Постановление мэрии г. Череповца Вологодской области от 23 ноября 2009 г. N 4161 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах мэрии города"

С изменениями и дополнениями от:

28 декабря 2009 г.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, в целях совершенствования организации работы с документами в органах мэрии города, оперативного исполнения документов и поручений, повышения качества подготовки распорядительных документов органов мэрии города постановляю:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в органах мэрии города (прилагается).

2. Руководителям органов мэрии города в организации работы с документами руководствоваться настоящей инструкцией.

3. Признать утратившими силу постановления:

мэра города от 01.06.2006 N 2464 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах мэрии города", за исключением пункта 3; 08.04.2008 N 1220 "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в органах мэрии города";

мэрии города от 26.01.2009 N 182 "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в органах мэрии города"; 27.04.2009 N 1382 "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в органах мэрии города", за исключением пункта 2; 25.05.2009 N 1813 "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в органах мэрии города".

4. Постановление вступает в силу с момента подписания.

Мэр города

О.А.Кувшинников

Инструкция
по делопроизводству в органах мэрии города
(утв. постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области
от 23 ноября 2009 г. N 4161)

С изменениями и дополнениями от:

28 декабря 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах мэрии города (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением, повышения его эффективности путем унификации состава и форм организационно-распорядительной и справочно-информационной документации и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения мэрии, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах мэрии города (далее - органы мэрии) и распространяется на документы несекретного характера.

Правила работы с секретными документами с отметкой о конфиденциальности "Для служебного пользования" устанавливаются специальной инструкцией.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Госстандарта Российской Федерации в редакции от 03.03.2003 N 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.01.2006 N 7418, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, областными законодательными актами, Уставом города Череповца.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы управления документационным обеспечением, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах мэрии осуществляются управлением муниципальной службы и организационного обеспечения деятельности мэрии (далее - УМС и ООД мэрии) и архивным отделом мэрии.

1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в органах мэрии, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на их руководителей.

Руководитель органа мэрии распоряжением или приказом назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя о состоянии их исполнения, осуществляет ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их на хранение в архив, а также ознакомление муниципальных служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При смене муниципального служащего, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи дел, который утверждается руководителем.

1.6. Лица, назначенные ответственными за делопроизводство в органах мэрии, обязаны пройти в отделе организационно-контрольной работы УМС и ООД мэрии инструктаж по ведению делопроизводства и ознакомиться с настоящей Инструкцией.

1.7. Права, обязанности и ответственность муниципальных служащих, осуществляющих работу по делопроизводству в органах мэрии, устанавливаются должностными инструкциями.

1.8. Муниципальные служащие органов мэрии несут персональную ответственность за выполнение Инструкции, сохранность служебных документов, в случае их утраты немедленно докладывают руководителям органов мэрии и отдела организационно-контрольной работы УМС и ООД мэрии.

При увольнении, перемещении муниципального служащего, перед уходом в отпуск или отъездом в командировку документы передаются по указанию руководителя другому муниципальному служащему.

1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены только те лица, которые имеют непосредственное отношение к их исполнению.

2. Документация органов мэрии, требования к оформлению бланков документов

2.1. Деятельность мэрии города обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Система муниципальных правовых актов определяется Уставом города Череповца.

Служебные документы мэрии подразделяются условно на три группы: распорядительные (постановления, распоряжения, приказы); организационные (положения, уставы, инструкции, правила); справочно-информационные (протоколы, справки, акты, докладные записки, письма, телеграммы).

2.2. В мэрии города имеются:

2 вида бланков муниципальных правовых актов:

"Постановление мэрии города", "Распоряжение мэрии города" - подписывают мэр города или лицо, его замещающее, а также лица, которым делегировано мэром города право подписания муниципальных правовых актов в пределах их полномочий (приложения 1, 2);

2 вида бланков писем:

"Мэрия города Череповца" - подписывают мэр города, заместители мэра города, помощники мэра города с полным указанием должности, инициалов и фамилии (приложение 3);

бланки органов мэрии (приложение 4).

Справочные данные об организации на бланках писем оформляются в следующей последовательности: название улицы, номер дома, название города, название области, название страны, почтовый индекс, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

2.3. Документы мэрии должны оформляться на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

Макеты бланков документов органов мэрии утверждаются начальником УМС и ООД мэрии.

Бланки документов должны иметь поля (мм):

30 - левое, 10 - правое, 20 - верхнее, 20 - нижнее.

Бланки распорядительных документов (постановлений и распоряжений мэра города) должны иметь левое поле 35 мм, так как они имеют длительные (свыше 10 лет) сроки хранения.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

2.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 13 и N 12 (для оформления табличных материалов).

3. Оформление реквизитов на документах мэрии

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать порядок, установленный Регламентом мэрии города Череповца.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа.

3.1. Оформление реквизитов

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных и справочно-информационных документов мэрии должно соответствовать ГОСТу Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.1.1. Изображение герба города Череповца

Изображение герба города при продольном расположении реквизитов помещается в центре верхнего поля (муниципальные правовые акты: постановления, распоряжения), а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации - автора письма.

3.1.2. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Под реквизитом "Наименование организации" указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

                                РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                                 ВОЛОГОДСКАЯ ОБЛАСТЬ

                               МЭРИЯ ГОРОДА ЧЕРЕПОВЦА

                               УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и размещают ниже полного наименования или за ним в скобках.

Если документ подготовлен совместно двумя и более органами мэрии, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования органов мэрии следует печатать на чистом листе бумаги. Наименование организаций одного ранга располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

3.1.3. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес (индекс, город, улица, номер дома - все элементы разделены запятой, в конце строки точка не ставится); номер телефона, номер телекса, номер факса, адрес электронной почты.

3.1.4. Наименование вида документа имеют все документы, кроме писем и факсов. Этот реквизит проставляется ниже реквизитов "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" от границы левого поля при угловом расположении реквизитов или в центре листа при продольном расположении реквизитов.

Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов выделяется крупным шрифтом.

3.1.5. Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа считается дата его подписания или утверждения. Для протокола датой является дата заседания (принятия решения); для акта - дата совершения события, фиксируемого документом.

Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами (до 2000 г. обозначение года оформляется двумя арабскими цифрами: 08.05.99). Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова "год" не ставятся.

Например, дату 7 января 2009 г. следует оформить так: 07.01.2009.

Если обозначение числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится 0 (ноль). Например: 09.02.2009.

Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима.

При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово "год" или его сокращение - "г." Кавычки не ставятся.

Например: 7 января 2009 г.

В нормативных документах, определяющих права и обязанности граждан и организаций или содержащих сведения финансового характера, а также в переписке с зарубежными корреспондентами используют словесно-цифровой способ датирования: 13 февраля 2009 г.; 3 марта 2008 года. В остальных случаях используется цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на рабочем поле документа определяется видом бланка и видом документа, но дата всегда предшествует регистрационному номеру документа. Дата документа, оформленная цифровым способом, указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита "Наименование вида документа", от границы левого поля, без кавычек и без предлога "от".

При угловом расположении реквизитов дата и регистрационный номер документа обозначаются на одном уровне в левой стороне листа. При продольном расположении реквизитов в распорядительных документах дата и номер помещаются в левой части документа. Место проставления даты и регистрационного номера документа обозначено, как правило, в бланке документа.

3.1.6. Регистрационный номер документа - это условное цифровое обозначение документа с целью обеспечения его учета и последующего поиска. Реквизит проставляется справа от даты регистрации документа.

Структура регистрационных номеров документов установлена номенклатурой дел органов мэрии.

Постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, справки и т.п. имеют порядковый номер, проставляемый в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью. При этом распоряжения (приказы) по основным вопросам деятельности мэрии и по кадровым вопросам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

Например: N 15-р (распоряжение по основным вопросам деятельности), N 15-рк и N 18-рму (распоряжение по кадрам), N 40-к (приказ по кадрам).

В служебных письмах номер документа обозначается группой цифр, разделенных косой чертой. При этом регистрационный номер самого документа указывается первыми цифрами.

Например: N 62/01-13, где: 62 - порядковый регистрационный номер, 01 - индекс органа мэрии, 13 - номер дела по номенклатуре.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

3.1.7. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа используется только в тех документах, которые являются ответными. Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного документа не включаются.

На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают "На N" (затем проставляется номер входящего документа) и предлог "от" (после которого указывается дата).

Например: на N 3-11/813 от 11.08.2009.

3.1.8. Место составления (издания) документа - реквизит, который используется только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту "Наименование организации". Место составления документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

3.1.9. Отметка о конфиденциальности документа свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Ограничение доступа является защитой от неправомерного обращения с информацией, что может нанести ущерб ее собственному владельцу, пользователю или иному лицу.

Отметка о конфиденциальности может иметь наименования: "Для служебного пользования (ДСП)", "Конфиденциально" и др.

Реквизит располагается на первом листе документа в правом верхнем углу выше реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения", печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля.

3.1.10. Адресат - реквизит, который используется в основном на исходящих документах, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках.

Реквизит "Адресат" печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов реквизит "Адресат" находится на одном уровне с наименованием организации - автора документа.

Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента реквизита "Адресат" текст печатается через один межстрочный интервал, а его составные части - через 1.5 - 2 межстрочных интервала.

Каждая составная часть реквизита (наименование организации, наименование органа мэрии, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом, в конце строки точка не ставится. Элементы адресата располагают один под другим от одной вертикальной линии.

Допускается центрировать каждую строку относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа в организацию (ее структурные подразделения) без указания должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже.

Например:

                                                        Правительство

                                                        Вологодской области

При направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

                                                        Правительство

                                                        Вологодской области

                                                        Управление делами

                                                        Начальнику отдела наград

                                                        Т.А. Петровой

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности и адресата. Например:

                                                        Мэру города Ярославля

                                                        В.В. Волончунасу

Инициалы ставятся перед фамилией адресата.

При адресовании документа физическому лицу (ответы на обращения граждан) указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

Калинину И.П.

                                                  ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                                  Череповецкий р-н, п. Тоншалово

                                                  Вологодская область, 162600

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки и на каждом документе проставляется один адресат. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

3.1.11. Утверждение документа является особым способом введения документа в действие.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 5.

Документы утверждаются руководителями органов мэрии, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы должностного лица указываются перед его фамилией) и даты.

Например:

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                ________________________________

                                                            должность

                                                ______________ _________________

                                                личная подпись инициалы, фамилия

                                                _____________

                                                    дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), которое согласуется с видом утверждаемого документа.

Например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, решение УТВЕРЖДЕНО, Правила УТВЕРЖДЕНЫ, акт УТВЕРЖДЕН.

Вид утверждающего документа дается в творительном падеже, например:

                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                                     постановлением мэрии города

                                                     от                N

3.1.12. Указание по исполнению документа включает следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Все части указания по исполнению документа оформляются в соответствии с требованиями:

1. Документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении.

2. Поручение должно быть конкретным, выполнимым; руководитель указывает и свое мнение по затронутым в документе вопросам.

Например:

                                                      Решите вопрос положительно

                                                      Личная подпись. Дата

или

                                                      Согласен. Для исполнения

                                                      Личная подпись. Дата

3. В указании по исполнению документа должен быть указан конкретный срок исполнения:

                           Разработать концепцию и лично доложить мне 13.11.2009

                                                      Личная подпись. Дата

или

                        Подготовьте ответ о невозможности удовлетворения просьбы

                          из-за отсутствия средств. Срок исполнения - 16.09.2009

                                                      Личная подпись. Дата

4. Указание по исполнению документа оформляется рукописным способом, четким и ясным почерком без произвольных сокращений.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, указывается исполнитель, ставятся подпись автора и дата.

Если документ ставится на контроль, в указание по исполнению документа вносится должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения.

3.1.13. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Оформление заголовка связано с соблюдением требований:

1. В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по-разному оформляется. Например:

Приказ - о чем? по чему?            ПРИКАЗ о приеме на работу;

                                    ПРИКАЗ по личному составу.

Инструкция - по чему? о чем?        ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству;

                                    ИНСТРУКЦИЯ о порядке формирования дел.

Должностная инструкция - кого?      ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного специалиста.

Положение - о чем?                  ПОЛОЖЕНИЕ о централизованной бухгалтерии;

                                    ПОЛОЖЕНИЕ о порядке проведения аттестации.

Протокол - чего?                    ПРОТОКОЛ собрания.

Договор - о чем? на что? чего?      ДОГОВОР о сотрудничестве;

                                    ДОГОВОР на расчетно-кассовое обслуживание;

                                    ДОГОВОР поручительства.

Акт - о чем? чего?                  АКТ о списании;

                                    АКТ приема-передачи;

                                    АКТ инвентаризации.

2. Заголовок располагают ниже реквизита "Дата документа" непосредственно перед текстом. Он печатается от границы левого поля, содержит не более 5 строк.

3. В правовых актах мэрии города заголовок выполняет функцию наименования документа, которое указывают при ссылке на документ.

4. Заголовок не заключается в кавычки, в конце его точка не ставится, внутри заголовка знаки препинания сохраняются.

5. Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку.

6. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например, заголовок сводного приказа, в котором указывается действие, распространяемое на нескольких лиц, оформляется так: О назначении на должность или О командировании. Заголовок сложного распоряжения (приказа) по кадрам, содержащего несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим, формулируется следующим образом: По личному составу.

7. Если заголовок начинается с предлога "о" ("об"), то далее должно следовать отглагольное существительное, обозначающее управленческое действие: "О реорганизации", "О направлении", "О создании", "Об обеспечении", "Об утверждении" и т.д. После отглагольного существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие.

3.1.14. Отметка о контроле документа обозначается штампом (буквы "К" или "ОК") или словами "Контроль", "Особый контроль".

3.1.15. Текст документа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1 интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левой границы поля.

Текст постановления (распоряжения), как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления (распоряжения), а также делается обязательная ссылка на законодательный или иной акт органов государственной власти и местного самоуправления (наименование органа, выпустившего документ, дата, номер, полное наименование документа), в соответствии с которым подготовлен документ. Констатирующая часть может начинаться словами: "В соответствии...", "На основании...", "Во исполнение...", "В целях...", "В связи...". В постановлениях констатирующая часть завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается прописными буквами от левого поля.

Правовые акты, на которые дается ссылка в констатирующей части постановления, распоряжения мэрии города, указываются в следующем порядке:

1. Федеральный закон (Закон Российской Федерации).

2. Кодекс Российской Федерации.

3. Указ Президента Российской Федерации.

4. Закон Вологодской области.

5. Постановление, распоряжение Губернатора Вологодской области.

6. Постановление Правительства Вологодской области.

7. Решение Череповецкой городской Думы.

8. Постановление, распоряжение мэрии города и т.д.

При перечислении правовых актов одного вида предлог от употребляется один раз.

Постановления (распоряжения) мэрии города могут не иметь преамбулы, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений) мэрии города подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Наименования пунктов и подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.

В отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) применяются табличные тексты.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф либо головка таблицы.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Контроль за исполнением документа, как правило, должен возлагаться на заместителей мэра города в соответствии с распределением обязанностей между ними.

3.1.16. Отметка о наличии приложения.

При внесении документа с приложением, содержащим необходимую дополнительную информацию (планы мероприятий, списки, графики, таблицы, сметы и. пр.), в тексте документа дается ссылка "согласно приложению", "прилагается" либо "согласно прилагаемому (списку, плану, перечню и т.д.)" и на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", а ниже дается ссылка на соответствующее постановление или распоряжение.

Например:

                                                    Приложение

                                                    к постановлению мэрии города

                                                    от 17.01.2009 N 39

При наличии двух и более приложений они нумеруются. Нумерация приложений осуществляется, как правило, в порядке их упоминания в тексте документа. Знак номера (N) перед порядковым номером приложения не ставится.

Если приложений в документе несколько и они должны быть утверждены, ниже грифа утверждения может указываться в скобках номер приложения, например:

                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                                     постановлением мэрии города

                                                     от                N

                                                     (приложение 1)

Каждое приложение имеет свою нумерацию страниц.

При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки УТВЕРДИТЬ по отношению к какому-либо приложению на этом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на распорядительный документ, его дату и номер (оформление - см. п. 3.1.11).

Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте документа.

3.1.17. Подпись должностного лица является обязательным реквизитом любого документа (служебного и личного). Право подписи под тем или иным служебным документом определяется в соответствии с компетенцией руководителей мэрии и распределением обязанностей между ними. Наименование должности лица, подписавшего документ, пишется в соответствии со штатным расписанием. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

От границы левого поля печатается наименование должности, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Подписывается первый экземпляр документа, а остальные экземпляры заверяются работниками, осуществляющими регистрацию этого документа.

В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом за или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответственно занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распоряжением, например:

Председатель комиссии                   подпись                  Н.В. Петров

Члены комиссии:                                                  П.С. Андреев

(в алфавитном порядке)                                           С.М. Волков

                                                                 П.П. Яблоков

Наименование должности печатают от границы левого поля, расшифровку подписи - на уровне последней строки в наименовании должности. Между наименованием должности и расшифровкой подписи размещается личная подпись. В расшифровке подписи инициалы ставятся до фамилии. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывается.

3.1.18. Гриф согласования используется при предварительном рассмотрении и оценке проектов документов до их подписания, выражает согласие другой организации, должностного лица (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

                                                СОГЛАСОВАНО

                                                ________________________________

                                                            должность

                                                ______________ _________________

                                                личная подпись инициалы, фамилия

                                                __________

                                                   дата

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

                                                      СОГЛАСОВАНО

                                                      Решение заседания

                                                      Правления ОАО Страховая

                                                      компания "Шексна"

                                                      Протокол от 20.01.2006 N 1

Согласование проектов решений городской Думы, постановлений и распоряжений мэрии города оформляется визой, которая включает в себя личную подпись и наименование должности лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Правовым управлением мэрии оформляется заключение по проекту муниципального правового акта:

об отсутствии коррупциогенных факторов;

о признании нормативным правовым актом;

о необходимости опубликования.

При наличии двух и более страниц листа согласования заключение правового управления мэрии по проекту муниципального правового акта, виза начальника управления муниципальной службы и организационного обеспечения деятельности мэрии, а также список рассылки указываются на 1-й странице.

Виза проставляется в листе согласования к проекту муниципального правового акта (приложения 6, 7 - городская Дума, мэрия).

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержание.

3.1.19. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Недопустимо ставить оттиск печати на личную подпись руководителя, закрывая ее печатью, и на расшифровку личной подписи.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

3.1.20. Отметка о заверении копии используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Этот реквизит располагается ниже реквизита "Подпись" от левого поля документа и состоит из заверительной надписи "Верно" (с прописной буквы, без кавычек), наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.

Копии документов заверяются руководителем органа мэрии или муниципальным служащим, которому определена эта обязанность должностной инструкцией.

Например:

Верно Специалист сектора документационного обеспечения управления муниципальной службы и организационного обеспечения деятельности мэрии подпись Л.И. Иванова 10.06.2009

На копии исходящего документа, остающейся в делах мэрии, можно не указывать дату ее заверения, а также наименование должности лица, заверившего копию.

Копии документов, направляемых в органы мэрии, предприятия, учреждения и организации, заверяются печатью "Для документов".

3.1.21. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер телефона. В справочно-информационных документах отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с использованием шрифта N 10. Номер телефона обозначается тремя группами цифр при отсутствии черточек между ними.

Например:

И.А. Петров

57 45 64

3.1.22. Отметка об исполнении документа проставляется на учетно-контрольной карточке исполненных документов для последующего хранения и использования в справочных целях.

Учетно-контрольная карточка должна быть подписана исполнителем документа или руководителем органа мэрии, в котором исполнен документ.

В отметку об исполнении включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также слова "В дело N" с указанием номера дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя и дата проставления отметки, например:

/---------------------------\               /---------------------------\

|В дело N 01-14             |               |В дело N 01-05             |

|Подпись          16.01.2009|      или      |Отправлен факс             |

|                           |               |17.02.2009      N 7        |

|                           |               |Подпись         17.02.2009 |

\---------------------------/               \---------------------------/

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "Направлен ответ, дата, N..."; "Дан устный ответ"; "Учтено при составлении заявки"; "Вопрос решен по телефону"; "Издан приказ от 29.09.2009 N..." и др.

Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дело не подшиваются.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ как правовой акт издается руководителем управления, комитета, отдела. Он оформляется на бланках органов мэрии. По содержанию приказы делятся на два вида: по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются причины, послужившие изданию приказа, цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок. Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть начинается словом "Приказываю". В ней даются конкретные указания на предписываемые действия по пунктам с названием конкретного исполнителя и срока исполнения. В последнем пункте указываются лица или органы мэрии, на которые возлагается контроль за исполнением приказа.

Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Создать комиссию в составе...

В случае если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед фамилией) в дательном падеже.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения".

Приказ подписывает руководитель или в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности.

Приказы нумеруются порядковыми номерами с возрастающей последовательностью в пределах календарного года.

При утверждении федеральными нормативными актами типовой формы приказа по вопросам основной деятельности приказ оформляется в соответствии с требованиями указанных актов и по типовой форме.

4.2. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Название вида заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола:

дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала от левого поля;

номер протокола печатается от границы правого поля.

Протоколам присваиваются порядковые номера с возрастающей последовательностью в пределах календарного года отдельно по каждой группе: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, состоящие из порядковых номеров протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали;

приглашенные;

повестка дня;

докладчик по каждому пункту повестки дня.

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Приглашенные" печатаются от границы левого поля. Фамилии председателя и секретаря пишутся в именительном падеже, затем ставятся инициалы. Фамилии, инициалы, должности присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатаются через межстрочный интервал прописными буквами, полужирным шрифтом и выравниваются по центру, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый вопрос печатается с новой строки от первого положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопроса должна начинаться с предлогов "О" ("Об").

После каждого пункта повестки дня указывается докладчик - фамилия, инициалы, должность в именительном падеже. Слово "Докладчик" печатается с прописной буквы от 2-го положения табулятора, после него ставится двоеточие.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Фамилию докладчика печатают в родительном падеже от 1-го положения табулятора, после фамилии ставят инициалы, затем - тире и с прописной буквы пишут содержание доклада. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут: "Текст доклада прилагается".

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются фамилия, инициалы, должность его автора в именительном падеже и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа печатается слово "Ответ", ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова "ВЫСТУПИЛИ" ставится двоеточие.

Фамилия выступающего пишется в именительном падеже от 1-го положения табулятора, затем указываются его инициалы и должность, ставится тире и с прописной буквы печатается содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и срока исполнения.

Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: ГОЛОСОВАЛИ и приводятся результаты голосования: единогласно или за - ..., против - ..., воздержались - ....

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

Протокол подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и включает к себя наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем (приложение 8).

Допускается сокращенная форма протокола, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопроса.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих и приглашенных указываются порядковый номер вопроса по повестке дня и его формулировка, которая подчеркивается сплошной чертой. Под чертой в скобках печатаются фамилии и инициалы выступающих в порядке их выступления. Затем печатается принятое по вопросу решение.

В протоколе краткой формы указываются рассмотренные вопросы и принятые решения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА); дату заседания; номер протокола; все реквизиты вводной части протокола: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Приглашенные", "ПОВЕСТКА ДНЯ"; отдельные реквизиты основной части протокола: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ГОЛОСОВАЛИ; реквизит "Подпись", включающий слова "Председатель", "Секретарь", инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей, так как выписки, как правило, не подписываются, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

4.3. Акт - документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, о несчастных случаях и т.д.). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта указываются лица, участвовавшие в составлении акта, их должности, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.

При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий, то акт представляется руководителю, который расписывается в том, что ознакомлен с его содержанием.

Отдельные виды актов могут утверждаться мэром города, руководителем органа мэрии.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия;

2-й экземпляр - УМС и ООД мэрии;

3-й экземпляр - управление административных органов.

4.4. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Например:

Учредительный договор содержит сведения:

о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью;

о размере и составе уставного (складочного) капитала;

о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Договор (контракт) содержит следующие сведения:

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы, услуги, поставляемого товара (предмет контракта), этапы и результаты выполнения;

наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора;

начало и окончание работ по договору;

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор);

гарантии, страхование и обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажорные обстоятельства);

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

Лист согласования договора (приложение 9).

4.5. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

4.6. Докладная записка информирует руководителя об имевших место явлениях, фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д. Докладная записка может носить инициативный (с целью побудить адресата принять определенное решение), информационный или отчетный характер.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с исполнением поручения вышестоящего органа, под заголовком под чертой в скобках указываются дата и номер поручения.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй содержатся выводы от предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

Предложение - разновидность докладной записки. Оно содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Подготовка и оформление предложений должны производиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления докладной записки.

4.7. Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работников по требованию руководителя.

Объяснительная записка, не выходящая за пределы мэрии города, оформляется на стандартном листе бумаги с указанием адресата, наименования вида документа, фамилии исполнителя и номера его телефона, заголовка к тексту, даты, подписи.

Если объяснительная записка направляется за пределы мэрии города, ее оформляют на бланке и регистрируют.

4.8. Справки по вопросам деятельности органов мэрии оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для их написания, конкретную информацию и, как правило, не содержат выводов и предложений. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Например, справка о работе того или иного работника выдается по личному запросу работника или запросу организации. Основное назначение данной справки - сообщить факт работы работника в органе мэрии в определенное время, а в ряде случаев - и размер получаемой им заработной платы.

Постоянная часть текста формы справки о работе имеет следующий вид:

__________________________________ работает в _______________________________ (Ф.И.О. в именительном падеже) (название органа мэрии) в должности _________________________________________________________________ (название должности) с окладом _______________________.

При составлении текста справки на основе данной формы пропуски заполняются переменной информацией, указанной под строкой.

4.9. Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном органе мэрии организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

от первого лица множественного числа (просим, предлагаем);

от третьего лица единственного числа (мэрия города просит, предлагает);

от третьего лица множественного числа (городская Дума и мэрия города просят, предлагают).

В служебной переписке возможна форма изложения текста и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю). Такая форма используется при личном обращении должностного лица к адресату, в письмах конфиденциального содержания, а также при оформлении писем на бланках документов.

В служебной переписке принято использовать "формулы" вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма.

Например:

а) обращение:

Уважаемый господин директор;

Уважаемый господин Иванов И.И.;

Уважаемый Борис Петрович;

Уважаемые господа;

Уважаемые коллеги;

б) заключение:

С уважением;

С благодарностью;

С надеждой на сотрудничество;

С пожеланием успехов.

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.

Например:

С уважением,

мэр города                         подпись                           И.И. Иванов

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо учитывать особенности языка и стиля служебных документов. Текст письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

При наличии приложения отметка об этом оформляется следующим образом. Слово "Приложение" указывается в единственном числе с двоеточием после него, располагается с красной строки и отделяется от текста двумя межстрочными интервалами. Содержание приложения печатается через одинарный межстрочный интервал.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например:

      Приложение: 1. Положение об архиве на 5 л. в 2 экз.

                  2. Правила   подготовки  документов  к  передаче  на  архивное

                  хранение на 7 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

По функциональному признаку письма подразделяются на письма инициативные и письма-ответы.

Письма, отсылаемые по инициативе органа мэрии за подписью мэра города, должны быть завизированы руководителем соответствующего органа.

Служебная переписка ведется с учетом соблюдения служебной субординации.

В соответствии с утвержденным распределением обязанностей между мэром города, его заместителями письмо подписывает руководитель, который курирует вопросы, затронутые в письме. При этом письма в Правительство Российской Федерации, Правительство и Губернатору области подписывает только мэр города или в его временное отсутствие - заместитель мэра города, им уполномоченный.

Исковые заявления, отзывы, ходатайства, жалобы и иные процессуальные документы, направляемые в суды общей юрисдикции и в арбитражные суды от имени мэрии города, оформляются на бланке мэрии города и подписываются представителем правового управления мэрии, имеющим соответствующую доверенность мэра города, направляемые от имени органов мэрии с правами юридического лица, - на бланке органа мэрии и подписываются представителем правового управления мэрии, имеющим соответствующую доверенность руководителя органа мэрии.

Ответы на протесты и представления прокуратуры, поступившие в органы мэрии, согласовываются с правовым управлением мэрии и подписываются руководителями органов мэрии.

Ответы на протесты и представления прокуратуры, поступившие на имя мэра города, готовятся правовым управлением мэрии и подписываются мэром города.

Руководители органов мэрии подписывают:

письма-информации;

отдельные письма-запросы в пределах своей компетенции;

письма, составленные на основе уже утвержденных распорядительных документов.

4.10. Телефонограмма

Для оперативного решения вопроса в пределах телефонной связи между отправителями и адресатами в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления, применяются телефонограммы. Тексты телефонограмм регистрируются с указанием порядкового номера, адреса отправителя, номера его телефона, времени приема, должности и фамилии принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем органа мэрии или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.

При передаче телефонограмм целесообразно придерживаться следующих рекомендаций:

передавать срочную и краткую информацию;

проверять правильность записи повторным чтением;

не передавать логически сложные тексты;

не использовать редко употребляемые и трудновыговариваемые слова.

4.11. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа мэрии.

5. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции

5.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного штампа с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

5.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в мэрии, так и поступающие от юридических и физических лиц.

5.3. При проверке корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность конвертов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается или пересылается по принадлежности.

5.4. Конверты после вскрытия сохраняются и подкалываются к документу в следующих случаях:

если только по конверту можно определить адрес отправителя, так как он отсутствует на самом документе;

если необходимо подтвердить время отправки и получения документа;

если обнаруживается, что документ носит личный характер, в то время как на конверте нет надписи "Лично".

5.5. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 10. Затем документы передаются по назначению.

5.6. В мэрии города принята система регистрации служебных документов в системе "Контроль исполнения документов" (КИД).

5.7. Первичная регистрация документов осуществляется:

поступающих на имя мэра города - в отделе организационно-контрольной работы УМС и ООД мэрии;

поступающих на имя заместителей мэра города и в органы мэрии - в соответствующих приемных.

В секторе по личным обращениям граждан осуществляется регистрация обращений граждан, поступивших на имя мэра города.

В отделах органов мэрии, не имеющих приемных, документы регистрируются ответственными за ведение делопроизводства.

На документы, подлежащие регистрации, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором пишутся входящий номер и дата поступления.

Если на документах есть пометки "Срочно" или "Вручить немедленно", в штампе проставляется время.

5.8. Регистрация производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются документы: правительственные, Законодательного Собрания области, Правительства области, городской Думы, прокуратуры города, постановления и распоряжения мэрии города по основным вопросам деятельности и по личному составу, служебные письма, заявления и обращения граждан, запросы граждан, организаций, общественных объединений, поступившие в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, о предоставлении информации о деятельности мэрии города.

5.9. На документ-ответ регистрационная карточка не составляется, данные о нем отражаются в первоначально заведенной карточке на документ-запрос.

5.10. Инициативные исходящие документы за подписью мэра города регистрируются в приемной мэра города, за подписью заместителей мэра города и руководителей органов мэрии - в приемных руководителей.

5.11. Индекс входящего, исходящего письма состоит из регистрационного номера документа, через дробь - индекса органа мэрии и через тире - номера дела по номенклатуре. Например, входящий номер 245/03-15, исходящий номер 03-15/245.

Входящий и ответный документы имеют единый индекс, который присваивается инициативному документу и повторяется в ответном.

При регистрации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс, независимо от времени рассылки.

5.12. Телеграммы, факсо- и телетайпограммы регистрируются в приемных руководителей мэрии днем поступления, документы с грифами "срочно", "весьма срочно" - с проставлением времени.

5.13. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

6. Порядок прохождения и отправки документов

6.1. Документ, рассмотренный мэром города, заместителями мэра города, руководителями органов мэрии, в тот же день в соответствии с указанием по исполнению документа передается исполнителям.

6.2. Передача документов, зарегистрированных в УМС и ООД мэрии, из одного органа мэрии в другой производится через отдел организационно-контрольной работы УМС и ООД мэрии, о чем делается отметка в регистрационно-контрольных карточках.

6.3. Передача документов в пределах органов мэрии должна производиться через приемную секретаря руководителя, который делает отметку в регистрационно-контрольной карточке.

6.4. Отправка почтовой связью корреспонденции осуществляется муниципальными служащими отдела организационно-контрольной работы УМС и ООД мэрии.

Документы для отправки передаются оформленными в конверты с указанием полного почтового адреса.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, адрес пишется в следующей последовательности:

наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

Обязательным элементом почтового адреса является почтовый индекс места назначения, который вписывается стилизованными цифрами в специальном кодовом штампе, а также в адресе получателя.

При отправлении заказных писем отправителем заполняется уведомление о вручении, в случае, если количество писем 5 и более, дополнительно оформляется реестр (опись рассылки) в 3 экземплярах, заверенный подписью руководителя и печатью. Фамилия, имя, отчество отправителя и получателя на конверте прописываются полностью.

В отделение связи документы доставляются в течение рабочего дня или не позднее следующего рабочего дня.

Получение ценных или заказных писем, бандеролей и посылок на имя мэра города и первого заместителя мэра города осуществляют муниципальные служащие отдела организационно-контрольной работы УМС и ООД мэрии.

6.5. Электронная почта - средство доставки, отправки информации и передачи сообщений между пользователями. Электронные сообщения исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

7. Работа исполнителей с документами

7.1. Руководители органов мэрии должны обеспечивать оперативное рассмотрение документов, доводить их до исполнителей в день поступления, вести контроль исполнения.

7.2. При поступлении документов руководитель органа мэрии выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, поступающие для согласования, рассматриваются в день их поступления.

7.3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителям мэрии или ее органов, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров подготовленного документа, передает его на тиражирование. На документ, требующий рассылки, исполнитель готовит список рассылки.

7.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов (справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В ходе подготовки документа исполнитель имеет право пользоваться архивными материалами.

8. Учет объема документооборота

8.1. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения.

8.2. Учет количества обрабатываемых документов, т.е. учет объема документооборота, производится за определенный период времени (год, месяц) по месту регистрации документов.

8.3. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении, единицей учета электронного документа является электронный документ.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделе информатизации УМС и ООД мэрии.

Поступающая (входящая), отправляемая (исходящая), внутренняя документация подсчитывается отдельно.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Контроль за исполнением документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку сроков исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководителей.

9.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы в соответствии с указанием по исполнению документов.

При постановке документа на контроль в верхнем поле регистрационно-контрольной карточки документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквами "К" или "ОК".

9.3. Контроль исполнения документов осуществляется на основании Регламента мэрии города Череповца.

9.4. Типовые сроки исполнения документов осуществляются согласно приложению 11.

10. Составление номенклатуры дел

10.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах мэрии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

В номенклатуру дел мэрии города должны включаться все документы, поступающие в мэрию и образовавшиеся в деятельности мэрии (без учета дел органов мэрии с правами юридического лица).

10.2. Номенклатура дел мэрии города составляется на календарный год УМС и ООД мэрии и согласовывается с экспертно-методической комиссией (ЭМК) архивного отдела мэрии, утверждается заместителем мэра города, курирующим общие вопросы деятельности мэрии, не позднее декабря предыдущего года (приложение 12).

10.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе мэрии, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием срока их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы.

10.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе документы, поступившие из других органов мэрии, переходящие дела.

10.5. Названия разделов номенклатуры дел мэрии города соответствуют названиям органов мэрии.

10.6. После утверждения сводной номенклатуры дел мэрии органы мэрии без прав юридического лица получают выписки из номенклатуры дел для использования в работе.

10.7. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в мэрии города цифрового обозначения органа мэрии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах органа мэрии. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где:

01 - обозначение органа мэрии;

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных органов мэрии, для переходящих дел индекс сохраняется.

Индексы с 01-01 по 01-16 и заголовки дел являются общими для всех органов мэрии.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем - планово-отчетную документацию, справочно-информационную.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "входящая корреспонденция", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечней документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дела.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по перечню либо по типовой или примерной номенклатуре дел, а при его отсутствии срок хранения устанавливается экспертной комиссией мэрии и согласовывается с экспертно-методической комиссией архивного отдела мэрии. Сроки хранения электронных документов совпадают со сроками, предусмотренными для аналогичных документов на бумажном носителе.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о ведении дел в электронном виде, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения дела и т.д.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

10.8. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения дел, вновь сформированных в течение года.

10.9. По окончании календарного года ответственный за составление номенклатуры дел заполняет итоговую запись о количестве заведенных дел (приложение 13).

10.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11. Формирование дел

11.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в мэрии города формируются децентрализованно, т.е. в органах мэрии. Формированием дел занимаются лица, ответственные за их ведение. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организационно-контрольной работы УМС и ООД мэрии.

11.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу. Распоряжения оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по начислению заработной платы группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита.

Предложения по вопросам работы мэрии города и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, жалоб граждан по личным вопросам.

Все документы по исполнению нормативных правовых актов, находящихся на контроле, подшиваются в дело.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12. Экспертиза ценности документов

12.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

12.2. Экспертиза ценности документов в мэрии города проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение в муниципальный архив.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно ответственными за ведение делопроизводства под руководством архивного отдела мэрии.

12.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в мэрии города создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия назначается распоряжением мэрии города, в органах мэрии с правами юридического лица - руководителем соответствующего органа в составе не менее 3 человек и возглавляется: в мэрии города - начальником УМС и ООД мэрии, в органах мэрии с правами юридического лица - заместителем руководителя или главным специалистом.

В состав комиссии входят ответственный за ведение делопроизводства и представитель архивного отдела мэрии.

Функции, права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается мэром города или руководителем соответствующего органа мэрии.

12.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив мэрии и архивы органов мэрии с правами юридического лица; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования; выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

12.5. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании наименований (заголовков) дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

12.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

12.7. Отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу органов мэрии без прав юридического лица осуществляется архивным отделом мэрии.

12.8. Отбор документов к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению производится после утверждения описей дел постоянного срока хранения и по личному составу за соответствующий период.

Акты рассматриваются экспертными комиссиями, согласовываются с экспертно-методической комиссией мэрии и утверждаются заместителем мэра города, курирующим общие вопросы деятельности мэрии, в органах мэрии с правами юридического лица - руководителями органов мэрии. При внесении в акт дел нескольких органов мэрии без прав юридического лица название каждого органа мэрии указывается перед группой заголовков дел.

13. Оформление дел

13.1. Дела в органах мэрии подлежат оформлению при их заведении и по окончании года. Оформление дела - подготовка дела к хранению, включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи, проводится муниципальными служащими органов мэрии при методической помощи и под контролем архивного отдела мэрии.

13.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела, нумерацию в нем листов и составление листа-заверителя дела (приложение 14);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 15).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

полное название органа мэрии (в именительном падеже);

индекс дела по номенклатуре и номер тома;

заголовок дела;

дата дела (крайние даты начала и окончания дела);

количество листов в деле;

срок хранения.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Полное оформление дел постоянного срока хранения и по личному составу органов мэрии без прав юридического лица в соответствии с установленным порядком осуществляет архивный отдел мэрии.

13.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом сверху вниз. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа; лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Если лист большого формата подшит за середину, то он нумеруется как два листа.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обратной стороне на верхнем поле листа.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются, причем вложения в конверт нумеруются очередным номером за номером конверта.

Если при нумерации пропущено небольшое количество листов, на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв "а", "б" и т.д. Также поступают, если несколько листов ошибочно пронумерованы одной цифрой.

Все эти исправления должны быть отмечены в заверительной надписи в конце дела.

13.4. Документы, составляющие дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

13.5. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), а также для учета дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

13.6. Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложения 16, 17).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу вносятся уточнения: в необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.); при изменении наименования органа мэрии в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган мэрии на обложке дописывается новое наименование этого органа мэрии или органа мэрии - правопреемника, а прежнее заключается в скобки.

Дела, состоящие из нескольких томов, оформляются самостоятельно по каждому тому, включая нумерацию листов, определение крайних дат, номер тома.

На обложках дел проставляются порядковые номера дел по описи.

Все надписи на обложках дел наносятся четко, разборчиво.

14. Составление описей дел

14.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложения 18, 19).

На дела временного срока хранения (до 10 лет) описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного срока хранения (свыше 10 лет), дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив мэрии или в архивы органов мэрии, а по истечении предельных сроков их хранения в ведомственном архиве - на постоянное хранение в муниципальный архив.

14.2. При составлении описей соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим органам мэрии, наличии копий и т.д.

14.3. Описи дел составляются в 3 экземплярах.

14.4. При передаче документов на постоянное хранение в муниципальный архив к описи дел составляются краткая историческая справка, оглавление, список сокращенных слов. В исторической справке отражаются все существенные изменения в структуре, штатном расписании, функциях органов мэрии.

При подготовке исторической справки используются утвержденные схемы организационной структуры, положения, штатные расписания.

15. Оперативное хранение документов и дел и их использование

15.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители и муниципальные служащие, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

15.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем передаются в архив мэрии. Документы органов мэрии с правами юридического лица передаются в их архивы.

15.3. Выдача дел из ведомственного архива во временное пользование работникам органов мэрии производится с разрешения начальника УМС и ООД мэрии; дел, хранящихся в ведомственных архивах, - с разрешения руководителя органа мэрии.

Дела с подлинниками постановлений и распоряжений мэрии и мэра города из архива не выдаются.

Выдача копий документов определена Положением о порядке выдачи служебной информации, относящейся к деятельности мэрии, ее отделов и управлений, утвержденным постановлением мэрии города от 22.03.1996 N 674 "О работе с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения" (с изменениями, внесенными постановлением мэра города от 08.11.2000 N 3890).

15.4. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) в архив не передаются, хранятся в отделах мэрии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (приложение 20).

15.5. Электронные дела (электронные документы) после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. По истечении срока хранения подлежат выделению к уничтожению в установленном порядке.

16. Порядок передачи документов на постоянное хранение в муниципальный архив

16.1. Документы, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив в установленном порядке по акту (приложение 21). Предоставление информации по запросам юридических и физических лиц по принятым в муниципальный архив документам мэрии осуществляют специалисты архивного отдела мэрии.

16.2. Предельный срок временного хранения архивных документов мэрии города - 5 лет. В необходимых случаях срок временного хранения документов может быть изменен по согласованию с архивным отделом мэрии.

16.3. Документы по личному составу хранятся в течение 75 лет в архиве мэрии, в архивах органов мэрии с правами юридического лица.

Приложение 1

"Приложение 1"

Приложение 2

"Приложение 2"

Информация об изменениях:

Постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 28 декабря 2009 г. N 4752 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 3

(с изменениями от 28 декабря 2009 г.)

                                   Герб

                           ВОЛОГОДСКАЯ ОБЛАСТЬ

                             ГОРОД ЧЕРЕПОВЕЦ

                                  МЭРИЯ

      пр. Строителей, 2, г. Череповец, 162600, тел. (8202) 50 39 48,

          факс (8202) 50 17 10, е-mail:mayor@cherepovetscity.ru

_________________ N _________________

Информация об изменениях:

Постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 28 декабря 2009 г. N 4752 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 3

(с изменениями от 28 декабря 2009 г.)

                                  Герб

                           ВОЛОГОДСКАЯ ОБЛАСТЬ

                             ГОРОД ЧЕРЕПОВЕЦ

                                  МЭРИЯ

      пр. Строителей, 2, г. Череповец, 162600, тел. (8202) 50 39 48,

          факс (8202) 50 17 10, е-mail:mayor@cherepovetscity.ru

_________________ N _________________

На N ___________ от _________________

Информация об изменениях:

Постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 28 декабря 2009 г. N 4752 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 4

(с изменениями от 28 декабря 2009 г.)

                                  Герб

                   ВОЛОГОДСКАЯ ОБЛАСТЬ ГОРОД ЧЕРЕПОВЕЦ

                                  МЭРИЯ

      УПРАВЛЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ И ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

                            ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЭРИИ

      пр. Строителей, 2, г. Череповец, 162600, тел. (8202) 50 11 80,

                    е-mail:esizmina@cherepovetscity.ru

_________________________________________________________________________

_________________ N _________________

Информация об изменениях:

Постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 28 декабря 2009 г. N 4752 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 4

(с изменениями от 28 декабря 2009 г.)

                               Герб

                   ВОЛОГОДСКАЯ ОБЛАСТЬ ГОРОД ЧЕРЕПОВЕЦ

                                  МЭРИЯ

      УПРАВЛЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ И ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

                            ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЭРИИ

      пр. Строителей, 2, г. Череповец, 162600, тел. (8202) 50 11 80,

                    е-mail:esizmina@cherepovetscity.ru

_________________________________________________________________________

_________________ N _________________

На N ___________ от _________________

Приложение 5

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, передачи дел и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, заявки на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).

Инструкции, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности и т.д.).

Положения (об органе мэрии, премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий и т.д.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений и т.д.).

Структура и штатное расписание.

Состав комиссии.

Устав предприятия, учреждения (организации).

Приложение 6

                    ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА РЕШЕНИЯ,

       вносимого мэрией на рассмотрение Череповецкой городской Думы

                                                 /----------------------\

По вопросу ______________________________________|Заключение мэра города|

_________________________________________________|                      |

_________________________________________________|----------------------|

Проект внесен ___________________________________|    дата, подпись     |

          орган мэрии, подпись руководителя, дата\----------------------/

_________________________________________________________________________

              фамилия непосредственного исполнителя, телефон

Дата поступления на согласование	Занимаемая должность, инициалы, фамилия	Замечания и предложения (свыше двух строк оформляются на отдельном листе)	Личная подпись и дата согласования
	Заместитель мэра города, курирующий соответствующий участок работы
	Руководители органов мэрии, предприятий, учреждений и организаций, в адрес которых имеются поручения
	Заместитель мэра города, начальник финансового управления мэрии
	Заместитель мэра города, курирующий вопросы развития
	Начальник правового управления мэрии
	Официальный представитель мэра города в Череповецкой городской Думе

Решение разослать: ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

 (список обязательно заполняется, в отдельных случаях к нему прилагаются

_________________________________________________________________________

                   полные и точные адреса получателей)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Предложения  о  публикации в печати публиковать, публиковать в изложении,

не публиковать                               (ненужное зачеркнуть)

Приложение 7

                  ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

                       (РАСПОРЯЖЕНИЯ) МЭРИИ ГОРОДА

По вопросу ______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проект внесен ___________________________________________________________

                              (наименование органа мэрии)

_________________________________________________________________________

                       (подпись руководителя, дата)

_________________________________________________________________________

      (фамилия, имя, отчество непосредственного исполнителя, телефон)

Предложение о внесении в базу ЮСИС _________ Код классификатора _________

        (вносится автором)         (вносить,           (вносится правовым

                                  не вносить)          управлением мэрии)

Дата поступления на согласование	Занимаемая должность, инициалы, фамилия	Замечания и предложения (свыше двух строк оформляются на отдельном листе)	Личная подпись и дата согласования
	Начальник правового управления мэрии Е.С. Виноградова	Заключение правового управления мэрии по проекту муниципального правового акта N ________________: ___________________________________________ (является или не является) нормативным правовым актом, ____________________________ опубликованию, (подлежит или не подлежит) коррупциогенные факторы отсутствуют ___________________________________________ (подпись) (Ф.И.О. специалиста) (дата) ___________________________________________ (подпись) (Ф.И.О. начальника отдела) (дата) ___________________________________________ ___________________________________________
	Начальник УМС и ООД мэрии О.Н. Кислицын

Постановление (распоряжение) разослать: _________________________________

_________________________________________________________________________

                  (список заполняется автором проекта)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Предложение о публикации в печати _______________________________________

  (вносится автором)                   (публиковать, не публиковать)

Информация об опубликовании _____________________________________________

                              УМС и ООД мэрии города Череповца, 2009 год

Приложение 8

                                 ПРОТОКОЛ

               ___________________________________________

               (название вида заседания, совещания и т.д.)

"__"___________ 20__ г.                                         N _______

Председатель - __________________________________________________________

                                  (фамилия, инициалы)

Секретарь - _____________________________________________________________

                                 (фамилия, инициалы)

Присутствовали: _________________________________________________________

                             (фамилии, инициалы, должности)

Приглашенные: ___________________________________________________________

                            (фамилии, инициалы, должности)

                              ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Докладчик: _________________________________________________________

                             (фамилия, инициалы, должность)

     2. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Докладчик: _________________________________________________________

                             (фамилия, инициалы, должность)

1. СЛУШАЛИ:

     ________________________________ - _________________________________

           (фамилия, инициалы)                (содержание доклада)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

     ________________________________ - _________________________________

           (фамилия, инициалы)                (содержание доклада)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     ________________________________ - _________________________________

           (фамилия, инициалы)                (содержание доклада)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

     1.1. _______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     1.2. _______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Председатель

(название вида заседания, совещания и т.д.) _______ _____________________

                                           (подпись)(расшифровка подписи)

Секретарь

(название вида заседания, совещания и т.д.) _______ _____________________

                                           (подпись)(расшифровка подписи)

Приложение 9

                        ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРА

Договор _________________________________________________________________

                           (вопрос, предмет договора)

_________________________________________________________________________

Договор внесен __________________________________________________________

                       (орган мэрии, подпись руководителя, дата)

Договор подготовлен _____________________________________________________

                                  (фамилия автора, телефон)

С окончательной редакцией договора согласен: ____________________________

                                              (руководитель органа мэрии,

                                                         дата)

Дата поступления на согласование	Занимаемая должность, инициалы, фамилия	Замечания и предложения (свыше двух строк оформляются на отдельном листе)	Личная подпись и дата согласования

Договор разослать: ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Контроль исполнения поручен _____________________________________________

Приложение 10

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в мэрии города

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

2. Планы мероприятий, проводимых органами законодательной и исполнительной власти области.

3. Печатные издания (газеты, журналы, брошюры, рекламные материалы, бюллетени).

4. Бухгалтерские документы.

5. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

6. Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

7. Документы на иностранных языках без перевода.

8. Документы без подписей.

Приложение 11

Типовые сроки исполнения документов

Обращения граждан - в течение 30 дней со дня регистрации.

Запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - в срок до 30 дней.

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним - в 15-дневный срок со дня получения.

Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания; с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок; требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок.

Письма предприятий, учреждений, организаций - 30 дней.

Приказы и указания министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Договор: подписание и возврат - не позднее 10 дней (для долгосрочного - 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после получения предложения.

Протокол разногласий к договору рассматривается и направляется стороне по договору не позднее 30 дней со дня получения проекта договора, если иной срок не определен сторонами или законом.

Телеграммы, требующие срочного решения - до трех дней, остальные - в течение 10 дней.

Запросы, полученные в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, подлежат регистрации в течение 3 дней со дня поступления, рассмотрению - в 30-дневный срок со дня регистрации, если иное не предусмотрено законодательством. Если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного законодательством срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельности мэрии города, в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в орган мэрии, к полномочиям которого отнесено предоставление запрашиваемой информации, в тот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией о переадресации запроса.

Если орган мэрии не имеет сведений о наличии запрашиваемой информации в другом органе мэрии, об этом в течение 7 дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю информацией.

Приложение 12

Наименование организации                      УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                              Наименование должности

_______ N _______________                     руководителя организации

_________________________                     Подпись Расшифровка подписи

   (место составления)                        Дата

на __________________ год

Название раздела
Индекс	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации           Подпись         Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Виза заведующего ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК при архивном отделе мэрии

от ______________ N ______

Приложение 13

              Итоговая запись о категориях и количестве дел,

               заведенных в __________ году в мэрии города

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Начальник управления

муниципальной службы

и организационного обеспечения

деятельности мэрии                    Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архивное учреждение

Ведущий специалист отдела

организационно-контрольной работы

управления муниципальной службы

и организационного обеспечения

деятельности мэрии                    Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение 14

     В деле пронумеровано ___________ (___________________) листов

                                           Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение 15

                             Внутренняя опись

                         документов дела N _____

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                        (цифрами и прописью)

                    Количество листов внутренней описи

                  _______________________________________

                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                      Подпись          Расшифровка подписи

Приложение 16

Мэрия г. Череповца

Наименование отдела

                                  01-01

                    Наименование дела по номенклатуре

                                                  Начато: _______________

                                                  Окончено: _____________

                                                  На ______ листах

                                                  Хранить _______________

Приложение 17

Мэрия г. Череповца

Наименование отдела

                 ДЕЛО N ________________________________

                         индекс отдела и номер дела по

                                 номенклатуре

                    Наименование дела по номенклатуре

                                                  Начато: _______________

                                                  Окончено: _____________

                                                  На ______ листах

                                                  Хранить _______________

Приложение 18

                                       УТВЕРЖДЕНО

                                       Протокол экспертно-проверочной

                                       комиссии при архивном отделе мэрии

                                       от _________________ N _______

                          МЭРИЯ ГОРОДА ЧЕРЕПОВЦА

                              Опись N _____

                  дел постоянного хранения за _____ год

N п/п	Индекс дела	Орган мэрии и наименование дела	Крайняя дата	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

СОГЛАСОВАНО

                                  Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Приложение 19

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Подпись       Расшифровка подписи

                                        "____" _______________ 200__ г.

                          МЭРИЯ ГОРОДА ЧЕРЕПОВЦА

                              Опись N _____

                   дел по личному составу за _____ год

N п/п	Индекс дела	Наименование дела	Крайняя дата	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно-проверочной

комиссии при архивном отделе мэрии

от _______________ N ______

Приложение 20

         СОГЛАСОВАНО                                 УТВЕРЖДАЮ

Экспертно-проверочная комиссия

______________________________

______________________________             Подпись    Расшифровка подписи

  название архивного органа

Протокол N ____ ______________             "___" _______________ 200__ г.

"___" _______________ 200__ г.

                               АКТ N _____

                 о выделении к уничтожению документальных

                    материалов, не подлежащих хранению

          _____________________________________________________

                           название организации

     Составлен __________________________________________________________

                                   число, месяц и год

     Экспертная комиссия в составе председателя _________________________

                                                        должность

_________________________________________________________________________

                            фамилия и инициалы

и членов ________________________________________________________________

                           должности, фамилии, инициалы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________,

образованная на основании распоряжения _________________________________,

отобрала как не подлежащие дальнейшему хранению (указать мотивы)

нижеследующие документальные материалы:

N п/п	N описи	Год	Название дела и других материалов и N их по описи	Количество ед. хр.	Пояснение или N статьи по перечню	Отметка экспертно- проверочной комиссии

     Всего ______________________________________________________________

                                 цифрами и прописью

_________________________________________________________________________

   количество, крайние даты и состав материалов, остающихся на хранении

    Отбор материалов производили: _______________________________________

_________________________________________________________________________

                           должности, подписи

     Председатель экспертной комиссии ___________________________________

                                              должность, подпись

     Члены комиссии _____________________________________________________

                                     должности, подпись

_________________________________________________________________________

                      особые мнения членов комиссии

Приложение 21

          УТВЕРЖДАЮ                                   УТВЕРЖДАЮ

_____________________________                       Руководитель

   должность руководителя                       архивного учреждения

_____________________________               _____________________________

Подпись   Расшифровка подписи               Подпись   Расшифровка подписи

_____________________________               _____________________________

_____________________________               _____________________________

      (гербовая печать)                            (гербовая печать)

                               АКТ N _____

                       приема-передачи документов

                       на государственное хранение

                Основание: Положение об архивном фонде РФ

                 и Положение о Государственной архивной

                службе России от 17 марта 1994 года N 552

В связи с _______________________________________________________________

              (истечением срока хранения документов /название фонда/

_________________________________________________________________________

              в учреждении, ликвидацией учреждения и т.д.)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                              (организация)

сдает, а ________________________________________________________________

                                    (госархив)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ____

_______________ годы в количестве _________________________________ дел и

справочный аппарат к ним:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Передал _____________________________________________________________ дел

                             (цифрами и прописью)

и _______________________________________________________________________

                            (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности сотрудника

органа мэрии                            Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Принял ______________________________________________________________ дел

и _______________________________________________________________________

                           (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника

архивного учреждения                    Подпись       Расшифровка подписи

Дата