Приложение 1. Положение о порядке обработки и защиты персональных данных в Департаменте государственной службы и кадровой политики области

Приложение 1

Положение
о порядке обработки и защиты персональных данных в Департаменте государственной службы и кадровой политики области (далее - Положение)
(утв. приказом Департамента государственной службы и кадровой политики области от 25 октября 2013 г. N 146)

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с федеральными законами от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Трудовым кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", от 7 сентября 2010 года N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации", постановлениями Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 года N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете", от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", постановлением Губернатора области от 22 мая 2007 года N 164 "Об утверждении положения о представлении лицом, замещающим государственную должность области (гражданином при решении вопроса о назначении на государственную должность области), должность государственной гражданской службы области (кандидатом на замещение должности государственной гражданской службы области), сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей".

1.2. Положение определяет порядок обработки персональных данных в Департаменте государственной службы и кадровой политики области (далее - Департамент) и меры по обеспечению безопасности персональных данных.

1.3. В настоящем Положении используются понятия, применяемые в значениях, определенных в Федеральном законе от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ).

1.4. В Департаменте обрабатываются персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы области (далее - гражданской службы), должности руководителя государственного учреждения области, функции и полномочия учредителя которых осуществляет Департамент (далее - Учреждение), и лиц, замещающих данные должности, при формировании кадрового резерва гражданской службы, а также иных физических лиц, персональные данные которых представлены в Департамент (далее - субъекты персональных данных).

Перечень персональных данных, обрабатываемых в Департаменте в связи с реализацией служебных (трудовых) отношений, а также в связи с осуществлением государственных функций и представлением государственных услуг, изложен в приложении 1 к настоящему Положению.

1.5. Персональные данные субъектов персональных данных являются сведениями конфиденциального характера (за исключением случаев, установленных федеральными законами), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации,

- сведениями, составляющими государственную тайну.

1.6. Департамент является оператором, организующим и осуществляющим обработку персональных данных. Функции оператора возлагаются на структурные подразделения Департамента.

1.7. Обязанности по обработке персональных данных возлагаются на лиц, замещающих должности в структурных подразделениях Департамента, в соответствии с утвержденным перечнем должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, служебными контрактами, заключаемыми с ними, и должностными регламентами.

Перечень должностей Департамента, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, изложен в приложении 2 к настоящему Положению.

1.8. Оператор (должностные лица, осуществляющие обработку персональных данных) при обработке персональных данных обладает полномочиями и исполняет обязанности, установленные Федеральным законом N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации, настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

1.9. Лица, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, настоящим Положением, локальными актами оператора по вопросам обработки персональных данных и документами, устанавливающими обязанности данных лиц по соблюдению требований конфиденциальности и безопасности персональных данных.

1.10. В случае попытки кого-либо получить от лиц, осуществляющих обработку персональных данных, сведения, являющиеся персональными данными, а также о причинах и условиях возможной утечки этих данных указанные лица обязаны сообщать непосредственному руководителю, как только им стало известно.

II. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных

2.1. Определение объема, содержания и способа обработки персональных данных осуществляется в соответствии с заявленными целями и правовым основанием, определяющим их получение.

2.2. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иное не предусмотрено сроком действия договора с субъектом персональных данных, сроком исковой давности, приказом Минкультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", иными нормативными правовыми актами. По достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в их достижении, а также по истечении срока хранения персональные данные подлежат уничтожению.

2.3. При обработке персональных данных лиц, претендующих на замещение должностей гражданской службы в Департаменте, руководителя Учреждения, замещающих данные должности, соблюдаются требования, установленные статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 5 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609, и иными нормативными правовыми актами.

2.3.1. Персональные данные в течение периода прохождения гражданской службы и работы обрабатываются в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента.

2.3.2. После прекращения служебного контракта (трудового договора) и освобождения лица от замещаемой должности его персональные данные, содержащиеся:

на бумажных носителях - хранятся в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента в течение срока, установленного законодательством и утвержденной в Департаменте номенклатурой дел;

в информационных системах персональных данных - хранятся в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента, в течение пяти лет, после чего подлежат уничтожению.

2.3.3. Персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей гражданской службы в Департаменте, хранятся в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента в течение трех лет со дня их получения, после чего подлежат уничтожению.

2.3.4. Персональные данные граждан, не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей гражданской службы в Департаменте и конкурсе по формированию кадрового резерва, и граждан, участвовавших в конкурсах, но не прошедших конкурсный отбор, хранятся на бумажных носителях в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента в течение трех лет после проведения конкурса, после чего под лежат уничтожению, если не возвращены по запросам граждан.

2.4. Обработка персональных данных иных физических лиц, представляемых в Департамент, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством и настоящим Положением.

2.4.1. Персональные данные обрабатываются в целях реализации полномочий Департамента, в том числе по рассмотрению обращений физических лиц; подготовке наградных документов Департамента; исполнению договоров и ведению расчетов с физическими лицами; сбору данных об участниках конкурса на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной государственной власти области; сбору данных об участниках Государственного плана подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства РФ (Президентская программа) на территории Вологодской области; по формированию федерального резерва управленческих кадров, резерва управленческих кадров Вологодской области, общественного совета при Департаменте; установлению (назначению) и выплаты пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности гражданской службы в Департаменте, а также в органах исполнительной государственной власти области, ранее ликвидированных либо реорганизованных и не имеющих правопреемников (далее - Пенсия за выслугу лет), сбору данных об участниках конкурса на заключении договора о целевой подготовке с обязательством последующего прохождения гражданской службы после окончания обучения.

2.4.2. Обращения, содержащие персональные данные физических лиц, обрабатываются в Департаменте в течение срока рассмотрения обращений. В последующем указанные персональные данные:

на бумажных носителях - хранятся в течение пяти лет со дня рассмотрения обращения, после чего проводится экспертиза ценности документов должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства по документам, содержащим персональные данные, в соответствующих структурных подразделениях Департамента, по результатам которой составляются описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Дела постоянного хранения подлежат хранению в архиве Департамента;

в электронном виде - после рассмотрения обращения подлежат уничтожению.

2.4.3. Персональные данные, обрабатываемые в целях исполнения договоров, государственных контрактов и ведения расчетов с физическими лицами, обрабатываются в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента в течение срока действия договора или ведения расчетов с физическими лицами, в последующем хранятся на бумажных носителях и в информационной системе в течение пяти лет, после чего подлежат уничтожению.

2.4.4. Персональные данные, обрабатываемые в рамках реализации Государственного плана подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства РФ (Президентская программа) на территории Вологодской области, обрабатываются и хранятся в управлении кадровой политики Департамента в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

База данных информационной системы находится на информационном ресурсе Комиссии по организации подготовки управленческих кадров по адресу: https://modeus.pprog.ru.

2.4.5. Персональные данные, обрабатываемые при формировании федерального резерва управленческих кадров, резерва управленческих кадров Вологодской области обрабатываются в управлении кадровой политики в сроки прохождения конкурсного отбора и нахождения в резерве. В последующем хранятся на бумажных носителях в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

База данных информационной системы федерального резерва управленческих кадров находится на информационном ресурсе Федерального портала управленческих кадров по адресу: http://rezerv.gov.ru.

2.4.6. Персональные данные, обрабатываемые при формировании общественного совета при Департаменте, обрабатываются в отделе развития государственного управления и правового обеспечения в сроки прохождения конкурсного отбора, после чего подлежат уничтожению.

2.4.7. Персональные данные, обрабатываемые при сборе документов, не обходимых для установления (назначения) и выплаты Пенсии за выслугу лет, подлежат передаче в Департамент социальной защиты населения области.

2.4.8. Персональные данные граждан, связанные с подготовкой наградных документов Департамента, обрабатываются в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента.

Бумажные носители, содержащие персональные данные граждан, хранятся в течение пяти лет со дня их получения, после чего уничтожаются.

В информационной системе персональные данные по награждению граждан обрабатываются в течение срока подготовки наградных документов и в последующем хранятся в течение пяти лет, после чего подлежат уничтожению.

2.4.9. Персональные данные участников конкурса на заключение договора о целевой подготовке с обязательством последующего прохождения гражданской службы после окончания обучения обрабатываются в управлении кадровой политики и в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента в сроки прохождения конкурсного отбора, в последующем хранятся на бумажных носителях в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

2.5. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у оператора, субъекты персональных данных имеют право на доступ к своим персональным данным, получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, и обжалование действий (бездействия) оператора в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

2.6. При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, оператором выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

2.7. Правила работы с обезличенными данными в Департаменте и перечень должностей гражданской службы в Департаменте, ответственных за проведение мероприятий по обезличиванию обрабатываемых персональных данных, изложены соответственно в приложениях 3 и 4 к настоящему Положению.

III. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в Департаменте

3.1. Безопасность персональных данных достигается путем исключения неправомерного или случайного доступа к персональным данным, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, а также от иных неправомерных действий в отношении их.

3.2. Персональные данные субъектов персональных данных в Департаменте обрабатываются на бумажных и электронных носителях в специальных предназначенных для этого помещениях, занимаемых структурными подразделениями Департамента, осуществляющими деятельность по обработке персональных данных.

3.3. Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке достигается путем принятия необходимых организационных и технических мер для их защиты, установленных статьей 19 Федерального закона N 152-ФЗ, разделом III Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", приказом ФСТЭК России от 18 февраля 2013 года N 21 "Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", а также иными нормативными правовыми актами.

К организационным и техническим мерам защиты персональных данных относятся в том числе:

определение мест хранения материальных носителей, содержащих персональные данные, соблюдение условий, обеспечивающих их сохранность и исключающих несанкционированный к ним доступ;

организация порядка уничтожения информации, содержащей персональные данные;

обеспечение целостности программных средств информационной системы персональных данных, обрабатываемой информации, а также неизменности программной среды;

соблюдение пользователями условий использования средств защиты ин формации, предусмотренных эксплуатационной и технической документацией;

соблюдение пользователями порядка реагирования на инциденты и восстановления работоспособности информационных систем.

3.4. Не допускается обработка персональных данных в информационных системах персональных данных при отсутствии:

утвержденных организационно-технических документов, установленных нормативными правовыми актами в области защиты информации;

настроенных средств защиты от несанкционированного доступа, средств антивирусной защиты, средств резервного копирования информации и других программных и технических средств, в соответствии с требованиями по за щите информации, установленными Правительством Российской Федерации, ФСТЭК России, ФСБ России.

IV. Доступ к персональным данным и информационным системам персональных данных

4.1. Доступ ко всем персональным данным, обрабатываемым в Департаменте, имеют лица, замещающие должности:

начальника Департамента;

начальника управления государственной и муниципальной службы, заместителя начальника Департамента; "начальника управления кадровой политики Департамента;

референта Департамента - в отношении персональных данных, необходимых начальнику Департамента, начальнику управления государственной и муниципальной службы, заместителю начальника Департамента;

старшего специалиста 2 разряда отдела бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента - в отношении персональных данных, необходимых начальнику Департамента, начальнику управления государственной и муниципальной службы, заместителю начальника Департамента.

4.2. Доступ к персональным данным гражданских служащих и претендентов на замещение должностей гражданской службы, участников Государственного плана подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства РФ (Президентская программа) на территории Вологодской области, претендентов в федеральный резерв управленческих кадров, резерв управленческих кадров Вологодской области, общественного совета при Департаменте, руководителя Учреждения, лиц претендующих на выплаты Пенсии за выслугу лет, претендентов на получение наградных документов Департамента, участников конкурса на заключении договора на обучение в целях профессиональной подготовки кадров для гражданской службы имеют:

руководители структурных подразделений Департамента - в отношении персональных данных претендентов на замещение должностей в соответствующих структурных подразделений Департамента;

государственные гражданские служащие Департамента - в отношении персональных данных, обрабатываемых согласно должностному регламенту;

лица, входящие в состав соответствующих конкурсных комиссий, - в от ношении претендентов, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей гражданской службы и конкурсе по формированию кадрового резерва;

лица, входящие в состав соответствующих аттестационных комиссий, комиссий по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов, иных комиссий, образуемых в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", - в отношении рассматриваемых на соответствующих комиссиях персональных данных субъектов персональных данных.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.4. Доступ к персональным данным иных физических лиц, представляемым в Департамент, имеют:

государственные гражданские служащие отдела бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента, структурных подразделений Департамента, на которые возложены функции по рассмотрению обращений граждан в соответствии с нормативными правовыми актами Губернатора области и Правительства области, должностными регламентами.

4.5. Доступ к информационным системам персональных данных и электронным носителям, на которых хранятся персональные данные, имеют также уполномоченные лица:

отдела по защите информации Правительства области - в целях проверки организации обеспечения защиты электронных носителей, технических средств, позволяющих осуществлять обработку персональных данных;

бюджетного учреждения в сфере информационных технологий Вологодской области "Центр информационных технологий" - с целью сопровождения, администрирования и технической поддержки инфраструктуры информационных систем персональных данных.

Обязательным условием допуска к проведению данных работ является возложение на уполномоченных лиц обязанности обеспечения конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при работе с информационными системами персональных данных.

4.6. Персональные данные могут предоставляться в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством и настоящим Положением.

4.7. Предоставление персональных данных субъектов персональных данных осуществляется лицам, которые в соответствии с пунктами 4.1 - 4.4 настоящего Положения имеют право доступа к персональным данным, по их запросу, либо в случае направления им для рассмотрения соответствующих обращений физических лиц, либо для выполнения своих должностных обязанностей по обработке персональных данных.

4.8. Лица, указанные в пункте 4.7 настоящего Положения, имеют право получать на ознакомление только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций, поручений, своих должностных обязанностей.

4.9. В случае обращения с запросом лица, не уполномоченного в соответствии с нормативными правовыми актами на получение персональных данных, либо отсутствия письменного согласия субъекта персональных данных на предоставление его персональных данных третьей стороне, либо отсутствия угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных оператор обязан отказать в предоставлении персональных данных. В этом случае лицу, обратившемуся с запросом, направляется письменный мотивированный отказ в предоставлении запрашиваемой информации.

4.10. При передаче персональных данных оператор обязан предупредить в установленном порядке лиц, получающих персональные данные субъектов персональных данных, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.

4.11. При привлечении по договору к работам по обработке и (или) защите персональных данных сторонних юридических и (или) физических лиц обязательным условием допуска к проведению таких работ является подписание обязательства о неразглашении информации с лицами, проводящими работы.

4.12. При направлении третьей стороне документов, содержащих персональные данные, или выписок из них необходимо руководствоваться общим порядком обращения с документированной информацией, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, определенным Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области, утвержденной постановлением Губернатора области от 16 мая 2012 года N 256.

4.13. Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранных государств может осуществляться оператором в соответствии со статьей 12 Федерального закона N 152-ФЗ.

V. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

5.1. Лицо, осуществляющее хранение персональных данных, выполняет систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

5.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании комиссии по защите информации (далее - Комиссия), состав которой утверждается приказом Департамента.

По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем, членами Комиссии и утверждается руководителем Департамента.

5.3. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание) или путем уничтожения материального носителя. Бумажные носители персональных данных уничтожаются путем сжигания или измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.

5.4. По окончании процедуры уничтожения Комиссией составляется соответствующий Акт об уничтожении документов, содержащих персональные данные (Приложение 5).