Постановление Главы города Вологды от 3 октября 2008 г. N 5490 "Об образовании Службы документационного и правового обеспечения Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды и об утверждении Положения о Службе документационного и правового обеспечения Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды"

С изменениями и дополнениями от:

7 апреля 2009 г.

В целях приведения структуры Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды в соответствии с постановлением Главы города Вологды от 13 июня 2006 года N 2193 "Об образовании Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды", на основании статей 38, 42 Устава муниципального образования "Город Вологда" постановляю:

1. Образовать в составе Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды Службу документационного и правового обеспечения.

2. Утвердить прилагаемое Положение о Службе документационного и правового обеспечения Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды.

3. Настоящее постановление подлежит опубликованию в газете "Вологодские новости".

Исполняющий полномочия Главы города Вологды

В.М. Горобцов

Положение
о Службе документационного и правового обеспечения Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды
(утв. постановлением Главы города Вологды от 3 октября 2008 г. N 5490)

С изменениями и дополнениями от:

7 апреля 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Служба документационного и правового обеспечения Департамента гуманитарной политики (далее по тексту - Служба) является структурным подразделением Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды (далее по тексту - Департамент).

1.2. Служба в своей деятельности подотчетна и подконтрольна заместителю Главы города Вологды - начальнику Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды (далее по тексту - начальник Департамента).

1.3. Служба в своей деятельности руководствуется настоящим Положением, правовыми актами органов местного самоуправления города Вологды, Уставом муниципального образования "Город Вологда", законодательством Вологодской области и Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации.

2. Задачи Службы

Основными задачами Службы являются:

2.1. Документационное обеспечение деятельности Департамента и организация делопроизводства по официальным документам, служебной корреспонденции, обращениям граждан.

2.2. Правовое обеспечение деятельности Департамента.

2.3. Контроль за исполнением официальных документов, поручений Главы города Вологды, начальника Департамента, служебной корреспонденции и обращений граждан.

2.4. Обеспечение планирования аппаратной работы и основных мероприятий Департамента.

2.5. Обеспечение подготовки и проведения мероприятий с участием начальника Департамента или по поручению начальника Департамента.

3. Функции Службы

В соответствии с возложенными задачами Служба осуществляет следующие функции:

3.1. По документационному обеспечению деятельности Департамента и организации делопроизводства по официальным документам, служебной корреспонденции, обращениям граждан:

3.1.1. Обеспечивает прием, обработку, регистрацию, учет официальных документов.

3.1.2. Обеспечивает прием, регистрацию, учет служебной корреспонденции, письменных и устных обращений граждан, поступивших в Департамент, передачу, исходя из оценки их содержания, на рассмотрение начальнику Департамента или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей, направление исполнителям на рассмотрение, подготовку к отправке и отправку служебной корреспонденции, ответов на обращения граждан.

3.1.3. Осуществляет контроль в структурных подразделениях Департамента установленного порядка работы с документами, в том числе соответствия требованиям Инструкции по делопроизводству в Администрации города Вологды.

3.1.4. Осуществляет анализ документооборота в Департаменте на основании сведений, представленных структурными подразделениями Департамента.

3.1.5. Разрабатывает (совместно с соответствующими структурными подразделениями Департамента) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.6. Составляет номенклатуру дел Департамента.

3.1.7. Осуществляет контроль за формированием и ведением дел в соответствии с номенклатурой дел в структурных подразделениях Департамента.

3.1.8. Обрабатывает в установленном порядке документы, законченные делопроизводством, передает дела в архивный сектор Отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды в установленном порядке.

3.1.9. Ведет информационно-справочную работу по служебной корреспонденции и обращениям граждан, анализ обращений, поступивших в Департамент.

3.1.10. Осуществляет техническое обеспечение работы с документами (выполнение машинописных, копировально-множительных работ, прием и оперативную передачу текстов служебной корреспонденции по официальным каналам факсимильной связи), курьерские работы.

3.1.11. Обеспечивает формирование дел и хранение исполненных документов, связанных с рассмотрением служебной корреспонденции и обращений граждан.

3.1.12. Организует техническое обеспечение работы начальника Департамента и его заместителя.

3.1.13. Обеспечивает обучение основам делопроизводства работников Департамента.

3.1.14. Оказывает структурным подразделениям Департамента методическую и консультативную помощь по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

3.2. По правовому обеспечению деятельности Департамента:

3.2.1. По поручению начальника Департамента готовит проекты приказов по вопросам деятельности Департамента.

3.2.2. Проводит правовую экспертизу:

проектов постановлений и распоряжений Главы города Вологды, решений Вологодской городской Думы, соглашений по вопросам деятельности Департамента, разрабатываемых специалистами Департамента;

проектов постановлений и распоряжений Главы города Вологды, решений Вологодской городской Думы, соглашений по вопросам деятельности Департамента, поступившим на согласование в Департамент;

проектов муниципальных контрактов, договоров, подготовленных специалистами Департамента или поступивших на согласование в Департамент;

материалов, представляемых на заседания комитетов Вологодской городской Думы, на заседания, совещания, проводимые в Администрации города Вологды по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

методических материалов по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

проектов письменных разъяснений по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

проектов ответов на обращения граждан, структурных подразделений и органа Администрации города Вологды, Вологодской городской Думы, Контрольно-счетной палаты города Вологды, организаций и государственных органов, поступивших на рассмотрение или согласование в Департамент;

должностных регламентов специалистов Департамента, а также изменений и дополнений к ним;

проектов приказов по вопросам деятельности Департамента и предложений, ходатайств по кадровым вопросам.

3.2.3. Осуществляет методическое руководство правового обеспечения в Департаменте, информирование сотрудников Департамента о действующем законодательстве, дает разъяснения действующего законодательства и о порядке его применения.

3.2.4. Проводит учебу со специалистами Департамента по вопросам применения действующего законодательства.

3.2.5. Контролирует соблюдение Положения о Департаменте в процессе деятельности Департамента, своевременно готовит проекты постановлений Главы города Вологды о внесении изменений и дополнений в Положение о Департаменте при изменении действующего законодательства.

3.2.6. Организует работу по приведению с соответствие с действующим законодательством муниципальных правовых актов, касающихся деятельности Департамента.

3.2.7. Готовит справочную информацию по правовым вопросам, возникающим в ходе деятельности Департамента.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы г. Вологды от 7 апреля 2009 г. N 1779 пункт 3.2 раздела 3 настоящего Положения дополнен подпунктом 3.2.8

3.2.8. Проводит первичный анализ коррупциогенности и внутреннюю первичную экспертизу коррупциогенности нормативных правовых актов, исходящих (входящих) из (в) Департамента.

3.3. По контролю за исполнением официальных документов, поручений Главы города Вологды, начальника Департамента, служебной корреспонденции и обращений граждан:

3.3.1. Координирует текущую работу Департамента, связанную с деятельностью структурных подразделений Департамента по исполнению официальных документов, рассмотрению служебной корреспонденции и обращений граждан.

3.3.2. Осуществляет контроль за сроками исполнения официальных документов, поручений, служебной корреспонденции, рассмотрения обращений граждан, соответствием подготавливаемой исполнителями информации поручениям начальника Департамента.

3.3.3. Осуществляет подготовку информации начальнику Департамента по исполнительской дисциплине структурных подразделений Департамента.

3.4. По обеспечению планирования аппаратной работы и основных мероприятий Департамента:

3.4.1. Разрабатывает регламент работы Департамента.

3.4.2. Разрабатывает на основании сведений, представленных заместителем начальника Департамента, руководителями структурных подразделений Департамента:

регламентные мероприятия начальника Департамента, заместителя начальника Департамента;

планы аппаратной работы Департамента на полугодие, планы основных мероприятий Департамента на месяц, неделю.

3.4.3. Осуществляет в установленном порядке контроль за исполнением планов аппаратной работы Департамента, проводит анализ и готовит сведения об их исполнении начальнику Департамента.

3.5. По обеспечению подготовки и проведения мероприятий с участием начальника Департамента или по поручению начальника Департамента:

3.5.1. Осуществляет документационное, информационное, организационное, протокольное, материально-техническое обеспечение официальных мероприятий.

3.5.2. Обеспечивает подготовку планерных, оперативных совещаний, проводимых начальником Департамента, оформление документов протокольного характера с поручениями начальника Департамента, контроль за их исполнением.

3.5.3. Организует прием граждан начальником Департамента и его заместителем, осуществляет документационное и информационное обеспечение приема граждан.

3.6. По решению вопросов общей компетенции:

3.6.1. Готовит проекты постановлений и распоряжений Главы города Вологды, решений Вологодской городской Думы, принимает участие в подготовке материалов на заседания постоянных комитетов Вологодской городской Думы по вопросам, входящим в компетенцию Службы.

3.6.2. Готовит заключения на проекты постановлений и распоряжений Главы города Вологды по вопросам, входящим в компетенцию Службы.

3.6.3. Готовит необходимые отчеты, аналитические справки, информацию по вопросам деятельности Службы.

3.6.4. Обеспечивает соответствующий режим хранения и защиты информации, составляющей государственную, служебную, коммерческую и иную тайну, полученной в процессе деятельности Службы.

3.6.5. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц по вопросам компетенции Службы.

3.6.6. Осуществляет прием граждан и представителей организаций по вопросам компетенции Службы.

4. Полномочия Службы

4.1. Служба для решения поставленных задач и выполнения возложенных на нее функций в пределах своей компетенции имеет право:

4.1.1. Давать разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

4.1.2. Участвовать и проводить совещания, семинары по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, по поручению начальника Департамента.

4.1.3. Осуществлять иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством.

4.1.4. Вносить начальнику Департамента предложения по вопросам, относящимся к компетенции Службы, участвовать в их рассмотрении.

4.1.5. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений и органа Администрации города Вологды необходимую информацию для решения вопросов, входящих в компетенцию Службы.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Вносить предложения об образовании и (или) упразднении консультативных и координационных органов Администрации города Вологды по вопросам компетенции Службы.

5. Организация деятельности Службы

5.1. Руководство деятельностью Службы осуществляет начальник Службы на основе единоначалия.

5.2. Начальник Службы подчиняется начальнику Департамента, назначается и освобождается от должности в установленном порядке.

5.3. Начальник Службы:

5.3.1. Организует выполнение возложенных на Службу задач и функций, несет персональную ответственность за их выполнение.

5.3.2. По поручению начальника Департамента представляет Службу по вопросам, входящим в компетенцию Службы.

5.3.3. Распределяет должностные обязанности между специалистами Службы, обеспечивает подготовку должностных регламентов по штатным должностям специалистов Службы и представляет их для утверждения в установленном порядке.

5.3.4. Проводит планерные совещания со специалистами Службы, совещания и другие мероприятия с участием заинтересованных лиц по вопросам, связанным с выполнением возложенных на Службу функций.

5.3.5. Дает поручения и задания в пределах компетенции Службы, обязательные для исполнения специалистами Службы, в том числе по рассмотрению писем и обращений граждан и юридических лиц.

5.3.6. Осуществляет контроль за соблюдением специалистами Службы трудовой дисциплины.

5.3.7. Вносит в установленном порядке предложения по:

численности специалистов Службы;

замещению вакантных должностей специалистов Службы; переподготовке, повышению квалификации специалистов Службы; поощрению и привлечению к дисциплинарной ответственности специалистов Службы.

5.3.8. Вносит начальнику Департамента в установленном порядке предложения по представлению специалистов Службы к наградам и поощрениям Главы города Вологды, Вологодской городской Думы, Губернатора Вологодской области, к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации.

5.3.9. В период временного отсутствия начальника Службы его обязанности исполняет должностное лицо, уполномоченное в установленном порядке.

6. Взаимодействие Службы с другими структурными подразделениями
и органом Администрации города Вологды, организациями,
органами местного самоуправления города Вологды и органами
государственной власти

6.1. Служба координирует свою деятельность со структурными подразделениями Департамента.

6.2. Служба осуществляет в порядке, установленном Регламентом Администрации города Вологды, взаимодействие со структурными подразделениями и органом Администрации города Вологды.

6.3. Служба не имеет права направлять от своего имени информацию в органы государственной власти и органы местного самоуправления по своей инициативе и по их запросу.

Документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, должны быть подписаны Главой города Вологды или заместителем Главы города Вологды - начальником Департамента гуманитарной политики Администрации города Вологды.