Раздел III "Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронном виде

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. При предоставлении муниципальной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

а) прием и регистрация запросов,

б) анализ тематики и содержания запросов,

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится с учетом изменений, внесенных постановлением Администрации Тарногского муниципального района Вологодской области от 15 июня 2015 г. N 261

б) исполнение запросов заявителей, оформление архивных справок, выписок, копий и других документов;

в) направление ответов заявителям.

3.1.2. Блок - схемы последовательности административных процедур и административных действий при предоставлении муниципальной услуги приводятся в приложении N 2 к настоящему административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация запросов

3.2.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступивший запрос заявителя.

3.2.2. Запрос заявителя, регистрируются в Уполномоченном органе в день поступления путем присвоения порядкового номера поступившему и передается специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

3.2.3. Одновременно в Архивном отделе все запросы ставятся на контроль путем проставления контрольного срока в соответствующем поле в автоматизированной системе или в журнале регистрации запросов.

3.3. Анализ тематики и содержания запросов

3.3.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступления запроса заявителя специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

3.3.2. Анализ содержания и тематики запроса проводится специалистом, ответственным за предоставление муниципальной услуги, с использованием имеющихся в Уполномоченном органе архивных справочников в письменной и электронной формах, содержащих сведения о местах хранения соответствующей архивной информации, порядке и сроках ее предоставления в соответствии с действующим законодательством.

В ходе анализа определяются:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для их исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

3.3.3. По итогам анализа запроса специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение пяти дней со дня регистрации запроса выполняется одно из следующих действий:

при наличии запрашиваемых сведений в муниципальном архиве должностное лицо, ответственное за оказание услуги, начинает работу по исполнению запроса;

при отсутствии запрашиваемых сведений в муниципальном архиве специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, информирует пользователя в письменном виде и дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

при отсутствии у заявителя права на получение запрашиваемых сведений специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, дает мотивированный отказ в получении запрашиваемых сведений и разъясняет дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.3.4. Руководитель Уполномоченного органа или уполномоченное должностное лицо в течение следующего рабочего дня со дня регистрации запроса рассматривает запрос, устанавливает правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера, при необходимости наносит резолюцию с указанием специалиста, ответственного за предоставление муниципальной услуги, после чего передает запрос на исполнение.

3.3.5. Результатом выполнения административной процедуры является передача запроса с резолюцией руководителя Уполномоченного органа или уполномоченного должностного лица специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

3.4. Исполнение запросов заявителей, оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий и других документов

3.4.1. Основанием для начала данной процедуры является поступление запроса заявителя специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

3.4.2. Исполнение запросов осуществляется по итогам анализа тематики запроса на основе научно-справочного аппарата и документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.

3.4.3. Запрашиваемые документы оформляются специалистом, ответственным за предоставление муниципальной услуги, в соответствии с действующими едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

3.4.4. Если в муниципальном архиве отсутствуют сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, пересылает запрос в соответствующий орган или организацию, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление в произвольной форме о переадресации запроса в течение 5 дней со дня регистрации запроса.

3.4.5. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляется на общих основаниях.

3.4.6. Результатом выполнения данной административной процедуры является подготовка запрашиваемых документов или ответа об отсутствии запрашиваемых сведений в документах муниципального архива либо ответа об отсутствии необходимых документов в муниципальном архиве с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации (при наличии соответствующих данных) либо уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

3.5. Направление ответов заявителям

3.5.1. Основанием для данной административной процедуры являются подготовленные специалистом, ответственным за предоставление муниципальной услуги, запрашиваемые документы или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений в документах муниципального архива либо ответ об отсутствии необходимых документов в муниципальном архиве с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации (при наличии соответствующих данных) либо уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

3.5.2. Документы, указанные в п. 3.5.1. передаются руководителю Уполномоченного органа на подпись.

3.5.3. Подписанные руководителем Уполномоченного органа и заверенные печатью Уполномоченного органа документы, указанные в п. 3.5.1., передаются должностному лицу, ответственному за делопроизводство, для регистрации в установленном порядке в соответствующих автоматизированных программах или журналах.

3.5.4. Документы, указанные в п. 3.5.1. настоящего административного регламента, высылаются по почте простым почтовым отправлением в течение двух рабочих дней со дня подписания, но не позднее срока, указанного в пунктах 2.4.1 - 2.4.2 настоящего административного регламента.

3.5.5. Документы, указанные в п. 3.5.1. настоящего административного регламента, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) высылаются в установленном порядке непосредственно в уполномоченный в сфере архивного дела орган государственной исполнительной власти области.

3.5.6. Запрашиваемые документы в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Уполномоченный орган в установленном порядке выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности.

3.5.7. Результатом данной административной процедуры является направление (выдача) заявителю зарегистрированных документов, указанных в п. 3.5.1. настоящего административного регламента.