Постановление Череповецкой городской Думы Вологодской области от 30 января 2001 г. N 6 "О Положении об оплате расходов в краткосрочных служебных за граничных командировках работников органов городского самоуправления"

С изменениями и дополнениями от:

27 сентября 2005 г., 4 апреля, 26 сентября 2006 г., 4 марта, 23 декабря 2008 г., 28 апреля 2009 г., 28 сентября 2010 г.

Информация об изменениях:

Решением Череповецкой городской Думы Вологодской области от 28 сентября 2010 г. N 151 преамбула настоящего постановления изложена в новой редакции

См. текст преамбулы в предыдущей редакции

В соответствии с пунктом 2 постановления Законодательного Собрания Вологодской области от 19 марта 2008 года N 152 "О Положении о возмещении расходов в краткосрочных служебных заграничных командировках лиц, замещающих государственные должности области, должности государственной гражданской службы области, и лиц, замещающих должности, не отнесенные к государственным должностям и должностям государственной гражданской службы в государственных органах области" Череповецкая городская Дума постановила:

Утвердить Положение об оплате расходов в краткосрочных служебных заграничных командировках работников органов городского самоуправления (прилагается).

Мэр городу

М.С. Ставровский

Положение
об оплате расходов в краткосрочных служебных заграничных командировках работников органов городского самоуправления
(утв. постановлением городской Думы
от 30 января 2001 г. N 6)

С изменениями и дополнениями от:

27 сентября 2005 г., 4 апреля, 26 сентября 2006 г., 4 марта, 23 декабря 2008 г., 28 апреля 2009 г.

1. Документальное оформление командировки

Информация об изменениях:

Решением Череповецкой городской Думы Вологодской области от 28 апреля 2009 г. N 47 в пункт 1.1 раздела 1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Основанием для служебной заграничной командировки работника органов городского самоуправления служит распоряжение председателя городской Думы или мэрии города (далее - распоряжение).

Действие настоящего Положения распространяется на депутатов городской Думы при направлений их в составе делегаций города Череповца за пределы территории Российской Федерации.

1.2. Проект распоряжения готовится управлением по работе с общественностью мэрии города на основании поручения руководства и при наличии соответствующего приглашения иностранного партнера или официального извещения (предложения об участии) в том или ином международном мероприятии.

1.3. Проект распоряжения в обязательном порядке должен содержать техническое задание на командировку и подробную обоснованную смету расходов как в рублях, так и в иностранной валюте (в рублевом эквиваленте на момент командирования) на ее организацию.

1.4. Распоряжения о заграничной командировке с утвержденной сметой расходов должно поступить в бухгалтерию не позднее чем за 10 дней до выезда в командировку.

2. Расходы в связи с заграничной командировкой

Расходы в иностранной валюте и в российских рублях, подлежащие оплате в краткосрочных заграничных служебных командировках работников органов городского самоуправления, в зависимости от их целевого назначения подразделяются на командировочные, организационные и представительские расходы

2.1. Командировочные расходы

Командировочные расходы - это расходы, предназначенные для обеспечения прибытия, передвижения и пребывания командируемого в стране командирования и выполнения им командировочного служебного задания. К ним относятся: расходы по оформлению заграничного паспорта, медицинской страховки и оплате консульского сбора, транспортные расходы, расходы по найму жилья, коммуникационные расходы, трансферы, дополнительные служебные расходы, конвертация валюты, суточные, услуги переводчика.

2.1.1. Расходы по оформлению заграничного паспорта, медицинской страховки и оплате консульского сбора при оформлении виз возмещаются работнику в полном объеме по предъявлению отчетных финансовых документов.

2.1.2 Транспортные расходы предназначены для оплаты проезда командируемого лица в страну пребывания и передвижения между населенными пунктами на ее территории всеми видами транспорта, а именно воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным.

При этом оплата проезда в бизнес-классе воздушного и водного транспорта предусмотрена для мэра города и председателя городской Думы и сопровождающего их лица (переводчик и/или супруга, если это предусмотрено форматом визита).

Для остальных категорий должностных лиц, выезжающих в загранкомандировку, оплачивается проезд в эконом-классе воздушного судна.

2.1.3 Оплата багажа сверх количества, провозимого бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует командируемый работник, производится за счет личных средств.

Информация об изменениях:

Решением Череповецкой городской Думы Вологодской области от 23 декабря 2008 г. N 160 в подпункт 2.1.4 пункта 2.1 раздела 2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.4. Расходы по найму жилого помещения (номера в гостинице, мотеле, пансионате и т.п.) производятся в пределах нормативов, установленных соответствующим приказом Министерства финансов Российской Федерации для той или иной страны, кроме расходов мэра города.

В тех случаях, когда в письме-приглашении, рекламном проспекте, информационном сообщении, программе и т.п. командированному лицу рекомендовано принимающей стороной (дирекция выставки, организация-устроитель международной конференции, совещания, семинара, симпозиума и т.п.) поселиться в гостинице, определенной форматом визита или программой международного мероприятия, расходы по найму жилого помещения производятся по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами.

В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами в пределах нормативов, установленных соответствующим приказом Министерства финансов Российской Федерации для той или иной страны.

2.1.5. Расходы на питание, пользование мини-баром, телевизором, сауной, другие услуги, телефонные разговоры по личным вопросам, включенные в гостиничный счет, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.

2.1.6. Подлежат оплате коммуникационные расходы по отправке писем, бандеролей, факсимильных сообщений, телеграмм, электронной почты, за пользование сетью интернет и за телефонные переговоры по служебным вопросам во время заграничной командировки, подтвержденные соответствующими документами и справкой с обоснованием необходимости подобных расходов.

2.1.7. Оплата трансферов - это оплата проезда внутри одного населенного пункта, от аэропорта, вокзала, порта до гостиницы, места деловой встречи или мероприятия и обратно, а также расходы по найму легкового автотранспорта по согласованному заранее маршруту. Они возмещаются при предъявлении подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).

2.1.8. Дополнительные служебные расходы - расходы, связанные со спецификой международного мероприятия, для участия в котором командирован работник органов городского самоуправления. К ним относятся: регистрационный сбор участника конференции, форума, совещания, семинара и т.п., деловые экскурсии, участие в протокольных мероприятиях. Подлежат оплате при наличии соответствующих отчетных первичных документов и подтверждении официальными документами принимающей стороны - программой, информационным сообщением, письмом-приглашением.

2.1.9. Конвертация валюты (в пределах сметы) в стране пребывания подтверждается соответствующей справкой банка или обменного пункта.

Информация об изменениях:

Решением Череповецкой городской Думы Вологодской области от 23 декабря 2008 г. N 160 в подпункт 2.1.10 пункта 2.1 раздела 2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.10. Суточные - это безотчетные денежные средства, предназначенные для удовлетворения личных потребностей командируемого лица. За время заграничной командировки суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в российских рублях в соответствии с нормами, установленными решением Череповецкой городской Думы;

б) при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, установленным постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 года N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников оргнизаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета;

в) работнику, выехавшему на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в соответствии с подпунктом "б".

При следовании работника из России за границу день пересечения российской границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в валюте, а при следовании из-за границы в Россию день пересечения российской границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. .

За время проезда водным транспортом, если в стоимость билета включена стоимость питания, суточные выплачиваются в размере 30 процентов установленной нормы за каждый календарный день нахождения в пути, включая день прибытия в страну назначения.

В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит.

Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание (завтрак, обед и ужин), то суточные им выплачиваются в размере 30 процентов нормы.

2.1.11. В случае, если командируемое лицо или никто из членов делегации не владеет языком международного делового общения (английским) или языком страны пребывания, что делает невозможным выполнение командировочного задания, - а услуги по переводу не предоставляются принимающей стороной (организацией, фирмой, учреждением, оргкомитетом международного мероприятия) или предоставляется на платной основе, то командируемый(ые) вправе обратиться к услугам переводчика и оплатить их по существующим расценкам.

Потребность в услугах переводчика выясняется заранее, при подготовке к поездке. Предоставление услуг переводчика на платной (или безвозмездной) основе указывается принимающей стороной в письме-приглашении, определяющем порядок и условия приема.

Стоимость услуг переводчика включается в общий счет в случае оказания пакета услуг фирмой-организатором или фирмой-посредником. Их оплата может быть произведена в индивидуальном порядке фирме или физическому лицу.

Затраты на переводческие услуги включаются в смету расходов при подготовке распоряжения о командировке и подлежит возмещению при предъявлении отчетных документов.

Возможно включение в состав делегации в качестве переводчика специалистов - граждан Российской Федерации, работающих в сторонних организациях, с повременной оплатой их услуг по внутренним российским нормативам и тарифам на основе срочного трудового соглашения и с отнесением расходов по их командированию за рубеж на счет направляющей делегацию стороны.

2.2. Организационные расходы

Организационные расходы - это централизованные расходы, предназначенные для финансирования участия делегации города в крупном специализированном международном мероприятии или самостоятельной организации за рубежом подобного мероприятия, - международной выставки, бизнес-семинара, форума, торгово-промышленной выставки, экономической презентации, Дней города и т.п.

Организационные расходы носят не персональный, а коллективный характер. Обоснование их необходимости, объем и конкретная детализация определяются специальным распоряжением о самостоятельном проведении за рубежом или участии города в том или ином международном мероприятии.

Этим же распоряжением определяется конкретный работник, которому предоставляется право распоряжаться средствами по организации мероприятия, которому могут быть выданы под отчет наличные валютные средства и который несет персональную ответственность за их целевое использование на территории иностранного государства.

К организационным расходам могут быть отнесены расходы на :

аренду помещения,

аренду выставочного оборудования,

оформление, инженерное обеспечение и охрану экспозиции,

транспортно-экспедиционные услуги,

рекламно-полиграфические работы,

таможенное оформление груза,

услуги переводчика,

наем легкового транспорта,

протокольные мероприятия (буфетное обслуживание, пресс-конференция,

официальный прием и т.п.),

публикации в прессе,

регистрационные и другие сборы

другие, в т.ч. и непредвиденные расходы по организации мероприятия за

рубежом.

Смета расходов определяется, исходя из сложившейся международной практики и существующих расценок, на основе информации, полученной официальным путем.

Оплата организационных расходов производится как путем безналичных, так и наличных расчетов; напрямую или фирме-посреднику, оказывающей часть или весь комплекс услуг по организации мероприятия.

Отношения с организацией, фирмой - посредником или физическим лицом должны быть в обязательном порядке оформлены соответствующим договором или контрактом, а расчеты произведены в строгом соответствии с существующим порядком.

К отчету об оплате наличными конкретных услуг, оказанных иностранной фирмой, прикладываются оригинальные экземпляры правильно и полностью оформленных документов (оригинал счета-фактуры с отметкой об оплате и др.).

Информация об изменениях:

Решением Череповецкой городской Думы Вологодской области от 23 декабря 2008 г. N 160 в пункт 2.3 раздела 2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Представительские расходы

Представительские расходы (расходы протокольного характера) - это денежные средства в иностранной валюте, выдаваемые руководителям, работникам органов городского самоуправления на покрытие расходов, связанных с участием в переговорах с иностранными партнерами с целью установления и развития взаимовыгодного делового сотрудничества.

К ним относятся: буфетное обслуживание переговоров, бизнес-ланч или ужин с партнером, наем легкового автотранспорта, посещение культурных и других мероприятий, приобретение цветов, фотосъемка, представительские сувениры и т.п.

Представительские расходы (расходы протокольного характера) не являются обязательными для заграничной командировки. Их необходимость и размер определяет командируемое лицо по представлению начальника управления по работе с общественностью мэрии города, в соответствии с техническим заданием и целью командировки. Целесообразность затрат и сумма расходов согласовывается с мэром города или председателем городской Думы.

Размер представительских расходов не должен превышать:

- 175 долларов США - для мэра города;

- 150 долларов США - для председателя городской Думы, его заместителя, заместителей мэра города;

- 120 долларов США - для депутатов городской Думы, руководителей органов мэрии города, помощников мэра города.

Целесообразность и действительность произведенных представительских расходов командируемое лицо подтверждает при авансовом отчете соответствующими финансовыми документами. С подотчета данные средства списываются на основании специального акта, утверждаемого председателем городской Думы заместителем мэра города или руководителем органа мэрии города со статусом юридического лица.

Средства на оплату расходов при краткосрочных заграничных командировках

(командировочные, организационные, представительские расходы) выдаются сотрудникам в наличной форме в иностранной валюте под отчет.

Информация об изменениях:

Решением Череповецкой городской Думы Вологодской области от 23 декабря 2008 г. N 160 раздел 2 настоящего Положения дополнен пунктом 2.4

2.4. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей), об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в письменной форме.