Приложение. Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан департаментом имущественных отношений Вологодской области

Приложение

Административный регламент
исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан департаментом имущественных отношений Вологодской области
(утв. приказом Департамента имущественных отношений Вологодской области от 23 марта 2010 г. N 20)

С изменениями и дополнениями от:

25 августа 2010 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан департаментом имущественных отношений Вологодской области (далее - Административный регламент) разработан в целях совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов, определяет сроки и последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении обращений граждан, порядок взаимодействия между структурными подразделениями департамента имущественных отношений Вологодской области, а также взаимодействие департамента имущественных отношений Вологодской области с иными органами власти области, органами местного самоуправления при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее - государственная функция).

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется департаментом имущественных отношений Вологодской области (далее - Департамент), а именно: начальником Департамента, по поручению начальника Департамента заместителями начальника Департамента, начальником управления государственного имущества, начальником отдела по управлению собственностью, начальником отдела разграничения собственности, начальником юридического отдела, начальником отдела приватизации, начальником отдела информационно-технического обеспечения, начальником расчетно-финансового отдела, начальником сектора аренды и иными государственными гражданскими служащими, уполномоченными исполнять государственную функцию (далее - должностное лицо).

Организация работы с обращениями граждан, подготовка и организация проведения личного приема населения возложены на специалиста приемной Департамента.

1.3. Исполнение государственной функции осуществляется в Департаменте в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, принятой всенародным голосованием 12 декабря 1993 года (с учетом поправок, внесенных Федеральными конституционными законами о поправках к Конституции Российской Федерации от 30 декабря 2008 года N 6-ФКЗ, от 30 декабря 2008 года N 7-ФКЗ)//Собрание законодательства РФ, 26.01.2009, N 4, ст. 445;

Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления"//Собрание законодательства РФ, 2009, N 7, ст. 776;

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"//Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060;

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных"//Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451;

Уставом Вологодской области от 18 октября 2001 года N 716-ФЗ (с последующими изменениями)//Красный Север, 2001, N 202 - 203;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду Уставом Вологодской области от 18 октября 2001 года N 716-ОЗ

Регламентом Правительства области, утвержденным постановлением Правительства Вологодской области от 4 июня 2007 года N 700 (с последующими изменениями)//Законодательство Вологодской области, 2007, май - июнь, N 3 (часть 2), с. 833;

Постановлением Губернатора области от 26 апреля 2004 года N 118 "О структуре органов исполнительной государственной власти области" (с последующими изменениями)//Законодательство Вологодской области, 2004, март - апрель, N 2, с. 254;

Положением о департаменте имущественных отношений Вологодской области, утвержденным постановлением Правительства Вологодской области от 19 июня 2002 года N 389 (с последующими изменениями)//Красный Север, 2002, N 138 - 139.

1.4. Результатом исполнения государственной функции является принятие решения по рассмотренным обращениям с направлением ответов в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

1.5. Настоящий Административный регламент распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений физических и юридических лиц (далее - заявители), за исключением обращений, подлежащих рассмотрению в ином порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

Установленный настоящим Административным регламентом порядок рассмотрения обращений граждан применяется при рассмотрении обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации.

1.6. В Департаменте рассматриваются обращения граждан по вопросам, отнесенным к его компетенции.

Рассмотрение обращений включает:

рассмотрение письменных обращений, поступивших с использованием почтовой связи, информационных систем общего пользования, в ходе личного приема;

рассмотрение устных обращений, поступивших в ходе личного приема и с использованием телефонной связи.

1.7. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные гражданина могут использоваться только в целях рассмотрения обращений и в соответствии с полномочиями должностного лица. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни гражданина без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу государственного органа, органа местного самоуправления, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции

2.1. Информация о местонахождении Департамента, справочных телефонах, адресе Интернет-сайта Правительства области, адресе электронной почты Департамента указана в приложении 1 к Административному регламенту (далее - приложение 1).

2.2. Для получения информации о правилах исполнения государственной функции заявители могут обращаться к специалисту приемной, в соответствующие структурные подразделения Департамента, обеспечивающие исполнение государственной функции.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.2. При обращении о правилах исполнения государственной функции предоставляется следующая информация:

о местонахождении Департамента, номерах телефонов и должностных лицах, уполномоченных исполнять государственную функцию;

о графике работы Департамента, о графике личного приема;

об адресе Интернет-сайта Правительства области, адресе электронной почты Департамента;

о ходе исполнения государственной функции;

о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от заявителей, способах их получения заявителями, порядке их представления;

о порядке проведения личного приема;

об административных действиях (процедурах) исполнения государственной функции;

о порядке контроля за исполнением государственной функции;

об основаниях для отказа в исполнении государственной функции;

о досудебном и судебном порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц Департамента, уполномоченных исполнять государственную функцию, а также решений, принятых в ходе исполнения государственной функции.

2.3. Информирование о правилах исполнения государственной функции обеспечивается в соответствии со следующим графиком работы Департамента:

Понедельник	08.00 - 17.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)	в предпраздничные дни: 08.00 - 16.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)
Вторник	08.00 - 17.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)	в предпраздничные дни: 08.00 - 16.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)
Среда	08.00 - 17.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)	в предпраздничные дни: 08.00 - 16.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)
Четверг	08.00 - 17.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)	в предпраздничные дни: 08.00 - 16.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)
Пятница	08.00 - 17.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)	в предпраздничные дни: 08.00 - 16.00 (перерыв: 12.30 - 13.30)
Суббота, воскресенье	выходные дни	выходные дни

2.4. Информирование о правилах исполнения государственной функции осуществляется в виде индивидуального информирования, публичного информирования.

2.5. Индивидуальное информирование проводится в форме устного информирования, письменного информирования.

2.6. Индивидуальное устное информирование о правилах исполнения государственной функции осуществляется должностными лицами лично, по телефону и должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.

Ответ по телефону следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности должностного лица, затем предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.

Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о правилах исполнения государственной функции:

должно принять все меры для ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц, или сообщить телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо предложить обратиться письменно или назначить другое удобное для заявителя время устного информирования о порядке исполнения государственной функции;

не вправе осуществлять информирование заявителей, выходящее за рамки стандартных процедур и условий исполнения государственной функции.

2.7. Индивидуальное письменное информирование о правилах исполнения государственной функции при обращении заявителей в Департамент осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, посредством электронной почты.

2.8. Заявителю с момента регистрации обращения предоставляется информация о ходе рассмотрения обращения, право на ознакомление с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах не содержатся сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.9. Публичное информирование о правилах исполнения государственной функции осуществляется посредством публикации в средствах массовой информации, а также путем размещения информации на Интернет-сайте Правительства Вологодской области, на информационном стенде Департамента. Выступления специалистов, ответственных за информирование, в средствах массовой информации согласовываются начальником Департамента. При этом для согласования специалистом, ответственным за информирование, выступление которого предполагается, начальнику Департамента не позднее чем за пять рабочих дней до дня выступления направляется служебная записка, в которой указываются сведения о месте и времени выступления, наименование средства массовой информации, тема выступления, состав участников выступления и прилагается текст выступления.

2.10. На Интернет-сайте Правительства области размещаются следующие сведения о Департаменте: о местонахождении, справочные телефоны, факсы, адрес электронной почты, графики личного приема граждан, настоящий Административный регламент.

2.11. На информационном стенде размещается информация о режиме работы Департамента, график личного приема граждан, номер кабинета, где осуществляется прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан, адрес Интернет-сайта Правительства Вологодской области, адрес электронной почты Департамента, номера телефонов, факсов структурных подразделений Департамента, настоящий Административный регламент.

Сроки исполнения государственной функции

2.12. Общий срок рассмотрения письменных обращений граждан - тридцать дней со дня регистрации письменного обращения.

2.13. Сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для исполнения государственной функции:

прием и регистрация обращения - в течение трех дней с момента поступления обращения в Департамент;

передача обращений начальнику Департамента - не позднее следующего дня со дня регистрации обращения;

направление обращения на рассмотрение - не позднее следующего дня после наложения резолюции начальником Департамента;

рассмотрение обращений и подготовка ответов должностным лицом, которому поручено рассмотрение обращения, - в течение 15 дней;

личный прием граждан - в день соответственно записи по графику;

направление ответов на обращения - в течение 3 дней со дня подписания начальником Департамента.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента имущественных отношений Вологодской области от 25 августа 2010 г. N 63 в пункт 2.14 раздела II настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.14. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения - в течение пяти рабочих дней с момента поступления письменного обращения, в ходе личного приема либо с помощью телефонной связи - незамедлительно.

В случае если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, обращение направляется в течение семи дней со дня регистрации в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Одновременно в адрес обратившегося заявителя направляется уведомление о дате регистрации обращения, куда и кому оно направлено.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, то по поручению начальника Департамента либо лица, его замещающего, она возвращается заявителю с разъяснениями его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

В случае проведения дополнительной проверки изложенных в обращении доводов, в том числе с истребованием документов и иных материалов из других государственных органов, органов местного самоуправления, у должностных лиц срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем до 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения заявитель уведомляется письменно. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается начальником Департамента (лицом, его замещающим) по служебной записке должностного лица, которому поручено рассмотрение обращения, представляемой не менее чем за три рабочих дня до истечения срока рассмотрения обращения.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.15. При подаче документов лично заявителем срок ожидания в очереди не должен составлять более 30 минут.

Время ожидания личного приема не должно превышать 30 минут.

Правом на внеочередной личный прием обладают Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, инвалиды I и II групп, а также беременные женщины.

2.16. Начальник Департамента (лицо, его замещающее) вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений.

Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции

2.17. Обращение не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов в следующих случаях:

а) если начальником Департамента (лицом, его замещающим) принято решение о безосновательности обращения и прекращении переписки с заявителем по вопросу, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, при этом в обращении не приводятся новые доводы;

б) в обращении не указаны фамилия заявителя - физического лица, направившего обращение, а в обращении юридического лица - его наименование и фамилия уполномоченного должностного лица и (или) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в) если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

г) от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

д) в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;

е) текст письменного обращения не поддается прочтению;

ж) в обращении обжалуется судебное решение;

з) ответ на вопрос, поставленный в обращении, не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

и) в соответствии с пунктом 2.14 настоящего Административного регламента невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2.18. За исключением случаев, указанных в подпунктах "б", "г" пункта 2.17 настоящего Административного регламента, об отказе в рассмотрении обращения по существу сообщается обратившемуся гражданину в письменном виде с указанием причины отказа.

2.19. В случае если устранены причины, по которым отказано в рассмотрении по существу вопросов, поставленных в обращении, гражданин вправе вновь обратиться в Департамент.

2.20. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения:

а) если ему ранее дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

б) если ответ на обращение не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну;

в) если вопрос подлежит рассмотрению другим государственным органом.

Требования к местам исполнения государственной функции

2.21. Помещения, предназначенные для исполнения государственной функции, должны быть оборудованы в соответствии с санитарными правилами и нормами, с соблюдением необходимых мер безопасности.

2.22. Места ожидания приема должны быть оборудованы стульями, столом для возможности оформления документов, обеспечены канцелярскими принадлежностями.

2.23. Места проведения личного приема граждан должны обеспечивать:

возможность оформления гражданином письменного обращения;

возможность копирования документов;

доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение государственной функции, в том числе и к настоящему Административному регламенту;

наличие канцелярских принадлежностей и бумаги формата A4.

2.24. Помещения, занимаемые Департаментом, должны обеспечивать условия для обслуживания инвалидов, на автомобильной стоянке у здания, в котором размещается Департамент, предусматриваются места для парковки автомобилей инвалидов, расположение которых обеспечивает облегчение доступа инвалидов в это здание.

В целях обеспечения беспрепятственного доступа в Департамент инвалидов вход в здание оборудуется пандусами.

2.25. На входе в здание, где размещается Департамент, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о наименовании и режиме работы Департамента.

Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от заявителей, способах их получения заявителями, порядке их представления

2.26. Требуемым от заявителя для исполнения государственной функции документом является письменное обращение, а в случае обращения на личном приеме - документ, удостоверяющий личность.

2.27. В письменном обращении заявитель - физическое лицо в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) (юридические лица - свое наименование и фамилию, имя, отчество уполномоченного должностного лица), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись (подпись соответствующего должностного лица) и дату. В обращении указывается наименование Департамента.

В подтверждение приведенных в обращении доводов к письменному обращению могут прилагаться документы и материалы либо их копии.

К обращению на иностранном языке должен прилагаться перевод на русский язык.

Информация о возмездной (безвозмездной) основе исполнения государственной функции

2.28. Исполнение государственной функции является бесплатным для заявителей.

III. Административные процедуры

Последовательность административных действий (процедур)

3.1. Исполнение государственной функции включает следующие административные процедуры:

а) личный прием граждан;

б) работа с письменными обращениями:

регистрация обращений;

рассмотрение обращений;

подготовка и направление ответов на обращения.

Блок-схема последовательности административных действий при рассмотрении обращений граждан приводится в приложении 5 к настоящему Административному регламенту.

Личный прием граждан

3.2. Основанием для начала административной процедуры является непосредственное обращение гражданина в Департамент в соответствии с графиком личного приема.

Личный прием граждан производится:

начальником Департамента - в соответствии с Графиком личного приема граждан вице-губернатором области, первыми заместителями Губернатора Вологодской области, заместителями Губернатора Вологодской области, должностными лицами, утвержденным управляющим делами Правительства области;

заместителями начальника Департамента и начальником управления государственного имущества по вопросам, входящим в их компетенцию, - еженедельно в соответствии с Графиком личного приема граждан в департаменте имущественных отношений Вологодской области, приведенным в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.

Личный прием осуществляется в присутствии двух должностных лиц Департамента.

3.3. Организацию личного приема осуществляет специалист приемной Департамента.

3.4. Запись на личный прием к начальнику Департамента и заместителям начальника Департамента производится специалистом приемной Департамента с первого рабочего дня текущего месяца ежедневно (с понедельника по пятницу) с 8 до 17 часов, в предпраздничные дни - с 8 до 16 часов с перерывом с 12.30 до 13.30.

Запись на повторный личный прием к начальнику Департамента и заместителям начальника Департамента производится не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

3.5. Начальник управления правовых и организационных вопросов, заместитель начальника Департамента и начальник управления государственного имущества Департамента осуществляют личный прием без предварительной записи.

3.6. Личный прием осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

3.7. Специалист приемной Департамента регистрирует заявителя в автоматизированной системе делопроизводства.

3.8. Карточка приема гражданина (форма приведена в приложении 3 к настоящему Административному регламенту) заполняется специалистом приемной.

3.9. Если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.10. По окончании личного приема должностное лицо доводит до сведения заявителя решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.

В случае если в обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента или должностного лица, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.

3.11. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации в порядке, установленном в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящим Административным регламентом.

3.12. Материалы личного приема учитываются и обрабатываются специалистом приемной Департамента.

3.13. После завершения личного приема в соответствии с поручениями начальника Департамента, заместителей начальника Департамента или начальника управления государственного имущества специалист приемной Департамента направляет документы на рассмотрение должностным лицам Департамента.

Информация о принятых по обращениям мерах, а также материалы личного приема направляются начальнику (заместителю начальника) Департамента или начальнику управления государственного имущества, осуществлявшему личный прием.

3.14. Обращения по телефону по вопросам, требующим оперативного рассмотрения, принимаются специалистом приемной Департамента, регистрируются и рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящим Административным регламентом.

3.15. Результатом выполнения административной процедуры по проведению личного приема является разъяснение по существу поставленного в обращении вопроса либо принятие должностным лицом, осуществляющим личный прием, мер по решению поставленных вопросов либо направление поручения о рассмотрении обращения в государственный орган или орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Работа с письменными обращениями
Регистрация обращений

3.16. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление в Департамент письменного обращения заявителя или поступление обращения заявителя из других государственных органов, органов местного самоуправления для рассмотрения.

3.17. Письменные обращения могут быть доставлены лично заявителем или его представителем, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования, посредством телеграфа, факсимильной связи.

3.18. Обращения на имя начальника Департамента, заместителей начальника Департамента, в адрес Департамента и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную Департамента для регистрации.

3.19. Письменные обращения, поступившие непосредственно от заявителей, принимаются специалистом приемной Департамента. По просьбе обратившегося заявителя делается отметка о приеме на копии или вторых экземплярах письменного обращения с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для получения информации о регистрации обращения.

Обращения, не содержащие фамилию гражданина (наименования юридического лица) и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не принимаются.

3.20. Письменные обращения, поступившие по электронной почте Департамента, принимаются и регистрируются в приемной Департамента.

3.21. Письменные обращения, касающиеся деятельности Департамента, поступившие в Правительство Вологодской области непосредственно от заявителей, по факсимильной связи на официальный номер Правительства Вологодской области, по информационным системам общего пользования на официальный Интернет-сайт Правительства Вологодской области, на адрес электронной почты Правительства Вологодской области, на адрес электронной почты отдела писем и приема граждан Правительства Вологодской области и по факсимильной связи непосредственно в отдел писем и приема граждан Правительства Вологодской области передаются для рассмотрения в Департамент в соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Правительстве области.

3.22. Письменные обращения граждан, касающиеся деятельности Департамента, переданные Губернатору Вологодской области, первому вице-губернатору Вологодской области, вице-губернатору Вологодской области, первым заместителям Губернатора Вологодской области, заместителям Губернатора Вологодской области при проведении мероприятий, во время выездных приемов, визитов, передаются в Департамент в соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Правительстве области.

3.23. Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам нераспечатанными.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в приемную Департамента. Дальнейшая процедура передачи обращений для исполнения его в Департаменте производится в соответствии с настоящим Административным регламентом.

3.24. Регистрация обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу. Информация о зарегистрированных обращениях вносится в автоматизированную систему делопроизводства.

Регистрационный номер обращения проставляется вместе с датой поступления на предусмотренной позиции в регистрационном штампе.

3.25. Письменное обращение, подписанное двумя и более заявителями, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.

3.26. Приложенные к письменному обращению подлинные документы (паспорта, ценные бумаги, свидетельства о смерти, рождении и др.) отделяются от обращения и возвращаются заявителю (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя.

3.27. Специалист приемной, осуществляющий регистрацию обращения:

прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные в обращении вопросы;

проверяет обращение на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской, при этом:

повторным считается обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом и приводит новые доводы или обстоятельства;

не считаются повторными обращения, поступившие от одного и того же заявителя по разным вопросам, и многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому даны исчерпывающие ответы.

3.28. При поступлении нескольких обращений от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу (дубликатов) регистрируется первое обращение, а все последующие учитываются в электронном журнале базы данных по обращениям граждан под регистрационным номером, присвоенным первому обращению. Дубликаты обращений приобщаются к экземпляру идентичного обращения, поступившему первым. Дубликатом обращения считается копия предыдущего обращения либо экземпляр обращения по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица, по которому не истек срок рассмотрения.

3.29. Результатом выполнения административной процедуры по регистрации обращений является регистрация обращения в автоматизированной системе делопроизводства и подготовка обращения к направлению на рассмотрение.

Рассмотрение обращений

3.30. Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению обращений является поступившее должностному лицу, которому поручено рассмотрение обращения, с резолюцией начальника Департамента обращение, зарегистрированное в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

3.31. Начальник Департамента проставляет резолюцию в карточке учета, исходя из содержания обращения в день передачи ему обращения специалистом приемной Департамента.

Специалист приемной Департамента не позднее следующего рабочего дня после дня проставления резолюции начальником Департамента передает обращение должностному лицу, определенному в резолюции начальника Департамента, для рассмотрения.

3.32. Письменное обращение с просьбой о личном приеме начальника Департамента (заместителя начальника Департамента) направляется на рассмотрение как обычное обращение. При необходимости гражданам направляется сообщение о графике личного приема.

3.33. В случае если решение вопросов, содержащихся в обращении, не входит в компетенцию Департамента, обращение не рассматривается, а передается в соответствии с резолюцией начальника Департамента должностному лицу для его направления в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления и соответствующим должностным лицам в течение семи дней с момента регистрации.

К обращению, направляемому на рассмотрение в государственные органы власти, органы местного самоуправления и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, оформляется сопроводительное письмо. Одновременно в адрес обратившегося заявителя направляется уведомление о дате регистрации обращения, куда и кому оно направлено.

3.34. Передача письменных обращений из одного структурного подразделения Департамента в другое производится только через приемную Департамента.

3.35. Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения, прилагаемых к нему документов и материалов направляются на рассмотрение в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Необходимое количество копий подготавливается должностным лицом.

Если в соответствии с поручением начальника Департамента (лица, его замещающего) должен быть подготовлен обобщенный ответ, контроль за сроками исполнения обращения и подготовкой ответа осуществляет должностное лицо, указанное в поручении первым. Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному должностному лицу все материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.36. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием заявителя, направившего обращение;

запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в органах государственной власти, органах местного самоуправления и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;

формирует письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

обеспечивает уведомление заявителя о направлении обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

при уходе в отпуск обязано передать письменные обращения другому должностному лицу по поручению начальника структурного подразделения Департамента;

при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Департаменте обязано сдать письменные обращения начальнику структурного подразделения, в компетенцию которого входит рассмотрение поступившего обращения;

информирует письменно начальника Департамента (лицо, его замещающее) о случаях утраты зарегистрированных письменных обращений с указанием причин утраты.

3.37. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), должностное лицо вправе не формировать ответ.

3.38. Должностное лицо, которому направлено обращение, не рассматривает его по существу по основаниям, указанным в пункте 2.17 настоящего Административного регламента.

3.39. Обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, распечатывается и рассматривается как письменное обращение, если оно соответствует установленным требованиям и в нем указан почтовый адрес заявителя, которому следует направить ответ.

3.40. Работа с письменным обращением заявителя признается завершенной и письменное обращение снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

3.41. В случае дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной орган государственной власти или орган местного самоуправления или юридическое лицо срок рассмотрения обращения может быть продлен начальником Департамента либо лицом, его замещающим, но не более чем на 30 дней.

Такое обращение ставится на дополнительный контроль, и соответствующим должностным лицом обеспечивается направление уведомления заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

3.42. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за 3 дня до его истечения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен Губернатором Вологодской области, первым вице-губернатором Вологодской области, вице-губернатором Вологодской области, первыми заместителями Губернатора Вологодской области, заместителями Губернатора Вологодской области, исполнитель обязан согласовать продление срока рассмотрения обращения в соответствии с Регламентом Правительства области, утвержденным постановлением Правительства Вологодской области.

3.43. В интересах граждан письменные обращения граждан могут быть поставлены на долгосрочный контроль до окончательного разрешения вопросов, поставленных в обращении, по решению начальника Департамента (лица, его замещающего).

Подготовка и направление ответов на обращения

3.44. Результатом выполнения административной процедуры по рассмотрению обращений является решение поставленных в обращениях вопросов или отказ в рассмотрении обращения.

3.45. Основанием для начала административной процедуры по подготовке и направлению ответов на обращения является принятие соответствующего решения должностным лицом, которому поручено рассмотрение обращения.

3.46. Проект ответа на письменное обращение, подготовленного должностным лицом, которому поручено рассмотрение обращения, в обязательном порядке согласовывается:

начальником структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, - в срок до 1 рабочего дня с момента получения проекта ответа от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения;

начальником структурного подразделения - соисполнителя поручения - в срок до 1 рабочего дня с момента получения проекта ответа от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения;

начальником юридического отдела - в срок до 1 рабочего дня с момента получения проекта ответа от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения;

заместителем начальника Департамента, курирующим структурное подразделение, должностное лицо которого ответственно за исполнение поручения, - в срок до 1 рабочего дня с момента получения проекта ответа от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения;

должностными лицами, замещающими вышеперечисленных должностных лиц, - в вышеуказанные сроки.

3.47. Ответы на письменные обращения граждан представляются соответствующим должностным лицом на подпись начальнику Департамента (лицу, его замещающему) вместе с подлинником обращения, документами, на основании которых они готовились, и контрольными карточками не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения контрольного срока.

Ответы, не соответствующие требованиям настоящего Административного регламента, возвращаются должностному лицу для доработки.

После подписи начальником Департамента (лицом, его замещающим) ответы передаются специалисту приемной Департамента для регистрации в автоматизированной системе по делопроизводству.

3.48. В ответе в четкой, последовательной, краткой и исчерпывающей форме должны излагаться все разъяснения на поставленные в обращении вопросы. При подтверждении сведений, изложенных в обращении, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению.

3.49. В ответах на коллективное обращение указывается, кому из обратившихся граждан дан ответ.

3.50. Ответ не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт, экземпляр которого направляется заявителю.

3.51. Ответы на обращения печатаются на бланке по прилагаемой форме (приложение 4 к Административному регламенту).

3.52. После регистрации ответа в автоматизированной системе по делопроизводству специалист приемной направляет ответ заявителю. Отправление ответов без регистрации не допускается.

3.53. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.54. Результатом выполнения административной процедуры по подготовке и направлению ответов на обращения являются подготовка и направление ответа заявителю.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок полноты и качества исполнения государственной функции (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется начальником Департамента (лицом, его замещающим).

4.2. Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Вологодской области, устанавливающих требования к исполнению государственной функции.

Проверки полноты и качества исполнения государственной функции осуществляются по итогам полугодия и проводятся должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции в соответствии с должностным регламентом.

Проверки полноты и качества исполнения государственной функции проводятся по приказу Департамента должностным лицом, определенным в приказе, в случае поступления жалобы о нарушении положений настоящего Административного регламента.

4.3. Специалист приемной Департамента осуществляет текущий контроль за сроками рассмотрения обращения путем направления напоминаний об истечении срока рассмотрения обращения должностному лицу, которому поручено рассмотрение обращения, информирует руководителей структурных подразделений о состоянии и результатах рассмотрения обращений и осуществляет снятие обращений с контроля.

4.4. На контроль ставятся все обращения граждан.

Постановка обращений на контроль производится в целях устранения недостатков в работе Департамента, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся мер в случае повторных (многократных) обращений.

4.5. Ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан возлагается на государственных служащих Департамента в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц, а также решений, принятых ими в ходе исполнения государственной функции в порядке подчиненности, а также в судебном порядке.

5.2. Действия (бездействие), решения должностных лиц Департамента, уполномоченных на исполнение государственной функции, могут быть обжалованы начальнику Департамента в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

Действия (бездействие), решения начальника Департамента и иных должностных лиц Департамента могут быть обжалованы Губернатору области, Правительству области в соответствии с Порядком досудебного обжалования действий (бездействия), решений руководителей органов исполнительной государственной власти Вологодской области, утвержденным постановлением Правительства области.

5.3. Подача и рассмотрение жалобы осуществляются в соответствии с настоящим Административным регламентом.

Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.

5.4. Основания для отказа в рассмотрении жалобы установлены в пункте 2.17 настоящего Административного регламента.

5.5. На стадии досудебного обжалования действий (бездействия) должностных лиц Департамента, уполномоченных на исполнение государственной функции, а также решений, принятых в ходе исполнения государственной функции, заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.6. Если в результате рассмотрения жалоба признается обоснованной, то принимается решение о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим нарушения в ходе исполнения государственной функции, повлекшие жалобы заявителей, в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

5.7. Заявителю о решении, принятом по жалобе, сообщается в письменном виде в сроки, установленные в соответствии с пунктом 2.13 настоящего Административного регламента.

5.8. Заявитель вправе оспорить действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, в суд общей юрисдикции, арбитражный суд в течение трех месяцев со дня, когда стало известно о нарушении его прав и свобод.