Приложение N 1. Положение об архивохранилище архивного отдела администрации Тарногского муниципального района

Приложение N 1
к постановлению
администрации
Тарногского муниципального района
от 28 августа 2013 г. N 335

Положение
об архивохранилище архивного отдела администрации Тарногского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Положение об архивохранилище архивного отдела администрации Тарногского муниципального района (далее именуется "положение") разработано в соответствии с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 01.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук".

1.2. Настоящее положение разработано в целях надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающее поддержание их в нормальном физическом состоянии.

1.3. Под архивохранилищем архивного отдела администрации Тарногского муниципального района понимаются специально оборудованные помещения, отвечающие требованиям сохранности архивных документов.

2. Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:

2.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.

2.2. Прием на муниципальное хранение документов муниципального фонда и документов по личному составу ликвидированных предприятий, организаций, учреждений района, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций.

2.3. Учет физического и технического состояния документов архивохранилища.

2.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов для использования, усовершенствования научно-справочного аппарата, реставрационно-профилактической обработки, создания страхового фонда.

2.5. Контроль за движением фондов и дел.

3. Функции

Специалист архивохранилища в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Осуществляет обособленное хранение:

- документов муниципального фонда, созданных на разных носителях;

- документов, не отнесенных в установленном порядке к составу муниципального фонда.

3.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование документов, картонирование документов.

3.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

3.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.

3.3.2. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно - влажностный и световой режимы хранения документов.

3.3.3. Обеспечивает соблюдение санитарно - гигиенического режима, проводит санитарные дни.

3.4. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

3.5. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

3.6. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

3.6.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архивного отдела администрации Тарногского муниципального района.

3.6.2. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

3.7. В установленном порядке принимает на хранение документы, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

3.8. В установленном порядке выдает документы для:

- использования исследователям в читальный зал, учреждениям и организациям во временное пользование;

- сотрудникам архива для проведения архивных работ в рабочих помещениях;

- проведения работ по улучшению физического состояния документов в рабочий кабинет архива.

Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.

3.9. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

3.10. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.

3.11. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период в случае чрезвычайных ситуаций.

3.12. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.

3.13. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты.

3.14. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.

3.15. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и муниципального учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.

3.16. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.

4. Выдача дел из архивохранилища

4.1. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

- до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архивного отдела администрации района для служебных целей;

- до трех месяцев - организациям, физическим лицам - фондообразователям;

- до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам, а также для экспонирования документов.

Срок выдачи документов на время научно - технической обработки архивных фондов, создания страхового фонда определяется планами работы архивного отдела администрации района и договорами на проведение соответствующих работ.

Продление установленных сроков выдачи документов пользователям допускается в особых случаях с разрешения заведующего архивным отделом администрации района.

Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, а также документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.

В порядке исключения документы, не прошедшие научного описания, могут быть выданы для проведения реставрации в случае их критического физического состояния.

Документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные), пронумерованные листы, лист - заверитель.

Подготовка документов к выдаче из архивохранилища включает:

- выемку документов;

- сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью;

- полистную проверку документов Архивного фонда Российской Федерации.

Сверка архивного шифра документов с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

4.2. Выдача документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате от пользователя, производится ответственным за архивохранилище.

Документы из архивохранилища при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, пользователям в читальный зал, выдаются с письменного разрешения заведующего архивным отделом администрации района.

Выдача документов из помещений архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов.

4.2.1. Выдача документов в читальный зал оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов и регистрируется в книге выдачи документов из архивохранилища в читальный зал. Исполненные заказы (требования) пользователей хранятся в личных делах пользователей.

4.2.2. Выдача документов организациям во временное пользование оформляется актами о выдаче документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи документов во временное пользование.

4.2.3. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения заведующего архивным отделом на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

4.2.4. В целях контроля за сохранностью архивных документов специалист проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с главой администрации Тарногского муниципального района.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работника архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы.

4.2.5. Сотрудники архивного отдела обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством РФ.

4.3. Специалисту архивохранилища предоставляется право:

4.3.1. Требовать от лиц, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.

4.3.2. Не принимать к исполнению требования без визы заведующего архивным отделом администрации района при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую работу, копирование.

4.3.3. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами.

4.3.4. Ставить перед заведующим архивным отделом администрации района, при необходимости - перед главой администрации района вопрос о целесообразности приема на муниципальное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.

4.3.5. Вносить на рассмотрение предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.

5. Организация работы архивохранилища

5.1. Ответственность за работу архивохранилища несет работник, назначаемый главой администрации Тарногского муниципального района.

5.2. Работник, ответственный за архивохранилище, организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач.

5.3. Прием - передача документов при смене ответственного за архивохранилище оформляется актом приема - передачи документов.

5.4. Работник архивохранилища осуществляет свою деятельность на основе плана работы архивного отдела администрации Тарногского муниципального района.

5.5. Обязанности работника, ответственного за архивохранилище, определяются должностной инструкцией.

6. Охранный режим

6.1. Охранный режим архивохранилища обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования его помещений средствами охранно-пожарной сигнализации.

6.2. Помещения архивохранилища в рабочее время, если там временно не производятся работы, должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей архивохранилища находятся у сотрудника, на которого возложены обязанности хранителя фондов, или лица, его замещающего. Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей.

6.3. В конце рабочего дня все сотрудники, работающие с документами, обязаны сдать их в архивохранилище. Двери архивохранилища закрываются на ключ и подключается охранно-пожарная сигнализация.