Постановление мэра г. Череповца от 2 февраля 2006 г. N 326 "Об утверждении Положения об архивном отделе мэрии города"

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" постановляю:

1. Утвердить Положение об архивном отделе мэрии города (прилагается).

2. Признать утратившими силу пункт 4 постановления мэра города от 28.06.2001 N 2281 "О реорганизации архивного отдела мэрии", постановление мэрии города от 06.10.2003 N 3999 "О внесении изменений и дополнения в постановление мэра города от 28.06.2001 N 2281".

3. Постановление вступает в силу с 01.01.2006 и подлежит опубликованию.

Мэр г. Череповца

М.С. Ставровский

Положение об архивном отделе мэрии города
(утв. постановлением мэра г. Череповца от 2 февраля 2006 г. N 326)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел мэрии города (далее - отдел) является органом мэрии города.

1.2. Отдел вместе с подведомственным ему муниципальным учреждением "Череповецкий центр хранения документации" (далее - центр) входит в систему архивных органов и учреждений Вологодской области.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, законом Вологодской области от 06.05.97 N 160-ОЗ "Об архивном фонде Вологодской области и архивах" (с изменениями), иными законами и нормативными правовыми актами Вологодской области, Уставом города Череповца, постановлениями и распоряжениями мэра города, а также настоящим Положением.

1.4. Отдел в своей деятельности подчинен мэру города. Оперативное управление, координацию и контроль деятельности отдела осуществляет заместитель мэра города по общим вопросам деятельности мэрии.

1.5. Местонахождение отдела: 162600, г. Череповец, ул. Гоголя, 42.

2. Задачи отдела

2.1. Управление архивным делом на территории городского округа в целях обеспечения сохранности ретроспективных информационных ресурсов города и обеспечения доступа к ним.

2.2. Формирование единых принципов организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

2.3. Обеспечение процесса информатизации архивного дела.

3. Полномочия отдела

Отдел для осуществления задач, предусмотренных разделом 2 настоящего Положения, обладает следующими полномочиями:

3.1. Осуществляет взаимодействие по вопросам своей компетенции с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти Вологодской области, городского самоуправления, органами мэрии города, предприятиями, учреждениями, организациями.

3.2. Осуществляет координацию и организацию архивного дела на территории городского округа в пределах предоставленных ему полномочий.

3.3. Обеспечивает подготовку проектов правовых актов органов городского самоуправления по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

3.4. Обеспечивает в пределах своей компетенции выполнение федеральных и областных программ, а также участвует в разработке городских программ развития архивного дела.

3.5. Принимает участие в формировании проектов городского бюджета.

3.6. Является участником процесса планирования развития города по вопросам разработки и корректировки карты стратегии и системы сбалансированных целевых показателей отдела в соответствии с картой стратегии и системой сбалансированных целевых показателей города, подготовки планово-отчетных документов, предусмотренных Положением о планировании развития города, реализации стратегии развития города.

3.7. Организует работу совета по архивному делу согласно утвержденному положению о нем.

3.8. Осуществляет координацию и методическое руководство деятельностью самостоятельных субъектов архивной деятельности.

3.9. Осуществляет контроль сохранности архивных документов, находящихся на хранении в организациях, предприятиях и учреждениях города.

З.10. Осуществляет контроль и методическое руководство по вопросам исполнения Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории городского округа в пределах своих полномочий. Представляет в установленном порядке сведения о составе документов в уполномоченный орган исполнительной власти Вологодской области в области архивного дела.

3.11. Контролирует соблюдение установленного порядка и сроков передачи документов на постоянное хранение в центр.

3.12. Осуществляет контроль передачи архивных документов государственных и муниципальных предприятий в случае их приватизации в муниципальную собственность, в том числе документов по личному составу.

3.13. Организует изучение состава документов организаций - потенциальных источников комплектования центра с целью их дальнейшего отбора на постоянное хранение.

3.14. Ведет реестры предприятий и организаций города, в деятельности которых формируются документы, имеющие историческое, практическое и иное значение для городского округа.

3.15. Организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение.

3.16. Осуществляет научно-техническую обработку архивных документов мэрии города, ведет справочно-информационную работу по ним.

3.17. Организует работу экспертно-методической комиссии отдела согласно утвержденному положению о ней.

3.18. Осуществляет общее методическое сопровождение деятельности архивов организаций, совместно с другими органами мэрии проводит мероприятия по совершенствованию работы архивов, а также их обследование по вопросам документационного обеспечения управления и обеспечения сохранности документов.

3.19. Разрабатывает в пределах своей компетенции методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.20. Осуществляет учет документов по личному составу учреждений, предприятий, организаций, находящихся на территории городского округа.

3.21. Предоставляет юридическим лицам справки о местонахождении документов по личному составу для оформления процесса ликвидации организации.

3.22.Контролирует соблюдение порядка использования архивных документов.

3.23. Организует обеспечение органов городского самоуправления документированной ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими своих полномочий, принятия и реализации управленческих решений, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективности использования архивных документов.

3.24. Организует работу по рассекречиванию архивных документов в центре, при необходимости консультирует работников архивов организаций по данному вопросу.

3.25. Осуществляет маркетинговые исследования в сфере ретроспективной информации.

3.26. Осуществляет разработку и сопровождение архивных баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов архивного фонда городского округа.

3.27. Проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, осуществляет контроль рассмотрения обращений и организации приема граждан в центре.

3.28. Взаимодействует с другими учреждениями системы архивных органов и учреждений Вологодской области, принимает участие в мероприятиях по вопросам архивного дела, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Вологодской области в области архивного дела.

3.29. Рассматривает вопросы передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

3.30. Исполняет отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела в установленном законом порядке.

3.31. Запрашивает в установленном порядке в пределах своей компетенции от органов городского самоуправления, организаций, расположенных на территории городского округа, необходимые материалы о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве, составе и объеме хранящихся у них документов.

4. Ответственность отдела

За невыполнение, а также несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на отдел задач и полномочий заведующий отделом несет ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

5. Организация деятельности отдела

5.1. Структура отдела, штатное расписание и Положение об отделе утверждаются мэром города по представлению заведующего отделом.

5.2. Заведующий отделом является должностным лицом мэрии, назначается на должность мэром города по представлению заместителя мэра города по общим вопросам деятельности мэрии, осуществляющего оперативное управление отделом.

5.3. Заведующий отделом:

5.3.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела.

5.3.2. Действует от имени отдела без доверенности, представляет интересы отдела в органах государственной власти, органах городского самоуправления, предприятиях, учреждениях, организациях.

5.3.3. Вносит предложения заместителю мэра города по общим вопросам деятельности мэрии, осуществляющему оперативное руководство отделом, о применении мер поощрения и взыскания к муниципальным служащим отдела.

5.3.4. Утверждает должностные инструкции муниципальным служащим отдела, распределяет обязанности.

5.3.5. В установленном порядке ведет прием населения по вопросам деятельности отдела.

5.3.6. Согласовывает устав центра, дополнения и изменения к нему, образование исполнительных органов и досрочное прекращение их полномочий, структуру и штатное расписание, реорганизацию и ликвидацию центра.

5.3.7. Определяет приоритетные направления деятельности центра, утверждает его годовой отчет.

5.3.8. В пределах своей компетенции дает поручения, обязательные для выполнения сотрудниками отдела и центра, организует и контролирует их выполнение.

5.3.9. Подписывает служебную документацию в пределах компетенции отдела.

5.3.10. Несет персональную ответственность за результаты деятельности отдела.

6. Использование простой круглой печати и штампов

6.1. Для заверения документов отдела и их копий используется простая круглая печать, на которой по внешней окружности располагается надпись "Мэрия города Череповца Вологодской ббласти. Архивный отдел", в центре - "Для справок".

6.2. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции отдел использует простые штампы с полным наименованием "Архивный отдел мэрии города".

6.3. Простая круглая печать и штампы хранятся в несгораемом сейфе. Ответственность за использование и хранение печати и штампов возлагается на заведующего отделом.