Постановление Правительства Вологодской области от 17 февраля 2003 г. N 112 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве области" (в редакции постановлений Правительства области от 22.12.2003 N 1182, от 13.11.2006 N 1099) (утратило силу)

Постановление Правительства Вологодской области от 17 февраля 2003 г. N 112
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве области" (в редакции постановлений Правительства области от 22.12.2003 N 1182, от 13.11.2006 N 1099)

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Вологодской области от 27 января 2014 г. N 62 настоящее постановление признано утратившим силу

Правительство области постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Вологодской области.

2. Руководителям структурных подразделений Правительства области обеспечить контроль за соблюдением установленных настоящей инструкцией требований по работе с документами и повышением уровня культуры делопроизводства.

3. Рекомендовать руководителям органов исполнительной государственной власти области разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству на основе законодательства Российской Федерации, Вологодской области и настоящей Инструкции.

4. Признать утратившим силу постановление Губернатора области от 8 мая 1998 года N 373 "Об утверждении инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области".

5. Постановление вступает в силу с даты подписания.

Губернатор области

В.Е. Позгалев

Инструкция
по делопроизводству в Правительстве Вологодской 
(утв. постановлением Правительства области от 17 февраля 2003 г. N 112)

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в Правительстве Вологодской области (далее именуемая Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности, определяет порядок работы с документами и автоматизированными информационными ресурсами в Правительстве области, его структурных подразделениях.

1.2. Документы и автоматизированные информационные ресурсы Правительства области, его структурных подразделений являются областной собственностью, имуществом Правительства области.

1.3. Вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года N 68 (далее - Типовая инструкция), другими нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России (Росархив), требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), Регламентом Правительства области, постановлениями и распоряжениями Губернатора области, постановлениями Правительства области.

1.4. Документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Правительства области единой системы делопроизводства, координация внедрения автоматизированных технологий обработки документов, методическое руководство работой с документами, обучение работников основам делопроизводства возлагается на управления делопроизводства и архива, государственной службы и кадровой политики Правительства области.

В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление делопроизводства и архива Правительства области (далее - управление делопроизводства и архива) может разрабатывать конкретизирующие ее нормативно-методические документы.

1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Правительства области возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения Правительства области определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству и ознакомление вновь поступивших работников с настоящей Инструкцией.

При смене работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи дел, который утверждается руководителем структурного подразделения Правительства области.

При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения Правительства области передаются другому работнику.

Работники структурных подразделений Правительства области несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате докладывается руководителю структурного подразделения Правительства области или в управление делопроизводства и архива. В этом случае руководителем подразделения проводится служебное расследование.

1.6. Ответственность за компьютерное (техническое и программное) обеспечение делопроизводства, системы регистрации и контроля исполнения документов и электронной поисково-справочной системы несет управление информационных ресурсов и технологий департамента экономики Правительства области.

1.7. Организация работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования", письмами, заявлениями и жалобами граждан регламентируется отдельными инструкциями.

1.8. При работе с подлинниками документов в Правительстве области не разрешается вносить в них исправления и делать пометки.

1.9. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях, в пределах полномочий, имеющихся у работников, и разглашению не подлежат.

1.10. Передача служебных документов, их копий работникам сторонних организаций, использование документов в печати, на радио и телевидении допускаются только по согласованию с Губернатором области или лицом им уполномоченным или руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области или руководителем структурного подразделения Правительства области в соответствии с их полномочиями.

Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется пресс-службой Правительства области.

1.11. Органы исполнительной государственной власти области, могут разрабатывать не противоречащие типовой инструкции и настоящей Инструкции индивидуальные инструкции и методические документы по отдельным вопросам организации и ведения делопроизводства, исходя из специфики деятельности подразделений.

1.12. Внесение изменений и дополнений в настоящую Инструкцию осуществляется постановлениями Правительства области.

II. Документация Правительства области и его структурных подразделений

2.1. Основная управленческая деятельность Правительства области и его структурных подразделений обеспечивается системой управленческих документов.

2.2. Служебные документы условно подразделяются на три группы:

- распорядительные (решения, постановления, распоряжения);

- организационные (положения, инструкции, Регламент, правила);

- справочно-информационные (письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, телеграммы и др.).

2.3. Распорядительные документы Губернатора области и Правительства области, протоколы заседаний Правительства области и письма Губернатора области, первых заместителей Губернатора области и руководителей структурных подразделений Правительства области должны оформляться на бланках установленного образца и использоваться строго по назначению.

III. Основные требования к оформлению документов

3.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение, поиск и обработку документов с помощью средств вычислительной техники.

3.2. Документы, подготовленные в Правительстве области должны иметь комплекс реквизитов (приложение 1) и определенный порядок их расположения в соответствии с Типовой инструкцией и ГОСТ Р 6.30-2003.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Герб субъекта Российской Федерации

Изображение герба Вологодской области при продольном расположении реквизитов помещается в центре верхнего поля (постановления (распоряжения) Губернатора области, постановления Правительства области), а при угловом расположении реквизитов (письма) - в левой части верхнего поля письма над серединой строки с наименованием Правительства области.

3.3.2. Наименование структурного подразделения Правительства области, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положениях о департаменте, комитете, управлении, отделе).

Сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах, помещается ниже полного наименования или непосредственно за ним (в скобках).

3.3.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы), для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, структурных подразделений, его дата должна быть единой.

Дата документа оформляется двумя способами:

словесно-цифровым                   3 марта 2002 года

цифровым                            03.03.2002 (до 2000 года - тремя

                                    парами цифр - 25.12.98)

Словесно-цифровой способ обозначения даты используется в нормативных документах, определяющих права и обязанности граждан и организаций, или в документах, содержащих сведения финансового характера. В остальных случаях используется цифровой способ оформления даты.

3.3.4. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер - это условное цифровое обозначение документа для обеспечения его учета и поиска.

Структура регистрационных номеров установлена номенклатурой дел Правительства области, например:

N 01-33/75, где

01 - индекс подразделения Правительства области,

33 - номер дела по номенклатуре дел Правительства области,

75 - порядковый регистрационный номер.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более структурными подразделениями Правительства области, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения (организации), разделенных косой чертой в порядке их упоминания в документе.

3.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в документах, являющихся ответными, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит располагается под датой и номером исходящего документа, например:

07.02.2000 N 01-33/75

на N 4-ДП/36 от 18.01.2002

3.3.6. Наличие грифа ограничения доступа к документу регулируется Инструкцией по защите служебной информации ограниченного распространения в Правительстве области, утвержденной постановлением Губернатора области от 14 марта 2003 года N 54.

3.3.7. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам.

Реквизит печатается в правом верхнем углу документа (при угловом расположении реквизитов - на одном уровне с наименованием организации - автора) и состоит из элементов (наименование организации, ее структурного подразделения, должности, инициалов и фамилии должностного лица, почтового адреса), каждый из которых начинается с новой строки, через 1,5-2 межстрочных интервала.

Допускается центровка элементов адресата относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                     Администрация города Вологды

                                     Департамент культуры

Далее может быть указан почтовый адрес.

При направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                     ОАО "Эра"

                                     Отдел маркетинга

                                     Ведущему специалисту

                                     А.И. Смирновой

При адресовании документа руководителю организации наименование которой входит в состав наименования должности адресата, например:

                                     Генеральному директору

                                     ОАО "Север"

                                     В.Л. Алексееву

Инициалы ставятся перед фамилией.

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы, а затем почтовый адрес и индекс получателя, например:

                                     Н.И. Смирнову

                                     ул. Березовая, д. 15, кв.8

                                     г. Белозерск Вологодской области

                                     601264

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует указывать обобщенно, например:

                                     Руководителям органов исполнительной

                                     государственной власти

                                     Вологодской области

Почтовый адрес не указывается в документах за подписью Губернатора области, его первых заместителей, направляемых в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, аппарата Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания области, постоянных корреспондентов.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки документа.

3.3.8. Утверждение документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

Допускается центрировать элементы реквизита "Гриф утверждения" относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты, например:

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     Начальник департамента

                                     образования Вологодской области

                                     ______________ А.П. Веселов

                                     личная подпись

                                     ______________

                                         дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением (распоряжением), решением, приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, которое согласуется с видом утверждаемого документа (инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО, акт УТВЕРЖДЕН, мероприятия УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                     Утвержден

                                     постановлением

                                     Правительства области

                                     от _________ N ______

              Состав координационного совета

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 2.

3.3.9. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, например:

                                     Смирновой Н.В.

                                     Прошу подготовить проект

                                     постановления Правительства

                                     области к 25 марта 2002 года

                                     ____________________________

                                            личная подпись

                                           должностного лица

                                              20.03.2002

В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Он имеет право созыва соисполнителей и координации их работы.

                                     Попову В.А.

                                     Фомичевой Т.П.

                                     Прошу подготовить ответ

                                     о невозможности удовлетворения

                                     просьбы из-за отсутствия

                                     законных оснований.

                                     Срок исполнения - 15.10.2002

                                     ____________________________

                                            личная подпись

                                           должностного лица

                                              12.10.2002

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится.

3.3.10. Заголовок к тексту

В заголовке излагается суть документа. Он должен быть кратким и оформляться в зависимости от вида документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Например:

Приказ	- о чем?	Приказ о создании комиссии
	по чему?	Приказ по личному составу
Инструкция	- по чему?	Инструкция по технике безопасности
	о чем?	Инструкция о порядке представления отчетов
Должностная инструкция	- кому?	Должностная инструкция главному специалисту департамента культуры
Положение	- о чем?	Положение о порядке реализации Федерального закона "О ветеранах"
Протокол	- чего?	Протокол совещания с главами муниципальных образований
Договор	- о чем?	Договор об оказании услуг
	на что?	Договор на расчетно-кассовое обслуживание
	чего?	Договор поручительства
Акт	- о чем?	Акт о списании
	чего?	Акт приема-передачи

Заголовок располагается ниже реквизита "Дата документа", от границы левого поля непосредственно перед текстом.

Заголовок не заключается в кавычки, в конце его точка не ставится.

3.3.11. Текст документа

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, вторая часть представляет собой решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать и одну часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывается наименование вида документа, организации - автора документа, дата и регистрационный номер документа, его полное наименование. Например:

На основании Федерального закона от 24 ноября 1995 года N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации"...

В соответствии с постановлением Правительства области от 12 апреля 2002 года N 205 "О мерах по увеличению доходной базы областного бюджета"...

Если текст содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки пишутся также с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организаций, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах, протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("постановили", "решили", "слушали", "выступили").

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Правительство области не возражает", "департамент считает возможным").

В отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень, статистический отчет) тексты излагаются в виде таблиц.

Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк согласуются с заголовками. Заголовки строк и граф и подзаголовки строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки граф, если они грамматически подчинены заголовку, пишутся со строчной буквы.

Например:

Наименование предприятий	Объем капитальных вложений (млн. рублей)				Генеральный подрядчик
	2001 год - всего	в т.ч. объем строительно-монтажных работ	2002 год - всего	в т.ч. объем строительно-монтажных работ
1	2	3	4	5	6

Если подзаголовки граф имеют самостоятельное значение, они пишутся с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках не ставятся.

3.3.12. Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Справка   о   выполнении  поручения  на  3  л.  в  1  экз.

            2. Проект   постановления   Правительства  области  на  2  л.

            в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: договор о сотрудничестве от 15.07.2002 N 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

3.3.13. Подпись документа

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи под тем или иным служебным документом определяется в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором области, его первыми заместителями, заместителями Губернатора области и руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области и с компетенцией руководителей структурных подразделений Правительства области. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за его содержание.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:

не на бланке

Исполнительный директор

АОЗТ "Партнер"                     личная подпись             Н.В. Петров

на бланке

Исполнительный директор            личная подпись             Н.В. Петров

(допускается центровка

наименования должности

относительно самой длинной

строки)

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование его должности в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор               личная подпись          И.В. Панин

Главный бухгалтер                  личная подпись          Л.Н. Соловьева

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне, например:

Первый заместитель                          Первый заместитель

Губернатора области                         Губернатора области

_____________ В.И. Соколов                  ________________ С.А. Зайцев

личная подпись                               личная подпись

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	личная подпись	А.Р. Цветков
Члены комиссии (в алфавитном порядке)	личная подпись	С.А. Борисова
	личная подпись	Е.В. Орлова
	личная подпись	С.Ю. Рожков

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При подписании документа не допускается использование предлога "За" ("Зам.") или косой черты перед наименованием должности.

Право подписи документов устанавливается организационно-распорядительными документами Правительства области, Губернатора области, положениями о структурных подразделениях Правительства области, должностными инструкциями, в которых предусматривается порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

3.3.14. Гриф согласования документа

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Он располагается ниже подписи на лицевой стороне документа в левом нижнем углу, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник департамента

финансов области

_____________ А.В. Горин

личная подпись

15.10.2002

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно-проверочной

комиссии управления по делам

архивов области

от 25.09.2002 N 18

Согласование некоторых документов (договоры, законопроекты, распорядительные документы, письма) оформляется визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату (при необходимости - должность визирующего), например:

Начальник правового

управления Правительства

области

_____________ Н.С. Иванов

личная подпись

10.11.2002

При наличии замечаний по документу виза согласования оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник правового

управления Правительства

области

____________ Н.С. Иванов

личная подпись

10.11.2002

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

При согласовании письма виза согласования располагается на его копии. При согласовании договоров, законопроектов, распорядительных документов используются листы согласования установленной формы (приложения 1 - 5, 7 к Регламенту Правительства Вологодской области (далее - Регламент), утвержденному постановлением Правительства Вологодской области от 7 июня 2002 года N 347).

3.3.15. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть должности лица, подписавшего документ.

В делопроизводстве Правительства области и структурных подразделений применяются:

гербовая печать, включающая изображение герба области и официальное наименование органа (организации), имеющего печать;

печати негербовые, воспроизводящие лишь наименование органа (организации), структурного подразделения.

Проставление гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей; на служебных удостоверениях, на доверенностях, договорах, лицензиях, на справках о стаже работы, других документах (приложение 3).

Негербовая печать проставляется на размноженных экземплярах законов области, нормативных актах Губернатора области и Правительства области, копиях служебных документов при рассылке, выписках из указанных актов и протоколов, справках о месте работы, заработной плате и др.

3.3.16. Отметка о заверении копии

Этот реквизит используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику, располагается ниже реквизита "Подпись" от левого поля документа и состоит из заверительной надписи Верно (с прописной буквы, без кавычек), наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения, например:

Подпись

Верно

Начальник управления

делопроизводства и архива

Правительства области                  личная подпись

   Л.И. Соколова

17.06.2002

Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Копии документов, направляемые в структурные подразделения Правительства области, органы исполнительной государственной власти области, органы местного самоуправления заверяются печатью отдела протокола управления делопроизводства и архива.

3.3.17. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.И. Сорокин

25 60 02

3.3.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

В отметку включаются следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Кроме того, сведения об исполнении документа заносятся в его регистрационно-контрольную форму.

3.3.19. Отметка о поступлении документа в Правительство области (или в структурное подразделение)

Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.

3.3.20. Отметка для автоматического поиска документа и контроля

Отметка (колонтитул) проставляется в правом нижнем углу каждой страницы документа и может содержать наименование файла, дату, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в подразделении.

Например:

DOCN - каталог, RASP - подкаталог, 20042000.DOC - файл.

или менее сложный вариант:

LETTER27.DOC.

letter - вид документа, 27 - порядковый номер письма.

3.4. Требования к бланкам документов

3.4.1. Документы изготавливаются на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5.

Бланки документов должны иметь поля не менее

20 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее

3.4.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

3.4.3. Бланки документов с изображением герба Вологодской области являются полиграфической продукцией, подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется структурными подразделениями раздельно по видам бланков в учетно-регистрационных формах с использованием следующих реквизитов:

При поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование органа, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

3.4.4. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

3.4.5. Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел структурного подразделения Правительства области.

3.4.6. Хранение, выдачу и контроль за использованием гербовых бланков осуществляет управление делопроизводства и архива.

3.4.7. Допускается тиражирование документов на гербовом бланке Губернатора и Правительства области, предназначенных для рассылки. Рассылка распорядительных документов Губернатора области и Правительства области производится в соответствии с требованиями Регламента.

3.4.8. Бланки не применяются при подготовке документов, подписываемых руководителями двух и более органов управления и общественных организаций.

3.4.9. Состав видов бланков, применяемых в Правительстве области, утверждается руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области по представлению управления делопроизводства и архива, введение новых бланков документов Правительства области осуществляется по разрешению руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области.

3.4.10. Перечень бланков, используемых в Правительстве области, приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции.

3.5. Изготовление документов с помощью печатающих устройств

3.5.1. Документы изготавливаются с помощью печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка).

3.5.2. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер страницы ставится посередине верхнего поля листа.

3.5.3. Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5 межстрочного интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов для типографского издания печатаются через 2 межстрочных интервала.

3.5.4. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Расшифровка подписи в реквизите "подпись" оформляется на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

3.5.5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Распорядительные документы Губернатора области и Правительства области

Распорядительные документы (постановления и распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области) издаются Губернатором области, а в его отсутствие - уполномоченным им первым заместителем Губернатора области.

При подготовке постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области структурные подразделения Правительства области и органы исполнительной государственной власти области обязаны руководствоваться и строго соблюдать требования раздела IV Регламента.

Тексты распорядительных документов, как правило, состоят из следующих частей:

Заголовок, в котором излагается суть документа. Заголовок должен быть кратким, но емким и не должен содержать более 5 строк. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В преамбуле указываются обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для издания документа. Она начинается обычно следующими фразами:

В соответствии с законом области от 26 мая 2001 года N 607-ОЗ "О ...",

В связи с тяжелой ситуацией по оказанию экстренной медицинской помощи населению Бабушкинского муниципального района ...,

На основании постановления Правительства Российской Федерации от 20 сентября 2002 года N 812 " ...".

Преамбула в постановлениях Губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", в постановлениях Правительства области словами "Правительство области ПОСТАНОВЛЯЕТ:"

Постановляющая часть должна быть разделена на пункты и содержать четко сформулированные поручения с указанием исполнителей, сроков исполнения и форм отчета о результатах исполнения.

Наименования структурных подразделений Правительства области, органов исполнительной государственной власти области, организаций в текстах распорядительных документов указываются в соответствии с их официальным полным или сокращенным наименованием.

В документах о выделении средств из областного бюджета наименования статей расхода бюджета должны соответствовать их наименованиям в законе области об областном бюджете на соответствующий календарный год.

В предписаниях, адресуемых не находящимся в подчинении организациям, расположенным на подведомственной территории, применяются глаголы "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна категоричная форма обращения, если распорядительный документ издается по вопросам компетенции Губернатора области, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

При необходимости отмены действующих распорядительных документов текст пункта об этом начинается словами:

Признать утратившим (утратившими) силу ...

Отменить пункт (распоряжение) ...

Далее следуют реквизиты отменяемого документа (перечня документов) в очередности: дата, регистрационный номер, наименование.

Документы о внесении изменений и дополнений в ранее принятые распорядительные акты, как правило, начинаются фразой:

Внести (следующие) изменения (дополнения) в постановление ... (дата, номер, наименование).

Далее следует перечень изменений и дополнений, которые необходимо внести в документ, по схеме:

абзац

подпункт

пункт

раздел

При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий документ, как правило, подлежит отмене и составляется новый документ, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

В случае, когда постановлением, распоряжением утверждаются самостоятельные документы (положения, инструкции, планы, составы комиссий) они оговариваются в тексте как приложения и нумеруются в порядке их упоминания в тексте, знак "N" при этом не ставится.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с правилами, изложенными в подпункте 3.3.8 настоящей Инструкции.

Если приложение не утверждается, в тексте документа делается ссылка "согласно приложению" или "(прилагается)" и на первой странице текста приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", а ниже дается ссылка на соответствующее постановление или распоряжение в дательном падеже, например:

                                     Приложение 1

                                     к постановлению

                                     Правительства области

                                     от ___________ 2002 года N ______

Приложения визируются должностным лицом, ответственным за их содержание. Поправки в приложениях визируются дополнительно.

При утверждении персонального состава комиссии (комитета, совета), как правило, должны определяться помимо председателя его заместитель и секретарь. Перед перечнем членов комиссии должна быть строка "Члены комиссии:", перечень оформляется без нумерации. Сведения о членах комиссии содержат фамилии, инициалы, должность. Если член комиссии не является работником Правительства области или органов исполнительной государственной власти области, к сведениям о нем добавляется отметка "(по согласованию)". Если таких членов комиссии много, то отметку "(по согласованию)" можно заменить значком "*", а в конце листа сделать сноску

______________________________

* - по согласованию.

Приложения в виде таблицы оформляются в соответствии с подпунктом 3.3.11 настоящей Инструкции.

Контроль за выполнением распорядительных документов возлагается на Губернатора области или первых заместителей Губернатора области или руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области.

4.2. Положение

Положения о структурных подразделениях Правительства области, определяют порядок образования, подчиненность, задачи, функции, обязанности, ответственность, регламентируют их деятельность.

Текст положения излагается от третьего лица единственного числа и включает в себя следующие разделы:

Общие положения - раздел, определяющий правовой статус структурного подразделения Правительства области, его подчиненность, правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться указанное структурное подразделение, наличие бланков, печатей, штампов.

Основные задачи и функции - раздел, где излагаются задачи, которые призвано решать структурное подразделение Правительства области и перечисляются конкретные виды деятельности данного органа.

Права и обязанности - раздел, определяющий полномочия структурного подразделения Правительства области, необходимые для выполнения поставленных перед ним задач, и обязанности, которые он выполняет по отношению к другим структурным подразделениям Правительства области, а также меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее их выполнение.

Организация деятельности - определение порядка деятельности структурного подразделения Правительства области, порядка назначения и освобождения от должности его руководителя, порядок замещения руководителя в его отсутствие, порядок контроля деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.

Положения о структурных подразделениях Правительства области разрабатываются их руководителями и утверждаются постановлением Правительства области.

4.3. Инструкция, правила

В инструкции излагается порядок регулирующий организационные, технологические и иные специальные стороны какой-либо (чьей-либо) деятельности или порядок применения положений нормативных правовых актов.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкции и правила являются правовыми актами, которые утверждаются; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. На инструкции (правилах), может быть сделана отметка о том, что она (они) является приложением к распорядительному документу.

Текст инструкции (правил) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова типа: "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "рекомендуется", "не допускается", "запрещается" и т.д.

При утверждении инструкции (правил) распорядительным документом в нем устанавливается срок введения инструкции (правил), перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Заголовок к инструкции (правилам) должен очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются требования; заголовок к тексту отвечает на вопросы "О чем?" или "Кому?" (должностная инструкция "главному специалисту").

Начинается инструкция (правила) как правило, констатирующей частью - разделом "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, область распространения, порядок пользования, ответственность за нарушение установленных правил.

Текст инструкции (правил) может делиться на главы (разделы), пункты и подпункты. Главы (разделы) должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

4.4. Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на основании стенограмм или расшифровок звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (докладов, справок, информаций, проектов, решений). Может печататься на стандартном бланке протокола или на стандартном листе без бланка и иметь следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами и выравнивается по центру.

Название вида заседания отделяется от слова "Протокол" одним межстрочным интервалом и тоже выравнивается по центру.

Место проведения заседания указывается, если оно проходило не на обычном месте.

Дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала от левого поля, номер протокола печатается у границы правового поля.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей:

вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали	-	список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших (в алфавитном порядке)
Приглашены	-	список лиц, приглашенных на заседание (в алфавитном порядке)
Повестка дня	-	перечень обсуждаемых вопросов, каждый из которых нумеруется, пишется с новой строки и формулируется с предлогов "О ... (Об...)". После каждого пункта указывается докладчик - инициалы, фамилия, должность в именительном падеже

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня, после - фамилия докладчика в родительном падеже, инициалы, тире, содержание доклада. Если текст доклада (выступления) представлен докладчиком в письменной форме, то после тире делается запись: "Текст доклада прилагается."

Если докладчику были заданы вопросы, их перечень с ответами докладчика в форме прямой речи включается в подраздел СЛУШАЛИ с указанием инициалов, фамилий и должностей задавших вопросы.

Ход обсуждения доклада отражается в подразделе ВЫСТУПИЛИ.

Перечисляются выступившие в обсуждении по схеме:

Фамилия, инициалы, должность - Содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в подразделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) и печатаются полностью. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и срока исполнения.

Содержание особого мнения, высказанного в ходе обсуждения, указывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Протокол подписывается председателем (председательствующим) заседания и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Порядок подготовки и выпуска протоколов определяется в положениях об этих коллегиальных органах или регламентах их работы.

4.5. Акт

Акт-документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, списания и т.д.). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указываются лица, участвовавшие в составлении акта, их должности, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части акта должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.

При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.

При необходимости акты могут утверждаться руководителем структурного подразделения Правительства области.

4.6. Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может носить инициативный (побуждающий принять решение), информационный или отчетный характер. Докладная записка может быть внутренней и внешней. Внутренняя адресуется руководителю внутри организации, внешняя - руководителю вышестоящей организации и оформляется на бланке.

Докладная записка должна иметь заголовок, раскрывающий ее содержание. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки и приводится их анализ, во второй содержатся выводы и предложения.

4.7. Объяснительная записка

Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков работников по требованию руководителя.

Как правило, объяснительная записка оформляется от руки, имеет адресата, наименование вида документа, фамилию исполнителя, его личную подпись и дату составления записки.

4.8. Служебные письма

Служебные письма оформляются на бланках и должны иметь следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны. Текст письма должен быть кратким, ясным и состоять из двух логически связанных частей. В первой части указываются факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части содержатся выводы, предложения, просьбы, заключения. Простые письма могут иметь только вторую часть.

Служебные письма излагаются, как правило, от третьего лица единственного числа, например:

"Правительство области рассмотрело...",

"Департамент считает..."

или от первого лица множественного числа, например:

"Просим направить..."

"Высылаем перечень...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например:

"Прошу представить отчет...",

"Направляю для рассмотрения...".

Служебные письма имеют несколько видов: сопроводительные, информационные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения.

Сопроводительные письма составляются в случае отправления адресату документов. В них указывается, с какой целью направляются документы, что нужно делать и в какие сроки.

Письмо-подтверждение используется для уведомления о получении документов.

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий.

Письмо-напоминание обычно используется для напоминания адресату о каких-либо поручениях, которые он должен выполнить, либо о сроках представления документов, отчетов и т.д.

Текст письма-извещения начинается со слов:

"Сообщаем", "Извещаем", "Доводим до Вашего сведения", "Ставим Вас в известность".

Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и включает в себя дату и номер основного документа, на который дается ответ.

4.9. Подготовка документов, направляемых за рубеж

Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом (в том числе посольствам и представительствам иностранных государств), оформляются на бланках Правительства области, Губернатора области.

Документы, направляемые по телефонной или телеграфной связи, оформляются на чистом листе бумаги (без использования бланка). Текст печатается, как правило, на русском языке либо на языке адресата.

В реквизите "адресат" указывается вначале имя (инициал имени), фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна).

Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом.

Текст письма начинается с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк";

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы:

"С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

При использовании бланка реквизит "подпись" оформляется в следующем порядке: имя, фамилия, должность лица, подписывающего документ, и его подпись.

Дата указывается словесно-цифровым способом.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте делать ссылку на этот документ.

Реквизит "отметка об исполнителе" на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающегося в деле.

Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адресата отправителя (на английском или на языке страны-адресата).

4.10. Телеграмма

Телеграмма применяется в исключительных случаях, когда требуется срочное решение того или иного вопроса.

Телеграмма пишется в двух экземплярах, адресуется так же, как письмо. Отметка об особом виде телеграммы (срочная, правительственная и т.д.) делается перед адресом.

Оформляется на чистом листе бумаги. Адрес отделяется от текста четырьмя интервалами. Текст телеграммы печатается прописными буквами без предлогов, союзов и местоимений на одной стороне листа. Знаки препинания обозначаются следующими буквами:

тчк - точка, зпт - запятая, двтч - двоеточие, кв ч - кавычки. Числа и цифры рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать цифрами. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются. Текст телеграммы не должен превышать одной машинописной страницы.

В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. В подписи, как правило, инициалы руководителя не указываются.

4.11. Факсограмма

Для оперативной передачи текстов документов может использоваться факсимильная связь.

При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:

запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а передаются иностранному адресату без перевода;

объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов формата А4;

ответственность за содержание информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал, и руководителя соответствующего подразделения, подписавшего текст факсограммы;

подлинники материалов после передачи возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки;

контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Правительства области осуществляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

V. Порядок приема, обработки и регистрации документов

5.1. При приемке корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность конвертов и другой упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается или пересылается по принадлежности.

Все конверты и бандероли вскрываются в управлении делопроизводства и архива за исключением корреспонденции с надписью "лично" и с документами по вопросам награждения, адресованными отделу наград управления делами Правительства области, которые передаются по назначению.

При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и указанных в них приложений. При отсутствии или недостаче документов или приложений к ним, а также при несоответствии номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов составляется акт в двух экземплярах (приложение 5), один из которых остается в управлении делопроизводства и архива и приобщается к поступившему документу, а другой посылается отправителю. Документ хранится до получения недостающих документов.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается запись или ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".

Не принимается к регистрации документ, на котором нет подписи ответственного лица, за исключением электронной почты.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, поступления протестов прокурора, претензий и предъявляемых исковых заявлений, а также когда только по конверту можно установить адрес отправителя и дату отправления.

При приемке корреспонденции, доставленной курьером отправителя, ставится соответствующая отметка (штамп, дата получения документа и подпись работника, принявшего документ).

5.2. Входящие документы (служебные письма, телеграммы и т.п.) сортируются в управлении делопроизводства и архива на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов указан в приложении 6. Документы, адресованные Правительству области без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в управлении делопроизводства и архива.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа и направляется руководству на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям Правительства области.

5.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, создаваемые как в Правительстве области, так и поступившие из других организаций и от частных лиц.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Порядок регистрации групп документом закреплен Регламентом Правительства Вологодской области, утвержденным постановлением Правительства области от 7 июня 2002 года N 347.

Документы создаваемые по направлениям деятельности регистрируются в структурных подразделениях Правительства области.

Учет документов, передаваемых или принимаемых по каналам факсимильной связи (электронной почтой), осуществляется управлением делопроизводства и архива или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

5.4. Регистрация (учет) входящих документов осуществляется при помощи средств электронной техники с вводом информации о них в электронную базу данных и путем применения регистрационно-контрольных форм: учетных карточек или журналов (далее именуется - РКФ). На документе, подлежащем регистрации в управлении делопроизводства и архива, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором пишется очередной входящий номер и дата поступления.

Документы одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес более старшему по государственной должности лицу.

Документам по одному и тому же вопросу, поступившим в течение одного календарного года, от одного и того же автора присваивается входящий номер первичной регистрации и к нему прилагается предшествующая переписка.

Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в специальном журнале.

5.5. Документы, поступившие в Правительство области из других организаций непосредственно Губернатору области, его первым заместителям без предварительной регистрации к рассмотрению не принимаются и должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в управление делопроизводства и архива.

После регистрации документы докладываются руководителям. Рассмотрение документов руководством должно производиться, как правило, в день поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документа даются в форме резолюции. Резолюция должна содержать указание конкретному исполнителю (исполнителям) о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей. Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им одновременно в копиях. Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший ее. Резолюция полностью переносится в РКФ.

5.6. Правила заполнения основных реквизитов регистрационной формы выполняются согласно приложению 7.

Кроме обязательных регистрационных реквизитов, могут использоваться и такие реквизиты: гриф (пометка) ограничения доступа к документу, внутренняя переадресация документов по исполнителям, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, срок хранения документа, вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и другие.

Индекс входящего, исходящего письма состоит из регистрационного номера документа и через дробь - индекса структурного подразделения, и через тире - номера дела по номенклатуре. Например: входящий номер 335/05-33, исходящий номер 05-33/335. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, который присваивается инициативному документу и повторяется в ответном.

При индексации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс, независимо от времени рассылки.

5.7. Телеграммы и телетайпограммы регистрируются днем поступления в РКФ по тем же правилам, что и письма, и передаются на рассмотрение и исполнение, документы с грифами "срочно" - с проставлением времени.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 8) без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам в день приема, срочные - немедленно.

5.8. Документы на иностранном языке регистрируются с указанием номера и даты:

поступившие в адрес Губернатора области, его первых заместителей передаются для перевода в департамент межрегиональных и внешних связей, туризма, торговли и услуг Правительства области;

поступившие в адрес других структурных подразделений Правительства области передаются по принадлежности.

5.9. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Губернатору области, его заместителям и руководителям подразделений, осуществляется их приемными с регистрацией в РКФ с указанием даты и времени приема (передачи), фамилий адресата, подписавшего, передавшего и принявшего телефонограмму.

5.10. Электронные документы (сообщения), посылаемые и получаемые по электронной почте исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при соблюдении прилагаемого к настоящей Инструкции Порядка (приложение 9).

VI. Организация поисковой системы по документам

6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности.

6.2. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении 7.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

6.3. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Правительстве области и его структурных подразделениях создаются поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

При традиционной карточной регистрации входящей и исходящей корреспонденции печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять контрольные картотеки: по срокам исполнения, по исполнителям или учетно-справочные картотеки: по порядковым номерам, по корреспондентам, структурным подразделениям, видам документов и др.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и осуществляется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, анализе информационного массива и исполнительской дисциплине.

6.4. В автоматизированной поисковой системе могут использоваться следующие классификаторы:

видов документов;

корреспондентов;

резолюций;

исполнителей;

результатов исполнения документов;

номенклатуры дел,

и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.5. В автоматизированных поисковых системах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

6.6. Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о документах, поступающих в Правительство области и месте их нахождения. Поиск информации производится на автоматизированных рабочих местах и позволяет получить оперативную информацию по каждому учетному документу.

VII. Порядок прохождения и отправка документов

7.1. На каждый регистрируемый входящий документ заполняется РКФ и вместе с документом передается в подразделение. Документы, требующие срочного рассмотрения (с грифом "Срочно"), передаются немедленно с проставлением точного времени его получения.

7.2. Документ, рассмотренный Губернатором области, его первыми заместителями, руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области, в тот же день в соответствии с резолюцией передается исполнителю только через управление делопроизводства и архива. Если документ передается на исполнение в другую организацию и подлежит возврату, то на первой странице его в правом верхнем углу делается отметка "подлежит возврату".

Передача таких документов между структурными подразделениями Правительства области осуществляется через управление делопроизводства и архива и лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях с соответствующей отметкой в РКФ.

7.3. Передача документов в пределах структурного подразделения Правительства области должна производиться через работника приемной руководителя, который делает соответствующую пометку в РКФ этого подразделения.

7.4. Прохождение входящих документов в структурных подразделениях Правительства области (на исполнении, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется в РКФ.

7.5. Порядок подготовки и прохождения исходящих документов состоит из составления проекта документа, согласования, оформления, подписи, регистрации и отправки. Документ представляется на подпись руководителю вместе с документами, на основании которых он готовился.

Регистрация исходящих инициативных писем за подписью Губернатора области, его первых заместителей и руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области (кроме внутренней переписки) осуществляется управлением делопроизводства и архива. Один экземпляр исходящих документов с визами должностных лиц, ответственных за его подготовку, подшивается в управлении делопроизводства и архива.

Учет и хранение исходящих писем за подписью руководителей структурных подразделений осуществляется работниками приемных руководителей подразделений.

Учет документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов.

7.6. Исходящие документы (письма, телеграммы, факсограммы и т.д.) отправляются с подлинной подписью.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса и в необходимом количестве экземпляров рассылки.

Перед отправкой документа следует проверить правильность составления и оформления документа и приложений к нему в соответствии с настоящей Инструкцией, а именно наличие:

необходимых виз на копии документа;

приложений;

подписи на документе и приложениях;

фамилии, имени, отчества и номера телефона исполнителя.

7.7. Неправильно оформленная корреспонденция возвращается управлением делопроизводства и архива исполнителю для исправления и доработки.

При направлении письма и телеграммы в более чем четыре адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Исходящая корреспонденция учитывается попакетно в почтовом реестре с указанием номеров вложенных в пакет документов.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются управлением делопроизводства и архива в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или начальника управления делопроизводства и архива.

7.8. Документы отправляются адресатам средствами фельдъегерской, почтовой и электрической связи.

Обработка документов (писем, телеграмм) для отправки почтовой связью осуществляется управлением делопроизводства и архива в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 года N 725.

В отдельных случаях для обеспечения срочной доставки документа он может быть выдан по указанию руководства подразделения на руки с записью фамилии, инициалов и номера телефона лица, получившего документ, на оставшейся в деле копии.

Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

7.9. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

7.10. Копии подписанных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в соответствии со списком рассылки в структурные подразделения Правительства области, органы исполнительной государственной власти области и другие организации, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

7.11. Документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается в управление делопроизводства и архива с заявкой установленного образца (приложение 10), подписанной руководителем структурного подразделения. Заявки хранятся в управлении делопроизводства и архива в течение одного года.

7.12. Переданные и принятые факсограммы учитываются в каждом структурном подразделении в РКФ установленной формы (приложение 8) без проставления регистрационных штампов. Поступившие факсограммы передаются исполнителям в день их приема, срочные - немедленно. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются для подшивки в дела факсограмм и хранятся в структурных подразделениях. Исполненные факсограммы с поручениями Губернатора области подшиваются и хранятся в управлении делопроизводства и архива в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

7.13. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Список указанных лиц ежегодно утверждается руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

VIII. Подсчет объема документооборота

8.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных за выбранный отрезок времени (год, квартал, месяц). Показатели объема документооборота используются для анализа процессов работы с документами в управленческой деятельности и выработке мер по совершенствованию работы с ними.

8.2. Подсчет количества документов в структурных подразделениях Правительства области производится по регистрационно-контрольным формам (РКФ) ежемесячно. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в секторе технической подготовки документов управления делопроизводства и архива.

8.3. Данные о количестве всех документов суммируются ежемесячно в управлении делопроизводства и архива, о чем составляется справка об объеме документооборота (приложение 11).

К справке может прилагаться информация о состоянии исполнения документов в подразделениях, а также данные о количестве входящих и исходящих документов и другие материалы.

Результаты учета количества документов обобщаются управлением делопроизводства и архива и представляются руководителю аппарата, управляющему делами Правительства области.

IX. Контроль исполнения служебных документов

9.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

9.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения документов осуществляют руководители, специалисты приемных, ответственные исполнители.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Учет контролируемых документов в Правительстве области, а также ход и состояние их исполнения осуществляет управление делопроизводства и архива и ежемесячно информирует руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области об итогах работы по исполнению документов.

9.3. Проекты поручений к документам готовят управление делопроизводства и архива, секретариат Губернатора области, помощники первых заместителей Губернатора области и руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области.

Руководители структурных подразделений дают уточняющие указания непосредственным исполнителям по организации исполнения документов либо на самом документе после реквизита "Адресат" либо на отдельном листе.

Данные об исполнителе заносятся в учетные формы, после чего документ передается исполнителю.

9.4. Контроль исполнения документов строится на базе РКФ. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов осуществляются согласно приложению 12.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока и одновременно информирует заявителя. Все изменения по срокам вносятся в РКФ.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

9.5. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

Ответственность за оперативное прохождение документов, их сохранность и своевременный возврат в управление делопроизводства и архива возлагается на специалистов приемных руководителей, которые лично получают и сдают документы и корреспонденцию.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

На документе проставляется отметка об исполнении ("В дело", подпись ответственного лица, дата). Аналогичные отметки об исполнении документа проставляются в РКФ.

9.6. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель за 3 дня до истечения срока информирует управление делопроизводства и архива о необходимости внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только автор документа.

9.7. В целях обеспечения контроля за исполнением исходящих документов, подписанных Губернатором области и его первыми заместителями, а также руководителем аппарата, управляющим делами, на такие документы также составляется регистрационно-контрольная форма.

9.8. Исполненные документы в течение одного рабочего дня передаются исполнителями в управление делопроизводства и архива для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

9.9. Управление делопроизводства и архива не реже одного раза в месяц готовит сведения о состоянии исполнительской дисциплины в Правительстве области для информирования руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области.

X. Порядок работы с обращениями граждан

10.1. Делопроизводство по обращениям граждан в Правительстве области ведется отдельно от других видов делопроизводства.

10.2. Обращения граждан, поступившие в Правительство области, централизованно регистрируются в отделе писем и приема граждан управления делами Правительства области (далее - отдел) в автоматизированных базах данных информационно-поисковой системы (далее - ИПС) "Письменные обращения граждан" и "Личный прием граждан" путем заполнения регистрационных карточек.

10.3. Дата поступления обращения и регистрационный номер, состоящий из индекса отдела и порядкового номера (07-03/255), указываются в регистрационном штампе, который ставится в верхнем правом углу письма.

10.4. Письменные обращения граждан направляются на рассмотрение в структурные подразделения Правительства области, органы исполнительной государственной власти области или иные организации в соответствии с их компетенцией независимо от того, на чье имя эти письма поступили.

10.5. Обращения граждан, подлежащие рассмотрению в органах исполнительной государственной власти области, органах местного самоуправления муниципальных образований области и иных организациях, направляются с сопроводительными письмами за подписью начальника отдела. Указанные документы направляются исполнителям управлением делопроизводства и архива Правительства области или через курьеров.

10.6. Уведомления заявителям о направлении обращений в соответствии с компетенцией в органы исполнительной государственной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований, иные организации направляются за подписью начальника отдела.

10.7. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа:

на письменные обращения, направляемые в соответствии с резолюцией руководителя с контролем, ответы исполнителями даются в адрес заявителей и в Правительство области в соответствии с требованиями, указанными в резолюции;

на письменные обращения, направляемые с контролем по подведомственности, ответы исполнителями даются в адрес заявителей, в копии - в Правительство области;

без контроля - только в адрес заявителей.

10.8. Переадресовка обращений граждан из одного подразделения в другое осуществляется через отдел.

10.9. Поручения по исполнению письменных обращений граждан могут даваться в форме резолюций Губернатором области, первыми заместителями и заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Правительства области. При необходимости проект резолюции Губернатора области готовится начальником отдела, проекты резолюций первых заместителей - начальником отдела и специалистами отдела в соответствии с их должностными обязанностями.

10.10. Если исполнение письменного обращения поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, то контроль за подготовкой ответа или проекта ответа заявителю и в орган, направивший обращение с контролем, осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для составления ответа не позднее пяти дней до истечения срока исполнения письменного обращения.

10.11. Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения и подготовку ответа, обеспечивает его подписание и отправку.

10.12. Обращения граждан исполняются в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации.

10.13. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в отдел, где делаются отметки о результатах рассмотрения обращений в регистрационных карточках автоматизированных баз данных ИПС, после чего докладываются Губернатору области, первым заместителям, заместителям Губернатора области, руководителям структурных подразделений Правительства области для списания "в дело".

10.14. Списанные "в дело" документы формируются в дела и хранятся в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

10.15. Контроль за своевременным и качественным исполнением письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом писем и приема граждан управления делами Правительства области.".

XI. Автоматизированная подготовка документов

11.1. Подготовка (изготовление) документов (ввод, обработка, корректировка и распечатка) осуществляется сектором технической подготовки документов (далее сектор) управления делопроизводства и архива, а также непосредственно в структурных подразделениях Правительства области с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции по делопроизводству.

11.2. Сектором управления делопроизводства и архива для автоматизированной подготовки принимаются только служебные документы, непосредственно связанные с деятельностью Губернатора области и Правительства области. Оформление документов под диктовку не производится.

Документы личного характера, другие материалы, не относящиеся к деятельности Правительства области, набору в секторе управления делопроизводства и архива не подлежат.

11.3. Материал по текущим вопросам объемом до 3 листов машинописного текста оформляется непосредственно в департаментах, комитетах, управлениях, отделах специалистами приемных руководителей подразделений или работниками подразделений.

11.4. Материалы, подлежащие подготовке, принимаются руководителем сектора от работников с визой руководителя структурного подразделения, заместителя руководителя (департамента, комитета, управления) или начальника управления делопроизводства и архива.

11.5. В первоочередном порядке оформляются проекты постановлений, распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области, законопроекты, документы руководителя аппарата, управляющего делами, правового управления, документы к мероприятиям с участием Губернатора области или его первых заместителей, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора области.

Тексты проектов постановлений Губернатора и Правительства области, распоряжений Губернатора области и законопроекты, подготовленные подразделениями Правительства области, передаются через локальную сеть в отдел протокола.

В структурных подразделениях Правительства оформляются, как правило, служебные письма за подписью руководителя подразделения, проекты его резолюций, заявки и документы внутреннего характера с использованием компьютерной техники.

11.6. Машинописные работы выполняются по двум категориям: срочные и обычные.

Срочные работы выполняются при наличии визы начальника управления делопроизводства и архива - в течение 3 часов. Обычные - в порядке очередности в течение рабочего дня.

При наличии большого объема срочных документов материалы печатаются в очередности, определяемой руководителем сектора по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

11.7. Документы, сданные в работу после 16.30, изготавливаются, как правило, на следующий день.

11.8. При необходимости выполнения машинописных работ в другие сроки разрешение дает начальник управления делопроизводства и архива.

11.9. Передаваемые на изготовление оригиналы документов, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Не принимаются для автоматизированной подготовки небрежно и неразборчиво написанные оригиналы документов, содержащие вклеенные вырезки из газет, книг, журналов, тексты, правленые карандашом, с использованием других красителей, кроме указанных, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. Содержащиеся в оригиналах специальные схемы, формулы, графики не печатаются.

11.10. Документ оформляется, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы специалистами, печатавшими документ, не производятся. В отдельных случаях подготовленные документы могут быть размещены на машинных носителях (дискетах) либо переданы заказчику через систему локальной связи для ускорения процесса корректировки.

В случае если документ первоначально готовился в структурном подразделении с использованием компьютерной техники и если его объем превышает 3 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа на дискете. Дискета проверяется на наличие компьютерного вируса. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и она возвращается исполнителю. Для корректировки и распечатки принимаются документы, выполненные в формате текстового редактора, используемого в секторе технической подготовки документов.

11.11. Автоматизированная подготовка документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

Тексты документов на бланках формата А4 с цветным изображением герба оформляются через 1-1,5 интервала в соответствии с утвержденными образцами форм.

Используемые при оформлении документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, в котором указываются вид и номер бланка, фамилия заказчика, дата изготовления.

11.12. На страницах отпечатанного документа в правом нижнем углу проставляются колонтитул, а также инициалы имени и фамилии специалиста, изготовившего документ.

11.13. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.

11.14. Название, объем подготовленного документа, фамилия исполнителя, наименование файла, в котором хранится отпечатанный текст, дата подготовки документа фиксируются в журнале учета выполненных работ установленного образца. Черновики возвращаются исполнителю, а испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются.

11.15. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения заказчика запрещена. Файл уничтожается.

XII. Ведение звукозаписи и подготовка расшифровки заседаний

12.1. Звукозапись заседаний Правительства области, других мероприятий, проводимых в Правительстве области с участием Губернатора области, производится сектором технической подготовки документов управления делопроизводства и архива с использованием звукозаписывающей (диктофонной) техники на едином магнитном носителе.

12.2. Расшифровка фонограмм и распечатка производится сектором технической подготовки документов управления делопроизводства и архива непосредственно в процессе проведения мероприятия или после его завершения в сроки, согласованные с управлением делопроизводства и архива.

12.3. Для организации подготовки звукозаписи мероприятий руководитель структурного подразделения Правительства области направляет не позднее чем за двое суток до проведения мероприятия в управление делопроизводства и архива заявку на расшифровку фонограмм, согласованную у руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области.

В заявке указываются дата, время и место проведения мероприятия, его ориентировочная продолжительность. Заявка подписывается руководителем структурного подразделения Правительства области.

Для обеспечения более качественной подготовки расшифровки фонограммы работником подразделения Правительства области, отвечающим за проведение мероприятия, составляется и передается в сектор технической подготовки документов список выступающих на заседании, включая приглашенных, с указанием их полных имен и отчеств и занимаемых должностей.

12.4. Расшифровка звукозаписи мероприятий производится сектором технической подготовки документов управления делопроизводства и архива в согласованные с организаторами мероприятий сроки.

12.5. Расшифровка заседаний, записанных на диктофонной технике непосредственно структурными подразделениями Правительства области, производится только при условии представления качественной звукозаписи на стандартных магнитных носителях, принятых к использованию в Правительстве области.

12.6. Расшифровка заседаний Правительства области передается в отдел протокола управления делопроизводства и архива. Звуковые записи заседаний Правительства и их расшифровки в виде текстовых файлов хранятся в секторе в течение года, после чего уничтожаются по акту путем их стирания или переписываются в случае необходимости на внешний носитель для архивного хранения. Подлинники расшифровки записей заседаний Правительства области (на бумажных носителях) хранятся в отделе протокола управления делопроизводства и архива, формируются в дела и передаются на архивное хранение.

Магнитные записи совещаний и других мероприятий, а также невостребованные расшифровки записей хранятся в секторе в течение 15 дней, после чего уничтожаются.

12.7. В секторе технической подготовки документов управления делопроизводства и архива в специальном журнале ведется учет подготовленных расшифрованных и распечатанных фонограмм.

Выдача готовых материалов на бумажных или машинных носителях (дискетах) производится лицам, ответственным за организацию мероприятия.

Расшифрованные записи выдаются под роспись в журнале установленной формы (приложение 13).

12.8. При подготовке материалов используется только учтенная в отделе материально-технического и протокольного обеспечения Правительства области звукозаписывающая техника.

XIII. Порядок размножения документов

13.1. В секторе технической подготовки документов управления делопроизводства и архива копируются документы и материалы, непосредственно касающиеся деятельности Правительства области.

13.2. Для размножения документов материалы принимаются в сектор технической подготовки документов только при наличии визы руководителя подразделения (департамента, комитета, управления, отдела), заместителя руководителя структурного подразделения или начальника управления делопроизводства и архива. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы (приложение 14).

Отметка о выполнении работы делается на бланке заказа.

13.3. В первоочередном порядке копируются постановления, распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области, документы вышестоящих органов, а также изготавливаются тиражи документов, вносимых на рассмотрение Правительства области.

13.4. Изготовление копий документов производится в порядке очередности их сдачи в сектор технической подготовки документов.

Срочное изготовление документов производится с разрешения начальника управления делопроизводства и архива.

Копирование документов с пометкой "срочно" выполняется вне очереди. Срок исполнения срочных заявок на изготовление копий - один час, остальных - в течение рабочего дня.

13.5. Заказы на копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" обязательно визируются у руководителей подразделений.

13.6. Изготовление копий с документов секретного характера запрещается.

13.7. Размножение документов, поступивших из вышестоящих органов, производится для непосредственных исполнителей нормативных правовых актов управлением делопроизводства и архива или по запросу руководителя структурного подразделения Правительства области.

Произведенные работы по изготовлению копий фиксируются на обороте учетной карточки документа с указанием фамилии руководителя, заказавшего копию, и даты изготовления.

13.8. Копирование документов из архивных дел осуществляется по заказам, подписанным начальником управления делопроизводства и архива.

Изготовление копий минуя управление делопроизводства и архива не допускается.

13.9. Служебные документы, подлежащие копированию на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге четким черным шрифтом.

13.10. Документы, поступившие в сектор технической подготовки документов, учитываются в специальном журнале с указанием в нем наименования копируемого документа, названия структурного подразделения, даты, количества страниц и снятых копий (приложение 15). Выдача размноженных документов производится только под роспись.

Управление делопроизводства и архива ежемесячно составляет информацию об объемах копировальных работ в Правительстве области и представляет ее руководителю аппарата, управляющему делами.

13.11. Изготовление тиражей документов объемом до 3-х машинописных страниц и в количестве до 10 экземпляров осуществляется, как правило, в структурных подразделениях Правительства области, в которых имеются множительные аппараты. Учет копировальных работ в структурных подразделениях ведется в журнале установленной формы (приложение 15).

Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых копировальных работ несет руководитель структурного подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

13.12. Копирование гербовых бланков документов любого вида в структурных подразделениях Правительства области запрещается.

XIV. Изготовление и использование бланков документов, информационных справочников, печатей, штампов и удостоверений

14.1. Документы Правительства области должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с требованиями Типовой инструкции.

Официальные документы Губернатора области и Правительства области оформляются на бланках с изображением герба Вологодской области.

14.2. Гербовые бланки документов, применяемые в Правительстве области, используются строго по назначению и без соответствующего разрешения управления делопроизводства и архива не могут передаваться другим организациям и лицам. Бланки документов подлежат учету и должны быть пронумерованы. Номер бланка проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков документов и правильность их использования.

Не разрешается изготовление структурными подразделениями Правительства области бланков организационно-распорядительных документов на персональных компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

14.3. Изготовление бланков без изображения герба Вологодской области на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется в структурных подразделениях Правительства области.

14.4. Управление делопроизводства и архива оформляет заявки на изготовление печатно-бланочной продукции и обеспечивает контроль за использованием ее по назначению.

14.5. Размещение и исполнение заказов на изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Правительства области осуществляется через отдел материально-технического и протокольного обеспечения управления делами Правительства области с приложением образца печати или штампа, согласованного с правовым управлением и управлением делопроизводства и архива Правительства области.

Изготовление гербовой печати Правительства области производится на основании поручения руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области.

14.6. Наличие гербовой и негербовых печатей Правительства области и его структурных подразделений должно быть закреплено в Уставе области или в Положении о подразделении. Печати используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.

Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

14.7. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области или его первых заместителей определяется Губернатором области или его первыми заместителями соответственно. Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области или его первых заместителей подписывается руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области.

Управление делопроизводства и архива передает заявки на изготовление печатей и штампов в отдел материально-технического и протокольного обеспечения управления делами Правительства области.

14.8. Все изготовленные печати и штампы учитываются в специальном журнале в управлении делопроизводства и архива и выдаются под расписку работникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

При смене работника подразделения печати и штампы сдаются в управление делопроизводства и архива с отметкой в журнале их учета.

14.9. Печати должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах. Контроль за правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов в подразделениях Правительства области осуществляет управление делопроизводства и архива Правительства области. В случае утраты печати, штампа в известность об этом незамедлительно ставится руководитель аппарата, управляющий делами Правительства области.

Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление делопроизводства и архива и уничтожаются по акту.

14.10. Управление государственной службы и кадровой политики Правительства области организует и проводит работу по формированию и изданию информационно-телефонных справочников, необходимых для взаимодействия между Правительством области, Законодательным Собранием области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований области.

Справочник подлежит ежемесячному оперативному обновлению, переиздается в полном объеме один раз в полугодие.

14.11. Удостоверения работникам Правительства области изготавливаются и выдаются управлением делопроизводства и архива по заявкам отдела кадровой работы Правительства области. Срок их изготовления - три дня (при наличии двух фотографий).

Удостоверение в виде книжки выдается работникам, замещающим высшие и главные должности государственной службы, и подписывается Губернатором области;

удостоверение в форме ламинированной карточки выписывается служащим, замещающим ведущие, старшие и младшие государственные должности, техническим работникам и подписывается руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области.

14.12. Постоянные пропуска (электронные карты доступа) в административное здание Правительства области изготавливаются и выдаются по предварительной заявке отделом материально-технического и протокольного обеспечения управления делами Правительства области:

работникам Правительства области, его структурных подразделений, при приеме на работу;

работникам органов исполнительной государственной власти области, а также руководителям предприятий, организаций, ведомств и учреждений, которым по служебным обязанностям необходимо систематически обращаться в Правительство области;

соответствующие кадровые службы при увольнении владельца пропуска обязаны изъять его и сдать в течение месяца в отдел материально-технического и протокольного обеспечения.

14.13. Оформленные удостоверения являются документами строгой отчетности. За их сохранность должностные лица несут персональную ответственность. При увольнении владелец обязан сдать удостоверение по месту его получения.

Лица, имеющие удостоверение, обязаны обеспечить его сохранность. В случае его повреждения или утраты подают заявление на имя руководителя аппарата, управляющего делами с объяснением причин и обстоятельств повреждения или утраты удостоверения. По данному факту проводится служебное расследование и принимается соответствующее решение.

XV. Составление номенклатуры дел

15.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве области и его структурных подразделениях.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

В сводную номенклатуру дел Правительства области должны включаться все документы, образующиеся в деятельности Правительства, его структурных подразделений (департаментов, комитетов, управлений, отделов), комиссий, действующих в Правительстве.

15.2. Сводная номенклатура дел Правительства области составляется управлением делопроизводства и архива на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) Правительства области, экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов области и утверждается руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве области (приложения 16, 17).

15.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Правительства области и структурных подразделений за прошлые годы (до 2002 года - администрации области). Изучаются документы, образующиеся в результате деятельности Правительства и его структурных подразделений.

Вновь созданные структурные подразделения обязаны в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить в управление делопроизводства и архива.

15.4. В сводную номенклатуру дел Правительства области включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений Правительства, в том числе дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является Правительство области, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом "Для служебного пользования", различного рода регистрационно-учетные формы и т.п.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

15.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства области являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

15.6. После утверждения сводной номенклатуры дел Правительства области структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

15.7. Графы сводной номенклатуры дел Правительства области, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название Правительства области или структурного подразделения;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки, к которым относятся документы дела);

указание на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

15.8. Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению в случае коренных изменений функций и организационной структуры Правительства области, комитета, департамента, отдела, управления. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

15.9. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

15.10. По окончании делопроизводственного года ответственный за делопроизводство заполняет в номенклатуре дел итоговую запись о количестве заведенных дел.

XVI. Формирование дел

16.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в Правительстве области формируются в структурных подразделениях.

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делопроизводства и архива.

16.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большого количества листов дело делится на тома.

16.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

16.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы (постановления и распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Положением о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности и государственные должности государственной службы Правительства области и органов исполнительной государственной власти области, утвержденным постановлением Губернатора области от 2 июля 1994 года N 527 (с последующими изменениями).

Формирование дел по бухгалтерскому учету осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

XVII. Экспертиза ценности документов

17.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

17.2. Экспертиза ценности документов в Правительстве области проводится:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению.

17.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Правительстве области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия назначается распоряжением Губернатора области в составе не менее трех человек и возглавляется начальником управления делопроизводства и архива Правительства области.

Функции и права экспертной комиссии Правительства области, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.

Обязательно наличие в составе комиссии представителя государственного архива области.

17.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Правительства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства области путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 18), сроки хранения которых истекли.

17.5. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) Правительства одновременно. Согласованные на ЭК описи и акты утверждаются руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области. После утверждения экспертно-проверочной комиссией дела структурных подразделений Правительства уничтожаются.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Правительства, название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

XVIII. Оформление дел

18.1. Дела подразделений Правительства области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи работника, ответственного за архив, управления делопроизводства и архива Правительства области.

18.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение 19);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 20);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;

полное название Правительства области и структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел и номер тома;

заголовок дела;

дату дела (крайние даты начала и окончания дела);

количество листов в деле;

срок хранения (или отметка "хранить постоянно").

Все эти данные, кроме реквизита "Количество листов в деле", указываются на обложках при заведении дел.

18.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа не задевая текста документа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, или в перечне документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, с указанием сроков хранения.

18.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

18.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре или пять проколов в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

18.6. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 21).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

XIX. Составление описей дел

19.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, ежегодно составляются описи и представляются в управление делопроизводства и архива после завершения дел в делопроизводстве.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложение 22).

19.2. В Правительстве области, в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством управления делопроизводства и архива Правительства области. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Правительства области, которую готовит управление делопроизводства и архива, и по установленной форме сдаются на государственное хранение (приложения 23, 24).

19.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);

графа описи "примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

19.4. В конце сводной описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Сводная опись подписывается составителем с указанием его должности, начальником управления делопроизводства и архива, утверждается руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области, после согласования экспертной комиссии Правительства и ЭПК управления по делам архивов области.

19.5. Сводная опись дел Правительства области составляется по установленной форме в четырех экземплярах. Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Правительства области, а другой остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

XX. Оперативное хранение документов и дел

20.1. С момента заведения и до передачи в архив Правительства области дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Правительства области и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

20.2. Выдача дел из архива Правительства области во временное пользование работникам Правительства области производится в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Дела с подлинными постановлениями и распоряжениями Губернатора области, постановлениями Правительства области, как правило, из архива не выдаются.

Снятие копий с документов, находящихся на хранении в архиве, производится с разрешения руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области, начальника управления делопроизводства и архива или руководителя того структурного подразделения, в котором отложились документы.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях в установленном законодательством порядке и производится с разрешения Губернатора области или лица, им уполномоченного, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Изъятие постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области из дел не допускается.

XXI. Передача дел на архивное хранение

21.1. Документы Правительства области являются областной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архив области, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся в архиве Правительства области. Документы по личному составу хранятся в архиве Правительства области 75 лет.

21.2. В своей практической деятельности архив Правительства области руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми и методическими документами Федеральной архивной службы России, официальными распорядительными документами Губернатора области и Правительства области.

21.3. В архиве Правительства области хранятся документы Правительства области и его структурных подразделений, организаций-предшественников и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций-источников комплектования архива, утвержденным руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области.

21.4. В архив Правительства области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Правительства после истечения 2-х летнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях.

21.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению архива по описям и номенклатурам дел.

21.6. Передача дел в архив Правительства осуществляется по графику, составленному управлением делопроизводства и архива, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области.

Прием каждого дела производится главным специалистом управления делопроизводства и архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи главного специалиста управления делопроизводства и архива и лица, передавшего дела.

Все выявленные при приеме недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив Правительства оформляет выдачу дел во временное пользование.

21.7. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства области документы передаются в архив Правительства области (для юридических лиц - в государственный архив области).

Лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

XXII. Использование документов архива

22.1. Дела, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам структурных подразделений Правительства области для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование.

В делах запрещается делать какие-либо пометки, исправления, подчеркивания и проводить изъятие документов.

Во временное пользование дела выдаются работникам структурных подразделений по заявке руководителя структурного подразделения, предварительно согласованной с руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области или начальником управления делопроизводства и архива на срок не более одного месяца. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (приложение 25), и оно регистрируется в книге выдачи дел. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения Губернатора области или лица, им уполномоченного.

Работники структурных подразделений Правительства области несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.

По возвращении дела в архив Правительства области работник архива обязан проверить наличие всех страниц в деле.

При увольнении работник подразделения Правительства обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

22.2. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в архиве, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с разрешения руководителя аппарата, управляющего делами Правительства области.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 1
к п. 3.2 Инструкции
по делопроизводству

|Не менее 20 мм Герб | Гриф утверждения документа Отметка о контроле -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- - Наименование организации /-- --\ | Справочные данные | Адресат | | об организации | (адрес, телефон, факс и т.п.) | Код организации по ОКПО | Основной государственный | регистрационный номер (ОГРН) | юридического лица | Идентификационный номер | налогоплательщика/код | причины постановки на учет | (ИНН/КПП) Резолюция | __________ N _____________ | На _______ от _____________ | | /-- --\ | | Заголовок к тексту | | | | Начало текста (абзаца) | | | ------| ТЕКСТ ДОКУМЕНТА |---- Не менее Не 20 мм | | менее 10 мм |Приложение | | | Должность лица, Подпись И.О.Фамилия |подписавшего документ | Печать | | |Визы согласования документа | |Отметка об исполнителе | |Отметка об исполнении документа | и направлении его в дело | | Идентификатор электронной Отметка о поступлении |копии документа документа в организацию.| -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- - | Не менее 20 мм

Формуляр - Расположение  реквизитов  документа  и  границы  заполнения на

формате А4 (210 х 297 мм).

Приложение 2
к п. 3.3.8 Инструкции
по делопроизводству

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.п.).

Инструкции (правила) - должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.п.

Отчеты (о деятельности учреждений и организаций, командировках и т.п.).

Планы (производственные, строительно-монтажные, проектно-сметной документации, научно-исследовательских работ, работы коллегии, ученого совета и т.д.).

Перечни (типовых документов, образующихся в деятельности учреждений и организаций, с указанием сроков хранения и т.п.).

Положения (об учреждении; структурном подразделении; премировании и т.п.).

Программы (проведения работ и мероприятий и т.д.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использование средств фонда предприятий и т.п.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы государственных предприятий (организаций); обществ; кооперативов и т.п.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 3
к п. 3.3.15 Инструкции
по делопроизводству

Примерный перечень
документов, на которых ставится гербовая печать

1. Акты (приема выполненных работ).

2. Архивная справка.

3. Бюджетные поручения.

4. Банковские поручения.

5. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; денег; на ведение дел в арбитраже и т.д.).

6. Договоры о материальной ответственности, о поставках, подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

7. Заявки (на оборудование).

8. Командировочные удостоверения.

9. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Платежные поручения (сводные в банк, бюджетные, банковские; пенсионные; на получение инвалюты со счетов и т.д.).

11. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами (орденами, медалями и т.д.).

12. Расчетные чеки.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в учреждения банков).

14. Сметы расходов на содержание аппарата управления.

15. Удостоверения.

16. Чековые книжки.

17. Штатные расписания.

Приложение 4
к п. 3.4.10 Инструкции
по делопроизводству

Перечень
бланков, используемых в Правительстве Вологодской области*

Губернатор Вологодской области -

с гербом Российской Федерации - цветной (продольный),

с гербом Вологодской области - цветной (угловой и продольный),

с гербом Вологодской области - черно-белый (угловой).

Правительство Вологодской области -

с гербом Вологодской области - цветной (продольный),

с гербом Вологодской области - цветной (угловой),

с гербом Вологодской области - черно-белый (угловой).

Постановление Губернатора Вологодской области -

с гербом Вологодской области - черно-белый (продольный).

Распоряжение Губернатора Вологодской области -

с гербом Вологодской области - черно-белый (продольный).

Постановление Правительства Вологодской области -

с гербом Вологодской области - черно-белый (продольный).

Протокол Правительства Вологодской области -

с гербом Вологодской области - черно-белый (продольный).

Выписка из протокола Правительства Вологодской области -

с гербом Вологодской области - черно-белый (продольный).

Первый заместитель Губернатора Вологодской области -

с гербом Вологодской области - черно-белый (продольный).

Именные бланки первых заместителей Губернатора Вологодской области и руководителя аппарата, управляющего делами Правительства Вологодской области- черно-белые, без герба Вологодской области (угловые и продольные).

Бланки структурных подразделений Правительства Вологодской области - без герба Вологодской области - черно-белые (угловые).

______________________________

* Примечание: Бланки структурного подразделения Правительства области или должностного лица используются в том случае, если руководитель или должностное лицо имеют право подписи, предусмотренное в Положении о структурном подразделении или в должностной инструкции. Допускается использование цветных бланков "Правительство Вологодской области" без использования реквизитов: код организации, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, код формы документа.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 5
к п. 5.1 Инструкции
по делопроизводству

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                             ____________________________

                                             наименование должности лица,

                                             ____________________________

                                             утвердившего акт

                                             ________ ___________________

                                             подпись  расшифровка подписи

                                             "___" ___________ 200__ года

                               АКТ*

     Мы, нижеподписавшиеся работники ____________________________________

________________________________________________________________________,

                 (наименование структурного подразделения)

составили акт о том, что "_____" ______________ 200____ года при вскрытии

пакета __________________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи: ____________________

         ____________________

         ____________________

______________________________

*Акт оформляется  на  бланке  или  на  стандартных листах бумаги  шрифтом

размером N 14.

                               Форма акта

Приложение 6
к п. 5.2 Инструкции
по делопроизводству

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в Правительстве области

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма, открытки и телеграммы.

2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, прайс-листы, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения.

3. Планы мероприятий, проводимых органами законодательной и исполнительной власти области, присланные для сведения.

4. Аналитические обзоры, информационные карты, пресс-релизы и иные материалы, представляемые для сведения.

5. Печатные издания (книги, газеты, журналы, брошюры, бюллетени).

6. Технические условия.

7. Бухгалтерские документы (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).

8. Графики, наряды, заявки.

9. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

10. Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

11. Документы на иностранных языках без перевода.

12. Документы без подписей (кроме электронной почты).

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 7
к п. 5.6 Инструкции
по делопроизводству

                               ПРАВИЛА

                   заполнения основных реквизитов

                  регистрационно-контрольной формы

Реквизиты		Пояснения по заполнению
Название вида документа		Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации обращений граждан графа не заполняется.
Автор (корреспондент)		При регистрации поступающего документа записывается название организации (должностного лица) - автора документа; при обращении гражданина - вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (должностного лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.
Дата документа		В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа.
Регистрационный номер документа		Регистрационный номер, присвоенный документу организацией - автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступления		Дата поступления документа в организацию переносится с регистрационного штампа.
Индекс поступления		Индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами.
Заголовок к тексту		Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова.
Резолюция		В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
Срок исполнения		Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении		В РКФ переносится дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу.
Дело		В РКФ переносится индекс дела, в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 8
к пп. 5.7, 7.12 Инструкции
по делопроизводству

                               ЖУРНАЛ

               учета принятых и отправленных факсограмм

N п/п

Дата и время поступления (отправки)

Корреспондент отправки (получения)

Количество листов факсограммы

Краткое содержание факсограммы

Ф.И.О. принявшего (отправившего) факсограмму

Фамилия исполнителя и руководителя, подписавшего (получившего) факсограмму

Отметка о подшивке факсограммы в дело

                   Форма журнала учета принятых и отправленных факсограмм

Приложение 9
к п. 5.10 Инструкции
по делопроизводству

Порядок
создания, использования и передачи автоматизированных информационных ресурсов и отдельных документов в электронном виде на магнитных носителях и по компьютерным сетям Правительства области

1. К автоматизированным информационным ресурсам Правительства области относятся компьютерные базы данных и электронные документы, хранимые на магнитных и иных носителях в структурных подразделениях Правительства области.

2. Автоматизированные информационные ресурсы Правительства области по степени ограничения доступа подразделяются на открытую (общедоступную) информацию, служебную информацию и информацию ограниченного доступа.

Категории доступа к компьютерным информационным ресурсам, перечень пользователей, а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, условия их использования определяются и контролируются в установленном порядке руководителями структурных подразделений Правительства области, в чьем ведении находится конкретный информационный ресурс. Сводный реестр открытых и служебных автоматизированных информационных ресурсов Правительства области ведет управление информационных ресурсов и технологий департамента экономики Правительства области (УИРТ).

3. Компьютерные базы данных (БД) являются местом накопления структурированной информации, необходимой для обеспечения работы структурных подразделений Правительства области. Владелец БД несет персональную ответственность за актуальность и корректность вводимой информации, обеспечение сохранности информации, передачу информации и обеспечение/ограничение доступа к ней. Организация доступа к сетевым БД осуществляется в соответствии с Положением о локальной вычислительной сети Правительства области.

4. Понятие электронного документа в данной Инструкции определяет все создаваемые либо полученные работниками Правительства области из любых внешних и внутренних источников и хранимые в электронном виде документы, связанные с осуществлением ими своих служебных обязанностей, вне зависимости от применения технологий электронной цифровой подписи.

Владелец электронных документов несет персональную ответственность за их учет, сохранность, распространение и обеспечение/ограничение доступа. Доступ к электронным документам, находящимся на серверах локальной сети Правительства области, осуществляется в соответствии с Положением о локальной вычислительной сети Правительства области.

5. Порядок приема и передачи электронных документов:

5.1. В целях оперативной передачи открытой информации между структурными подразделениями Правительства области и обмена с другими организациями и физическими лицами используются средства электронной почты. Коммерческие сети используются только при невозможности передать информацию по государственным компьютерным сетям.

При подготовке сообщений для абонентов - получателей информации, соединение с которыми осуществляется по коммутируемым линиям, длина одного сообщения не должна превышать, как правило, 150 Кбайт.

5.2. Внешние носители электронной информации (дискеты, лазерные диски и прочее) применяются для переноса и архивного хранения служебной информации, обрабатываемой на ЭВМ, получения и передачи ее в другие организации в случаях, когда для этого недостаточно имеющихся средств, указанных в подпункте 5.1., либо при необходимости соблюдения режима конфиденциальности.

5.3. Перед каждым использованием внешнего носителя электронной информации или при получении электронного сообщения необходимо производить его антивирусный контроль имеющимися на ПЭВМ средствами. При выявлении программных вирусов или их следов пользователь обязан немедленно поставить в известность специалиста по антивирусной защите УИРТ департамента экономики Правительства области и сообщить о факте источнику информации. В случае заражения ПЭВМ или оборудования локальной сети компьютерным вирусом вследствие невыполнения данного правила, виновник несет административную и материальную ответственность за причиненный ущерб.

5.4. Все внешние передачи информации сопровождаются соответствующими документами (письмами), которые учитываются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства области в установленном порядке с указанием источника, адресата, имени и объемов файлов и отметкой о времени передачи (образец письма прилагается).

5.5. Порядок работы с электронными документами, пересылаемыми по внутренней электронной почте Правительства области:

Абонентами внутренней электронной почты являются работники структурных подразделений Правительства области и организаций, доступных через локальную вычислительную сеть Центра правительственной связи в Вологодской области. Почтовый сервис является дополнительной возможностью обмена информацией для пользователей ЛВС, подключаемых в соответствии с Положением о локальной вычислительной сети Правительства области. Настройку и сопровождение почтового сервиса осуществляет системный администратор УИРТ департамента экономики Правительства области.

Для каждого абонента почтовой системы на сервере выделяется почтовый ящик (пространство жесткого диска), доступ к которому по индивидуальному имени и паролю имеет только данный абонент. Владелец почтового ящика определяет права доступа к нему, а также должен контролировать его содержимое, своевременно удалять ненужные сообщения, структурировать информацию, соблюдать режим архивации. Администратор локальной вычислительной сети со своей стороны отвечает за резервное копирование информации почтовых ящиков, доступность почтового ящика своему абоненту. Ответственность за разграничение прав доступа к электронным документам, хранимым в общих папках почтового сервера сети, несут работники, назначенные ответственными за ведение этих папок в подразделениях. Абоненты почтовой системы обеспечивают сохранность поступающих к ним электронных документов и их учет.

5.6. Обмен информацией с организациями и физическими лицами:

Прием и передачу электронной почты по открытой и открытой сети "Атлас" и ГАС "Выборы" осуществляет специалист УИРТ департамента экономики Правительства области. Он учитывает информацию в журнале и передает ее в печатном или электронном виде в структурные подразделения Правительства: непосредственным получателям при конкретной адресации или в управление делопроизводства и архива Правительства области для учета и дальнейшей рассылки.

Подготовку, получение и передачу электронной почты по сети Интернет осуществляют ответственные в каждом структурном подразделении Правительства области согласно распределению адресного пространства, утвержденного руководителем аппарата, управляющим делами Правительства области. Они осуществляют учет входящей и исходящей корреспонденции и рассылку ее до конкретного пользователя, отвечают за сохранение в тайне пароля и за сохранность корреспонденции своего ящика.

Получение электронной почты на адрес Правительства Вологодской области и ее отправку осуществляет управление делопроизводства и архива Правительства области. Допускается применение электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации, либо с последующим учетом их ответственными за прием и передачу электронных документов в структурных подразделениях Правительства области.

Информация, выставляемая в глобальную сеть для общего доступа, должна документироваться и учитываться в соответствии с Положением об Интернет-сайте Правительства области.

Статистические, обзорные и иные информационные материалы, получаемые в результате работы специалистов в глобальных компьютерных сетях, подлежат учету в структурных подразделениях Правительства области, использующих эти материалы.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение
к п. 5.4 Порядка

                                         Образец сопроводительного письма

                                         Адресат

                     Уважаемый ______________________

     В ответ   на  Ваш  запрос  направляем  документ  (название или тема)

(на магнитном носителе, в электронном виде).

Приложение:

Файл(ы)    Inform1.doc - 56 Kb,

           Inform2.doc - 112 Kb,

Должность лица,                        подпись               И.О. Фамилия

подписавшего документ

Передано в адрес (cheef@min.gov.ru.) 10.12.2002 в 10:33

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 10
к п. 7.11 Инструкции
по делопроизводству

                                     Управление делопроизводства и архива

                                     Правительства области

                               ЗАЯВКА

                  на передачу служебной информации

                   по каналам факсимильной связи

     Подразделение ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Исполнитель (Ф.И.О., должность, телефон) ___________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Название передаваемой информации (полностью) _______________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                 Прошу передать служебную информацию

     Страна, код страны _________________________________________________

     Город, код города __________________________________________________

     Телефон ____________________________________________________________

     Кому _______________________________________________________________

     Объем передаваемого сообщения _______________________________ листов

___________________________     ____________       ______________________

(наименование должности          (подпись)          (расшифровка подписи)

руководителя подразделения)

"___" ___________ 200___ г.

                                                   Формат А4 (210х297 мм)

          Форма заявки на передачу служебной информации по каналам

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 11
к п. 8.3. Инструкции
по делопроизводству

                                СПРАВКА

                       об объеме документооборота

                       за ______________ 200_____

                              (месяц)

Документы	Количество документов		Всего
	подлинники	тираж
поступающие
отправляемые
внутренние
Итого

Наименование должности               Подпись          Расшифровка подписи

ответственного за делопроизводство

                  Форма справки об объеме документооборота

Приложение 12
к п. 9.4 Инструкции
по делопроизводству

Перечень
с типовыми сроками исполнения документов

Предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не более 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления.

Запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ и депутата Государственной Думы (депутатский запрос) - в срок до 30 дней.

Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания; с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок; требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок.

Парламентские запросы - не позднее 15 дней со дня получения.

Письма предприятий, учреждений, организаций - 30 дней.

Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Телеграммы, требующие срочного решения, - до трех дней; остальные - в течение 10 дней.

Для заключения договоров:

Когда в предложении о заключении договора оговорен срок для ответа, договор считается заключенным, если ответ получен лицом, направившим предложение, в пределах указанного в нем срока.

Когда в предложении о заключении договора не определен срок для ответа, договор считается заключенным, если ответ получен лицом, направившим предложение, до окончания срока, установленного законом или иными правовыми актами, а если такой срок не установлен - в течение нормально необходимого для этого времени, но не более 30 дней.

Протокол разногласий к договору рассматривается и направляется стороне по договору не позднее 30 дней со дня получения проекта договора, если иной срок не определен сторонами или законом.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 13
к п. 12.8 Инструкции
по делопроизводству

                               ЖУРНАЛ

               учета выдачи расшифрованных фонограмм

N п/п	Наименование структурного подразделения (заказчика)	Кто разрешил	Наименование мероприятия	Кол-во листов расшифровки	Отметка о получении расшифровки (подпись и дата)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

            Форма журнала учета выдачи расшифрованных фонограмм

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 14
к п. 13.2 Инструкции
по делопроизводству

                               ЗАКАЗ

                      на копирование документов

Изготовить ______________________________________________________________

                          (наименование документа)

Количество страниц оригинала ____________________________________________

Требуемый тираж _________________________________________________________

                                    (экземпляров)

Заказчик ________________________________________________________________

                                (фамилия, должность)

Подразделение ___________________________________________________________

Дата _______________     Время _____________    Телефон _________________

                                         подпись              Расшифровка

                                                                подписи

                                                 Формат А6 (105 х 148 мм)

                    Форма заказа на копирование документов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 15
к пп.13.10, 13.11. Инструкции
по делопроизводству

                               ЖУРНАЛ

               учета копировально-множительных работ

N п/п

Наименование копируемого документа (материала)

Наименование подразделения-заказчика

Кто разрешил

Дата

Оригинал листов/страниц

Количество снятых копий листов/страниц

Отметка о получении тиража

           Форма журнала учета копировально-множительных работ

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 16
к п. 15.2 Инструкции
по делопроизводству

Правительство Вологодской области

Наименование структурного

подразделения

   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ N _________

_______________________

  (место составления)

   На ___________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (ед.хр.)	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

           _____________________________________________

                           Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                  подпись           Расшифровка

                                                                подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО*

Протокол ЭК структурного подразделения

от _________ N _______

Наименование должности руководителя

 архива Правительства области

(лица, ответственного за архив)             подпись           Расшифровка

                                                                подписи

Дата

______________________________

* При наличии ЭК структурного подразделения

            Итоговая запись о категориях и количестве дел,

           заведенных в ______ году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

_________________________________________________________________________

Наименование должности

ответственного за                           подпись           Расшифровка

делопроизводство                                                подписи

Дата

Итоговые сведения переданы

в управление делопроизводства и архива

Правительства Вологодской области

Наименование должности

передавшего сведения                        подпись           Расшифровка

                                                                подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

               Форма номенклатуры дел структурного подразделения

                        Правительства Вологодской области

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 17
к п. 15.2 Инструкции
по делопроизводству

Правительство                                      УТВЕРЖДАЮ

Вологодской области                                Руководитель аппарата,

                                                   управляющий делами

                                                   Правительства

                                                   Вологодской области

                                            подпись           Расшифровка

                                                                подписи

СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                     Дата

____________ N _________

________________________

  (место составления)

     На ______ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (ед. хр.)	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

        _____________________________________________

                       Название раздела

Наименование должности

руководителя управления

делопроизводства и архива

Правительства Вологодской области           подпись           Расшифровка

                                                                подписи

Дата

Виза (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                   Протокол ЭПК

Правительства                                 управления по делам архивов

Вологодской области                           Вологодской области

____________ N ____                           ____________ N ____

           Итоговая запись о категориях и количестве дел,

     заведенных в ________ году в Правительстве Вологодской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности                                        Расшифровка

ответственного за делопроизводство          подпись             подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности                                        Расшифровка

передавшего сведения                        подпись             подписи

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

      Форма сводной номенклатуры дел Правительства Вологодской области

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 18
к п. 17.4 Инструкции
по делопроизводству

Наименование Правительства                    УТВЕРЖДАЮ

Вологодской области                           Наименование должности

Наименование структурного                     руководителя структурного

подразделения                                 подразделения Правительства

                                              Вологодской области

АКТ

____________ N _______                      подпись           Расшифровка

______________________                                          подписи

 (место составления)                         Дата

О выделении к уничтожению

документов и дел, не подлежащих

хранению

На основании ____________________________________________________________

                   (название и выходные данные перечня документов

                         с указанием сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности

и утратившие практическое значение документы фонда N ____________________

                                                       (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого: __________________________________ ед. хр. за _______________ годы

             (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________

                                      (наименование архивного учреждения)

(протокол от _________________ N __________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности            подпись           Расшифровка

документов                                                      подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ____________ N _________

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.,

                                   (цифрами и прописью)

весом ___________ кг сданы в ____________________________________________

                                     (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N _______.

Наименование должности

работника, сдавшего                         подпись           Расшифровка

документы                                                       подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения в                подпись           Расшифровка

учетные данные                                                  подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

              Форма акта о выделении к уничтожению документов,

                           не подлежащих хранению

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 19
к п. 18.2 Инструкции
по делопроизводству

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листа (ов).

                                    (цифрами и прописью)

В том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов________________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности работника,

составившего заверительную                                    Расшифровка

надпись                                     подпись             подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

                      Форма листа-заверителя дела

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 20
к п. 18.2 Инструкции
по делопроизводству

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N ___________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед.хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,

составившего внутреннюю опись                                 Расшифровка

документов дела                             подпись             подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

                 Форма внутренней описи документов дела

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 21
к п. 18.6 Инструкции
по делопроизводству

_________________________________________________________________________

                                         ________________________________

                                         ________________________________

_________________________________________________________________________

                                         ___________________________ ф. N

                                         __________________________ Оп. N

                                         ___________________________ д. N

_________________________________________________________________________

        _________________________________________________________________

        _________________________________________________________________

        _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     (Правительство Вологодской области и структурное подразделение)

                      Дело N ___________ том N ________

            __________________________________________________

            __________________________________________________

            __________________________________________________

            __________________________________________________

            __________________________________________________

                            (заголовок дела)

                                              ___________________________

                                                     (Крайние даты)

                                              На _________________ листах

                                              Хранить ___________________

Ф. N _________

Оп. N ________

Д. N _________

                                                 Формат С4 (230 х 320 мм)

    Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 22
к п. 19.1 Инструкции
по делопроизводству

                                                   УТВЕРЖДАЮ

Правительство Вологодской области                  Руководитель аппарата,

                                                   управляющий делами

                                                   Правительства области

Фонд N _______________

Сводная опись N ______                             подпись    Расшифровка

дел по личному составу                                          подписи

за _______________ год                              Дата

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед.хр.,

                                       (цифрами и прописью)

с N _______ по N _________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности                                        Расшифровка

составителя описи                           подпись             подписи

Дата

Начальник отдела кадровой работы

Правительства Вологодской области           подпись           Расшифровка

                                                                подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Правительства            Протокол ЭПК управления

Вологодской области                  по делам архивов Вологодской области

_______________ N _______            ______________ N ______

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

        Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 23
к п. 19.2 Инструкции
по делопроизводству

                    Правительство Вологодской области

                 ________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

                                      УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      подпись                 Расшифровка

                                                                подписи

                                       Дата

                              ОПИСЬ N ____

_________________________________________________________________________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено __________________________________________ ед.хр.,

                                  (цифрами и прописью)

с N _______ по N _________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности                                        Расшифровка

составителя описи                           подпись             подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                     СОГЛАСОВАНО

Начальник управления                            Протокол ЭК Правительства

делопроизводства и архива                       Вологодской области

Правительства Вологодской области

Подпись       Расшифровка подписи               от _____________ N ______

Дата

      Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

                        структурного подразделения

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 24
к п. 19.2 Инструкции
по делопроизводству

                                                УТВЕРЖДАЮ

Правительство Вологодской области               Руководитель аппарата,

                                                управляющий делами

                                                Правительства Вологодской

                                                области

Фонд N _________________

Сводная опись N ________                        подпись       Расшифровка

дел постоянного хранения                          Дата          подписи

за _____________ год

Название раздела (структурного подразделения Правительства Вологодской области)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ____________________________________ ед.хр.

                                      (цифрами и прописью)

с N _______ по N _________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера:______________________________________________________

Наименование должности                                        Расшифровка

составителя описи                           подпись             подписи

Должность лица, ответственного

за архив или делопроизводство               подпись           Расшифровка

                                                                подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО                                      СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК управления по делам                Протокол ЭК Правительства

архивов Вологодской области                     Вологодской области

_________________ N _______                     ________________ N ______

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

 Форма сводной описи для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

                  Правительства Вологодской области

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 25
к п. 22.1 Инструкции
по делопроизводству

Правительство Вологодской области

Название архива

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ___________________________

          (номер и заголовок)

Опись __________________________

           (номер и название)

Фонд ___________________________

           (номер и название)

Выдано __________________________________________________________________

                   (дата выдачи, кому выдано: наименование

                     структурного подразделения, подпись)

_________________________________________________________________________

во временное пользование по _____________________________________________

                                        (дата возврата, подпись)

Наименование должности                                        Расшифровка

работника архива, выдавшего дело            подпись             подписи

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

                       Форма карты-заместителя дела