округа.

3.8. Обеспечение установленного порядка и сроков передачи документов на постоянное хранение в муниципальное учреждение "Череповецкий центр хранения документации" (далее - центр).

3.9. Управление процессом передачи в муниципальную собственность архивных документов государственных и муниципальных предприятий в случае их приватизации, документов по личному составу ликвидированных немуниципальных организаций.

3.10. Осуществление контроля за организацией делопроизводства в целях полноценного формирования архивов в организациях города.

3.11. Осуществление учета документов по личному составу учреждений, предприятий, организаций, находящихся на территории городского округа.

3.12. Предоставление информации о местонахождении документов по личному составу организаций, учреждений, предприятий города.

3.13. Выдача справок о местонахождении документов по личному составу для оформления процесса ликвидации организации.

3.14. Организация экспертизы научной и практической ценности документов и отбора их на постоянное хранение.

3.15. Организация работы экспертно-методической комиссии при отделе согласно утвержденному положению о ней.

3.16. Организация обеспечения органов городского самоуправления документированной ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими своих полномочий, принятия и реализации управленческих решений; координация работы по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективности использования архивных документов.

3.17. Организация работы по рассекречиванию архивных документов в центре, консультирование при необходимости работников архивов организаций по данному вопросу.

3.18. Определение приоритетных направлений информатизации архивного дела на территории городского округа.

3.19. Анализ эффективности применения автоматизированных архивных технологий.

3.20. Администрирование центра в части:

приема архивных документов;

исполнения Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

наличия и состояния системы научно-справочного аппарата;

соблюдения порядка использования архивных документов;

исполнения запросов юридических и физических лиц;

формирования архивных баз данных.

3.21. Организация доступа к информации о деятельности архивной службы города, ретроспективным информационным ресурсам, в том числе через сеть Интернет.

3.22. Упорядочение архивных документов мэрии города и органов мэрии без прав юридического лица.

3.23. Осуществление приема и рассмотрения писем, заявлений граждан, организаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.24. Взаимодействие с другими учреждениями системы архивных органов и учреждений Вологодской области; участие в мероприятиях, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Вологодской области в сфере архивного дела.

3.25. Рассмотрение вопросов передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

3.26. Исполнение отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела в установленном законом порядке.

3.27. Получение в пределах своей компетенции от органов городского самоуправления, организаций, расположенных на территории городского округа, необходимых материалов о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве, составе и объеме хранящихся у них документов.

3.28. Выполнение мероприятий по предупреждению и противодействию коррупции.

4. Права и обязанности

4.1. Отдел имеет право:

4.1.1. Вносить на рассмотрение мэрии города, Череповецкой городской Думы предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов архивного фонда города; готовить проекты постановлений и распоряжений органов городского самоуправления по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

4.1.2. Запрашивать и получать в пределах своей компетенции от органов городского самоуправления, организаций, расположенных на территории городского округа, необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, составе и объеме хранящихся у них документов; заслушивать их представителей по вопросам работы архивов и ведения делопроизводства.

4.1.3. Должностные лица отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать архивы и делопроизводственные подразделения органов городского самоуправления, организаций, расположенных на территории городского округа.

4.1.4. Направлять своего представителя в состав ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов обеспечения сохранности архивных документов.

4.1.5. Взаимодействовать по вопросам своей компетенции с органами государственной власти Российской Федерации, Вологодской области, городского самоуправления, мэрии, учреждениями системы архивных органов и учреждений, другими организациями, расположенными на территории городского округа.

4.1.6. Участвовать в совещаниях, семинарах, конференциях для рассмотрения вопросов, относящихся к компетенции отдела, мероприятиях, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Вологодской области в сфере архивного дела.

4.1.7. Информировать Управление по делам архивов Вологодской области, уполномоченное составлять протоколы об административных правонарушениях в соответствии с Кодексом Вологодской области об административных правонарушениях, о случаях обнаружения нарушений архивного законодательства, правил работы архивов.

4.2. Отдел обязан:

4.2.1. Исполнять постановления и распоряжения мэрии города, соблюдать требования действующего законодательства.

4.2.2. Обеспечивать в пределах своей компетенции выполнение федеральных, областных, городских программ развития архивного дела.

4.2.3. Выполнять задачи и осуществлять функции, предусмотренные настоящим Положением.

5. Ответственность

Заведующий отделом несет ответственность за невыполнение и (или) ненадлежащее выполнение возложенных на отдел функций, совершение коррупционных правонарушений, а также неприятие мер по устранению причин коррупции в соответствии с действующим законодательством.

6. Взаимоотношения, связи

Отдел осуществляет взаимодействие:

6.1. С органами городского самоуправления, органами мэрии:

представляет на согласование проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела, ретроспективную информацию, необходимую для осуществления ими своих полномочий;

запрашивает в пределах своей компетенции информацию о работе и состоянии архивов, составе и объеме хранящихся у них документов;

получает на согласование проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела; согласованные документы; запрашиваемую информацию по вопросам архивного дела; запросы о предоставлении документированной ретроспективной информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий.

6.2. С органами государственной власти Российской Федерации и Вологодской области:

представляет ретроспективную информацию, необходимую для осуществления ими своих полномочий;

запрашивает в пределах своей компетенции информацию о работе и состоянии архивов, составе и объеме хранящихся у них документов;

получает запрашиваемую информацию по вопросам архивного дела; запросы о предоставлении документированной ретроспективной информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий.

6.3. С управлением делами мэрии:

получает нормативные правовые акты вышестоящих органов, поступившие в мэрию города, копии постановлений и распоряжений мэрии города, поручения, данные на оперативных совещаниях мэра города с руководителями органов городского самоуправления и муниципальных предприятий, территориальных органов федеральных служб по г. Череповцу;

представляет листы ознакомления с муниципальными правовыми актами, информацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

6.4. С правовым управлением мэрии:

представляет на согласование проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

получает юридические консультации и заключения по вопросам, отнесенным к сфере полномочий отдела.

6.5. С управлением стратегического планирования мэрии:

представляет планово-отчетные документы, предусмотренные Положением о планировании развития города, реализации стратегии развития города.

6.6. С муниципальным учреждением "Центр комплексного обслуживания":

представляет заявки на использование автомашин и получение необходимого оборудования рабочего места для исполнения служебных обязанностей и обеспечения работы отдела.

6.7. С муниципальным учреждением "Центр муниципальных информационных ресурсов и технологий":

представляет заявки на техническое оборудование, программное обеспечение и обслуживание оргтехники для обеспечения работы отдела.

6.8. С мэрией города, органами мэрии без прав юридического лица:

получает документы в соответствии с номенклатурой дел, подлежащие упорядочению;

представляет комплекс упорядоченных документов, описи дел постоянного хранения и по личному составу, дополнения к исторической справке мэрии.

6.9. С Управлением по делам архивов Вологодской области:

представляет планово-отчетные документы, предусмотренные методическими указаниями Росархива по планированию и отчетности в архивном деле, требованиями государственного Регламента учета документов; информацию о выполнении федеральных и областных программ в области архивного дела; документы, касающиеся исполнения отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, в установленном законом порядке;

получает методические указания, иные документы по вопросам архивного дела.

6.10. С центром:

получает для согласования проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

запрашивает в пределах своей компетенции информацию о работе центра;

представляет согласованные документы, методические указания по вопросам архивного дела.

6.11. С организациями города:

запрашивает в пределах своей компетенции необходимые материалы о работе и состоянии архивов, составе и объеме хранящихся у них документов;

получает информацию, необходимую для реализации полномочий, входящих в компетенцию отдела;

представляет указания по вопросам архивного дела.

7. Организация работы отдела

7.1. Структура отдела, штатное расписание и Положение об отделе утверждаются мэром города по представлению заведующего отделом.

7.2. Заведующий отделом является должностным лицом мэрии города, имеющим высшее профессиональное образование, стаж муниципальной службы не менее двух лет или опыт работы по специальности не менее четырех лет, который назначается на должность и освобождается от должности мэром города.

7.3. Заведующий отделом непосредственно подчиняется мэру города, оперативно - заместителю мэра города в соответствии со структурой мэрии города.

7.4. Заведующий отделом:

7.4.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела, планирует и организует его работу.

7.4.2. Представляет отдел у мэра города, его заместителей, в органах мэрии города, государственных органах, иных организациях города по вопросам, водящим в компетенцию отдела.

7.4.3. Выносит на рассмотрение мэра города, должностных лиц мэрии города проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7.4.4. Взаимодействует с другими учреждениями системы архивных органов и учреждений, принимает участие в мероприятиях по вопросам архивного дела, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Вологодской области в сфере архивного дела.

7.4.5. Обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на отдел.

7.4.6. Устанавливает и распределяет функциональные обязанности муниципальных служащих отдела.

7.4.7. Вносит предложения заместителю мэра города, осуществляющему координацию деятельности отдела, о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела.

7.4.8. Ведет прием населения по вопросам деятельности отдела.

7.4.9. Определяет приоритетные направления деятельности центра, утверждает его годовой отчет.

7.4.10. В пределах компетенции дает указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела и центра, организует и контролирует их выполнение.

7.4.11. Подписывает служебную документацию в пределах компетенции отдела.

7.4.12. Несет персональную ответственность за результаты деятельности отдела.

7.5. В период временного отсутствия заведующего отделом его обязанности исполняет главный специалист отдела.

7.6. Создание, реорганизация или ликвидация отдела осуществляется на основании постановления мэрии города.