Постановление мэрии г. Череповца Вологодской области от 30 июня 2009 г. N 2284 "Об утверждении Положения об архивном отделе мэрии города"

Постановление мэрии г. Череповца Вологодской области
от 30 июня 2009 г. N 2284
"Об утверждении Положения об архивном отделе мэрии города"

С изменениями и дополнениями от:

5 октября 2009 г.

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" постановляю:

1. Утвердить Положение об архивном отделе мэрии города (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление мэра города от 02.02.2006 N 326 "Об утверждении Положения об архивном отделе мэрии города", за исключением пункта 2.

Мэр города

О.А. Кувшинников

Положение об архивном отделе мэрии города
(утв. постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 30 июня 2009 г. N 2284)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел мэрии города (далее - отдел) является органом мэрии города без прав юридического лица.

1.2. Отдел является органом управления архивным делом на территории городского округа, созданным в целях организации и координации архивного дела на территории городского округа, обеспечения сохранности ретроспективных информационных ресурсов города и доступа к ним.

1.3. Отдел входит в систему архивных органов и учреждений Вологодской области.

1.4. Координацию деятельности отдела осуществляет заместитель мэра города в соответствии со структурой мэрии.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, правовыми актами Российской Федерации и Вологодской области, в том числе Законом Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации", законом Вологодской области "Об архивном деле в Вологодской области", муниципальными правовыми актами, в том числе Уставом города Череповца, Регламентом мэрии города Череповца, постановлениями и распоряжениями мэрии города, а также настоящим Положением.

1.6. Отдел имеет официальные бланки писем утвержденного образца.

1.7. Для заверения документов и их копий отдел использует простую круглую печать, на которой по внешней окружности располагается надпись следующего содержания: "Мэрия города Череповца Вологодской области. Архивный отдел", в центре - "Для справок".

1.8. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции отдел использует простые штампы с полным наименованием "Архивный отдел мэрии города".

1.9. Местонахождение отдела: ул. Гоголя, 42, г. Череповец, 162600.

2. Основные задачи

2.1. Управление архивным делом на территории городского округа в целях обеспечения сохранности ретроспективных информационных ресурсов города и обеспечения доступа к ним.

2.2. Формирование единых принципов организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

2.3. Обеспечение процесса информатизации архивного дела.

3. Функции

3.1. Взаимодействие по вопросам своей компетенции с органами государственной власти Российской Федерации, Вологодской области, городского самоуправления, мэрии города, предприятиями, учреждениями, организациями.

3.2. Организация и координация архивного дела на территории городского округа в пределах предоставленных ему полномочий.

3.3. Подготовка проектов постановлений и распоряжений органов городского самоуправления по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

3.4. Обеспечение в пределах своей компетенции выполнения федеральных и областных программ, а также участие в разработке городских программ развития архивного дела.

3.5. Участие в формировании проектов городского бюджета.

3.6. Участие в процессе планирования развития города:

разработка и корректировка карты стратегии и системы сбалансированных целевых показателей отдела в соответствии с картой стратегии и системой сбалансированных целевых показателей города;

подготовка планово-отчетных документов, предусмотренных Положением о планировании развития города;

реализация стратегии развития города в сфере архивного дела.

3.7. Организация работы Совета по делам архивов согласно утвержденному положению о нем.

3.8. Координация и методическое руководство деятельностью самостоятельных субъектов архивной деятельности.

3.9. Осуществление контроля за обеспечением сохранности архивных документов, находящихся на территории городского округа.

3.10. Осуществление контроля и методического руководства по вопросам исполнения Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории городского округа в пределах своих полномочий. Представление сведений о составе документов в уполномоченный орган исполнительной власти Вологодской области в сфере архивного дела.

3.11. Осуществление контроля за соблюдением установленного порядка и сроков передачи документов на постоянное хранение в муниципальное учреждение "Череповецкий центр хранения документации" (далее - Учреждение).

3.12. Осуществление контроля за передачей архивных документов государственных и муниципальных предприятий в случае их приватизации в муниципальную собственность, в том числе документов по личному составу.

3.13. Организация изучения состава документов организаций - потенциальных источников комплектования центра с целью их дальнейшего отбора на постоянное хранение.

3.14. Ведение реестра предприятий и организаций города, в деятельности которых формируются документы, имеющие историческое, практическое и иное значение для городского округа.

3.15. Организация экспертизы научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение.

3.16. Упорядочение архивных документов мэрии и органов мэрии без прав юридического лица, ведение справочно-информационной работы по ним.

3.17. Организация работы экспертно-методической комиссии отдела согласно утвержденному положению о ней.

3.18. Осуществление общего методического сопровождения деятельности архивов организаций, проведение совместно с другими органами мэрии мероприятий по совершенствованию работы архивов, а также их обследований по вопросам документационного обеспечения управления и обеспечения сохранности документов.

3.19. Разработка в пределах своей компетенции методических пособий по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.20. Осуществление учета документов по личному составу учреждений, предприятий, организаций, находящихся на территории городского округа.

3.21. Предоставление юридическим лицам справок о местонахождении документов по личному составу для оформления процесса ликвидации организации.

3.22. Осуществление контроля за соблюдением порядка использования архивных документов.

3.23. Организация обеспечения органов городского самоуправления документированной ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими своих полномочий, принятия и реализации управленческих решений, координация работы по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективности использования архивных документов.

3.24. Организация работы по рассекречиванию архивных документов в Учреждении, консультирование при необходимости работников архивов организаций по данному вопросу.

3.25. Осуществление маркетинговых исследований в сфере ретроспективной информации.

3.26. Осуществление разработки и сопровождения архивных баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов архивного фонда города.

3.27. Осуществление разработки и сопровождения архивных баз данных для осуществления контрольных функций отдела.

3.28. Осуществление внедрения и сопровождения общеотраслевых программных комплексов.

3.29. Обеспечение функционирования локальной вычислительной сети отдела и центра.

3.30. Осуществление приема и рассмотрения писем, заявлений граждан, организаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела, осуществление контроля за рассмотрением обращений и организацией приема граждан в Учреждении.

3.31. Взаимодействие с другими учреждениями системы архивных органов и учреждений Вологодской области, участие в мероприятиях, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Вологодской области в сфере архивного дела.

3.32. Рассмотрение вопросов передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

3.33. Исполнение отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела в установленном законом порядке.

3.34. Получение в пределах своей компетенции от органов городского самоуправления, организаций, расположенных на территории городского округа, необходимых материалов о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве, составе и объеме хранящихся у них документов.

3.35. Выполнение мероприятий по предупреждению и противодействию коррупции.

4. Права и обязанности

4.1. Отдел имеет право:

4.1.1. Вносить на рассмотрение мэрии города, Череповецкой городской Думы предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов архивного фонда города, готовить проекты постановлений и распоряжений органов городского самоуправления по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

4.1.2. Запрашивать и получать в пределах своей компетенции от органов городского самоуправления, организаций, расположенных на территории городского округа, необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, составе и объеме хранящихся у них документов, заслушивать их представителей по вопросам работы архивов и ведения делопроизводства.

4.1.3. Должностные лица отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать архивы и делопроизводственные подразделения органов городского самоуправления, организаций, расположенных на территории городского округа.

4.1.4. Направлять своего представителя в состав ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов обеспечения сохранности архивных документов.

4.1.5. Взаимодействовать по вопросам своей компетенции с органами государственной власти Российской Федерации, Вологодской области, городского самоуправления, мэрии, учреждениями системы архивных органов и учреждений, другими организациями, расположенными на территории городского округа.

4.1.6. Участвовать в совещаниях, семинарах, конференциях для рассмотрения вопросов, относящихся к компетенции отдела, мероприятиях, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Вологодской области в сфере архивного дела.

4.1.7. Информировать Управление по делам архивов Вологодской области, уполномоченное составлять протоколы об административных правонарушениях в соответствии с Кодексом Вологодской области об административных правонарушениях, о случаях обнаружения нарушений архивного законодательства, правил работы архивов.

4.2. Отдел обязан:

4.2.1. Исполнять постановления и распоряжения мэрии города, соблюдать требования действующего законодательства.

4.2.2. Обеспечивать в пределах своей компетенции выполнение федеральных, областных, городских программ развития архивного дела.

4.2.3. Выполнять задачи и осуществлять функции, предусмотренные настоящим Положением.

Информация об изменениях:

Постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 5 октября 2009 г. N 3472 раздел 5 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Ответственность

Заведующий отделом несет ответственность за невыполнение и (или) ненадлежащее выполнение возложенных на отдел функций, совершение коррупционных правонарушений, а также непринятие мер по устранению причин коррупции в соответствии с действующим законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи

Отдел осуществляет взаимодействие:

6.1. С органами городского самоуправления, органами мэрии:

представляет на согласование проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела, ретроспективную информацию, необходимую для осуществления ими своих полномочий;

запрашивает в пределах своей компетенции информацию о работе и состоянии архивов, составе и объеме хранящихся у них документов;

получает на согласование проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела, согласованные документы, запрашиваемую информацию по вопросам архивного дела, запросы о предоставлении документированной ретроспективной информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий.

6.2. С органами государственной власти Российской Федерации и Вологодской области:

представляет ретроспективную информацию, необходимую для осуществления ими своих полномочий;

запрашивает в пределах своей компетенции информацию о работе и состоянии архивов, составе и объеме хранящихся у них документов;

получает запрашиваемую информацию по вопросам архивного дела, запросы о предоставлении документированной ретроспективной информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий.

6.3. С управлением муниципальной службы и организационного обеспечения деятельности мэрии:

получает нормативные правовые акты вышестоящих органов, поступившие в мэрию города, копии постановлений и распоряжений мэрии города, поручения, данные на оперативных совещаниях мэра города с руководителями органов городского самоуправления и муниципальных предприятий, территориальных органов федеральных служб по г. Череповцу;

представляет листы ознакомления с муниципальными правовыми актами, информацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

6.4. С правовым управлением мэрии:

представляет на согласование проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

получает юридические консультации и заключения по вопросам, отнесенным к сфере полномочий отдела.

6.5. С управлением стратегического планирования мэрии:

представляет планово-отчетные документы, предусмотренные Положением о планировании развития города, реализации стратегии развития города.

6.6. С отделом материально-технического обеспечения управления муниципальной службы и организационного обеспечения деятельности мэрии:

представляет заявки на использование автомашин и получение необходимого оборудования рабочего места для исполнения служебных обязанностей и обеспечения работы отдела.

6.7. С мэрией города, органами мэрии без прав юридического лица:

получает документы в соответствии с номенклатурой дел, подлежащих упорядочению;

представляет комплекс упорядоченных документов, описи дел постоянного хранения и по личному составу, дополнения к исторической справке мэрии.

6.8. С Управлением по делам архивов Вологодской области:

представляет планово-отчетные документы, предусмотренные методическими указаниями Росархива по планированию и отчетности в архивном деле, требованиями государственного Регламента учета документов, информацию о выполнении федеральных и областных программ в области архивного дела, документы, касающиеся исполнения отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела в установленном законом порядке;

получает методические указания, иные документы по вопросам архивного дела.

6.9. С Учреждением:

получает для согласования проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

запрашивает в пределах своей компетенции информацию о работе Учреждения;

представляет согласованные документы, методические указания по вопросам архивного дела.

6.10. С организациями города:

запрашивает в пределах своей компетенции необходимые материалы о работе и состоянии архивов, составе и объеме хранящихся у них документов;

получает информацию, необходимую для реализации полномочий, входящих в компетенцию отдела, запросы о предоставлении документированной ретроспективной информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий;

представляет методические указания по вопросам архивного дела, ретроспективную информацию по документам мэрии города.

7. Организация работы

7.1. Структура отдела, штатное расписание и Положение об отделе утверждаются мэром города по представлению заведующего отделом.

7.2. Заведующий отделом является должностным лицом мэрии, имеющим высшее профессиональное образование, стаж муниципальной службы не менее двух лет или опыт работы по специальности не менее четырех лет, который назначается на должность и освобождается от должности мэром города.

7.3. Заведующий отделом непосредственно подчиняется мэру города, оперативно - заместителю мэра города в соответствии со структурой мэрии.

7.4. Заведующий отделом:

7.4.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела, планирует и организует его работу.

7.4.2. Представляет отдел у мэра города, его заместителей, в органах мэрии города, государственных органах, иных организациях города по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7.4.3. Выносит на рассмотрение мэра города, должностных лиц мэрии города проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7.4.4. Взаимодействует с другими учреждениями системы архивных органов и учреждений, принимает участие в мероприятиях по вопросам архивного дела, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Вологодской области в сфере архивного дела.

7.4.5. Обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на отдел.

7.4.6. Устанавливает и распределяет функциональные обязанности муниципальных служащих отдела.

7.4.7. Вносит предложения заместителю мэра города, осуществляющему координацию деятельности отдела, о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела.

7.4.8. Ведет прием населения по вопросам деятельности отдела.

7.4.9. Согласовывает устав Учреждения, дополнения и изменения к нему, образование исполнительных органов и досрочное прекращение их полномочий, структуру и штатное расписание, реорганизацию и ликвидацию Учреждения, заключаемые Учреждением договоры о передаче документов на хранение, документов немуниципальных организаций в муниципальную собственность, взаимодействии с организациями города.

7.4.10. Определяет приоритетные направления деятельности Учреждения, утверждает его годовой отчет.

7.4.11. В пределах компетенции дает указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела и Учреждения, организует и контролирует их выполнение.

7.4.12. Подписывает служебную документацию в пределах компетенции отдела.

7.4.13. Несет персональную ответственность за результаты деятельности отдела.

7.5. В период временного отсутствия заведующего отделом его обязанности исполняет главный специалист отдела.

7.6. Создание, реорганизация или ликвидация отдела осуществляется на основании постановления мэрии города.