Постановление Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 "О внесении изменений в постановление Правительства области от 27 января 2014 года N 62"

Правительство области постановляет:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Вологодской области, утвержденную постановлением Правительства области от 27 января 2014 года N 62, следующие изменения:

1.1. В разделе I:

пункт 1.6 дополнить абзацем следующего содержания:

"Организация ведения и совершенствование делопроизводства в работе с обращениями граждан, объединениями граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), запросами государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращений (далее - запросы), методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями и запросами в Правительстве области осуществляются управлением по работе с обращениями граждан и организаций Департамента внутренней политики Правительства области (далее - Управление по работе с обращениями граждан и организаций).";

в пункте 1.7:

абзац второй после слов "юридического лица" дополнить словами:

", а также физических лиц";

абзац третий после слов "юридического лица" дополнить словами:

", а также физическим лицам";

в пункте 1.8 дополнить абзацами следующего содержания:

"Организация работы с обращениями, запросами осуществляется Управлением по работе с обращениями граждан и организаций в автоматизированной системе "Обращения граждан" (далее - АС "Обращения граждан") в рамках межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) и на бумажных носителях.

Организация работы с документами, связанными с проведением личных приемов граждан руководителями Администрации Президента Российской Федерации, Северо-Западного федерального округа Российской Федерации, Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Правительства области осуществляется в АС "Обращения граждан", в рамках МЭДО и на бумажных носителях.";

пункт 1.15 изложить в следующей редакции:

"1.15. Делопроизводство в Правительстве области ведется с использованием АСЭД в соответствии с Положением об автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области, утвержденным постановлением Правительства области от 26 августа 2013 года N 862, за исключением делопроизводства по обращениям, запросам в Правительстве области, которое ведется на бумажных носителях и в АС "Обращения граждан"".

1.2. В подразделе 2.5 раздела II:

в абзаце четвертом пункта 2.5.6.6 подраздела 2.5.6 слова "частных лиц" заменить словами "физических лиц";

подраздел 2.2.9.4 подраздела 2.5.9 считать подразделом 2.5.9.4.

1.3. В разделе III:

1.3.1. В подразделе 3.2:

пункт 3.2.2 дополнить абзацем следующего содержания:

"Поступившие обращения, запросы передаются специалистами отдела документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в Управление по работе с обращениями граждан и организаций. Конверты с обращениями не вскрываются.";

абзац первый пункта 3.2.4 изложить в следующей редакции:

"3.2.4. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области или соответственно в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций, второй - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресанту. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, вскрывшего конверт, дата вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают должностное лицо, вскрывшее конверт, и его непосредственный руководитель. Акт утверждает руководитель соответствующего структурного подразделения Правительства области.

Форма акта, составляемого при отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов, представлена в приложении 8 к Инструкции.

Документы с некомплектными приложениями, а также ошибочно доставленные документы возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом.";

абзац третий пункта 3.2.5 изложить в следующей редакции:

"поступают обращения;".

1.3.2. В подразделе 3.3:

пункт 3.3.1 изложить в следующей редакции:

"3.3.1. Регистрация документов, поступивших в Правительство области и его структурные подразделения, осуществляется в АСЭД Специалистами в соответствующих структурных подразделениях Правительства области, определенных пунктами 8.2.3, 8.2.4 подраздела 8.2 раздела VIII Регламента Правительства области, за исключением обращений, запросов, регистрация которых осуществляется в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций с использованием АС "Обращения граждан" с последующим распечатыванием регистрационно-контрольных карточек на бумажном носителе.";

абзац первый пункта 3.3.2 изложить в следующей редакции:

"3.3.2. Поступившие документы регистрируются в день их поступления, созданные - в день подписания или утверждения Губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора области, руководителем структурного подразделения Правительства области, за исключением обращений и запросов, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Правительство области.";

пункт 3.3.3 изложить в следующей редакции:

"3.3.3. В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и регистрационного номера, за исключением обращения и запроса, регистрационный штамп на которых ставится в правом верхнем углу первой страницы или на месте, свободном от текста, а также на всех сопроводительных документах, прилагаемых к обращению и запросу.

В регистрационном штампе на обращении и запросе указывается дата регистрации обращения и запроса и регистрационный номер.

Обращению и запросу, приложенным к ним сопроводительным письмам, присваивается регистрационный номер соответствующего обращения, запроса.

Обращения, переданные на личном приеме, подлежат передаче в Управление по работе с обращениями граждан и организаций для регистрации. На них ставится регистрационный штамп "принято на личном приеме".";

пункт 3.3.4 изложить в следующей редакции:

"3.3.4. Зарегистрированный в отделе документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области или в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций документ, который направляется на рассмотрение в структурные подразделения Правительства области, в структурных подразделениях Правительства области, повторно не регистрируется.";

пункт 3.3.6 изложить в следующей редакции:

"3.3.6. Документы на иностранных языках, поступившие в Правительство области в адрес Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Правительства области (далее - Документы, поступившие на иностранном языке), в день поступления регистрируются в отделе документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в журнале учета документов, поступивших на иностранном языке, и направляются в Управление делами Губернатора области Правительства области (далее - Управление делами Губернатора области) для перевода текста документа на русский язык.

Специалисты Управления делами Губернатора области определяют необходимость перевода Документов, поступивших на иностранном языке, на русский язык и в случае наличия такой необходимости в срок не более пяти рабочих дней со дня поступления документа в Управление делами Губернатора области осуществляют его перевод на русский язык. Перевод оформляется отдельным документом в свободной форме с указанием специалиста, выполнившего перевод, и его контактной информации.

После осуществления перевода на русский язык Документ, поступивший на иностранном языке, с приложенным к нему переводом направляется в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области для направления на рассмотрение в порядке, определенном подразделом 3.4 настоящего раздела Инструкции.

Подлинники Документов, поступивших на иностранном языке, подшиваются в дела в отделе документооборота согласно утвержденной номенклатуре дел Правительства области и хранятся в соответствии с разделом VI настоящей Инструкции.

В случае отсутствия необходимости перевода Документов, поступивших на иностранном языке, на русский язык документ в течение трех рабочих дней со дня поступления документа в Управление делами Губернатора области возвращается в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области с пометкой об отсутствии необходимости направления документа на рассмотрение.";

пункт 3.3.8 изложить в следующей редакции:

"3.3.8. Документы, ошибочно направленные специалистами отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области или Управления по работе с обращениями граждан и организаций в адрес Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, незамедлительно возвращаются Специалистами в адрес отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области или Управления по работе с обращениями граждан и организаций соответственно.".

1.3.3. В подразделе 3.4:

пункт 3.4.1 изложить в следующей редакции:

"3.4.1. Подготовка к рассмотрению документов (за исключением обращений, запросов) осуществляется Специалистами в АСЭД и включает в себя следующие действия:

ознакомление с содержанием документов;

подготовка и оформление проекта резолюции на документы;

передача документов для рассмотрения Губернатору области, первым заместителям Губернатора области, заместителям Губернатора области, руководителям структурных подразделений Правительства области.

Подготовка к рассмотрению обращений и запросов осуществляется специалистами Управления по работе с обращениями граждан и организаций и включает в себя следующие действия:

ознакомление с содержанием обращения и запроса;

подготовка аннотации к обращению и запросу по всем поставленным в нем вопросам;

подготовка проекта резолюции (при необходимости);

передача обращения, запроса на рассмотрение Губернатору области, первым заместителям Губернатора области, заместителям Губернатора области, руководителям структурных подразделений Правительства области;

подготовка сопроводительных писем и направление обращений, запросов в соответствии с компетенцией в государственные органы, в органы местного самоуправления и иные организации.";

абзац первый пункта 3.4.4 изложить в следующей редакции:

"3.4.4. Поступившие документы должны рассматриваться должностными лицами Правительства области и его структурных подразделений в день их поступления и регистрации в АСЭД, за исключением обращений, запросов, которые рассматриваются должностными лицами Правительства области, структурных подразделений Правительства области не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации в АС "Обращения граждан".".

1.3.4. В подразделе 3.5:

пункт 3.5.3 изложить в следующей редакции:

"3.5.3. Регистрация исходящих документов осуществляется в АСЭД, кроме обращений, запросов, ответов на обращения, запросы, которые регистрируются в АС "Обращения граждан".

Ответу на обращение, запрос присваивается регистрационный номер обращения, запроса.";

пункт 3.5.9 дополнить абзацами:

"подписанных начальником Управления по работе с обращениями граждан и организаций - специалистами отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Уведомления гражданам о рассмотрении обращений, запросов, поступивших на официальный сайт Правительства области, по электронной почте, направляются адресату в электронном виде специалистами Управления по работе с обращениями граждан и организаций.";

подраздел 3.5 дополнить пунктом 3.5.13 следующего содержания:

"3.5.13. Проекты документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов за подписью Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Правительства области, готовятся в порядке, определенном подразделом 8.5 раздела VIII Регламента Правительства области. Проекты документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, требующие перевода на иностранный язык, готовятся ответственными исполнителями в одном экземпляре на русском языке и оформляются в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией.

После подписания Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Правительства области документ, направляемый в адрес зарубежных корреспондентов, передается в Управление делами Губернатора области.

Специалисты Управления делами Губернатора области определяют необходимость перевода документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, на иностранный язык и в случае наличия такой необходимости в срок не более пяти рабочих дней со дня поступления документа осуществляют его перевод на соответствующий иностранный язык. Перевод оформляется отдельным документом в свободной форме с указанием специалиста, выполнившего перевод и его контактной информации.

После осуществления перевода на иностранный язык документ, направляемый в адрес зарубежных корреспондентов, с приложенным к нему переводом направляется соответствующим Специалистам для регистрации и подготовки к отправке.

В случае отсутствия необходимости перевода документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, на иностранный язык документ в течение трех рабочих дней со дня поступления документа в Управление делами Губернатора области направляется Специалистам для регистрации и подготовки к отправке с указанием причин отсутствия необходимости перевода документа на иностранный язык.

Регистрация, обработка и отправка документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, осуществляется в соответствии с пунктами 3.5.1 - 3.5.5 подраздела 3.5 настоящего раздела Инструкции.

Копии всех писем, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, после отправки подшиваются Специалистами в дела согласно номенклатуре дел Правительства области и хранятся в соответствии с настоящей Инструкцией.".

1.3.5. В подразделе 3.7:

пункт 3.7.1 изложить в следующей редакции:

"3.7.1 Поступающие на официальные адреса электронной почты Правительства области и его структурных подразделений электронные документы (далее также - документы, поступившие по электронной почте) переносятся на бумажный носитель, регистрируются в АСЭД Специалистами, за исключением обращений, запросов, которые переносятся Специалистами на бумажные носители и передаются ими на регистрацию в Управление по работе с обращениями граждан и организаций.";

пункт 3.7.6 дополнить абзацем следующего содержания: "Ответ на обращение в электронном виде передается в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области Специалистами для отправки заявителю. Информация об отправке ответа на обращение оформляется специалистом отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области на бумажном носителе с указанием даты отправки и направляется Специалистам. Указанную информацию Специалист вместе с ответом на обращение, оформленном на бумажном носителе, представляет в Управление по работе с обращениями граждан и организаций.";

пункт 3.7.9 изложить в следующей редакции:

"3.7.9. Перенесенные на бумажный носитель документы, поступившие по электронной почте в адрес Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, подшиваются и хранятся в управлении документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, за исключением обращений, запросов, которые формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства области и хранятся в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций.".

1.3.6. Подраздел 3.8 дополнить пунктом 3.8.6:

"3.8.6. Результаты учета количества обращений, запросов, ответов на обращения, запросы обобщаются Управлением по работе с обращениями граждан и организаций.".

1.4. Абзац пятый пункта 6.4.1.4 раздела VI дополнить предложением следующего содержания:

"Вывоз обращений, запросов, ответов на обращения, запросы на утилизацию осуществляется с сопровождением специалиста Управления по работе с обращениями граждан и организаций.".

1.5. Приложение 8 к Инструкции изложить в новой редакции согласно приложению 1 к настоящему постановлению.

1.6. Приложение 16 к Инструкции изложить в новой редакции согласно приложению 2 к настоящему постановлению.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.

Губернатор области

О.А. Кувшинников