Постановление Главы г. Вологды от 8 мая 2008 г. N 2330 "Об образовании Отдела документационного и организационного обеспечения, Хозяйственной службы Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды и об утверждении Положений об Отделе документационного и организационного обеспечения, о Хозяйственной службе Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды"

Постановление Главы г. Вологды
от 8 мая 2008 г. N 2330
"Об образовании Отдела документационного и организационного обеспечения,
Хозяйственной службы Департамента городского хозяйства Администрации
города Вологды и об утверждении Положений об Отделе документационного
и организационного обеспечения, о Хозяйственной службе Департамента
городского хозяйства Администрации города Вологды"

Во исполнение постановления Главы города Вологды от 19 ноября 2007 года N 5391 "О формировании Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды и о реорганизации Комитета жилищно-коммунального хозяйства и транспорта Администрации города Вологды" (с последующими изменениями), на основании статей 38, 42 Устава муниципального образования "Город Вологда", постановляю:

1. Образовать в составе Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды:

Отдел документационного и организационного обеспечения;

Хозяйственную службу.

2. Утвердить прилагаемые;

Положение об Отделе документационного и организационного обеспечения;

Положение о Хозяйственной службе.

3. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию в газете "Вологодские новости"

Глава города Вологды

А.С. Якуничев

Положение
об Отделе документационного и организационного обеспечения Департамента
городского хозяйства Администрации города Вологды
(утв. постановлением Главы г. Вологды от 8 мая 2008 г. N 2330)

1. Общие положения

1.1. Отдел документационного и организационного обеспечения Департамента городского хозяйства (далее по тексту - Отдел), является структурным подразделением Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды (далее по тексту - Департамент).

1.2. Отдел в своей деятельности подотчетен и подконтролен начальнику Департамента.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется настоящим Положением, правовыми актами органов местного самоуправления города Вологды, Уставом муниципального образования "Город Вологда", законодательством Вологодской области и Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации.

1.4. Отдел имеет необходимые для работы штампы.

2. Задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Документационное обеспечение деятельности Департамента и организация делопроизводства по официальным, служебным документам, обращениям граждан.

2.2. Контроль исполнения официальных документов, поручений Главы города Вологды, начальника Департамента, служебных писем и обращений граждан.

2.3. Организация работ по ведению архива Департамента.

2.4. Обеспечение планирования аппаратной работы и основных мероприятий Департамента.

2.5. Обеспечение подготовки и проведения мероприятий с участием начальника Департамента.

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными задачами Отдел выполняет следующие функции:

3.1. По документационному обеспечению деятельности Департамента и организации делопроизводства по официальным, служебным документам, обращениям граждан:

3.1.1. Обеспечивает прием, обработку, регистрацию, учет официальных документов.

3.1.2. Обеспечивает прием, регистрацию, учет служебной корреспонденции, поступившей в Департамент, передачу, исходя из оценки се содержания, на рассмотрение начальнику Департамента или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей, направление исполнителям на рассмотрение, подготовку к отправке и отправку служебной корреспонденции.

3.1.3. Обеспечивает прием, регистрацию, учет письменных и устных обращений граждан, передачу, исходя из оценки их содержания, на рассмотрение начальнику Департамента или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей, направление исполнителям на рассмотрение, подготовку к отправке и отправку ответов на обращения граждан.

3.1.4. Ведет информационно-справочную работу по служебным документам и обращениям граждан, анализ обращений, поступивших в Департамент.

3.1.5. Осуществляет техническое обеспечение работы с документами (выполнение машинописных, копировально-множительных работ, прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи), курьерские работы.

3.1.6. Обеспечивает формирование вдела и хранение исполненных документов, связанных с рассмотрением служебных писем и обращений граждан.

3.1.7. Организует техническое обеспечение работы начальника Департамента и его заместителей.

3.1.8. Обеспечивает обучение основам делопроизводства работников Департамента.

3.1.9. Оказывает структурным подразделениям Департамента методическую и консультативную помощь по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.2. По контролю исполнения официальных документов, поручений Главы города Вологды, начальника Департамента, служебных писем и обращений граждан:

3.2.1. Координирует текущую работу Департамента, связанную с деятельностью структурных подразделений Департамента по исполнению официальных документов, рассмотрению служебных писем и обращений граждан.

3.2.2. Осуществляет контроль за сроками исполнения официальных документов, поручений, служебных писем, обращений граждан, соответствием подготавливаемой исполнителями информации поручениям начальника Департамента.

3.2.3. Осуществляет подготовку информации начальнику Департамента по исполнительской дисциплине подразделений Департамента.

3.3. По организации работ по ведению архива Департамента:

3.3.1. Осуществляет выполнение работ по ведению архива.

3.3.2. Принимает на хранение документы от структурных подразделений Департамента, специалистов,

3.3.3. Ведет учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел в соответствии с Правилами работы ведомственных архивов.

3.3.4. Организует работу экспертной комиссии Департамента.

3.3.5. Организует ежегодное составление (через год после завершения дел в производстве) годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу и представляет их на рассмотрение архивного сектора отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды.

3.3.6. Контролирует сохранность и правильность оформления дел в делопроизводстве.

3.3.7. Составляет номенклатуру дел.

3.3.8. Выдает документы во временное пользование специалистам Департамента. Ведет журнал учета дел, выданных во временное пользование.

3.4. По обеспечению планирования аппаратной работы и основных мероприятий Департамента:

3.4.1. Разрабатывает регламент Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды.

3.4.2. Разрабатывает на основании сведений, представленных заместителями начальника Департамента, руководителями структурных подразделений Департамента:

распорядок приема граждан и представителей организаций начальником Департамента, заместителями начальника Департамента;

регламентные мероприятия начальника Департамента, заместителей начальника Департамента;

планы аппаратной работы Департамента на полугодие, планы основных мероприятий Департамента на месяц, неделю.

3.4.3. Осуществляет в установленном порядке контроль исполнения, проводит анализ исполнения и готовит сведения об исполнении планов аппаратной работы Департамента.

3.5. По обеспечению подготовки и проведения мероприятий с участием начальника Департамента:

3.5.1. Осуществляет документационное, информационное, организационное, протокольное, материально-техническое обеспечение официальных мероприятий с участием или по поручению начальника Департамента.

3.5.2. Обеспечивает подготовку планерных, оперативных совещаний, проводимых начальником Департамента, оформление документов протокольного характера с поручениями начальника Департамента, контроль за их исполнением.

3.5.3. Организует прием граждан начальником Департамента и его заместителями, осуществляет документационное и информационное обеспечение приема граждан.

3.6. По решению вопросов общей компетенции:

3.6.1. Готовит проекты постановлений и распоряжений Главы города Вологды, решений Вологодской городской Думы, принимает участие в подготовке материалов на заседания постоянных комитетов Вологодской городской Думы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.6.2. Готовит заключения на проекты постановлений и распоряжений Главы города Вологды по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.6.3. Готовит необходимые отчеты, аналитические справки, информацию по вопросам деятельности Отдела.

3.6.4. Обеспечивает деятельность консультативных и координационных органов, образованных по вопросам деятельности Отдела.

3.6.5. Обеспечивает соответствующий режим хранения и защиты информации, составляющей государственную, служебную, коммерческую и иную тайну, полученной в процессе деятельности Отдела.

3.6.6. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц по вопросам компетенции Отдела.

3.6.7. Осуществляет прием граждан и представителей организаций по вопросам компетенции Отдела.

4. Полномочия Отдела

4.1. Отдел для решения поставленных задач и выполнения возложенных на него функций в пределах своей компетенции имеет право:

4.1.1. Давать разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

4.1.2. Вносить предложения об образовании или упразднении консультативных и координационных органов по вопросам компетенции Отдела.

4.1.3. Участвовать и проводить совещания, семинары по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела, по поручению начальника Департамента.

4.1.4. Осуществлять иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Руководство деятельностью Отдела на основе единоначалия осуществляет начальник Отдела.

5.2. Начальник Отдела подчиняется начальнику Департамента, назначается и освобождается от должности в установленном порядке.

5.3. Начальник Отдела:

5.3.1. Организует выполнение возложенных на Отдел задач и функций, несет персональную ответственность за их выполнение.

5.3.2. Представляет Отдел по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, по поручению начальника Департамента.

5.3.3. Распределяет должностные обязанности между специалистами Отдела, обеспечивает подготовку должностных регламентов по штатным должностям специалистов Отдела и представляет их для утверждения в установленном порядке.

5.3.4. Проводит планерные совещания со специалистами Отдела, совещания и другие мероприятия с участием заинтересованных лиц по вопросам, связанным с выполнением возложенных на Отдел функций.

5.3.5. Дает поручения и задания в пределах компетенции Отдела, обязательные для исполнения специалистами Отдела, в том числе по рассмотрению писем и обращений граждан и юридических лиц.

5.3.6. Осуществляет контроль за соблюдением специалистами Отдела трудовой дисциплины.

5.3.7. Вносит в установленном порядке предложения по:

численности специалистов Отдела;

замещению вакантных должностей специалистов Отдела; переподготовке, повышению квалификации специалистов Отдела; поощрению и привлечению к дисциплинарной ответственности специалистов Отдела.

5.3.8. Вносит начальнику Департамента в установленном порядке предложения по представлению специалистов Отдела к наградам и поощрениям Главы города Вологды, Вологодской городской Думы, Губернатора Вологодской области, к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации.

5.3.9. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет должностное лицо, уполномоченное в установленном порядке.

6. Взаимодействие Отдела со структурными подразделениями Департамента,
Администрации города Вологды, организациями, органами местного
самоуправления города Вологды и органами государственной власти

6.1. Отдел координирует свою деятельность со структурными подразделениями Департамента.

6.2. Отдел осуществляет в порядке, установленном Регламентом Администрации города Вологды, взаимодействие со структурными подразделениями Администрации города Вологды.

6.3. Отдел не имеет права направлять от своего имени информацию в органы государственной власти и органы местного самоуправления по своей инициативе и по их запросу.

Документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления должны быть подписаны Главой города Вологды или заместителем Главы города Вологды - начальником Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды.

Положение
о Хозяйственной службе Департамента городского хозяйства
Администрации города Вологды
(утв. постановлением Главы г. Вологды от 8 мая 2008 г. N 2330)

1. Общие положения

1.1. Хозяйственная служба Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды (далее по тексту - Служба) является структурным подразделением Департамента городского хозяйства Администрации города Вологды (далее по тексту - Департамент).

1.2. Служба в своей деятельности подотчетна и подконтрольна начальнику Департамента.

1.3. Служба в своей деятельности руководствуется настоящим Положением, правовыми актами органов местного самоуправления города Вологды, Уставом муниципального образования "Город Вологда", законодательством Вологодской области и Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации.

1.4. Служба имеет необходимые для работы бланки, штампы.

2. Задачи Службы

Основными задачами Службы являются:

2.1. Обеспечение надлежащей эксплуатации и содержания административных зданий и гаражей, закрепленных за Департаментом на праве оперативного управления, а также арендуемых Департаментом площадей в соответствии с санитарными правилами, нормами техники безопасности и противопожарной защиты.

2.2. Обеспечение структурных подразделений Департамента всеми необходимыми для их деятельности материальными ресурсами.

3. Функции Службы

В соответствии с возложенными задачами Служба осуществляет следующие функции:

3.1. По обеспечению надлежащей эксплуатации и содержания административных зданий и гаражей, закрепленных за Департаментом на праве оперативного управления, а также арендуемых Департаментом площадей в соответствии с санитарными правилами, нормами техники безопасности и противопожарной защиты:

3.1.1. Организует комиссионные регулярные проверки и обследования технического состояния административных зданий и гаражей, инженерного оборудования (электрических сетей, систем отопления, водоснабжения, вентиляции, канализации, охранной сигнализации, радио, телефонной сети) на соответствие их требованиям нормативных правовых актов по охране труда, санитарно-гигиенических и противопожарных норм. По результатам проверок составляет акты, принимает меры по устранению выявленных недостатков.

3.1.2. Разрабатывает долгосрочные, среднесрочные и текущие планы капитальных и текущих ремонтов административных зданий и гаражей, систем водоснабжения, отопления, освещения и другого инженерного оборудования административных зданий и гаражей.

3.1.3. Прогнозирует, определяет объем, участвует в формировании и размещении муниципального заказа в целях обеспечения надлежащей эксплуатации административных зданий и гаражей, в том числе на проведение проектных и строительно-монтажных работ по текущему и капитальному ремонту административных зданий и гаражей, на приобретение автотранспорта, горючесмазочных материалов, запчастей.

3.1.4. Организует проведение ремонта административных зданий, помещений в них в соответствии с утвержденной проектно-сметной и технической документацией. Согласовывает с органами, осуществляющими технический надзор, вопросы, связанные с установкой, испытанием и регистрацией оборудования. Осуществляет приемку законченных строительных и монтажных работ в административных зданиях и помещениях в них, готовит пакет документов для расчетов за выполненные работы и услуги и представляет его в Отдел учета и отчетности Департамента. Участвует в работе комиссий по приемке объектов и сдаче их в эксплуатацию. Осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения строительно-монтажных работ, за устранением выявленных дефектов в установленные сроки. Контролирует выполнение иных обязательств, предусмотренных муниципальными контрактами (договорами) с проектными и строительными организациями, готовит документы для применения предусмотренных санкций.

3.1.5. Осуществляет подготовку административных зданий и гаражей к эксплуатации в осенне-зимний период.

3.1.6. Организует праздничное оформление фасадов зданий.

3.1.7. Организует обслуживание административных зданий, помещений и гаражей, прилегающих территорий, в т.ч. надлежащую уборку кабинетов и мест общего пользования.

3.1.8. Своевременно осуществляет мелкий ремонт электросети, сантехники, дверей, окон, замков, мебели и другого оборудования.

3.1.9. Обеспечивает в установленном порядке охрану административных зданий и гаражей, сохранность документов в административных зданиях.

3.1.10. Обеспечивает соблюдение в Департаменте требований действующего законодательства по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и гигиене, пожарной безопасности.

3.1.11. Проверяет техническое состояние оборудования, определяет его соответствие требованиям безопасного ведения работ, в необходимых случаях в установленном порядке принимает меры по прекращению эксплуатации этого оборудования.

3.2. По организации обеспечения структурных подразделений Департамента всеми необходимыми для их деятельности материальными ресурсами:

3.2.1. Создает материально-технические условия для функционирования структурных подразделений Департамента, обеспечивая их по заявкам, согласованным с начальником Департамента, мебелью, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками, подписными изданиями, справочной литературой, инвентарем, средствами управленческого труда, горюче-смазочными материалами, запасными частями. Обеспечивает ремонт автотранспортных средств.

3.2.2. Осуществляет разработку проектов перспективных и текущих планов по материально-техническому обеспечению Департамента.

3.2.3. Прогнозирует, определяет объем, участвует в формировании и размещении муниципального заказа на поставку необходимых материальных ресурсов для обеспечения деятельности Департамента.

3.2.4. Осуществляет оформление документов на получаемые товароматериальные ценности. Обеспечивает доставку материальных ресурсов на склад, принимает меры по соблюдению необходимых условий их хранения.

3.2.5. Оформляет документы на выдачу канцелярских и хозяйственных материалов для обеспечения деятельности структурных подразделений Департамента, списание расходных материалов и малоценного имущества.

3.2.6. Ведет оперативный учет и представляет отчеты о выданных и использованных товарно-материальных ценностях.

3.2.7. Ведет оперативный учет наличия имеющегося имущества, производит периодически его осмотр, обеспечивает его сохранность, составляет акты на списание имущества в рамках компетенции Отдела, участвует в работе инвентаризационных комиссий.

3.2.8. Обеспечивает содержание автотранспортных средств в надлежащем состоянии. Организует их выпуск на линию согласно установленному распорядку в технически исправном состоянии. Осуществляет текущий ремонт и своевременное техническое обслуживание оборудования гаража и автотранспорта, контроль над расходованием горюче-смазочных материалов.

3.2.9. Обеспечивает погрузочно-разгрузочные работы, перевозку товарно-материальных ценностей с соблюдением правил техники безопасности.

3.2.10. Осуществляет контроль за соблюдением водителями правил технической эксплуатации автомобилей.

3.3. По решению вопросов общей компетенции:

3.3.1. Готовит проекты приказов начальника Департамента по вопросам, входящим в компетенцию Службы.

3.3.2. Готовит заключения на проекты приказов начальника Департамента по вопросам, входящим в компетенцию Службы.

3.3.3. Организует работу по составлению реестра расходов Департамента в пределах компетенции Службы.

3.3.4. Вносит предложения по формированию и изменению росписи расходов и месячных лимитов финансирования Департамента в пределах компетенции Службы.

3.3.5. Готовит необходимые отчеты, справки, информацию по вопросам деятельности Службы.

3.3.6. Рассматривает в установленном порядке обращения по вопросам компетенции Службы.

4. Полномочия Службы

4.1. Служба для решения поставленных задач и выполнения возложенных на нее функций в пределах своей компетенции имеет право:

4.1.1. Давать разъяснения по вопросам компетенции Службы.

4.1.2. Получать от структурных подразделений Департамента необходимую информацию.

4.1.3. Осуществлять иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством.

5. Организация деятельности Службы

5.1. Руководство деятельностью Службы на основе единоначалия осуществляет заведующий хозяйством.

5.2. Заведующий хозяйством непосредственно подчиняется начальнику Департамента, назначается на должность и освобождается от должности начальником Департамента в установленном порядке.

5.3. Заведующий Хозяйством:

5.3.1. Организует выполнение возложенных на Службу задач и функций, несет персональную ответственность за их выполнение.

5.3.2. Представляет Службу по вопросам, входящим в компетенцию Службы, по поручению начальника Департамента.

5.3.3. Распределяет должностные обязанности между работниками Службы, обеспечивает подготовку должностных инструкций по штатным должностям и представляет их для утверждения в установленном порядке.

5.3.4. Проводит планерные совещания с работниками Службы, совещания и другие мероприятия с участием заинтересованных лиц по вопросам, связанным с выполнением возложенных на Службу функций.

5.3.5. Дает поручения и задания в пределах компетенции Службы, обязательные для исполнения работниками Службы,

5.3.6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками Службы трудовой дисциплины.

5.3.7. Вносит в установленном порядке предложения по:

численности работников Службы;

замещению вакантных должностей работников Службы; переподготовке, повышению квалификации работников Службы; поощрению и привлечению их к дисциплинарной ответственности.

5.3.8. Готовит в установленном порядке к утверждению следующие документы:

требование-накладная (ф. 0315006) "Выдача со склада основных средств до 1000 руб.";

требование-накладная (ф. 0315006) "Выдача со склада основных средств свыше 1000 руб.";

требование-накладная (ф. 0315006) "Выдача со склада материальных запасов";

ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) "Ввод в эксплуатацию на забалансовый счет основных средств до 1000 руб.";

ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) "Списание на нужды учреждения материальных запасов";

акт списания материальных запасов (ф. 0504230) "Списание материальных запасов, используемых на ремонты собственными силами";

акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504130) "При списании с забалансового счета основных средств до 1000руб.";

акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) "При списании материальных запасов мягкого и хозяйственного инвентаря";

отчет по расходу бензина.

5.3.9. Участвует в разработке и формировании бюджетной сметы Департамента в пределах компетенции Службы.

5.4. Заведующий хозяйством несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Службу задач и функций.

5.5. В период отсутствия Заведующего хозяйством его обязанности исполняет лицо, назначенное начальником Департамента.

6. Взаимодействие Службы с другими структурными подразделениями
Департамента, организациями

6.1. Служба координирует свою деятельность со структурными подразделениями Департамента, организациями.

6.2. Служба не имеет права направлять от своего имени информацию в организации по своей инициативе и по их запросу.