Приложение. Положение об управлении делопроизводства и архива Правительства области

Приложение

Положение об управлении делопроизводства и архива Правительства области
(утв. постановлением Губернатора Вологодской области от 22 июня 2007 г. N 207)

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства и архива Правительства области (далее - Управление) является структурным подразделением Правительства области.

Деятельность Управления координирует и контролирует управляющий делами Правительства области.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Вологодской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора области, постановлениями Правительства области, Регламентом Правительства области, настоящим Положением.

1.3. Управление осуществляет возложенные на него функции во взаимодействии с другими органами исполнительной государственной власти области и структурными подразделениями Правительства области по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

2. Основные задачи и функции Управления

2.1. Основными задачами Управления являются:

2.1.1. Организация документационного обеспечения деятельности Губернатора области, Правительства области и его структурных подразделений.

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов Правительства области и Губернатора области.

2.1.3. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов Губернатора области, Правительства области и его структурных подразделений.

2.1.4. Совершенствование форм и методов работы с документами в Правительстве области.

2.1.5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения Правительства области.

2.1.6. Сокращение документооборота и количества форм документов в Правительстве области.

2.1.7. Внедрение прогрессивных технологий обработки документов на базе применения вычислительной и организационной техники.

2.2. Основные функции Управления:

Управление:

2.2.1. Разрабатывает нормативные и методические документы по вопросам совершенствования работы с документами в Правительстве области, его структурных подразделениях и органах исполнительной государственной власти области, а также повышения исполнительской дисциплины.

2.2.2. Контролирует организацию работы с документами в Правительстве области, ведение делопроизводства в структурных подразделениях Правительства области, обеспечение сохранности документов и дел в Правительстве области и его структурных подразделениях.

2.2.3. Контролирует сроки исполнения входящей корреспонденции, поступившей в адрес Правительства области, Губернатора области, вице-губернатора области, первых заместителей и заместителей Губернатора области, управляющего делами Правительства области, решений Правительства области, постановлений Правительства области, постановлений и распоряжений Губернатора области.

2.2.4. Проводит лингвистическую экспертизу законопроектов, вносимых на рассмотрение Законодательного Собрания области, проектов постановлений Правительства области и Губернатора области, проектов распоряжений Губернатора области, проектов договоров и соглашений, поздравительных адресов, писем, приветственных писем, исходящих за подписью Губернатора области, управляющего делами Правительства области.

2.2.5. Контролирует соблюдение требований нормативных документов по делопроизводству при подготовке и оформлении законопроектов, постановлений Правительства области и Губернатора области, распоряжений Губернатора области, договоров и соглашений, поздравительных адресов, писем, приветственных писем в структурных подразделениях Правительства области, органах исполнительной государственной власти области.

2.2.6. Организует подготовку и проведение заседаний Правительства области.

2.2.7. Оформляет протоколы заседаний Правительства области, постановления Правительства области, постановления и распоряжения Губернатора области.

2.2.8. Регистрирует принятые законы области, подписанные Губернатором области, постановления Правительства области, постановления и распоряжения Губернатора области.

2.2.9. Рассылает официальные копии законов области, постановлений Правительства области, постановлений и распоряжений Губернатора области, выписки из протоколов заседаний Правительства области в порядке, утвержденном Регламентом Правительства области.

2.2.10. Хранит, формирует в дела подлинники законов области, постановлений Правительства области, постановлений и распоряжений Губернатора области и документы к ним.

2.2.11. Вносит изменения в регистрационные данные информационного ресурса "Нормативные правовые акты Губернатора области и Правительства области".

2.2.12. Принимает, проводит первичную обработку, предварительно рассматривает и регистрирует поступающую в адрес Правительства области, Губернатора области, вице-губернатора области, первых заместителей и заместителей Губернатора области, управляющего делами Правительства области входящую корреспонденцию.

2.2.13. Осуществляет ознакомление членов Правительства области, руководителей органов исполнительной государственной власти области и структурных подразделений Правительства области с документами органов государственной власти Российской Федерации и Вологодской области, поступающими в адрес Правительства области, Губернатора области.

2.2.14. Регистрирует инициативные письма Губернатора области, вице-губернатора области, первых заместителей Губернатора области и заместителей Губернатора области, управляющего делами Правительства области.

2.2.15. Осуществляет отправку исходящей корреспонденции Губернатора области, Правительства области и его структурных подразделений.

2.2.16. Регистрирует и ведет учет договоров и соглашений, заключенных Губернатором области от имени Вологодской области как субъекта Российской Федерации или Правительства Вологодской области.

2.2.17. Разрабатывает сводную номенклатуру дел Правительства области.

2.2.18. Обеспечивает соблюдение единого порядка оформления, формирования и хранения дел структурными подразделениями Правительства области.

2.2.19. Ведет учет принятых в архив Правительства области документов.

2.2.20. Готовит и передает дела постоянного срока хранения Губернатора области, Правительства области и его структурных подразделений в государственный областной архив.

2.2.21. Исполняет функции аппарата экспертной комиссии Правительства области.

2.2.22. Выдает документы по запросам структурных подразделений Правительства области, организаций, частных лиц, ведет учет и анализ их использования.

2.2.23. Разрабатывает формы бланков Губернатора области и Правительства области, вице-губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, управляющего делами Правительства области, структурных подразделений Правительства области.

2.2.24. Ведет учет гербовых бланков Губернатора области и Правительства области, печатей и штампов Губернатора области, Правительства области, структурных подразделений Правительства области, расшифрованных и оформленных фонограмм.

2.2.25. Изготавливает служебные удостоверения лицам, замещающим государственные должности области, должности государственной гражданской службы области и работникам, осуществляющим техническое обеспечение деятельности Правительства области.

2.2.26. Осуществляет машинописные работы, тиражирует и копирует документы и материалы Губернатора области, Правительства области и его структурных подразделений.

2.2.27. Оформляет приветственные письма, поздравительные письма и адреса, открытки за подписью Губернатора области, вице-губернатора области, первых заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Правительства области.

2.2.28. Ведет звукозапись заседаний Правительства области, совещаний и заседаний с участием Губернатора области.

2.2.29. Осуществляет расшифровку и оформление записей заседаний Правительства области, совещаний и заседаний с участием Губернатора области.

2.2.30. Уничтожает документы, не подлежащие хранению, документы, пришедшие в негодность, и аннулированные гербовые бланки документов Губернатора области и Правительства области, печати и штампы Губернатора области, Правительства области, структурных подразделений Правительства области.

2.2.31. Формирует сводную заявку на периодические издания и статистические материалы для Губернатора области, Правительства области и его структурных подразделений.

3. Полномочия Управления

Управление для осуществления своих задач и функций имеет право:

3.1. Запрашивать в структурных подразделениях Правительства области, органах исполнительной государственной власти области необходимые материалы и информацию.

3.2. Пользоваться в установленном порядке банками данных Правительства области.

3.3. Осуществлять согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.4. Вносить предложения управляющему делами Правительства области по совершенствованию работы Управления.

4. Организация деятельности Управления

4.1. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Губернатором области по представлению управляющего делами Правительства области на конкурсной основе или из кадрового резерва.

4.2. Начальник Управления в своей деятельности подчиняется Губернатору области и управляющему делами Правительства области.

4.3. Начальник Управления имеет заместителя, который назначается на должность и освобождается от должности Губернатором области по представлению начальника Управления и по согласованию с управляющим делами Правительства области на конкурсной основе или из кадрового резерва.

4.4. Начальник Управления:

- руководит работой Управления, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач;

- распределяет обязанности между государственными гражданскими служащими и работниками Управления, планирует и организует их работу, организует разработку их служебных регламентов, должностных инструкций, согласовывает и представляет их на утверждение;

- вносит в установленном порядке предложения о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности государственных гражданских служащих и работников Управления;

- имеет право подписи информационно-справочных документов, больничных листов, доверенностей, относящихся к компетенции Управления.

4.5. Управление имеет круглую печать, печати отдела протокола и бланк с наименованием Управления.

5. Прекращение деятельности Управления, внесение изменений в Положение

Прекращение деятельности Управления, внесение изменений в настоящее Положение осуществляется постановлением Губернатора области.