Постановление Главы Сокольского муниципального района Вологодской области от 8 ноября 2007 г. N 1509 "Об утверждении Регламента администрации Сокольского муниципального района"

Постановление Главы Сокольского муниципального района
Вологодской области от 8 ноября 2007 г. N 1509
"Об утверждении Регламента администрации
Сокольского муниципального района"

С изменениями и дополнениями от:

28 января, 25 февраля, 6 мая 2009 г.

В целях установления единых требований к подготовке и оформлению документов, обеспечения четкости в организации работы администрации Сокольского муниципального района, взаимодействия с органами местного самоуправления Сокольского муниципального района, постановляю:

1. Утвердить Регламент администрации Сокольского муниципального района (прилагается).

2. Первому заместителю, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации и органов местного самоуправления Сокольского муниципального района обеспечить строгое соблюдение требований, предусмотренных утвержденным Регламентом, ознакомить муниципальных служащих с Регламентом под роспись.

3. Признать утратившим силу постановление главы самоуправления Сокольского муниципального района от 17.12.97 N 1288.

4. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами администрации, руководителя аппарата Голуба Г.Н.

Глава района

А.М. Ожогин

Регламент
администрации Сокольского муниципального района
(утв. постановлением Главы Сокольского муниципального района
от 8 ноября 2007 г. N 1509)

С изменениями и дополнениями от:

28 января, 25 февраля, 6 мая 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент администрации Сокольского муниципального района (далее - Регламент) устанавливает общие правила организации деятельности администрации Сокольского муниципального района (далее - Администрация) по реализации ее полномочий по решению вопросов местного значения и возложенных на нее отдельных государственных полномочий, в том числе правила внутренней организации деятельности Администрации.

1.2. Регламент разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", иными федеральными законами, Уставом Сокольского муниципального района.

1.3. Нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные акты, издаваемые Администрацией, не должны противоречить положениям настоящего Регламента.

1.4. Администрацией руководит на принципах единоначалия глава района.

1.5. Глава района распределяет обязанности между заместителями главы администрации и предоставляет им своим распоряжением соответствующие полномочия, возлагает соответствующим распоряжением на первого заместителя главы администрации исполнение обязанностей главы района на период его временного отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой, на одного из руководителей структурных подразделений - исполнение обязанностей заместителя главы администрации на период его временного отсутствия, на одного из заместителей руководителя соответствующего структурного подразделения - исполнение обязанностей руководителя структурного подразделения на период его временного отсутствия.

1.6. Порядок формирования, полномочия и организация работы управлений, отделов и должностных лиц администрации определяются положениями, утверждаемыми главой района и должностными инструкциями работников.

1.7. За нарушение либо ненадлежащее исполнение настоящего Регламента работники администрации привлекаются к дисциплинарной ответственности по представлению управляющего делами, руководителя аппарата.

2. Планирование работы администрации

2.1. Деятельность структурных подразделений администрации строится на основании ежемесячных планов работы, разрабатываемых их руководителями.

2.2. На основании планов работы структурных подразделений управлением по работе с органами местного самоуправления формируются планы основных мероприятий администрации на месяц. Руководители структурных подразделений не позднее 25 числа ежемесячно сообщают в управление по работе с органами местного самоуправления уточненные мероприятия на следующий месяц.

2.3. Календарный план основных мероприятий доводится до исполнителей не позднее 30 числа предшествующего месяца, направляется в средства массовой информации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации, администрации городских и сельских поселений района, руководителям федеральных органов в соответствии со списком для сведения и использования в практической работе.

2.4. Ответственность за своевременное представление материалов для формирования планов и их выполнение возлагается в соответствии с распределением обязанностей на заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации.

3. Подготовка официальных документов главы района

3.1. Официальными документами администрации являются постановления и распоряжения администрации Сокольского муниципального района, договоры, соглашения, контракты (далее - документы), письма, обращения, заявления от имени главы района.

3.2. В виде постановлений оформляются:

решения, принимаемые по вопросам, затрагивающим интересы всего района и его жителей;

решения об отмене ранее принятых постановлений.

3.3. В виде распоряжений оформляются решения по оперативным, организационным вопросам, имеющие ограниченный срок действия и касающиеся узкого круга структурных подразделений, должностных лиц, муниципальных служащих и граждан, решения по личному составу.

3.4. Решения главы района по вопросам текущей деятельности и оперативно-организационных мероприятий могут даваться в виде устных или письменных поручений. Контроль за выполнением поручений главы осуществляет помощник главы района.

3.5. Проекты постановлений и распоряжений главы района могут готовиться (вноситься) главой, заместителями главы администрации, должностными лицами администрации, органами местного самоуправления, руководителями районных органов федеральных служб (в дальнейшем - исполнители), гражданами в порядке законодательной инициативы, органами территориального общественного самоуправления, зарегистрированными в установленном порядке.

3.6. Проект постановления (распоряжения) должен соответствовать следующим требованиям:

- проект официального документа, как правило, состоит из констатирующей и постановляющей частей. Распоряжение может не иметь констатирующей части

- в констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки документа, а также обязательная ссылка на законодательный или иной акт органов государственной власти, органов местного самоуправления (наименование вида акта, заголовок, дата издания, номер), в соответствии с которым подготовлен документ. Констатирующая часть в проектах постановлений завершается словом "Постановляю";

- постановляющая часть должна содержать четко сформулированные поручения с указанием исполнителей, сроков исполнения и форм отчета о результатах исполнения;

- проект не должен противоречить действующему законодательству, актам органов государственной власти и муниципальным правовым актам;

- должен быть кратким, четко и понятно сформулированным;

- допускается только официальное наименование органов и организаций или их сокращенные официальные наименования;

- проект должен учитывать ранее принятые решения по рассматриваемому вопросу, содержать при необходимости пункты об отмене или изменении этих решений, снятии с контроля;

- проект должен иметь лист согласования с указанием должностных лиц, с которыми согласован, даты согласования, с предложениями по рассылке и опубликованию документов (приложение 1).

3.7. Подготовка проекта официального документа включает:

- проработку вопроса в соответствующих структурных подразделениях администрации;

- определение круга организаций и должностных лиц, осуществляющих его подготовку, экспертизу и согласование;

- непосредственную подготовку официального документа;

- организацию сбора необходимых заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку проекта документа;

- согласование (получение виз) разработанного проекта документа и приложений к нему с определенным кругом органов, организаций и должностных лиц.

Согласованный проект передается для экспертизы в правовое управление, а затем заместителю управляющего делами, который определяет полноту согласования документа,, регистрирует, передает проект в печать, а затем на подпись главе района.

3.8. Ответственность за качество подготовки вносимых проектов, согласование проектов с заинтересованными сторонами несут исполнители, вносящие проекты.

3.9. При отсутствии у должностных лиц замечаний по проекту они проставляют в листе согласования напротив своей фамилии и должности слово "Согласовано", подпись и дату согласования.

При наличии у должностных лиц особого мнения либо дополнительных замечаний и предложений по проекту документа они излагают их в виде отдельной записки, которая передается вместе с проектом и в обязательном порядке докладывается главе района. В этом случае лицом, визирующим проект в листе согласования, рядом с визой делается запись "Замечания прилагаются".

3.10. При наличии разногласий по проекту исполнитель, вносящий проект,обязан провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения, в противном случае проект с перечнем (таблица) разногласий и подлинниками замечаний или предложений передается главе района для принятия решения по данному вопросу.

3.11. При внесении в первоначальный проект документа дополнений и изменений после проведения соответствующих согласований исполнителем оформляется окончательный текст с грифом "проект", доработанный с учетом замечаний и предложений. При этом тексты первоначального проекта и заключения по нему не изымаются, а прилагаются к материалам проекта.

3.12. Замечания правового управления, а также замечания, касающиеся использования бюджетных средств, разрешаются главой при представлении документа ему на подпись.

3.13. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения, существенно меняющие содержание документа, какой-либо его части, то он подлежит повторному визированию руководителями заинтересованных служб, органов и организаций.

3.14. Срок согласования проекта документа каждым должностным лицом, указанным в листе согласования, не должен превышать одного дня. Ответственность за согласование проектов постановлений и распоряжений несут должностные лица, подготовившие документ.

Для проведения экспертизы по проектам сложных либо объемных документов (свыше 3 листов) и составления заключения допускается согласование документа в течение 3 дней, а в правовом управлении и финансовом управлении - в течение 5 дней.

В отношении документов, сданных на согласование за 2 часа до окончания рабочего дня, течение срока исполнения начинается со следующего рабочего дня. Течение указанного срока приостанавливают:

выходные и праздничные дни;

нахождение должностного лица в командировке или на больничном в том случае, когда его должностные обязанности не возложены на кого-либо.

3.15. Должностные лица, виновные в нарушении установленного срока рассмотрения проекта документа и волоките при его согласовании, привлекаются к дисциплинарной ответственности по представлению управляющего делами, руководителя аппарата.

3.16. Проекты документов, подготовленные с нарушением настоящего порядка, не должны представляться для подписания главе, за исключением чрезвычайных ситуаций, когда решение об ином порядке подготовки официального документа принимает непосредственно глава (или лицо, его замещающее).

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Сокольского муниципального района Вологодской области от 6 мая 2009 г. N 776 пункт 3.17 раздела 3 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.17. Подписанные главой района, либо лицом, на которое возложены полномочия главы администрации района, проекты официальных документов (постановления, распоряжения администрации района) передаются на регистрацию и в печать. Тиражируется необходимое количество экземпляров, согласно листу рассылки. Официальные документы выдаются адресатам рассылки на бумажном носителе с подлинной подписью, либо с оттиском факсимиле, на документе проставляется печать. В исключительных случаях, когда документ имеет большой объем и направляется большому количеству адресатов, по распоряжению управляющего делами, руководителя аппарата администрации района документ может передаваться с помощью электронных средств связи или на электронных носителях. Время на регистрацию, печатание и рассылку документа не может превышать трех рабочих дней.

3.18. Постановления и распоряжения главы района вступают в силу со дня их подписания, если иное не предусмотрено в самом постановлении или распоряжении.

Постановления, носящие нормативно-правовой характер, вступают в силу со дня их официального опубликования (обнародования).

Официальным опубликованием является публикация в газете "Сокольская правда" или в приложениях к ней.

3.19. Формирование в дела подлинников постановлений и распоряжений, сдача их в архив в соответствии с действующими правилами производится специалистом управления делами.

Замена разосланных постановлений и распоряжений (внесение в них технических поправок, не связанных со смысловой нагрузкой) производится по указанию управляющего делами, руководителя аппарата.

3.20. Копии постановлений и распоряжений главы района физическим и юридическим лицам выдаются на основании письменной заявки, согласованной с управляющим делами, руководителем аппарата администрации района, в 3-дневный срок специалистом управления делами. Выданные копии документов фиксируются в журнале (приложение 3).

4. Организация работы со служебными документами

4.1. Работа со служебными документами в администрации района осуществляется согласно Инструкции по делопроизводству.

4.2. Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.

4.3. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование служебных документов в печати допускается только - с разрешения главы района.

4.4. Поступающие в администрацию документы, заявления и жалобы регистрируются и учитываются специалистами управления делами и в тот же день передаются для рассмотрения главе района. Документы с визой главы передаются по назначению.

Документы, адресованные заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, передаются по принадлежности и регистрируются в приемных заместителей главы администрации, структурных подразделениях.

4.5. Поручения главы, руководителей структурных подразделений по исполнению документа должны содержать конкретных исполнителей и реальные сроки его исполнения, а при необходимости - указания "контроль" или "особый контроль" за его исполнением. В соответствии с наложенной резолюцией и поручениями документы доводятся до ответственных исполнителей. В регистрационной карточке учета входящих документов делается отметка о дате передачи и содержании поручения, сроках исполнения.

4.6. Для ознакомления с документами вышестоящей организации для сотрудника отводится не более одного дня, для работы с иными документами - до трех дней, если иной срок не указан в резолюции руководителя.

4.7. Срок исполнения служебных документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок) со дня регистрации документа. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются руководителями структурных подразделений администрации с учетом срока; установленного организацией, направившей документ, и сроков, определенных законодательством. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в администрацию.

4.8. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, а в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку материалов является лицо, указанное в резолюции первым.

4.9. Передача документов из одного структурного подразделения администрации, органа местного самоуправления в другой и отправка деловой корреспонденции производится через приемную главы района. Документы, адресованные в вышестоящие организации, направляются только на бланке администрации за подписью главы района, а в его отсутствие - за подписью первого заместителя главы администрации. Деловая переписка с организациями, предприятиями, общественными организациями осуществляется как главой района, так и его заместителями в пределах их компетенции, а также руководителями структурных подразделений (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях).

4.10. Исходящие документы передаются на подпись главе специалистом приемной или помощником главы, а после подписания отправляются по назначению. Документы для отправки должны быть полностью оформлены в количестве, соответствующем числу адресатов на документе, плюс один. На исполненном документе в левом нижнем углу указываются сведения об исполнителе: фамилия и номер телефона. Экземпляр исходящего документа, остающийся в администрации, должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

4.11. Документы, предназначенные к отправке, отсылаются специалистом приемной, как правило, в тот же день.

4.12. Ответы организаций по запросам, письмам и другим документам администрации регистрируются специалистом приемной для осуществления контроля за прохождением документов.

4.13. Контроль за сроками прохождения служебных документов осуществляют специалист приемной, специалисты структурных подразделений администрации.

Ответственность за несвоевременную передачу документа исполнителю несет ведущий специалист приемной и специалисты структурных подразделений администрации.

4.14. Прием и передача телефонограмм, телеграмм, факсограмм, адресованных главе, его заместителям или руководителям структурных подразделений, а также подписанных ими, производится специалистом приемной главы или специалистами управления делами согласно Инструкции по делопроизводству.

5. О порядке заключения договоров (соглашений) администрацией района

5.1. Договоры, заключаемые от имени администрации района, подписываются главой района. Глава вправе уполномочить соответствующего заместителя либо иное ответственное должностное лицо на подписание конкретного договора или определенного вида договоров.

5.2. Подписание договоров заместителями главы осуществляется на основании распоряжения главы района о распределении обязанностей между главой района и его заместителями, а также по доверенности, выданной главой района.

5.3. Договоры, предусматривающие расходы из средств бюджета муниципального района, подлежат обязательному согласованию с финансовым управлением с целью определения конкретного источника финансирования.

5.4. Договоры, подлежащие подписанию главой либо иным лицом, им уполномоченным, в обязательном порядке проходят согласование с соответствующими структурными подразделениями администрации и заинтересованными органами путем оформления листа согласования (приложение 2) в порядке, определенном настоящим Регламентом в части оформления проектов постановлений (распоряжений) главы района. Все договоры, заключаемые администрацией района, проходят согласование в правовом управлении дважды: в изначально подготовленной (примерной) форме и в окончательном варианте. Лицо, подписавшее договор без виз или без учета представленных замечаний, несет ответственность за содержание и исполнение договора в полном объеме.

5.5. При наличии у должностных лиц, с которыми согласовывается проект договора, предложений и замечаний, последние излагаются в виде отдельной записки, которая прилагается к проекту договора. В листе согласования делается отметка "Замечания прилагаются".

5.6. В случае выявления правовым управлением в проекте договора противоречий действующему законодательству документ не визируется и возвращается его исполнителю с соответствующим заключением.

5.7. Разногласия по проекту договора должны быть урегулированы до представления документа на подпись главе в порядке, предусмотренном для урегулирования разногласий по проектам постановлений и распоряжений главы.

5.8. Срок согласования договора каждым из заинтересованных должностных лиц не должен превышать, как правило, одного дня.

Для проведения экспертизы по особо важным и сложным договорам либо составления заключения допускается согласование договора в течение трех дней в правовом управлении и финансовом управлении.

5.9. Договоры, подготовленные администрацией района, подлежат регистрации в правовом управлении в отдельном журнале по форме:

- регистрационный номер договора;

- дата договора;

- контрагент;

- структурное подразделение, подготовившее договор;

- предмет договора;

- срок действия договора;

- фамилия, имя, отчество и должность работника, ответственного за исполнение и хранение договора. Если договор подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", он подлежит регистрации в комитете экономики, в реестре контрактов.

5.10. Все проекты договоров, поступившие в администрацию от иных инициаторов, регистрируются в приемной главы и передаются на экспертизу в правовое управление. Срок, необходимый для рассмотрения договора и подготовки ответа о принятии предложения о заключении представленного договора или его отклонении, начинается с даты регистрации договора.

5.11. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть подготовлен структурным подразделением в течение разумного времени. В случае если предложение содержит срок для ответа, необходимо, чтобы он был соблюден. Если заключение договора является обязательным, ответ должен быть подготовлен в течение 30 дней со дня получения предложения.

5.12. Проект договора, разработанный администрацией и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, рассматривается структурным подразделением администрации, ответственным за его заключение, совместно с заинтересованными специалистами и правовым управлением.

Если разногласия принимаются, протокол разногласий подписывается уполномоченным лицом, один экземпляр протокола возвращается контрагенту с сопроводительным письмом соответствующего структурного подразделения администрации.

5.13. Контроль за заключением и надлежащим исполнением договоров возлагается на заместителей и руководителей структурных подразделений, курирующих соответствующие отрасли.

5.14. Структурные подразделения администрации и должностные лица, принимающие участие в исполнении договоров, обеспечиваются копиями договоров. Обеспечение копиями договоров осуществляет структурное подразделение, в котором хранится договор. Копии договоров заверяет управляющий делами.

5.15. В случае неисполнения, несвоевременного или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору лицо, ответственное за исполнение договора, принимает все меры для добровольного урегулирования спора.

При не достижении положительного результата с учетом сроков исковой давности и сроков предъявления претензий ответственное лицо передает все необходимые документы в правовое управление для предъявления претензий или искового заявления.

5.16. При рассмотрении спора в суде лица, ответственные за исполнение договора, участвуют в судебном заседании, подготовке документов, составлении исковых требований и отзывов совместно с правовым управлением.

5.17. Руководители структурных подразделений администрации, ответственные за исполнение договора, обязаны контролировать окончание срока действия договора, его пролонгацию и в конце каждого календарного года представлять информацию в правовое управление о действующих договорах.

5.18. Лица, обязанные визировать и подписывать договоры, исполняющие договоры и контролирующие их исполнение, несут ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Положением о премировании в органах местного самоуправления Сокольского муниципального района, утвержденным постановлением главы района от 18.08.2006 N 946.

6. Контроль исполнения постановлений и распоряжений главы

6.1. Контроль и проверку исполнения постановлений и распоряжений главы обеспечивает главный специалист управления делами.

6.2. Контролю за исполнением подлежат документы, содержащие контрольные вопросы (конкретные по времени, исполнителям и форме поручения).

6.3. Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений, на которых возлагается контроль (о чем делается запись в тексте документа), обязаны принять меры для его безусловного своевременного и качественного исполнения.

6.4. Главный специалист управления делами обеспечивает:

- проверку исполнения постановлений и распоряжений главы по его поручению, а также состояния контрольной деятельности в структурных подразделениях администрации;

- подготовку информации о состоянии выполнения постановлений и распоряжений главы, внесение представлений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении либо в неисполнении документов, к дисциплинарной ответственности.

6.5. Главный специалист управления делами в трехдневный срок оформляет контрольное дело на постановление (распоряжение) и направляет его исполнителю.

6.6. Ответственные работники администрации, получившие контрольное дело, обязаны:

- в 10-дневный срок разработать план организационных мероприятий по выполнению документа;

- организовать непосредственную проверку реализации документа;

- регулярно, не реже одного раза в квартал, информировать руководителей о ходе его выполнения;

- своевременно готовить предложения о снятии документов с контроля или продлении сроков исполнения;

- оформлять контрольное дело, в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях: план организации выполнения документа; протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа; промежуточные и итоговые справки об их реализации; статистические данные; статьи из газет; информация, запрошенная от исполнителей, и т.д.

6.7. Документы подлежат исполнению в указанные в них сроки.

Если срок исполнения в тексте не указан, то главным специалистом управления делами устанавливается примерный срок: квартал, полгода, год. - в зависимости от содержания поручений в документе.

При необходимости продления сроков выполнения документа исполнитель представляет главному специалисту управления делами промежуточную информацию на имя главы с мотивированной просьбой о продлении сроков исполнения. Решение о продлении срока исполнения документа принимается главой района на основании представленной информации.

6.8. Распорядительные документы снимаются с контроля постановлением главы, проект которого готовит главный специалист управления делами.

6.9. Главный специалист управления делами ежемесячно 28 числа каждого месяца представляет управляющему делами, руководителю аппарата сведения о работе структурных подразделений и должностных лиц по выполнению постановлений и распоряжений главы, на основании которых дается оценка исполнительской дисциплины по данному вопросу.

7. Порядок подготовки и проведения совещаний, семинаров и других мероприятий

7.1. Совещания, семинары и другие мероприятия с руководителями организаций, специалистами, представителями общественных объединений и главами городских и сельских поселений района проводятся главой района или его заместителями по мере необходимости для оперативного решения вопросов и координации деятельности по отдельным направлениям. Повестка и регламент совещания, а также список участников совещания утверждаются главой района.

7.2. Подготовительную работу к данным мероприятиям, формирование повестки дня и порядка проведения, ведение протокола совещания, составление выписок из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения и направление их исполнителям, контроль за выполнением поручений, данных в ходе совещания, осуществляют:

- специалисты управления делами, если совещание проводит глава района;

- руководитель структурного подразделения по отрасли, если совещание проводит заместитель главы администрации.

Протокол совещания оформляется в течение 3 дней и представляется в управление делами для формирования дела.

7.3. Еженедельно по понедельникам в 10.00 глава района проводит оперативные совещания с заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений администрации и организаций района для решения текущих вопросов, координации деятельности на предстоящий период.

7.4. Планерки с заместителями главы администрации проводятся ежедневно в 08.15.

7.5. Учеба аппарата администрации проводится каждую вторую среду месяца в 15.00. Явка на учебу является обязательной для всех муниципальных служащих. Ответственность за явку работников структурных подразделений несут их руководители. План общих учебных занятий ежегодно разрабатывается управляющим делами, руководителем аппарата и утверждается главой.

8. Работа с кадрами, порядок подготовки документов для представления
к награждению и поощрению и вручения наград

8.1. Организация работы, связанной с прохождением муниципальной службы, выполнением иной трудовой деятельности в администрации района осуществляется управлением делами в соответствии с законодательством о труде и муниципальной службе и включает в себя:

8.1.1.Обеспечение разработки структуры, штатной численности, системы оплаты труда работников администрации района в установленном порядке во взаимодействии с другими структурными подразделениями администрации района.

8.1.2.Ведение в установленном порядке реестра муниципальных служащих района.

8.1.3. Заключение трудовых договоров (контрактов) и дополнительных соглашений к трудовым договорам (контрактам) с должностными лицами района, муниципальными служащими и иными работниками администрации района в установленном порядке.

8.1.4. Разработка проектов распоряжений главы района, связанных с назначением на муниципальную должность, поступлением на муниципальную службу, приемом на работу, освобождением от должности, увольнением.

8.1.5. Прием трудовых книжек, их хранение, заполнение и выдача.

8.1.6.Оформление и ведение учета командировок.

8.1.7.Составление графика отпусков, документационное оформление их предоставления или выплаты компенсации за неиспользованный отпуск.

8.1.8. Ведение учета личного состава, личных дел работников администрации района, оформление карточек Т-2, подготовка и выдача справок и копий документов, связанных с работой в администрации района.

8.1.9. Ведение воинского учета работников администрации района и бронирование военнообязанных лиц.

8.1.10. Обеспечение организации проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу в администрацию района в установленном порядке, работы по своевременной подаче должностными лицами, муниципальными служащими администрации района сведений о доходах и имуществе, принадлежащем на праве собственности, в налоговые органы.

8.1.11. Обеспечение разработки муниципальных правовых актов, связанных с прохождением муниципальной службы, выполнением иной трудовой деятельности в администрации района; ознакомление с ними работников администрации района и организация контроля за их выполнением.

8.1.12. Учет явок (неявок) работников администрации района, ведение табельного учета отработанного времени.

8.1.13. Внесение предложений о поощрении, о применении дисциплинарных взысканий к работникам администрации района, подготовка проектов соответствующих муниципальных правовых актов.

8.1.14. Разработка квалификационных требований к муниципальным служащим; изучение деловых, профессиональных качеств и других индивидуальных способностей муниципальных служащих администрации района с целью выработки предложений по включению их в кадровый резерв, переводу и при проведении аттестации.

8.1.15. Обеспечение организации и проведения заседаний комиссии по установлению трудового стажа, подготовка соответствующих проектов муниципальных правовых актов по итогам заседаний; подготовка проектов муниципальных правовых актов об оказании материальной помощи, единовременных выплатах, премиях к профессиональным праздникам работникам администрации района.

8.1.16. Обеспечение организации обязательного и добровольного медицинского страхования, диспансеризации работников администрации района.

8.2. Режим работы и другие требования по организации труда в администрации района определяются Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными главой района.

8.3. Организация прохождения наградных документов в администрации района, контроль за качеством их оформления осуществляется управляющим делами, руководителем аппарата в соответствии с действующим федеральным, областным законодательством, муниципальными правовыми актами района.

8.4. Неправильно оформленные наградные документы возвращаются управляющим делами, руководителем аппарата в соответствующий орган местного самоуправления, структурное подразделение на доработку.

8.5. Награждение производится в торжественной обстановке главой района или по его поручению заместителями главы администрации в присутствии представителей трудового коллектива.

9. Прием делегаций в администрации района

9.1. Администрация района организует в установленном законодательством порядке прием иностранных делегаций, делегаций, рабочих групп и отдельных лиц, прибывающих в администрацию с официальным или деловым визитом.

9.2. Основанием для приема отдельных лиц и делегаций является распоряжение главы района. Распоряжение готовит помощник главы района, согласовывает с управляющим делами, руководителем аппарата, начальником финансового управления, главным бухгалтером администрации. К распоряжению прилагается смета расходов на прием и обслуживание делегации, список членов делегации.

9.3. После получения соответствующего распоряжения должностное лицо, ответственное за прием, проводит подготовку приема делегации или отдельного лица, которая включает:

- подготовку и отправку приглашения;

- составление графика официальных встреч, переговоров, экскурсионного обслуживания;

- обеспечение перевода во время официальных переговоров и встреч.

9.4. Организацию официальных приемов и встреч делегаций, их размещение, питание, транспортное и иное обслуживание осуществляет помощник главы района совместно со структурным подразделением администрации, курирующим соответствующую сферу деятельности (программа пребывания, организация официальных встреч, совещаний, переговоров, взаимодействие со средствами массовой информации). Прием иностранных делегаций в администрации района осуществляется по согласованию с соответствующими службами и в соответствии с определенными правилами приема.

9.5. Ответственность за протокольное обеспечение официальных встреч главы района и его заместителей с делегациями и отдельными лицами возлагается на помощника главы района и управление делами.

10. Изготовление и использование бланков, печатей, штампов и удостоверений

10.1. Начальник отдела материально-технического и протокольного обеспечения управления делами оформляет заявки на изготовление печатно-бланочной продукции, используемой в администрации района, и обеспечивает контроль за правильностью использования бланков.

10.2. Изготовление гербовой печати и других печатей и штампов производится начальником отдела материально-технического и протокольного обеспечения управления делами по указанию управляющего делами, руководителя аппарата. Изготовленные печати и штампы выдаются под расписку руководителям структурных подразделений администрации и хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

10.3. В случае утери печати или штампа руководитель структурного подразделения незамедлительно ставит в известность управляющего делами, руководителя аппарата.

10.4. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения печати и штампы сдаются управляющему делами, руководителю аппарата под расписку.

10.5. Руководители структурных подразделений несут ответственность за правильное хранение и использование бланков, печатей и штампов. Контроль за правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов осуществляет управляющий делами, руководитель аппарата администрации.

Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются управляющему делами, руководителю аппарата и уничтожаются по акту.

10.6. Должностным лицам местного самоуправления района, муниципальным служащим администрации района выдаются служебные удостоверения.

Оформленные удостоверения являются документами строгой отчетности. За их сохранность работники администрации несут персональную" ответственность. В случае; утраты или повреждения удостоверения сотрудник обязан доложить об этом факте управляющему делами. По результатам служебного расследования к работнику могут быть применены меры дисциплинарной и материальной ответственности.

11. Печатание и размножение документов

11.1. Печатание документов осуществляется специалистами (управления делами администрации (далее - специалисты) или непосредственно в подразделениях администрации с использованием компьютерной техники с соблюдением требований Инструкции по делопроизводству и стандарта ГОСТ Р 6.30-97.

11.2. Передаваемые специалистам для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Не принимаются для печатания и размножения небрежно и неразборчиво написанные черновики, рукописи, исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

11.3. Печатание производится на бланках установленного образца и бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.

11.4. Для размножения принимаются только документы и материалы, непосредственно касающиеся деятельности администрации, с визой управляющего делами, руководителя аппарата. Изготовление копий постановлений и распоряжений главы района помимо указаний управляющего делами, руководителя аппарата не допускается.

11.5. В первую очередь печатаются и копируются постановления и распоряжения главы района и документы вышестоящих организаций.

12. Порядок передачи, хранения, использования дел архива

12.1. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения хранятся в структурных подразделениях администрации района в течение одного года, затем после подготовки и в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству сдаются специалисту 1 категории управления делами.

12.2. После истечения срока дела пятилетнего, трехлетнего и годичного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются по акту установленной формы, утверждаемому руководителем структурного подразделения.

12.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района ответственный за ведение делопроизводства' в течение месяца с момента ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела и передает их специалисту 1 категории управления делами (по акту или описи) независимо от сроков хранения.

12.4. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения, специалист передает дела и документы по акту приема-передачи работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

До передачи в архив документы постоянного срока хранения находятся у специалиста 1 категории управления делами.

12.5. Дела, переданные на хранение, предоставляются сотрудникам администрации для работы в кабинете специалиста 1 категории управления делами или под расписку во временное пользование (не более 10 дней).

12.6. Изъятие документов из архивных дел запрещается, копии документов снимаются по разрешению управляющего делами, руководителя аппарата.

13. Использование помещений для проведения мероприятий
в здании администрации

13.1. Мероприятия в администрации района проводятся в зале заседаний.

13.2. Выделение и подготовка зала для проведения мероприятия производится специалистом 1 категории управления делами по указанию управляющего делами, руководителя аппарата.

Прием и сдача имущества и оборудования зала заседаний и ключей от него производится под роспись в управлении делами перед началом мероприятия и по его окончании соответственно.

Приложение 1
к Регламенту
администрации Сокольского
муниципального района

                Лист согласования проекта постановления (распоряжения)

                      администрации Сокольского муниципального района

Проект внесен:

Проект подготовлен:

Наименование:

Дата передачи на согласование	Должность	Замечания и предложения	Личная подпись и дата согласования

Постановление (распоряжение) разослать по списку:_______________________________________________________

Приложение 2
к Регламенту
администрации Сокольского
муниципального района

                              Лист согласования договора

Наименование договора _________________________________________________

Договор внесен_________________________________________________________

Договор подготовлен ___________________________________________________

С окончательной редакцией согласен:____________________________________

_______________________________________________________________________

                 (руководитель подразделения, дата)

Дата передачи на согласование	Должность	Замечания и предложения	Личная подпись и дата согласования

Контроль возложен:___________________________________________________________

Рассылка:

Приложение 3
к Регламенту
администрации Сокольского
муниципального района

                       Журнал учета выданных копий документов

N п/п	Ф.И.О. заявителя	Дата поступления заявления	Дата выдачи копии	Количество изготовленных копий	Роспись в получении