Постановление Администрации г. Вологды от 28 ноября 2012 г. N 7063 "Об утверждении Положения о Службе документационного и правового обеспечения Департамента градостроительства Администрации города Вологды"

На основании статей 38, 42 Устава муниципального образования "Город Вологда", постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Службе документационного и правового обеспечения Департамента градостроительства Администрации города Вологды.

2. Настоящее постановление подлежит опубликованию в газете "Вологодские новости" и размещению на официальном Интернет-сайте Администрации города Вологды.

Глава города Вологды

Е.Б. Шулепов

Положение
о Службе документационного и правового обеспечения Департамента градостроительства Администрации города Вологды
(утв. постановлением Администрации города Вологды
от 28 ноября 2012 г. N 7063)

1. Общие положения

1.1. Служба документационного и правового обеспечения Департамента градостроительства Администрации города Вологды (далее - Служба) является структурным подразделением Департамента градостроительства Администрации города Вологды (далее - Департамент).

1.2. Служба в своей деятельности подотчетна и подконтрольна начальнику Департамента градостроительства Администрации города Вологды (далее - начальник Департамента), начальнику Службы документационного и правового обеспечения Департамента градостроительства Администрации города Вологды (далее - начальник Службы).

1.3. Служба в своей деятельности руководствуется настоящим Положением, правовыми актами органов местного самоуправления города Вологды, Уставом муниципального образования "Город Вологда", законодательством Вологодской области, законодательством Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации.

2. Задачи Службы

Основными задачами Службы являются:

2.1. Документационное обеспечение деятельности Департамента, контроль исполнения поручений, обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Департаменте.

2.2. Обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан.

2.3. Протокольно - организационное обеспечение тематических совещаний при Главе города Вологды по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента, совещаний проводимых начальником Департамента.

2.4. Правовое обеспечение деятельности Департамента.

2.5. Обеспечение деятельности начальника Департамента, документационное обеспечение деятельности руководителей структурных подразделений Департамента.

3. Функции Службы

Служба в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет следующие функции:

3.1. По документационному обеспечению деятельности Департамента, контролю исполнения поручений, обеспечению функционирования единой системы делопроизводства в Департаменте:

3.1.1. Осуществляет прием, регистрацию (учет) в системе электронного документооборота "Дело" правовых актов органов и должностных лиц государственной власти, органов и должностных лиц местного самоуправления, служебных писем (далее - служебные документы), поступивших в Департамент через центральную регистрацию в отделе делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды, поступивших напрямую в Департамент, и, исходя из оценки их содержания, готовит проекты резолюций, передает на рассмотрение начальнику Департамента или руководителям структурных подразделений Департамента, а также подготовку к отправке исходящей корреспонденции за подписью начальника Департамента.

3.1.2. Осуществляет своевременное доведение до исполнителей поручений Главы города Вологды, начальника Департамента, служебных документов и осуществляет контроль за сроками, полнотой и качеством их исполнения. Осуществляет формирование и ведение контрольных дел.

3.1.3. Осуществляет формирование перечней поручений Главы города Вологды, начальника Департамента, находящихся на контроле, подготовку докладов к планерным совещаниям начальника Департамента по исполнительской дисциплине, итоговым совещаниям по исполнительской дисциплине в Департаменте.

3.1.4. Осуществляет контроль за соблюдением в структурных подразделениях Департамента установленного порядка работы со служебными документами, в том числе соответствия оформления документов требованиям Инструкции по делопроизводству в Администрации города Вологды.

3.1.5. Осуществляет анализ документооборота в Департаменте на основании сведений, представленных структурными подразделениями Департамента. Представляет сведения о документообороте в Управление делами Администрации города Вологды ежемесячно.

3.1.6. Ведет информационно - справочную работу по исполнению служебных документов. Готовит информацию о прохождении и состоянии рассмотрения служебных документов, а также информацию о нарушении сроков исполнения или непредставления в установленный срок сведений о выполнении контролируемых служебных документов и направляет ее начальнику Департамента, руководителям структурных подразделений Департамента, подведомственных учреждений.

3.1.7. Ежегодно составляет номенклатуру дел Департамента и направляет в Управление делами Администрации города Вологды. Осуществляет контроль за формированием и ведением дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации города Вологды в структурных подразделениях Департамента.

3.1.8. Обеспечивает формирование дел и хранение исполненных документов, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.1.9. Обрабатывает в установленном порядке документы, законченные делопроизводством, передает дела в сектор методологической и архивной работы отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды в установленном порядке.

3.1.10. Осуществляет контроль за формированием и ведением дел в соответствии с номенклатурой дел в структурных подразделениях Департамента.

3.1.11. Осуществляет техническое обеспечение работы с документами (выполнение машинописных, копировально-множительных работ, прием и оперативную передачу текстов служебной корреспонденции по официальным каналам факсимильной связи, по информационным системам общего пользования), курьерские работы.

3.1.12. Оказывает структурным подразделениям Департамента методическую и консультативную помощь по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

3.1.13. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями Департамента мероприятия по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.14. Проводит обучение основам делопроизводства работников Департамента.

3.2. По обеспечению рассмотрения устных и письменных обращений граждан поступивших в Департамент:

3.2.1. Осуществляет прием, регистрацию (учет) в системе электронного документооборота "Дело" устных и письменных обращений граждан, поступивших в Департамент через центральную регистрацию в отделе делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды, поступивших напрямую в Департамент, и, исходя из оценки их содержания, готовит проекты резолюций, передает на рассмотрение начальнику Департамента или руководителям структурных подразделений Департамента, а также подготовку к отправке ответов на обращения граждан за подписью начальника Департамента.

3.2.2. Организует личный прием граждан начальником Департамента, в том числе в общественных приемных Главы города Вологды, и осуществляет его документационное обеспечение.

3.2.3. Осуществляет контроль за соблюдением установленных сроков, полноты и качества рассмотрения обращений граждан, готовит информацию о прохождении и состоянии рассмотрения обращений граждан и направляет ее начальнику Департамента, руководителям структурных подразделений Департамента, подведомственных учреждений.

3.2.4. Осуществляет регистрацию и отправку заявителям ответов о результатах рассмотрения их обращений.

3.2.5. Осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письменных и устных обращениях.

3.3. По осуществлению протокольно - организационного обеспечения тематических совещаний при Главе города Вологды по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента и совещаний, проводимых начальником Департамента:

3.3.1. По поручению начальника Департамента формирует повестку дня совещания, организует работу по подготовке справочных и аналитических материалов по теме совещания.

3.3.2. Осуществляет протокольно-организационное обеспечение совещаний.

3.3.3. Обеспечивает оформление протокола и поручений с тематических совещаний при Главе города Вологды, направляет в Управление делами для согласования и представляет на утверждение Главе города Вологды.

3.3.4. Обеспечивает подготовку и проведение мероприятий с участием начальника Департамента или по его поручению.

3.4. По правовому обеспечению деятельности Департамента:

3.4.1. По поручению начальника Департамента разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, проекты приказов по вопросам деятельности Департамента.

3.4.2. Проводит правовую экспертизу:

проектов муниципальных правовых актов, уставов муниципальных учреждений, подведомственных Департаменту, договоров, муниципальных контрактов, соглашений о внесении изменений и дополнений к ним по вопросам деятельности Департамента, разрабатываемых специалистами Службы и поступивших на согласование в Службу;

проектов должностных регламентов (инструкций) специалистов Департамента, а также изменений и дополнений к ним;

проектов приказов по вопросам деятельности Департамента.

3.4.3. Согласовывает:

материалы, представляемые на заседания комитетов Вологодской городской Думы, на заседания, совещания, проводимые в Администрации города Вологды по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

проекты письменных разъяснений по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

проекты ответов на обращения граждан, органов Администрации города Вологды, Вологодской городской Думы, Контрольно-счетной палаты города Вологды, организаций и государственных органов, поступивших на рассмотрение в Департамент.

3.4.4. Осуществляет антикоррупционную экспертизу проектов муниципальных нормативных правовых актов, разработанных Службой или поступивших на согласование в Департамент, а также действующих муниципальных нормативных правовых актов в пределах компетенции Департамента.

3.4.5. Участвует:

в подготовке материалов к заседаниям постоянных комитетов Вологодской городской Думы, к совещаниям, проводимым в Администрации города Вологды по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

в подготовке должностных регламентов (инструкций) специалистов Департамента и внесении изменений в них;

в работе консультативных и координационных органов по вопросам компетенции Департамента в установленном порядке;

по согласованию с Правовым управлением Администрации города Вологды в судебных заседаниях, при рассмотрении дел в отношении Администрации города Вологды и должностных лиц по вопросам компетенции Департамента в уполномоченных государственных органах по доверенности, выданной специалистам Службы Главой города Вологды;

ведет претензионную и исковую работу по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

в составлении протоколов об административных правонарушениях.

3.4.6. Проводит анализ принятых муниципальных правовых актов в сфере градостроительства, готовит разъяснения действующего законодательства по вопросам компетенции Департамента по поручению начальника Департамента.

3.4.7. Проводит мониторинг действующих муниципальных правовых актов, действующего законодательства по вопросам компетенции Департамента, в том числе предусматривающего (исключающего) необходимость включения (исключения) должностей муниципальной службы Департамента из (в) Перечень должностей муниципальной службы Администрации города Вологды, при назначении на которые граждане и при замещении которых муниципальные служащие Администрации города Вологды обязаны представлять представителю нанимателя (работодателю) сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, утвержденный постановлением Главы города Вологды от 28 августа 2009 года N 4450 (с последующими изменениями).

3.4.8. Осуществляет правовое консультирование в устной и (или) письменной форме в рамках реализации полномочий, указанных в пункте 1 решения Вологодской городской Думы от 02 июля 2012 года N 1227 "О реализации права на участие в осуществлении отдельных государственных полномочий в сфере оказания бесплатной юридической помощи", которое оказывается гражданам Российской Федерации, относящимся к категориям граждан, указанным в части 1 статьи 20 Федерального закона от 21 ноября 2011 года N 324-ФЗ "О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации", по вопросам, относящимся к компетенции Департамента, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для рассмотрения обращений граждан.

3.4.9. Вносит начальнику Департамента предложения об изменении структуры Департамента в целях повышения эффективности деятельности Департамента.

3.4.10. Представляет в установленном порядке в Правовое управление Администрации города Вологды информацию об актах прокурорского реагирования, судебных актах федеральных судов, предписаниях Федеральной антимонопольной службы, принятых в отношении муниципальных нормативных правовых актов, с приложением копий указанных актов прокурорского реагирования и судебных актов.

3.4.11. Изучает практику заключения и исполнения гражданско - правовых договоров, судебную практику в сфере градостроительства, осуществляет подготовку аналитических материалов, рекомендаций и предложений по совершенствованию правового регулирования в пределах компетенции Департамента по поручению начальника Департамента.

3.4.12. Обеспечивает:

работу в Департаменте с резервом управленческих кадров города Вологды;

подготовку необходимых отчетов, аналитических справок по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, а также статистической информации;

подготовку предложений по формированию расходной части бюджета по направлениям деятельности Службы;

подготовку и представление в установленном порядке информации по вопросам компетенции Департамента для последующего ее размещения на официальном сайте Администрации города Вологды в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или в средствах массовой информации;

работу по защите персональных данных в Департаменте;

соответствующий режим хранения и защиты информации, составляющей государственную, служебную, коммерческую и иную тайну, полученной в процессе деятельности.

3.5. По обеспечению деятельности начальника Департамента, документационное обеспечение деятельности руководителей структурных подразделений Департамента:

3.5.1. Координирует работу Департамента, связанную с деятельностью структурных подразделений Департамента, подведомственных учреждений по исполнению служебных документов и рассмотрению обращений граждан.

3.5.2. Готовит проекты поручений (резолюций) начальника Департамента по исполнению входящих служебных документов, обращений граждан.

3.5.3. По поручению начальника Департамента рассматривает служебные документы и обращения граждан, готовит проекты служебных писем.

3.5.4. Осуществляет прием и передачу служебных документов по официальным каналам факсимильной связи, по информационным системам общего пользования.

3.5.5. Еженедельно составляет регламент работы начальника Департамента, осуществляет контроль за его соблюдением.

3.5.6. Организует телефонные переговоры начальника Департамента, принимает и передает телефонограммы, записывает принятые сообщения в его отсутствие и доводит до сведения начальника Департамента их содержание.

3.5.7. Обеспечивает исправное состояние компьютерной техники, средств технической связи, находящихся в пользовании начальника Департамента и специалистов Службы.

3.5.8. Организует подготовку командирования начальника Департамента, в том числе:

готовит и направляет запросы организаторам мероприятия с целью получения подробной информации об условиях участия;

оформляет регистрационную форму участника (при необходимости);

сотрудничает с организаторами по вопросам оформления визы в случае заграничной командировки начальника Департамента;

готовит памятку с указанием справочной информации (номера телефонов, адреса, маршруты);

осуществляет работу по обеспечению своевременной регистрации и размещения начальника Департамента в гостинице;

взаимодействует с Отделом бюджетного учета, отчетности и методологии Администрации города Вологды по подготовке документов, необходимых для оплаты командировочных расходов (договор, счета, гарантийные письма, заявка на командировочные расходы, акт выполненных работ, авансовый отчет и другие).

3.5.9. Осуществляет контроль за соблюдением специалистами Департамента трудовой дисциплины, ведет табель учета рабочего времени.

3.5.10. Организует работу по участию специалистов Департамента в общегородских мероприятиях.

3.5.11. Выполняет иные поручения начальника Департамента.

4. Полномочия Службы

4.1. Служба для решения поставленных задач и выполнения возложенных на нее функций в пределах своей компетенции имеет право:

4.2. Давать разъяснения по вопросам компетенции Службы.

4.3. Вносить начальнику Департамента предложения по вопросам, относящимся к компетенции Службы, участвовать в их рассмотрении.

4.4. Знакомиться с документами для выполнения возложенных на Службу задач и функций.

4.5. Запрашивать и получать в установленном порядке от органов Администрации города Вологды необходимую информацию для решения вопросов, входящих в компетенцию Службы.

4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.7. Требовать от сотрудников Департамента устных и письменных объяснений по поводу неисполнения и ненадлежащего исполнения служебных документов и обращений граждан.

4.8. Передавать заместителю начальника Департамента, руководителям структурных подразделений Департамента, сотрудникам Департамента обязательные для исполнения поручения начальника Департамента, требовать их своевременного исполнения.

4.9. Вносить предложения об образовании и упразднении консультативных и координационных органов Администрации города Вологды по вопросам компетенции Службы.

4.10. Участвовать в организации совещаний, семинаров, конференций, "круглых столов" по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента, по поручению начальника Департамента.

4.11. Осуществлять иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством.

5. Организация деятельности Службы

5.1. Руководство деятельностью Службы на основе единоначалия осуществляет начальник Службы, который назначается на должность и освобождается от должности Главой города Вологды в установленном порядке.

5.2. Начальник Службы подчиняется начальнику Департамента.

5.3. Начальник Службы:

5.3.1. Организует выполнение возложенных на Службу задач и функций, несет персональную ответственность за их выполнение.

5.3.2. Представляет Службу по вопросам, входящим в компетенцию Службы, по поручению начальника Департамента.

5.3.3. Распределяет должностные обязанности между специалистами Службы, обеспечивает подготовку должностных регламентов (инструкций) по штатным должностям специалистов Службы и представление их для утверждения в установленном порядке.

5.3.4. Дает поручения и задания в пределах компетенции Службы, обязательные для исполнения специалистами Службы, в том числе по рассмотрению обращений граждан, служебных документов и поручений Главы города Вологды, начальника Департамента.

5.3.5. Осуществляет контроль за соблюдением специалистами Службы трудовой дисциплины.

5.3.6. Вносит в установленном порядке предложения по:

численности специалистов Службы;

замещению вакантных должностей муниципальной Службы;

переподготовке, повышению квалификации специалистов Службы;

поощрению и привлечению к дисциплинарной ответственности специалистов Службы.

5.3.7. Вносит начальнику Департамента в установленном порядке предложения по представлению специалистов Службы к наградам и поощрениям Главы города Вологды, Вологодской городской Думы, Губернатора Вологодской области, к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации.

5.3.8. В период временного отсутствия начальника Службы его обязанности исполняет должностное лицо, уполномоченное в установленном порядке.

5.3.9. Специалисты Службы несут ответственность за выполнение возложенных на Службу задач и функций.

6. Взаимодействие с другими органами Администрации города Вологды, организациями, органами местного самоуправления и органами государственной власти

6.1. Служба взаимодействует по вопросам своей компетенции с органами Администрации города Вологды, органами местного самоуправления города Вологды, органами государственной власти Российской Федерации, бюджетными учреждениями и иными организациями города Вологды.

6.2. Служба не имеет права от своего имени и по своей инициативе предоставлять информацию органам государственной власти, в том числе по их запросу. Информация может быть подготовлена начальнику Департамента по его поручению.